高校秘书工作探究

高校秘书工作探究（精选十篇）

高校秘书工作探究 篇1

关键词：教学管理,教学秘书,队伍建设

一、教学秘书的在教学管理中的地位作用

教学工作是高等学校的中心工作, 教学管理工作则是高等教育管理中的重要工作之一, 是保障教学中心工作的核心工作, 而教学秘书是高校教学管理活动中最基层的组织者, 执行者, 既是管理者, 又是实践者, 其素质能力、工作积极性, 直接影响着管理效率、管理水平、管理质量, 因此, 认清教学秘书队伍建设的重要性, 建设结构合理、队伍稳定、素质高、服务意识强、精干高效的教学秘书队伍, 使这支队伍既有动力又有活力, 更好的发挥参谋、调度、服务、管理作用, 是高校人才管理中必须做好的重要工作。

教学秘书是整个学校教学管理系统的有机组成部分, 起着无可替代的作用, 有力地支撑和保证着课内外教学的有序进行, 在贯彻国家教育方针, 稳定教学秩序, 充分利用教学资源, 提高教育教学效率, 保证教学质量, 培养德智体全面发展合格人才等方面起着极其重要的作用。教学秘书工作从属于学校教学管理部门和教学院长, 受双重领导, 直接参与教学活动的组织、安排, 管理本院教学行政事务, 贯彻执行党和国家教育方针和学校、院的教学指导思想和具体指示, 全心全意为教学服务, 确保院教学工作正常运行, 围绕教师和学生做好管理、协调和服务工作。

二、目前教学秘书队伍中存在的主要问题

随着高校招生规模不断扩大, 教学改革持续深入, 教学管理向信息化、现代化发展, 给教学管理工作带来新的机。遇和挑战。当前高校教学管理人员队伍中存在不少问题, 主要体现在几个方面: (1) 知识结构单一, 教育管理科学知识贫乏, 难以实现“内行”管理。有资料显示, 某省10所高校中有81.4%的教学秘书所学专业与所服务业不一致。 (2) 政治素质欠缺, 责任心和工作热情不够。统计表明, 具有奉献精神和任劳任怨情操的共产党员只占20%左右。 (3) 学历层次和技术职称偏低。某省对教学秘书的统计结果显示:研究生为0, 本科占18.7%, 专科占31.3%, 中专 (含高中) 占50%, 而高级职称比例为0, 助理研究员为42%, 实习研究员为37.5%, 其他占19.6%。 (4) 现代管理能力与技术匮乏, 教学管理停留在“事务型”、“经验型”管理水平。近年, 有人对全国16所重点高校教学管理人员进行调查, 结果表明学过现代管理知识的仅占11.6%, 全国高校教学管理人员的平均水平就更低了。 (5) 学校对教学秘书队伍建设的重视程度不够。目前, 这支队伍中的人员流动过快, 很多人不安心工作。导致这种情况的原因是多方面的, 但选拔任用时把关不严, 培训深造的机会少, 待遇与工作效益不相平衡是其中几个不可忽视的因素。所以, 要提高高校的教学管理水平, 教学秘书队伍应得到应有的重视并加强建设。

三、加强教学秘书队伍建设的措施

1、重视加强教学管理队伍建设。

学校领导及有关职能部门在正确认识教学秘书地位和作用基础上, 重视教学秘书队伍的建设。首先, 从队伍构成着手, 合理选聘人员, 调整现有人员, 聘任新人, 吸收教育管理专业人才和优秀的管理人才, 充实教学管理队伍, 同时从整体上考虑队伍结构的合理性, 包括年龄结构, 学历职称结构, 专业结构, 性别结构等, 实行优势互补, 人尽其才, 从整体上提高教学秘书队伍的档次, 成为学校管理队伍中的一大亮点, 成为充满竞争和激情的工作岗位。其次, 建立保障机制, 促进教学秘书队伍的稳定, 提高教学管理者的地位, 创造良好的工作环境及施展才华的机会;合理计算工作量, 适当提高工资待遇;在评职、晋职、评奖、学习、培训等方面给与相应的政策。以激发教学管理队伍的工作热情, 积极性, 主动性, 创造性, 保障教学管理队伍的稳定。

2、加强管理, 强化评价激励机制。

首先, 建立健全岗位责任制。教学秘书作为高校的教学管理人员, 在教务处及教学院长的双重领导下, 开展教学管理工作, 而在现实中对教学秘书的职责范围没有明确界定, 加上宣传不够, 导致各职能部门, 全院师生有事就找教学秘书, 经常使教学秘书处于无奈境地, 分散了搞好教学管理、教学研究的时间和精力。因此, 根据高校教学秘书岗位的性质和具体的任务要求, 建立并实行岗位责任制, 是教学秘书队伍建设的基本工作。其次, 加强考核工作, 引入评价激励机制, 开展教学管理评估, 建立健全教学秘书考绩档案, 从德、能、勤、绩、效等方面全面考核, 考核结果与奖惩有机结合。对考核不合格的人员采取解聘等惩罚措施。通过奖惩制度, 激励并提高教学秘书的责任感和使命感, 创造性地开展工作。

3、加强培训工作, 提高业务素质。

各高等学校对教师的培训都很重视, 有岗前培训, 教师资格认证等, 对教学秘书的培训, 一直没有给予足够的重视, 教学秘书基本上是在工作中摸索学习, 提高业务水平的。第一, 组织教学秘书系统学习高等教育管理理论、规律、方法, 提高业务水平, 理论水平, 增强科学管理的能力。第二, 加强计算机、计算机网络等现代化管理手段的定期培训, 尤其是教务管理软件的培训是十分必要的, 这是教学管理尽快实现现代化、规范化的基础, 是现代教学管理者的基本技能。第三, 组织教学秘书不定期地到其他院校参观学习, 借鉴先进的管理经验, 开阔视野, 提高自己的管理水平。第四, 组织教学秘书开展专题研究, 学习新知识新技术, 探索改革热点难点问题, 理论联系实际, 促进高等教育发展及教学改革成功。

高校教学秘书的工作 篇2

教学活动是各级各类学校工作的核心，高等学校系级人员各司其职，尽最大力量发挥自己的作用，完成上级部门布置的各项任务，提高教学质量，满足社会对人才标准的要求。一个学校整体的教学水平和社会声誉来自学校各级学院、系等基层单位的工作业绩，以及培养出来的学生在社会上的声誉。系级教学单位的一切工作是学校兴旺发展的前提。在系级组织中，教学秘书从组织、落实教学计划到协调配置教学资源都起着桥梁的作用。这项平凡而艰巨的工作对教学秘书的能力结构要求甚高，明白这些能力要求并在工作实践中有意识地培养这些能力，是教学秘书从新手到专家转变的必经环节。在社会转向市场经济的今天，竞争已渗入高校的各个环节，作为教学秘书，认识一个合格教学秘书的能力结构，对增强高校的竞争力和生存力具有重要的意义。

高校教学秘书的工作主要是协助系主任处理日常系里的具体事务，执行系领导指派的工作，是系领导的助手。从这个意义上讲，教学秘书的工作既有制定教学计划，任课申报、申请专业、对教师教学效果的考评等活动，又有参加校内各机关的会议，与上下级沟通的交往活动。工作性质决定了教学秘书应具有不同于教师、资料员的能力。

1、高校教学秘书的工作性质

（1）辅助性

教学秘书主要是从属于领导，根据系领导每个阶段的工作中心和要求，安排系里教学工作的具体事宜，保证各项工作的落实。在实际执行决策过程中，由于系领导工作忙，不可能面面俱到对各种情况分清类别是，亲自处理，在这种情况下必须依靠教学秘书去适时建议和协助处理。然后，对布置的工作教学秘书要做好跟踪，督促各有关人员完成。同时，收集实施工作时的各种反馈信息，及时客观地向系领导汇报，为进一步推进工作的进程，为系级领导的决策提供依据。教学秘书的辅助性要求克服无视教学实际的情况，消极地被动地执行任务，事事迎合领导的思想和做法，应客观、适时地反映教学活动中存在的问题。此外，不能把自己等价于领导，言谈举止要和蔼，有意见要摆在桌面，切忌背后议论。一切工作从团结出发，以提高教学质量为己任。

