关于规范企业内部公文格式的通知

关于规范企业内部公文格式的通知（共8篇）

篇1：关于规范企业内部公文格式的通知

厦门************有限公司 厦***〔2018〕1号

厦门**********有限公司 关于规范公文格式的通知

各部门：

为保持公文处理的统一、规范，结合公司的工作实际，将公文格式的有关事项通知如下，请参照执行。

一、发文的审批流程

公司发文采用邮件形式进行流程审批。公司对内发文，由业务或责任部门拟定发文初稿后，提交管理部进行文字、格式审核，报公司总经理审批、签发；公司对外发文，由业务或责任部门拟定发文初稿，部门负责人核稿后，报公司总经理审批、签发。

二、常用公文种类

1.通知：发布一般性规章，采取一般行政措施，转发上级单位公文，传达要求下级办理和需要周知或执行的事项，用“通知”。

2.通报：表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况以及阶段性工作情况的周知，用“通报”。

3.报告：下级单位向上级单位汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级单位的询问，用“报告”。

4.请示：下级单位向其直接上级单位请求对某项工作、问题作出指示，对某事宜予以审核批准，用“请示”。

5.会议纪要：记载和传达会议、议定事项，用“会议纪要”。

三、常用公文格式要求

1.不论对内或对外，公司正式公文统一使用印有“厦门*******有限公司”字样的的套红文头（见附件）。

2.公文编号

发文字号包括年号、公司代字、顺序号。年份、发文序号用阿拉伯数字表示；年份用全称，用“〔〕”括入。以公司名义发文的，使用公司文号；公司会议纪要使用公司纪要号；以部门名义发文的，使用部门文号。具体如下：

（1）公司文号为：厦***×〔20××〕×号，如：厦***〔2018〕1号。

（2）公司纪要字号为：厦***纪要〔20××〕×号。

（3）部门文件字号为：×〔20××〕×号，如：总办〔20××〕1号。

请各部门认真学习，并根据本通知的要求，规范公文写作、编号等。

附件：公司套红文头模板

厦门*******有限公司

二0一七年十二月三十日 附件：

厦门**********有限公司

篇2：关于规范企业内部公文格式的通知

各分公司、部、室：

为进一步规范机关公文格式，提高办公效率，根据领导要求，现对集团上报公文格式作统一要求，请各科室在将有关文件材料上报之前，按照以下要求进行排版编印。

一、纸张及页面设置

（一）报告、总结、汇报等文件统一用A4纸，页边距设置（厘米）：上3，下2.4，左2.8，右2.8。

（二）申请、请示等字数较少的文件统一用B5纸，页边距设置（厘米）：上2.6，下2，左2.5，右2.5。

一般情况下，公文页码采用“页面底端”和“居中”方式，页码采用默认格式。如有特殊要求，另行处理。

二、公文结构层次序数、字体及行距

公文结构层次序数一般为：第一层用“

一、”，第二层用“

（一）”，第三层用“

1、”，第四层用“（1）”。

标题用二号宋体字加粗，其余正文文字均用小三号仿宋字。正文行距用“固定值”，“设置值”为28磅（如第二页字数较少可适当调整固定值）。

四、署名及成文日期

公文成文日期用阿拉伯数字写明年、月、日（如：2006年6月20日）,左右位置由字数来定，一般右空2-4字。

五、需要注意的其它问题

1、使用自动编号的问题。部分材料在起草过程中，输入第一个序号回车后，软件往往会使用自动编号而产生第二个序号，这样不利于正常排版，解决的办法是在产生第二个序号后，单击常用工具栏的“撤消”按钮。

2、标题下空一行，首行缩进2字符，并保持整篇文档左右缩进和段前段后距的一致。

集团办公室

篇3：关于规范企业内部公文格式的通知

党中央有关部门, 国务院各部委、各直属机构, 全国人大常委会办公厅, 全国政协办公厅, 高法院, 高检院, 各民主党派中央, 有关人民团体, 各省、自治区、直辖市、计划单列市财政厅 (局) , 新疆生产建设兵团财务局:

为了进一步提高行政事业单位内部管理水平, 规范内部控制, 加强廉政风险防控机制建设, 根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国预算法》等法律法规和相关规定, 我部制定了《行政事业单位内部控制规范 (试行) 》, 现印发给你们, 自2014年1月1日起施行。执行中有何问题, 请及时反馈我部。

2012年11月29日

附件:

行政事业单位内部控制规范 (试行)

第一章总则

第一条为了进一步提高行政事业单位内部管理水平, 规范内部控制, 加强廉政风险防控机制建设, 根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国预算法》等法律法规和相关规定, 制定本规范。

第二条本规范适用于各级党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、审判机关、检察机关、各民主党派机关、人民团体和事业单位 (以下统称单位) 经济活动的内部控制。

第三条本规范所称内部控制, 是指单位为实现控制目标, 通过制定制度、实施措施和执行程序, 对经济活动的风险进行防范和管控。

第四条单位内部控制的目标主要包括:合理保证单位经济活动合法合规、资产安全和使用有效、财务信息真实完整, 有效防范舞弊和预防腐败, 提高公共服务的效率和效果。

第五条单位建立与实施内部控制, 应当遵循下列原则:

(一) 全面性原则。内部控制应当贯穿单位经济活动的决策、执行和监督全过程, 实现对经济活动的全面控制。

(二) 重要性原则。在全面控制的基础上, 内部控制应当关注单位重要经济活动和经济活动的重大风险。

(三) 制衡性原则。内部控制应当在单位内部的部门管理、职责分工、业务流程等方面形成相互制约和相互监督。

(四) 适应性原则。内部控制应当符合国家有关规定和单位的实际情况, 并随着外部环境的变化、单位经济活动的调整和管理要求的提高, 不断修订和完善。

第六条单位负责人对本单位内部控制的建立健全和有效实施负责。

第七条单位应当根据本规范建立适合本单位实际情况的内部控制体系, 并组织实施。具体工作包括梳理单位各类经济活动的业务流程, 明确业务环节, 系统分析经济活动风险, 确定风险点, 选择风险应对策略, 在此基础上根据国家有关规定建立健全单位各项内部管理制度并督促相关工作人员认真执行。

第二章风险评估和控制方法

第八条单位应当建立经济活动风险定期评估机制, 对经济活动存在的风险进行全面、系统和客观评估。

经济活动风险评估至少每年进行一次;外部环境、经济活动或管理要求等发生重大变化的, 应及时对经济活动风险进行重估。

第九条单位开展经济活动风险评估应当成立风险评估工作小组, 单位领导担任组长。

经济活动风险评估结果应当形成书面报告并及时提交单位领导班子, 作为完善内部控制的依据。

第十条单位进行单位层面的风险评估时, 应当重点关注以下方面:

