高校资产管理信息化平台建设研究——以GDGM职业技术学院为例

2022-09-10

1. GDGM职业技术学院资产管理情况

1.1 资产情况现状简介

GDGM职业技术学院校址在广州市, 是广东省全日制示范性高等职业院校, 由白云和天河两校区组成, 占地面积总计1038亩, 截止至2018年10月, 固定资产总值为62966.03万元 (还在持续增长) 其在校生规模已达1.5万人, 成教规模9000人。近年来随着“外延发展与内涵提升”双措并举的进程逐一实现, 其资产规模呈逐年稳步增长态势, 一些资产管理问题也逐渐显现出来, 如:多头资产、权责不明、管理程序重复、环节缺失等, 随着资产基数的增加这些问题越发显著。因此GDGM学院对资产管理工作的有效梳理、优化以及对资产管理同步的信息化建设需求已经迫在眉睫。

1.2 资产管理面临压力

当前GDGM学院资产管理面临的压力主要可归纳为以下四点:

其一, 缺乏规范严谨的资产管理体系与信息化建设的融合, 学院资产的闲置、丢失、浪费等现象时有发生。

其二, 资产管理信息化建设中的物、账统一有待完善, 由于学院校区庞大、部门繁多, 因此资产管理中的同步、共享环节存在瑕疵, 存在某些有账无物或有物无账的情况。

其三, 资产管理软件功能性与实际需求的不匹配, 随着GDGM学院资产形式的逐渐复杂, 其资产管理功能的需求性也随之改变, 因此对于软件功能或版本的时时升级, 也是做好资产管理信息化建设的一个重要步骤, 但在日常资产管理工作中这一环节经常被忽视。

1.3 资产管理信息化平台建设的必要性

如上1.1和1.2节所述无论从科技角度出发还是从统计管理角度出发, 资产管理信息化建设必须保证其前沿性, 同时从日常的实用角度考虑其建设重点还包括:深层挖掘和简化操作两个关键词。而管理者与计算机网络的联动始终是信息化平台建设的主题, 对于在这个建设过程中所包含的所有需求, 如:数据信息处理、管理控制、决策辅助等, 都需要与资产管理的实务进行相应匹配, 如:资产报废周期、资产实物全程跟踪、资产使用信息等, 要求这些信息化数据都是真实、动态记录的, 只有这样才能保证资产管理的准确性与高效性。在这个前提下, GDGM学院与SQ信息技术公司合作, 开发了GDGM6.0资产综合管理信息化平台系统。

2. GDGM职业技术学院资产管理信息化平台建设目标的明确

高校的资产管理信息化平台建设的目标通常可分为长期目标和短期目标两方面来明确, 对于GDGM学院来说其长期目标可规划为三点:第一, 按国家高校信息化建设规范要求, 整合资产信息化数据库资源, 实现上报教育主管部门数据的同步、真实、准确;第二, 为未来发展过程中资产管理信息技术的更新与功能升级做好前提建设, 保证可拓展的空间;第三, 在前文简介中曾提到, GDGM学院由多校区组成, 其资产管理存在相当程度的复杂性和多样性, 实用传统的客户端式资产管理软件存在一定困难, 因此, GDGM6.0资产综合管理信息化平台系统建设的一个重要目标, 就是利用互联网资源与管理权限设计的有机融合, 实现多区域资产信息化管理, 大幅度提升管理实务的灵活性。而GDGM学院的短期目标规划则可归纳为两点:其一, 增强校内资产管理部门对资产管理各环节的管控效率, 大幅度提升校内资产的使用率;其二, 通过系统、规范的资产信息化的建设, 实现各种需求的资产指标的直观统计。以上归纳的各长、短期建设目标, 明确了GDGM6.0资产综合管理信息化平台系统的建设目标为:针对GDGM学院资产管理的具体情况, 在平台的构建中融合了资产管理的实时动态管理技术, 建立一种适用于当前高校资产管理的系统模型, 并具备充足的后续信息化拓展建设空间。

3. GDGM学院资产管理信息化系统的需求解析

3.1 基础需求

为更有效的提升GDGM学院内的资产管理效率, GDGM6.0资产综合管理信息化系统的基础需求从四方面入手, 分别为:其一, 安全需求, 保证录入数据的备份与恢复避免数据的丢失, 同时保证对信息安全的抵御能力, 避免由恶意攻击造成的资产信息泄露;其二, 操作功能的优化, 让管理员可以简单、全面的实现各种资产管理操作需求, 达到其实用目的, 并周期性的进行操作日志备份, 让各管理环节有迹可查;第三, 更好的兼容性需求, 由于前文提到的GDGM学院内多环境下的资产管理需求, 因此要保证该信息化系统与各操作系统的兼容性, 尽量由于操作系统不兼容导致的信息丢失、锁死或无法操作;第四, 由于GDGM学院资产水平的持续发展, 要保证系统足够广阔的升级空间, 如:与新增数据库的统一、新设置功能模块的可能性、智能手机平台进行操作的可能性等。

