高校教学秘书问题分析

高校教学秘书问题分析（精选十篇）

高校教学秘书问题分析 篇1

一、高校教学秘书专业化面临的问题

(一) 教学秘书岗位不受重视

高校教学秘书处于高校教学管理队伍的基层。由于教学秘书岗位责任重、事务多、工作繁琐, 并且看不到具体的工作业绩, 缺乏专业发展空间, 因此教学秘书岗位通常不受学校领导和教师重视, 具体表现为许多教师都不愿意从事教学秘书工作。教学秘书在学校中的地位、作用和工作强度很难得到比较公正的体现和认可。这种现状抑制了教学秘书工作积极性, 造成了教学秘书队伍流失频繁, 严重影响了教学秘书队伍的稳定性。高校不缺少各种激励教学科研人员的规章制度和方法, 而对于教学秘书队伍却少有系统的管理制度。目前许多高校教学秘书管理制度只规定了教学秘书的责任, 却没有关注教学秘书应该具有的权利, 缺少培训、学习与进修的保障制度, 更缺乏必要的成就激励机制。[2]

美国心理学家马斯洛的需要层次理论认为, 人具有不同层次的需要, 其中尊重需要和实现自我价值的需要处于上层。从教学秘书的角度看, 教学秘书每天都面对大量的日常事务, 工作量比较大, 并且工作繁琐, 加之职业地位低下, 教学秘书的尊敬需要和自我价值的需要很难得到满足。如果教学秘书的这种需要长期得不到满足, 必然会产生多重消极影响, 比如出现职业倦怠现象。与一般的任课教师相比, 教学秘书队伍的职业倦怠现象出现几率要高得多、程度要严重得多。在这种情况下, 要想提高学校教学管理水平是非常困难的。

(二) 教学秘书队伍结构参差不齐

教学秘书岗位在高校属于行政管理岗位编制, 因此高校对教学秘书的学历和专业并没有硬性的要求。在这种情况下, 教学秘书的人员配置随意性很大, 学校在很大程度上并没有根据岗位要求来安排人员, 结果造成了许多教学秘书对专业知识缺乏了解。在学历方面, 教学秘书队伍的学历层次普遍偏低, 拥有硕士研究生学历以上的人员极为少数。在教学管理方面, 大部分教学秘书从未经历过教育学和管理学相关专业的学习, 严重缺乏教学管理方面的知识和经验。大多数教学秘书在工作中只是忙于机械的应付, 做不到有的放矢的开展教学管理工作, 工作缺乏计划性、预见性、协调性和创新性, 管理方式停留在传统的“事务型”和“经验型”, 工作的质量和效率都得不到提高。[3]

从以上两个方面可以看出, 教学秘书工作在高校中得不到正确的认识和评价, 教学秘书在基层教学管理中所能发挥的作用被轻视, 使得在教学秘书人员的配备、业务学习, 岗位培训与工作待遇、职称评定等方面成了学校管理方面的盲点。随着教学秘书在诸多方面与其他人员差距拉大, 而且教学秘书工作复杂繁重琐碎, 容易造成教学秘书职业倦怠现象。由于教学秘书队伍在专业结构、学历层次和教学管理水平方面参差不齐, 使得教学秘书专业化步履维艰。

二、促进高校教学秘书专业化发展的策略

随着高校本科教学评估的深入, 高校教学管理水平的专业化和信息化程度不断提高, 教学秘书作为高校教学管理队伍的重要组成部分, 其专业化建设也势在必行。建设一支高水平的教学秘书队伍是稳定教学秩序、保证教学质量的基础。高校应该充分重视教学秘书岗位, 肯定教学秘书在教学管理中的作用, 改善教学秘书的工作待遇, 充分调动教学秘书的工作积极性。

(一) 切实转变观念, 重视教学秘书的重要作用

在高校教学管理中, 教学秘书的主要作用是协助教务处和院系领导做好校、系的教学管理和组织工作, 并负责处理系内的有关教学事务, 保证各专业教学计划的正常执行, 完成学生的学籍管理, 负责管理信息的收集、综合、整理工作, 为部门和上级领导提供决策依据, 及时将教学过程中发现和发生的问题反馈给教务处, 使教务部门能按时解决和调整、既要起到教务处和系之间教学组织和管理的桥梁作用, 协调系领导、教师、学生之间的关系, 又要完成系内的教学管理和组织作用。所以教学秘书在高校教学管理中具有重要的作用, 事关全校教学秩序和教学质量等重大问题, 因此各级领导必须予以相当重视, 对教学秘书工作给予极大关注。

(二) 优化业务流程, 实施信息化教学管理

教学管理应该实现业务流程化, 采用信息化管理, 提高教学管理效率。高校教学管理工作种类繁多, 每项工作都具有必要的流程, 因此高校应该建立信息化教学管理平台, 实现信息化教学管理。信息化教学管理是指从新生入学、学籍管理、选课管理、成绩管理以及到毕业资格审查都通过信息化教学管理平台实现。目前, 许多高校都建立了数字化校园和一卡通系统, 学生可以通过数字化教学管理平台了解自己选修的课程、任课教师、课程成绩、所修学分, 教学秘书可以通过数字化教学管理平台发布教学信息, 联系任课教师和学生。通过数字化教学管理平台, 大量的教学管理事务都实现业务流程化, 信息查询和考试相关服务都可以通过网络平台实现, 从而优化了教学管理的流程, 提高了教学管理的效率。

(三) 加强业务培训, 提高教学管理水平

随着高校教学管理信息化程度不断提高, 高校对教学秘书的管理能力和业务水平都不断提高。高校应该通过对教学秘书队伍进行教学管理培训, 定期邀请具有先进教学管理经验的专家开展各种教学管理的知识讲座, 使教学秘书了解现代化的教学管理方法, 以便在工作实践中提升自己的教学管理水平。此外, 高校应该组织教学秘书到兄弟院校观摩学习, 开展教学管理方面的业务交流, 促进教学秘书之间的沟通, 形成学习型组织, 促进教学秘书综合素质的不断提升。

此外, 高校应该加强对教学秘书的信息化管理能力的培养, 使教学秘书掌握必要的信息化知识, 具有一定的信息技术操作能力和信息化管理能力。当教学秘书都具备信息化管理能力之后, 通过信息化教学管理平台开展电子教务管理, 促进了教学信息的快速传达, 提高了教学管理的效率。

(四) 建立有效的激励机制, 扩大教学秘书的发展空间

高校应该建立一套有效的教学秘书激励机制, 扩大教学秘书的专业发展空间。教学秘书应该实行岗位责任制, 制定明确的岗位职责, 明确工作范围和任务。通过目标考核机制, 对于业务水平高、工作效率高、责任心强的教学秘书应该采取相应的激励措施, 有效地调动教学秘书工作的积极性。教学秘书缺乏专业发展空间是影响教学秘书工作积极性的重要原因。由于缺乏专业发展空间, 业绩再好也没有发展前途, 这严重影响了教学秘书工作的积极性。当教学秘书的工作经验积累到一定程度, 其管理能力水平有了大幅度提高, 或者专业知识和教学水平提高到足以胜任专任教师工作时, 应该尊重教学秘书的个人选择进行转岗或提拔, 使教学秘书在高校教学管理中具有职业发展空间。