（2）参谋性

教学秘书的职责不仅是发挥执行功能，而且还应当协助领导起参谋的作用。教学秘书是连结系领导、教务处及各系部的桥梁，他们非常熟悉与教师教学科研工作 1

相关的各项政策和要求。不仅如此，他们还熟悉教学资源的实际配置情况，各教学人员的秉性及实际从事的各种活动。教学秘书的这种先天优势为充当领导的参谋准备了物质条件，教学秘书应多提供一些建议和新方案，供领导作决策时参考。决策做出后，教学秘书一方面应及时收集决策执行过程中各个环节的反馈信息，及时向系领导汇报，另一方面教学秘书应积极调查教学过程中出现的新情况，各兄弟院校校的改革信息，并做好分类整理存档工作。总之，这些信息为领导修改和重新决策提供了宝贵的依据，为推进教学改革发挥着重要作用。

2、教学秘书的能力结构

能力是影响个体顺利完成活动所必备的心理条件的综合。从教学秘书的工作性质出发，教学秘书的能力是影响顺利完成教学秘书工作的必备心理条件综合。具体包括以下几种：

（1）处理信息资料的能力

教学秘书的工作是具体的，每天要面对大量的文件、电话、会议、资料，这些材料都是从不同环节和角度，保证教学工作的顺利进行。这些信息材料的时效性、指导性和收藏价值各不相同，它涉及到目前乃至今后教学的评估，教师的考核以及新专业的设置等教学工作，教学秘书必须具有迅速、准确地处理这些材料的能力，也就是对材料分门别类，收藏存档，并向系领导及时汇报，向有关教师及时通知。同时，教学秘书还要客观、全面、及时地采集基层的反馈信息，及时整理、报告有关领导，以进一步执行决策或调整补充，完善决策，使之更加符合教学实际的需求。

总之，教学秘书惧整理的信息是校（系）级领导做决策的依据，信息的及时，客观全面，直接关系到校（系）级管理工作的效率，信息处理的不好，就会影响到有关领导的科学决策。因此，处理信息不仅是教学秘书的重要工作也是他们必须具备的能力。

（2）具有良好沟通的能力

秘书的工作是辅助系主任处理的日常事务，确保教学的工作有条不紊地展开。这种工作避免不了时刻与人打交道，既有联系学校各部门机关和广大教职工，又有来自基层的汇报和请示的问题。这需要教学秘书是有较强的沟通能力。

这是因为教学秘书参加校内各机关的会议，经常和上下左右部门的人员传递消息，加之他们的个性不同，而且由于工作不同所形成文化氛围也不同，为达到沟

通畅通，需要教学秘书在坚持原则的前提下，要有灵活性和应变性，适时地进行印象整饬，热情而又机智、幽默地传递信息。

在进行口头语言沟通时，秘书常常即席而发，没有时间在表达思想时字斟句酌，这需要教学秘书在熟悉工作业务的同时，应加强逻辑学、社会心理学、修辞学、教育学、专业知识等知识的学习，提高讲演艺术和精确陈述思想的能力，提高沟通效果。

（3）协调合作的能力

协调是指多个部门，多个成员间的互相配合，它既有数量的配合，又有各项工作的时间配合以及行动的配合。与其它教师相比，教学秘书的许多工作需要与他人协同合作方能完成任务。

教学秘书作为系领导的助手和参谋在协助系领导部署、安排教学活动时，要积极主动，同时对事物的发展要有预见性。

要充分考虑各个教师特点和需要的前提下对各项事情的轻重缓急，所需时间极易出现问题的环节做到心中有数。综合这些方面的情况，有理有据地安排系里有关的教学活动。教学秘书在协助领导做好协调各相关领导人员的工作时，应有发展的观点，对要协调领导安排、检查、调研工作的各环节事先应认真思考一番，对可能出现的情况应有准备，以防意外。教学秘书应有这种能力，帮助系里领导协调处理各种事务，以推动系里工作顺利进行。教学秘书还应有合作的观念和能力。教学秘书在协助系领导下达和督促其他人员完成任务的同时，要有明确的角色定位，不能把自己等价于领导，言行举止要和蔼，不应高人一等，实际工作要任劳任怨，只有这样，才能与办公室其他人员处理好协同合作的问题。此外，教学秘书还要与上级业务部门，如教务处、科研处等部门进行联系合作。

总之，协同合作才能完成各项任务，教学秘书要有这种合作的精神，更要有这种能力。教学工作虽然大家各有分工，但它是在合作、互助的基础上的分工，许多事情要互相理解、体谅。

（4）文字写作的能力

写作能力是教学秘书完成工作的基本功，无论是学校内部沟通信息或者是对外进行交流，都离不开信函和文稿的撰写。及时、准确、简洁地使用书面语言写作，完整地表达思想，都将直接影响到教学秘书工作的质量。文字写作能力对于教学秘书来说是必不可少的，是一个合格教学秘书的基本要求。

要提高写作能力，必须不断增加写作的修养、强化写作训练，日常工作中各种教

学文稿写好后，要反复读几遍，删除含混的字词和不符合语法的句子。值得一提的是，教学秘书的写作应从公文写作的特点出发，掌握好教学公文的格式和术语，写出的报告要结构层次分明语言准确、鲜明生动，这是对教学公文写作的基本要求。总之，多读多写是提高写作的基本和唯一手段，教学秘书应注意平时的积累和提高。

（5）计算机管理操作的能力

计算机的使用已广泛地进入高校机关的各个部门，熟练掌握和使用计算机是教学秘书的基本技能。计算机显著特点是功能多、效率高、速度快。教学秘书的许多日常事务工作，如学籍管理、档案管理、教学计划修订等工作都利用计算机完成。计算机在现代社会中的影响越来越广泛，随着加入世贸，高校与国外的交流和联系也日益频繁，外语的听说能力也日益显得重要，计算机和外语作现代社会的重要沟通工具，与人们的工作联系不断密切。教学秘书要不断加强使用这些工具的水平，以适应未来工作的各种要求，教学秘书要有这种预见和紧迫感。

（6）创新和开创能力

创新是时代的要求，是社会主义市场经济对社会各行各业提出的要求。有创新才有发展，可持续发展是我们一切事业的灵魂。在日益竞争的社会中，只有不断创新，高校以及所属院系才能在竞争的环境是生存和发展。

高校秘书工作探究 篇3

关键词：高校 二级管理 科研秘书 队伍建设

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2015）07（b）-0186-01

人才培养、科学研究和社会服务是高等学校三大重要，随着高校规模的不断扩大，国家对高校科研经费投入的日益增长，科研工作在高校发展过程中发挥着越来越大的作用。目前我国高校科研管理体系大多实行校院二级管理模式，而科研秘书作为上传下达的中间人，对高校科研工作开展的好坏、对科研管理工作效率的高低起着决定性的作用。

1 二级管理模式的含义及优势

校院二级管理模式是指学校科研主管部门负责统筹管理，制定科研管理相关的文件、制度，下达国家、省等上级单位的文件与通知，并汇总下属学院的科研工作情况；学院则负责各自具体的科研管理工作，与科研人员直接沟通联系，配合主管部门完成具体科研工作。

校院二级管理将原有以学校科研主管部门为主体的管理机制转变为学院管理为主的管理模式，科研管理的重心下放到学院。学院拥有相对独立的权利，能够较大程度地自主组织科研活动。随着高校规模的不断扩大，科技资源投入的进一步增加，如何实现资源的优化配置更为重要。校院二级管理模式通过调整学校与二级学院的科研管理职能，促进了学科的整合和发展，有利于创新性科技团队的组建，易于凸显和巩固学院优势学科，对增强学校的综合科研实力，促进科技资源的高效利用和优化配置起着关键性的作用。

2 二级管理模式下科研秘书的地位和作用

作为学院具体的科研管理人员，科研秘书是二级管理模式下的科研管理体系中必不可少的部分，既直接服务员学院的教师与科研人员，又对接学校科研管理部门，起着上传下达的桥梁作用。

