应用文——单据（共8篇）
篇1：应用文——单据
应用文——单据
教学目标：
1、了解各种常用单据的种类、作用和写作要求。
2、掌握几种常用单据的写法，并能够在日常生活中准确运用。
教学重点：要求学生掌握各种常见单据的格式和内容要求。教学课时：安排一课时。教学设想：
1、首先让学生通过自主阅读教材相关材料，了解各种常用单据的种类、作用和写作要求。然后通过实际训练掌握几种常用单据的写法，鼓励学生在日常生活中主动、准确运用单据写作知识。
2．为引起学生对单据学习的重视，教师可引入一些活生生的案例来警示学生。
3．单据的写法比较简单，教师可通过以下环节进行教学： ①用范例来明确要求。
②设计错误的案例让学生辨析纠错，达到巩固知识的目的。
③本课教学应精讲多练，可根据学生生活和专业需要，创设一定的情景，提出写作的具体要求，让学生通过实际训练掌握技能。
4．教师可通过提供各种常用的发票的样票给学生填制来学习发票的使用。5.学生写作训练时，教师应具体指导；学生完成习作后，教师应及时点评或引导学生互评。教学过程：
一、介绍常用的单据及格式
（一）常用的单据：
1．借条：借条是借钱或物品时写给对方的一种凭证，以供对方保存查考。等所借钱或物品归还时，应收回原来所写的借条作废处理。
2．收条：收到单位或个人送来的钱或物品，应写张单据给对方作为凭证，这种单据叫收条，也可叫收据。
注意：如所收钱或物品本来是由甲方借出的，那么甲方应出示乙方写的借条，还给对方或当面撕毁。这时甲方不必写收条。如甲方不在，别人代收，代收人应写收条或代收条给乙方。
3．领条：从单位或个人处领到钱或物品时，写给发放人的留存单据，就是领条。
4．欠条：借钱或物品，到期不能全部归还、应收回原借条，另写一张单据，约定在一定期限内归还尚余部分。这样的单据叫欠条。
注意：欠条的特征是原来借的钱或物品，已还清一部分，尚余部分要在新商定的期限内归还。因此，不能与借条混淆。
（二）基本格式： 1．标题
通常在第一行中间写“借条”、“收条”、“领条”等，或者写“今借到”、“今收 到”、“今领到”等字样，表明单据的性质。2．正文
第二行空两格开始写，要写明从什么单位或什么人处借到或领到什么财、物，要详细写明名称、种类、数量，数量要用大写汉字，一般不用阿拉伯数字。3．具名和日期
正文下面偏右处写上经手人的姓名及日期，个人出具的单据，由本人签名，有时要写明所属单位名称，并盖章；单位出具的单据要盖公章，一般还要有经手人签名盖章。日期写在署名的下面。
（三）注意事项：
1．钱物要大写：壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾。2．钱的数额前，必须写“人民币”紧相连。数额末尾加“整”。3．正文之后，可写“此据”，以防他人增减作弊。4．不得涂改，如有改动，改动处应加章。5．打印稿格式不变，但必须有签名，盖章。
二、学习教材中的例文。
三、学生写作训练。
篇2：应用文——单据
课程：语文 教师： 郭建华 序号：12 周 1 2 3 4 5 篇二：财经应用文写作--单据_莫金莲 全国中小学“教学中的互联网搜索”优秀教学案例评选 教案设计
中职应用写作《单据》 教学过程设计 篇三：应用文单据写作
常用的单据及格式
（一）常用的单据
1．借条：借条是借钱或物品时写给对方的一种凭证，以供对方保存查考。等所借钱或 物品归还时，应收回或销毁原来所写的借条。（向谁借、借什么、借多少，何时归还）格式
借条（今借到）
（空两格）„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„
（姓名）xxx x年x月x日
2．收条：收到单位或个人送来的钱或物品，应写张单据给对方作为凭证，这种单据叫收
条，也可叫收据。（如所收钱或物品本来是由甲方借出的，那么甲方应出示乙方写的借条，还给对方或当面撕毁。这时甲方不必写收条。如甲方不在，别人代收，代收人应写收条或代收条给乙方。）
格式：
收条（代收到）
（空两格）（谁收了什么，种类，数量）„„„„„„„„„„„„„„ xxx x年x月x日
3．领条：从单位或个人处领到钱或物品时，写给发放人的留存单据，就是领条。
格式：
领条（今领到）
（空两格）„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ xxx x年x月x日 4．欠条：借钱或物品，到期不能全部归还，应收回原借条，另写一张单据，约定在一定
期限内归还尚余部分。这样的单据叫欠条。注意：欠条的特征是原来借的钱或物品，已还清一部分，尚余部分要在新商定的期限内
归还。因此，不能与借条混淆。
格式：
欠条
（空两格）?? ｘｘｘ
ｘ年ｘ月ｘ日
（二）基本格式
通常在第一行中间写“借条”、“收条”、“领条”等，或者写“今借到”、“今收到”、“今
领到”等字样，表明单据的性质。2．正文
第二行空两格开始写，要写明从什么单位或什么人处借到或领到什么财、物，要详细写
明名称、种类、数量，数量要用大写汉字，一般不用阿拉伯数字。3．具名和日期
正文下面偏右处写上经手人的姓名及日期，个人出具的单据，由本人签名，有时要写明所属单位名称，并盖章；单位出具的单据要盖公章，一般还要有经手人签名盖章。日期写在署名的下面。
（三）注意事项
1．钱物要大写：壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾。2．钱的数额前，必须紧相连写“人民币”。数额末尾加“整”。3．正文之后，可写“此据”，以防他人增减作弊。4．不得涂改，如有改动，改动处应加章。5．打印稿格式不变，但必须有名，盖章。
签篇四：单据写作教案 篇五：应用文写作教案-李伟
应用文写作教案
教学目标
1.掌握便条、单据、启事、通知、计划等五种应用文的格式及特
点。
2.把握五种应用文的运用条件。3.能恰当使用并写作五种应用文。
重点与难点：
准确掌握五种应用文的格式特点及使用范围。
一、导入