三、小结

高校是人才培养的摇篮, 高校教学管理不仅要用好人才, 而且要注重培养人才。高校教学秘书作为高校教学管理的基层人员, 是落实教学管理工作的具体实践者, 也是连接教学主管部门、主管领导和教师等工作人员之间的桥梁。高校应该重视教学秘书的工作, 通过建立信息化教学管理平台优化教学管理流程, 提升信息化管理水平;通过开展管理培训和进修促进教学秘书专业素质的提升, 改善教学秘书的工作待遇, 从而开拓出提升高校教学管理水平和促进教学秘书专业发展的双赢局面。

摘要：高校教学秘书是高校教学管理队伍的重要组成部分。高校教学秘书专业化有助于提高高校教学管理水平和促进教学秘书的专业化发展。本文针对高校教学秘书专业化面临的问题, 从转变观念、实施信息化教学管理、加强业务培训和建立有效的激励机制四个方面提出了促进高校教学秘书专业化的发展策略。

关键词：教学秘书,专业化,信息化教学管理

参考文献

[1]代琴.从本科教学评估看高校教学秘书应加强的几种意识[J].乌鲁木齐职业大学学报 (人文社会科学版) . 2008, (3) : 57-59

[2]刘建宁.对高校教学秘书队伍专业化建设的认识和思考[J]. 乌鲁木齐职业大学学报 (人文社会科学版) .2008, (3) :54-56

高校教学秘书职业困境的成因分析 篇2

我国高等教育改革已经逐渐深化，教学秘书随着教学门类不断完善，工作内容也有所增加，在此过程中教学秘书的岗位越来越重要。随着招生面不断放宽，教学质量却在不断下降。对于教学秘书来说，教学工作量加大，作为教学管理的基础性人员，学校所有的基础性工作都需要教学秘书来完成，教学秘书变成教务部门的直属下级，组织和执行各项安排，作为联系全校各部门间的桥梁，教学秘书的责任重大。闽西职业技术学院的教学秘书工作，在整个学校中是属于最基层的教学管理人员，管理者承受很大的心理压力。研究和解决我校教学秘书的职业困境，是为了更好地保障我校教学计划的顺利进行以及教学水平的提高。

一 教学秘书工作现状

目前我国高校教学秘书的职业困境有很多，比如工作量大、心理压力大、工作待遇较低等问题，一直都是高校教学秘书所面临的问题。很多高校对于教学秘书一职没有一个正确的认识，很多人认为秘书就是简单的为人服务，这在很大程度上是由于我国对于教学秘书没有一个合理的职业保护，没有明确教学秘书的工作内容和工作对象，使得目前我国教学秘书的工作内容烦琐、工作待遇较低，没有得到公平合理的待遇。

二 教学秘书职业困境的成因分析

1．工作量大

秘书的工作内容涉及的范围较广，不单是教学活动的整个过程，日常工作中为学生解答各种咨询问题，处理各种突发事件，在管理工作中教学计划制订、课程安排、课时安排、学籍管理、考试管理等一系列工作，非常烦琐，有时一些工作内容不是能很容易完成，而是需要有很多的部门很烦琐的程序才能完成。

教学秘书的工作对象是全校的师生，起着联系各部门的桥梁作用。学校师生各种杂务事件都需要教学秘书进行合理的安排，处理各部门之间的问题，发现问题时进行及时有效的调整。很多烦琐的工作都需要教学秘书进行协商，一旦在工作中出现偏差就会受到很多人的埋怨和指责，不仅需要付出一定的体力劳动，更重要的是身心都会受到各种打击。

2．责任重大、地位低

作为学校的教学秘书，工作量大，多数是属于服务类别的工作，为教学管理做出自己的努力，基本上没有任何管理权力。教学工作中严格避免教学事故的出现，在日常的工作中随处都能看到教学秘书忙碌的身影，教学秘书属于学校的大众服务人员，几乎学校里的任何人都能够让教学秘书为其服务。只要教学过程中出现任何的教学事故问题都会受到其他人的指责，教学秘书在工作中是处于最基层的服务者，在学校里没有很高地位，为学校所有人服务。学校很多教学工作安排都是由教学秘书来完成，教学秘书承担着很重的工作责任，一旦教学中出现事故就会牵扯到教学秘书的利益。再加上教学秘书的职位较低，在工作中没有受到相应的重视，这些大大造成了教学秘书工作的困境。

3．心理压力大、精神高度紧张、心情烦躁

教学秘书每天忙于学校里各方面的事情，每天都在高度忙碌的状态中工作与生活，长此以往教学秘书的心理压力增大，加上担心在工作中出现失误，精神时刻处于紧绷的状态，不利于其身心健康发展。烦琐的工作内容，加上长时间的工作，使得教学秘书的心情长期处于烦躁的状态。心理压力过大是目前教学秘书普遍存在的问题，使得很多高校的教学秘书有不同程度的工作恐惧感。面对工作量过大的现状，教学秘书只能是接受，长期下来使得教学秘书在心理上留有阴影。

4．高校教学管理水平较低

高等职业院校在教学秘书的管理上存在一定的缺陷，由于教学管理水平还处于发展的初级阶段，很多教学管理模式无法实施，致使很多教学秘书在管理上没有一套合理的管理模式。很多教学秘书没有对上级部门的工作进行监督，在一定时间内会造成教学管理模式的单一化和不科学化。高校对于教学秘书的管理缺乏科学性，很多教学秘书的管理是单方面的，没有形成统一的管理体系，在管理过程中经常会出现主观臆断，不利于提升教学秘书的工作效率。

5．发展前景不乐观

目前，很多高校只重视一线教师，对于教学秘书有很严格的规章制度，不允许教学秘书在教学管理中兼职代课、做班主任等，教学秘书的工作待遇和工作前景不太乐观，由于教学秘书工作的升职机会较少，很多高校的教学秘书对于自身的发展很担忧，看不到教学秘书的未来前景，容易迷失自己。

三 解决高校教学秘书职业困境的对策

1．提升高校教学秘书的地位

高校内的教学秘书的地位一直以来都比较低，解决高校教学秘书职业困境最好的办法是提升教学秘书的地位，一方面给教学秘书提供一个很好的就业心理环境，另一方面提高教学秘书的工作积极性。对于高校教学秘书的地位进行合理的定位，不能把教学秘书的地位定得太低，这既不利于激发教学秘书的工作积极性，也不利于高校顺利开展教学活动。

2．明确教学秘书的责任分工

教学秘书不是勤杂工，教学秘书工作上要有明确的分工任务。高校有关部门应该对于教学秘书的工作内容有一个管理规定，对于教学秘书的工作有一个明确的范围，使高校秘书在有限的工作时间内，做好自身应该做的工作。高校要明确教学秘书的职责所在，不能因为教学秘书工作范围不清晰就使教学秘书的工作增多，无形之中增加了教学秘书的心理压力，同时不利于教学秘书工作能力的集中体现。

3．提高教学秘书的工作待遇

工作待遇是一个工作者最基本的需求，对于教学秘书而言，他们有着很强的工作能力，做着很多的工作，却拿着很少的工资，这会直接影响教学秘书的工作。高校应该注意对于教学秘书工资待遇的改善，不断地加强改善待遇工作，才能使其在工作过程中尽可能地减少工作压力，从而更好地服务于高校教学管理工作。

