关于启用集团OA办公自动化系统的通知

关于启用集团OA办公自动化系统的通知（共10篇）

篇1：关于启用集团OA办公自动化系统的通知

关于启动OA办公系统试运行的通知

各部门、分公司：

为提高办公效率，实现行政管理的规范化、流程化、科学化，我公司拟推行OA办公系统，经过对通达软件、金蝶软件及致远协创软件三家OA产品的功能、后期使用及价格等方面的综合比较，最终选定通达OA2013完美版作为我公司的办公自动化系统进行实施。现将有关事项通知如下：

一、目的：实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和降低管理成本。

二、范围：公司总部所有职能部门，分公司及终端店铺。

三、软件公司将在前期召集各职能部门进行系统培训，而后提供详细的OA办公系统试运行方案，同时提供书面的用户手册（纸质或电子版），以确保试运行工作有计划、有步骤地进行。各部门及分公司严格按照软件公司提供的试运行方案，结合自身工作实际，对软件展开使用。最终达到全面提升公司综合管理水平，进一步为提高工作效率。

网络部

篇2：关于启用集团OA办公自动化系统的通知

各子公司、信息化项目组：

为提高办公效率，实现行政管理的规范化、流程化、科学化，我集团定于2011年12月1日起启动OA办公系统试运行，现将有关事项通知如下：

一、试运行期限为一个月，自12月1日起至12月31日止。试运行期间，原有的纸面办公照常进行。

二、软件公司应在前期培训的基础上，提供详细的OA办公系统试运行方案，同时提供书面的用户手册（纸质或电子版）一份，以确保试运行工作有计划、有步骤地进行。各子公司严格按照软件公司提供的试运行方案，结合自身工作实际，对软件展开试用。

三、试运行应坚持“系统测试为主，实战应用为辅”的原则，通过非正式的模拟演练，达到检测OA系统安全性、稳定性、实用性、便捷性的目的。各子公司在试运行期间，应切实履行起质检员的职责，对软件展开全面、深入的检测。

四、试运行工作由前期已安装OA软件的各公司办公室牵头，由信息化项目组指定的相关责任人具体负责组织实施。各子公司应在软件试运行两周后向集团公司办公室提交软件试运行报告，由集团公司汇总后反馈给软件公司。

五、试运行的软件产品尚未通过验收，请各子公司严格遵守有关规定，不得将涉密的文书、档案、数据、资料等上传至服务器。如因把关不严造成泄密，集团将按规定追究相关人员的责任。

篇3：关于启用集团OA办公自动化系统的通知

办公自动化 (Office Automation, 简称OA) 是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。通过实现办公自动化, 可以充分有效地利用信息资源, 优化管理组织结构, 调整管理体制, 在提高生产效率、工作效率和工作质量的基础上, 增加协同办公能力, 促进办公活动规范化和制度化, 最终实现提高决策效能的目的。

2 项目背景及技术选择

2.1 项目实施背景

近些年来, 得益于煤炭行业“黄金十年”的有利条件, 永煤集团的规模和效益得到了飞速发展, 逐步发展成为集煤炭、化工、有色金属、装备制造、物流贸易、建筑矿建、现代服务业等产业相关多元发展的特大型能源企业集团。伴随着规模的扩大, 区域跨度大、员工分散的管理问题日益突出, 迫切需要利用现代计算机网络技术建设一套办公管理系统, 打破区域限制, 加强企业内部交流, 快速便捷地传递企业相关决策, 提升企业的执行力, 促进企业又好又快发展。

2.2 Lotus Domino平台概述

Lotus是美国莲花软件公司的名称, Lotus旗下有一系列软件, Lotus Domino平台是Lotus系列软件中的一种, 主要用于开发邮件系统及办公自动化系统。

Lotus Domino主要有Lotus Notes客户端、Lotus Domino服务器端、Lotus Domino Administrator管理端、Lotus Domino Designer开发端和iNotes五部分构成。

2.3 结构选择

办公自动化系统采用何种层次结构设计是一个十分关键的问题, 关系到用户访问OA办公系统的方式, 可供选择的主要有C/S和B/S两种结构。C/S结构, 即客户端/服务器结构。主要由客户应用程序 (Client) 、服务器管理程序 (Server) 和中间件 (middleware) 3个部件组成。如果使用C/S模式, 安全性高, 但是需要在每个用户端安装客户端软件;B/S结构, 即浏览器/服务器结构, WEB浏览器是客户端最主要的应用软件。与C/S结构相比, 使用B/S结构, 在使用方式上更加灵活, 简化了安装客户端的步骤, 在一定程度上也简化了系统的开发和维护, 但是安全性不如C/S结构。对于永煤集团来说, 由于固定的办公用户大多使用集团内部局域网络访问OA系统, 内部局域网本身就已经具备较高的安全防范能力, 因此采用B/S结构较为适用。另一部分手机用户, 由于授权数量较少, 且要通过公网访问系统, 适用较为安全可靠的C/S结构较为合适。

根据以上考虑, 我们选择了采用Lotus Domino作为平台, B/S和C/S客户端相结合的永煤集团OA办公系统开发模式。

3 永煤集团OA办公自动化的设计

3.1 系统建设目标

针对永煤集团规模大、地域辐射广的特点, 将计算机网络和移动运营网便捷、快速的特点与Lotus Domino/Notes的多应用性、高稳定性、高安全性相结合, 研发出一套适用于永煤集团管理机制的办公自动化软件。

3.2 设计思想

利用Lotus Domino/Notes诸如电子邮件、工作审核审批流程、文档管理、Web技术和严格的安全机制等功能, 使各部门 (单位) 、各用户在协同的工作环境中, 能够及时准确的利用公告、邮件和公文管理等功能, 实现信息的及时交流和共享。

3.3 系统架构

根据永煤集团的需求和实际情况, 永煤集团OA办公自动化系统的系统构架大体分为四个部分, 即:数据层、应用层、移动层、用户层。数据层负责办公自动化系统的数据存储、管理和对接的功能;应用层负责数据的分析、处理和响应的功能;移动层主要负责将办公自动化系统中的相关内容和处理方式转换为手机处理模式;用户层负责人机交互的功能。

4 系统功能设计

根据永煤集团的日常管理流程, 结合Lotus Domino平台的多应用功能, 永煤集团办公自动化系统主要由五个较大的功能模块组成。

4.1 公告栏

公告栏主要用于发布永煤集团的各项通知、公告等公共信息。管理员给各单位文书发放公告发布的权限, 文书具有输入标题、内容, 上传附件, 选择发布范围和公告级别的权限。普通用户可正常浏览公告栏的内容。

4.2 邮件

邮件功能可以实现企业内部电子邮件的传递。邮件具备收发邮件的基本功能, 还可以查询邮箱使用信息, 编辑邮件格式和规则等功能。

4.3 公文流转

公文流转模块主要实现发文和收文管理。

具备发文的拟稿、审核、会签、核稿、签发、成文、流转历史记录、归档、查询、打印和收文登记、拟办、批阅、分发、承办、协办、督办、传阅、流转历史记录、归档、查询、打印等功能。

4.4 移动办公

移动办公主要功能是实现OA系统中相关功能在手机客户端中办理。永煤集团的移动办公主要实现了单点登录、公文流转、收发邮件、浏览公告等功能。

5 关键技术的处理

5.1 账户安全

针对办公系统用户特别是移动办公用户而言, 账户安全性是一个非常关键问题。永煤集团在建设OA办公系统的过程中, 针对这一问题进行了反复调研和论证, 最终找到了一套较为安全的账户认证办法。针对固定用户群中的关键用户, 采取账号绑定加密狗的方式, 两者只有同时认证通过后, 才会执行指令。针对移动办公用户, 采取了账号+IMEI码+手机号码的多重校验模式, 实现用户账户和手机设备的三种绑定, 即使有人获知了正确的用户名密码, 也必须使用特定的唯一一个手机才能登陆。

5.2 文档安全

由于公文流转系统中需要使用电子公章, 这就使文档的安全性面临严峻的考验。要保证公文流转系统的正常使用, 就需要采取相应的安全手段来防止审批公文被恶意篡改、复制、删除。针对文档安全的问题, 在建设公文流转系统配套的电子公章系统时, 加入了文档自动加锁、签章文档打印控制、签章自动脱密浏览等技术手段。通过以上技术可实现文档加盖电子公章后不能复制、粘贴、篡改。同时也可控制红头文件等关键文件的打印权限等功能。

6 结论

通过建立永煤集团OA办公系统, 规范了集团公司的管理流程, 推进了无纸化办公, 活跃了公司内部的各项交流, 实现了高效的信息共享机制, 使各部门和各单位的信息交流更加快捷方便, 有效地提升了集团公司的管理效率。

摘要：本文介绍了永煤集团实施OA办公系统的背景, 分析了Lotus Domino的技术优势, 论述了永煤集团OA办公系统的架构以及关键技术的解决方案。

关键词：永煤集团,OA办公系统,LOTUSDOMINO

参考文献

[1]费晶.基于Lotus Domino/notes平台的办公自动化系统开发[J].电子设计工程, 2010, 18 (07) .