2.1 直接服务于学院教师与科研人员

高校教师与科研人员是学校科研计划的主要执行者，是各项科研工作顺利开展的保证。科研秘书作为学院科研人员的秘书，负责向本学院科研人员传达上级的政策、通知，如：项目申报、结题验收等；组织指导科研人员申报各级各类项目和奖励；汇总本学院科研人员申报的科研项目材料、科研成果材料；整合各类科研资源等。科研秘书的工作在于解决学院科研管理中的实际问题，使科研人员能够全身心地投入到科学研究中，高质量、高效率的完成各项科研任务。

2.2 直接对接学校科研管理部门

同时，科研秘书直接对接学校科研主管部门，负责配合各业务科室开展科研管理工作，如根据上级的通知公告，积极组织本学院教师及科研人员申报项目；协助完成科研项目的实施；协助开展产学研合作、学术交流活动；将科研人员遇到的障碍和难点等具体问题反馈给学校科研管理部门等。科研秘书应积极配合科研主管部门，以保证各项科研管理工作的顺利实施。

3 二级管理模式科研秘书队伍的建设

3.1 科研秘书应具备的素质和能力

（1）强烈的责任心和服务意识。科研秘书是服务性的岗位，所做大部分工作都是“为他人作嫁衣裳”，因此科研秘书必须具有强烈的服务意识，切实摆正自身的位置，尽可能地帮助科研人员完成各项科研工作。此外，由于科研管理工作限时性，科研秘书需在规定的时间内保质保量地完成任务，必要时不得不加班加点，因而必须具备强烈的责任心和甘于奉献的牺牲精神，不计较个人得失，始终将学院利益放在第一位。

（2）扎实的专业知识和业务技能。科研秘书服务于学院不同学科领域的教师和科研人员。只有具备扎实的专业知识，才能与他们进行深入沟通，对科研过程中出现的问题做出合理判断和正确处理。此外，科研秘书作为上级管理部门与科研人员的沟通桥梁，必须具备良好的交际能力和沟通技巧以及较强的文字处理能力。

（3）快速的理解能力和反应能力。科研秘书作为学校科研主管部门和学院科研人员中间的桥梁，需密切关注上级管理部门的政策和通知，并在接到指示后，快速理解任务内容并及时布置下去。此外，科研秘书一对多面向不同学科的老师和科研人员，在项目管理中会遇到各种突发情况或问题，从容解决这些问题也对科研秘书应变力和反应力提出了要求。

3.2 科研秘书队伍建设的要点

（1）健全完善科研管理制度。和人才队伍选拔一样，高校也要重视对科研管理入才的培养。学校应出台校院二级科研管理的文件，从制度上明确科研秘书在科研管理的角色定位、工作性质、工作内容，强调科研秘书工作的重要性，并建立科学的评价体系及相应的激励机制，为构建一支热衷管理工作、具备高效管理能力的科研管理队伍提供强有力的制度保障。

（2）设立岗位的专人任职机制。科研秘书工作效果的好坏对学院的科研管理水平有着决定性的影响，科研秘书应由稳定的全职人员担任，对于科研人员人数较少、科研方向较单一的学院，可以采取几个学院共有一名专职科研秘书的方式。只有让科研秘书全身心投入科研服务工作，做到专职化，才能真正实现管理工作的专业化。

（3）开展业务培训，提高管理水平。一方面，学校应采取多种途径对科研秘书开展系统性的培训，完善其对岗位的认识，提高其管理水平。另一方面，校际间、院际科研秘书也应该进行加强工作交流，分享各自管理工作中的经验，提高科研管理的整体水平。

总之，随着高校科研规模的不断扩大与校院二级管理体制的不断深入，科研秘书在整个科研管理链中将发挥越来越大的作用。科研秘书需加强对自身专业知识、业务技能等方面的学习；相关部门也需重视科研秘书的管理工作，有目的地进行队伍建设。只有这样，才能真正构建起一支职业素养好、业务能力强、综合素质高的科研管理队伍，为高校科研管理水平的稳步提高提供保障。

参考文献

[1]周石.论研究型大学建立科研二级管理机制的意义[J].神州（下旬刊），2014（3）： 287-288.

[2]李婧娴，王辉.对二级管理下高校科研秘书队伍建设的思考[J].管理观察，2014（7）：84-85.

高校教学秘书工作探析 篇4

一、教学秘书队伍存在的问题

1. 学校对教学秘书的工作职责不

明确, 大部分工作都压在教学秘书身上, 致使教学秘书工作无法在正常时间内完成。

2. 学校在待遇和利益分配方面存

在不合理现象, 教学秘书在同一批工作的人员当中, 工作量最大, 工资待遇最少, 极大的影响了教学秘书的工作积极性。

3. 由于学校对教学秘书队伍重视

程度不够, 致使教学秘书队伍不够稳定, 不安心本质工作, 把教学秘书工作当作跳板。

4. 教学管理部门和主管教学领导

缺少与教学秘书的沟通和交流, 教学秘书工作繁忙, 责任重大, 工作辛苦, 工作量大, 加班加点工作属正常现象。

5. 教学秘书知识结构单一, 教学

管理知识缺乏。大多数教学秘书与所从事管理的专业不一致, 与教学计划的实施, 课表的编排等工作发生了很大的矛盾。

6. 个别教学秘书责任心不强, 工作热情不高。习惯于被动接收任务, 工作上缺少科学预见等等。

二、加强教学秘书队伍建设的主要策略

从目前教学秘书队伍的现状来看, 教学秘书队伍素质、结构和教学秘书队伍管理体制难以适应教学管理的客观要求。高等学校开展正常的教学活动, 营造良好的教学工作环境和教学秩序, 必须进行有效的教学管理, 而这一切都离不开一支管理能力强、懂业务、相对稳定的教学管理队伍。笔者认为加强教学秘书队伍建设, 制定有力的改革措施, 保障教学秘书队伍的稳定和发展, 是当前高等学校教学管理工作不容忽视的一项重要任务。

第一, 要高度重视教学秘书的培养工作, 把教学秘书队伍纳入到学校师资培养的计划中来, 学校应吸引教学管理专业人才和优秀的大学毕业生。教学秘书不是任何人都可以替代的, 教学秘书服务对象的特殊性, 教学事务的复杂性, 教学管理的协调性等决定了教学秘书必须是一个多面手, 他所从事的教学管理不仅仅是一般的行政管理, 而是兼有学术和行政双重职能的管理。教学秘书应具有较宽的知识面, 具有一定的组织能力和决策能力, 以及和谐的人际关系。学校要尽可能地创造条件, 提供教学秘书学习进修的机会, 系统学习管理方面的文化知识, 了解国内外先进的管理理念, 使学校教学管理工作程序化、规范化。

第二, 要高度重视教学秘书队伍整体素质的提高。高等学校教学秘书工作是一项辅助性和专业性很强的工作, 其个人的素质修养、工作质量和效率与高等学校教学管理水平的高低有着密切的联系。因此, 加强教学秘书队伍建设, 提高教学秘书的素质修养, 是一项不容忽视的任务。首先是政治素质, 教学秘书要热爱党的教育事业, 作风正派, 办事公正, 坚持原则, 使自己的的一言一行有利于工作的开展。其次是业务素质, 教学秘书要具备一定的文化水平和知识结构, 了解专业并具有一定的理论修养, 具有较强的分析问题和解决问题的能力。再次是心理素质, 良好的心理素质是教学秘书的必备条件, 能在教学秘书与被服务对象之间建立和谐的情感, 形成宽松祥和的服务环境和氛围, 能够使教学秘书始终保持积极向上的健康心态。