4．提供平等的晋升平台

对于在校工作的所有人员都要有一个平等的晋升平台，特别是对于教学秘书而言。教学秘书本身管理着学校大大小小的事情，教学管理方面的能力很强，晋升却受到各种因素的影响而无法升职，因此高校应该给教学秘书等管理人员提供平等的晋升机会。要一视同仁，晋升机会对于教学秘书的工作是一种认可，一旦教学秘书教学管理方面的能力得到认可，就会在无形之中增加了教学秘书的工作动力。

5．提高教学秘书本身的调适能力

作为教学秘书，在高强度的工作下，要学会自己调适心情。不要让烦琐的工作影响了自己的心情，给自己带来各方面的精神压力，不利于工作的顺利进行。学会调适自身的人是有能力管理好工作的人，教学秘书面对繁杂的工作要有一颗平常心，不要抱怨工作，要学会从工作中找到乐趣。

四 结束语

高校教学秘书问题分析 篇3

关键词：教务管理；教学秘书；改革创新；科学管理

一、高校教学秘书队伍建设的现状和存在问题

（一）教学秘书岗位在实际工作中不受重视，心理压力日渐增大。校院二级教学管理时代，教学秘书的工作繁杂又琐碎。在工作过程中，既要完成日常的教学管理工作，又要处理好突发的教学事件。在工作原则上，既要考虑课程的要求，又要兼顾教师和学生的具体情况。一般的二级学院有几百甚至上千学生，却仅配备一至两位教学秘书，为了配合正常教学进程，加班工作成为家常便饭，高强度的工作在引发身体疲惫的同时，也导致了心理上一系列的不适。通常表现为：“高校底层”岗位引发的自卑心理；繁杂工作出现的疲劳心理；容易出错引起的焦虑心理；工作不被领导和教师理解造成的抑郁心理；缺乏职业晋升空间的迷茫心理；工资待遇和福利分配不合理导致的失衡心理；对比他人及其它部门而产生的落差心理，等等。这些不良情绪得不到及时的纾解和释放，最终将导致种种职业病的产生，如个人心理强迫症。在这种现状下，教学秘书会对自身职业产生倦怠，责任认同感和工作效率大大降低，从而影响教学管理队伍水平的提升。

（二）学科专业不对口，岗位职责不明确。目前，民办高校对教学秘书岗位大多要求为本科学历，学科专业与现实工作岗位不对口的现象比比皆是。然而部分学校依然忽视此现象，没有制定一套完整、可持续的职员培训方案。大多数的教学秘书面对教学管理这一新工作只能感到无所适从，只能在工作过程中摸索管理步骤，在工作经验中积累管理方法，缺乏科学理论的引导，导致业务水平很难得到提高。

教学秘书从编制上属于教学管理基层人员，应当有一定的管理权限。但在实际工作中，教学秘书通常是“有责无权”，职责权利无法统一，只是一味“做事”而没有参与具体管理。在很多高校中，教学秘书同时兼任行政秘书或办公室秘书。教学秘书每天要处理教学管理的相关工作，还要面对行政、科研、党务方面的其它工作，甚至个别教师在生活中碰到种种难题也习惯于找教务秘书来解决。一直以来，人们将错误地教学秘书定位为“勤杂工”的形象。从职责方面看，教学秘书工作职能广泛，可以独当一面；从工作范围看，教学秘书是一个多面手，能够处理各类突发教学事件。这实际上造成了教学秘书表面上处处有权，其实是教务、行政、科研和党务边界模糊，职责不明的事实。[1]

（三）专业进步空间受限，职业生涯规划不合理。教学秘书忙碌在教学管理的第一线，理应享有公平的福利待遇和职业发展空间。但事实并非如此，高校普遍重视教师队伍的科研力量培养，却忽视了教学秘书队伍的建设。教学秘书终日埋头于繁杂的事务，缺乏外出进修学习的机会和专业教学管理知识的培训，没有多余时间进行科学研究，导致了个人能力难以提升，其它职业潜力难以拓展。近年来，很多高校将教务员纳入行政职员系列，教学秘书在职称晋升、福利待遇等方面往往处于弱势。教学秘书在实际工作中的付出与回报不成正比，除基本的薪酬之外，无其它津贴。一般高校也没有针对教学秘书岗位实行岗位轮转、职位提升等运行机制，从而造成了工作任务繁重和价值感渺茫的强烈反差，导致教学秘书工作积极性大大降低。

（四）过分注重规章式管理，教学管理水平落后。目前，大多数的院校存在教学管理规章制度不合理、教学管理秩序混乱、教学秘书水平不到位和教务系统落后等现象，形成“见公章不见人”，“重章程不重人”的现状。教学秘书被束缚在规章制度下的条条框框里，办事思路受阻，行事作风僵化，一些人在这种体制中慢慢也养成了“整理、管理为应付检查”的懒散习惯。这种管理严重扭曲了教学管理的本性，难以满足教学管理科学化、现代化的客观要求。随着高校办学规模的扩大、专业设置的增多、师生数量增加，产生的教学文档和教学数据也越来越庞大，学院教学人员配备不齐，仅靠少数一两名教学秘书手工整理，工作量大且效率低。从而造成档案资料大量流失。因此，教务管理走向规范化、信息化、网络化的道路已经成为必然趋势。

二、改善高校教学秘书工作现状的几点建议

（一）高度重视教学秘书管理工作，建立教学秘书岗位激励机制。高校需要高度重视教学秘书的选拨和培养工作，把教学秘书队伍建设纳入到学校师资培养计划中，改变主管教学领导和教师对教学秘书工作的认识，充分肯定教学秘书的工作地位，正确评价他们的业绩。学校应制定切实可行的岗位奖励机制和合理公平的考核制度，树立公平竞争的工作理念，并营造尊重协作的氛围和精神，探索科学管理的途径与渠道。这样的环境能降低因角色冲突带来的不良情绪，调动教学秘书的工作积极性，提高教学管理队伍的水平。

（二）强化教学秘书的业务水平和综合素质，健全教学秘书岗位培训制度。大多数情况下，担任教学秘书岗位的人员与现实工作需要的专业不完全对口，岗位意识模糊。他们对教学秘书工作的定位、工作职责、工作技能和对所属学院的专业的认识需要经过一系列系统专业的培训，其工作技能才得以提高。首先，建立岗前培训制度，让新进职员能够尽快进入角色，熟悉工作环境，领会工作要点，认同学校办学理念和学院发展目标，帮助教学秘书确定自己的职业发展方向；其次，定期开展技能培训，有利于教学秘书丰富教务管理知识，提升职业道德与文化素养；最后，不定期召开岗位心得交流会，教学秘书互相交流工作心得体会、分享工作经验、、借鉴工作方法、启发工作思维，开阔工作视野，不断提高教学管理的业务水平，探索适合于所属学院的教学管理模式。