[2]郎韬, 郎博.基于Lotus Domino/notes的办公综合管理信息系统的研究和实现[J].大众科技, 2008 (02) .

篇4：关于启用集团OA办公自动化系统的通知

[关键词]OA；集成；应用；工作流

[中图分类号]C931.9 [文献标识码]A [文章编号]1672-5158（2013）06-0065-01

1 引言

随着互联网网络以及计算机科学技术的不断进步，一定程度上促进了人类以及社会的进步以及繁荣昌盛，计算机信息科学在时代前进的潮流中扮演着至关重要的作用，无论是行政机关还是中小型企事业单位，都在充分的将Intemet/Intranet技术利用起来[1]，都建立了基于工作流的工作流程，充分的将现有的先进计算机、现代化的通信技术以及各种先进设备充分的运用起来。

2 办公自动化系统（OA）概述

办公自动化系统简称OA，是一种高度集成化的人机信息交互处理系统，融合了现阶段非常先进的信息科学技术以及先进的办公自动化设备，通过OA系统能够为有效的辅助工作人员顺利的开展各种各样的业务工作。通常的办公自动化系统主要包括办公机构、办公设备、办公主体、办公信息以及网络环境等组成，随着办公自动化需求的不断提升，办公自动化已经发展成为一个独立的学科，涉及到计算机科学、通信技术、行为科学、管理科学、系统集成工程等，办公自动化的最终目标是通过各种先进的办公自动化信息处理措施，最大限度的帮助企事业单位提高办公质量以及办公效率，进一步改善企事业单位的办公条件以及环境，帮助其提升自动化决策以及科学管理水平。

3 办公自动化系统（OA）发展趋势

办公自动化系统（OA）已经发展成为现阶段各个企事业单位提升办公自动化水平的重要系统，通过阅读大量的中外文献资料，本文总结了未来办公自动化系统（OA）的发展趋势。

（1）平台化

办公自动化系统未来的发展方向是一个平台化的服务系统，能够为用户提供一个用起来非常容易、开放程度非常高的协同应用平台，用户在使用的过程中可以根据自身需要快速的搭建个性化极强的功能模块，并能够通过少量的或者没有任何的修改便可以实现OA系统外部以及内部的数据、人力资源以及信息资源的整合。

（2）门户化

办公自动化系统的门户化包括职能级别的门户，通过该功能实现各个办公门户都相互独立工作但是却采用统一的入口，真正意义上实现信息资源之间以及工作流程之间的互通互联。此外还包括外部以及内部门户的统一，比如将办公自动化系统（OA）与企事业单位的门户网站紧密的整合在一起。

（3）移动化办公

未来的办公自动化系统将不会局限于传统的PC机，人们对办公自动化系统的需求将逐渐转移到移动手持终端上，希望通过移动手持终端便可以操作办公自动化系统，包括信息数据的收发、公文资料的审批、工作日程的合理安排等，未来的办公自动化系统必须具备移动化性能，否则必将被淘汰，随着技术的不断进步，移动手持终端与OA系统的兼容性在不断提高。

（4）业务专业化

未来的办公自动化系统并不仅仅是一个单纯的用于日常办公的管理软件，未来的OA必将与客户的实际业务紧密集合起来，通过有效的结合能够实现任务以及流程的自动化管理。

4 办公自动化系统（OA）应用

无论是政府机关单位还是企事业单位，衡量其先进的现代化管理水平的一个标准便是该组织实施办公自动化系统的程度。办公自动化系统经过多年的不断发展，从最初阶段的以大规模复印机等硬件办公设备作为标志的阶段，逐渐的过渡到了现阶段以互联网网络以及先进的计算机科学技术作为标志的大规模应用阶段，现阶段的办公自动化系统很大程度上促进了企事业单位的办公效率以及彻底改变了其传统的人力为主的办公模式。

办公自动化系统（OA）能够有效的帮助企事业单位规划其日常工作制度，使得企事业单位的可控性得到增强，并有效的提升了企事业单位工作运转的效率，办公自动化系统（OA）在企事业单位的应用范围非常广泛，涉及到各种工作事项的审批流程、正常行政办公管理、内部办公资源的管理、信息资源的实时共享、项目工作的协同、各种信息资源的传输以及沟通等。办公自动化系统的应用业务范畴也非常广泛，跨越了产品销售、生产、财务、产品管理等，办公自动化系统的最重要的特征是其关注的更多的是企事业单位日常办公的可控性以及效率，已经发展成为各个企事业单位想提高企业整体工作流程效率的必备系统工具。

办公自动化系统（OA）的应用能够通过信息化的手段帮助企事业单位解决日常繁琐的工作，能够节省大量的人力资源成本，并且能够提高企事业单位的办公效率，除此之外，办公自动化系统还能通过整合各种内部以及外部的信息资源，并且通过预先植入的算法对收集到的信，息数据进行综合分析形成对管理层至关重要的支持决策信息，帮助管理层决策企事业单位未来的发展方向。除此之外，办公自动化系统（OA）还能够根据用户的不同需求进行定制，形成丰富的、针对性强的工作流程定制工具，能够非常迅速的为用户搭建面向具体定制业务的办公应用环境，能够真正意义上帮助企事业单位实现无纸化、无距离、高度协同的崭新的办公模式。

办公自动化系统（0A）的应用适合所有的企事业单位，比如银行，事业单位，各大企业等，本文特意选择银行作为应用办公自动化系统的应用典型，银行的业务以及工作是比较繁琐的，但是相互之间的联系确是非常紧密的，因此办公自动化系统（OA）必须针对银行各种工作流进行统筹规划、通盘考虑，实施的过程中不能顾此失彼。OA系统在银行的应用实现了日常工作管理、信息通讯、业务流处理三位一体。主要取得了以下的成功效果：首先，OA系统的应用能够帮助银行管理层提供辅助决策功能，能够帮助领导审阅公文、发布政令、实现信息资源查询、统筹调度等；其次是银行业务处理功能，办公自动化系统能够根据不同部门专业搭建对应的信息资源库、数据库、情报库、文档资源数据库等，通过业务信息的广泛收集能够实现信息资源数据的实时共享；再次是信息加工功能模块，银行数据库中的信息资源通常都是原始的、零散的，因此，OA系统通过特定的数学模型对数据信息进行采集、加工、整理，进而为银行工作人员体统系统化的、条理化的、规范化的信息，并能够通过图标、曲线以及文字等方式直观的呈现给银行工作人员，为领导层分析研究、预测监控、制定政策提供依据和参考；最后便是信息传导功能，能够彻底的打破银行业务的条块分割，帮助银行彻底解决传输滞后、流通不顺利的弊端，真正意义上实现银行的计算机群的网络化以及一体化，实现信息数据的无缝快速传递。