应用文是一种使用性文体，广泛运用于生活的方方面面，与我们的生活密不可分，今天我们就一起探讨五种常用应用文的特点、写作
要求及使用范畴。
二、教学过程(一)便条
学生在预习基础上小组讨论便条的种类、特点与使用条件。
明确：
1.便条种类：请假条、请托条、留言条以及用于介绍、感谢、致
歉的便条。2.具体格式： ×× ×× ××
称呼：
×× ×× ×××× ×× ×××× ×× ×××× ×× ×××× ×× ×××× ×× ××××
×× ×××× ×× ×××× ×× ×××× ×× ×××× ×× ×××× ×× ××。
署名
日期 3.注意事项
不同种类的便条，格式要求会有差异，但基本格式不变，凡是请
托别人的便条要有敬语。便条的内容要清楚明白，如假条要写清楚请
假的原因和所需时间，请托条要写清楚所托事情的内容和要求。写便
条讲究礼貌，有时需要写致谢语。
便条格式与书信基本相同，包括称呼、正文、署名和日期四个部
分。(二)单据
1.定义:单据时作为某种凭据的便条。日常工作和生活中往往需 要写一张便条交给对方作为收到、借到、领导钱或五的凭证、查证、收支、报销的根据。
2.多媒体出示各种单据的图片，并实物展示借条、收据等单据，学习小组共同讨论各种单据的格式及要点、注意事项。3.小组发言总结单据的共性和不同单据的特点、注意事项。4.其它小组补充评价、教师点评明确。
明确：单据对签约的各方具有约束力，单据是否准确、严密、完
备，关系到但是人的利益，因此书写单据时必须认真慎重。写单据要
用港币或者毛笔书写，自己要端正清楚，不得涂改。如需改动，要在改动处加盖印章，以示负责。表示钱、物数量的数字要用大写汉子，以防涂改；数字后要写量词，再写上“整”字，以防添加。如是钱款
应写明币种。
单据的格式包括四个部分：名称、正文、署名、日期四个部分。(三)启事
1.启事定义、分类、格式及使用，学生认真读教材，小组讨论总
结。
2.明确：启事表达要求具体、准确、明白。3.格式包括三个部分：
标题写明启事的名称
正文具体内容，一般包括启事的目的、意义、要求、具体办理方
法、条件等。落款包括署名和日期。4.具体格式
×× ×× ××
×× ×× ×××× ×× ×××× ×× ×××× ×× ×××× ×× ×××× ×× ××××
×× ×××× ×× ×××× ×× ×××× ×× ×××× ×× ×××× ××
××。署名
日期(四)通知 1.通知定义、使用条件、种类、特点及格式，学生通过教材和小左讨论总结概括，教师点评明确。(五)计划
学生根据前面应用文的学习方法总结概括计划的特点、格式、注意事项等内容，小组合作讨论，教师点评、明确。
篇3：应用文——单据
1资料与方法
1.1电子医嘱各类单据打印流程的制作[2]在实施电子医嘱初期, 固定安排办公班护士, 使其熟练掌握电子医嘱信息系统的使用方法, 在打印电子医嘱各类单据的同时记录操作步骤, 选择每项打印任务的时间范围和选项[3]。根据24小时电子医嘱各类单据打印的先后顺序制作表单, 表单内容包括步骤、打印项目、打印方法、注意事项。步骤之间分栏, 使用者一目了然。表单制作后更换办公护士, 由其他护士检验流程的正确性、合理性、便捷性, 对不合理处进行修改、完善。电子医嘱各类单据打印流程, 见表1。
1.2电子医嘱各类单据打印流程的应用方法将电子医嘱各类单据打印流程用A4纸打印, 夹于活页夹, 放在办公班使用的电脑附近。办公护士根据打印需求按照电子医嘱各类单据打印流程进行操作, 查看打印时间是否正确、打印内容是否与医嘱相符。
1.3评价指标办公护士记录每次打印时间、每班打印时间和单月发生打印差错的次数。
2结果
电子医嘱单据打印流程实施前后效果对比, 见表2。
3讨论
应用电子医嘱各类单据打印流程能确保打印内容正确, 做到正确执行医嘱, 增加安全系数[4]。按照制定的打印流程, 选择时间范围、内容, 可以简单准确地打印出所需医嘱粘贴单, 可以做到正确执行医嘱。否则虽然医生开出的医嘱正确, 而打印的医嘱粘贴单错误, 漏打印或重复打印医嘱内容, 会导致医嘱执行错误。故电子医嘱粘贴单打印流程的执行可以帮助护士正确执行医嘱。
应用电子医嘱单据打印流程能提高护士工作效率[5]。办公护士的任务多而杂, 工作时很容易受到环境的影响。如果护士在打印粘贴单时仅凭大脑记忆执行多种粘贴单不同时段的打印, 很容易出现执行错误。护士在进行医嘱粘贴单打印时直接按照电子医嘱各类单据打印流程操作, 可以节省思考时间, 做到快速打印, 同时可避免打印错误导致再次打印而浪费时间。从统计结果看出, 实施流程后较实施流程前节省打印时间。应用电子医嘱各类单据打印流程能节约粘贴纸、纸张:未执行打印流程前发生打印错误多, 导致重复打印, 浪费粘贴纸、A4纸、输液巡视单等。故电子医嘱各类单据打印流程的实施能节省纸张, 可操作性强。
应用电子医嘱各类单据打印流程便于新手护士快速掌握打印方法, 方便带教。我院近几年快速发展, 每年招收的新护士很多, 带教的重要任务是新护士掌握各班次的工作内容。电子医嘱各类单据打印流程的实施使带教方便, 让新护士能在短时间内掌握此项工作。
应用电子医嘱各类单据打印流程使全院打印流程统一, 以往各科操作方法不同, 流程不统一, 护士轮转进入新科室后要适应该科室的打印方法。目前经过推广, 做到全院统一, 护士轮转科室不受影响, 使其快速掌握工作内容和技巧, 提高工作效率。
参考文献
[1]程云霞, 李新, 施思.医嘱处理记录本的设计及在电子医嘱中的应用[J].护理学报, 2011, 11 (18) :75-76.
[2]胡绣华.产科护士观察记录表的设计与应用[J].护理研究, 2013, 9 (27) .
[3]魏虹, 王延芬, 张平, 刘艳.品管圈在降低电子医嘱缺陷率中的应用[J].当代护士, 2014, (7) :169-170.
[4]龚美芳, 金晓红.表格式护理记录单的临床应用[J].中华现代护理杂志, 2012, 2 (18) :710-711.
