国际集团OA办公自动化管理办法

国际集团OA办公自动化管理办法（精选9篇）

篇1：国际集团OA办公自动化管理办法

xxxx国际集团

办公自动化系统（OA）试行管理办法

第一章

总

则

第一条 为加强集团办公自动化系统（以下简称OA系统）管理（地址：http://...: 0），保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，根据《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和国务院《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》的规定，结合集团办公自动化工作实际，特制定本办法。

第二条 系统的应用分两个阶段：

第一阶段为试运行期，自2014年6月1日正式开始，集团实行办公业务双轨运行，即纸质公文和电子公文同时进行，试运行期为六个月。

第二阶段为正式运行，自2015年1月1日起系统投入正式运行，所有非涉密的一般文件除印发少量纸质文件存档或对外使用外，均以电子文件形式流转。涉密和不便通过系统流转的公文，仍按纸质文件流转。

第三条 OA系统，主要运用于集团总部各部门、各下属公司之间的公文流转。

第四条 OA系统内容包括协同办公、公文管理、电子邮件、文档管理、公共信息、个人日程计划、个人设臵、综合办公、关联系统、常用工具等功能，旨在实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范 1 管理流程，提高办公效率和降低管理成本。

试运行期间以下工作内容必须通过OA系统运行：协同办公、文档管理、公告、通知、日程计划安排、BBS论坛、领导审批。如有违反，将严格按照有关规定进行处罚。

第五条OA系统自动对协同工作进行跟踪，对每位公司员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录，员工使用OA系统进行协同工作的情况将纳入该单位（部门）考核范围。

第六条 本办法适用于使用单位为集团总部各部门、各下属公司。

第二章

管理机构

第七条 集团人力资源部负责办公OA系统的规划、推广和检查考核工作；集团监察部负责电子印章和领导签名管理的监察工作；集团企业发展部信息中心负责开发、实施、培训和维护工作。

第八条 集团企业发展部信息中心（以下简称信息中心）负责系统的维护和管理，对系统实行统一部署，分级管理。其主要职责:

（一）根据集团董事会的指令，办理系统使用单位的注册、名称变更、撤销等相关手续；

（二）制定电子公文与信息流转的具体工作规范和制度；

（三）征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用过程中出现的新情况、新问题；

（四）培训各使用单位系统管理人员和使用人员；

（五）做好其他相关工作。

第三章

使用单位

第九条 使用单位为集团总部各部门、各下属公司。并通过OA系统身份密钥（简称密钥）和密码登陆。

第十条 公司各部室或车间应指定文档管理员一名，负责对本部门文档进行管理（新建、归档、整理、授权等）。

第十一条 使用单位必须明确一名领导分管系统工作，同时确定一名分级系统管理人员负责日常管理。各分级系统管理人员的职责是：

（一）负责本单位办公自动化的日常管理；

（二）指导和监督该系统在本单位的运行；

（三）负责本系统运行与信息中心的衔接工作。

第十二条 使用单位需变更系统中相关资料的，应向信息中心提出书面申请，并办理相关手续：

（一）使用单位名称变更的，应办理名称变更手续，并由该单位来函确定新的分级系统管理员及使用人员名单；

（二）使用单位被撤销的，应办理注销手续。即在交换系统中删除该单位名称，注销该单位电子印章和使用人员，并将系统中的相关文件按被撤销单位提出的处理办法进行处理；

（三）使用单位合并的，合并后的使用单位名称如果沿用合并前其中一个使用单位名称的，则该名称作为合并后的使用单位名称在系 3 统中保留，被合并的使用单位按本条第二项规定办理注销手续；合并后的使用单位如果使用新的单位名称的，则按本办法第八条的规定重新办理注册手续，合并前在系统中使用的单位名称按本条第二项规定办理注销手续。

第四章

使用人员

第十三条 从事本系统运行、维护、管理的工作人员，应具备良好的服务意识和相应的专业技术水平，尽职尽责，保证工作质量。第十四条 系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。

第十五条 系统使用人员的账号密码（口令）必须设6位以上字符（含字母、数字、符号等），并需经常修改，不得与其他使用人员名（账号）相同。使用人员取得密钥和初始密码后应在OA系统的个人设臵里面，须对自己的登陆密码进行修改，避免他人使用。若密码丢失，应向本单位分级系统管理员提出申请，恢复初始密码。如果本单位没有分级系统管理员，可以直接找信息中心系统管理员进行修改。

第十六条

个人信息的完善

在OA系统的个人设臵里面，必须对自己的个人信息进行添加，如联系方式、e-mail、生日日期等，以便同事之间联系时查找方便。

第十七条 未经本单位负责人同意，非相关人员不得使用系统管理员的密钥和密码登录系统。

第十八条 为保证各类电子文件的及时收发，集团领导、公司领导、部门主管原则上应该全天在线，其他工作人员至少每天上下午各登陆两次OA系统，接收各类文件，处理待办事项。

第十九条 使用人员如因出差或出差时间较长而无法处理待办事项的，应指定授权的代办人进行相关操作。

第五章 电子印章以及电子签名的使用与管理

第二十条 电子印章和电子签名是在电子公文上使用的签名印章，对电子公文进行电子化的签名和盖章。

第二十一条 电子印章和电子签名的采集、制作和保存

（一）需要进入系统的印章和手写签名的名单由信息中心提出申请，报集团综合管理部审批；（手写签名采集范围大致需要如下：董事会领导、总部部长、下属公司级领导、部门经理、车间主任。在运行 由人力资源部根据管理的实际需要逐步完善）

（二）印章和签名的采集由集团监察部指派专人与信息中心OA实施工程师共同负责，采集过程中每采集一个印章或签名，均由出具印章或签名的单位或个人与监察部指派人员和信息中心OA实施工程师共同签字确认；

（三）收集后，将把它们制作成电子形式的文件，存储到金格电子签章系统的密钥中，每个密钥可以存储4~6个不等的文件，同时每个密钥具有一个与之匹配的密码，同时密钥内的每个文件也具有一个 5 密码。

（四）电子印章和电子签名由用友致远公司负责制作，集团监察部指派专人和信息中心OA实施工程师对制作过程共同监督；

（五）制作完成后，印章和签名的原件交由集团总裁办归档保存备查。

第二十二条 电子印章和电子签名的使用安全

我们将把每个密钥分配给指定的相关人员进行保管，当需要使用时，必须由保管者本人登陆OA系统后，输入密钥的使用密码，才能查看到该密钥下已存储的文件，若需要调用其中某一个文件，则必须再次输入该文件所对应的调用密码。一共经历了三层加密。

电子印章或电子签名一旦被盖在WORD或EXCEL等文件上后，该文件内容将连同电子印章和电子签名一起被锁定。

第二十三条 使用单位需要、变更或销毁本单位电子印章的，由本单位提出书面申请，经本单位领导同意并签字后，报送集团人力资源部办理审核手续，经刘海燕总监批准同意后，在集团监察部指派人员的监督下由信息中心具体办理。

第二十四条 销毁电子印章时，印章使用者、集团监察部指派人员、OA系统管理员（销毁删除执行者）应同时在场，并对销毁结果签字确认。

第二十五条 使用单位的电子印章等同于实物印章管理，应由专人保管和使用，印章管理者将承担法律责任。

第二十六条 电子印章因损坏、遗失等原因不能使用或因单位名称变更、撤销、合并等原因需要变更的，应按第二十三条规定办理相关手续，将旧电子印章交回信息中心按第二十四条处理。

