高职院校文献采购中评标指标的优化研究

2022-09-10

1 高职院校文献采购的状况及存在的主要问题

随着高等职业教育的迅速发展以及教育部对高职高专院校评估指标的颁发, 高职院校加大了对办学资源的投入, 从而促进了高职院校图书馆文献资源建设高速扩张。目前大多数高职院校图书馆的文献采购工作为了符合当前政府对使用财政性资金进行采购的规定和要求, 规范文献采购行为, 都普遍采取了招标方式进行采购。但文献是一种非常特殊的商品, 它包括图书、期刊及数字资源等, 其采购不能沿用普通物资的招投标方法。高职院校图书馆的文献采购往往沿袭普通物资的招投标方法, 采用普通物资采购的最低价中标的评标办法来对文献采购招投标进行评标, 从而导致采购的文献不符合图书馆的馆藏建设目标, 不符合读者对文献的借阅需求。高职院校图书馆的文献采购目前存在以下主要问题。

1.1 招标程序复杂且效率低下

招标程序复杂、周期长、成本高、效率低。从拟草招标书到招标成功开始业务运作, 需要一到两个月的时间。

1.2 招标文件不规范

主要表现为招标文件内容不完整, 没有对投标人评标的明细表, 资格审查不严格等等。

1.3 评标委员会组成不科学

评标小组成员多是学院物资采购的相关人员, 他们并不了解图书馆工作和文献采购的特点, 对图书的一些业务和供应商具体情况不了解, 也不清楚行业动态。在评标过程中会过多地考虑折扣率, 从而失去评标的标准。

2 图书采购中评标指标的优化研究

图书是图书馆的主要文献信息资源之一, 批量订购宜采用公开招标的方式确定供应商, 即招“资格标”。为使高职院校图书馆图书招标规范, 首先要制定科学的、可操作性的评标标准, 也就是尽量使标的量化。图书招标中的评标指标基本分为商务资质、技术服务和图书折扣三大部分。

2.1 商务资质

(1) 注册资金:注册资金是国家授予企业法人经营管理的财产或者企业法人自有财产的数额体现。注册资金是企业实有资产的总和;注册资金就是企业全部财产的货币表现, 是企业从事生产经营活动的物质基础, 是登记主管机关核定经营范围和方式的主要依据, 也是图书馆评判供应商规模的主要指标之一。

(2) 销售额:销售额在某种程度上体现了供应商的供应水平, 以2006年安徽儒林销售额为19211.56万元、2006年北京人天销售额为13000万元、2006年杭州学是销售额为1040.33万元为例, 可以看出供应商实力相差很大, 高职院校图书馆可根据参与招投标供应商的实际情况在制定评标细则对销售额这一指标有所掌握, 来选择有一定实力的供应商。

(3) 信誉度:信誉度包含供应商从事图书供应中是否有不良经营或违纪行为、与高校图书馆是否有长期合作关系以及与一级出版社是否有密切合作关系等等。图书供应市场鱼龙混珠, 图书供应商的诚信记录关系着图书供应水平, 笔者认为高职院校图书馆可以在图书招标中做好“黑名单”记录, 对诚信不好的供应商可拒绝其参与图书招标。高职院校图书馆可根据本院校专业情况确定核心出版社目录, 根据核心出版社目录中出版社与供应商的合作情况来确定这一评标指标的分值, 从源头上把好图书质量关。

从以上几个评标指标能综合反映出图书供应商的经营规模的整体的实力, 从而从源头上选择好图书供应商。

2.2 技术服务

(1) 书目来源:书目来源直接关系着图书采访质量, 所以在评标指标中要明确要求采用的书目源, 而且是国内权威的书目源, 不能以供应商提供的订单作为书目来源, 因为供应商因价格及其他因素会对订单作出筛选, 从而造成图书馆文献采访不全面, 导致馆藏体系不连续不系统。比如在评标指标中明确指出图书馆订单来源是《全国总书目》、《新华书目报》、《全国地方版科技新书目》、《上海新书目》等这些无差别全收藏的定期书目。

(2) 订到率:订到率是图书馆采访工作重要的指标, 它一方面体现了书商的诚信和实力, 另一方面也体现了图书馆的采访工作水平。由于图书供应商实力不同, 受其实力的限制和资金运作等因素的影响, 使得图书馆的采访和利用率受到严重影响。所以在评标指标中明确规定订到率的指标, 特别是核心出版社的订到率会使供应商不至于采取有差别的采购。

(3) 现采场地:现采场地的大小也决定着图书供应商的实力规模, 在评标指标限定现采的场所, 对于现采场所, 最好要求现采场所在5000平方米以上, 一个年度内出版的新书品种在十万种以上等等。

(4) 编目数据:目前, 大多数书商能提供规范的C N M A R C编目数据, 但由于书目数据库的质量是图书馆提供资源共享的基础, 图书馆对C N M A R C编目数据质量的要求必须明确具体, 并在招标时作为评标指标中重要指标之一, 可以国图编目数据以及calis编目数据作为标准对供应商编目数据作出评判, 同时可以供应商是否有编目中心及专业数据编目人员作为衡量标准, 给予较多的权重或分值, 以保证有实力的书商中标。

(5) 后续加工:图书供应不像教材供应, 图书还存在一个后续加工问题。在市场日益激烈的竞争中, 图书馆供应商的服务工作越做越好, 后续加工服务一条龙。高职院校图书馆可根据本馆实际需要在评标指标中对后续加工作出明确要求, 如是否加贴防盗磁条并对防盗磁条性能作明确要求, 是否加盖馆藏章, 是否标引以及标引详尽程度以及是否加贴书标等等作明确要求, 利于图书采编工作。因此在设计招标评标指标时应把图书免费加工作为要项之一。