（三）创造有利的科学研究环境，提升教学秘书职业进步空间。学校应鼓励教学秘书积极参与学校的各级教学改革和科研项目，建立起以改革促进管理良性循环的基层教学管理体制；学校应为教学秘书的后续学历教育提供更多的支持与帮助，选拨工作业绩突出且科研能力较强的教学秘书攻读研究生等高层次学历，或进修相关教学管理学位；学校应给予教学秘书外出进修的机会，通过观摩学习、研讨交流、出访考察等形式，更新教学管理知识与工作意识，让他们关注前沿的教育教学动态和学习其他院校先进的教学管理经验。

（四）建设完善而富有弹性的规章制度，尽快实现信息化系统管理。高校要积极探索建立二级教学管理体制模式，对原来高度集中的权利进行部分下移，明确定位学校教务处和二级学院的权责，适度的进行分级教学管理，建立严谨高效的教务管理制度，辅于教学管理监督评价机制，加强教务工作的制度化、规范化、流程化，形成以评促建，以评促改的管理模式。

作为数字化校园建设的一项重要工作，建立信息化、智能化的高校教务管理系统是高校发展的必然选择。现代化的教务管理系统利用先进的计算机技术，对教学活动中的各类环节和数据进行采集存储、分析处理、集中合成，从而实现教务数据资源共享。在日常工作中，要注意对教学管理人员进行教务系统相关的培训工作，将教务系统具体使用操作步骤进行教授与讲解，用信息化的方式反馈和处理工作中的各类问题，使教务工作逐步走向无纸化办公，同时，教务信息管理的对象是广大师生，因此，要对教师和学生进行主动地引导和宣传，从而使他们能够积极主动地支持和配合教务管理信息系统的使用和推行，进而确保信息系统高效、正常地进行运转。

结语：随着高等院校的扩招与发展，教学秘书工作量不断增大的同时，要充分认识其地位的重要性，结合“以人为本”原则，尊重教学秘书的人格，重视教学秘书的工作，提高教学秘书的地位，改善教学秘书的待遇，建立一支高素质的教学管理队伍，才能稳定和提高教学秘书队伍的整体水平。

参考文献：

[1] 张海燕，刘丽华.高校教学秘书工作中存在的问题与对策[J].河北软件职业技术学报.第10卷第2期.

高校教学秘书队伍建设的问题与思考 篇4

关键词：高等教育,教学评估,教学管理,教学秘书

当前我国高等教育正从精英教育向大众教育过渡。为了确保教育教学质量, 教育部要求所有大学每隔5年都要接受一次评估。这一评估既是对高校办学水平、教学质量、社会地位和发展前途的验证, 也是高校发展的巨大推动力。

一、教学秘书工作的职能和要求

教学秘书是连接学校教务处与各二级学院 (教学部) 工作的桥梁和纽带。高校教学秘书从事教学行政管理, 即教学管理, 是对教学计划实施过程中的常规管理, 包括教学运行管理、教学例行管理和教学档案管理, 它的主要目的是对高校教育资源和辅助教育资源实施最优配置和最大效益使用, 维持正常的教学秩序。

教学秘书工作既重要又很繁琐。具体说来, 它应当有以下几项职能:

1、服务保障功能。

教学秘书从开学初直至期末, 紧紧围绕为教学服务, 为师生服务这一中心环节, 负责处理具体的教学事务, 保证教学活动的正常开展。

2、组织协调功能。

组织各二级学院 (教学部) 落实各项教学工作, 如教材的征订、教学计划的落实、期末考试的组织等。同时, 由于整个教学任务的完成是由许多部门共同实施的, 教学秘书协调着教务处、各二级学院 (教学部) 、教师、学生之间的各种关系, 起承上启下、合理统筹的作用。实践证明, 即使有了好的教学设施和条件, 也需要教学秘书的组织协调管理。

3、检查监督功能。教学秘书是联结“教”与“学”的纽带, 还要经常了解教师的教学情况和学生的学习情况,

检查监督教学环节的落实情况, 发现问题, 及时处理, 以保证教学质量和提高教学效果。

4、咨询反馈功能。

教学秘书还承担着向师生员工宣传学校或上级主管部门制定的各种规章制度的职能, 把教学管理文件及时传达给师生, 并主动征求和虚心听取他们对学校、二级学院的教学管理工作的意见和建议, 及时反馈给院领导或教学主管部门, 做好上情下达, 下情上呈的协调沟通工作。

因此, 教学秘书的素质和服务意识是影响教学管理工作水平的重要因素。优秀的教学秘书应具备以下素质:

一是良好的职业道德和思想品德素质。教学管理和组织工作本身包含大量而繁琐的日常事务处理, 其工作成绩和作用难以直接体现。因此, 教务管理人员应具备实事求是和脚踏实地的工作态度, 具有良好的工作责任心和知难而上的精神。同时, 教学秘书还需要了解目前高等教育的发展现状, 熟悉教务管理中的各项原则、要求、程序, 尤其是对所处二级学院 (教学部) 各专业、学科的人才培养有相当程度的理解与把握, 并能将本校的具体人才培养目标与实际紧密结合起来。

二是丰富的业务知识和熟练应用现代化办公设备及软件的素质。教学管理工作涉及大量信息, 这些信息是评价教学质量、领导决策的重要依据, 教学秘书必须熟练掌握现代化的教学管理手段。作为一名优秀的教学秘书不仅要有较高的思想品德素质和严谨的工作作风, 还要充分学习利用计算机及网络技术, 提高教学管理效率与水平。

三是良好的工作作风和较强的组织协调能力。服务性与从属性是教学秘书工作的基本特点, 也是做好秘书工作的立足点和出发点。教学秘书不仅要有爱岗敬业、一丝不苟的工作态度, 还要加强对管理工作的学习与研究, 掌握其规律性, 以增强工作中的主动性、计划性、超前性。教学秘书在处理具体事务、与协调对象进行磋商、解释、交涉时, 需要有较好的语言表达与组织能力, 并将协调结果或反馈意见简明扼要地反映给二级学院 (教学部) 领导和相关部门。教学秘书要有较强的组织协调能力, 才能妥善处理各种复杂的关系。

二、当前高校教学秘书工作存在的问题

教学秘书工作的职能和要求表明, 做好教学秘书工作与保障高校的教学质量和水平息息相关。然而, 许多高校的教学秘书工作中存在着一系列问题:

1、对教学秘书工作重视不够。

传统观念认为, 教学秘书工作只是一种简单重复的机械劳动, 无非是排课调课、数据统计、材料上报、会议记录、沟通信息、整理保管教学档案等, 这些工作什么人都可以干得好。由于思想观念陈旧, 人们对教学秘书工作缺乏正确的认识和评价, 教学秘书在基层管理中所能发挥的作用得不到重视, 导致教学秘书工作压力大, 思想负担重。同时, 教学秘书在职称、职务、评奖、学习、培训等方面都比同学历但岗位不同的人机会少, 这样极易挫伤教学秘书工作的积极性, 造成人心浮动、队伍不稳。