5 总结

现代化的办公模式已经完全超越传统的办公模式，无纸化办公、集成化办公、系统化办公、流程化管理模式正在形成，现代化的办公模式能够快速的整理、收集、存储、加工以及使用各种信息资源，能够使得有效的信息资源得到充分的共享，提升员工协同工作的能力，完全取代传统的效率低下的、复杂的办公模式。现代化的办公模式能够对企业的办公实现科学化的管理以及决策服务。本课题研究的重点便是办公自动化系统（OA），皆在通过研究办公自动化系统的发展前景以及应用现状为现代化办公未来的发展指明一个方向。

参考文献

[1]高文松，孙丽，办公自动化系统在企业中的应用[J]，齐齐哈尔大学学报，2008（05）

[2]黄俊杰，办公自动化软件在管理工作中的应用[J]，硅谷，2008（10）

篇5：关于启用集团OA办公自动化系统的通知

院属各处、室、部、中心:

我院OA办公自动化系统经过一段时间的测试体验，目前已基本具备运行条件。为节约工作时间，提高工作效率，稳步推进我院办公自动化建设，进一步促进全院信息化建设，现将我院办公自动化系统试运行有关事宜通知如下：

一、办公自动化系统正式运行工作安排

1、基本信息正式运行阶段：

时间为：2009年11月16日

运行内容：学院各种基本信息、邮件系统。

基本信息指的是各种即时性信息，除了正式公文以外，包括公告、会议通知、简报、院务公开、一周工作安排以及各用户邮件流通等，以2009年11月16日为界，11月16日前实行纸质和 — 1 —

电子文档同步传递，11月16日后，全部以电子文档传递。

2、公文正式运行阶段：

时间为：2009年11月23日

运行内容：各类文件。

各类文件在试运行期间采用纸质文件和电子文档形式同步传递，经过不断完善后,逐步取消纸质文件。

二、注意事项

1、各部门负责人和信息管理员要高度负责，每天上午上下班前、下午上下班前定时登陆，查看办公自动化系统发布的信息、通知、文件等，并进行告知、传阅、存档等相关处理，若未能按时阅处，导致贻误工作的，将追究当事人责任。

2、各部门在自身的工作权限内通过办公自动化系统发布的有关信息须留本部门名称及上传人员姓名。要求信息内容完整准确，格式规范，所发布的信息出现的问题由上传人负责。

3、各部门负责人及信息管理员如因出差、请假、培训等特殊原因离开时，须委托相关人员代为办理，代理人应履行委托人的一切义务。

4、各用户要对原始密码进行修改，如因个人原因而导致信息丢失或信息外泄，要追究当事人的责任；任何人不得以部门和个人名义在办公自动化系统上发布与工作无关的公告或讨论；一切言论应遵守相关法律法规，同时尊重他人权益及隐私，严禁在讨论区发布私人信息。

5、试运行期间，各部门对办公自动化系统运行过程中存在的问题和建议请及时向院办公室和文物信息中心反映，联系方式：

8789000、8789013。

6、如果部分用户对OA办公自动化系统操作还有疑问，请在试运行阶段到院办公室观摩学习。

全院OA办公自动化系统作为我院信息化工作一个重要组成部分，是提高工作效率、规范工作程序、实现无纸化、降低行政成本的重要手段。各部门要统一思想、提高认识、狠抓落实，确保学院OA办公自动化系统顺利运行。对重视不够，不能运用OA办公自动化系统进行工作或操作失误造成不良影响的，将对部门和个人通报批评，情节严重的要追究责任。

附件：办公自动化系统操作说明

二○○九年十一月十三日

附件

办公自动化系统操作说明

一、登陆

1、在我院任何一台接入局域网的电脑上点击进入（http://192.168.8.1:8081），OA办公自动化主界面。

2、OA办公自动化系统各用户帐号为自己的汉字姓名,另可用个人姓名的开头字母为用户账号，例如张晶晶，用户名可以为张广明，也可以为ZJJ，原始密码为111。

3、通知下发后，OA办公自动化系统各用户需立即修改密码，由于没有修改密码造成的帐号被盗等有关问题，院办公室不承担任何责任，同时，由于没有修改密码造成院内部信息外泄等问题，我院将追究当事人责任。

二、栏目注意事项

1、“电子公告”栏目由院办公室负责管理，公告内容包括公告、院务公开、一周工作安排、会议通知等，我院其它部门需要使用公告栏目的，须经部门领导、分管院领导审批后，交院办公室上传。

2、公文处理”栏目只有院领导、各部门负责人、部门信息员有权限，严格按照程序进行，不能擅自越级上传文件。如果加急文件（原则上2天以内算加急文件）可到办公室办理加急传阅申请单加急办理。

三、院办公室将制作详细操作指南在OA办公自动化系统上发布。

主题词：信息化建设OA办公自动化∆通知

篇6：关于启用集团OA办公自动化系统的通知

新 凯 骅 集 团 签发:洪东方

关于“OA协同办公系统”正式上线

运行的通知

集团各职能管理中心、部、室、子公司：

集团“OA协同办公系统”于5月17日上线试运行以来，经过两个多月的试运行，期间对系统各模块功能与效果进行全面的测试和优化，目前系统已能够满足正式运行条件；为充分发挥“OA协同办公系统”高效、快捷的功能，以实现集团办公管理自动化，提高日常管理工作的运作效率。根据集团董事会要求，定于2012年8月11日起正式运行“OA协同办公系统”；请集团各职能管理中心、部、室、子公司确实有效落实，并严格按《规定》要求执行。

附件：《新凯骅集团“OA协同办公系统”运行规定》

广西新凯骅实业集团股份有限公司

2012年8月3日

主题词：OA系统 正式上线 通知 送： 集团公司领导

发： 各职能管理中心、部、室、子公司

总裁办公室 2012年8月10日印发（共印20份）

集团管理总部通知〔2012〕8号

附件：

《新凯骅集团“OA协同办公系统”运行规定》

为实现集团办公管理自动化，提高日常管理工作的运作效率；特制定本规定。

一、工作汇报

1、工作汇报于系统“个人办公”模块内“工作管理”目录相应“功能点”实现。

2、每日工作总结，于每日22:00前提交当日工作情况。

3、每周工作总结和计划，于每周周一上午10:00前提交上周工作总结及本周工作计划。

4、每月工作总结和计划，于每月2日上午12:00前提交上月工作总结及本月工作计划。

5、工作总结和计划，根据集团相关通知要求执行。

6、专题工作汇报，根据阶段性计划完成情况进行汇报。

7、工作汇报内容做到具体、详实、数据准确，计划可行、切合实际、全面考虑；杜绝笼统或敷衍了事。

二、业务审批

1、行政管理（包括人事管理、生产管理、供应管理、营销管理、财务管理）等各项业务流程审批，于系统“行政办公”模块内相应审批目录下相应“功能点”办理。

2、协同管理和日常工作事项，于系统“行政办公”模块内相应“功能目录”下相应“功能点”办理。

3、会议管理、车辆管理和人员看板，于系统“综合办公”模块内相应“功能目录”下相应“功能点”办理。

4、公告、新闻管理和内部论坛，于系统“公共信息”模块内相应“功能目录”下相应“功能点”办理。

5、文档、文件管理，于系统“文档管理”模块内相应“功能目录”下相应“功能点”办理。

三、汇报流程

集团管理总部通知〔2012〕8号

1、以逐级汇报为原则。

2、各子公司生产经营管理工作汇报流程：

（1）各职能部、室管理人员（含主管）→→各职能部、室经理（或负责人）汇报→→分管副总（或负责人）→→总经理→→集团高层。其中：

①梧州新凯骅工作→→集团董事长洪东方。②集团（钟山）本部工作→→集团副董事长黄文泽。③八桂新凯骅工作→→集团董事李惠。④桂林新凯骅工作→→集团监事会主席陈家干。（2）助理及直属部、室和管理人员→→直接主管领导。