3.2 功能性需求

GDGM6.0资产综合管理信息化系统的功能性需求的设计是与GDGM学院内资产管理的实用情况出发, 进行数据分块设计然后统一管理的模式进行的, 简洁、高效而不烦冗, 其具体功能模块需求如下图3-1所示:

如上图3-1中所涉及的10项功能性需求模块的每一项还要与拓展功能相衔接, 如:系统管理 (包含日志管理、参数设定、资料管理、数据信息发布等) 、报表功能模块 (录入、查询、导出) 、超级功能模块 (单位树/部门树的调整、计划制定) 等。在与管理员的登录权限相匹配的范围内, 可实现数据库中查询的资产信息、相应资产编号、统计报表、明细账目等直接用办公软件 (通常是Excel格式) 的格式下载或打印。其中一些主要功能性模块将在下文做具体分析。

3.3 管理需求

为缓解前文1.2节所归纳出的学院资产管理压力该信息系统的管理需求可归纳为如下三点:首先, 对于文本、数据稳当的兼容拓展, 如财务部门的季度/年度报表, 政务发放的各种文件, 进行与官方要求的格式统一, 避免由于格式转换带来的附加工作量或是内容信息转换偏差;其次, 通过对统计分析软件的集成提升对信息数据的分析能力;最后, 简化管理操作, 缩短资产核对录入周期, 提升录入信息与资产实物的契合度。

4. 主要功能性模块分析

在第3节中图3-1所示的各功能模块中, 一些功能是在日常资产管理信息化建设尤为重要的, 其中包括:

4.1 通用操作模块

在此功能模块中涉及所有权限用户对于此信息化平台资产管理的最基础功能操作, 其中包括:身份登录、系统导航、通用操作 (其中包括:基础操作、查询、列举、导出、帮助服务、附件上传等) 。其中每种涉及资产信息化变更的操作都需要经过提交审核步骤, 在审核通过后才会在系统的共享资料界面中出现, 如果审核过程中出现某些阻碍审核通过的触发条件, 则会保存所提交的审核信息, 并将未通过原因反馈给提交用户, 为进阶修改提供备份。例如:某资产管理员用户登录后, 对某一资产情况进行录入, 其系统管理流程如下图4-1所示:

4.2 资产管理功能模块

在GDGM6.0资产综合管理信息化系统中最主要的功能模块是资产管理功能模块, 其中将相关功能按所属类型分为五大类, 即:财务账模块、实物管理模块、房屋管理模块、处置管理模块和产权管理模块。在这五大模块中每一项中又根据实际信息化建设需求细分为若干功能小项 (由于细项过多在此不一一列举) , 其中比较有代表性的功能小项有, 财务账模块中的变动入账、处置销账、资产折旧入账功能;实物管理模块中的资产分配、资产维修功能;处置管理模块中的报废到期资产查询功能等, 这些功能都是为GDGM学院的资产管理信息化量身定做的, 其功能的操控性和实际需求的匹配度极高, 并且复合GDGM学院内部资产管理层阶权限结构, 即高阶资产管理员的介入会让资产管理流程更简洁。例如, 当普通权限管理员进行财务账模块中的变动入账时, 其系统管理流程如下图4-2所示:

5. 管理模块层阶权限的建设

GDGM6.0资产综合管理信息化系统根据GDGM学院的资产管理层阶结构采取六级管理功能权限制度, 其中系统功能性管理员层阶最高, 但其不涉及资产管理实务, 仅有最高对系统内部问题进行维护、数据备份等后台管理权限;其余五级进行校内资产管理实务的权限等级, 其基础功能向下兼容, 自高至低依次为:一级资产主管, 具有最高级别的资产 (变动) 审核权, 以及部分系统后台管理功能, 如设置用户权限等级 (所有以下级别) 等;二级资产管理权限, 具备资产变动初审权限, 系统后台维护权限, 设置用户权限等级 (不包含一级资产主管) ;资产审核权限, 该权限通常由财务部门与资产管理部门负责人持有, 具有财务审核权和所属智能范围内的资产情况查询权;普通权限, 对具备身份认证资格用户发放的权限, 具有基本登录系统资格, 资产信息变更资格 (需审核) , 基础查询资格 (公开资产信息) , 资产信息录入等;最低级权限为公共权限, 不具备系统登录资格, 只能进行公开资产信息的查询和打印权限。

结束语:

GDGM6.0资产综合管理信息化平台建设从实践角度出发以GDGM学院内资产信息数据共享以及官方报备信息同步化为根本建设目的, 满足当前与未来持续发展的信息化需求, 具备物账匹配度高、管理效率突出、系统安全等级高、存储空间大等特点, 相信其一定会为GDGM学院未来的资产信息化管理实务做出与其投入相匹配的贡献。

摘要：GDGM职业技术学院作为全国一流高职院校建设单位, 随着近年来“外延发展与内涵提升”双措并举的进程逐步实现, 其资产规模也在同步高速扩大, 对适应当前资产管理中新问题、新变动的信息化平台的需求也变得格外迫切。以此为前提, 本文从顺应GDGM学院当前资产管理目标、需求解析、功能模块建设、日常管理与实现等角度出发, 对资产管理信息化平台建设的实务进行分析研究。

关键词：信息化建设,高校资产管理,管理系统