(一) 内部控制工作的组织情况。包括是否确定内部控制职能部门或牵头部门;是否建立单位各部门在内部控制中的沟通协调和联动机制。

(二) 内部控制机制的建设情况。包括经济活动的决策、执行、监督是否实现有效分离;权责是否对等;是否建立健全议事决策机制、岗位责任制、内部监督等机制。

(三) 内部管理制度的完善情况。包括内部管理制度是否健全;执行是否有效。

(四) 内部控制关键岗位工作人员的管理情况。包括是否建立工作人员的培训、评价、轮岗等机制;工作人员是否具备相应的资格和能力。

(五) 财务信息的编报情况。包括是否按照国家统一的会计制度对经济业务事项进行账务处理;是否按照国家统一的会计制度编制财务会计报告。

(六) 其他情况。

第十一条单位进行经济活动业务层面的风险评估时, 应当重点关注以下方面:

(一) 预算管理情况。包括在预算编制过程中单位内部各部门间沟通协调是否充分, 预算编制与资产配ø是否相结合、与具体工作是否相对应;是否按照批复的额度和开支范围执行预算, 进度是否合理, 是否存在无预算、超预算支出等问题;决算编报是否真实、完整、准确、及时。

(二) 收支管理情况。包括收入是否实现归口管理, 是否按照规定及时向财会部门提供收入的有关凭据, 是否按照规定保管和使用印章和票据等;发生支出事项时是否按照规定审核各类凭据的真实性、合法性, 是否存在使用虚假票据套取资金的情形。

(三) 政府采购管理情况。包括是否按照预算和计划组织政府采购业务;是否按照规定组织政府采购活动和执行验收程序;是否按照规定保存政府采购业务相关档案。

(四) 资产管理情况。包括是否实现资产归口管理并明确使用责任;是否定期对资产进行清查盘点, 对账实不符的情况及时进行处理;是否按照规定处置资产。

(五) 建设项目管理情况。包括是否按照概算投资;是否严格履行审核审批程序;是否建立有效的招投标控制机制;是否存在截留、挤占、挪用、套取建设项目资金的情形;是否按照规定保存建设项目相关档案并及时办理移交手续。

(六) 合同管理情况。包括是否实现合同归口管理;是否明确应签订合同的经济活动范围和条件;是否有效监控合同履行情况, 是否建立合同纠纷协调机制。

(七) 其他情况。

第十二条单位内部控制的控制方法一般包括:

(一) 不相容岗位相互分离。合理设置内部控制关键岗位, 明确划分职责权限, 实施相应的分离措施, 形成相互制约、相互监督的工作机制。

(二) 内部授权审批控制。明确各岗位办理业务和事项的权限范围、审批程序和相关责任, 建立重大事项集体决策和会签制度。相关工作人员应当在授权范围内行使职权、办理业务。

(三) 归口管理。根据本单位实际情况, 按照权责对等的原则, 采取成立联合工作小组并确定牵头部门或牵头人员等方式, 对有关经济活动实行统一管理。

(四) 预算控制。强化对经济活动的预算约束, 使预算管理贯穿于单位经济活动的全过程。

(五) 财产保护控制。建立资产日常管理制度和定期清查机制, 采取资产记录、实物保管、定期盘点、账实核对等措施, 确保资产安全完整。

(六) 会计控制。建立健全本单位财会管理制度, 加强会计机构建设, 提高会计人员业务水平, 强化会计人员岗位责任制, 规范会计基础工作, 加强会计档案管理, 明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告处理程序。

(七) 单据控制。要求单位根据国家有关规定和单位的经济活动业务流程, 在内部管理制度中明确界定各项经济活动所涉及的表单和票据, 要求相关工作人员按照规定填制、审核、归档、保管单据。

(八) 信息内部公开。建立健全经济活动相关信息内部公开制度, 根据国家有关规定和单位的实际情况, 确定信息内部公开的内容、范围、方式和程序。

第三章单位层面内部控制

第十三条单位应当单独设置内部控制职能部门或者确定内部控制牵头部门, 负责组织协调内部控制工作。同时, 应当充分发挥财会、内部审计、纪检监察、政府采购、基建、资产管理等部门或岗位在内部控制中的作用。

第十四条单位经济活动的决策、执行和监督应当相互分离。

单位应当建立健全集体研究、专家论证和技术咨询相结合的议事决策机制。

重大经济事项的内部决策, 应当由单位领导班子集体研究决定。重大经济事项的认定标准应当根据有关规定和本单位实际情况确定, 一经确定, 不得随意变更。

第十五条单位应当建立健全内部控制关键岗位责任制, 明确岗位职责及分工, 确保不相容岗位相互分离、相互制约和相互监督。

单位应当实行内部控制关键岗位工作人员的轮岗制度, 明确轮岗周期。不具备轮岗条件的单位应当采取专项审计等控制措施。

内部控制关键岗位主要包括预算业务管理、收支业务管理、政府采购业务管理、资产管理、建设项目管理、合同管理以及内部监督等经济活动的关键岗位。

第十六条内部控制关键岗位工作人员应当具备与其工作岗位相适应的资格和能力。

单位应当加强内部控制关键岗位工作人员业务培训和职业道德教育, 不断提升其业务水平和综合素质。

第十七条单位应当根据《中华人民共和国会计法》的规定建立会计机构, 配备具有相应资格和能力的会计人员。

单位应当根据实际发生的经济业务事项按照国家统一的会计制度及时进行账务处理、编制财务会计报告, 确保财务信息真实、完整。

第十八条单位应当充分运用现代科学技术手段加强内部控制。对信息系统建设实施归口管理, 将经济活动及其内部控制流程嵌入单位信息系统中, 减少或消除人为操纵因素, 保护信息安全。

第四章业务层面内部控制

第一节预算业务控制

第十九条单位应当建立健全预算编制、审批、执行、决算与评价等预算内部管理制度。

单位应当合理设置岗位, 明确相关岗位的职责权限, 确保预算编制、审批、执行、评价等不相容岗位相互分离。

第二十条单位的预算编制应当做到程序规范、方法科学、编制及时、内容完整、项目细化、数据准确。

(一) 单位应当正确把握预算编制有关政策, 确保预算编制相关人员及时全面掌握相关规定。

(二) 单位应当建立内部预算编制、预算执行、资产管理、基建管理、人事管理等部门或岗位的沟通协调机制, 按照规定进行项目评审, 确保预算编制部门及时取得和有效运用与预算编制相关的信息, 根据工作计划细化预算编制, 提高预算编制的科学性。

