论大学科技园行政管理工作中的创新

2023-01-18

1 大学科技园行政管理的内涵

大学科技园是国家创新体系的重要组成部分和自主创新的重要基地, 在促进科技成果转化、区域经济发展及提高自主创新能力等方面发挥着主要作用, 也是科学技术发展的关键环节。大学科技园在我国是一个新生事物, 但却担负着提高我国技术创新水平和推动高新技术产业发展的历史重任。

大学科技园具有明显的中国特色, 其行政管理工作既有一般行政管理的共同特点, 自身也具有独特的规律。大学科技园的行政管理是指协助领导处理科技成果转化、项目孵化、日常事务, 协调上下级关系等事务的决策、执行、控制、反馈的活动过程。主要管理职能有:参与公司政务、管理日常事务、搞好内部协调、做好对外联络、兼管人事劳资工作等, 在大学科技园管理中起着至关重要的作用。

综合办公室是行政、人事、档案等综合管理部门, 科技园管理办公室主任行政指挥的办事机构。各个大学科技园都在其注册的大学科技园发展有限公司下属的职能部门中设立综合办公室, 只是在称谓各有不同。在众多国家大学科技园中有的设有管理协调部 (大连理工大学科技园) 、行政管理部 (哈尔滨工业大学科技园) 、行政事务部 (武汉大学科技园) 、综合部 (燕山大学科技园) 、综合办公室 (上海交通大学科技园) 等。

2 大学科技园行政管理工作的职责

大学科技园行政管理工作受科技园管理办公室主任委托, 行使协调各部门工作, 对大学科技园日常办公秩序、人力资源、行政文秘、办公用品和计算机耗材供应、对科技项目申报全过程实行管理、监督、协调, 并承担执行科技园区规章制度、管理规程及工作指令。

协助科技园管理办公室主任做好综合管理工作, 协调各部门工作和处理日常事务;负责汇总科技园年度综合性资料, 草拟、审核科技园年度总结、工作计划等综合性文稿;负责行政文书的处理, 项目的统计、监督管理工作;负责与科技园上级或行业主管部门等对外联系的工作计划制定与具体实施;负责企业文化的建设与推广工作;负责科技园人力资源管理工作, 劳动合同起草、签订、鉴定等, 员工思想动态的反映与引导及激励机制的研究、报批与实施等。

3 大学科技园行政管理工作的性质和特点

3.1 大学科技园行政管理工作的性质

大学科技园行政管理是一项综合管理工作, 范围很广, 具有明显的综合性和服务性。对象涉及科技园内部的各个职能部门和入驻园区的企业, 此外还需要与大学、开发区等相关单位及政府行政机关保持紧密的联系, 确保信息和政策的畅通。

3.1.1 综合性

(1) 基础工作的综合

大学科技园综合办公室的业务范围很广, 诸如调查研究、公文撰写、各方文印收发、文件传阅与处理、资料收集、会务接待、上下级单位联系、电话通信、交通工具安排、介绍信与印章管理、档案管理、机要保密等大量的政务性和事物性的基础工作, 都在此组合承办[1]。

(2) 信息的综合

负责接收党和国家的政策, 大学、开发区管委等上级机关的指示;大学科技园发展总体规划、目标管理、领导决策和其他活动过程中所形成的文件资料;各个部门贯彻实施领导决策等方面的情况;其他各个方面的情报资料和群众意见等, 各方信息都在此汇总, 并且发挥出信息的综合效应。

(3) 高复合型人才的综合

由于办公室工作是多样性的, 要求办公室人员的知识和技能结构也必须多种多样, 要熟悉各项法律政策、懂得网络维护、熟知科技研发与技术转移的过程, 形成一个“通才”与“专式”相结合的有机整体。

目前, 我国国家大学科技园所依托的大学从数量和质量上都为科技园提供了充足的人才支持。科技园形成了包括工程、审计、会计、统计、行政、法律等各大门类的专业人才队伍, 人才资源总量上升, 整体素质稳步提高, 行业特征明显, 专业门类齐全。

(4) 多学科的综合

办公室管理的基础理论就是在管理学、秘书学、统计学、档案学等多种学科的基础上形成的, 办公室本身也是由多种专业组成, 并相互渗透, 综合交叉形成的一个整体。办公室只有在总的管理目标下, 分工、协作、步调一致, 才能取得综合的整体效益。