2、管理水平偏低, 教学秘书工作与新的教学管理体制脱节。

随着招生规模的扩大, 学生人数大量增加, 教师人数增多, 教学秘书工作量也相应大大增加。为了避免出现教学事故, 他们只好疲于应付各项工作, 有的二级学院即使有上百名教师和上千名学生, 也仅仅只有一、二名教学秘书, 使大部分教学秘书没有充足的时间进行理论学习和业务研究, 致使个人管理水平难以得到提高。此外, 随着学校规模的不断扩大和升级, 出现了许多新情况、新问题, 学校有关部门缺乏针对教学秘书管理和考核的相关制度, 没有对教学秘书工作范围出台相关的配套管理细则, 实际工作中造成教学秘书无所适从。特别是实行学分制管理后, 教学管理有了极强的动态性, 选课制和弹性学制的实施, 学生的学习计划和学习进程各不相同, 学生从注册、选课、上课到考试等都具有很大的不确定性, 教学秘书的工作任务因此更加繁重, 原有的工作思路和方法难以适应新的教学管理体制。

3、缺乏专业培训, 忽视教学秘书队伍建设。

教学秘书的工作性质、地位和作用, 决定了高校教学秘书必须具有较高的素质。然而有些高校把教学管理看成是事务性工作, 对教学秘书工作缺乏培训和指导。尽管一些高校为了提高学校管理队伍的整体素质, 聘用了一批学历较高的教学秘书, 但教学秘书的专业性、知识性仍未得到足够重视, 绝大多数学校未对教学秘书进行系统的全面的培训。在信息瞬息万变的新形势下, 教学秘书队伍对教学工作仍以经验型管理为主, 因而难以适应教学管理的科学化、规范化、专业化的需要。

4、信息沟通渠道不畅通。

目前部分高校的信息化建设远远不能达到教学管理的要求。信息传递受硬件和软件的制约, 不能实现流畅和准确。教学资源和设备缺乏, 电脑等设备陈旧, 都已成为制约信息流畅传递的瓶颈。因此, 要不断完善教务管理软件, 维护好高校网络平台。从硬件和软件两方面满足教学秘书工作的信息传递的基本要求。

三、加强教学秘书队伍建设的对策与措施

目前高校教学秘书工作中存在的一系列问题, 要求我们必须有重点有针对性的加以解决。

1、从学校层面来看要重视教学秘书队伍建设

(1) 引入激励机制, 从观念和制度上重视教学秘书队伍建设。任何决策或行为的改变本质上取决于背后的理念。要把教学秘书队伍建设成一支什么样的队伍以及能建设成什么样的队伍, 首先要取决于学校具有什么样的理念和重视的程度, 这样才能把握教学秘书队伍建设方向, 才能最终把教学秘书队伍建设成为一支优秀的教辅团队。

必须引入激励机制, 奖优罚劣, 优上劣下, 开展教学秘书之间的岗位争优活动。对在工作中推诿拖拉, 不负责任, 马虎应付, 管理能力差, 不适合教学秘书岗位的人员给予处分或调换其他工作;对工作责任心强, 业务水平高, 业绩突出者给予表彰和奖励, 在职称评审时可优先考虑;对管理能力突出者提供晋升机会, 增强其工作的成就感。此外, 建立教学秘书岗位最长年限制。学校应从人性化、科学化管理角度, 给在教学秘书岗位工作达到一定年限的人员一些优惠政策, 如在学校内部可以优先安置新的岗位等, 解决教学秘书的后顾之忧, 使他们工作起来更加有动力。

(2) 开展科学完善的岗位培训, 提高教学秘书的专业能力和水平。高校要把教学秘书参加学习、业务培训和进修提高纳入校师资培养计划内, 要有计划地组织教学秘书参加业务知识培训, 精心确定现代管理科学知识和教育教学管理的现状和前沿动态等学习内容, 有计划地通过脱产进修、在职培训、参观访问、专题辅导, 固定业务学习日等方法, 使教学秘书掌握好工作所需的各种知识, 以适应专业要求, 这是实现教学秘书专业化的核心。要定期和不定期地采取培训班或对外交流形式, 对在岗的教学秘书进行学历和非学历的培训, 校内可利用学校师资资源举办各种类型的培训班, 可开设教育学、管理学、秘书学、公共关系学等课程, 以提高教学秘书的文字表达能力和口头表达能力, 组织教学秘书到兄弟院校观摩学习, 开阔他们的视野, 加大教学管理交流, 学习兄弟院校成功管理经验。此外, 可组织教学秘书对教学管理中出现的一些典型案例进行示范分析, 以提高教学秘书的政策水平和管理水平, 提高教学秘书工作效率。

目前, 教学秘书培训还存在很多不足和问题, 培训内容单一, 内容集中在“业务”培训上, 即了解相关的教学政策上, 另外就是安排一些常规工作。如果从培养教学秘书全面素质角度来审视的话, 这种培训是远远不够的。

(3) 关注教学秘书的心理健康。教学秘书在学院的地位、工作职责、工作范围决定了他 (她) 们很容易出现焦虑、自卑、嫉妒等不健康的心理, 心理问题产生以后, 如果不能得到正常渠道的疏解, 得不到及时有效的干预, 身心将会受到严重的伤害, 从而导致各方面工作不能有效展开。因而要重视教学秘书的心理健康问题, 可通过相关培训, 让教学秘书懂得如何正确的心理保健, 预防心理疾病。

2、从个人层面来看, 教学秘书要以高标准来严格要求自己、规划自己

(1) 必须要有将教学秘书作为专业的人生规划。秘书作为一门专业, 是一门很深的学问, 需要理论方面不断提升, 又需要在实践方面不断磨练。教学秘书要确立自己的发展目标, 清楚达到这些目标的途径。在烦琐的工作中挤出时间读书思考, 积极撰写科研论文, 将教学秘书作为一种事业来追求, 最终走向专业化。

(2) 自我调节能力。教学秘书琐碎而繁重的工作容易使自己形成一种消极的情绪, 消极的情绪如果日积月累得不到排解, 那么就会像慢性毒药那样慢慢地侵蚀身心健康, 最终爆发, 后果不堪设想。教学秘书应该掌握一些基本的心理学和教育学的知识, 进行自我调节, 找到合适的宣泄途径。

(3) 提高政策水平。政策水平是衡量教学秘书素养的重要方面, 是处理各类事情的科学依据。教学秘书应该熟知国家、学校各类教学政策、教务处教学管理政策, 以及所在二级学院 (教学部) 的相关政策。

(4) 保持对事物的敏感和悟性。教学秘书每天和教师、学生打交道, 在很多方面具有天然的优势, 只要有敏感和悟性, 就一定能从实践中产生要研究的问题, 并且不断的会有新的感悟, 这样才能在工作上有所创新, 才能让自己的工作停留在过程的体验上, 而不只是程序的完成上。

高校教学秘书的工作 篇5

教学活动是各级各类学校工作的核心，高等学校系级人员各司其职，尽最大力量发挥自己的作用，完成上级部门布置的各项任务，提高教学质量，满足社会对人才标准的要求。一个学校整体的教学水平和社会声誉来自学校各级学院、系等基层单位的工作业绩，以及培养出来的学生在社会上的声誉。系级教学单位的一切工作是学校兴旺发展的前提。在系级组织中，教学秘书从组织、落实教学计划到协调配置教学资源都起着桥梁的作用。这项平凡而艰巨的工作对教学秘书的能力结构要求甚高，明白这些能力要求并在工作实践中有意识地培养这些能力，是教学秘书从新手到专家转变的必经环节。在社会转向市场经济的今天，竞争已渗入高校的各个环节，作为教学秘书，认识一个合格教学秘书的能力结构，对增强高校的竞争力和生存力具有重要的意义。