3、集团管理总部经营管理工作汇报流程：

（1）各职能部、室管理人员（含主管）→→各职能部、室经理（或负责人）→→各职能管理中心总裁（或负责人）→→集团高层。其中：

①集团生产管理中心工作→→集团董事长洪东方（并协同对接集团各子公司生产技术管理工作）。

②集团项目申报、集团战略发展研究工作→→集团副董事长黄文泽。

③集团融资工作→→集团董事李惠。

④集团财务管理中心、上市工作→→集团监事会主席陈家干。⑤集团供应管理中心、营销管理中心工作→→集团监事洪文贞。（2）助理、直属部、室及管理人员→→直接主管领导。（3）集团各董事、监事工作，根据实际工作需要直接汇报。

4、各职能部、室（含车间、生产线）未配置经理的，工作由主管（或负责人）汇报；如经理、主管未配置的，由班组长或指定汇报人汇报。

5、严禁越级汇报。

四、用户管理

1、集团信息管理部负责“OA系统”中的用户管理、工作汇报统计、数据维护、技术支持等管理工作。

2、OA用户实行“一岗一用户”管理，严禁擅自与其他岗位用户

集团管理总部通知〔2012〕8号

合用或交叉使用。

3、新启用或重新启用OA用户密码为初始密码，用户须即时修改密码。

4、严禁长时间上线离开办公席或外出。

5、各子公司系统管理员做好OA用户管理台账的建立，信息变更即时向集团信息管理部反馈。

6、OA用户开通流程：本人提出申请→→部门负责人审批→→子公司系统管理员确认→→集团信息管理部审核→→开通、测试→→公告。

7、用户提出使用问题→→本公司系统管理员解决→→权限外或未解难题→→集团信息管理部协调解决→→测试→→反馈。

8、岗位变更或离职用户管理流程：人事专员签认→→本公司系统管理员确认→→集团信息管理部审核→→用户的变更或注销→→公告→→用户信息更新。

五、运行管理

1、“OA系统”平台的日常维护及后台数据管理由集团信息管理部负责。

2、“OA协同办公系统”仅为新凯骅集团内部工作需要使用，严禁将OA用户、密码或相关资料外传。

3、严禁在“OA协同办公系统”中闲聊或发布与工作无关的任何信息。

4、集团信息管理部负责对每日工作总结和每周、每月工作总结与计划提交情况的汇总，并在OA系统“公告”栏公布。

5、用户须在每日上班第一时间登陆OA用户，下班前再次登陆（或刷新）OA用户，以即时了解集团的最新信息和相关通知、公告。

6、严谨、高效地办理业务和审批，严禁拖延、搁置或不办理。

7、重要数据、资料或文稿等各种格式文本，须以附件形式并加密后方可上传。

8、需在OA系统中运行业务审批流程：各职能部、室提交流程及表单→→部门内部审核→→集团职能管理中心审批→→集团信息管理部流程和表单的录入→→运行测试→→开通并公告。

集团管理总部通知〔2012〕8号

9、对“OA系统”运行的建议流程：个人或部门提出→→集团信息管理部→→汇总、分析、改进、测试→→公告并运行检验→→固化。

六、电子印章管理

1、电子印章包括：

（1）广西新凯骅实业集团股份有限公司董事会印章。（2）广西新凯骅实业集团股份有限公司总裁办公室印章。（3）广西八桂新凯骅木业有限公司公章。（4）桂林新凯骅木业有限公司公章。（5）梧州新凯骅木业有限责任公司公章。

2、电子印章仅限于集团范围内OA系统中的内部文件发文使用，“电子印章”须严格按《集团电子印章管理办法》规定使用。

3、电子章的申请与启用由集团指定部门负责办理，并负责电子印章相关资料的档案管理。

4、电子印章须由集团指定专人负责管理，日常管理需采取加密措施。

5、电子印章的使用，须在用印文本经最终审批权人审批后方可用印，即时做好相应用印记录（包括时间、用章文本、内容、次数、适用范围、部门、拟稿人、审批人等）。

6、严禁私自用印，严禁在空白文档或在未最终审批文本上用印。

7、严格对用印文本内容的审核，杜绝泛滥用印。

8、严禁使用电子用印文本对外业务的办理。

七、处罚规定

1、非特殊原因，工作汇报须严格按规定时间内提交。

2、工作汇报的处罚：（1）每日工作汇报：

①延时提交即为迟交，于系统“工作计划统计页面”蓝色警告显示，同时手机短信提醒。

②延迟1天提交，于系统“工作计划统计页面”黄色警告显示，同时手机短信提醒。

③延迟2天提交，于系统“工作计划统计页面”红色警告显示，同时手机短信提醒，并处罚金10元。

集团管理总部通知〔2012〕8号

④延迟3天提交，于系统“工作计划统计页面”红色警告显示，同时手机短信提醒，并处罚金30元。

⑤连续六次不交（或一年内累计30次不交），除按规定处罚金，同时取消评优资格及年终奖金发放，对无视组织纪律、屡教不改等情节严重者给予解除劳动合同处理。

（2）每周工作总结和计划：

①延时提交即为迟交，于系统“工作计划统计页面”蓝色警告显示，同时手机短信提醒。

②延迟1天提交，于系统“工作计划统计页面”黄色警告显示，同时手机短信提醒。

③延迟2天提交，于系统“工作计划统计页面”红色警告显示，同时手机短信提醒，并处罚金20元。

④延迟3天提交，于系统“工作计划统计页面”红色警告显示，同时手机短信提醒，并处罚金60元。

⑤连续三次不交（或一年内累计五次不交），除按规定处罚金，同时取消评优资格及年终奖金发放，对无视组织纪律、屡教不改等情节严重者给予解除劳动合同处理。

（3）每月工作总结和计划：

①延时提交即为迟交，于系统“工作计划统计页面” 蓝色警告显示，同时手机短信提醒。

②延迟1天提交，于系统“工作计划统计页面”黄色警告显示，同时手机短信提醒。

③延迟2天提交，于系统“工作计划统计页面”红色警告显示，同时手机短信提醒，并处罚金50元。

④延迟3天以上提交，于系统“工作计划统计页面”红色警告显示，同时手机短信提醒，并处罚金150元。

⑤连续两次以上不交（或一年内累计三次不交），除按规定处罚金，同时取消评优资格及年终奖金发放，对无视组织纪律、屡教不改等情节严重者给予解除劳动合同处理。

3、汇报内容笼统或敷衍了事，即无具体工作内容也无具体数据，视为工作总结与计划不提交：

集团管理总部通知〔2012〕8号

（1）日工作汇报，处罚金10元/次。（2）周工作总结和计划，处罚金20元/次。（3）周工作总结和计划，处罚金50元/次。

4、在OA系统中闲聊或发布与工作无关的任何信息，给予10元/次处罚；因此造成影响的，给予100元/次处罚，同时给予追究责任或降级、调岗及解除劳动合同。

5、擅自将OA用户与其他用户合用或交叉使用，给予100元处罚。

6、无故拖延、搁置或不办理相关业务，给予50元/次处罚；同时给予追究责任或降级、调岗及解除劳动合同。

7、私自将OA用户和密码或相关资料外传，给予200元/次处罚；同时给予追究责任或降级、调岗或解除劳动合同。

8、恶意扰乱OA系统运行环境，给予300元/次处罚，同时给予追究责任或解除劳动合同。

9、无故越级汇报的，给予50元/次处罚，同时给予追究责任或降级、调岗及解除劳动合同。

10、违规使用电子印章，给予100元/次处罚，同时给予追究责任。

11、长时间离开办公席未关闭OA用户，给予10元/次处罚。

12、因岗位变更或离职，未向集团信息管理部反馈，给予20元/次处罚。

13、重要数据、资料或文稿等各种格式文本未加密上传，给予100元/次处罚。

14、在空白文档或在未最终审批文本上用印，无论何种原因，给予200元/次处罚。

15、使用电子用印文本对外业务的办理，给予100元/次处罚；同时给予追究责任或解除劳动合同。

篇7：关于启用集团OA办公自动化系统的通知

各分公司、部门、办事处：

为了实现公司无纸化办公、高效率的公文运转、信息交流和资源共享，建立开放的沟通文化氛围，改善单位与外部的信息交流方式,进一步提高办公效率，推动企业管理工作，使之逐步实现信息化、科学化、规范化。公司决定从即日起部分单位实施智能办公自动化系统。按照上述精神，听取了各部门及分公司的需求和意见，通过调研和项目论证，现将在公司办公自动化项目试运行的有关工作通知如下：