第六章

密钥的使用与管理

第二十七条 密钥是指登陆电子系统所必需的身份密码，用于存储电子签章以及手写签名的加密工具。（特别说明：密钥就是一个电子狗，和优盘大小差不多，他的作用就相当于网上银行的移动数字证书。只有持有密钥的人才能使用里面储存的电子印章和电子手写签名，持有密钥的人是可以自己修改密码，其他人无法使用，系统管理员并不能使用别人持有的密钥）密钥的管理包括密钥的购买、制作、分发、参数设臵、修改和使用。

第二十八条 信息中心OA实施工程师负责OA系统密钥的管理，并负责技术支持和服务。（系统管理员对密钥的管理就是制作、分发、参数设置）

第二十九条 申领密钥的单位或个人应向刘海燕总监提出书面申请，说明申领密钥的理由和准备使用的人员资料。

第三十条 综合管理部对密钥申请进行审查同意后，由信息中心负责制作密钥，同时办理登记领用手续。

第三十一条 密钥制作完成后，信息中心应向申请使用人员发出密钥领取通知，由申请单位或个人指派专人领取。

第三十二条 使用单位或个人应妥善保管和使用密钥，不得擅自 7 转借他人使用，确保密钥的安全，违者自负相关法律责任。

第三十三条 密钥使用人因故变动的，应报信息中心备案。新接任人员应及时修改密码，密码字符必须在6位以上，并且须数字与字符混合使用。

第三十四条 密钥应按机要设备妥善保管，密钥遗失的，应立即报告信息中心中止该使用人的使用权限，并由所在单位查明原因,视情况及时做出处理。需重新申领的,按照申领程序重新申请更换。因使用人员自身原因导致密码丢失，并造成损失的，按照有关规定追究其责任。

第七章

电子公文的发送与接受

第三十五条 在系统中流转的电子公文，其文种、格式、内容等的审核把关由发文单位负责。

第三十六条 公文带有不方便进行电子化处理的附件（如物品等）的，可按纸质公文交换的方式进行交换。公文正文仍以电子公文形式交换。

第三十七条 电子公文的制发由电子公文制作、盖章、发送三个环节组成，由一个或多个工作人员完成。

第三十八条 发送电子公文时，应选择公文的主送、抄送机关，并设臵允许收文机关打印的权限。

第三十九条 系统完成发送公文操作的时间为电子公文的发送时间。

第四十条 使用单位应按时接收电子公文。

第四十一条 接收电子公文时，应认真核对，确认无误后方可进行打印或进入本公司内部系统公文流转，并按常规收文进行登记，否则应予以退回。

第四十二条 打印后的电子公文相当于纸质公文复印件，参照纸质公文的管理办法处理。

第四十三条 首次进行电子公文打印或从系统中读取电子公文进入收文单位办公系统的时间为电子公文的接收时间。

第四十四条 电子公文接收失败的，收文单位应及时向发文单位提出申请，说明原因，请求重发或追加打印份数；因系统故障不能接受的，应及时向信息中心反馈。

第八章 业务管理规则

第四十五条 公司员工应熟练掌握OA系统的操作方法，在使用OA 系统处理办公业务时，应遵守以下规定：

（一）通过OA 系统发布的信息、发起的协同，OA使用人员视同知晓，应及时登录系统获取办公信息，处理相关业务。

（二）公司员工应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。

（三）公司员工应保证OA系统处理办公业务的响应时间。网上公文及协同处理流程涉及到的工作人员处理时间原则上不超过１个工作日。如有出差、请假、培训等特殊原因离开时，须通过代理设臵 功能委托相关人员代为办理。

第四十六条 OA系统公共信息管理实行实名制，不得在OA系统上发布与公司工作无关的公告或调查；不允许在讨论区发布私人事务，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。

第四十七条 OA系统流程模板涵盖范围内的办公流程，涉及的相关单位（部门）应按照系统模板使用说明实行网上办公，流程定制发起的单位（部门）应督促系统模板的使用。

第四十八条 发文管理（单位管理部门发文、会议纪要）

（一）公司各管理部门发文，由各部门职员拟稿，交部门经理（或副经理）审核后，提交行政办公室核稿，由行政办公室根据文件性质和领导工作分工，把文件提交给相关领导签发，领导签发后文件传递给办公室文件管理员，管理员对文件存档，并分发到各相关部门和人员。

（二）会议纪要，由会议指定人员起草，提交会议发起方审核，主管领导签发，会议发起方的文档管理员归档并发布。

第四十九条 文档管理

（一）一般文档管理

各部室文档管理员应对本单位需保存、共享的资料进行分类整理，并归档到本部室“单位文档”对应目录中；并根据查询权限授权其它员工查询或借阅。重要文档需另外备份。

（二）公文文档管理

公文处理的流程完成后，文件自动归档到电子档案库，形成归档 文件，档案管理员要对文件进行登记、分类、立卷等工作并形成档案，供全体人员查询或借阅。单位人员查阅公文内容需要在办公系统中提出申请，由档案管理人员授权后查阅。

（三）注意事项

各个部门的相关文件必须分类上传到部门文档中，在每个部门文档下可以新建文档夹以便使用。同时每个部门的单位文档必须对公司领导公开，以便领导的查看。对于个人文档，不允许上传与工作无关的文件，如歌曲、短片、MTV等。

第五十条 日常办公

（一）请假等管理

单位人员请休病假或事假，须经协同系统传递填写请假单，并根据情况提交给本部门领导或直接交给公司领导审核，同时知会人事部门。

（二）协同办公管理

单位人员需要传递文件，须用协同工作与部门内部或其他部门人员、部门领导或公司领导进行日常的文件的交流和消息沟通。

（三）会议管理

会议的召开统一提前由会议发起人在OA上进行会议召开通知，其他人员收到通知后必须及时进行处理，说明是否参加会议。

（四）公告管理

由办公室起草公告通知等信息，交部门领导审核或直接交领导审核后在办公OA系统上直接发布。第五十一条 与领导的沟通方式

有任何建议和意见需要向领导汇报时，一方面可以通过协同单独与领导沟通，另一方面也可以通过公共信息——讨论——领导信箱进行发送。

模版应用

对现有的模版进行双轨运行，对该类模版的流程进行评析，以便优化，并欢迎提出更多合理的需求。公共模版必须通过OA上实现。

关联人员、关联项目。

每个人须将与自己联系较多的同事配臵为关联人员，其中必须将自己的上级和公司领导配臵为上级人员，以便查看。营销和工程人员，对于自己负责的项目必须在OA上进行新建项目的操作，主管领导设臵为自己的上级和公司领导，方便领导查看。

第九章

第五十二条

安全保障

1、OA系统的推广应用由集团人力资源部进行检查考核，对长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据；网上办公数据不准确。其处罚见第十一章。

2、侦测、盗用他人账号和密码，刺探网络配臵、服务器配臵和数据库信息，遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，其处罚见第十一章。

3、违反保密规定，造成失密泄密的，按《保密法》有关规定进行处理。

第五十三条 联入系统的计算机，应安装杀毒软件。使用外来磁盘应检测，以防病毒入侵。

第五十四条 系统管理员应定期检查、维护计算机网络，发现问题应及时排除，无法排除的，应立即与信息中心联系，确保系统正常运行；不得乱设、私设系统的使用人员。

文档管理员应对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，不得将涉密信息、带病毒文档录入系统。

第五十五条 使用系统时，所有涉密信息不得在该系统内发布，也不得存储在与该系统相连的计算机中。

第五十六条 应加强计算机及网络安全保密知识教育，遵守保密纪律与保密规定。

不得利用电子系统从事危害国家安全、泄露国家秘密的违法犯罪活动；不得复制和传播妨碍社会治安或淫秽色情信息，一经发现将提交公安机关追究其刑事责任。

第五十七条 系统出现异常，造成数据存储不完整、软件故障、数据丢失，影响系统完整运行的，应由部门系统管理员负责维护。因技术因素导致系统不能正常工作的，应及时向信息中心反馈。