高校教学秘书的工作主要是协助系主任处理日常系里的具体事务，执行系领导指派的工作，是系领导的助手。从这个意义上讲，教学秘书的工作既有制定教学计划，任课申报、申请专业、对教师教学效果的考评等活动，又有参加校内各机关的会议，与上下级沟通的交往活动。工作性质决定了教学秘书应具有不同于教师、资料员的能力。

1、高校教学秘书的工作性质

（1）辅助性

教学秘书主要是从属于领导，根据系领导每个阶段的工作中心和要求，安排系里教学工作的具体事宜，保证各项工作的落实。在实际执行决策过程中，由于系领导工作忙，不可能面面俱到对各种情况分清类别是，亲自处理，在这种情况下必须依靠教学秘书去适时建议和协助处理。然后，对布置的工作教学秘书要做好跟踪，督促各有关人员完成。同时，收集实施工作时的各种反馈信息，及时客观地向系领导汇报，为进一步推进工作的进程，为系级领导的决策提供依据。教学秘书的辅助性要求克服无视教学实际的情况，消极地被动地执行任务，事事迎合领导的思想和做法，应客观、适时地反映教学活动中存在的问题。此外，不能把自己等价于领导，言谈举止要和蔼，有意见要摆在桌面，切忌背后议论。一切工作从团结出发，以提高教学质量为己任。

（2）参谋性

教学秘书的职责不仅是发挥执行功能，而且还应当协助领导起参谋的作用。教学秘书是连结系领导、教务处及各系部的桥梁，他们非常熟悉与教师教学科研工作 1

相关的各项政策和要求。不仅如此，他们还熟悉教学资源的实际配置情况，各教学人员的秉性及实际从事的各种活动。教学秘书的这种先天优势为充当领导的参谋准备了物质条件，教学秘书应多提供一些建议和新方案，供领导作决策时参考。决策做出后，教学秘书一方面应及时收集决策执行过程中各个环节的反馈信息，及时向系领导汇报，另一方面教学秘书应积极调查教学过程中出现的新情况，各兄弟院校校的改革信息，并做好分类整理存档工作。总之，这些信息为领导修改和重新决策提供了宝贵的依据，为推进教学改革发挥着重要作用。

2、教学秘书的能力结构

能力是影响个体顺利完成活动所必备的心理条件的综合。从教学秘书的工作性质出发，教学秘书的能力是影响顺利完成教学秘书工作的必备心理条件综合。具体包括以下几种：

（1）处理信息资料的能力

教学秘书的工作是具体的，每天要面对大量的文件、电话、会议、资料，这些材料都是从不同环节和角度，保证教学工作的顺利进行。这些信息材料的时效性、指导性和收藏价值各不相同，它涉及到目前乃至今后教学的评估，教师的考核以及新专业的设置等教学工作，教学秘书必须具有迅速、准确地处理这些材料的能力，也就是对材料分门别类，收藏存档，并向系领导及时汇报，向有关教师及时通知。同时，教学秘书还要客观、全面、及时地采集基层的反馈信息，及时整理、报告有关领导，以进一步执行决策或调整补充，完善决策，使之更加符合教学实际的需求。

总之，教学秘书惧整理的信息是校（系）级领导做决策的依据，信息的及时，客观全面，直接关系到校（系）级管理工作的效率，信息处理的不好，就会影响到有关领导的科学决策。因此，处理信息不仅是教学秘书的重要工作也是他们必须具备的能力。

（2）具有良好沟通的能力

秘书的工作是辅助系主任处理的日常事务，确保教学的工作有条不紊地展开。这种工作避免不了时刻与人打交道，既有联系学校各部门机关和广大教职工，又有来自基层的汇报和请示的问题。这需要教学秘书是有较强的沟通能力。

这是因为教学秘书参加校内各机关的会议，经常和上下左右部门的人员传递消息，加之他们的个性不同，而且由于工作不同所形成文化氛围也不同，为达到沟

通畅通，需要教学秘书在坚持原则的前提下，要有灵活性和应变性，适时地进行印象整饬，热情而又机智、幽默地传递信息。

在进行口头语言沟通时，秘书常常即席而发，没有时间在表达思想时字斟句酌，这需要教学秘书在熟悉工作业务的同时，应加强逻辑学、社会心理学、修辞学、教育学、专业知识等知识的学习，提高讲演艺术和精确陈述思想的能力，提高沟通效果。

（3）协调合作的能力

协调是指多个部门，多个成员间的互相配合，它既有数量的配合，又有各项工作的时间配合以及行动的配合。与其它教师相比，教学秘书的许多工作需要与他人协同合作方能完成任务。

教学秘书作为系领导的助手和参谋在协助系领导部署、安排教学活动时，要积极主动，同时对事物的发展要有预见性。

要充分考虑各个教师特点和需要的前提下对各项事情的轻重缓急，所需时间极易出现问题的环节做到心中有数。综合这些方面的情况，有理有据地安排系里有关的教学活动。教学秘书在协助领导做好协调各相关领导人员的工作时，应有发展的观点，对要协调领导安排、检查、调研工作的各环节事先应认真思考一番，对可能出现的情况应有准备，以防意外。教学秘书应有这种能力，帮助系里领导协调处理各种事务，以推动系里工作顺利进行。教学秘书还应有合作的观念和能力。教学秘书在协助系领导下达和督促其他人员完成任务的同时，要有明确的角色定位，不能把自己等价于领导，言行举止要和蔼，不应高人一等，实际工作要任劳任怨，只有这样，才能与办公室其他人员处理好协同合作的问题。此外，教学秘书还要与上级业务部门，如教务处、科研处等部门进行联系合作。

总之，协同合作才能完成各项任务，教学秘书要有这种合作的精神，更要有这种能力。教学工作虽然大家各有分工，但它是在合作、互助的基础上的分工，许多事情要互相理解、体谅。

（4）文字写作的能力

写作能力是教学秘书完成工作的基本功，无论是学校内部沟通信息或者是对外进行交流，都离不开信函和文稿的撰写。及时、准确、简洁地使用书面语言写作，完整地表达思想，都将直接影响到教学秘书工作的质量。文字写作能力对于教学秘书来说是必不可少的，是一个合格教学秘书的基本要求。

要提高写作能力，必须不断增加写作的修养、强化写作训练，日常工作中各种教

学文稿写好后，要反复读几遍，删除含混的字词和不符合语法的句子。值得一提的是，教学秘书的写作应从公文写作的特点出发，掌握好教学公文的格式和术语，写出的报告要结构层次分明语言准确、鲜明生动，这是对教学公文写作的基本要求。总之，多读多写是提高写作的基本和唯一手段，教学秘书应注意平时的积累和提高。

（5）计算机管理操作的能力

计算机的使用已广泛地进入高校机关的各个部门，熟练掌握和使用计算机是教学秘书的基本技能。计算机显著特点是功能多、效率高、速度快。教学秘书的许多日常事务工作，如学籍管理、档案管理、教学计划修订等工作都利用计算机完成。计算机在现代社会中的影响越来越广泛，随着加入世贸，高校与国外的交流和联系也日益频繁，外语的听说能力也日益显得重要，计算机和外语作现代社会的重要沟通工具，与人们的工作联系不断密切。教学秘书要不断加强使用这些工具的水平，以适应未来工作的各种要求，教学秘书要有这种预见和紧迫感。