第二十一条单位应当根据内设部门的职责和分工, 对按照法定程序批复的预算在单位内部进行指标分解、审批下达, 规范内部预算追加调整程序, 发挥预算对经济活动的管控作用。

第二十二条单位应当根据批复的预算安排各项收支, 确保预算严格有效执行。

单位应当建立预算执行分析机制。定期通报各部门预算执行情况, 召开预算执行分析会议, 研究解决预算执行中存在的问题, 提出改进措施, 提高预算执行的有效性。

第二十三条单位应当加强决算管理, 确保决算真实、完整、准确、及时, 加强决算分析工作, 强化决算分析结果运用, 建立健全单位预算与决算相互反映、相互促进的机制。

第二十四条单位应当加强预算绩效管理, 建立“预算编制有目标、预算执行有监控、预算完成有评价、评价结果有反馈、反馈结果有应用”的全过程预算绩效管理机制。

第二节收支业务控制

第二十五条单位应当建立健全收入内部管理制度。

单位应当合理设置岗位, 明确相关岗位的职责权限, 确保收款、会计核算等不相容岗位相互分离。

第二十六条单位的各项收入应当由财会部门归口管理并进行会计核算, 严禁设立账外账。

业务部门应当在涉及收入的合同协议签订后及时将合同等有关材料提交财会部门作为账务处理依据, 确保各项收入应收尽收, 及时入账。财会部门应当定期检查收入金额是否与合同约定相符;对应收未收项目应当查明情况, 明确责任主体, 落实催收责任。

第二十七条有政府非税收入收缴职能的单位, 应当按照规定项目和标准征收政府非税收入, 按照规定开具财政票据, 做到收缴分离、票款一致, 并及时、足额上缴国库或财政专户, 不得以任何形式截留、挪用或者私分。

第二十八条单位应当建立健全票据管理制度。财政票据、发票等各类票据的申领、启用、核销、销毁均应履行规定手续。单位应当按照规定设置票据专管员, 建立票据台账, 做好票据的保管和序时登记工作。票据应当按照顺序号使用, 不得拆本使用, 做好废旧票据管理。负责保管票据的人员要配ø单独的保险柜等保管设备, 并做到人走柜锁。

单位不得违反规定转让、出借、代开、买卖财政票据、发票等票据, 不得擅自扩大票据适用范围。

第二十九条单位应当建立健全支出内部管理制度, 确定单位经济活动的各项支出标准, 明确支出报销流程, 按照规定办理支出事项。

单位应当合理设置岗位, 明确相关岗位的职责权限, 确保支出申请和内部审批、付款审批和付款执行、业务经办和会计核算等不相容岗位相互分离。

第三十条单位应当按照支出业务的类型, 明确内部审批、审核、支付、核算和归档等支出各关键岗位的职责权限。实行国库集中支付的, 应当严格按照财政国库管理制度有关规定执行。

(一) 加强支出审批控制。明确支出的内部审批权限、程序、责任和相关控制措施。审批人应当在授权范围内审批, 不得越权审批。

(二) 加强支出审核控制。全面审核各类单据。重点审核单据来源是否合法, 内容是否真实、完整, 使用是否准确, 是否符合预算, 审批手续是否齐全。

支出凭证应当附反映支出明细内容的原始单据, 并由经办人员签字或盖章, 超出规定标准的支出事项应由经办人员说明原因并附审批依据, 确保与经济业务事项相符。

(三) 加强支付控制。明确报销业务流程, 按照规定办理资金支付手续。签发的支付凭证应当进行登记。使用公务卡结算的, 应当按照公务卡使用和管理有关规定办理业务。

(四) 加强支出的核算和归档控制。由财会部门根据支出凭证及时准确登记账簿;与支出业务相关的合同等材料应当提交财会部门作为账务处理的依据。

第三十一条根据国家规定可以举借债务的单位应当建立健全债务内部管理制度, 明确债务管理岗位的职责权限, 不得由一人办理债务业务的全过程。大额债务的举借和偿还属于重大经济事项, 应当进行充分论证, 并由单位领导班子集体研究决定。

单位应当做好债务的会计核算和档案保管工作。加强债务的对账和检查控制, 定期与债权人核对债务余额, 进行债务清理, 防范和控制财务风险。

第三节政府采购业务控制

第三十二条单位应当建立健全政府采购预算与计划管理、政府采购活动管理、验收管理等政府采购内部管理制度。

第三十三条单位应当明确相关岗位的职责权限, 确保政府采购需求制定与内部审批、招标文件准备与复核、合同签订与验收、验收与保管等不相容岗位相互分离。

第三十四条单位应当加强对政府采购业务预算与计划的管理。建立预算编制、政府采购和资产管理等部门或岗位之间的沟通协调机制。根据本单位实际需求和相关标准编制政府采购预算, 按照已批复的预算安排政府采购计划。

第三十五条单位应当加强对政府采购活动的管理。对政府采购活动实施归口管理, 在政府采购活动中建立政府采购、资产管理、财会、内部审计、纪检监察等部门或岗位相互协调、相互制约的机制。

单位应当加强对政府采购申请的内部审核, 按照规定选择政府采购方式、发布政府采购信息。对政府采购进口产品、变更政府采购方式等事项应当加强内部审核, 严格履行审批手续。

第三十六条单位应当加强对政府采购项目验收的管理。根据规定的验收制度和政府采购文件, 由指定部门或专人对所购物品的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收, 并出具验收证明。

第三十七条单位应当加强对政府采购业务质疑投诉答复的管理。指定牵头部门负责、相关部门参加, 按照国家有关规定做好政府采购业务质疑投诉答复工作。

第三十八条单位应当加强对政府采购业务的记录控制。妥善保管政府采购预算与计划、各类批复文件、招标文件、投标文件、评标文件、合同文本、验收证明等政府采购业务相关资料。定期对政府采购业务信息进行分类统计, 并在内部进行通报。

第三十九条单位应当加强对涉密政府采购项目安全保密的管理。对于涉密政府采购项目, 单位应当与相关供应商或采购中介机构签订保密协议或者在合同中设定保密条款。

第四节资产控制

第四十条单位应当对资产实行分类管理, 建立健全资产内部管理制度。

单位应当合理设置岗位, 明确相关岗位的职责权限, 确保资产安全和有效使用。

第四十一条单位应当建立健全货币资金管理岗位责任制, 合理设置岗位, 不得由一人办理货币资金业务的全过程, 确保不相容岗位相互分离。

(一) 出纳不得兼管稽核、会计档案保管和收入、支出、债权、债务账目的登记工作。

(二) 严禁一人保管收付款项所需的全部印章。财务专用章应当由专人保管, 个人名章应当由本人或其授权人员保管。负责保管印章的人员要配ø单独的保管设备, 并做到人走柜锁。

