高校兼职档案员队伍建设探析——以湖州师范学院为例

2022-11-19

高校档案是高校历史的真实记录, 它主要产生和形成于校内各职能部门、二级学院。根据美国档案学者菲利普布鲁克提出的“文件生命周期”理论, 科学管理档案就必须实行文档一体化管理, 加强前端控制和指导, 而高校兼职档案员的设立正是符合文件运动规律要求, 把好档案源头质量关的一项重要举措。档案的收集是档案工作的起点和基础, 直接关系到学校档案工作的整体质量, 而这项工作主要由学校兼职档案员承担。因此, 为从源头上保证档案的完整与规范, 建设一支高素质的兼职档案员队伍已是刻不容缓。

一、高校兼职档案员队伍建设现状分析

在档案管理队伍当中, 兼职档案管理人员人数多, 占档案队伍人数的90% 以上, 都在一线工作岗位, 直接参与文件材料的收集整理。因此, 兼职档案队伍建设的好坏, 直接影响到高校档案工作的质量。但在实际运行中, 工作在档案管理一线的高校兼职档案员队伍则迟迟得不到有力建设, 致使在档案的收集整理、部门立卷等工作环节出现诸多问题, 造成档案损失或档案质量不高。

(一) 从思想层面看。全校档案意识不强, 档案工作得不到足够地重视。高校的兼职档案员一般是各职能部门办公室主任或是秘书兼任。他们平时的工作比较繁忙, 不管是行政管理工作还是教学管理工作, 都有较强的时效性, 相对于日常的管理工作来说, 档案管理工作只是兼职档案员兼任的一份工作而已, 往往得不到足够的重视。并且他们往往认为, 档案管理工作做得好与不好, 没有立竿见影的效果, 不按规定移交档案不会对自己的个人利益造成任何影响, 兼职档案员工作被动, 不及时向档案馆移交档案已成常态。

(二) 从管理层面看。缺乏考核奖惩、考评机制, 影响工作的积极性。兼职档案员平时默默无闻地做着档案收集、整理等繁琐工作, 却又不被领导所重视, 加上工作量难以统计, 工作做得好不好, 结果都一样, 缺乏奖惩考评等机制。档案管理的各项制度不健全或是制度的宣传、执行力度不够。以湖州师范学院为例, 学校自综合档案室成立之初就制订了兼职档案员岗位职责, 由于缺乏制度的宣传和相关的培训, 部分兼职档案员对自己的岗位职责知之甚少。学校每年年初都会下发一份《关于认真做好学校年度文件材料归档工作的通知》, 但是按时归档的部门寥寥无几。

(三) 从高校兼职档案员整体队伍情况看。兼职档案员是相对于专职档案员而言的, 他们工作在档案管理第一线, 人数多, 其工作质量的好坏直接决定高校档案管理的整体质量。以湖州师范学院为例, 32个职能部门和15个二级学院, 各职能部门均设1名兼职档案员, 各二级学院设兼职档案员2-3人。可见兼职档案员覆盖面之广。因兼职档案员身份的特殊性, 相对于专职档案员而言, 兼职档案员队伍流动性较大。兼职档案员的产生方式基本上是依据工作内容而定, 一般由办公室秘书兼任, 从文档一体化管理的角度而言, 这样的产生方式有利于档案的收集和整理。但是这样的产生方式不利于档案兼职队伍的稳定。我校基本上一个聘期 (两至三年) 就会下文公布一批各部门各学院的兼职档案员名单, 从名单情况看, 兼职档案员队伍欠稳定。高校兼职档案员业务素质普遍不高。从专业背景而言, 兼职档案员几乎不具有档案专业背景, 亦无档案专业职称。因此, 若没有经过学校档案馆专职档案人员的专业培训, 兼职档案员对兼职的档案工作几乎一无所知。兼职档案员业务素质普遍不高, 影响归档质量。

二、加强高校兼职档案员队伍建设的措施建议

高校兼职档案员队伍整体的档案意识强弱、业务素质的高低直接决定着高校档案工作的好坏。建设一支高素质的, 能够适应高校发展的高校兼职档案员队伍, 是做好高校档案工作的重要前提。

(一) 首先要改变观念, 增强全校档案意识。档案工作不仅仅是档案部门和档案人员的事情, 更是全校性的工作, 因此要树立全校的档案意识, 不仅仅学校领导层面要重视档案工作, 各职能部门、二级学院分管档案工作的领导也要重视档案工作, 只有树立全校的档案意识, 才能为兼职档案员提供良好的外部工作环境, 形成人人重视档案的局面。

(二) 加强对兼职档案员的培训。高校档案部门要定期对兼职档案员进行档案基础知识和档案实务培训。培训要多形式并举, 要有针对性。档案部门应在每年的归档工作之前组织一次专门的业务培训, 以保证立卷质量和归档工作的顺利进行。培训形式可以不拘泥于讲授这种传统的方式, 还可以结合实地考察, 比如选择几个平时档案工作做得好的部门或学院, 现场讲授, 让培训对象直观地学会档案工作要领。通过培训提高专业素养, 高校兼职档案员之间也可互相学习, 加强交流, 共同提高。

(三) 建立绩效管理和考核机制。为调动兼职档案员的工作积极性, 提高档案业务水平, 应当建立一种适合兼职档案工作性质的绩效管理方式和考核机制。文件生命周期理论表明, 现行文件的管理质量直接决定着档案管理的成败。它要求档案部门或档案人员必须积极做好文件的前端控制, 从而确保档案自身及管理质量, 避免重复劳动。档案部门可以建立基于过程方法的绩效管理模式, 通过计划、实施、检查、处置4个环节实施管理, 由档案部门组织实施。首先, 编制兼职档案员岗位职责 , 明确工作内容和责任;其次, 进行绩效沟通。由于兼职档案员工作较多, 档案工作受到干扰的情况时有发生, 对兼职档案员进行监督指导与控制是十分必要的。学校档案部门要主动加强对兼职档案员的业务指导, 要通过及时、有效的绩效沟通, 及时纠正工作误差;再次, 实施绩效考核。对兼职档案员的考核指标体系应由业务能力、收集范围、归档质量3方面组成。实行定量考核;最后, 做好绩效反馈工作。及时将考核结果汇报给兼职档案员所在部门, 设立奖惩方案。要建立公平合理的激励机制, 切实解决好兼职档案员的待遇问题。可以参照班主任、辅导员的管理机制, 建立兼职档案员岗位津贴等措施。

目前, 各高校基本建立了“校级领导分管, 专兼职档案人员齐抓共管”的档案工作体系。我们要进一步增强全校的档案意识, 通过加强学习培训, 建立健全兼职档案员的考评奖惩机制, 全面提高兼职档案员的政治素质和业务素质, 建设一支高素质的兼职档案员队伍, 促进高校档案工作的规范化和科学化管理, 推进档案事业全面、协调和可持续发展, 使高校档案工作更好地服务于高校教学、科研、管理等工作。

摘要：高校兼职档案员承担着高校档案的收集、立卷归档等档案管理的前端工作, 其工作质量的好坏直接关系到高校档案工作的整体质量。本文以湖州师范学院为例, 分析了目前高校档案兼职档案员队伍建设现状, 提出了加强高校兼职档案员队伍建设的措施建议。

关键词：高校档案,兼职档案员,队伍建设