高校科研秘书工作职责 篇5

一、日常管理

(一)协助主管领导组织学院科研项目和科研成果及各类评奖的申报工作。做好本单位各年度科研项目、经费、各类成果、获奖和学术活动的统计、上报工作。

(二)掌握全院科研项目的基本情况，向院领导和科技处报告进展及有关重要动向，填写有关报表，协助做好科研成果的鉴定和评审工作。

(三)认真做好学院有关科研、研究生的重要会议记录，草拟会议纪要、决议，定期编制科研简讯，并分送相关领导。

(四)负责收集、汇总学院科研、本科生毕业论文有关工作计划、总结、汇报等文字材料。

(五)草拟学院有关科研方面的文件和材料，负责学科建设、课题开发、项目申报等资料整理工作。

(六)了解科研、研究生工作动态，及时向领导汇报，为领导提出咨询意见和建议。

(七)负责全院教师每年科研成果分类统计、核对和上报工作，并及时汇总归档，完成年终科研工作量的计算工作交主管领导审核，为全院教职工申报职称做好材料准备工作，为学院教学检查和评估以及申报学位点做好材料准备工作。

(八)做好毕业设计(论文)相关选题、开题报告、执行、中期检查、答辩、论文整理、归档等组织管理工作。

(九)及时准确认真完成好学院党政领导和办公室主任交给的其它工作。

二、科研管理

(一)根据国家及学校发展规划，结合学院的科研方向和能力，协助主管领导拟定学院三或五年的科研发展规划。

(二)负责搜集各种科研信息并及时通知主管院长和其他科研人员，组织全院教师进行申报各级各类项目，以及结题验收、项目经费的下拨和使用等项目管理工作。

(三)负责项目的中期检查，监督科研协作合同进度和执行情况，了解和掌握院内一般科研项目及科研发展基金的使用情况，及时与主管领导汇报。

(四)负责年终的科研项目执行情况和年终报告。

(五)协助课题负责人组织科研成果的鉴定和评议工作。协助科技成果报奖，发明专利审报，学术论文的送审工作。

(六)负责校内外科研方面的通讯报导和有关科技情况资料，收集整理工作。

(七)同教学、行政秘书一同完成学院相关评估的筹备、实施、总结等工作。

三、学术活动

(一)每年年底或年初，协助主管领导制定下年度学术活动计划，做好上一年学术活动情况的统计和工作总结。

(二)协助学院和各系中心负责人组织各类学术会议，讲学活动的通知、海报、场地的准备和外地学者的接待工作，并协同行政秘书做好用车食宿等工作。

(三)掌握教师参加国内外学术活动和学术团体统计汇总工作。

(四)负责各种形式的科技成果展览，发明展览，交易会的展览。

(五)协助召集学术委员会议。

四、其它工作

高校秘书工作探究 篇6

摘要：如一般组织企业相同，高校组织的运行离不开综合行政及秘书岗位来参谋、协调对内对外各项事务的有序开展。本文就高校综合行政（秘书）工作存在的具体问题和优化对策进行探讨，以引起对这一群体及其工作内容的关注及优化。

关键词：综合行政 秘书 队伍建设

高校综合行政（秘书）人员，是指在学校或部门学院，承担辅助决策、文书会务、接待组织协调等的办公室工作人员，诸如党校办、各部门学院综合办的工作人员。他们是高校行政管理队伍中的重要构成部分，为高校稳定有序发展起到了不可替代的作用。因此，如何做好综合行政（秘书）人员的管理和队伍建设工作，成为高校管理体制改革中需要面对思考的问题。

1 高校综合行政（秘书）工作中存在的问题

1.1 重视程度和认同度不足 高校的主要职能决定综合行政管理（秘书）的辅助地位，导致学校对其地位重视程度不足，教学科研主体对其认同感不强。传统观念认为综合行政管理（秘书）岗位主要负责传达、沟通、协调等辅助型事务，大多数人都可以胜任，没有必要强配优配。同时，作为学校主体的教学科研人员对综合行政管理（秘书）的认同感不强，可有可无甚至稀释收入，这也是众多高校普遍存在的问题。这些观念的存在，使得人们对综合行政（秘书）工作缺乏正确的认识和评价，从而导致其参谋助手、组织建议等作用难以充分展现，这又反过来影响其地位作用。

1.2 从业人员素质参差不齐 高校的综合行政（秘书）人员大多非科班出身，没有接受过正式的行政管理及秘书职业培训，甚至有些是在高校合并浪潮中，无法胜任教学科研人员的出路。他们对综合行政（秘书）工作的目标职责缺乏主动思考和责任意识，很难有效完成岗位应有职责，出现了“人多活慢”的低效率现象。

1.3 工作内容单一繁杂 随着高校规模的扩大、功能的增多，行政管理的内容囊括了人、财、物、事等方方面面，再加之受限于岗位编制数量，使得综合行政（秘书）人员承接着繁重的具体事务，重复性强、内容单一，时间一长容易产生懈怠情绪。加之综合行政（秘书）岗位职责范围宽泛，师生遇到问题，都习惯找他们处理，致使正常工作受到干扰，本职工作往往做不到位。

1.4 队伍建设不稳定 在工资待遇上，综合行政（秘书）人员的工资收入不如同级的专业技术岗位；在职务晋升上，由于岗位编制有限，综合行政（秘书）人员晋升的机会也很少；在专业技术职称评聘上，高校综合行政（秘书）人员不像专业技术岗位有相应的职称系列评聘等等，这就使得一些综合行政（秘书）队伍人心不稳，很多人转岗到其他岗位，或通过考博成为专业技术人员，导致优秀人才的不断流失。

2 加强高校综合行政（秘书）工作的建议

2.1 转变思想观念，加强人文关怀 高校应进一步提升综合行政（秘书）工作的地位，更加重视综合行政（秘书）工作，要给予他们更多的重视和人文关怀。加大综合行政（秘书）技术支撑、培训学习的投入；及时肯定表扬其工作成绩；关心照顾其生活和发展等等。通过一系列的重视和关怀，使得综合行政（秘书）人员获得信心、看到希望，满怀热心投入到综合行政（秘书）工作中来。

2.2 加强培训学习，提升技能素质 “打铁还需自身硬”，做好综合行政（秘书）工作，从业者自身必须要提高技能素质和职业道德。高校综合行政（秘书）人员要重视和提高自身的理论政治修养，认真学习党的理论政策，学习国家领导人的相关重要讲话精神，掌握国家教育的路线方针和政策，了解教育大局、学习规章制度、熟悉校史校情。与此同时，高校综合行政（秘书）要热爱本职工作，树立良好的职业道德，有强烈的事业心、责任感和乐于奉献的精神，耐得住寂寞，立志在本职岗位上做出贡献、做出成绩。

综合行政（秘书）人员自身要提升专业技术能力。高校综合行政（秘书）人员要适应高校发展需求，就必须要与时俱进，具备深厚的业务功底，提升专业技术能力。一要拓宽知识面，对公文写作、国家方针、教育政策、教学科研等方面的知识要有广泛涉足和积累；二要提高组织协调能力，讲究协调沟通的技巧，充分做好上传下达、沟通协调工作，发挥好“桥梁”和“纽带”的作用；三要积极引入和熟悉OA、微信、APP等现代办公系统和手段，提升工作效率。

建立健全学习培训机制。高校要把综合行政（秘书）人员的培养纳入师资培养计划内，为综合行政（秘书）人员提供不同形式的学习和培训机会。包括在岗业务培训、校外（校地、校企、校校）交流学习。

2.3 明确岗位职责，提高工作效能 为避免综合行政（秘书）岗位被职责不清的各类事务所束缚，学校和各部门就要通过职能梳理，对各部门的职责进行规范划界。同时，对综合行政（秘书）人员的工作职责予以规范明确，从而保证综合行政（秘书）工作合理有序和高效运行。

综合行政（秘书）人员要讲究工作方法和技巧。面对繁杂的日常事务，要善于总结整理，常规性工作要预先规划、类同性事务要归类批次处理、多方面事务要理清脉络分清轻重缓急、突发性事务要提早做好预案准备。

2.4 建立健全职务发展规划 解决综合行政（秘书）队伍的懈怠情绪，可以通过平级岗位调动、更新工作环境，以及职务待遇晋升等措施健全其个人发展规划。科级干部轮岗制度是在全校范围内，在同一岗位工作5年以上、35岁以下的科级干部进行有组织的轮岗换岗。这将大大增强学校基层管理人员的活力，促进一批科级干部快速成长，加强部门间的沟通交流，也促进打破部门间的利益壁垒，利于复合型管理人才的培养。

另一方面，面对职数不足“僧多粥少”的难题，我们可以借鉴国家公务员工资薪级改革方向模式，划分层级的职务晋升模式，使得资深科员薪酬可能赶超科长，破解职数匮乏的束缚。

参考文献：

[1]陈瑶，陈卫.浅谈高校秘书工作及其在高校管理中的作用[J].商情，2012（2）：153.