第五十八条 信息传输工作应严格执行各项管理制度，遵循统一的技术规范。接收的信息，应按照时限要求办理；发送的重要信息应经本单位负责人审批。

第五十九条 使用人员应严格执行有关操作规程。对不遵守规程、影响信息传输工作正常运行的网络成员单位，予以通报批评；造成事故的，应追究有关人员和相关领导的责任。

第六十条 密级文件不进入系统，按照现有公文流转方式处理；电子文件严格按发文范围发送，发文范围的审批仍按各单位公文管理有关规定执行。

第十章 应急处理

第六十一条 系统出现故障，导致电子公文与信息无法在系统中进行正常交换的，应及时通知信息中心。由信息中心尽快组织有关单位查明原因，排除故障，并在24小时内做出响应。

若24小时内仍未排除故障，造成系统不能正常运行的，由信息中心提出解决办法，同时报告集团相关领导，并以纸质文件的方式通知使用单位，保障公文与信息交换工作的正常运行。

第六十二条 系统运行中遇到的问题，应及时向信息中心反馈。

第十一章

罚

则

第六十三条 协同办公是非常严肃的事情，对处理延误造成工作积压的1—3次/月罚款50元，4—6次/月100元（延误是指以系统的记录时间计超过24小时仍未处理待办事宜），其他次数依次类推。第六十四条 OA系统的推广应用由集团人力资源部进行检查考核，对长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据；网上办公数据不准确，对工作造成不良影响的，视状况处以50---200元罚款。第六十五条 侦测、盗用他人账号和密码，刺探网络配臵、服务器配臵和数据库信息，造成OA系统运行中断的，罚款100元。第六十六条 遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，造成公司损失的，罚款100元。

第六十七条 侦测、盗用他人电子印章及手写签名者，将罚款50—200元。严重者将移交公安机关进行处理

第六十八条

盗用他人密钥，将罚款50—200元。严重的将移交公安机关进行处理。

第六十九条 违反OA运行制度上的其他规章条理的处罚将另行规定。所有员工使用OA情况将纳入集团考核范围

第七十条

对于个人文档，不允许上传与工作无关的文件，如歌曲、短片、MTV等，违者将罚款50元。

第十二章

附

则

第七十一条 本办法由信息中心负责解释。第七十二条 本办法自发布之日起实施并生效。

篇2：国际集团OA办公自动化管理办法

各部门、分公司：

为提高办公效率，实现行政管理的规范化、流程化、科学化，我公司拟推行OA办公系统，经过对通达软件、金蝶软件及致远协创软件三家OA产品的功能、后期使用及价格等方面的综合比较，最终选定通达OA2013完美版作为我公司的办公自动化系统进行实施。现将有关事项通知如下：

一、目的：实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和降低管理成本。

二、范围：公司总部所有职能部门，分公司及终端店铺。

三、软件公司将在前期召集各职能部门进行系统培训，而后提供详细的OA办公系统试运行方案，同时提供书面的用户手册（纸质或电子版），以确保试运行工作有计划、有步骤地进行。各部门及分公司严格按照软件公司提供的试运行方案，结合自身工作实际，对软件展开使用。最终达到全面提升公司综合管理水平，进一步为提高工作效率。

篇3：国际集团OA办公自动化管理办法

2013年4月2日, 在北京中国国际展览中心 (静安庄) 和第二十届国际广告新媒体、新技术、新设备、新材料展示交易会合作同期举办OA'2013年主题为MOHO (移动办公、居家办公) 的国际学术研讨会。大会有中国科学技术协会原党组书记高潮先生, 工程院周立伟院士、张中华院士、中国电子商务协会领导人, 智能交通张国伍教授等出席和致辞。

大会由办公自动化杂志社编委会吴克忠主任做了“新技术推动发展”报告;办公自动化学会吕志良常务理事做了“再谈云计算向我们走来”报告;国网信息公司赵子岩博士做了“大数据在电力行业应用现状和发展前景”报告, 永中软件汪洋副总做了“移动办公软件”报告。北京信息职业技术学院和枫副院长做了“校企合作创新人才培养模式”报告, 原国土资源部寇有观研究员做了“建设生态文明, 规划美丽城乡”报告;艾塔斯科技张志副总经理做了“国产彩色LED打印支持绿色办公”报告;及大视界实业公司刘朝辉董事长和吴志忠教授对国产自主研发的高清微投影的介绍和大会现场实况演示等内容, 本届大会出席代表约400多人, 大会非常成功。

篇4：国际集团OA办公自动化管理办法

关键词：办公自动化； 医院

中图分类号：TP311文献标识码：A文章编号：1009-3044(2007)12-21603-01

The Hospital Automation Administration of Office System (OA) Develops the Application

LUO Keng-mei

(Shantou University Medical College Second Affiliated Hospital,Shantou 515041,China)

Abstract:Along with the medical service organizational reform, along with the hospital work staff the daily popularization which uses for the computer, as well as the hospital modern management request, needs to enhance our hospital work the whole working efficiency. Using the network communication foundation and the advanced computer technology, construct set of securities, is reliable, open, the highly effective information network and the office automation, the information management electron system, may provide modernized for the hospital administration department the daily work condition and the rich comprehensive information service, realizes the daily work business to process the automation, enhances the office efficiency and the management level, realizes the hospital administration various departments daily office work standardization, the electron, the standardization, enhancement file department file the and so on copy clerk file, dossier, science and technology file, financial file manageability, realizes the information on-line inquiry, borrows. Finally realizes "the non- paper" work

Key words:word office automation;hospital

1 前言

所謂办公自动化，其实就是文件的制作、修改、传递、签定、保存、销毁、存档的过程。那么随着文件的这一流程，产生了各种各样的设备。随着技术的发展，计算机网络技术的进步，办公自动化网络的建设也得到了大力推广。

传统的办公模式主要以纸介质为主，在信息革命的浪潮中，显然已经远远不能满足高效率、快节奏的现代工作和生活的需要。如何实现信息处理的自动化和办公的无纸化逐步得到了人们的重视。

传统的办公模式

随着计算机网络技术的迅猛发展，为信息的交流和共享，团队的协同运作提供了技术的保证，同时也预示着网络化办公时代已经到来。传统的办公自动化系统和大型MIS系统在处理单位管理流程中大多采用单位业务流程重组（BKR），其核心思想就是要先优化单位业务管理流程，再根据优化后的流程建设单位信息系统。这样不仅在系统建设中工作量巨大，同时面临来自单位内部重重的阻碍。

而本解决方案的核心思想是：前期系统建设中不牵涉本院内部业务流程重组，只是协助医院通过方便的流程自定义等功能进行流程电子化，以及不断根据实际需求去改变电子化流程。在这个基础上，根据本院办公的特点和特性，开发出了B/S模式的在线协同办公系统。

2 系统模块

包括资源管理、公告板、电子公文、人事薪资、医院制度、业务资料、公用信息、个人办公室、系统管理九大部分；涵盖了本院日常办公中各主要的环节。主要实现电子公文的流转，以及相关办公事务的管理。