篇4：应用文——单据
青岛前湾集装箱码头有限责任公司（以下简称青岛前湾集装箱码头）是隶属于青岛港（集团）有限公司并由其与中远集团、铁行集团、A.P.穆勒-马士基集团合资开发经营的集装箱码头，2011年集装箱吞吐量达到，其中国际中转箱量占85%以上。青岛前湾集装箱码头使用由美国Navis公司开发的当前最先进的SPARCS码头管理系统，该系统主要由船舶计划、场地计划、设备及作业计划等三大模块构成，实现码头操作管理计划、控制与现场的结合，其通过电子数据信息交换器和无线终端与青岛前湾集装箱码头自主开发的码头生产管理系统相连接，实现数据库信息交流和共享，进而实现对码头作业的高效、准确、实时管理。
青岛前湾集装箱码头业务信息交换频繁且流转量庞大，尤其是出口集装箱信息变更频繁，场站涉及进出口集装箱退关、换船、更改中转港、更改箱属公司、更改目的港等项目的手续烦琐且过程复杂，严重影响码头作业效率，具体表现为以下方面：（1）变更集装箱信息需要人工持纸面单据加盖业务印章，既耗时又耗力；（2）集装箱单据涉及计划、计费、审核、变更等业务环节，程序烦琐；（3）受班期和天气等客观因素的影响，集装箱单据信息变更较多，严重影响报文等信息时效性及传送质量，导致客户办单时间延长及船舶配载延迟和甩箱。
为解决客户与码头间申报、交换集装箱信息操作中的困难，青岛前湾集装箱码头信息中心以优化码头生产管理系统为目标，开发集装箱电子单据信息变更系统，实现集装箱单据信息变更电子网络化。
2 集装箱电子单据信息变更原理及过程
2.1 原 理
基于信息化系统特点，在码头与客户之间搭建客户变更集装箱单据信息需求通道，统一信息格式标准。码头根据客户请求审核和处理信息并将之实时反馈给客户，同时计收相关费用；码头系统自动生成报文，按要求完成改单后报送客户。
2.2 过 程
（1）收集场站、船公司等码头客户要求更改目的港、航次、提单号等的集装箱信息。
（2）码头信息中心通过互联网技术，在其与客户之间搭建信息需求、审核、变更通道，并使之与码头生产管理系统连接。
（3）在客户缴费后，系统自动转入客户变更的信息，完成集装箱单据电子化改单。
3 集装箱电子单据信息变更系统设计
3.1 申请接收及校验规则
出口集装箱电子单据信息变更操作以场站发送的电子报文为准。为确保信息更改的准确性，码头生产管理系统对接收的电子报文进行校验，对于不符合校验规则的电子报文，系统会自动发送回执报文给相应场站。码头生产管理系统对电子报文的校验环节包括：
（1）校验船名代码、出口航次、箱属、卸货港等是否与码头标识的代码一致；
（2）校验申请单据变更的集装箱是否堆存在本码头堆场；
（3）若申请换船，校验集装箱是否处于退关状态；
（4）若申请换船，校验新船名、航次是否符合本码头船期，例如，青岛港前湾港区三期码头与四期码头以及二期码头与三期码头船舶不可互换（因为三期码头和四期码头由不同码头公司运营，二期码头与三期码头的业务相对独立，且没有连接通道，集装箱换船必须先出场再进场）；
（5）若申请更改卸货港和箱属，校验卸货港和箱属是否在相应航线上；
（6）若申请改港或换船，校验配船标志是否已去除；
（7）校验报文中的场站代码、集装箱在码头系统中的场站代码以及报文路径中设置的场站代码是否一致；
（8）集装箱电子单据信息变更申请完成审核前，场站可以重复发送电子申请，在审核时以最新的电子申请为准，一旦电子申请被审核，系统不再接收电子变更申请。
集装箱电子改单申请仅在提出申请的当天有效，计划员每天零点将前一天未付费电子改单申请转至历史数据库。
3.2 功能设定
（1）查询过滤功能 该功能包括业务类型、船名、航次、箱站、箱号等查询过滤，涉及分换船、更改卸货港、更改目的港、退关、更改箱属、装船箱返场等业务。
（2）自动刷新功能 选中自动刷新按钮，当有“码头接收”和“计划已审核”信息时，系统会自动弹出“有需要处理的电子改单信息，请核对！”提示窗口，提醒操作人员及时处理信息。
（3）电子改单信息状态显示功能 系统接收电子改单申请后显示“码头接收”状态；计划员审核申请后显示“计划已审核”状态；计收费用后显示“计费已审核”状态；集装箱信息变更后显示“信息已变更”状态，并自动转入历史窗口（即进入箱站改单申请历史窗口）。
4 集装箱电子单据信息变更系统应用
4.1 退 关
场站发送集装箱退关电子报文，码头系统接收报文后，计划员根据其在码头管理系统的查询结果进行相应改单操作：
（1）对于没有配船的集装箱，先选中箱号，在编辑菜单中选择“计划审核通过”，然后选择相应变更信息。
（2）对于已经配船但还未装船的集装箱，向相关计划员申请贝位；登录箱站改单申请处理界面，选中箱号后在编辑菜单中选择“计划审核通过”，然后选择相应变更信息。
（3）对于已经装船的集装箱，在集装箱管理界面选中箱号，然后在编辑菜单中选择“补充返场受理”，录入需要翻倒的舱盖数和箱号；保存更改信息后，系统自动在箱站改单申请处理界面插入电子申请信息，状态为“计划已审核”；根据相关标准计收费用后，系统状态更改为“计费已审核”，计划员进行装船集装箱返场操作。
4.2 更改目的港和箱属
场站发送更改集装箱目的港和箱属的电子报文，码头系统接收报文后，计划员选中相应箱号，在编辑菜单中选择“计划审核通过”，然后选择相应变更信息，完成集装箱目的港和箱属改单操作。
4.3 换 船
场站发送集装箱换船电子报文，码头系统接收报文后，计划员选中相应箱号，在编辑菜单中选择“计划审核通过”；按标准计收费用后，系统状态变为“计费已审核”（箱号颜色变成浅红色），计划员在编辑菜单中选择相应变更信息，完成集装箱换船改单操作。
4.4 更改卸货港
场站发送更改集装箱卸货港的电子报文，码头接收报文后，计划员根据其在码头管理系统的查询结果进行相应改单操作：
（1）对于没有配船的集装箱，选中相应箱号，在编辑菜单中选择“计划审核通过”；按标准计收费用后，箱号颜色变成浅红色，处理结果显示“计费已审核”；计划员在编辑菜单中选择相应变更信息，完成集装箱卸货港改单操作。
（2）对于已经配船但未装船的集装箱，先向相关计划员申请贝位；然后登录箱站集装箱改单申请处理界面，选中相应箱号，在编辑菜单中选择“计划审核通过”；按标准计收费用后，箱号颜色变成浅红色，处理结果显示“计费已审核”；计划员在编辑菜单中选择相应变更信息，完成集装箱卸货港改单操作。
（3）对于已经装船的集装箱，在集装箱管理界面选中相应箱号，在其编辑菜单中选择“补充返场受理”，录入需要翻倒的舱盖数和箱号；保存更改信息后，系统自动在箱站改单申请处理界面插入电子申请信息，状态为“计划已审核”；按相关标准计收费用后，系统状态变为“计费已审核”；计划员进行装船集装箱返场操作后再按照上述（1）完成集装箱卸货港改单操作。
5 集装箱电子单据信息变更系统应用效果
自2012年5月青岛前湾集装箱码头推出集装箱电子单据信息变更系统以来，该系统得到客户的广泛支持和赞誉，收到良好应用效果。该系统通过货主、场站、码头等各方信息系统的统一化和标准化，减少集装箱相关单证传递环节，提高信息报送质量和客户办单效率，对提升码头集装箱作业效率和服务质量及增加码头经济效益具有重要作用。未来，青岛前湾集装箱码头业务部门和信息中心将通过与场站等紧密沟通，推进信息统一化、标准化、规范化，实现信息流转共享，提高电子信息报送质量和效率，以完善系统功能，改进系统流程，使电子单据信息系统得以进一步优化，发挥更大的作用。