[2]汪洋，张继革.当前高校行政管理改革刍议[J].兰州大学学报（社会科学版），2007，35（4）：143-146.

[3]陈超.关于高校行政管理队伍建设的几点思考旧[J].党史文苑，2005（24）：14-16.

[4]王冰.试论高校行政管理存在的问题及改革方式[J].文艺生活，2013（08）：227-228.

[5]刘缙.高校秘书工作中存在的问题与对策研究[J].高教前沿，2010（11）：83-84.

作者简介：

如何做好高校教务秘书工作 篇7

一、教务秘书的主要工作职责

高校教务秘书担任着繁杂的教学管理任务。其职责包含的主要内容有。

1. 宣传、贯彻党和国家的教育方针, 学习、钻研教育教学管理理论, 掌握高等教育的教学规律。

2. 协助领导做好本院的教学计划和教学大纲的制定、修改和实施、教材的征订等工作。

如每学期协助领导做好开课计划表并报送教务处审定, 教学任务的安排和下达教学任务通知书等工作。

3. 协助领导做好日常教学管理工作和常规教学检查

工作, 处理好具体事务, 及时向上级领导汇报有关情况并提出建议。如做好每周例会记录、期初、期中、期末的教学检查, 起草各项检查的实施方案和总结以及其它教学管理文件。

4. 考试工作。

做好各类考试的组织报名工作。如期末考试, 补考、重修报名及考试, 计算机等级考试、英语四、六级考试等工作。做好成绩登录、汇总和发放存档工作。

5. 做好学生的学籍管理工作等。

6. 教学材料的归档工作, 为教学检查提供基础材料等。

二、如何有效做好教务秘书工作

教务秘书在教学管理中起诸多的重要作用。教务秘书要自如应对繁重工作, 圆满完成好各项任务, 更好地为教学服务, 主要应做好以下几方面工作。

1. 提高教务秘书自身素质, 是做好教学管理工作的前提条件。

教务秘书工作是一项很重要的工作, 教务秘书的工作效率、工作质量、工作作风直接影响到整个教学活动的实施, 影响着教学管理工作的效果。这就要求教务秘书要具备较高的思想政治素质和良好的职业道德、教学管理的专业知识和熟练的业务技能。

(1) 具备较高思想政治素质和良好的职业道德, 这是提高高校教务管理人员素质的根本点和出发点。首先, 教务秘书自身要端正思想, 努力学习和贯彻党的教育方针, 不断提高理论水平, 热爱教育事业。其次, 教务秘书要充分认识自己工作的性质和意义, 热爱本职工作, 培养严肃认真、兢兢业业的工作作风, 树立为教学服务的思想, 有强烈的事业心和高度的责任心。比如, 工作中要保持严谨的工作态度, 新学期课程的安排、教学计划的调整、期末考试的安排等都是非常具体、非常细致和繁杂的工作, 稍有不慎就会出现教学事故。教务秘书只有坚持严谨的工作态度才能保证工作的准确无误。最后, 教务秘书要有实事求是的工作作风, 要敢于坚持原则。教务秘书工作虽然平凡, 但却是极其严肃的。这就要求教务秘书在工作中保持清醒的头脑, 要在掌握事实的基础上, 冷静地分析问题、对待问题, 尤其是在一些关系到师生切身利益的问题上, 要敢于坚持原则, 谨慎办事。这样才能担负起育人的责任, 扎实做好教学管理的各项工作。

(2) 具有教学管理的专业知识和熟练的业务技能, 这是提高教学管理人员素质的必要条件。首先, 教学管理是一门科学, 也是一门艺术, 教务秘书必须通过不懈的学习, 不断丰富自己的管理学知识, 掌握科学先进的管理理念和方法, 保证管理事半功倍, 卓有成效。也就是说教务秘书必须掌握一定的教育管理科学知识, 熟悉高校的各项管理规章制度, 明确工作职责, 掌握教学管理规律, 遵守工作程序, 才能使教学工作有秩序、有成效地进行。其次, 教务秘书在工作中要善于管理, 讲求时效, 保证教学管理质量。即能够做到对复杂的工作和人事进行有机地协调、合理安排, 在有限的教学条件下, 最大限度地提高管理水平和管理效率, 保质保量地开展好各项工作。最后, 掌握熟练的业务技能, 是对教务秘书工作最基本的要求。目前, 教务管理手段日益现代化、规范化, 教务秘书必须积极面对新技术的挑战, 熟练掌握计算机操作, 提高现代管理技能, 通过计算机进行数据处理、资料统计等工作;通过互联网积极收集、整理有关教学及教学管理方面的信息;熟悉教务系统的操作方法, 利用计算机做好学生的学籍管理和成绩管理等工作, 不断提高工作效率, 实现管理的科学化、制度化、规范化, 达到做好教学管理工作的目的。

2. 加强管理, 提高工作效率, 是做好教学管理工作的重要保证。

教务秘书是教学管理的具体执行者、实施者, 各项教学活动的组织者、安排者, 其工作实质离不开“管理”二字, 它涉及教学过程的方方面面, 只有做到有效的管理, 教务秘书才能不做无用功, 达到提高工作效率的目的。

(1) 管理要有预见性。教务秘书工作是一项繁重的管理性工作, 工作虽然千头万绪, 但也有规律可循, 对自己的工作首先要有计划, 明确自己的职责, 这样才会有条不紊地干好各项工作。如开课计划的制订、教材的征订工作、考试安排、毕业生资格和学位审定、期中教学检查等, 都是常规性工作, 这些工作都具有时效性, 一是时间紧, 二是工作量大, 如果临时抱佛脚, 做起来会感到身心疲惫, 而且容易出错。如果提前做好一些准备工作, 做起来就会得心应手, 更好地保证质量。如对学生毕业资格和学位的审定工作, 往往都是在最后一学期进行, 而现在高校是实行学分制管理, 一些粗心的学生对自己所修学分并不是非常清楚, 临近毕业时发现学分不满, 再选修课程为时已晚, 从而导致不能及时毕业, 给学校和学生本人都带来极大的麻烦。教务秘书平时在这方面就要加强管理, 每学期督促学生做好对自已的学分和成绩的检查工作, 以便及时发现问题并解决, 尤其是对留级和重修科目较多的学生更应多加督促, 并与班主任联系, 一同做好思想工作, 帮助其找出原因, 树立学习的信心, 提高学习成绩。

(2) 管理要有服务意识。教学管理本身是一项服务性工作, 一切教学管理工作都是为教学服务、为师生服务的, 教务秘书工作更是如此。这就要求教务秘书树立全心全意为教学服务的意识, 一是当好分管院长的参谋和助手, 为领导的决策做好准备工作, 从而提高决策的科学性、正确性、及时性。如教学计划的调整、教学任务的安排、学籍处理等工作, 都必须做好前期的准备工作, 提供必要的依据和信息, 使领导对每项工作都有一个全面的了解, 使决策更合理、更科学。二是为师生提供服务, 师生是教与学的主体, 是实现教育目的的直接体现者, 作为为教学服务的教务秘书, 应经常了解和掌握师生的意见和要求, 向学生介绍有关学习信息和学籍管理的知识, 满腔热情地为他们排忧解难, 通过热忱周到的服务、高效的工作, 通过不断提高自身的修养赢得师生的理解、支持、尊敬和信任, 做到寓教学管理工作于育人之中, 为高校的教育管理事业尽心尽力, 作出自己应有的贡献。