一、项目的主要内容:

办公自动化项目的内容是以公司内部公文运转为主，同时考虑日常工作的计算机管理，其中主要包括：呈批件管理、日程安排、通知发布、工资查询、考核成绩查询、工作计划管理、工作日志、论坛会议等。

二、第一批参与单位: 综合事物部,业务管理部,人力资源部，信息化建设部。

四、各部门实施重点:

综合事务部: 会议室管理，车辆管理,办公用品请购、发文等工作流 人力资源部: 工作日志,工作计划,工作流

业务管理部: 文件发送,工作日志,工作计划,工作流

业务分公司: 工作流，工作日志，通讯录,工作计划,内部短信，邮件。

五、实施日程:

1.人员培训

时间: 2005年10月26日 下午3:30～5:30

内容: 概念及操作演示、工作流

2.跟踪实施:

时间: 2005年10月27日-2005年10月29日

3.问题反馈:

时间: 2005年10月30日

六、欢迎其它部门、个人参加相关培训。

欢迎大家提出宝贵意见。

特此通知。

总经办

1． 问题的提出

随着计算机及网络技术的飞速发展，Internet/Intranet应用在全球范围内日益普及，当今社会正快速向信息化社会前进，信息系统的作用也越来越大。各级政府、大公司和大企业凭着雄厚的资金和人才优势，加快了信息化的步伐，建立了高质量、高效率的办公自动化信息系统，从而提高了效率，增强了竞争力。与此同时，越来越多的中小企业为了适应信息革命的要求，提高自身的竞争力，正打算或正在建立符合企业特色的办公自动化信息系统。但是，这些中小企业由于自身信息化基础比较薄弱，计算机软、硬件配置较差，而且员工的素质也参差不齐，同时，其经济实力并不雄厚，不可能像政府或大公司、大企业那样进行大量投资建设信息系统。那么，中小企业应如何建设办公自动化信息系统？本文以采用一种结合C/S和Web的方式开发的中小企业办公自动化系统为例讨论办公自动化系统的设计与实现。

2.用户需求分析

办公自动化系统的建立，需要进行用户需求调查与分析，以确定系统目标，这是系统建设的重要环节。

中小企业需要规模相对较小，但其在功能上对系统的需求却是全面的。大体可分为：一方面是通过收发电子邮件为主的方式，与其它员工交流各种信息，基于工作流的方式实现诸如请假申请、物品申领审批过程；员工管理个人日程安排，各种图书资料的查阅等日常办公功能。另一方面则是面向公司办公业务方面的业务管理功能。即完全采用计算机技术处理办公业务，使企业内部人员能够方便快捷地共享信息、交流信息，高效地协同工作，既兼顾个人办公效率的提高，又可以实现群体协同工作。

在软、硬件方面对系统的需求，由于中小企业信息化水平比较低，软硬件配置较差；而且资金实力并不雄厚。所以其对硬件的配置要求是尽可能的低，对软件配置的要求则是系统最好是基于日常办公软件如OFFICE系列上的应用系统，这样既不用花大量资金添置软件，员工又较容易学会使用应用系统。

篇8：关于启用集团OA办公自动化系统的通知

各省、自治区、直辖市、计划单列市及新疆生产建设兵团商务主管部门, 各中央企业:

根据《财政部商务部关于印发<外经贸发展专项资金管理办法>的通知》 (财企[2014]36号) 以及《财政部商务部关于2014年度外经贸发展专项资金申报工作的通知》 (财企[2014]58号) 文件要求, 为全面掌握外经贸发展专项资金 (以下简称专项资金) 使用情况, 加强专项资金管理, 商务部会同财政部拟于即日起开通专项资金网络管理系统 (以下简称系统) 。现就有关事项通知如下:

一、系统建设目的

适应专项资金规范、透明、科学管理的要求, 实现对专项资金和项目的全面、实时和动态监管:一是为申请专项资金提供统一填报平台;二是对专项资金项目的报送、审核、资金拨付、统计、查询、分析进行全程管理;三是为专项资金项目库建设、企业库建设、信息反馈、监督管理、绩效评价等工作提供技术支持手段。

二、系统总体功能

(一) 统一网络平台。建立统一、规范、便捷的专项资金申报、审批、统计分析及工作交流的综合网络管理平台。各级各类用户统一界面登录、统一平台协同工作。

(二) 统一企业库。建立全国统一标准的专项资金企业库, 准确把握申报资金的企业情况, 避免同一企业申请不同资金的信息重复录入等问题, 提高资金管理水平及工作效率。

(三) 统一项目库。建立全国完整的专项资金项目库, 方便各级主管部门查询分析, 全面掌握与分析全国专项资金使用情况, 为追踪问效、制订政策提供数据支撑与分析工具。

(四) 统一资金管理。系统整合资金的申报、审核、资金拨付、统计等工作, 避免多头管理带来的人力及资金重复投入、信息不能互通、综合统计与分析无法开展等问题。

三、系统使用

(一) 系统用户申领。各省、自治区、直辖市、计划单列市及新疆生产建设兵团商务主管部门 (以下简称各省级商务主管部门) 及中央企业应填写《系统用户申请表》 (见附件1) , 并传真或邮件发送至系统开发单位申领系统登录用户名。

各省级商务主管部门应严格审核、认真统计本级相关财务、业务处 (室) 及所辖地市级 (包括省管县) 商务主管部门相关财务、业务管理部门用户数量, 在《系统用户名申请表》中详细填写用户情况, 切实保障用户安全, 申请表须加盖公章。

(二) 密钥发放。为保障系统使用安全, 系统采取密钥绑定用户名的登录方式。系统开发单位根据各部门申报的《系统用户名申请表》将系统密钥统一发放给省级商务主管部门及中央企业。各省级商务主管部门在收到系统密钥后, 由相关财务处 (室) 进行分配发放, 各省级财政主管部门的密钥由各省级商务主管部门代为转交。

密钥应按实际需要申请, 不得多领或冒领。如后期出现密钥损坏的情况可联系系统开发单位换领, 并交回原密钥。如出现缺少或丢失密钥情况, 应详细说明原因, 重新申领密钥。

(三) 系统用户分配。请各省级商务主管部门相关财务处 (室) 领取用户名后, 根据业务需要通过系统分配所辖地市级 (包括省管县) 主管部门用户名及同级业务相关处 (室) 用户名。各系统用户在收到用户名和密钥后应妥善保管, 指定相关责任人, 避免出现信息外泄等情况。如系统用户出现异常情况应及时联系商务部财务司或系统开发单位以便及时处理。

(四) 系统操作学习。系统开发单位在发放系统密钥时, 将同时发放《系统使用手册》, 请各系统用户尽快学习掌握《系统使用手册》。如需组织系统培训, 可联系系统开发单位, 由其免费派遣专业人员实地培训, 培训单位不得以任何名义向参训人员收取费用。

(五) 系统登录。系统网站地址为http://zxzj.mofcom.gov.cn, 请各系统用户收到用户名和密钥后, 根据系统提示流程先激活密钥, 再登录系统。

四、工作要求

(一) 2014年度为系统试运行阶段, 报送内容为2014年度专项资金各类资金项目信息, 已开始申报或已申报完成的各类专项资金项目需通过系统进行信息补录工作。

(二) 项目申报工作由地市级 (包括省管县) 商务主管部门及中央企业负责, 各系统用户应安排专人负责系统录入工作, 具体系统流程参考系统填报流程图 (见附件2) 。

(三) 2015年系统将正式运行, 相关外经贸发展专项资金的项目信息需根据各类专项资金的工作通知有关时间要求及时录入系统, 实现专项资金使用情况的及时反馈、实时监管、追踪问效。

(四) 各省级商务主管部门财务处 (室) 作为本项工作的牵头处室, 积极组织协调各项工作的开展, 按照职责分工会同相关业务处 (室) 切实做好系统项目审核、上报及地方工作情况上报等工作, 做好与财政主管部门的衔接。各系统用户应认真做好系统运行各项工作, 确保数据上报的真实性、完整性, 确保纸质材料与系统数据的一致性。