篇5：应用文——单据
毕 业 论 文
题 目:如何进行出口单据的制作及单据拒付的处理
作 者： 王定超 学 号： 520605910114
班 级： 09报关与国际货运
指导老师： 夏璐
论文成绩： 答辩成绩：
总评成绩：
年 月 日
如何进行单据的制作及单据拒付的处理
内容摘要：随着全球经济一体化的发展，国际贸易的发展更加迅速。出口单证制作的质量如何，关系到能否安全迅速收汇，也反映了一个企业，乃至一个国家的科学文化水平。本文通过对国际贸易中单证缮制及单据拒付的处理应注意的问题，首先阐述了出口单据在国际贸易中的作用，说明其重要性，接着围绕出口单据的制作展开论述，分别介绍了汇票、商业发票、运输单据等单据的制作技巧，同时分析单据制作中容易出现的单证不符，单单不符的问题，表明应采取适当的解决方法，最后着重论述了单据拒付的处理方法。
关键词：单证制作 单证不符 拒付处理
国际贸易就是单据贸易，几乎所有贸易环节的具体操作都与单据的交换密切联系，即使是在计算机高度发展的今天，单据也在扮演着相当重要的角色。
一、出口单据的一般作用
出口单证用来处理货物的支付、运输、保险、商检、结汇、报关等工作，贸易公司签定后，合同履行过程中的每一环节都需要有相应的单证编制、交换、传达以满足商业运输保险、商检、海关等有关部门的多方面的需要。
1、企业进出口收、付汇的需要
实际业务中不管合同的交易条件是什么，交易标的是什么，交易的当事人是谁，各方追求的目的（货物和货款）都与金钱/货币有关，如何实现货币的转移，怎样支付货款、如何收取货物，实践中多通过单据加以实现，因为国际贸易中常用的贸易条件为FOB、CFR、CIF等，而这些交易最重要的特点之一就是“象征性交货”（当事人买卖代表货物所有权的单据等于买卖货物）。
2、合同履行的手段和证明
国际贸易实务各方订立合同的目的是为了实现各自的利益，出口合同的履行主要是出口单据索赔与理赔工作，而提交相应单据是当事人履行合同的手段和当事人完成合同义务的证明，因此，受益人在审核单据时应认真核对合同，保证其内容与该合同条款“相一致”。
3、避免和解决争端的依据
国际贸易各方订立合同的目的是为了实现各自的利益，在订立合同之初就认为自己在买官司、买争议的人是不存在的。但因为从事国际贸易活动的人分处异国，市场经常发生变化、有利和不利因素在不断的转换、新情况时有出现，贸易活动中发生争议、矛盾也是正常的。关键是要做好自己的“功课”，防患于未然。因为国际贸易是单据贸易，所以在合同订立之前、之中和之后都要对相关单据严格把关，不然就可能造成因单据的不规范、不确切、存在授人以柄的漏洞而引发麻烦或在发生有关争议后无法利用合法的手段（出示合格的单据）保护自己，更谈不上对对方的不合理要求据理力争、成竹在胸地说“不”。
4、直接影响国家、企业和个人的形象和利益
做好国际贸易单证工作对整个国家、每个企业和每个从业员工的形象和利益都有重大影响，因为国际贸易是纯单据贸易，单据做的好坏直接影响到企业能否安全、迅速收汇，也有损企业的形象。单据工作是企业经营管理的重要环节，而单据的制作又是关键，影响到货物的报检、报关、保险、装运等重要环节。所以所有企业都应该重视单证工作，为此，培养、招聘经验丰富、能力娴熟、知识全面的单证人员就成为企业的“必修课”了。
二、如何正确的制作出口单据
外贸中的单据有银行单据和商业单据两大类，在信用证付款的条件下，货物的交易已经演变成了单据的交易，在银行议付时，银行只审核单据而不管货物，因此，单据是外贸顺利完成的纽带，也是出口方据以结汇的的依据。
1.汇票的制作
国际贸易中，主要使用的是跟单汇票，作为出口方要求付款的凭证，制作汇票时应注意下列问题。（1）汇票金额
托收项下汇票金额应与发票一致。若采用部分托收、部分信用证方式结算，则两张汇票金额各按规定填写，两者之和等于发票金额。信用证项下的汇票，若信用证没有规定，则应与发票金额一致。若信用证规定汇票金额为发票金额的百分之几，则按规定填写。这一做法通常用于以含佣价向中间商报价，发票按含佣价制作，开证行在付款时代扣佣金的情况。（2）付款人名称
托收方式的汇票付款人为买方，信用证方式下，以信用证开证行或其指定的付款行为付款人。若信用证未加说明，则以开证行为付款人。（3）收款人名称
汇票的收款人应是银行。信用证方式下，收款人通常为议付行。托收方式下，收款人可以是托收行，均作成指示抬头。托收中也可以将出口方写成收款人（已收汇票），然后由收款人作委托收款背书给托收行。
2.保险单的制作
保险单（Insurance Policy∕Certification）是保险人与被保险人之间订立的保险合同的凭证。是被保险人索赔、保险人理赔的依据，在CIF或CIP合同中，出口商在向银行或进口商收款时，提交符合销售合同及∕或信用证规定的保险单据是出口商必不可少的义务。（1）被保险人
即投保人。在CIF或CIP条件下，出口货物由出口商申请投保，在信用证没有特别规定的前提下，信用证受益人为被保险人。并加空白背书，以转让保险权益。（2）保险货物名称
可参照商业发票中描述的商品名称填制。也可填货物的统称。信用证有时要求所有单据都要显示出信用证号码，则可在本栏空白处表示。（3）保险金额
按信用证规定金额投保，若信用证未规定，则按 CIF或CIP价格的110％投保。（4）承保险别
本栏是保险单的核心内容。它主要规定了保险公司对该批货物承保的责任范围，也是被保险人在货物遭到损失后，确定是否属保险公司责任的根据。本栏应按投保资料缮制，并要严格符合信用证条款的要求。
赔付地点和赔付代理人：一般为保险公司在目的地或就近地区的代理人。保险单签发日期和地点：保险单的出单日期不迟于提单或其它货运单据签发日期，以表示货物在装运前已办理保险。（5）背书
空白背书（BLANK ENDORSED)),空白背书只注明被保险人（包括出口商名称和经办人的名字）名称。当来证没有规定试用哪一种背书时，也使用空白背书方式。记名背书，当来证要求“DELIVERY TO(THE ORDER OF)XXX COMPANY(BANK)”或“ENDORSED IN THE NAME OF XXX”,即规定使用记名方式背书。具体做法是在保险单背面注明被保险人的名称和经办人的名字后，打上“DELIVERY TO XXX COMPANY(BANK)”或“IN THE NAME OF XXX”的字样。记名指示背书，当来证的保单条款规定为：“INSURANCE POLICY OR CERTIFICATE IN NEGOTIABLE FORM ISSUED TO THE ORDER OF XXX”时，只要在保险单背面打上“TO ORDER OF XXX”,然后签署被保险人的名称就行了。
3.原产地证明的制作
原产地证明（Certificate of Orgin）是用以证明货物原产地或 制造地，是进口国海关计征税率的依据。我国出口商品所使用的产 地证主要有以下几种。
（1）普通产地证
用以证明货物的生产国别，进口国海关凭以核定应征收的税率。在我国，普通产地证可由出口商自行签发，或由进出口商品检验局签发，或由中国国际贸易促进委员会签发。实际业务中，应根据买卖合同或信用证的规定，提交相应的产地证。在缮制产地证时，应按《中华人民共和国原产地规则》及其他规定办理。
（2）普惠制产地证（GSP Certfficate of origin）