3 系统技术特点

(1)强大的流程自定义工具，方便电子化企业现有管理流程；

(2)根据运作情况可灵活修改流程；

(3)建立医院员工信息管理平台，内部日程安排、办事指南、通讯名录方便行政工作人员办公；

(4)建立院内部经济、方便、快捷的电子邮件通讯平台；

(5)实现院内动态信息的及时反馈、收集、指导生产活动的良性循环，加强协同办公；

(6)实现科技情报、资料的有效管理。

(7)建立院内部资源管理平台，有效利用企业各种资源。

(8)促进文化的建设，加强医院的凝聚力。

(9)建立内部电子档案管理中心，加强医院人事档案的利用。

(10)实现院内文书、办公设置的有效管理；

(11)项目进展、行政管理事物的督办查办；

(12)建立网上培训基地，使医院职工能不断学习新知识；

(13)通过提高医院的管理水平、改革原有的管理模式和方法，从而间接产生经济效益；

(14)提高办公自动化效率，为实施体制改革、增加效益奠定基础。

4 系统功能说明

(1)个人办公室：可浏览和查询个人工作状况，提醒处理个人工作事务，日程安排，任务管理等。

(2)电子公文：发布、浏览并处理相关的公文。

(3)单位公告：管理层可向所有工作人员发布公告信息，并且在每个工作人员界面出现提示。

(4)文件管理：对单位和工作人员的共享软件进行同一的管理。

(5)政策法规库：发布、浏览单位相关的法律法规文件。

(6)单位通讯录：详细列举单位工作人员的具体通讯信息。

(7)公共服务区：对单位日常的办公服务设施进行管理，如车辆、会议室、值班、公务活动等。设有内部BBS论坛和聊天室，大家可以在此畅所欲言，方便了员工之间的交流和信息的传递。

(8)系统管理：设置系统权限、各栏目的管理、更改使用密码，并可获得使用相关帮助。

(9)事务提醒：当与用户有关的公告、任务、安排等信息产生时，系统自动弹出提醒窗口，进行提醒。

5 系统开发平台选择

目前有三种方式建设办公自动化系统： 采用IBM LOTUS NOTES作为软件平台，利用NOTES强大的邮件功能实现办公自动化的功能。缺点是在客户端必须采用自己的平台，如果要求采用IE的话，就会稍稍让开发者为难，但NOTES 5的技术资料上以及实际开发上基本上已经解决了这个问题。

采用Microsoft Exchange Server作为软件平台，客户端可以直接采用Outlook、IE4。 第三种办法就是采用数据库的方式，直接传递信息。

NOTES和Exchange的编程方便，流程定义易于实现，用户界面友好。

但是两者的数据存储均采用一个大的文档数据库，如果要求把办公自动化中某些数据提取出来并保存到档案管理系统中时，就会让众多的软件开发商止步。

根据我院现有的实际情况，加上目前已建成的局域网资源，采用数据库方式建立办公自动化系统，不仅数据随时可以和其他业务系统相关联，并且易于管理。采用数据库方式还可以方便的和其他模块结合起来，建设企业内部信息平台。

B/S模式（浏览器/服务器）随着Internet的发展，已经成为了企业信息系统建设的首选。B/S模式使用方便，客户端统一采用浏览器，不限制客户平台，可以方便的和其他业务系统连接。同时采用COM+技术，在编码过程中对数据访问进行了优化，保证了数据访问的效率、数据的安全，数据的承载能力和并发处理能力。

系统分为三层架构：

用户层（界面层Forms）--应用层（COM执行层）--数据层（存储层Storage）我们用一台服务器来实现所有的功能，也可以分为WEB服務器和DataBase数据服务器，这样就可以减轻服务器的负担，提高了执行效率，图示如下：

数据库连接一直是威胁到安全的问题，那么在开发的通用数据库连接组件采用资源池算法来处理并发事件，提高运行效率和保证安全性。也就是说在执行应用层DLL是他其实是去调用数据库连接的DLL的数据，而连接数据库的所有参数和连接口令都是封装在一个DLL组件里的，这样不但保证了运行的稳定性和执行效率，还保证安全性，以免数据库连接口令丢失造成损失。

由于采用的数据库为MS SQL Server，所以会利用SQL自身的存储过程技术(Store Procedure)，该技术能极大的提高存储和读取数据的速度和效率，另外还能大大降低数据入库是可能出现的以外错误，可以说采用存储过程来存储数据是高效可行的。因为SQL存储技术本身可以在过程里调用COM组件，所以采用这种更专业的技术又进一步的提高了数据存储效率。

6 系统开发配置

服务器：

Microsoft Windows 2000操作系统

Microsoft SQL Server 2000(中文版)

(1)Windows 2000 Server

Windows 2000 Server是一个开放的的系统，具备强大的管理功能及很高的性能，稳定、可靠、扩充、可移植。采用TCP/IP网络协议，结合网络管理、防火墙及虚拟专网等现代网络核心技术，建立安全、稳固的开放网络应用平台，能够连接数千乃至数万用户的网络系统。

(2)SQL Server 2000

采用分布式处理结构和先进的数据库管理系统，与Internet有机地结合，同时具有各种分析、预测等辅助决策功能。

篇5：OA办公自动化系统运行管理办法

内蒙古兰太实业股份有限公司企业标准

Q/LT 201505—201

1代替 Q/

OA办公自动化系统

运行管理办法

201111发布 201111实施

内蒙古兰太实业股份有限公司发布

OA办公自动化系统

运行管理办法目的中盐吉兰泰盐化集团及各所属单位协同办公自动化系统（以下简称OA系统）是通过信息化手段实现工作实时管理，提升单位内部及单位之间协同工作效率，系统推进管理制度化、标准化和规范化的管理软件。为保障OA系统正常、规范、稳定运行，保障各类文件和信息快捷传递、查阅，提高工作效率，根据实际，制定本办法。适用范围

本办法适用于可登录OA系统的中盐吉兰泰盐化集团、兰太公司各部室、分公司、子公司。工作流程及职责

3.1 用户帐号注册

各单位用户帐号统一报兰太企管中心设置。

3.2 个人表单流程设置

3.2.1 按照现行管理要求，兰太企管中心将部分管理流程制作成表单流程。

3.2.2 员工带薪休假须填写带薪休假表单流程，提交本单位负责人审批，人力资源中心审核备案。

3.2.3 目标卡、双向沟通卡、月度目标卡、业绩考核得分表等的填写，须按时通过OA系统表单流程提交直接上级审定。

3.2.4 各单位人员提交计算机耗材、办公用品计划、合同审批、档案借阅等应通过OA系统表单流程进行审批。

3.3 公文流程设置

3.3.1 发文流程

3.3.1.1 公司内部发文模板、电子印章、套红模板和发文流程等由各单位提交兰太企管中心制作，各单位使用。

3.3.1.2 各单位发布公文时，由拟稿人员按发文模板拟稿，按已设置的流程提交单位负责人核稿、总经理办公室主任审稿、公司分管领导签发（会签）、总经理办公室文档管理人员套红盖章封发。拟稿部门的公文收发员按照主送、抄送范围发送传阅，分类归档。

3.3.2 收文流程

3.3.2.1 公司内部各单位收文，由单位公文收发人员签收登记，调取文件传阅单，建立传阅流程提交单位负责人批示后，公文收发人员按批示意见转具体承办人传阅、办理后归档。

3.3.2.2 公司外来文件，由总经理办公室扫描后进入OA收文登记，调取文件阅处单，建立传阅流程提交总经理办公室负责人拟办、公司领导批示，收文员办理，按领导批示意见传相关部门承办，然分类后归档。