3.1.2 服务性

大学科技园行政管理工作的服务性是通过多元化、多维度来体现的, 这是由于其特殊性质所决定的。

(1) 从服务对象的角度来说, 多元化表现在协助领导管理、配合同级相关部门的工作、为入驻企业提供各种便利。

(2) 从服务范围的角度来说, 多维度则是因为行政管理涉及的面积很广, 牵涉到技术创新、企业经营、法律法规及行政审批等内容。从研发项目入园孵化, 到转化成为市场商品的过程, 其中包括如科技成果转化、项目孵化、知识产权保护、技术创新、区域经济等不同领域。

3.2 大学科技园行政管理工作的特点

大学科技园行政管理工作的多元特点是由其性质所决定的。大学科技园是由大学主办的, 属于高校科技产业的范畴, 产业集团也是学校的一个行政分支机构;与此同时, 大学科技园大多设立在高新技术开发区内作为一个企业来进行营运, 接受开发区管理委员会的管理。双重身份使得大学科技园的行政管理工作与一般高校或高新技术企业的行政管理工作有所差异, 大学科技园一方面应该具备一定的行政功能, 同时又应该注重发挥其市场功能。

一方面, 我国大学科技园是在吸取了校办产业的经验和教训的基础上由学校直接创办的。大学科技园既强调高校科技成果的转化, 也特别强调创新人才和创业人才的培养。它承担着学校科研成果转化、师生实习创业等职能, 是大学教育功能的补充、科研功能的延伸、社会服务功能的支撑, 最终目的是为教学科研服务。并通过科技成果的应用, 反过来促进大学教学和科研水平的提高。

“一校一园”模式大学科技园行政管理工作的主管是主办大学, “多校一园”模式大学科技园行政管理工作由各分园的主办学校主管。与高校院 (系) 办公室一样, 大学科技园综合办公室是一个联络窗口、信息网络中心, 是各种信息的交汇点和集散地。党和国家教育主管部门的方针、政策, 校级机关指示、指令, 科技园的总体规划、目标管理、领导决策以及各种重大事件、重大活动过程所形成的文件资料, 各个部门贯彻实施领导决策的情况和反映等等情况及资料都在办公室汇集综合, 并且发挥出信息中心的综合效应。

另一方面, 大学科技园充分融入社会, 是开发区持续、自主创新的动力核心所在, 不断为高新技术开发区发展提供新的经济增长点, 极大的促进了区域经济的发展。大学科技园作为高新技术开发区内一个企业, 行政管理工作要按照现代企业制度来进行, 树立更好的为企业服务的理念。确保科技园良好的运转及发展趋势, 为入园企业提供专业化、规范化、社会化的优质服务。

4 新时期大学科技园行政管理工作的创新

4.1 管理创新

大学科技园特殊的性质决定了其行政管理工作要树立全新的管理理念, 培养敢于创新的精神和创新意识。行政管理工作的创新, 是指包括管理理念、管理体系、管理方式和管理过程在内的全方位创新。

4.1.1 管理理念创新

理念创新是大学科技园行政管理工作创新的核心。大学科技园是一个高新技术研发、孵化的基地, 是我国自主创新和技术创新的源泉, 产学研合作的示范范例。行政管理工作在总结成功有效的工作方法的基础上, 也应随着科学技术的不断创新发展而不断完善和提高。

在大学科技园实际的行政管理工作中, 应秉承以人为本, 弘扬传统与开拓创新相结合的新型服务理念。大学科技园行政管理工作的实质就是服务, 完善的服务通过两个方面来体现:一是创造最良好的政策和制度环境;二是及时地、尽可能完美地解决园区企业提出来的各种难点和问题。建设服务型办公室要从以下四个点上着手:一是微笑服务, 以良好的形象做好园区的各项服务;二是用心服务, 以真诚的态度做好各项服务;三是规范服务, 要推进大学科技园各项工作的制变化、规范化, 规范的工作不断提高服务质量;四是创新服务, 创建充满活力、充满智慧的, 规范、成熟、高效的学习型、服务型办公室。摸索出一套独具大学科技园特色的行政管理模式, 能够很好适应创建充满活力、充满智慧的, 规范、成熟、高效的学习型、服务型办公室的需求。