目前给予我国普惠制待遇的有澳大利亚、新西兰、日本、加拿大、挪威、瑞士、俄罗斯及欧盟15国，以及部分东欧国家。凡是向给惠国出口受惠商品，均须提供普惠制产地证，才能被受关税减免的优惠，所以不管来证是否要求提供这种产地证，我出 口商均应主动提交。普惠制产地证的书面格式名称为格式A（Form A）。但对新西 兰还须提供格式59A（Form 59A），对澳大利亚不用任何格式，只须在商业发票上加注有关声明文句。在我国，普惠制产地证由进出口商品检验局签发。
（3）纺织品产地证（Certificate of origin Textile product）
对欧盟国家出口纺织品，需提交该产地证。该证是进口国海关控制配额的依据。在我国，该证由地方外经贸委（厅）颁发。GSP产地证是取得关税优惠，而纺织品产地证是取得配额证明。对欧盟出口有关产品时，需同时提交两种产地证。
（4）对美国出口的原产地声明书
凡属对美国出口的配额商品，如纺织品等，应由出口商填写原产地声明书。有三种格式（l）格式A：单一国家声明书（Single Country Declaration），声明商品产地只有一个国家（2）格式B：多国家产地声明书（Multiple Country Declaration），声明商品的原材料是由两个或两个以上国家生产的；（3）格式C：非多种纤维纺织品声明书，亦称否定声明书（Negative Declaration），凡纺织品的主要价值或主要重量属于麻或丝的原料或含羊毛量不超过17％，则可填用此格式，以说明该类商品为非配额产品。
4.检验证明的制作
国际贸易中检验证书（Inspection Certification）种类很多，分别用以证明货物的品质、数量、重量和卫生条件等方面的情况。检验证书一般由国家指定的检验机构出具，也可根据不同情况，由出口企业或生产企业自行出具。应注意出证机构检验货物名称和检验项目必须符合信用证的规定。还须注意检验证书的有效期。一般货物为60天，新鲜果蔬类为2-3个星期，出口货物务必在有效期内出运，如超过期限，应重新报验。
5.包装单据的制作
包装单据（Packing Document）是指一切记载或描述商品包装 种类和规格情况的单据，是商业发票的补充说明。主要有装箱（Packing List）、重量单（Weight List）、尺码单（Measurement List）。
三、单据制作中容易出现的问题及解决办法
在出口业务中，由于种种原因造成单据不符，即单据存在不符点，而受益人有因时间条件限制无法在规定期限内更改而直接导致开证行拒付，因此信用证结算的首要问题就是一定要做到“单单相符”和“单证相符”这样才能保证安全迅速收汇，这是做信用证结算所必须重视的首要问题，不得有半点含糊。
1.单据与信用证不符
单证不一致，即单据缮制没有完全符合信用证明规定。这是最常见的事故。其结果就是直接导致不符点，甚至导致单据被拒付。在“单证交易”中，业务员应该树立起“信用证至高无上”的观念，即使信用证中出现错别字或明显的语法错法，只要不导致产生歧义，在无法修改的情况下，也要将错就错地照样搬到所有单证中去。再者，同一票货物，按照需要可能会制作几套单证，分别交给商检部门、海关和银行。这几套单证在某些方面有出入，并不影响银行对自己那套单证的审核与付款。因此，其他单证可以略有差池，但给银行的这一份则一定要完全与信用证一致，这是“单证不一致”事故处理的最大原则。出口口业务中，由于种种原因造成单据不符，即单据存在不符点，而受益人又因时间条件的限制，无法在规定期限内更正，则有下列处理方法：凭保议付，受益人出具保证书承认单据瑕疵，声明如开证行拒付，由受益人偿还议付行所垫付款项和费用，同时电请开证人授权开证行付款。表提，议付行把不符点开列在寄单函上，征求开征行意见，由开证行接洽申请人是否同意付款。接到肯定答复后议付行即行议付。如申请人不予接受，开证行退单，议付行照样退单给受益人。电提，议付行暂不向开证行寄单。而是用电传和传典通知开证行单据不符点。如开证行同意付款，再行议付并寄单，若不同意，受益人可及早收回单据，设法改正。有证托收，单据有严重不符点，或信用证有效期已过，已无法利用手上的信用证，只能委托银行在向开证行寄单函中注明“信用证项下单据作托收处理”，作为区别，称为“有证托收”。而一般的托收，则称为“无证托收”。由于申请人已因单证不符而不同意接受，故有证托收往往遭到拒付，实是一种不得已而为之的方式。
2.单单不符
单单不符可以有两种方式处理：
（1）在议付行交单时发现有不符点，凡是来得及并可以修改，就直接修改这些不符点，使之与信用证相符，从而保证正常议付货款。
（2）在议付行交单时发现有不符点，但已来得及修改，或单据到开证行被发现有不符点，此时已无法修改，则可以通知开证申请人（进口商），说明单据出现的不符点，请他来电确认接受不符点，同时找开证行表示接受单据的不符点，则仍可以收回货款。
四、单据拒付的处理
经营进出口贸易的公司在信用证业务中，想必都有被拒付的经历，有的经历甚至会很惊险，而一些经验不足的公司在接到开证行提出不符点通知时，往往惊慌失措，匆匆忙忙接受客户降价的请求，直接导致了经济损失。其实，信用证项下的单据被拒付，并不意味着出口项下的货物已被判了死刑，降价也不是解决问题的唯一办法，所以我们大可不必谈不符点色变，自己先乱了方寸。
1.不符点单据拒付的处理
（1）看开证行提出不符点的前提是否已满足
根据国际惯例，开证行提出不符点必须①在合理的时间内提出不符点，即在开证行收到单据次日起算的七个工作日之内向单据的提示者提出不符点；②无延迟地以电讯方式，如做不到，须以其他快捷方式将不符点通知提示者；③不符点必须一次性提出，即如第一次所提不符点不成立，即使单据还存在实质性不符点，开证行也无权再次提出；④通知不符点同时，必须说明单据代为保管听候处理，或径退交单者。以上条件必须同时满足，如有一项条件开证行未做到，开证行便无权声称单据有不符点而拒付，如国际商会第535号出版物中有一则案例，开证行拒付，因议付行所在地发生地震，不能以电讯方式通知不符点，遂采取快邮方式，议付行以开证行未在七个工作日内通知为由要求开证行付款，而国际商会认为在那种情况下，快邮方式是开证行所能采用的最快捷的方式，其拒付行为是有效的。我们可以设想，假如开证行不是因为议付行所在地区发生地震，电讯方式通知不到而采用快邮，而是直接就用快邮方式通知，则议付行就此提出异议是有道理的。（2）看所提不符点是否模糊不符点
有时开证行提出不符点的条件均已满足，单据也确实存在不符点，但开证行由于自身素质或英语水平的限制，提出的不符点与实际存在的不符点大相径庭，完全不是那么一回事，在这时实质上开证行所提的不符点是不存在的，而其后来对不符点所做的解释，可能是正确的不符点，但我们可以指其是第二次提出不符点，系无效的拒付行为而要求开证行付款。（3）积极与开证申请人洽谈
开证行拒付并不意味着开证申请人拒付，如果开证申请人最终放弃不符点，尽管开证行并不受开证申请人决定的约束，但一般会配合开证申请人付款。所以开证行拒付后，如果不符点确实成立，应分析与开证申请人之间的关系以及此笔交易的实际情况，以决定怎样与其交涉，说服开证申请人接受不符点并付款。只要货物质量过关，商品市场价格较好，开证申请人一般不会以此为借口拒绝接受单据。（4）降价或另寻买主