3.3.3 归档公文借阅流程

3.3.3.1 归档公文可供全体人员借阅。借阅时需调用档案借阅模板，按流程审批后方可借阅。

3.3.3.2 档案借阅流程：本人填写《档案借阅单》，经单位负责人签字确认后，总经理办公室负责人批准，由总经理办公室文档管理人员办理借阅。

3.4 新闻发布流程

3.4.1 新闻的发布范围是全体OA系统用户。

3.4.2 各单位应指定新闻发布人，报兰太企管中心备案后进行设置。

3.4.3 新闻发布人起草新闻后，应提交本单位负责人审核后方可发布。

3.5 公告发布流程

3.5.1 对于需要在指定范围内发布的时效性强的告知性文件和通知，可采用公告形式进行发布。

3.5.2 各单位须指定公告发布人，报兰太企管中心备案后进行设置。

3.5.3 各单位公告发布人起草公告后，须提交本单位领导审核后方可发布。

3.6 文档管理授权

3.6.1 OA系统的单位文档管理员由兰太企业管理中心指定系统管理员担任。

3.6.2 各单位指定一名文档管理员，由系统管理员按单位划分文档，分别授权给各单位的文档管理员，由各单位的文档管理员再划分下一级目录，再分别授权给相关部门的职能人员，指定相关职能人员负责发布各类信息。系统管理要求

4.1 用户帐号信息管理

4.1.1 各单位用户注册、注销、岗位信息变动、权限调整，须及时发送协同通知兰太企管中心做出相应调整。

4.1.2 用户需及时更新完善个人信息，包括办公室电话、手机号码、邮箱地址等信息，确保OA上的员工通讯录保持最新状态（完善个人信息方法：OA界面上端的菜单栏―个人设置―个人信息设置）。

4.2 协同管理

4.2.1 待办事项管理：待办事项增多，造成系统运行速度减慢。为保证系统高效运作，各用户需及时处理提交待办事项，待办事项一周内必须提交处理。（操作步骤：双击待办事项，点击处理，点击继续并提交。）

4.2.2 已办事项、已发事项管理：为节省服务器空间，所有用户必须对已办事项和已发事项于每月15日前进行定期删除清理。对于需保存的事项附件应另存到本地计算机硬盘后，再将协同事项删除；无需保存的事项应及时删除。（删除方法：已发事项、已办事项中不需要保存的流程打勾，点删除。）

4.2.3 各用户已经归档到个人文档的事项必须删除，不得在OA个人文档中上传保存个人文档资料，不得把OA当作个人网盘使用。

4.3 目标卡归档

各单位指定人员对本单位目标卡进行归档。

4.4 公文归档

4.4.1 各单位电子公文要求每月30日进行分类归档。

4.4.2 总经理办公室要把所有公文打印一份纸质文件归档，电子公文每月30日整理归档一次，年底刻录成光盘，存入档案室。

4.5 新闻发布要求

4.5.1 新闻格式要求：标题为宋体三号，正文为宋体小四号，上传图片清晰、美观，字节数控制在300K以内。（为便于排版，新闻正文可以提前在word里编辑好，进行复制，再用Ctrl+V快捷键粘贴到新闻发布栏，图片提前用QQ截图软件进行裁剪压缩，另存在桌面备用，再插入到新闻发布栏，发布前请先预览，版面合适后再正式发布。）

4.5.2 各单位必须严格按照新闻格式要求发布。凡不符合新闻格式要求发布的新闻，系统管理员有权从后台删除。

4.5.3 所有新闻由兰太企管中心每三个月从后台清理删除一次。

4.6 公告发布要求

4.6.1 公告必须指定发布范围，禁止直接选全单位发布。

4.6.2 公告格式要求：标题为宋体三号，正文为宋体小四号。（为便于排版，公告正文可以提前在word里编辑好，进行复制，再用Ctrl+V快捷键粘贴到公告发布栏，发布前请先预览，版面合适后再正式发布。）

4.6.3 各单位必须按照公告格式要求发布。凡不按格式要求发布的公告，系统管理员将从后台删除。

4.6.4 所有公告由兰太企管中心每三个月从后台清理删除一次。

4.7 讨论管理

4.7.1 讨论是员工畅所欲言的空间，应保证讨论话题活泼健康，体现企业员工积极向上的风采风貌。

4.7.2 禁止发布不良言论和与企业、工作无关的言论。否则系统管理员有权从后台删除。

4.7.3 所有讨论由兰太企管中心每三个月从后台清理删除一次。

4.8 系统日常维护

兰太企业管理中心负责OA系统的日常维护，定期对OA整个系统数据进行备份，建立数据备份档案，详细记录数据备份的时间、内容，在系统发生问题时恢复数据，并定期对网络系统进行杀毒，建立防火墙，防止黑客入侵，确保系统安全。

4.9 安全及保密管理

4.9.1 OA系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。用户名是每位用户的唯一标识，个人密码是安全的保证。OA系统提供了用户更改密码的功能，用户应自行更改密码，不得泄露给他人，防止他人盗用。

4.9.2 任何人员不得盗用他人帐号和密码登陆OA窃密，也不得盗用他人帐号和密码登陆OA发表不良言论。

4.9.3 各单位指定的信息发布人员必须按要求发布信息，对所发布信息确保内容完整准确，安全无病毒，并对所发布的信息进行严格授权，确保信息不泄密。

4.9.4 凡涉密内容未经单位负责人许可不得在OA上发布。OA系统中的信息未经单位负责人批准不得由外部人员查看，不得下载受控信息。如发生泄密的情况，将追究相关人员责任。

4.10 登陆管理

4.10.1 OA系统同步在线人数为500人，每位用户处理完工作后应立即下线，以保障其他用户顺利登陆。

4.10.2 为保障用户都能顺利登陆正常工作，严禁用户自行安装A6精灵，已经安装A6精灵的用户必须卸载。检查考核

OA服务器存储空间有限，为确保OA系统稳定运行，OA系统运行列入基础管理考核内容之一。各单位要按照本办法要求定期组织检查考核，重点检查用户待办事项、已办事项和已发事项是否及时清理、公告和新闻发布是否规范，上传图片是否符合要求等。其中各部室由负责人负责，各单位由综合管理部负责进行检查考核，考核结果纳入各单位基础管理考核内容。兰太企管中心定期对各单位OA系统使用情况进行监督考核。附则

6.1 本办法由兰太企业管理中心归口和起草。

6.2 本办法自发布之日起执行。

篇6：国际集团OA办公自动化管理办法

第一章总则

第一条公司办公自动化系统（以下简称OA系统），是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。实现网上办公和信息资源共享的办公自动化系统。

第二条为了加强对公司OA系统的管理，提高工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，根据公司的实际，制定本制度。

第二章

计算机管理

第三条

计算机是指公司给员工配置办公用计算机，包括台式机、笔记本及移动平板电脑。不得将计算机或打印机外设私自交换或带离指定使用部位。严禁私自将个人电脑或外部人员电脑接入公司网络。

第四条

计算机须爱护使用，分类存放文件，定期杀毒，不得安装与工作无关的软件，严禁安装PPTV、PPS等在线视频软件，下班后及时切断电源。出现故障及时填写IT协作申请表申请维护。

第五条

计算机须设置密码，长时间离开电脑要保存正在处理的文件并锁定电脑，重要文件须定期整理备份。

第六条

传递电子文件须使用OA系统电子邮件发送，严禁使用QQ等软件发送文件(必须与政府有关部门联系除外)。在OA系统上发送带有公司秘密的文件，须压设置密码后发送，口头传递密码。