(三) 按照规定应当由有关负责人签字或盖章的, 应当严格履行签字或盖章手续。

第四十二条单位应当加强对银行账户的管理, 严格按照规定的审批权限和程序开立、变更和撤销银行账户。

第四十三条单位应当加强货币资金的核查控制。指定不办理货币资金业务的会计人员定期和不定期抽查盘点库存现金, 核对银行存款余额, 抽查银行对账单、银行日记账及银行存款余额调节表, 核对是否账实相符、账账相符。对调节不符、可能存在重大问题的未达账项应当及时查明原因, 并按照相关规定处理。

第四十四条单位应当加强对实物资产和无形资产的管理, 明确相关部门和岗位的职责权限, 强化对配ø、使用和处置等关键环节的管控。

(一) 对资产实施归口管理。明确资产使用和保管责任人, 落实资产使用人在资产管理中的责任。贵重资产、危险资产、有保密等特殊要求的资产, 应当指定专人保管、专人使用, 并规定严格的接触限制条件和审批程序。

(二) 按照国有资产管理相关规定, 明确资产的调剂、租借、对外投资、处置的程序、审批权限和责任。

(三) 建立资产台账, 加强资产的实物管理。单位应当定期清查盘点资产, 确保账实相符。财会、资产管理、资产使用等部门或岗位应当定期对账, 发现不符的, 应当及时查明原因, 并按照相关规定处理。

(四) 建立资产信息管理系统, 做好资产的统计、报告、分析工作, 实现对资产的动态管理。

第四十五条单位应当根据国家有关规定加强对对外投资的管理。

(一) 合理设置岗位, 明确相关岗位的职责权限, 确保对外投资的可行性研究与评估、对外投资决策与执行、对外投资处置的审批与执行等不相容岗位相互分离。

(二) 单位对外投资, 应当由单位领导班子集体研究决定。

(三) 加强对投资项目的追踪管理, 及时、全面、准确地记录对外投资的价值变动和投资收益情况。

(四) 建立责任追究制度。对在对外投资中出现重大决策失误、未履行集体决策程序和不按规定执行对外投资业务的部门及人员, 应当追究相应的责任。

第五节建设项目控制

第四十六条单位应当建立健全建设项目内部管理制度。

单位应当合理设置岗位, 明确内部相关部门和岗位的职责权限, 确保项目建议和可行性研究与项目决策、概预算编制与审核、项目实施与价款支付、竣工决算与竣工审计等不相容岗位相互分离。

第四十七条单位应当建立与建设项目相关的议事决策机制, 严禁任何个人单独决策或者擅自改变集体决策意见。决策过程及各方面意见应当形成书面文件, 与相关资料一同妥善归档保管。

第四十八条单位应当建立与建设项目相关的审核机制。项目建议书、可行性研究报告、概预算、竣工决算报告等应当由单位内部的规划、技术、财会、法律等相关工作人员或者根据国家有关规定委托具有相应资质的中介机构进行审核, 出具评审意见。

第四十九条单位应当依据国家有关规定组织建设项目招标工作, 并接受有关部门的监督。

单位应当采取签订保密协议、限制接触等必要措施, 确保标底编制、评标等工作在严格保密的情况下进行。

第五十条单位应当按照审批单位下达的投资计划和预算对建设项目资金实行专款专用, 严禁截留、挪用和超批复内容使用资金。

财会部门应当加强与建设项目承建单位的沟通, 准确掌握建设进度, 加强价款支付审核, 按照规定办理价款结算。实行国库集中支付的建设项目, 单位应当按照财政国库管理制度相关规定支付资金。

第五十一条单位应当加强对建设项目档案的管理。做好相关文件、材料的收集、整理、归档和保管工作。

第五十二条经批准的投资概算是工程投资的最高限额, 如有调整, 应当按照国家有关规定报经批准。

单位建设项目工程洽商和设计变更应当按照有关规定履行相应的审批程序。

第五十三条建设项目竣工后, 单位应当按照规定的时限及时办理竣工决算, 组织竣工决算审计, 并根据批复的竣工决算和有关规定办理建设项目档案和资产移交等工作。

建设项目已实际投入使用但超时限未办理竣工决算的, 单位应当根据对建设项目的实际投资暂估入账, 转作相关资产管理。

第六节合同控制

第五十四条单位应当建立健全合同内部管理制度。

单位应当合理设置岗位, 明确合同的授权审批和签署权限, 妥善保管和使用合同专用章, 严禁未经授权擅自以单位名义对外签订合同, 严禁违规签订担保、投资和借贷合同。

单位应当对合同实施归口管理, 建立财会部门与合同归口管理部门的沟通协调机制, 实现合同管理与预算管理、收支管理相结合。

第五十五条单位应当加强对合同订立的管理, 明确合同订立的范围和条件。对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同, 应当组织法律、技术、财会等工作人员参与谈判, 必要时可聘请外部专家参与相关工作。谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见, 应当予以记录并妥善保管。

第五十六条单位应当对合同履行情况实施有效监控。合同履行过程中, 因对方或单位自身原因导致可能无法按时履行的, 应当及时采取应对措施。

单位应当建立合同履行监督审查制度。对合同履行中签订补充合同, 或变更、解除合同等应当按照国家有关规定进行审查。

第五十七条财会部门应当根据合同履行情况办理价款结算和进行账务处理。未按照合同条款履约的, 财会部门应当在付款之前向单位有关负责人报告。

第五十八条合同归口管理部门应当加强对合同登记的管理, 定期对合同进行统计、分类和归档, 详细登记合同的订立、履行和变更情况, 实行对合同的全过程管理。与单位经济活动相关的合同应当同时提交财会部门作为账务处理的依据。

单位应当加强合同信息安全保密工作, 未经批准, 不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密。

第五十九条单位应当加强对合同纠纷的管理。合同发生纠纷的, 单位应当在规定时效内与对方协商谈判。合同纠纷协商一致的, 双方应当签订书面协议;合同纠纷经协商无法解决的, 经办人员应向单位有关负责人报告, 并根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。

第五章评价与监督

第六十条单位应当建立健全内部监督制度, 明确各相关部门或岗位在内部监督中的职责权限, 规定内部监督的程序和要求, 对内部控制建立与实施情况进行内部监督检查和自我评价。

内部监督应当与内部控制的建立和实施保持相对独立。

第六十一条内部审计部门或岗位应当定期或不定期检查单位内部管理制度和机制的建立与执行情况, 以及内部控制关键岗位及人员的设置情况等, 及时发现内部控制存在的问题并提出改进建议。