4.1.2 管理体系创新

随着大学科技园在我国的迅速发展, 大学科技园行政管理体系已经基本建立并逐步健全。为构建与国际接轨的行政管理体系, 需对现有的大学科技园行政管理体系进行创新, 使其不断完善。

(1) 质量管理体系

将ISO9000质量管理体系导入行政管理工作中, 可以不断规范管理行为, 提升行政服务层次[2]。通过对行政管理工作现状进行详细的调查、按照ISO9000质量标准及科技园办公室原有业务流程来编写通俗易懂, 可操作性强的程序文件。在此基础上, 制订《燕山大学国家大学科技园行政管理质量手册》。在手册中明确规定行政管理工作的质量方针、目标和过程方法, 综合服务质量管理体系, 管理职责, 资源管理, 综合服务实现, 测量、分析和改进, 将科技园行政管理工作的服务特点相结合。随着部 (室) 专业分工越来越细, 工作独立性增强, 几乎每个员工都需要独立地直接面对园区企业 (领导、部门、基层) 。而园区企业对服务质量的感受往往带有主观的成分, 但又决定着服务的成效。因此, 在行政管理工作中, 应对“人”的因素给予高度重视, 促使每位员工遵守各项质量规定, 激励员工去提高服务质量和满足园区企业的期望, 重视与园区企业的联络。同时, 强调科技园行政管理工作提供的服务具有准备性和及时性, 还应当及时进行事后的监督检查, 以确保服务的高质量, 使园区企业更加满意。

(2) 危机管理体系

当前在大学科技园中, 危机意识缺乏比较普遍, 致使大学科技园面对突发事件时由于没有应对预案而出现手足无措的局面, 往往造成严重的后果。对大学科技园而言, 全方位构建危机管理组织体系, 设置专门负责危机管理的协调机构有效预防和应对各种危机, 是非常必要的[3]。一旦大学科技园发生重大突发性事件后, 能否有效控制和处理局面, 关键取决于反应灵敏、决策果断、指挥有力的核心危机管理机构。

首先, 大学科技园要建立危机预防机制。建立一套有效的危机预警系统, 对防范危机的发生有重要的作用。其次, 要建立有效的危机应对机制, 如:解决危机事件的程序、危机管理领导小组和办公室人员职责、信息畅通和指令迅速有效制度、媒体发言人制度、不同类型危机事件处理办法、对支持性服务的安排等;危机爆发后, 大学科技园应立即启动危机应对预案, 并由相关人员组成一个指挥中心, 在确定危机性质、估量危机的发展趋势及其后果的基础上, 协调园内各个部门和相关社会职能机构解决应对危机所需的物资和设备。最后, 大学科技园还要建立良好的恢复机制。危机恢复是大学科技园危机管理的重要组成部分, 危机事件总是给大学科技园带来一定的有形和无形的危害。危机恢复扮演着善后角色, 职责履行得好, 不仅可以把危机可能造成的损害性后果降至最低, 还可能为大学科技园的新一轮发展提供契机。

4.1.3 管理方式创新

大学科技园的首要功能是孵化企业, 培育企业家, 通过建立企业孵化器集群来凝聚创新人才、孵化创业企业、营建创新网络、形成创新文化。大学科技园行政管理工作的目的就是为了更好的实现大学科技园的功能, 故而要对行政管理工作的实质进行创新, 将其融入到大学科技园功能的实现当中去。

大学科技园行政管理工作的创新始终要以孵化中小企业促进科技成果转化、培育高素质复合型人才和为地方经济服务这三个方面为核心。因此行政管理工作的思路是加强大学科技园与各院系的联系, 积极寻找可产业化的项目, 进一步促进科技成果转化, 孵化高新技术企业, 培养适合科技园发展需要的人才, 不断提高为地方经济建设和发展服务的能力。

