加强公路档案管理之我见

2022-12-26

公路档案是指在公路勘测设计、建设施工、养护生产和科研管理等活动中形成地具有利用价值的各种图纸、图表、文字资料、影片影像、照片、录音等材料, 并按程序汇编到一起的图文载体。公路档案作为公路建设过程中直接形成的, 作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表声像等不同形式的历史记录, 对公路建设的发展具有积极甚至是不可缺少的作用。公路档案是国家的重要财富, 是公路工作者劳动成果的历史记录和创新思维的智慧结晶, 是公路工作得以继承、延续、发展的重要载体, 也是公路工作不断更新技术、提高管理的重要依据。加强公路档案的管理, 可以为公路行业科学管理提纲依据。

档案工作在公路管理中的重要作用表现在:一是可以提供先进的科技信息和管理动态。现代社会是信息社会, 科技发展步伐快, 致使更新周期短。档案管理通过开发档案信息资源, 以图书、杂志、情报资料、电子邮件等形式, 可以为决策和管理及时提供最新的科技动态和先进的经营管理理念。二是围绕人事管理、资金管理、质量管理、成本管理、技术创新等方面, 为公路管理提供积极服务。档案作为历史的一面镜子, 代表着一个行业不同时期的经营管理水平。借助档案, 通过对各个方面各个环节工作的不断总结和反思, 汲取正反两方面经验, 探索出符合行业实际的先进经营管理模式。

档案管理在公路建设和养护中起重要的基础保证作用。公路行业是一个技术复杂、涉及学科众多的部门。公路在建设过程中形成了大量的工程管理类、设计类、施工类、决算类等技术文件, 按科学的方法对这些文件资料的收集、整理、编制和规范, 一方面可以为日后的公路养护和扩建提供及时准确的基础性资料;另一方面, 对公路运营后的评价, 经研究整理后及时反馈给有关部门, 可以帮助他们优化设计和施工方案, 节约投资, 促进公路事业的健康持续发展。

从当前的公路档案工作来看, 公路档案管理还存在如下几方面问题。

(1) 档案意识不强, 社会氛围不浓。就外部而言, 整个社会对档案管理在认识上存在偏差, 重视不够, 社会各界对公路档案了解不多, 从公路管理机构本身而言, 公路档案对社会的开放度不够, 对外查询手续繁锁, 不利于公路档案的充分利用。

(2) 档案建立不及时, 管理不规范。一些单位认为档案管理只是工作完成结束后, 由档案人员再做的工作, 在平时的工作过程中不注意资料的收集、积累、整理, 到了年尾为了能应付检查, 才临时抱佛脚, 组织大量的人力、物力进行突击。由于在平常的日常工作中对形成的资料收集不及时, 造成资料遗漏、缺损, 造成档案资料的完整率不高, 影响了档案资料的质量。

(3) 规章制度不健全, 档案管理不科学。一些单位虽有档案室, 但管理制度不健全, 岗位责任制落实不到位。同时, 在档案管理过程中长期以来遵循的是传统的管理方式, 单纯由手工操作和管理, 效率低下, 工作量大, 管理不够科学, 还不同程度的存在着“看摊守堆”的现象。

为此, 笔者从多年的档案管理工作中体会到, 要加强公路档案的管理, 必须要重点抓好以下几个方面工作。

1 高度重视档案

要提高整个社会的档案意识, 首先领导高度重视是前提。各级领导, 尤其是主管档案工作的领导, 要把档案工作作为一项重要工作来抓, 经常过问此项工作, 每年至少要研究一两次档案工作的重大事项、重要问题, 定期听取档案工作汇报, 了解档案工作现状, 提出要求, 下达任务, 指导档案部门依法开展工作, 帮助解决工作中实际存在的困难和问题。其次, 档案工作者自身是关键。档案工作者要树立起社会意识, 改变观念陈旧、思想保守、与社会接触不多、社会活动能力和社会协调能力较弱等等这些现象, 使自己不仅具有较高的业务素质, 而且具有较强的开拓创新意识, 更好地为公路档案工作服务。

2 规范建立档案

首先是在档案材料齐全完备上下功夫, 做到归档文件、归档门类、归档项目齐全, 确保档案资料的归档率。其次是在档案完整上严把准确关, 根据档案归档范围, 分清归档界限, 在规定时限内将应归档的文件材料全部归档, 确保档案资料的完整率。再次是在档案组卷上, 严把档案质量关, 按照国标要求装订、整理、排架, 实行规范化管理, 对不同门类、不同载体、不同保管期限的公路档案分别排列, 统一编号, 保证公路档案案卷合格率, 不断促进档案管理工作的制度化、规范化和科学化。

3 科学管理档案

为确保档案管理的科学性, 可以采取如下措施:首先要建立健全档案管理的各项规章制度, 严格落实国家有关要求措施。定期组织档案人员对档案资料保管情况进行排查, 发现问题及时采取应对措施。其次要严格库房管理制度, 认真履行档案收进、移出手续, 对进出情况详细记录, 避免档案遗失, 并按照规定编制档案存放索引, 使各类档案一目了然。第三要做好各项基础工作。对各项档案按照边建立、边规范的原则进行整理。对档案的搜集、分类、打号、编目、装订工作要做到及时、认真和准确, 使其达到规范化管理的要求。最后还要抓好档案归档时间, 做到及时归档立卷, 并做好交接手续。

4 充分利用档案

档案保管的目的在于开发利用。开发利用档案即是档案自身价值的体现, 又是提高全社会档案意识, 促进档案事业健康发展的前提。在具体工作中要努力实现两个转变:在服务方式上, 从被动服务向主动提供档案的有效利用转变, 增强档案人员的服务意识、参与意识和效益意识;在价值取向上, 从重视文书档案向重视工程、科研等档案转变, 重视开发利用效益, 充分挖掘档案的巨大潜力, 实现档案社会效益和经济效益的最大化。

档案工作是一项立足现实、面向未来的事业, 必须要有长远的观念, 把公路部门的档案工作与现代科技发展和公路部门的长期发展联系起来。积极利用电脑、网络等现代化档案管理手段, 开创新的档案管理条件, 使之不断与公路事业发展相一致。

摘要：公路档案是国家的重要财富, 是公路工作者劳动成果的历史记录和创新思维的智慧结晶, 是公路工作得以继承、延续、发展的重要载体, 也是公路工作不断更新技术、提高管理的重要依据。加强公路档案的管理, 可以为公路行业科学管理提纲依据。档案工作是一项立足现实、面向未来的事业, 必须要有长远的观念, 把公路部门的档案工作与现代科技发展和公路部门的长期发展联系起来。

关键词：加强,公路档案,管理