第六十二条单位应当根据本单位实际情况确定内部监督检查的方法、范围和频率。

第六十三条单位负责人应当指定专门部门或专人负责对单位内部控制的有效性进行评价并出具单位内部控制自我评价报告。

第六十四条国务院财政部门及其派出机构和县级以上地方各级人民政府财政部门应当对单位内部控制的建立和实施情况进行监督检查, 有针对性地提出检查意见和建议, 并督促单位进行整改。

国务院审计机关及其派出机构和县级以上地方各级人民政府审计机关对单位进行审计时, 应当调查了解单位内部控制建立和实施的有效性, 揭示相关内部控制的缺陷, 有针对性地提出审计处理意见和建议, 并督促单位进行整改。

第六章附则

篇4：关于规范企业内部公文格式的通知

一、加强企业经营管理人员培训工作的归口管理

按照中组部、国家经贸委《“十五”期间全国企业经营管理人员培训纲要》(国家经贸培训 [2001)748号，以下简称《培训纲要》的要求，国家经贸委归口管理全国企业经营管理人员培训工作，负责全国企业经营管理人员培训规划的制定和组织实施：会同有关部门建立和实施工商管理职业资格证书制度，指导国家经贸委经理学院、企业管理培训中心、经济管理干部学院和企业培训机构的建设；审定工商管理培训资格院校，统一监制工商管理培训证书，指导全国企业引进国外智力工作，监督检查各地区、各部门的企业经营管理培训工作。各地经贸委要在当地党委、政府领导下，统一规划、协调、组织和实施本地区的企业经营管理人员培训工作。

二、加强对企业经营管理人员培训机构的市场准入、资格审定和资质认证

确保培训质量是规范市场的根本出发点，也是培训工作的生命所在。根据《培训纲要》要求，凡对企业经营管理人员进行工商管理培训的机构，心须进行市场准入的资格审定和资质认证。国家经贸委将继续抓好序列内培训中心和经理学院建设，严格工商管理培训院校的审定，凡从事此类培训业务的机构应具有工商注册证明、收费物价许可等文件材料，并需到当地经贸委培训机构登记。

同时，从事此类培训业务的机构要有具备资格且业务过硬的师资队伍及符合企业实际的、满足被培训者个性化需求的培训教材。国家经贸委将加强对企业经营管理人员培训机构的办学质量评估，以规范培训机构的培训行为，促进培训机构的改革发展，提高培训机构的力、学质量和水平。

三、加强对企业经营管理人员培训工作的宏观指导和规范化管理

国家经贸委将加强对承担企业经营管理人员培训的培训机构的指导。各培训机构应严格执行国家经贸委制定的教学计划，开展工商管理培训等培训业务，颁发由国家经贸委统一监制的工商管理培训证书。培训教材应尽量使用国家经贸委推荐的或由省、自治区、直辖市经贸委根据统一的教学计划改编的规范性教材。各培训机构承担教学任务的教师应有省级有关部门认可的资格证书。国家经贸委将定期对从事企业经营管理培训的机构进行监督检查。对检查中发现的问题令其限期加以纠正，不能按期改正的取消其培训资格。

各类企业要学会运用法律武器参与规范培训市场的建设，依法抵制各种乱收费、低质量、乱发证的行为。对在培训服务中有弄虚作假的违规行为，有维护自身享受优质培训服务的权利。今后，凡出现上述违规行为时，企业有权拒绝参加。

四、加强企业经营管理人员培训市场的监管和法规建设

各地企业经营管理人员培训主管部门要按照社会主义市场经济发展的要求，进一步转变政府职能，规范政府行为，树立服务意识。加强对企业经营管理人员培训市场的监管。同时，要理顺政府与事业单位及社会中介机构的关系，推进企业经营管理人员培训的法制化和市场化进程。

凡从事企业经营管理人员培训的机构必须遵循《中华人民共和国公司法》和《中华人民共和国职业教育法》等有关法律规定，依法开展培训。国家经贸委将依据有关政策引导和规范各培训机构针对企业经营管理人员的培训行为，培育培训市场。按照国家有关规定，坚持制止和杜绝“乱办证、乱收费、乱发证”的现象发生。凡跨地区、跨部门、跨行业面向企业举办各种培训班，要由同级经贸委统一协调。各地区、各部门可根据实际情况制定企业经营管理人员培训的管理办法。

篇5：关于规范企业内部公文格式的通知

局机关各科室、局属各单位：

为切实提高文稿文件印发和写作质量，进一步使我局的公文处理工作科学化、制度化、规范化，现将《党政公文格式说明》和《临夏回族自治州农牧局文件格式样式》印发给你们，请各单位、各科室认真组织学习，在实际工作中严格执行，自2016年1月1日起，对不符合规范要求的公文一律不予受理。

附件：

1、党政公文格式说明；

2、临夏回族自治州农牧局文件格式样式。

临夏州农牧局

2016年1月4日

党政机关公文格式说明

一、普通文稿格式

（一）纸张规格和一般要求：统一用A4纸张，页边距设置（mm）：上37，下35，左28，右26。一般情况下，文稿页码采用“页面底端”和“居中”方式，页码采用默认格式。如有特殊要求，另行处理。文稿所有标点符号都使用中文全角格式，正文每段首行空2字，回行后顶格；有称谓和主送机关的，称谓和主送机关在正文首行顶格书写后加冒号；文稿中数字、年份不能回行；数字，除部分结构层次序数以及在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他均应使用阿拉伯数字。

（二）标题层次和字体要求：公文结构层次序数一般为：第一层用“一”，第二层用“

（一），第三层用“1””，第四层用“（1）。正文”第一级小标题用3号黑体，第二级小标题用3号楷体国标，其余正文文字均用3号仿宋国标。正文行距用“1.5倍行距”。

（三）署名落款和日期要求：署名落款应在正副标题之下空1行居中，字体为3号楷体国标；日期为文稿使用当天日期，阿拉伯数字加年、月、日，加圆括号标注于正副标题下空1行（有署名的标注于署名下1行）居中位置，字体与副标题和署名相同。

（四）印刷和装订要求：双面或单面印刷；左侧装订。

二、正式文件格式

（一）公文的构成要素

公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码、印发份数等组成。

（二）公文的排版形式

排版形式指公文各组成要素在文件版面上的标印格式。

1.公文用纸幅面尺寸

采用国际标准A4型纸，210MM*297MM

公文页边与版心尺寸为：公文用纸天头37MM，公文用纸订口28MM，版心尺寸156MM*225MM（不含页码）。

发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

2.公文书写形式

从左至右横排、横写。其标识第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1”，第四层为（1）。

3.字体字号

发文机关标识使用2号小标宋体字，红色标识；秘密等级、保密期限、紧急程度用3号黑体字；发文字号、签发人、主送机关、附注、抄送机关、印发机关、印发时间用3号仿宋体字；签发人姓名用3号楷体国标字体；正文以3号仿宋国标字体，一般每面排22行，每行排28字，正文中如有小标题可用3号方正小标宋简体字或黑体字。