以燕山大学科技园为例, 为了鼓励和支持燕大师生创办科技企业, 科技园根据自身特点, 在行政管理工作上创造性的提出了“两级孵化”的发展格局, 即科技项目的孵化要经历校内孵化和科技园孵化两个过程。为此, 专门投资在校内改造建设了师生创业中心孵化器, 并成立了燕大创新科技有限公司, 设立了种子基金。通过这种独特的孵化模式, 使校内科技含量较高且有广泛市场前景的科研课题在这里得到充分的孵化, 在客观上与科技园实现短距离接轨。待孵化项目成熟后, 采用配套资金、股权投资等方式, 将其引入科技园进行二次孵化, 成立科技型公司, 支持其从事技术创新活动, 并使之逐渐壮大。

4.1.4 管理过程创新

在管理过程中需要行政管理人员进一步解放思想, 改革创新, 拓宽工作思路, 转变工作方式, 积极探索优质高效服务的新途径。

要想做好领导的参谋助手, 思想上要敏锐活跃, 善于发现新动向, 研究新问题, 总结新经验, 提出新见解。办公室工作人员要培养不断探索、不断开拓的创新意识, 在工作中要随时做一个“有心人”, 善于鉴别种种社会现象, 针对社会上各种会议、活动及考察的邀请和广告宣传能做出正确的分析和判断, 提供给领导参考[4]。同时, 对工作要有一定的预见能力, 要周密地考虑工作进程中可能出现的问题, 并提出处理问题的方案。

从中我们不难看出, 行政管理工作中的一次创新直接带来的是科技园功能定位的提升。实施科学、以大学科技园实际情况为出发点的创新性行政管理方式能促进大学科技园的建设与发展。

4.2 人才创新

随着大学科技园建设的深入推进, 在大学科技园的管理和发展需要一批懂科技、懂经济、善管理、善经营的创新型高技能和高复合性人才。要吸引、汇聚和培养创新人才和创业人才, 形成科技创新、经营管理、风险投资、产权交易以及法律财务咨询等人才配套的队伍[5]。特别要重视管理人才队伍的建设和培养。着力建设一支高素质、高效率、专业化、职业化的管理与孵化服务队伍。

对于行政管理工作人员来说, 需要熟悉大学科技园的整体运营过程, 特别是对技术创新, 企业创新管理, 科技项目申报、认定等方面有一定的了解。在日常工作中通过报纸、杂志、书籍和互联网等各种媒体渠道了解和掌握高科技产业方面的知识和最新动态。只有不断创新提高自身的综合素质和业务水平, 以适应社会、高新技术及科技园的发展。

4.3 公共关系创新

公共关系是一种独特的管理职能。它帮助大学科技园建立并维持与社会之间的交流、理解、认可与合作;它参与处理各种问题与事件;它确定并强调大学科技园为社会进步和地方经济发展服务的责任, 通过有计划和持久的努力, 使大学科技园在社会中树立良好的形象, 以谋求社会公众理解、支持与合作。

4.3.1 大学科技园与大学的关系

大学科技园与大学之间的关系应为“外围”与“内核”的关系。即学校的教

学和科研工作是内核, 大学科技园区内科技企业以及与社会合办的多种形式的联合基地为外围。按照市场规律和现代企业制度规范大学科技园与大学的关系[6]。

4.3.2 大学科技园与开发区的关系

大学科技园是开发区持续技术创新能力的核心所在, 是高新区的组成部分, 是高新区技术、人才的依托之一, 是发展高新区的重要力量。大学科技园的行政管理工作要与开发区管委保持紧密联系、充分沟通, 注重处理好大学科技园与开发区协调发展的问题, 共同构建区域创新性网络组织。

大学科技园的社会联系比较广泛, 在联系和交流过程中, 行政管理人员的一言一行、举手投足都代表着大学科技园的对外形象, 也直接影响到主办大学的对外形象和声誉。因此在对外活动中要树立强烈的公关意识, 体现良好的个人素质和道德品质, 要善于沟通, 力求语言表达准确、精炼。要加强对大学科技园的宣传, 充分利用各种媒体, 扩大大学科技园的社会认知程度和影响力, 将大学科技园的整体形象展示出来, 吸引更多、更好的企业入园创业发展, 争取更多部门支持科技园的建设, 提升大学科技园及其园内企业的知名度和美誉度, 从而有力地促进了科技园业务的开展。