（6）创新和开创能力

创新是时代的要求，是社会主义市场经济对社会各行各业提出的要求。有创新才有发展，可持续发展是我们一切事业的灵魂。在日益竞争的社会中，只有不断创新，高校以及所属院系才能在竞争的环境是生存和发展。

浅谈怎样做好高校教学秘书 篇6

关键词：教学秘书；纽带；价值；目标

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2012）02-0147-01

教学工作是高等学校的中心工作，教学管理是高效管理的中心内容，在教学管理中，各学院的教学秘书是教学工作中的执行者，起着上传下达，联系左右的作用，是教务管理部门与教学单位的桥梁，是师生联系的纽带。教学秘书要做好相关工作，就必须努力提升自身素质，具备执行各种计划、方案的能力。

一、沟通协调能力

教学秘书是各学院教学院长的工作助手，行政上由各教学院长领导，但同时也接受教务处的业务指导。是连接学校教务处与各学院间的纽带，处于教学工作的最前沿。由学校教务处组织下达的各项工作和任务都由教学秘书进行传达，经过教学院长的安排指示再转达给各位老师。这里涉及的工作从教学大纲的制定到教学任务的上报，从期末考试的安排到老师课程的调整等等，大事小情都需要教学秘书的沟通与协调。这就要求教学秘书具有很强的沟通与协调能力，能够将学院和教务处之间的关系处理好，使学院教学工作能够按照学校要求稳步前进；能够经常深入到老师中去，深入到教学各个环节中搜集信息，调查研究，将教师的想法、见解、意见传递给领导，供领导作决策时参考，做好“下情上达”工作。

二、组织管理及服务能力

教学秘书工作在全院教学管理中位于活跃的第一线，这决定了其工作是将综合性管理与服务融为一体的工作。这些管理工作包括教学运行管理、日常教务工作管理、学籍管理、教材管理、教学档案管理、教师授课情况及工作量管理、课程评估管理、教科研立项结项管理等。例如每年的毕业生工作都十分繁重，教学秘书不但要做好每个毕业生成绩，学分等情况的管理，还要在管理的同时服务与他们，为学生下一步考研或工作提供所需的各项材料。总之，教学秘书必须通过各项管理工作实现为教学、科研、教师、学生服务的目标。

三、全面的业务能力

1.较强的语言和文字表达能力

教学秘书要根据教学中的实际情况经常撰写一些教学文书，如工作总结、各项通知等，有些则需要在学生大会上给学生讲解，因此这就要求教学秘书具有较好的文字功底，并能措辞得当、言简意赅的表达处理。

2.良好外语水平

现在的高校教学水平不断提高，除了外国语学院外，其他学院也相继聘请外籍教师进行授课，教学秘书需要具有良好的外语水平，能够处理外籍教师基本的调课、换教室等申请。对于一些其他的突发情况也能够及时处理。

3.熟练的电脑应用水平

电脑的应用已经在各大院校普及，基本上各个院校都有自己的教务处理系统，大到学期计划安排，小到日常信息管理，文件传输电子文档等都通过计算机网络平台制作。笔者所在学校的教務系统及各学院教学秘书还建立了QQ群，平时的教务通知等都通过QQ群第一时间收发，大大提高了工作效率。

4.具备爱岗敬业精神

精神是人的灵魂，是人不断奋斗的指南针。作为教学秘书必须具备爱岗敬业的无私奉献精神，从自身做起，不计名利，真正为学生的成才、教师的工作、学校的长远发展服务。要做好艰苦奋斗的思想准备，着眼于大局，协调好学校和学生的关系，全面平衡师生的整体利益，做好沟通学校与学生间的桥梁、纽带作用。

四、开拓创新能力

教学秘书工作不只是适应性的工作，它还是一项富有创造性的工作。作为高校教学秘书，要紧紧跟上高等教育发展的新形势解放思想，通过学习和研究，在工作中总结处有价值的新思想、新方法。不断创新，才能推动教学管理工作不断发展。

高校教学秘书是一个特殊而重要的群体，教学秘书的工作贯穿教学管理的每个层面。为促进教学工的不断发展，教学秘书要不懈的提高自身能力，加快知识更新步伐，当然，要具备良好的综合素质，并非一日之功，而是靠不断地学习和实践慢慢沉淀。但是，只要对工作有着不懈的热诚和责任感，在工作中不断摸索总结经验，就一定会在工作中脱颖而出，成为最优秀的教学秘书。

参考文献：

[1]李化德.现代秘书学[M].北京:法律出版社,2004.

[2]朱云.高校教学秘书素养之我见[J].辽宁行政学院学报,2008,(1).

[3]潘淑娟.高校教学秘书必备的素质研究[J].吉林省教育学院学报,2009,(3).

[4]吴燕丽,何宝国.新时期如何当好高校教学秘书[J].现代企业教育,2008,(5).

高校教学秘书问题分析 篇7

一、教学秘书工作性质与工作职责

高校教学秘书既是基层管理者, 要协同专职的教务员处理本学院教学方面的常规事务;又是面向师生的服务者, 为教师的授课和学生的学习提供支持与帮助;同时也是联络者, 与专职教务员共同在教务处、学院主管领导、教师及学生之间传递和沟通信息, 协调关系。这三个角色是有机统一的。因此说教学秘书是学校与学院及师生这几者之间的信息沟通链条。

高校的教学管理主要包括教学计划、教学运行、教学质量监控、教学研究等方面, 涉及学科、专业、课程、教材、实验室、实践基地、学风、师资、教学制度等基本条件建设等, 而教学秘书的工作职责涉及到教学管理的各个方面。

1、参与教学计划管理教学计划管理的核心是专业培养计划, 培养计划是保证教学质量和实现人才培养目标的重要条件, 是组织教学过程、安排教学任务、确定教学规模的基本依据。教学秘书主要负责做好本院培养计划的落实工作, 同时配合教研室落实教学计划所列的课程, 在此基础上编制本院专业课表并维护课表正常运行。

2、保障教学运行管理教学运行管理是以教师为主导、学生为主体、师生相互配合的教学过程组织管理和以校、院系教学管理部门为主体进行的教学行政管理。教学秘书在教学运行中完成大量常规的保证教学秩序管理的具体工作, 如各种教务安排, 管理学籍教学档案, 上传下达协助组织学风教风建设活动, 及时汇报协助处理教学执行过程中的问题, 保障整个教学过程的正常运行。

3、落实教学质量管理教学质量是学校教学工作永恒的主题。各高校都有一些教学质量监控与评价管理制度, 力图对教学实施有效的监督、评估和指导, 起到加强自我约束、形成良好的教风学风, 增强自我发展能力的作用。在教学质量监控管理中教学秘书负责本院系具体落实工作, 如起草计划并组织落实, 与巡视员、信息员联系, 组织学生评教, 收集各方面意见并反馈等。

4、协助教学改革工作教学改革内容涉及人才培养方案优化、实践教学改革、精品课程建设、教学方法、实验室建设、教材建设等诸多环节。因此配合教师进行教学改革工作成为教学秘书日常工作重点之一, 教学秘书在教研教改中为老师准备教学相关数据及资料, 协助教师分析教学过程中存在的问题, 协助对本院系教研教改课题管理, 使教学改革不断推向深入, 客观上也起到促进教学工作的顺利开展, 提高人才培养质量的作用。