(3) 管理要有时效意识。教务秘书的工作琐碎, 头绪繁多, 而且大多数工作时间紧、任务重, 不仅要完成本院领导交给的任务, 还要完成学校教务处及其它部门布置的工作, 这就要求教务秘书必须强化时效意识, 在实际工作中一定要分清轻重缓急, 科学合理地安排时间。首先, 要保证所有教学准备工作必须在教学活动实施前就绪。如在每学期开学, 诸多工作集中在一起, 学生课表的打印发放、补考安排和试卷的印刷、教师教案的检查、进程表归档、学籍处理等工作, 对这些工作都必须作出统筹安排, 才能使工作有序进行, 不出差错。其次, 对教学过程实施全程监控, 及时调整教学环节中出现的问题, 保证教学活动内容按时完成。最后, 讲究效率, 不重复劳动, 使教育、教学资源得到有效配置和教学效应的最佳发挥。

(4) 实现管理手段现代化。现代化管理手段是实现科学化管理的前提, 是做好管理工作不可或缺的条件。近几年来高校教学管理体制和学生培育机制的不断改革和调整, 办学形式更加多样化, 高校的教务部门对各种教学信息的处理与分析工作越来越繁重和复杂, 传统的教务管理方式已不能适应高校教育管理形势的发展和工作需要。因此, 教务秘书必须运用计算机及其网络技术, 以达到提高工作效率的目的。如在我校教学管理中, 学生的成绩管理、学籍管理, 课表的编排、学生选课等工作基本上实现了网络化管理, 部分课程也已实现了网络化考试, 使教务秘书从繁杂的劳动中解放出来, 节省了物力和财力。又如我校将计算机用于教室管理, 对全校的教室进行全面的、动态的管理, 实现了教室资源的优化配置。

3. 充分发挥教务秘书的协调作用, 是做好教学管理工作的重要途径。

在日常教学管理中, 教务秘书具体承担大量的教学管理工作, 必须充分发挥好桥梁和纽带作用, 处理好各种关系。第一, 教务处与所在院 (系) 之间的关系。教务秘书要严格执行和准确领会学校各项教学管理文件精神, 及时上传下达, 实现教学管理的规范化。第二, 院 (系) 与教研室、实验中心之间的关系。教务秘书要将教务处的教学指令与本院 (系) 实际相结合, 把各项教学任务落实好。如教学任务的分配、教材的征订等工作, 必须根据教务处的指示精神, 及时上报和落实, 否则将影响整个教学活动的实施。第三, 院领导、任课老师与同学之间的关系。教务秘书要加强教与学之间的信息沟通, 处理好学生认知能力与教师教学能力之间的矛盾, 为教学创造一个良好的沟通环境。如在常规的教学管理工作中, 教务秘书必须及时、多渠道、多方位地收集、掌握与教学、科研有关的信息, 从中筛选出有价值的信息并及时向领导报送, 便于领导了解情况。教师则可以根据这些信息及时增减教学内容, 改进教学方法, 这将有益于提高教学质量, 也有利于领导、教师与学生之间经常保持沟通, 达到相互理解、相互尊重、相互合作、相互促进的目的。同时, 对于学生对教师教学过程中提出的一些意见和建议, 教务秘书应如实地及时向老师和校领导反映, 以便尽快解决学生学习中的问题, 以达到提高教学效果的目的。由此可见, 在教学管理过程中, 教务秘书是学校教务管理部门与各院 (系) 之间的纽带, 是教学院长的得力助手, 是师生沟通的有效桥梁, 处在教学运转的中心枢纽地位, 起着不可替代的重要的协调作用。

4. 勇于创新、大胆实践, 是做好教学管理工作的重要方面。

教务秘书具有创新精神, 是现代高校发展的客观要求。随着高校改革的进一步深化, 现代教育理论的大量引进, 今天的教学管理不断出现新观念、新特点, 这就需要教务秘书在熟悉本身业务的同时, 还要努力掌握新知识、发现新规律、善于研究创新、敢于实践, 能够把诸多的工作经验上升到理性认识, 以教育理论为指导, 不断创新、改进, 从理论层面上认识和总结自己的工作。也就是说教务秘书不能仅仅满足于应付一般性的日常管理工作, 要有开拓创新精神, 对教学管理工作要有见解, 善于发现问题, 积极思考和努力探索教学管理的新途径、新方法, 做到与时俱进, 不断提高管理水平。如教务秘书要熟悉本单位各门学科的基本知识结构体系、了解各科教学大纲的要求和各门课程之间的联系, 熟悉教学过程和教学规律, 掌握和了解学生学习过程中的意见和要求, 通过对这些信息进行分析研究, 并在此基础上制订出切实可行的管理方案, 进而实现有效的管理。如果教务秘书对本学院各专业的专业知识知之甚少或者不懂, 不但谈不上开拓创新, 反而会出现这样那样的问题, 使正常有序的教学工作得不到保证。因此教务秘书必须努力学习专业知识, 对自己不熟悉的知识要有所了解, 还应牢牢把握时代的脉搏, 这样才能不断适应现代高校发展的需要。

总之, 教务秘书工作尽管繁重和复杂, 但其中蕴涵着许多管理科学。教务秘书只有在工作中不断学习、不断总结经验, 才能素质好、懂业务、会管理, 使教学管理工作进一步科学化、现代化、规范化, 教学管理才能迈上一个新台阶。

参考文献

[1]胡宝国.试论教学秘书在高校教学管理中的作用[J].东北财经大学学报, 2001.4.

[2]蔡银宁.高校教学秘书的作用及素质培养[J].宁波工程学院学报, 2005.6.

[3]沈祥.高校教务管理中管理学原理的应用[J].安徽农为业大学学报, 2002.11:72-74.

如何做好高校教学秘书工作 篇8

关键词：高校,教学秘书,管理

教学工作是高等学校常务工作中心, 教学管理是高校管理的中心内容。高校教学的成功, 除来自学校领导的正确指引及师生的共同努力外, 还离不开教学秘书的工作。教学秘书日常工作有“学籍注册、课程安排、课程调停、考试安排、成绩录人、成绩整理、毕业论文的整理和毕业生资格审查”等。教学秘书自身的素质高低、工作能力强弱直接关系到教学管理工作能否顺利开展。因此, 在当今高校规模日益壮大, 教学改革进步深化的形势下, 能否做好高校教学秘书的工作对高校的发展至关重要。

一、教学秘书的基本工作

1、依据教学培养计划, 落实每学期的教学任务教学培养计划

是高等学校培养专门人才和组织教学的依据, 它体现了国家、用人单位和和高校培养人才模式对教育教学的要求, 是开展教学活动的主要依据。教学秘书要协助院系领导制定教学培养计划, 并且严格遵照教学计划要求, 协助领导将教学任务下达给教研室。

2、做好考务工作及学生成绩管理。

考试是检验教师教学效果和学生学习情况的重要手段。学校从学期初补考, 学期中的各类等级考试和资格考试直至学期末的期终考试, 考务工作贯穿了整个学期的教学过程。因此做好考务工作对保证考试正常进行显得尤为重要。考试前加强学生考风考纪的教育, 审查学生的考试资格, 并办理相关的缓考、免考等手续;制订考试安排表、安排考场、准备考场的必需用品、落实监考老师。考试结束后, 教师将学生的成绩输入成绩管理系统, 教学秘书要认真审核, 最后将各班成绩表进行存档、分析, 统计整理不及格学生名单。

3、建立科学、准确、齐全的教学档案。

(1) 教师业务档案。包括教师的个人简历、授课情况登记表、教学科研情况登记表、课程执行情况登记表、学历学位及荣誉证书复印件等材料。

(2) 学生学籍档案。包括学生花名册、学籍登记卡、学生技能情况、学术活动记录、成绩登记表、学生成绩汇总表、学生参加比赛获奖证书复印件、技能等级证书复印件及学生的休学、退学、转学、处分等工作提供可靠的依据。

(3) 教学业务档案。一般包括各种教学文件、历年计划总结、工作条例规章汇编、专业建设规划、教学获奖情况、教学改革材料、各专业教学计划、教学大纲、授课计划、任课计划、课程表、考试课程安排表、听课调课记录、实习见习计划总结、毕业论文情况、教材使用情况、师资队伍结构、各学期成绩汇总表、成绩总结、各项等级考试通过率汇总表、补考重修汇总表等。