4.页码

用４号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条４号一字线，一字线距版心下边缘７mm。单页码居右空１字，双页码居左空１字。

5.信函式公文

发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下４mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm 处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。

（三）公文各要素及排版形式

公文的各要素划分为版头、主体、版记三部分。

1、公文版头部分

公文首页红色分隔线以上的部分称为版头。版头包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。

（1）份号：公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

（2）密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

（3）紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

（4）发文机关标识：由发文机关全称或者规范化简称加 “文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

（5）发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

（6）签发人：上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体国标字体。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

2、公文主体部分

公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体。包括：标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件。

（1）公文标题：即对公文主要内容准确、简要的概括。由发文机关名称、事由和文种组成。除法规名称加书名号外，一般不用标点符号。一般用2号小标宋体简体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

（2）主送机关：是指要求公文予以办理或答复的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

（3）公文正文：公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋国标字体，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格，数字、年份不回行。一般每面排22行，每行排28字。文中结构层次序数依次可以用“

一、（一）”“”“1.（”“1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体国标字体、第三层和第四层用仿宋国标字体。

（4）附件说明：公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（5）发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称，因离正文最后一行空四行。

（6）成文时间：指公文生效的时间。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时署最后签发机关负责人签发的日期。标识在正文之下，空两行右空4字。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

（7）印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。印章用红色，不得出现空白印章。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

（8）附注：是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、使用时注意的事项、联系人及联系方式等。公文如有附注，用３号仿宋国标字体，居左空２字加圆括号标识在成文时间下一行。

（9）附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

3、公文版记部分

公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。包括：抄送机关、印发机关、印发日期和印发份数。

（1）抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

篇6：内部公文格式标准规范

公司内部公文格式标准规范

1.目的

为规范公司内部公文格式，便于立卷、归档和检索，提高公司内部文件管理质量，现对公司所通行的各类文件的排版格式，做如下表所描述式样的统一。本格式，参照了《国家机关公文格式》，但对其进行了大幅度的简化，只对格式主要版式、文字字体及其大小做了统一。

2.适用范围

广东携手物流科技有限公司总部各部门及各分公司。

1.内容

3.1公司文件格式要求：

3.1.1红头文件格式

3.1.1.1文头的字体：黑体初号、加粗、红色、居中 3.1.1.2发文字号的字体：四号宋体、黑色、加粗 3.1.1.3标题的字体：二号宋体、加粗、黑色、居中 3.1.1.4主送机关的字体：三号宋体、加粗、黑色

3.1.1.5正文的字体：三号宋体、黑色、段首缩进2个字符、1.5倍行距 3.1.1.6落款日期：三号宋体、黑色、日期为日期时间格式中的大写格式 3.1.1.7页边距：上下各为2.54㎝,左右各为3.17㎝ 3.1.1.8所有红头文件在发布之后将原件交由总裁办统一保管

3.1.2规章制度文件格式

3.1.2.1文头信息：小四号宋体、黑色

3.1.2.2文件标题：各级标题均用阿拉伯数字（1，1.1，1.1.1）区别，大标题为宋体二号加粗，一级标题为宋体三号字加粗，二级标题为宋体四号字加

广东携手物流科技有限公司 文件编号：XS-RR-2017【0401】号

粗，三级标题为宋体小四号字、加粗，正文为宋体小四号字

3.1.2.3文件正文：小四号宋体、黑色、段首缩进2个字符、1.5倍行距 3.1.2.4落款日期：四号宋体、黑色、日期为日期时间格式中的大写格式 3.1.2.5页边距：上下各为2.54㎝,左右各为3.17㎝ 3.1.2.6公司简称：在文件正文内可简称“携手科技” 3.1.2.7公司全称：在落款、合同文本等情形必须用全称 3.1.2.8规章制度文件包含公司发文、各部门发文等

3.1.2.9所有规章制度文件在发布之后将原件交由总裁办统一保管

3.1.3请示文件格式

3.1.3.1标题：三号宋体、黑色、加粗、居中

3.1.3.2正文：四号宋体、黑色、段首缩进2个字符、1.5倍行距 3.1.3.3落款日期：四号宋体、黑色、日期为日期时间格式中的大写格式 3.1.3.4所有请示文件在发布之后将原件交由总裁办统一保管

3.2页眉页脚

3.2.1页眉

页眉文字为靠左 “携手科技”，靠右 “XXXX管理文件YG—XZ—070101(编号格式见本规定附录)”或“XXXX部XX（根据需要分类，如会议等）文件”，一般制度/规范性文件均需要编号，其它只作分类备案用文件无需编号 3.2.2页脚

无论对内对外文件，页脚格式均为“ 广东携手物流科技有限公司 文件编号：XS-RR-2017【0401】号

3.3.2规章制度文件编号要求：

由公司发文的编号为：XS-年份全称【月份+序号】

由部门发文的编号：XS-部门简称-年份全称【月份+序号】，例如： 财务部发文编号：XS-CW-2017【0401】号 项目部发文编号：XS-XM-2017【0401】号 客服部发文编号：XS-KF-2017【0401】号

3.3.3请示文件编号要求：XS-部门简称+QS-年份全称【月份+序号】，例如： 财务部请示文编号：XS-CWQS-2017【0401】号 项目部请示文编号：XS-JYQS-2017【0401】号 客服部请示文编号：XS-KQSF-2017【0401】号

3.3.4附表编号要求：公司所有表单统一由总裁办管理编号：XS-BD-编号

4.附则

本规范从发文之日起执行，由总裁办负责解释。

5.表格

篇7：关于规范公文收发处理程序的通知

一、分公司公文收发处理

（一）收文处理程序 收文处理的一般程序为：签收、登记、审核、拟办、批 办、传阅、承办、催办、处理办毕公文等。1.签收。凡上级和上级有关部门送分公司公文一律由分 公司办公室文书签收。急件应当注明签收具体时间。分公司 副总以上领导、机关各科室负责人参加上级会议时带回的公 文，或各科室（部门）收到的主送分公司或分公司党委的公 文，需及时转交分公司办公室文书签收，不可自行交分公司 主要领导。2.登记。公文签收后，由分公司办公室文书逐件拆封核 查，按照收文日期、来文机关、发文字号、标题等分类登记、编号。3.审核。分公司办公室文书对收到的公文要进行审核。审核的重点是：是否应由本单位办理；是否符合行文规则等。4.拟办。经审核符合规定的公文，由分公司办公室主任 提出拟办意见，送分公司主要领导批办。