如果不符点确实是成立的，且货物质量有缺陷，因市场不佳或客户信誉不好，申请人有时会拒绝付款，或为转嫁市场价格波动的风险，而提出降价的要求，遇到这种情况，一般可采取三个步骤：一是从合作角度考虑，尽量争取开证申请人的让步，并在日后的贸易往来中给以其他优惠，而避免当笔业务的经济损失；二是在交涉不力的前提下，可答应客户降价的请求；三是可权衡利弊，根据市场情况，积极联系新的买主，如市场情况较好的话，也可以将此作为与客户交涉的策略，就一般情形而言，客户关心的是自身的利润，如果商品市场价格趋升，谅开证申请人不至于冒利润和客户同时损失的风险而坚持拒付。（5）退单退货
在开证行提出实质性不符点、拒付行为又很规范、与客户交涉不力、寻找新买主而不得的情况下，就只有退单退货一途了，不过在作出此决定之前，一定要仔细核算运回货物所需的费用和货值之间，是否有帐可算，有利益即迅速安排退运，因为时间拖得愈久，费用（港杂、仓储等）就越高；若运回货物得不偿失，则不如将货物放在目的港，任由对方海关去处理了。
2.开证行无理拒付的处理
对于无理拒付的开证行,有两中可供参考的办法,一种是建议我方银行的总行,向世界银行委员会进行投诉 ,控告该开证行不讲银行信用,使得该行信用等级在下降级。但这种办法不能对受益人因开证行违规造成的损失,进行补偿救济。另一种是国际上较常用的,依照英美衡平法,开证行撤回允诺陈述而禁止翻供原则,并依据美国《统一商法典》,对违规开证行绳之以法。
单证做为一种贸易文件，它的流转环节构成了贸易程序单据工作贯穿于企业的外销、进货、运输、收汇的全过程，除了外贸企业内部各部门之间的协调配合外，还必须与检验、保险公司、交通运输部门、海关、银行以及其他有关部门发生联系，环环相扣，互为影响，也互为条件。因此出口单据的正确制作与拒付的恰当处理，有利于安全收汇，确保交易顺利完成。
主要参考文献：
篇6：单据使用制度
1、费用报销单：报销人填写费用报销单，单位（部门）领导第一审核，分管领导第二审核，主办会计第三审核，财务主管第四审核，主管领导第五审批，领款人签章后，付款人（出纳）签字后付款。
2、取款单：取款人填写取款单，单位（部门）领导第一审核，主办会计第二审
核，财务主管第三审核，主管领导第四审批后，取款人（出纳）第五签字后取款。
3、转账单：转款人填写转账单，单位（部门）领导第一审核，主办会计第二审
核，财务主管第三审核，主管领导第四审批后，转款人（出纳）第五签字后转款。
4、进账单：收款人填写进账单，收款人（出纳）第一签字,主办会计第二审核。
5、还款单：收款人填写还款单，收款人（出纳）第一签字，主办会计第二记核，财务主管第三记核。
6、借款单：借款人填写借款单，单位（部门）领导第一审核，主办会计第二审
核，财务主管第三审核，主管领导第四审批后，领款人第五签章，付款人（出纳）第六签字。
7、付用款申请单：付款人填写用款申请单，单位（部门）领导第一审核，分管
领导第二审核，主办会计第三审核，财务主管第四审核，主管领导第五审批，领款人第六签章，付款人（出纳）第七签字。、收据：收款人（出纳）收到款后，填写收据，交款人第一签字，收款人（出
纳）第二签字，主办会计第三记核，财务主管第四记核，主管领导查审。
9、借据：借款人填写借据，单位（部门）领导第一审核，分管领导第二审核，主办会计第三审核，财务主管第四审核，主管领导第五审批，领款人第六签章，付款人（出纳）第七签字后付款。
10、票据粘贴单:用于粘贴票据，把票据粘贴到票据粘贴处。
11、出差申请单：出差人填写出差申请单，单位（部门）领导第一审核，分管领
导第二审核，人力资源第三审核，主管领导第四审批。
篇7：空运单据准备须知
空运单据准备须知(中英文对照)
空运单据准备须知（中文版）
（一）空运进口：
（1）、一般贸易需空运正本提单、发票、箱单、合同、报关委托书、报检委托书、换单介绍信、提货介绍信一式一份即可。若是免税货物还应提供免表两张（一蓝一白）。如果是代理单位除应提供上述单据外，还需提供委托代理协议书并加盖双方单位公章。
（2）、客户需对其商品所对应的监管条件提供监管文件。（如机电审、许可证、重工业证明、安全质量许可证、食品原产地证明等）若商品来自美、日、韩、欧盟，客户还应提供无木质包装证明、非针叶木包装证明或熏蒸证明正本。（外方提供）
（3）、来料加工与进料加工：单据要求与一般贸易要求一致，另外货主还应提供手册。
（4）、其他贸易方式：如返修、赠送、暂时进出口、免税货物等，除需提供上述单据外，客户还需 提供的必须文件如：赠送函、返修协议及说明、暂时进出口审批表三份、免表一式两份（一蓝一白）等和海关要求客户提供的其它所需文件。暂时进出口货物须提供提单、发票、箱单一式三份、报关委托书、报检委托书、暂时进出口审批表一式三份并加盖货主或代理的正本公章。审批表的前三行内容需电脑打印。
（5）另有其他单证按海关现行政策提供。
（二）空运出口：
（A）出口发票、箱单一式两份加盖发票章，报关、报检委托书各一份并加盖正本公章，以及相对应的出口核销单。出口商品若为法检商品，则需货主提供商检通关单。
（B）另有其他单证按海关现行政策提供。
重要通知： 为建立外汇连管机制，经国家外汇管理局决定，自2003年6月6日起，进口货物凡以进口即期、远期信用证和托收方式（L/C.D/A.D/P）对外承兑付款的，外汇银行根据美份<<进口信用证、托收承兑/付款通知书>>向进口货物收货人核发“报关专用”的<<进口信用证、托收承兑/付汇情况表>>，由进口货物收货人在海关现场报关交单时作为申报的随附单证向海关提交。目前，海运进口货物的收货人应当提交银行核发的<<进口信用证、托收承兑/付汇情况表>>。
*特别声明* 由于我国进入WTO后不断调整海关进出口货物监管政策，如遇有通关单证需改变更新我司将保留另行通知的权利，一切单证增减更改均以海关法及海关有关规定为准。
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空运单据准备须知（英文版）Notice to prepare Air Transportation Documents(ONE)Air transportation import
1.Original air bill of lading, invoice, packing list ,contract,consignment of customs declaration, consignment of commodity inspection shall be in one copy for origin.*If it is duty-free goods, it shall provide 2copy of duty-free sheet(one blue copy and one white copy).*If it is agency unit, it shall provide theconsignment agency agreement and addedthe official seal of both parties(Copy shall be available)beside providing the above-mentioned documents.2.Consignor shall provide the regulatory documents according to the corresponding regulatory condition of its commodity.(Such as the mechnical-electronical examination, permit license, heavy industry, product certificate, security quality permit, food certificate of the origin and etc.)If the goods are coming form USA,Japan ,South Korea and Europe Union, the consignor shall provide the non-wood packing certificate, non-wood of coniferous tree packing certificate and original suffocating certificate.(Provided by the foreign parties)