(6) 退换:图书馆作为招标人非常重视图书的质量, 怎样把握图书质量是设计招标评标指标时不容忽视的问题。在图书供应过程中不可避免存在退换货问题, 对退换货的承诺可在评标指标中明确如因出现违法出版物、非本馆专业范围图书及破损图书无条件退换等。

2.3 图书折扣

图书折扣是整个评标指标中一个最硬性的量化指标, 是评标指标中最重要的内容, 往往在图书招标中占据举足轻重的地位, 也是招标中最敏感的部分。因为高职院校图书采购招标工作, 图书馆和院方的出发点和角度不同, 对价格要素的要求也有区别, 院方重视折扣率, 图书馆重视质量和服务。适用于标准定制商品和通用服务项目的最低价评标法不适用于图书招标, 图书折扣这一评标指标应在充分调研市场行情的基础上, 综合考虑学院和图书馆的双方需求, 取一个合适的折扣点和权重, 一般图书折扣权重不应超过总权重的30%, 争取最大的优惠, 做到图书馆、院方、供应商三方共赢。

3 期刊采购中评标指标的优化研究

期刊文献资源作为图书馆文献资源建设的重要组成部份, 因其文献信息量大、内容新、传播速度快而备受广大师生的关注, 期刊采购的好坏直接关系到学院的教学科研工作的质量。期刊采购招标正成为图书馆一种普遍的趋势, 期刊采购招标有利于加快期刊传递, 保证期刊完整, 提高优惠, 节约经费。期刊采购招标的本质就是对供货商采购资格的选择, 其目的就是使图书馆获得最好的经济和服务综合效益。期刊采购一般宜一年集中进行一次招标, 评标指标可参照如下。

3.1 资质信誉

因期刊采购不同于图书采购, 期刊采购是采取预付款的方式, 不同于图书是先到馆验收后付款, 所以供应商的资质信誉尤其重要, 因此期刊采购中对供应商的资质信誉分要比图书采购中供应商的资质信誉分加大比例, 从根本上杜绝资质信誉不佳的供应商中标, 以确保年度期刊采购因供应商倒闭而不能完成采购的风险因素缩至最小。

3.2 相关业绩

期刊供应不同于图书供应, 期刊供应有其特殊性和和连续性, 所以在选择期刊供应商时要参考其对高校图书期刊供应的业绩, 保证期刊供应的时效性、连续性、完整性。

3.3 售后服务

期刊供应的售后服务包括是否提供期刊编目数据、投递的及时性 (如一周一投、一旬一投、一月一投等) 及是否送达各期刊用户手中 (如各系部期刊可直投各系部) 等。

3.4 折扣率

期刊采购的折扣率也是评标指标中的硬性指标, 但目前国内期刊采购的折扣率没有图书采购的折扣率低。目前期刊采购的折扣率一般都在85%左右, 所以高职院校期刊采购中评标时可以85%折扣率作为基准折扣, 高于或低于这一折扣都要扣除相应分值, 以确保高质量的期刊采购。否则供应商就很有可能首先保证社科文艺类期刊的到货;而对于利润较小的科技类专业期刊, 则以缺刊为理由不能到刊, 从而导致专业学科馆藏建设的完整性遭到破坏。

4 电子图书采购中评标指标的优化研究

数字资源包括电子图书、光盘、期刊全文数据库、视频数据库、网络在线资源等等, 近年来数字资源采购比例在图书馆文献采购中逐渐上升。电子图书作为一种数字资源, 其采购方式与其他数字资源的采购方式基本类似, 基本采用单一来源采购或竞争性谈判。但由于电子图书自身的特点, 所以其采购原则及评标标准也具有特殊性。高职院校图书馆可根据自身的资源建设目标和用户的需求来确定电子图书的评标标准。

4.1 学科更新速度

图书馆要考虑学院专业学科的发展, 对供应商提供的电子图书书目是否符合学院专业建设要求作出评判。

4.2 易用性

电子图书界面是否直观以指引用户查找相关的内容?是否可方便地进入全文界面?是否具有全文检索功能?这都成为电子图书的评标标准。

4.3 MARC数据

电子图书M A R C数据可与图书馆目录整合, 因此电子图书供应商是否提供M A R C数据将成为评标标准之一。

4.4 电子图书内容

电子图书的内容是否与相应的印本图书内容保持一致?电子图书供应商是否提供电子图书的维护和更新?电子图书内容的时效性等也都可成为评标标准。

4.5 知识产权

电子图书供应商是否解决了电子图书的知识产权也是对电子图书评标标准之一。

总之, 图书馆文献采购招投标实际上是一种对供应商的选择, 但因文献采购的特殊性, 往往在文献采购招投中对评标指标把握不够, 导致图书馆对供应商的选择不尽理想。高职院校图书馆要在文献采购招投标时分析各类型文献资源的特点、根据学院专业特点及图书馆馆藏结构来综合权衡各类型文献采购评标指标, 以使文献采购工作顺利开展, 使图书馆相对固定的经费发挥更大的效用, 获得更好的服务。

摘要：阐述文献采购招投标中各个评标指标的主要内容, 认为在文献采购招投标时应分析各类型文献资源的特点、根据学院专业特点及图书馆馆藏结构来综合权衡各类型文献采购评标指标, 制定科学可操作的文献采购评标指标。

关键词：文献采购,招标,评标指标