第三章OA的使用

第七条

上班后及时登录OA系统电脑端，并检查需办理的流程，查看邮件、公告通知及日程安排，并保持OA系统处于在线状态，确保信息通畅。

第八条主要工作流程和流程表单须在OA上流转，严禁线下流转。财务流程须线上流程审批和线下纸质版审核同步进行。

第九条

接到工作流程须在24小时内办结完毕，对于暂时不办理的流程须挂起，否则将会计入超时流程。

第十条

流程表单认真填写必填字段，认真检查上传的附件方可转交下一步，下一步未接受可收回再修改。审批、审核过程中发现问题可退回到问题步骤。如需终止或者删除错误流程，须退回到申请人步骤后通知本公司管理员处理，严禁删除在审批过程中的流程。

第十一条

下班前养成办结当日待办流程的习惯，并在及时书写当日工作日志。

第十二条

外出或者出差培训时，使用手机登录OA系统处理重要流程。外出时间较长的流程须委托给部门其他人员办理，不得出现人员外出造成主办流程无法流转的情况出现。

第十三条

OA登录密码须每三个月更换一次，严禁使用空密码。在非自己专用电脑上不得点选记住密码。

第十四条本部会议室申请须在OA行政办公下会议室申请里申请：大型（超过三十人）会议和学习须提前三个工作日，中型（超过十人不到三十人的）会议和学习须提前一天申请，小型会议和学习须提前一小时申请，非工作日使用会议室须向综合办公室单独申请。申请成功后须在会议开始前一小时到综合办领取钥匙，自行组织会议，如须使用会议室器材告知会议室管理员负责器材准备调试工作。会议结束后设备桌椅及时归位，归还钥匙。

第十五条办公用品申领（仅限国投本部）须在OA系统行政办公下办公用品申领：每月15日和25日申请，申请通过后到办公用品管理员处领取，如果申请数量超过库存，须填写OA上使用《办公用品采购申请单》申请购买。

第十六条通知公告须使用行政办公下公告通知管理发布公告通知，每个部门和子公司应确定专人负责发布本部门、子公司的公告通知，严禁超范围发布公告通知，通知公告内容须写明公告通知正文，公告通知的文件及附件作为附件形式上传。

第十七条小范围的重要事项通知、商洽和督办以及文件发送等不需要发布公告通知的，须使用电子邮件功能，严禁使用微讯或者群组消息商谈督办工作和传输文件。收到邮件须及时回复接收状态，并及时办理。

第十八条严禁利用OA系统的邮件等功能做与工作无关的事情包括下载游戏和视频、在线视频、在线淘宝等等。严禁在OA系统上流转保密文件。

第四章OA系统用户的开通和注销

第十九条由各公司人力资源部负责新增员工资料的审核，并把须要开通的人员名单、基本信息和使用权限，交由本公司管理员办理开通，开通后由人力资源部及时完善人员其他信息。

第二十条由人力资源部提供须注销OA系统的人员名单，由本公司管理员及时办理注销，注销需检查是否有未完成的流程表单，将其主办的流程及时分配其他人员。

第五章系统流程功能管理

第二十一条

各部门按照职能管理相应的流程表单、知识管理下公共文件柜相应资料文件夹以及相应的功能模块管理。

第二十二条

如需修改、增加流程表单，须下载公共文件柜中OA资料文件下工作流程确认单，按模板制作修改后或新增的表单，部门领导及分管领导签字确认后交由管理员制作流程表单。

第二十三条

需要删除流程须流程管理部门领导、分管领导及总经理签字同意后方可删除。

第六章

管理员职责

第二十四条

管理员须做好新入职员工的计算机培训及OA系统使用培训工作。

第二十五条

管理员须维护好本公司流程表单，及时处理OA使用过程中的问题，优化处理表单流程。

第二十六条每周五由本公司管理员统计超时及工作日志书写情况，督促工作日志书写和限时办理流程，并将结果反馈给各部门负责人，作为绩效考核重要依据。

第六章处罚规定

第二十八条

确保OA系统流畅，严禁上班时间使用办公网络做与工作无关的事项，例如在线视频、音频、游戏和购物等行为。每周将对在公司本部各部门及子公司进行流量行为监控，有以下行为将予以通报批评，并将结果交由人力资源部扣除5分，连续发现翻倍：

（一）WEB流媒体和P2P流媒体一周之和超过500MB或超过本周个人总流量的10%的；

（二）游戏行为的；

（三）非工作需要访问购物网站的；

（四）P2P周个人下载量超过5GB的；

（四）其他国家法律法规禁止的上网行为，情节严重的一经发现将上报公安机关处理；

第七章附则

第二十九条

由公司综合办公室负责解释。

第三十条

本办法自发布之日起施行

—

END

篇7：公司OA办公自动化系统管理制度

一、总则

1、了提高公司工作效率，保障信息传递畅通，根据公司的实际，制定本制度。

2、公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是以OFFICE ANYWHERE网络智能办公系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。OA系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。

3、为了加强对公司OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，根据《国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见》、《国家机关公文处理实施细则》、《中华人民共和国保密工作规定》等有关规定，结合公司实际，制定本制度。

二、组织职责

OA系统的运行中，公司各部门各负其责，协同配合。职责如下：

1、公司办公室是公司办公自动化OA系统的归口管理部门。主要职责为：（1）、负责制定OA系统规章制度；

（2）、负责OA系统本部门工作流程设计、修改；（3）、负责OA系统各职能部室工作流程设计的审核；（4）、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限；（5）、负责监控、检查工作流程的工作流转；

（6）、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；（7）、协助其他部门组织操作培训；

（8）、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督；（9）、负责对系统内的保密设置进行定期检查；

（10）、负责对系统内的信息按照公司保密要求进行定期检查、监督；（11）、负责OA系统的数据备份；

（12）、负责公司领导的培训和技术指导工作；

（13）、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；（14）、负责系统用户注册、注销等管理；（15）、负责文件柜功能模块。

3、人力资源部负责为OA办公系统提供现行的组织机构设置，提供OA办公系统中用户的流动信息。主要职责为：

（1）、负责现有用户、新增用户、变更用户或注销用户的审核并报总经理工作部；（2）、负责用户离职的OA系统操作。

4、其他部门主要职责为：

（1）、负责制定本部门OA系统相应管理制度；

（3）、负责本部门参与人员权限变更时，及时提供给公司人力资源部申请调整；（4）、负责根据本部门工作需要，提出优化需求。

三、登陆规范

1、系统所有用户至少在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次。收到工作流、邮件和信息应在一个工作日内处理完毕，以保证工作流正常流转、邮件和信息的及时传送，最好能长期登陆进OA办公，如有违反按照《员工日常工作考评办法》处理。

2、系统用户必须建立个人密钥，填写个人信息，保护好个人登陆密码，并定期更换。多人共用一台计算机，如暂停OA办公需及时注销OA系统，以免他人介入工作环境。

3、登陆OA系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或无意打开OA系统获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。

4、所有用户操作均默认为本人操作，所有后果有用户账户所有人承担。

四、安全保密

1、所有用户应严格遵守《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》 有关规定。

2、为了保证各单位的网络畅通，严禁使用BT、电骡、电驴、迅雷、pplive、PPS、爱奇艺、腾讯视频、百度视频、搜狐视频、快播等占用网络带宽的软件，严禁在线观看与工作无关的网络视频；严禁对网络软件和硬件进行非法操作。系统用户必须安装杀毒软件或防护软件，拒装者取消其上网资格（包括个人笔记本电脑）。