3.Processing with imported material and processing with supplied material: The documents requirements are meeting with general trade requirements.Besides, the consignor shall provide the manual.4.Other trade mode: such return to repair, donation, and etc, besides providing the above-mentioned documents, the consignor shall provide the necessary documents such as: Letter of Donation, Agreement on return torepair, and other documents by the consignor on the requirement of customs.Temporary import and export goods shall provide bill of lading, invoice and packing list in triplicate, consignment of customs declaration, consignment of commodity inspection, approvement sheet for temporary import and export in duplicate and added the origin official seal of consignee or agent.The first 3 lines content of the approvement sheet shall be printed by computer.5.Other.(TWO)Air transportation export
(A)Export invoice and packing list in duplicate and with official invoice seal, consignment of customs declaration, consignment of commodity inspection shall need 1 copy for origin each and added the official seal on the original certificate, and the corresponding export verification certificate.If the export goods are legal inspection goods, the consignor need to provide the commodity inspection customs declaration sheet.(B)Other.Created by arrive_logistics
篇8：单据控制的原则和防线
内控视角下的单据分类与风险
1.单据的分类
(1) 传统会计教科书对单据的分类, 主要从满足会计确认与计量的需要来考虑, 如按原始凭证来源的不同, 分为自制凭证和外来凭证。这种分类主要满足于企业会计核算的单一目的, 难以满足企业内部控制的需要。企业内部控制是一个过程, 是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工共同实施的控制过程。这个过程必然形成一系列的单据。
(2) 从内控视角来看, 单据可以分为过程业务单据和过程价值单据。过程业务单据, 是企业实施具体业务控制时, 所形成的一系列用于表明是否执行必要控制活动的证据资料;过程价值单据, 是企业实施业务控制的成果证据资料, 它往往会导致经济利益流入或流出企业。以员工出差为例, 出差前的出差申请手续 (包括出差时间、事由、出行交通方式) 、出差后的出差情况报告, 就是过程业务单据。用于证明该员工出差手续是否获得管理审批、出差过程是否解决了应该解决的问题等情况;差旅费报销时该员工提交的机票、住宿发票等单据, 就是过程价值单据, 表明出差过程中所发生的各项支出。该员工差旅费报销时所填写并经审批的差旅费报销单, 属于过程业务单据;财务履行报销付款后的银行回单, 表明企业经济利益流出, 属于过程价值单据。
总之, 过程业务单据用于表明业务相关的必要控制点执行与否;过程价值单据用于反映过程控制活动的执行结果。传统会计更多强调的就是过程价值单据, 如向外单位购货时由供货单位开出的购货“发票”、付款时所取得的“收据”, 而过程业务单据的重要性往往被忽视。
2.单据的风险
单据的风险, 即因为单据控制相关的各种可能事件, 从而给企业经营管理造成的不利影响。具体而言, 企业单据管理至少应关注以下风险:
(1) 业务活动控制过程的单据不完整、不充分, 可能导致业务活动过程存在不作为、控制不力、结果不佳的情况被掩盖或隐瞒。
(2) 单据的来源不明、不合规, 单据造假、伪造或变造, 可能导致经济业务触犯法律风险, 蒙受经济损失。
(3) 单据上的要素不齐全, 书写不规范, 记载内容不真实, 可能导致单据无效, 不能作为报账凭据, 或导致经济利益不当输送, 甚或触发法律风险。
(4) 单据审核不严谨, 可能导致财务风险, 财务信息质量失真, 企业利益不当流失。
(5) 单据保管不妥善, 可能导致重要单据灭失, 重要信息外泄, 埋下检查、稽查、审计等业务隐患。
单据控制的原则
单据控制是企业实施内部控制尤其是财务控制的一项基础规范工作。企业建立与实施单据控制应遵循以下四项原则:
1.合规性原则
强调单据要符合法律法规。单据本身应具有法律效力, 单据的来源渠道要合法, 单据所反映的经济业务应符合有关法律、法令、制度、政策、合同等要求。单据的合规性主要包括两个层次, 即合法律政策之规、合公司规章制度之规。当然如果一个单据是违背法律政策的, 即使满足了公司制度要求, 仍然违背合规性原则。
2.真实性原则