二、高校教学秘书队伍中存在的问题

1、人员结构复杂, 专业对口人员少, 我国高校普遍存在着重教学、轻管理的现象。

认为教学管理是事务性工作, 可替代性很强。教学秘书一般三部分人组成, 一是优秀的本科毕业生留校做教学秘书, 但专业不对口。二是引进高层次人才的随调人员。三是部分院校为教学评估增加师资力量, 大量引进研究生, 但部分研究生由于生源有限无法授课, 迫使部分研究生改行承担教学秘书工作。

2、工作繁重琐碎, 队伍稳定性差。

教学秘书工作涉及面较广, 整天面临着琐碎而庞杂的管理服务工作。责任大、任务重, 要求教学秘书工作不能有半点失误, 工作需制定周密的计划, 妥善安排工作顺序, 分清工作的轻重缓急, 做好管理与服务工作。教学秘书工作繁重琐碎又得不到重视, 职业发展前景很差, 很少有人愿意长期从事此项工作。部分院校对教学秘书工作缺乏科学的评价标准, 工作业绩难以衡量, 往往是干好了得不到表扬, 失误了会受到领导的批评和教师的指责。此种做法严重影响了教学秘书队伍的健康发展, 并在某种程度上导致了教学秘书队伍的不稳定。

3、业务能力较弱, 创新能力不强。

目前的教学秘书队伍中绝大多数的人未经历过相关专业技能学习, 也缺乏一定的教学管理经验, 进行教学研究和教学管理研究存在一定的困难。教学管理人员整天陷入事务管理和处理日常繁琐事务中, 不能进行脱产进修, 在职学习。因此, 相当一部分教学管理人员缺乏管理专业知识、技能的训练, 许多人仍停留在就事论事解决问题的经验管理水平。教学管理具有一定的专业性, 专职教学秘书队伍的人员构成参差不齐是整体业务素质不高的主要原因。教学管理并不仅仅是一般的行政管理, 它是兼有学术管理和行政管理双重职能的一门管理科学, 教学秘书应该熟悉教育教学规律和相关管理知识。

4、对本职工作厌烦, 缺乏信心。

由于部分教学秘书对所从事的工作缺少自豪感及不被认同和重视, 导致心理不平衡, 于是不愿意同他人打交道, 缺乏积极的职业发展目标, 工作中没精神、没动力、自信心不足、缺乏进取心和责任感。

5、繁重工作及不被认同导致性格改变。

由于对职业认知的偏差, 他们对职业态度引起的心理状况常为情绪不稳定, 自制力弱, 在工作中主要表现为性情急躁, 容易冲动, 情绪不易控制等。

三、如何做好高校教学秘书工作

1、良好健康的心态。

教学秘书的工作性质, 决定了我们的工作既繁杂琐碎又枯燥劳累。面对看似简单, 但内涵复杂而又重要的工作, 只靠业务能力和业务水平是胜任不了的。在实际工作中, 由于工作千头万绪, 不免会产生一些烦躁、抱怨等不良情绪。这就要求教学秘书要用一种平和的心态化解心中的不快。

2、建立和谐的人际关系。

建立和谐的人际关系, 教学秘书自己首先要丰富自己的内涵, 个人的品性, 学识。其次以开放个性, 才会有真正的交流沟通, 才会有彼此的信任。最后要理解他人的难处和需要。只有这样才能不断拓展自己的关爱和他人合作的精神, 从而形成有效的心理素质能力。

3、具备较强的创新能力工作。

为高校教学秘书, 要紧紧跟上高等教育发展的新形势, 树立全新的意识和观念, 通过学习和研究, 在日常工作中提取出有价值的新思想、新方法, 不断创新, 与时俱进在工作中发挥主动性、积极性和创造性, 具备较强的创新能力, 才能适应知识经济时代的发展需要, 才能推动教学管理工作。

4、具备计算机操作能力。

计算机操作能力和外语沟通能力是新时期教学秘书应具备的工作技能。现代教学管理要运用先进的教学管理系统软件, 计算机字表处理、数据库、网上办公等, 目的在于为师生提供快捷优质服务的同时也减轻自身的工作强度, 提高工作效率。

5、具备良好的写作能力和表达能力。

教学秘书经常要根据教学中的实际情况撰写一些教学文书, 如教学通知、教学事务报告、申请等。总之, 高校的教学秘书是秘书队伍中的一个特殊的群体, 是教学管理的执行者, 其工作具有鲜明的特点。要具备良好的综合素质, 并非一日之功。而是靠不断地学习和实践, 日积月累地来慢慢完善。每个教学秘书, 只要具有强烈的事业心和工作责任感, 有恒心和毅力, 在工作中不断摸索, 努力寻找工作规律和工作方法, 不断地总结经验一定能够全面地提高自己的综合素质。

参考文献

[1]郑婕, 陈彦国.教学秘书队伍的现状及其建设[J].湖北师范学院学报哲学社会科学版) , 2004, (3) :118-119.

高校教学秘书管理工作初探 篇9

一、教学秘书在日常教学管理工作中的地位和作用

良好的教学管理是提高教学质量的重要前提和基础, 教学秘书是高校教学管理工作的基层骨干力量, 是具体教学工作的管理与执行者。在高校的教学管理工作中, 教学秘书的主要作用如下:

1.1参谋和助手作用

教学秘书要配合主管领导处理日常的繁杂琐碎的教学管理工作, 其主要有 (1) 根据教学计划和老师的实际情况来编排合理的、科学的、周密的课程表。 (2) 负责每个学期学生教材的征订和发放工作。 (3) 安排每个学期期末课程考试的时间、地点及监考人员, 并收集、整理、分类每学期考试试卷、考查成绩表、考核分析表等教学资料。 (4) 及时、认真地完成教务处及学院领导布置的各项任务。 (5) 负责组织安排本学院学生每学期的补考、重修等学习。 (6) 协助教务处、学院领导做好每学期教师工作量的考核工作。 (7) 管理学生英语四六级、计算机、普通话、英语竞赛等各项报名。

1.2桥梁和纽带作用

在教学管理过程中, 教学秘书是学校教务管理部门与具体教学单位之间的纽带, 是师生之间沟通的桥梁, 处在教学运转的中心枢纽地位, 起着不可替代的协调作用。具体体现在 (1) 学校与院系之间。学校的有关教学要求和通知要通过教学秘书传达给广大的师生, 而教师与学生的要求、意见也通过教学秘书反馈给学校。 (2) 教师与学生之间。沟通教师与学生之间的关系, 调解教师与学生之间的矛盾, 组织管理学生对教室的评价。 (3) 教师与教师之间。协调本学院教师之间的关系, 维护学院的集体利益。

二、教学秘书管理工作中存在的问题

2.1教学秘书队伍结构参差不齐, 人员素质不高

教学秘书的学历层次普遍偏低, 人员来源多样化, 往往其所学专业与其从事的工作不一致, 大多教学秘书没有接受过专业的文秘工作培训, 因此导致教学秘书的整体素质不高。

2.2教学秘书工作积极性低, 队伍发展不稳定

教学秘书从事的是最基层的教学管理工作, 部分领导对教学秘书工作的重视程度低, 认为教学秘书仅仅是一般的行政事务工作。甚至有部分领导轻视教学秘书工作, 部分教师歧视教学秘书工作, 认为教学秘书只是“无法从事教学工作的勤杂工”。而教学秘书工作内容多、广、杂, 工作压力大, 工作成绩不易量化, 难以进行考核, 在工资配分、评优评奖、职称晋升等方面均低于教师和科研人员, 导致教学秘书对职业前景失去信心, 工作的积极性低, 大多教学秘书都不愿意长期担任这份工作。

2.3教学秘书工作权责不分、职责不明

教学秘书的主要职责是协助学校教务部门和院系主管教学的领导进行常规的教学管理工作。教学秘书是教学管理工作中的管理者和执行者, 但是在实际的工作中, 教学秘书只是工作的执行者, 并没有管理的权利, 使得教学秘书的工作权责分离, 导致一些工作难以到位。