五、其他

(一) 已建立相关信息系统的地方商务主管部门, 为减少信息二次录入等问题, 可根据需求与系统开发单位商讨开展系统数据对接工作。

(二) 系统实现与“外经贸发展专项资金网络管理系统——支持进出口额低于4 500万美元以下的国际经营能力” (原中小企业国际市场开拓资金网络管理系统, 以下简称原中小资金系统) 数据对接, 各系统用户可通过系统一键登录“原中小资金系统”, 同时实现与“原中小资金系统”的企业库和项目库等数据衔接。

六、联系信息

(一) 商务部财务司

姓名:胡晨、李凯

电话:010-65198659、65198441 传真:010-65197453

(二) 系统开发单位:安徽易商数码科技有限公司

姓名:郑恺、林志

电话:010-65599352、010-65599351

邮箱:wnzk@sina.com 传真:010-65256615

附件1

篇9：关于启用集团OA办公自动化系统的通知

关键词：自动化；OA；系统；应用

中图分类号：TP311.1 文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2011) 03-0000-01

Office Automation System (OA) Application for China Petroleum

Che Yanling

(Xinjiang Urumqi Marketing Company of China Petroleum,Urumqi8330011,China)

Abstract:Based on the concept of modern information management,whether the computer technology and economic management,and become a modern enterprise in the competition to win one of the key issues. Office automation system (OA) is currently the most common large-scale state-owned office automation software.This paper describes the system in the main role of oil companies,using the current situation,problems and proposals and the main performance.

Keywords:Automation;OA;System;Application

中国石油办公自动化系统（OA）是就是采用internet/intranet技术，基于现代信息管理学的理念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作。以提高中国石油办公自动化水平，完善中国石油各部门公文、档案等管理制度；推进各部门办公的自动化、信息化和网络的建设，同时提高网络的利用率；在中国石油系统内部建立同意的办公管理的信息网络平台；提高信息统计和分析的水平，实现预测和决策的辅助支持。

一、办公自动化系统（OA）主要作用

（一）建立内部的信息通信平台：建立单位内部的邮件系统，使单位内部的通信和信息交流快捷通畅。同时在单位内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，推进了企业文化建设，例如企业门户、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、公告事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够及时了解企业的发展动态，大大增强公司的凝聚力。 另外OA系统中的功能模块员工建议箱建立了员工与公司沟通的一个有效渠道，调动员工关心企业、热爱公司、积极参与公司管理的积极性。

（二）实现工作流程的自动化：变革了单位传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、报表传递、文件管理、档案管理、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，提高办公效率，实现无纸化办公。所有人员不需要离开办公室，在微机上通过鼠标点击，就可使文件随来随办、随办随发、随发随收，文件收发实现“零距离”、“零时间”，大大提高了文件上传下达效率，缩短了文件流转周期，不仅降低了机关工作人员特别是文书人员的工作强度，增加了承办部门办理时间，还有效提高了办文、办公质量和效率。

（三）實现文档管理的自动化：可使各类文档能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。文档管理自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档内容进行分门别类管理，按权限进行使用和共享。同时也可以把培训员工的材料知识、规范制度以及所有有价值的文稿资料都纳入系统中，供新老员工以各种形式进行学习和培训。完全可以不受时间、空间的限制。

（四）实现分布式办公：作为大型企业，部门众多、人员众多，分支机构异地办，甚至跨国，日常沟通的难度和成本都是很大的，有时还存在信息的误传。自动化办公变革了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公，大大方便了员工出差在外的办公与信息交流。

（五）推进了无纸化办公，节省企业的办公费用支出：将传统的纸张填写过程电子化，尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用，真正实现无纸化办公，是企业实现管理现代化的标志。

（六）搭建知识管理平台：现代OA系统的核心是知识的管理，目的帮助企业发现现有和潜在的知识，并在恰当的时候将正确的知识传递出去，使企业员工在实践中学会采用最为合适的行动，避免重复错误和重复劳动。系统性利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。

（七）增强领导监控能力：强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。

二、办公自动化系统（OA）目前使用现状、存在问题以及改进建议

2005年系统实施至今，基本满足了中国石油的远程通讯需求，无论是总公司用户、领导或是外地分支机构及出差在外人员都可以远程通讯及时的访问公司内数据资源。但随着社会的发展和管理理念的更新，办公自动化系统（OA）也存在一些不适应企业发展新形势需要的弊端。

（一）安装类问题。OA在安装过程中，使用的时间正字库中方正仿宋简体、方正小标宋简体等少量字体，但使用过程中发现完整的方正字库51个字体中含有大量繁体字体，有必要精简一下安装程序中集成的方正字库，让安装包更加小巧一些。其次在正常运行中文件模板损坏是常有的事，建议在本机安装完之后自动备份模板文件，模板损坏时可以一键恢复，减少重新安装系统的麻烦。

（二）使用类问题。1.办公自动化系统（OA）中收发文治理存在的问题及对策。一是企业发文传送到的用户，流程无法进行用户是否打开有关文件的跟踪，文件治理人员也不知道文件送过去后，使用人员是否查看；OA中传阅方式希望设计一个直观统计被传阅人是否已阅的界面；二是没有作废文件标识或作废文件专栏，作废文件与现用文件无法分开，也无法在文件上加注作废标识；2.OA系统中邮件治理存在的问题及对策。内部电子邮件的用途是传送用因工作需要的非正规材料。但是在应用中，有些邮件涉及重要的生产资料、工作方案等企业内部重要资料，在邮件传送过程中，没有流程跟踪。因此，重要材料发邮件时无法实现痕迹治理。

三、办公自动化系统（OA）中石油企业的重要作用

2005年系统实施后至2011年，从各方面提高中国石油的信息共享、信息传递、信息管理的效率，从而提高中石油的经济效益和社会效益。现代企业要想在激烈的市场竞争中争得一席之地，一是靠人才，二是靠信息，这是企业取胜的必备条件。企业的信息化保证企业全方位得到最新信息。通过办公自动化系统，我们可及时掌握市场信息，正确决策，从而以最快的速度、最好的产品、最低的价格、最好的服务，参与市场竞争，以达到企业取胜之目的。

参考文献：

[1]秦猛.浅析计算机管理信息技术[J].计算机光盘软件与应用,2010年第14期

[2]李岚.办公自动化技术与应用.人民邮电出版社,2010,3

[3]梁昌勇.信息系统分析与开发技术.电子工业出版社,2010

[作者简介]

篇10：关于启用集团OA办公自动化系统的通知

办公自动化系统（OA）试行管理办法

第一章

总

则

第一条 为加强集团办公自动化系统（以下简称OA系统）管理（地址：http://...: 0），保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，根据《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和国务院《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》的规定，结合集团办公自动化工作实际，特制定本办法。

第二条 系统的应用分两个阶段：

第一阶段为试运行期，自2014年6月1日正式开始，集团实行办公业务双轨运行，即纸质公文和电子公文同时进行，试运行期为六个月。

第二阶段为正式运行，自2015年1月1日起系统投入正式运行，所有非涉密的一般文件除印发少量纸质文件存档或对外使用外，均以电子文件形式流转。涉密和不便通过系统流转的公文，仍按纸质文件流转。

第三条 OA系统，主要运用于集团总部各部门、各下属公司之间的公文流转。

第四条 OA系统内容包括协同办公、公文管理、电子邮件、文档管理、公共信息、个人日程计划、个人设臵、综合办公、关联系统、常用工具等功能，旨在实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范 1 管理流程，提高办公效率和降低管理成本。

试运行期间以下工作内容必须通过OA系统运行：协同办公、文档管理、公告、通知、日程计划安排、BBS论坛、领导审批。如有违反，将严格按照有关规定进行处罚。

第五条OA系统自动对协同工作进行跟踪，对每位公司员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录，员工使用OA系统进行协同工作的情况将纳入该单位（部门）考核范围。