3、OA系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

4、OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。

5、任何人不得让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不许下载受控的内容；

6、发生泄密的情况，将按《员工手册》及保密规定的内容追究相关人员责任。

五、网络维护

为确保网络的正常运行，全体员工都有对OA系统维护的义务；

1、公司OA管理员是公司OA系统栏目，版面变更唯一的指定人；

2、禁止在OA系统上传带有病毒的文件、图片等；

3、未经许可，不得私自改变OA系统的桌面内容；

4、不得对网络运行进行人为设限。

六、应急措施

应急措施是保证、文件信息、资料不丢失的有效措施。

1、对公司制度、报告、考核、档案等有价值的内容、信息，在发布的同时，发布人还应进行备份，以避免信息丢失；

2、需要进行归档管理的资料由总经理工作部进行备份；

3、总经理工作部对OA系统要及时进行维护管理，防止发生系统失效，每周进行一次系统清理，每周进行一次数据备份，每月进行一次系统级停机备份。

七、其它要求

1、鼓励全体员工 对OA系统的维护管理提出建议；

2、在工作时间内不得上网聊天，玩游戏，观看与OA无关的网站，避免影响正常的工作；凡是违反此规定的，按照《员工日常工作考评办法》处理；

3、发生急办或重大信息，除在OA上发布外，还应及时采用其它通讯方式进行沟通，传递。

八、附则

1、为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理制度，违反者应承担相应责任并接受公司考核制度的处罚。

2、本制度未尽事宜按法律法规和公司有关规定执行。

篇8：国际集团OA办公自动化管理办法

办公自动化 (Office Automation, 简称OA) 是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。通过实现办公自动化, 可以充分有效地利用信息资源, 优化管理组织结构, 调整管理体制, 在提高生产效率、工作效率和工作质量的基础上, 增加协同办公能力, 促进办公活动规范化和制度化, 最终实现提高决策效能的目的。

2 项目背景及技术选择

2.1 项目实施背景

近些年来, 得益于煤炭行业“黄金十年”的有利条件, 永煤集团的规模和效益得到了飞速发展, 逐步发展成为集煤炭、化工、有色金属、装备制造、物流贸易、建筑矿建、现代服务业等产业相关多元发展的特大型能源企业集团。伴随着规模的扩大, 区域跨度大、员工分散的管理问题日益突出, 迫切需要利用现代计算机网络技术建设一套办公管理系统, 打破区域限制, 加强企业内部交流, 快速便捷地传递企业相关决策, 提升企业的执行力, 促进企业又好又快发展。

2.2 Lotus Domino平台概述

Lotus是美国莲花软件公司的名称, Lotus旗下有一系列软件, Lotus Domino平台是Lotus系列软件中的一种, 主要用于开发邮件系统及办公自动化系统。

Lotus Domino主要有Lotus Notes客户端、Lotus Domino服务器端、Lotus Domino Administrator管理端、Lotus Domino Designer开发端和iNotes五部分构成。

2.3 结构选择

办公自动化系统采用何种层次结构设计是一个十分关键的问题, 关系到用户访问OA办公系统的方式, 可供选择的主要有C/S和B/S两种结构。C/S结构, 即客户端/服务器结构。主要由客户应用程序 (Client) 、服务器管理程序 (Server) 和中间件 (middleware) 3个部件组成。如果使用C/S模式, 安全性高, 但是需要在每个用户端安装客户端软件;B/S结构, 即浏览器/服务器结构, WEB浏览器是客户端最主要的应用软件。与C/S结构相比, 使用B/S结构, 在使用方式上更加灵活, 简化了安装客户端的步骤, 在一定程度上也简化了系统的开发和维护, 但是安全性不如C/S结构。对于永煤集团来说, 由于固定的办公用户大多使用集团内部局域网络访问OA系统, 内部局域网本身就已经具备较高的安全防范能力, 因此采用B/S结构较为适用。另一部分手机用户, 由于授权数量较少, 且要通过公网访问系统, 适用较为安全可靠的C/S结构较为合适。

根据以上考虑, 我们选择了采用Lotus Domino作为平台, B/S和C/S客户端相结合的永煤集团OA办公系统开发模式。

3 永煤集团OA办公自动化的设计

3.1 系统建设目标

针对永煤集团规模大、地域辐射广的特点, 将计算机网络和移动运营网便捷、快速的特点与Lotus Domino/Notes的多应用性、高稳定性、高安全性相结合, 研发出一套适用于永煤集团管理机制的办公自动化软件。

3.2 设计思想

利用Lotus Domino/Notes诸如电子邮件、工作审核审批流程、文档管理、Web技术和严格的安全机制等功能, 使各部门 (单位) 、各用户在协同的工作环境中, 能够及时准确的利用公告、邮件和公文管理等功能, 实现信息的及时交流和共享。

3.3 系统架构

根据永煤集团的需求和实际情况, 永煤集团OA办公自动化系统的系统构架大体分为四个部分, 即:数据层、应用层、移动层、用户层。数据层负责办公自动化系统的数据存储、管理和对接的功能;应用层负责数据的分析、处理和响应的功能;移动层主要负责将办公自动化系统中的相关内容和处理方式转换为手机处理模式;用户层负责人机交互的功能。

4 系统功能设计

根据永煤集团的日常管理流程, 结合Lotus Domino平台的多应用功能, 永煤集团办公自动化系统主要由五个较大的功能模块组成。

4.1 公告栏

公告栏主要用于发布永煤集团的各项通知、公告等公共信息。管理员给各单位文书发放公告发布的权限, 文书具有输入标题、内容, 上传附件, 选择发布范围和公告级别的权限。普通用户可正常浏览公告栏的内容。

4.2 邮件

邮件功能可以实现企业内部电子邮件的传递。邮件具备收发邮件的基本功能, 还可以查询邮箱使用信息, 编辑邮件格式和规则等功能。

4.3 公文流转

公文流转模块主要实现发文和收文管理。

具备发文的拟稿、审核、会签、核稿、签发、成文、流转历史记录、归档、查询、打印和收文登记、拟办、批阅、分发、承办、协办、督办、传阅、流转历史记录、归档、查询、打印等功能。

4.4 移动办公

移动办公主要功能是实现OA系统中相关功能在手机客户端中办理。永煤集团的移动办公主要实现了单点登录、公文流转、收发邮件、浏览公告等功能。

5 关键技术的处理

5.1 账户安全

针对办公系统用户特别是移动办公用户而言, 账户安全性是一个非常关键问题。永煤集团在建设OA办公系统的过程中, 针对这一问题进行了反复调研和论证, 最终找到了一套较为安全的账户认证办法。针对固定用户群中的关键用户, 采取账号绑定加密狗的方式, 两者只有同时认证通过后, 才会执行指令。针对移动办公用户, 采取了账号+IMEI码+手机号码的多重校验模式, 实现用户账户和手机设备的三种绑定, 即使有人获知了正确的用户名密码, 也必须使用特定的唯一一个手机才能登陆。

5.2 文档安全

由于公文流转系统中需要使用电子公章, 这就使文档的安全性面临严峻的考验。要保证公文流转系统的正常使用, 就需要采取相应的安全手段来防止审批公文被恶意篡改、复制、删除。针对文档安全的问题, 在建设公文流转系统配套的电子公章系统时, 加入了文档自动加锁、签章文档打印控制、签章自动脱密浏览等技术手段。通过以上技术可实现文档加盖电子公章后不能复制、粘贴、篡改。同时也可控制红头文件等关键文件的打印权限等功能。

6 结论

通过建立永煤集团OA办公系统, 规范了集团公司的管理流程, 推进了无纸化办公, 活跃了公司内部的各项交流, 实现了高效的信息共享机制, 使各部门和各单位的信息交流更加快捷方便, 有效地提升了集团公司的管理效率。

摘要：本文介绍了永煤集团实施OA办公系统的背景, 分析了Lotus Domino的技术优势, 论述了永煤集团OA办公系统的架构以及关键技术的解决方案。

关键词：永煤集团,OA办公系统,LOTUSDOMINO

参考文献

[1]费晶.基于Lotus Domino/notes平台的办公自动化系统开发[J].电子设计工程, 2010, 18 (07) .