各科室（部门）收到的直接主送本部门（单位）的一般 业务类公文，需要呈分公司主要领导阅示的，送分公司办公 室呈送。5.批办。经分公司主要领导批办过的公文，文书按批办 意见，及时转相关领导或科室（部门）阅知办理。6.传阅。公文传阅要以文书人员为中心进行“轮辐式传 阅”。即前面的相关领导或部门看完公文后，要送回分公司 办公室文书，再由文书人员负责往下传，不能脱离文书人员 自行横传，以保证文书人员及时了解公文传阅情况，防止公 文丢失和积压。公文在传阅过程中或公文传阅完毕后，文书 人员要及时对公文进行检查，发现有领导批示时，要按批示 意见进行处理。7.承办。相关领导或有关部门（单位）接到分公司办公 室传阅的公文，要抓紧办理。紧急公文按时限要求办理；一 般公文在1个工作日内办结；涉及人财物及其他需要协调解决 问题的公文，力争在2个工作日内办结；确有困难的，应当予 以说明。8.催办。分公司办公室负责公文催办。紧急公文跟踪催 办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。9.处理办毕公文。公文办结后，要在“淮南矿业集团物 资供销分公司公文处理单”上注明办理情况及结果。

（二）发文处理程序 发文处理的一般程序为：拟稿、审核、签发、登记、复

核、用印、分发、归档等。1.拟稿。拟稿科室（部门）主要负责人是拟稿工作的第 一责任人。草拟文稿要符合国家的法律、法规及其他有关规 定；内容

要实事求是，表述准确，格式规范。人名、地名、数字、引文准确。引用行政公文应当先引标题，后引发文字 号。日期应当写清具体的年、月、日。结构层次序数，第一 层为“

一、”，第二层为“

（二）”，第三层为“1.”，第 四层为 “（1）”。应当使用国家法定计量单位。行政公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩 略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。文稿草拟后，拟稿科室（部门）要在 发文稿纸上写明拟稿单位、拟稿人、标题、主送（抄送）单 位，并及时将电子版文稿通过协同系统传到分公司办公室文 书人员。2.审核。由各科室（部门）草拟的分公司行政、党委文 稿，经科室（部门）负责人核稿签字并交分口负责人审阅会 签后，交分公司办公室秘书初审，再由分公司办公室负责人 审核。未经分公司办公室审核，各科室（部门）不得将草拟 的文稿直接交分公司主要领导签发，杜绝文稿逆向流转。3.签发。审核后的文稿，由文书送分公司党政主要领导 审阅签发。4.登记。签发的文稿，由秘书编写发文字号、主题词和

标明份数后建立登记台帐。5.复核。拟稿科室（部门）承担校对责任，做出清样后，由文书通知拟稿科室（部门）校对，确认无误后在发文稿纸 单上校对栏目中签字。凡正式下发的公文中出现错别字、语 句不通顺、序号不正确等错误的，拟稿科室（部门）承担责 任。确保无误后，文书印出公文，并通过协同系统上网发布。对请示、报告、函等公文，不实行网上发布。6.用印。分公司办公室文书负责用印管理，其他人员不 得擅自用印。公文形成后，根据公文类型加盖公章。公文用 印要端正、清晰，不得模糊歪倒；公文用印一定要与制发公 文的机关、部门或单位相致。7.分发。待发公文由文书按照规定具体拣配和封装公文，并以多种方式传递受文者。对请示、报告、函等公文，由文 书登记后发文。8.归档。公文底稿、会签意见、签发及审签意见与公文 印成件，由文书负责归档保存。

二、基层单位收文处理 基层单位收文处理一般程序为：签收、登记、签批、贯 彻、处理办毕公文等。

（一）签收。基层单位经管员负责公文处理工作，对分公 司上传到网站上的文件，务必从下文之日起的1个工作日内打 印出来，并认真填写文件签收登记表中签收人、签收日期等 栏目。

（二）登记。公文签收后，经管员要按照收文日期、发文 字号、标题、签收人、处理结果等分类，建立收文登记台帐。

（三）签批。建立台帐后，经管员送基层

层单位负责人签阅。基层单位负责人在文件签收登记表中填写签批意见。

（四）贯彻。文件签批后，各单位要认真组织职工进行贯 彻，并按要求填写好文件贯彻登记表。公文贯彻情况纳入精 细化管理考核当中。凡基层在贯彻文件时，出现代签、缺签、传达不及时或敷衍了事、应付马虎等贯彻不到位现象的，一 经发现，将给予基层单位党政正职各罚款200元。

篇8：关于规范企业内部公文格式的通知

一、遵守公文格式规范的意义

(一) 有效体现法人意志。

公文是体现法人意志的载体。其主要作用是传达政令、指导宣传、约束行为、处理公务和记载凭证。公文格式不规范, 将直接影响到公文效力的发挥。

(二) 体现企业管理水平。

细节决定成败是现代企业管理的一个重要理念。一份合格的公文排版应当是要素完整、字体规范、层次清晰, 能够准确反映公文内容和主旨。体现公文的严谨、简洁、整齐之美。

(三) 满足企业标准化管理的需要。

公文格式的规范, 是企业标准化管理的重要组成部分。公文格式的规范, 将大大降低辨识的难度, 更易于阅办, 减少信息在传递过程中出现偏差。

二、公文格式的主要要素和容易出现的问题

公文按照要素可划分为三部分, 即眉首、主体、版记。这样划分是为了叙述方便, 更重要的是这三个部分特征明确, 具有相对独立性。眉首的特点是位置相对固定。主体之所以称为“主体”, 是因为主体为公文的实质性内容, 其特点是根据文件的长短而定, 位置经常变动。版记的特点是位置要依公文主体的构成而定。下文从格式角度, 分别列举这三部分的常见问题。

(一) 眉首。

眉首由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素组成。其中秘密等级、保密期限、紧急程度和签发人几项内容是根据公文的需求来增设。发文机关标识与发文字号是眉首的核心内容, 也是所有公文中必需的要素。在实际运行中, 眉首在格式方面出现的问题较多。1.发文标识字号、字体。常见问题:行文中, 常常出现发文机关标识字号不规范, 文头字号过大或过小;字体有黑体也有宋体。2.联合行文。常见问题:联合行文中常出现主办单位与协办单位排序混乱、级别不对等现象。3.发文字号。常见问题:发文字号置放位置不规范, 公文中常常出现上行文和下行文均采用同一种居中放置方式;年份括号使用也很不规范, 公文经常出现中括号“[]”“【】”或小括号“ () ”。