第六条 本办法适用于使用单位为集团总部各部门、各下属公司。

第二章

管理机构

第七条 集团人力资源部负责办公OA系统的规划、推广和检查考核工作；集团监察部负责电子印章和领导签名管理的监察工作；集团企业发展部信息中心负责开发、实施、培训和维护工作。

第八条 集团企业发展部信息中心（以下简称信息中心）负责系统的维护和管理，对系统实行统一部署，分级管理。其主要职责:

（一）根据集团董事会的指令，办理系统使用单位的注册、名称变更、撤销等相关手续；

（二）制定电子公文与信息流转的具体工作规范和制度；

（三）征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用过程中出现的新情况、新问题；

（四）培训各使用单位系统管理人员和使用人员；

（五）做好其他相关工作。

第三章

使用单位

第九条 使用单位为集团总部各部门、各下属公司。并通过OA系统身份密钥（简称密钥）和密码登陆。

第十条 公司各部室或车间应指定文档管理员一名，负责对本部门文档进行管理（新建、归档、整理、授权等）。

第十一条 使用单位必须明确一名领导分管系统工作，同时确定一名分级系统管理人员负责日常管理。各分级系统管理人员的职责是：

（一）负责本单位办公自动化的日常管理；

（二）指导和监督该系统在本单位的运行；

（三）负责本系统运行与信息中心的衔接工作。

第十二条 使用单位需变更系统中相关资料的，应向信息中心提出书面申请，并办理相关手续：

（一）使用单位名称变更的，应办理名称变更手续，并由该单位来函确定新的分级系统管理员及使用人员名单；

（二）使用单位被撤销的，应办理注销手续。即在交换系统中删除该单位名称，注销该单位电子印章和使用人员，并将系统中的相关文件按被撤销单位提出的处理办法进行处理；

（三）使用单位合并的，合并后的使用单位名称如果沿用合并前其中一个使用单位名称的，则该名称作为合并后的使用单位名称在系 3 统中保留，被合并的使用单位按本条第二项规定办理注销手续；合并后的使用单位如果使用新的单位名称的，则按本办法第八条的规定重新办理注册手续，合并前在系统中使用的单位名称按本条第二项规定办理注销手续。

第四章

使用人员

第十三条 从事本系统运行、维护、管理的工作人员，应具备良好的服务意识和相应的专业技术水平，尽职尽责，保证工作质量。第十四条 系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。

第十五条 系统使用人员的账号密码（口令）必须设6位以上字符（含字母、数字、符号等），并需经常修改，不得与其他使用人员名（账号）相同。使用人员取得密钥和初始密码后应在OA系统的个人设臵里面，须对自己的登陆密码进行修改，避免他人使用。若密码丢失，应向本单位分级系统管理员提出申请，恢复初始密码。如果本单位没有分级系统管理员，可以直接找信息中心系统管理员进行修改。

第十六条

个人信息的完善

在OA系统的个人设臵里面，必须对自己的个人信息进行添加，如联系方式、e-mail、生日日期等，以便同事之间联系时查找方便。

第十七条 未经本单位负责人同意，非相关人员不得使用系统管理员的密钥和密码登录系统。

第十八条 为保证各类电子文件的及时收发，集团领导、公司领导、部门主管原则上应该全天在线，其他工作人员至少每天上下午各登陆两次OA系统，接收各类文件，处理待办事项。

第十九条 使用人员如因出差或出差时间较长而无法处理待办事项的，应指定授权的代办人进行相关操作。

第五章 电子印章以及电子签名的使用与管理

第二十条 电子印章和电子签名是在电子公文上使用的签名印章，对电子公文进行电子化的签名和盖章。

第二十一条 电子印章和电子签名的采集、制作和保存

（一）需要进入系统的印章和手写签名的名单由信息中心提出申请，报集团综合管理部审批；（手写签名采集范围大致需要如下：董事会领导、总部部长、下属公司级领导、部门经理、车间主任。在运行 由人力资源部根据管理的实际需要逐步完善）

（二）印章和签名的采集由集团监察部指派专人与信息中心OA实施工程师共同负责，采集过程中每采集一个印章或签名，均由出具印章或签名的单位或个人与监察部指派人员和信息中心OA实施工程师共同签字确认；

（三）收集后，将把它们制作成电子形式的文件，存储到金格电子签章系统的密钥中，每个密钥可以存储4~6个不等的文件，同时每个密钥具有一个与之匹配的密码，同时密钥内的每个文件也具有一个 5 密码。

（四）电子印章和电子签名由用友致远公司负责制作，集团监察部指派专人和信息中心OA实施工程师对制作过程共同监督；

（五）制作完成后，印章和签名的原件交由集团总裁办归档保存备查。

第二十二条 电子印章和电子签名的使用安全

我们将把每个密钥分配给指定的相关人员进行保管，当需要使用时，必须由保管者本人登陆OA系统后，输入密钥的使用密码，才能查看到该密钥下已存储的文件，若需要调用其中某一个文件，则必须再次输入该文件所对应的调用密码。一共经历了三层加密。

电子印章或电子签名一旦被盖在WORD或EXCEL等文件上后，该文件内容将连同电子印章和电子签名一起被锁定。

第二十三条 使用单位需要、变更或销毁本单位电子印章的，由本单位提出书面申请，经本单位领导同意并签字后，报送集团人力资源部办理审核手续，经刘海燕总监批准同意后，在集团监察部指派人员的监督下由信息中心具体办理。

第二十四条 销毁电子印章时，印章使用者、集团监察部指派人员、OA系统管理员（销毁删除执行者）应同时在场，并对销毁结果签字确认。

第二十五条 使用单位的电子印章等同于实物印章管理，应由专人保管和使用，印章管理者将承担法律责任。

第二十六条 电子印章因损坏、遗失等原因不能使用或因单位名称变更、撤销、合并等原因需要变更的，应按第二十三条规定办理相关手续，将旧电子印章交回信息中心按第二十四条处理。

第六章

密钥的使用与管理

第二十七条 密钥是指登陆电子系统所必需的身份密码，用于存储电子签章以及手写签名的加密工具。（特别说明：密钥就是一个电子狗，和优盘大小差不多，他的作用就相当于网上银行的移动数字证书。只有持有密钥的人才能使用里面储存的电子印章和电子手写签名，持有密钥的人是可以自己修改密码，其他人无法使用，系统管理员并不能使用别人持有的密钥）密钥的管理包括密钥的购买、制作、分发、参数设臵、修改和使用。

第二十八条 信息中心OA实施工程师负责OA系统密钥的管理，并负责技术支持和服务。（系统管理员对密钥的管理就是制作、分发、参数设置）

第二十九条 申领密钥的单位或个人应向刘海燕总监提出书面申请，说明申领密钥的理由和准备使用的人员资料。

第三十条 综合管理部对密钥申请进行审查同意后，由信息中心负责制作密钥，同时办理登记领用手续。

第三十一条 密钥制作完成后，信息中心应向申请使用人员发出密钥领取通知，由申请单位或个人指派专人领取。

第三十二条 使用单位或个人应妥善保管和使用密钥，不得擅自 7 转借他人使用，确保密钥的安全，违者自负相关法律责任。

第三十三条 密钥使用人因故变动的，应报信息中心备案。新接任人员应及时修改密码，密码字符必须在6位以上，并且须数字与字符混合使用。

第三十四条 密钥应按机要设备妥善保管，密钥遗失的，应立即报告信息中心中止该使用人的使用权限，并由所在单位查明原因,视情况及时做出处理。需重新申领的,按照申领程序重新申请更换。因使用人员自身原因导致密码丢失，并造成损失的，按照有关规定追究其责任。