[2]郎韬, 郎博.基于Lotus Domino/notes的办公综合管理信息系统的研究和实现[J].大众科技, 2008 (02) .

篇9：国际集团OA办公自动化管理办法

[关键词]OA协同办公；规范化；企业管理

[中图分类号]TP317.1

[文献标识码]A

[文章编号]1672—5158（2013）05—0141—01

前言

OA办公系统是企业内部管理与互联网科技联合在一起的科学管理和办公的方式，其最终的目的是提高工作效率，规范化企业管理。OA办公系统在诞生之后也经历了多次的更显换代，从最初的数据处理阶段，到自动化工作流阶段，最后发展到今天的整合了移动办公的协同OA办公系统。OA协同办公形式的多样化，使得企业办公更为的快捷和方便，人们可以运用手提电脑，甚至是手中的移动设备，随时随地的完成管理和办公。OA协同办公的诞生给企业的规范化管理也带了的全新的意义。

一、OA协同办公系统的基本概念

OA（office automation）是一种办公自动化的系统，通过互联网来实现企业管理和办公的自动化，以提高企业的办公效率和管理能力。OA系统的工作范畴可以涉及到企业除生产以外运营当中的方方面面事项，包括日常行政工作中的文字处理、决策审批、工作会议、档案管理等等。新一代的OA协同系统更是利用了工作流原理，将企业内部的信息进行共享，实现企业全员协同办公。OA协同办公系统也结合了移动互联网的优势，实现员工办公的随意性和便捷性。使用的对象不同，OA系统的作用也不同，对于企业普通的员工来说，OA协同办公系统是一个高效的工作处理系统，OA能够提供方面使用的办公工具和良好的办公环境；对于企业职能部门的管理人员来说，OA能够提供准确精炼的业务数据，用于陕速的处理部门问题和提出新的发展措施，来防范运营风险；而对于企业的领导层来说，OA是一个面向全员的决策系统，系统中能够调取来自于企业各个方面的数据资源，提供可靠的决策参考。

二、传统企业管理模式下的问题分析

随着企业自身的发展，拓展多省业务，开立分公司已经成为一种趋势。然而在传统的企业管理模式下，总公司与分公司之间的管理总是存在许多的问题。其一是沟通时效性差，分公司都是分布在全国的各个地方，与总公司之间只能通过电话、邮件和传真的形式进行工作的交流，而这种沟通的实时性差，费用高，并且产生大量的纸张浪费；其二是总部发布的政策无法统一有效的下达到各个分公司或者是职能部门，造成分公司工作进度的滞后；其三是分公司的预算管理和资金运作无法及时上报总公司，造成总公司在进行资金运作的时候缺乏实时的资料，不能及时掌握各分支机构的财务状况，从而不能有效的进行财务决策；其四是审批流程的繁琐和复杂，分公司需要填写规定的表格，通过专门的口径将申请递交总部，而总部也需要走一个完整的流程之后，才能进行答复，一旦流程中的某一关键人脱节，不在岗位，缺少重要签批，流程便停滞，使得审批流程越加漫长，降低了工作的效率。

三、OA办公系统埘于规范企业管理的意义

（一）简化办公事务，提高办公效率

文件处理是企业办公过程中最常见的一项工作，尤其是企业的领导层，每天都要收到来自于各个部门各个分公司提交的文件，例如工作报告、业务进展及人事审批等需要进行处理的文件。而这些文件可以通过OA协同办公进行事项类型以及重要性的分类，便于领导者快速反应和处理，并在OA中直接的阅读和处理，方便快捷，无需纸质的文件递送流转。OA协同办公系统的事项文件的分类功能能够极大的减少人工收集递送以及分类的人力，减轻了企业员工和领导者的工作负担，让繁杂的审核确认工作简单化处理，留出更多的时间用于企业的经营和决策。而OA协同办公是基于互联网数据访问，企业的领导者无论是否身处公司，只要有互联网，甚至是手机互联网，都能够及时的查看到需要审批的文件，部门的业绩情况以及单个员工的工作情况，并通过手持互联网设备实时的发送通知和任务，提高企业管理的效率。

（二）统一管理模式，打造总分协同

总分机构之间需要建立一套统一规范的管理模式，来进行协同办公。对于一个特定的工作事项，在总公司和分公司之间必须统一一个工作流程，并在OA协同办公中设置默认流程图，员工在进行流程的操作时可以清晰的了解到工作信息在流程中的流动过程，并在以后的工作当中严格按照流程来执行某项工作。因此流程的规范化是企业协同办公的核心。而在目前的分公司管理发展中，总分之间的管理模式处于脱节状态，各个分公司及职能部门的发展情况不一样，所采用的制度建设也会有地域的差异。因此在总公司和分公司之间规范一个统一的工作流程制是建立协同办公平台的关键所在。这同时也需要加强总分之间的沟通，并通过OA系统来模拟流程的运作，建立标准化的OA运作，但在使用系统的过程中，仍然可以通过发起流程的员工和部门，以及流程发起的初始选项来智能化安排流程的走向。智能化和标准化流程制度的统一是OA协同办公的优势。

（三）交互企业信息，实现无缝办公

企业文件和档案的管理也是分支机构众多企业的一大难题，总公司—般对于分公司文件的归档工作都会下发相应的要求，但各分支机构的情况不同，工作的失误以及人员的流失总会导致部门文件的丢失。不利于企业关键数据的统计工作。另外总分之间的经常会涉及到文件的查找以及数据的调取工作，如果通过原有的管理方法，会耗费大量的人力物力用于文件和数据的查找上，最后通过传真或者邮件的形式发出。而在通过OA协同办公之后，文件的信息会按照严格的归类并存档，总公司和分公司的员工都可以在一定的权限下通过类别查找或者是单个流程项下查找的方式，来快速的获取文件信息，实现总分信息的无缝交互和共享。

四、OA办公系统在企业管理中的发展趋势

OA协同办公系统在与企业规范化管理的有机结合当中，也在不断的发掘自身的问题和管理工作的需求，寻求更为人性化、快捷化、易用化的高效办公方式。OA协同办公系统在未来的发展中，主要面向两个个方面进行探索，一是人机交互的方向转换，在进行OA办公时，都是由人主动向OA提出工作要求，提出信息查找要求等等，OA系统仍然处于信息存储和初级的统计阶段，在未来的企业管理当中，OA应当发挥其智能系统的优势，转换人机交互的既定模式，实现系统主动管理的交互理念；二是打造个性的门户平台，目NOA协同办公系统的门户界面基本是统一的，企业上至领导下至普通员工，都需要登录一个相同的办公界面，在通过二三级菜单来获取自己的工作信息，OA应该开发自定义的门户模块，按照不同的部门、职级和岗位，并设定相应的权限，只有获得权限的用户才能够在门户上添加模块，或者系统可以根据员工信息智能的进行模块设定，为每一位员工提供个性化的集成界面，需要关注的工作内容一目了然，极大的提高了管理工作的效率。

参考文献

[1]曹静，OA办公系统在办公室管理中的应用[J]工会博览（理论研究），2011（12）

[2]贾欣；屈若卿；巩宇，通用网络办公自动化（简称OA）系统的重要性[J]数字技术与应用，2012（12）