三、教学秘书队伍建设的对策

3.1上级部门应转变观念, 重视教学秘书的队伍建设

教学秘书是学校、教师和学生之间沟通的桥梁, 是高校教学管理的枢纽。上级部门应该充分认识到教学秘书工作的意义和重要作用, 转变观念重视和支持教学秘书队伍的建设, 重视教学秘书的选拔与培养工作。因此, 高校应该将教学秘书队伍建设纳入到整个学校的师资队伍建设计划之中, 确保专任教师队伍与教学秘书队伍的协调发展, 相互融合, 共同推进教学秩序平稳运行。

3.2调整教学秘书队伍的结构, 提高教学秘书个人素质

教学管理是一项科学性、知识性和实践性很强的工作, 不同于一般的行政管理工作, 教学管理人员素质和水平的高低, 直接影响着教学管理的质量和效果, 是高校教务管理工作顺利开展的重要保障。当代先进的教学秘书要有责任意识、服务意识和创新意识, 并掌握必要的专业知识, 有良好的沟通协调能力。

3.3提高教学秘书待遇, 稳定教学秘书队伍

学校要合理评价教学秘书的工作业绩, 建立合理的评价机制, 提高教学秘书的待遇, 才能充分调动教学秘书的积极性, 从而稳定教学秘书队伍。第一, 学校应该提高教学秘书的经济收入, 在工资和津贴方面考虑到其工作性质的特殊性给予一定的补助。确定与工作岗位相匹配的薪酬待遇, 以满足教学秘书的公平需求。第二, 学校在职称评定、个人晋升和发展前景等方面提供帮助和制度倾斜。

参考文献

[1]吴梦秋.论高校教学秘书队伍建设的可持续发展[J].陕西青年职业学院学报, 2009 (1) .

[2]周鹃.高校院系教学秘书专业化发展探析[J].文教资料, 2007 (28) .

浅析地方高校教学秘书工作规范 篇10

地方高校的教学管理大多采用校、系二级管理模式, 具有直接, 高效之特点。教务处做为地方高校整体中的一个职能部门, 在资源使用上起到核心作用, 它是一个高校维持教学工作正常运行的中心枢纽。教务处的首项工作在其制定后皆要由系一级部门来落实、实施, 教学秘书就是这些具体工作的执行者, 他们处在教学管理工作的最基层, 是上连教务处下连系部及教研室的纽带, 教学秘书承担着承上启下的作用。教学秘书工作规范与否、工作质量的好坏, 直接影响教学管理秩序和教学质量。本人多年从事教学秘书工作, 深知本工作的特点, 对做好教学秘书工作有着深深的感悟, 愿探讨教学秘书工作的流程及具体做法, 针对每个工作环节进行认真地梳理、归类, 分析每项工作的步骤、方法, 将每项工作明确化、具体化, 进而整理出一份如何做好教学秘书工作的“说明书”。

为促进教学管理工作的规范化, 做到有章可循, 使地方高校教学秘书明确每一阶段教学管理工作的主要任务, 更好的保证教学秩序, 深化教学改革, 提高教学质量。现就地方高校教学秘书工作规范进行探析。

一、期初工作规范

1. 打印班级课表、学生名单, 逐一核对无误后再分发, 并做好发放登记, 以免漏发或发重。

2. 收缴教学日历。

检查教学日历书写是否规范, 是否按照教学大纲、教学计划的要求编排授课进程, 一式四份内容是否完全一致。检查无误后按专业编号排好顺序, 经系主任审核签字后, 上报教务处一份, 分发给教研室一份, 存档一份, 教师本人一份作为平时授课的依据。

3. 绘制本院 (系) 督导组听课表, 经认真核对授课时间、地点无误后, 分发给督导组成员。

4. 按照教务处编排的补考时间表及时通知学生按时参加补

考、通知教师监考时间、地点, 通知教师阅卷、补考成绩的录入、补考成绩审核、补考成绩单打印后请教师本人及教研室主任签字, 然后送达教务处盖章, 分类, 存档。

5. 通知教师申报公选课, 将教师申报的公选课审批表汇总, 经院 (系) 主任审核后上报教务处。

按照教务处通知的选课时间, 通知学生在教务系统中选公选课。

6. 组织学生重修报名、按照重修课程的课时标准审核学分, 安排重修教学任务, 对不够组班的学生安排重修指导教师。

按照教务处编排的重修课程表, 通知重修学生的上课时间和地点。通知承担重修任务的教师出重修试题。收缴经教研室主任检查签字的重修试卷, 按照重修考试课程目录收齐, 核对试卷封皮书写印制数量与重修学生数无误。经院 (系) 主任审核签字后送教务处印制。重修考试结束后通知教师阅卷、成绩录入, 成绩审核、成绩单上报。

二、期中工作规范

1. 协助系主任开展期中教学检查, 检查实践教学环节以及教、科研进展情况, 收集各种论证材料。

开展学生座谈、教师座谈, 将师生提出的建议、想法反映给期中教学检查组, 为师生解决实际问题提供依据。

2. 协助教研室主任安排下学期教学任务。

包括课程、课时、班级、任课教师, 应反复征求意见, 力争满足教师要求。

3. 做好教材征订工作, 由各任课教师申报, 征求各教研室主任意见后, 送主管领导审核签字后, 报送教材科。

4. 填写外聘教师或兼职教师申请表, 经院 (系) 主任签字后, 报送教务处。

5. 精心安排个别科目提前考试的时间、考场、监考教师, 编制提前考试安排表及有关的注意事项报教务处审批。

6. 毕业生论文答辩、毕业生成绩审核及学位审核 (双学期) 。

在审核毕业生学位情况时, 需要将学生正常考试成绩、补考成绩、重修成绩、毕业实习成绩 (教育实习成绩) 、毕业论文成绩, 考试是否违纪、是否受过处分、获过何种奖励等信息汇总并提交学位办审核。

三、期末工作规范

1. 反复核对教师工作量, 有出入的地方要与教师沟通后再更改, 力争准确。

对于外聘教师的工作量和课时酬金要单独核算。两者汇总后报送教务处。

2. 确定本学期的考试科目并报送教务处;

统计未修三分之一学生名单, 并上报教务处;协助辅导员为因病不能参加考试的学生办理缓考手续, 并通知到相关课程的教师;提供期末大考的基本数据, 收集试卷。落实监考教师, 将考试安排通知到相关的师生。

3. 做好实践环节原始材料的收取工作。

检查实习报告是否批阅, 无误后存放到档案库指定位置。

4. 编排下一学期各班教室使用表。

经领导批准后, 通知分团委, 作为班级教室变更的依据。

5. 编制课程表。

根据教学校历和各课程教学进度细心周密地编制下一学期的课程表。经系主任批准后, 送交教务处审核、定稿, 最后发给相关的班级和任课教师。

6. 收缴批阅完、装订好的试卷、原题及答案。

检查装订是否规范, 试卷分析是否齐全, 无误后存放到档案库指定位置。成绩单审核, 打印, 签字, 送报教务处盖章, 并送到相关系部存档。

7. 统计补考学生名单报送教务处, 并通知学生本人, 准备下学期开学后补考。

综上是我在多年从事教学秘书工作中所做、所感、所悟。经过我和同志们细心研究和探讨后整理出的一套具体规范的教学秘书工作指南, 愿它能够给我们的教学研究者以启迪和参考作用, 能够给予我们从事教学秘书工作的同行们以帮助是我最大的心愿。在此愿我们地方高校能够在机构和政策配套合理性上更趋于合理化, 能够在此基础上培养出更多更好的人才。

摘要：文章从整体的角度详细阐述了地方高校教学秘书工作规范及具体工作的实施办法, 是一份地方高校教学秘书工作的指南, 或曰是一份教学秘书工作的“说明书”。

关键词：地方高校,教学秘书,工作规范

参考文献

[1]、李春媚.关于高职院校教学秘书工作改进的思考湖南环境生物职业技术学院学报2010.3

[2]、吕良.对提高地方高校教学质量的战略思考[J]通化师范学院学报2007.1