(二) 主体。

主体部分由标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件组成。主体部分在红色反线之下, 版记之上。主体部分常见问题如下。

1. 公文标题。

常见问题: (1) 字体和字号不规范。经常出现标题用小二号字, 字体常以黑体和宋体加黑为主; (2) 断句不够严谨。多行排列时, 经常出现词目随意断开, 不注重词意的完整性, 整体布局不合理, 不美观。 (3) 标题行距大小不一。《格式》中对标题只要求间距恰当, 但没有具体数值。因此各单位公文的标题行距大小不一。 (4) 随意使用标点符号。按照《办法》中规定, “公文标题中除法规、规章名称加书名号外, 一般不用标点符号。”但在已制发的公文中, 标点符号常被误用, 具体表现为应使用书名号时错用引号, 不该使用的地方用书名号, 或在标题中随意使用逗号等。另外, 在一些转发性的公文中, 因是层层转发标题常出现书名号、引号、逗号、顿号等现象。当遇到层层转发公文时, 应采取提炼转发内容或直接转发最上一级的方法, 不能级级转发, 否则题目过于冗长。

2. 主送机关。

常见问题:主送机关名称过于简化或口语化。按照《办法》规定, 主送机关应当使用全称或规范化简称、统称。位置在标题下空1行, 左侧顶格, 3号宋体字标识, 回行时仍顶格;最后一个主送机关后标全角冒号。

3. 结构层次序号。

见问题:层次序号不规范, 序号编排混乱。

4. 公文引用。

常见问题: (1) 引用不全。一种情况为只引文号不引标题; (2) 引用表述不规范。引用前后顺序颠倒。按照《办法》规定, 引用公文, 应先引标题, 后引发文字号。

5. 附件。

常见问题: (1) 正文中的附件说明与附件标题不一致; (2) 公文附件名称后乱加标点符号; (3) 附件序号标注不规范, 规定为“1.”, 经常出现“1、”。按照《格式》规定, 公文中如有附件, 应在正文之后下空一行、左空两个字标注“附件”及其附件名称, 正文后缀标注的附件名称, 应与所附附件名称一致。附件名称后不加标点符号。如有多个附件, 附件:分别用阿拉伯数字1.、2.、3…依次标注。例如:附件:1.Xxxxxx;2.Xxxxxx。

6. 成文日期。

常见问题: (1) 成文日期书写不规范。例如:“200X年X月XX日”或“200X.X.X”, 经常把“○”写成“0”; (2) 成文日期与正文行距过大, 位置摆放较为随意。

7. 生效标识 (用印) 。

常见问题: (1) 用印较为随意, 印章加盖不端正、不居中, 没做到骑年跨月压在正中;联合用印, 经常出现印章相切或印章高低不一的现象; (2) 公文中经常采用标注“此页无正文”做法, 加盖印章。

(三) 版记。

按照新《条例》规定, 版记部分将由抄送机关、发、印发机关和印发日期组成。版式格式常见问题有以下几个方面。

1. 抄送机关。

常见问题: (1) 在抄送机关较多的情况下, 常出现回行时顶格, 而不是与冒号后的抄送机关对齐; (2) 抄送机关之间标点经常使用顿号或分号区分, 而不是逗号。

2. 印发单位和印发时间。

常见问题: (1) 排放位置不规范, 左右空距不够; (2) 印发时间标识不够规范, 经常用汉语数字标识, 印发时间后面不加“印发”二字。

三、公文格式不规范原因分析及解决措施

(一) 思想不够重视。

一些公文办理人员对公文格式重要性的认识不够, 认为内容正确就可以了, 格式不会影响公文的效力、不重要。思想不重视导致处理公文过程中责任心不强, 不深入学习《办法》《格式》的要求。有些单位领导对公文的重要性认识不够或根本就不了解公文处理的规范和要求。

解决措施:首先, 各级领导应在思想上重视公文格式, 带头学习公文格式, 在实践中遵守公文格式的相关规定。其次, 公文处理人员, 应形成严谨、一丝不苟的工作作风, 做好公文格式规范工作。

(二) 公文审核把关不严。

公文运转过程中, 公文拟稿人员对《办法》《格式》不熟悉, 草拟公文时格式经常都是随性而为, 不按标准规范进行, 自由发挥;再加上公文处理人员没做好第一次把关, 草率地提交部门领导审核;部门领导审核时, 更多地关注文件内容和发文速度, 对公文格式常常不加审查。这些环节上的连续不当处理使得公文运行过程中在格式方面差错频频, 严重影响了公文的质量和效率。

解决措施:建立并严格执行公文质量管理制度, 明确责任。

(三) 人员素质有待提高。

因单位文书人员调整频繁, 新上岗的公文处理人员未经过系统的业务培训和学习, 大多是边学边干, 对公文处理方面的规章制度了解太少, 不够深入, 甚至由此养成了许多不良习惯。

解决措施:经常通过各种有效形式, 学习宣传公文格式的有关规定, 尤其加强新上岗的公文处理人员的岗前培训工作。定期组织工作交流, 互相学习, 互相查错, 提高执行公文格式处理的能力。

(四) 公文处理技术有待改进。

自实现电子公文以来, 公文从起草、签发、流转、套红盖章、分发等各个环节都是电子流转化, 给公文处理人员减少了很多的重复工作, 也大大提高了公文的效率和质量。但电子公文在运行过程中, 仍然存在一些问题, 例如:套用模版经常出现模版位置不精确, 字体和行距不够规范等问题, 清稿套红后仍需公文处理人员花费时间来调整。为了进一步提高公文的效率和质量, 公文处理技术也需不断地完善和改进。

四、对公文新标准的认识

为了适应新变化, 近期, 国务院出台了新的《党政机关公文处理工作条例》, 对原中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》进行了补充和完善。新《条例》把行政机关公文和党的机关公文合称为党政机关公文, 统一要求, 统一格式, 这就意味着原来的法定公文少了一种, 使“法定公文”概念的外延缩小了。

从格式要素看, 新条例增加了“份号”“发文机关署名”“页码”, 减少了“主题词”。考虑到原《办法》虽未对“页码”作出规定, 但实际工作中一直在使用, 属于增加的要素只有“发文机关署名”“份号”。

格式要素的应用有以下变化:一是规定涉密公文应当标注份号 (《办法》只要求对绝密、机密公文标注份号) ;二是规定紧急公文应当分别标注“特急”“加急” (《办法》要求标注“特急”“急件”) ;三是规定联合行文时发文机关标志可以单独用主办机关名称;四是明确规定公文标题应标发文机关 (《办法》未作强制性要求) ;五是规定有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。