浅谈高校院系办公室文化氛围建设与思考——以中山大学药学院为例

2022-09-11

办公室文化作为校园文化的亚文化, 是高校办公室系统人员在长期工作中形成的一种独具特色、相对稳定的群体意识。良好的办公室文化能够提高办公室人员的凝聚力和责任心, 还能激发他们的创造力。本文以中山大学药学院为例, 探讨高校院系办公室开展文化氛围建设的探索实践, 并提出相关的思考与总结。

一、药学院办公室文化建设现状

(一) 完善管理制度, 推进文化建设。

制定、完善、健全、落实办公室各项制度, 是办公室高效运作的首要条件, 同时也是建设积极向上的办公室文化氛围的重要内容。而办公室文化则是刚性管理的“润滑剂”, 起着“春风潜入夜, 润物细无声”的作用。学院在完善制度建设方面的相关工作具体如下:

1. 明确办公室各部门职责, 建立严格的工作程序和责任体系, 落实分工及负责人岗位责任制, 确保各项工作有法可依、有章可循, 严谨、有序、高效地进行;

2. 完善各部门例会、办公室例会、项目会议、总结会议等会议制度, 让办公室人员在不同的交流平台中取长补短, 不断进步;

3. 修订、完善、规范办公室各项工作相关的规章制度、工作流程和工作标准, 梳理各项办公流程并进行公示, 保证学院师生清楚各项工作流程, 方便业务的办理, 大大提高工作效率, 注重办公室项目的经验总结并汇编成册, 可作为办公室人员的学习总结材料。

(二) 开展多样活动, 营造良好氛围。

在高校院系的办公室文化氛围建设中, 学校管理者要通过建立丰富的活动载体, 尽可能吸引和组织办公室人员参与其中, 推动办公室文化建设和员工专业发展的良心互动。

1. 教工水果餐会——交流互助。

我院办公室坚持开展每周一次的教师水果餐会, 以此作为征集教师对我院行政发展的问题、意见和建议的交流平台。学院领导始终坚持开门搞活动、开门听意见, 只有敞开大门、开门纳谏, 才能听到真心话、找到真问题, 只有切切实实为群众解决问题, 才是做到真正的以人为本。

2. 爱心募捐——谱写大爱。

天灾人祸固然可怕, 但人间大爱更加让人动容。从雪灾到汶川地震, 从玉树地震到邵通地震。学院办公室第一时间在全院范围内开展募捐活动, 鼓励全院师生大力发扬“一方有难、八方支援”的精神。

注重了解教职工的困难, 为教职工办实事。组织教职工参加职工医疗互助 (广东省女职工安康互助保障计划) 等各项保险, 并定期组织教职工体检。

二、推进学院办公室文化氛围建设

文化是潜移默化、无所不在的, 其不仅承载着学校的根本宗旨、服务价值观等诸多内容, 而且也是学校与教师职工、社会公众沟通的桥梁。当前, 随着社会的进步和人们素质的提高, 院系办公室对内的思想政治工作、对外的服务, 单纯依靠过去传统的做法已不合时宜。要依靠文化的力量, 建立一套科学、完整的制度体系指导、规范各项工作, 让办公室人员在日常工作中践行办公室文化。

(一) 加强行政人员责任感教育。

责任感的提升与办公室人员职业道德紧密相连, 争取工作“不找借口, 不讲条件, 不讲索取”。对每一项工作、每一次任务都冠以负责、敬业的精神以及服从、守纪的态度, 这也是办公职能发挥的根本保障。

(二) 建立和谐的办公室人际关系。

人际关系是人与人之间以思想上的共识和感情上的共鸣为基础, 在各种具体的社会领域中通过彼此直接或间接的交往而建立起来的心理联系或心理距离。因此, 办公室人际关系是办公室文化氛围建设的重中之重。学院要求办公室人员始终坚持“服务老师, 服务学生”的理念, 工作要认真细致, 要能正确看待和接受办事者的批评以及提出的意见, 要加强各部门的合作和联系, 有事不能推诿。同时必须学习礼仪、讲究礼仪, 谈话要有礼貌, 态度要诚恳亲切, 大家要处处维护这个“窗口形象”。

三、思考与建议

(一) 建立科学合理的活动评价机制。

我院应将积极探索活动评价机制的建立, 利用动态多元的评价方式, 广泛收集师生员工的活动反馈, 开展更多注重内涵发展和文化熏陶的活动, 利用科学合理地评价激励办公室人员体悟来自文化的力量, 传承文化梦想。

(二) 加强精神文化建设。

加强办公室精神文化建设, 能引导并不断推动办公室人员的专业发展。一方面, 建设先进的办公室文化理念。发扬服务广大师生的办学宗旨, 传递正能量, 是促进办公室人员精神文化发展的导航。除了张贴相关名人名言和格言谚语外, 还可以举行一些分享交流活动, 通过活动使得文化理念深入到办公室人员的日常工作生活中。另一方面, 开展办公室人员的精神文化建设。院系办公室可以开展“道德模范标兵”“本月服务之星”和“办公室明星”等评比活动, 让各种“标兵”现身说法, 激励他人。