第七章

电子公文的发送与接受

第三十五条 在系统中流转的电子公文，其文种、格式、内容等的审核把关由发文单位负责。

第三十六条 公文带有不方便进行电子化处理的附件（如物品等）的，可按纸质公文交换的方式进行交换。公文正文仍以电子公文形式交换。

第三十七条 电子公文的制发由电子公文制作、盖章、发送三个环节组成，由一个或多个工作人员完成。

第三十八条 发送电子公文时，应选择公文的主送、抄送机关，并设臵允许收文机关打印的权限。

第三十九条 系统完成发送公文操作的时间为电子公文的发送时间。

第四十条 使用单位应按时接收电子公文。

第四十一条 接收电子公文时，应认真核对，确认无误后方可进行打印或进入本公司内部系统公文流转，并按常规收文进行登记，否则应予以退回。

第四十二条 打印后的电子公文相当于纸质公文复印件，参照纸质公文的管理办法处理。

第四十三条 首次进行电子公文打印或从系统中读取电子公文进入收文单位办公系统的时间为电子公文的接收时间。

第四十四条 电子公文接收失败的，收文单位应及时向发文单位提出申请，说明原因，请求重发或追加打印份数；因系统故障不能接受的，应及时向信息中心反馈。

第八章 业务管理规则

第四十五条 公司员工应熟练掌握OA系统的操作方法，在使用OA 系统处理办公业务时，应遵守以下规定：

（一）通过OA 系统发布的信息、发起的协同，OA使用人员视同知晓，应及时登录系统获取办公信息，处理相关业务。

（二）公司员工应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。

（三）公司员工应保证OA系统处理办公业务的响应时间。网上公文及协同处理流程涉及到的工作人员处理时间原则上不超过１个工作日。如有出差、请假、培训等特殊原因离开时，须通过代理设臵 功能委托相关人员代为办理。

第四十六条 OA系统公共信息管理实行实名制，不得在OA系统上发布与公司工作无关的公告或调查；不允许在讨论区发布私人事务，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。

第四十七条 OA系统流程模板涵盖范围内的办公流程，涉及的相关单位（部门）应按照系统模板使用说明实行网上办公，流程定制发起的单位（部门）应督促系统模板的使用。

第四十八条 发文管理（单位管理部门发文、会议纪要）

（一）公司各管理部门发文，由各部门职员拟稿，交部门经理（或副经理）审核后，提交行政办公室核稿，由行政办公室根据文件性质和领导工作分工，把文件提交给相关领导签发，领导签发后文件传递给办公室文件管理员，管理员对文件存档，并分发到各相关部门和人员。

（二）会议纪要，由会议指定人员起草，提交会议发起方审核，主管领导签发，会议发起方的文档管理员归档并发布。

第四十九条 文档管理

（一）一般文档管理

各部室文档管理员应对本单位需保存、共享的资料进行分类整理，并归档到本部室“单位文档”对应目录中；并根据查询权限授权其它员工查询或借阅。重要文档需另外备份。

（二）公文文档管理

公文处理的流程完成后，文件自动归档到电子档案库，形成归档 文件，档案管理员要对文件进行登记、分类、立卷等工作并形成档案，供全体人员查询或借阅。单位人员查阅公文内容需要在办公系统中提出申请，由档案管理人员授权后查阅。

（三）注意事项

各个部门的相关文件必须分类上传到部门文档中，在每个部门文档下可以新建文档夹以便使用。同时每个部门的单位文档必须对公司领导公开，以便领导的查看。对于个人文档，不允许上传与工作无关的文件，如歌曲、短片、MTV等。

第五十条 日常办公

（一）请假等管理

单位人员请休病假或事假，须经协同系统传递填写请假单，并根据情况提交给本部门领导或直接交给公司领导审核，同时知会人事部门。

（二）协同办公管理

单位人员需要传递文件，须用协同工作与部门内部或其他部门人员、部门领导或公司领导进行日常的文件的交流和消息沟通。

（三）会议管理

会议的召开统一提前由会议发起人在OA上进行会议召开通知，其他人员收到通知后必须及时进行处理，说明是否参加会议。

（四）公告管理

由办公室起草公告通知等信息，交部门领导审核或直接交领导审核后在办公OA系统上直接发布。第五十一条 与领导的沟通方式

有任何建议和意见需要向领导汇报时，一方面可以通过协同单独与领导沟通，另一方面也可以通过公共信息——讨论——领导信箱进行发送。

模版应用

对现有的模版进行双轨运行，对该类模版的流程进行评析，以便优化，并欢迎提出更多合理的需求。公共模版必须通过OA上实现。

关联人员、关联项目。

每个人须将与自己联系较多的同事配臵为关联人员，其中必须将自己的上级和公司领导配臵为上级人员，以便查看。营销和工程人员，对于自己负责的项目必须在OA上进行新建项目的操作，主管领导设臵为自己的上级和公司领导，方便领导查看。

第九章

第五十二条

安全保障

1、OA系统的推广应用由集团人力资源部进行检查考核，对长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据；网上办公数据不准确。其处罚见第十一章。

2、侦测、盗用他人账号和密码，刺探网络配臵、服务器配臵和数据库信息，遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，其处罚见第十一章。

3、违反保密规定，造成失密泄密的，按《保密法》有关规定进行处理。

第五十三条 联入系统的计算机，应安装杀毒软件。使用外来磁盘应检测，以防病毒入侵。

第五十四条 系统管理员应定期检查、维护计算机网络，发现问题应及时排除，无法排除的，应立即与信息中心联系，确保系统正常运行；不得乱设、私设系统的使用人员。

文档管理员应对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，不得将涉密信息、带病毒文档录入系统。

第五十五条 使用系统时，所有涉密信息不得在该系统内发布，也不得存储在与该系统相连的计算机中。

第五十六条 应加强计算机及网络安全保密知识教育，遵守保密纪律与保密规定。

不得利用电子系统从事危害国家安全、泄露国家秘密的违法犯罪活动；不得复制和传播妨碍社会治安或淫秽色情信息，一经发现将提交公安机关追究其刑事责任。

第五十七条 系统出现异常，造成数据存储不完整、软件故障、数据丢失，影响系统完整运行的，应由部门系统管理员负责维护。因技术因素导致系统不能正常工作的，应及时向信息中心反馈。

第五十八条 信息传输工作应严格执行各项管理制度，遵循统一的技术规范。接收的信息，应按照时限要求办理；发送的重要信息应经本单位负责人审批。

第五十九条 使用人员应严格执行有关操作规程。对不遵守规程、影响信息传输工作正常运行的网络成员单位，予以通报批评；造成事故的，应追究有关人员和相关领导的责任。

第六十条 密级文件不进入系统，按照现有公文流转方式处理；电子文件严格按发文范围发送，发文范围的审批仍按各单位公文管理有关规定执行。

第十章 应急处理

第六十一条 系统出现故障，导致电子公文与信息无法在系统中进行正常交换的，应及时通知信息中心。由信息中心尽快组织有关单位查明原因，排除故障，并在24小时内做出响应。

若24小时内仍未排除故障，造成系统不能正常运行的，由信息中心提出解决办法，同时报告集团相关领导，并以纸质文件的方式通知使用单位，保障公文与信息交换工作的正常运行。

第六十二条 系统运行中遇到的问题，应及时向信息中心反馈。

第十一章

罚

则

第六十三条 协同办公是非常严肃的事情，对处理延误造成工作积压的1—3次/月罚款50元，4—6次/月100元（延误是指以系统的记录时间计超过24小时仍未处理待办事宜），其他次数依次类推。第六十四条 OA系统的推广应用由集团人力资源部进行检查考核，对长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据；网上办公数据不准确，对工作造成不良影响的，视状况处以50---200元罚款。第六十五条 侦测、盗用他人账号和密码，刺探网络配臵、服务器配臵和数据库信息，造成OA系统运行中断的，罚款100元。第六十六条 遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，造成公司损失的，罚款100元。

第六十七条 侦测、盗用他人电子印章及手写签名者，将罚款50—200元。严重者将移交公安机关进行处理

第六十八条

盗用他人密钥，将罚款50—200元。严重的将移交公安机关进行处理。

第六十九条 违反OA运行制度上的其他规章条理的处罚将另行规定。所有员工使用OA情况将纳入集团考核范围

第七十条

对于个人文档，不允许上传与工作无关的文件，如歌曲、短片、MTV等，违者将罚款50元。

第十二章

附

则