要求单据必须以实际发生的业务、交易或事项为依据, 不得伪造、变造各种单据, 单据上所记载的各个要素必须客观、真实地反映控制活动的情况, 单据来源必须是可靠的, 要求参与业务活动的各方必须本着“诚实可信”原则进行交易并形成真实单据。
3.全面性原则
强调单据控制应当贯穿于业务活动的决策、执行和监督的全过程, 应避免存在盲区和空白, 实现业务活动全流程的单据有效控制, 规避由于单据不完整和可能产生的业务活动控制“虎头蛇尾”、“支离破碎”等问题。
4.相关性原则
要求单据必须与具体的业务活动相关联, 既要有表明控制活动执行与否的单据, 表明相关业务活动是受控的、可控的, 又要有控制活动执行结果的单据, 明确相关业务活动所产生的收益或支出。单据必须与具体业务相关, 多张单据必须相互支撑或相互证明彼此的合规性、合理性。因此, 单据相关性要求反映同一业务的单据整合在一起, 形成一条完整的证据链。
构建单据控制的多道防线
《企业内部控制基本规范》 (财会[2008]7号) 第47条规定, 企业应当以书面或其他适当的形式, 妥善保存内部控制建立与实施过程中的相关记录或者资料, 确保内部控制建立与实施过程的可验证性。这就要求, 企业在开展各项业务活动的过程中应当“留有痕迹”, 单据不足本身也可以视为业务控制的缺陷。
1.全面强化单据风险意识
单据本身就是企业经营活动最直接的证据, 既将企业的阳光一面展示给社会, 又可能暴露企业的阴暗面。因此, 单据控制的关键, 还在于全面强化单据风险意识, 牢固树立以风险为导向的经营理念。风险无处不在, 企业要生存发展, 就必然要面对来自内外部的各种各样的风险, 无视风险必然导致企业处于不利地位甚至破产倒闭。单据不应为企业非法经营行为掩饰, 如签订交易合同应遵守“合同法”, 支付款项应遵守国家关于现金、银行账户、票据等方面的法规。单据风险评估应贯穿于企业各项业务活动过程的始终, 尤其应注意避免陷入经营违规的风暴漩涡之中。
2.全面完整证据链管控
完整证据链是一个法律术语, 是一系列客观事实与物件所形成的证明链条有秩序地衔接组合起来, 构成一条完整的证据链来证明案件的主要环节。企业任何一项业务活动总是由多个控制环节组合起来的, 每个控制环节所形成的相关单据有秩序地衔接组合, 就是一个完整证据链。举例来说, 某企业从国外进口一台大型设备, 约定以信用证结算, 买方于提单日后45天支付设备合同价款的90%, 质保金为设备合同价款的10%, 设备验收后30天内凭验收证明付讫。这项采购业务的主要环节及对应单据如下表所示:
本项设备采购业务, 从立项、采购合同, 到付款、设备安装验收等一系列环节, 均会形成相应的单据。有些单据是外来的, 如报关单、发票、提单, 有些单据是企业内部自制单据, 如立项文件、验收证明, 但无论这些单据是外来的, 还是自制单据, 都是过程业务受控并导致企业经济利益变动的必要证据, 形成了该企业进口设备采购的完整证据链。有些单据是关乎进口行为合法与否的关键单据, 比如报关单。企业日常任何业务活动, 不论是否涉及企业经济利益的变动, 均必须重视单据的完整性, 单据应贯穿业务活动的事前控制、事中控制及事后控制的每个环节。
3.全面完整的授权审批控制
授权审批控制, 要求企业各级人员必须经过适当的授权, 才能执行有关经济业务, 未经授权和批准不得处理有关业务。授权审批控制应实现:第一, 企业所有人员未经授权, 不能行使相应权力;第二, 企业的所有业务未经授权不能执行;第三, 对于审批人超越授权范围的审批业务, 经办人员有权拒绝办理, 并向上级授权部门报告。[2]
仍以上面的进口设备采购业务为例, 从整个采购业务的主要环节分析, 该企业至少应就立项审批、合同签批、办理进口信用证、货款支付、验收等主要业务活动及其单据控制进行授权审批。如必须明确立项审批的签字程序及最终核准人的授权审批控制;必须明确合同签批的合同生效签字人的授权审批控制;必须明确办理进口信用证的开证手续有效签字人的授权审批控制;必须明确货币资金业务的支付申请、支付审批、支付复核和办理支付的授权审批控制;必须明确设备验收的验收有效审批人的授权审批控制。企业业务活动及其单据的有关控制人还必须实行不相容岗位分离, 形成相互制约和相互监督的机制, 避免企业内部由于个别人员比较强势而导致授权混乱或凌驾于制度之上。
单据控制相关签字人通常包括业务经办人、业务主管、财务审核、总经理等, 这些签字人的角色不同, 签字效力也不同。在实际业务中, 要特别重视涉及经济利益方面的业务审核批准控制, 要按照业务活动的主要控制点, 履行完整业务的完整审批程序。可以将相关控制要素固化成一张“报销封面”, 经签字的“报销封面”是证明业务活动受控的最基本过程业务单据之一。“报销封面”的样本如下图所示:
该样本企业的报销封面简洁、明了, 列示了经济业务的各个关键要素, 从经办人、部门经理, 到授权人签批的相关签字人设计上, 很好地体现了该企业经济业务报销与付款控制的内部控制要求, 出纳履行完付款后, 在报销封面上签注“付讫”章并加上付款凭证, 与其他一些单据 (如合同、材料收料单、增值税发票) 粘联一起构成单据完整、控制点完整的财务记账所需的原始凭证。
4.严把单据审核关
对单据的审核是施行会计监督和内部控制的一个重要手段, 是合理保证财务报告及其相关信息真实完整的一项会计基础规范工作。单据审核必须从实质和形式两个方面同时进行。实质审核, 是审核原始凭证所记录的经济业务的真实性、合理性和合法性;形式审核是审核原始凭证的填制、要素、书写、签批等是否符合要求。单据审核的具体规范, 可以依照《会计基础工作规范》 (财会字[1996]19号) 、企业内部规章制度等要求进行。审核单据时, 应关注单据是否能构成证明经济业务真实、合理、合法的完整证据链, 关注单据之间的逻辑相关性, 特别应关注报销单据中所附的发票是否合规, 否则一旦出现问题, 必将导致企业面临的税务风险。单据审核人员应强化审核责任风险意识, 应对存在问题的单据予以明确拒绝, 杜绝将“问题单据”带入记账凭证, 成为将来检查、稽查、审计等的隐患。
5.加强企业档案管理, 重点关注单据控制情况
企业各部门尤其是财务部门应重视企业档案管理, 建立和健全企业档案管理制度和保密制度。明确各类单据的归档要求, 确保各类重要单据的归档安全、档案使用安全, 并采取限制性措施预防单据的非法外泄。企业应强化单据稽核制度, 内部审计应重点关注单据控制情况, 对单据的取得、单据要素、单据审核批准、单据归档等情况进行重点审计。
完善企业内部控制措施的建议
为了进一步提高行政事业单位内部管理水平, 规范内部控制, 加强廉政风险防控机制建设, 财政部制定了《行政事业单位内部控制规范 (试行) 》 (财会[2012]21号) 。对比企业内部控制规范, 关于企业内部控制措施方面还没有将“单据控制”列为一项控制措施。事实上, 企业由于其生产经营管理活动的复杂程度远远高于行政事业单位, 开展各种各样的业务活动所使用, 或接触的单据也远远高于行政事业单位。因此, 企业单据控制的要求、难度应该更高, 企业更应该建立完善的单据控制机制。从这个角度看, 在企业内部控制规范中, 也应将“单据控制”纳入重要的基本控制措施予以明确, 为企业更好地防范经营风险提供制度保障。
参考文献
[1]吴水澎, 叶少琴.会计学原理[M].经济科学出版社, 201 1.