二、高校教学秘书应具备的基本素质

1、思想政治素质作为一名高校的工作人员, 首先必须热爱祖国、热爱人民, 具有坚定、正确的政治方向, 坚持党的四项基本原则和各项政策方针, 拥有高尚的思想品质, 科学的世界观、人生观和价值观, 为人正直、磊落, 敢于扬善抑恶, 自觉地用马列主义、毛泽东思想及邓小平理论来指导自己的言行, 在实践中贯彻“三个代表”重要思想。这些尽管看似空泛, 但“学校无小事, 处处是教育”, 在高校为人师表, 个人的政治思想素质不仅反映自身的状态, 而且影响那些世界观、人生观、价值观尚未定型的学生。因此, 对教学秘书来说, 思想政治素质是最基本的要求。

2、职业道德素质教学秘书所从事的主要是服务性工作, 都十分琐碎。要做好教学秘书这个工作, 如果没有一种服务意识和乐于吃苦、甘于奉献的精神, 是绝对不行的。教学秘书要从大局出发, 围绕高校的重心开展工作, 着眼全局, 当好参谋, 发挥好助手作用。教学质量是学校生存和发展的基础, 是学校的生命线, 保证和提高教育教学质量和人才培养质量是学校永恒的主题。而这些, 都离不开教学管理人员对教学管理工作的忠诚和热爱, 对教学质量的不懈追求。教学秘书要增强使命感和责任感, 深刻明确肩上的重任, 绝不可放松对教学管理质量的要求, 更要有敬业奉献精神和吃苦耐劳精神, 甘作无名英雄, 兢兢业业地、脚踏实地地努力工作, 在实践中提高分析问题和解决问题的能力, 不断提升服务质量。

3、心理素质良好的心理素质, 对于许多行业的人才来说都是必要的, 尤其是教学秘书。随着经济社会的持续快速发展和知识经济时代的到来, 教学秘书活动的紧张性、快节奏和高压力, 都对其心理品质提出了越来越高的要求。教学秘书的工作性质特殊, 工作内容繁多, 其工作的辅助性、服务性的特点又常常导致教学秘书处于各种矛盾的中心, 时常承受着巨大的心理压力。没有健全心理品质的人是很难胜任这一工作的。因此, 心理素质是教学秘书的必备素质之一。

三、高校教学秘书应具备的能力

1、处理信息资料的能力教学秘书的工作繁杂, 每天面对着大量的文件、电话、会议资料, 这些信息材料, 都是从不同环节和角度来保证教学工作顺利进行的。它们的时效性、指导性和收藏价值各不相同, 教学秘书必须具有迅速、准确地处理这些材料的能力, 也就是对材料分门别类, 收藏存档, 并向系领导及时汇报, 向有关教师及时通知。同时, 教学秘书还要客观、全面、及时地采集基层的反馈信息, 及时整理, 并报告有关领导, 从而进一步调整、补充有关决策, 使之更加符合教学实际的需求。

2、良好的沟通能力教学秘书经常参加校内各机关的会议, 与上下左右部门的人员交流信息, 既要联系学校各部门机关和广大教职工, 又要处理来自基层的汇报和请示的问题。这需要教学秘书有较强的沟通能力。教学秘书避免不了时刻与各方面人员打交道。由于他们的个性不同、工作不同, 所形成的文化氛围也不同, 为达到沟通畅通, 教学秘书必须在坚持原则的前提下, 讲究灵活性和应变性, 做到热情而又机智幽默地传递信息。

3、开拓创新能力开拓创新是时代赋予的新要求。作为基层管理工作者的教学秘书, 应该具有开拓和创新的能力, 这表现在:利用新方法、新思路提高日常工作效率;注意收集国内外高校教育教学改革的好经验和好做法;工作中能形成自己的思想和见解, 为领导提供教学、管理的新建议;有效地获取最新的发展信息, 给领导的决策提供科学的依据。

4、自我提高能力时代的发展不断地向教学秘书提出新的要求。未来的教学秘书应是具有扎实的基础与专业知识、适应面广、素质高、能力强的高级应用型人才, 这就要求教学秘书应在顺应时代发展变化的过程中不断创新, 与时俱进, 发挥工作的主动性、积极性和创造性。通过自我学习的机制, 自我提高。因此, 教学秘书应具备自我提高的能力, 以满足广大师生对教学秘书工作的期望与要求。

当然, 要具备良好的自身综合素质, 成为一名合格的高校教学秘书, 并非一日之功, 而是要靠不断的学习和实践, 日积月累来慢慢完善。俗话说得好, 只要功夫深, 铁杵也能磨成针。功夫不负有心人, 我相信, 每个教学秘书, 只要具有强烈的事业心和工作责任感, 有恒心和毅力, 肯钻研、善探索, 努力适应工作规律和寻找工作方法, 不断地总结经验, 一定能够全面地提高自己的综合素质, 打破以往人们眼里教学秘书是系里的勤杂工的印象, 树立新形象, 为推动我国高等学校的发展发挥重大的作用。

参考文献

[1]倪静.浅谈教学秘书的素质要求[J].读与写杂志, 2008 (2) :64.

[2]向佳玲, 等.定位与职责:对高校院系教学秘书的再认识[J].产业与科技论坛, 2008 (7) :175-176.

高校教学秘书问题分析 篇8

一、教学秘书队伍不稳定因素分析

( 一) 工作任务繁重, 职责不明确

教学秘书的日常工作非常繁杂, 涵盖面广, 主要包括:

1. 根据教学管理部门编制的学期教学执行计划, 复核本系承担的教学任务。

2. 根据教学管理部门要求, 组织本系教师填写《师资配备表》、《开课计划表》和《教学日历》, 开展题库建设, 并按规定时间汇总和报送。

3. 配合教学管理部门办理每学期课表编排工作, 及时反馈任课教师意见和建议, 负责核对和复制课表并及时发给任课教师。

4. 配合教学管理部门和系领导承办各种教学检查、教学评估和课堂质量考核, 按学院规定妥善处理教师日常调课、停课等教学事务。

5. 负责组织安排本部门教师参加各种考试工作, 落实监考人员、统计发放监考费和阅卷费, 报送和保管各科考核成绩单。

6. 配合系领导办理本部门教学计划和教学大纲制订、修订工作。

7. 配合系领导承办教师考核工作, 负责统计、核对教学工作量和科研工作量, 领取发放酬金, 统计上报各种教学科研工作报表。

8. 负责本部门教学工作文件材料的起草及教学档案的收集、整理、立卷归档和保管工作。

9. 完成系领导交办的其他工作。

此外, 有些高校并不配备行政秘书, 教学秘书还需要承担起行政秘书的职责。最后, 由于高校教师实行走班制, 上完课就可以离开, 而教学秘书是需要坐班的, 自然而然的, 教学秘书就需要承担起工会工作、党务工作。工作职责的不明确, 造成教学秘书工作更加繁杂, 压力倍增。身体劳累的同时也极容易产生厌烦心理和职业倦怠。

( 二) 工作不受重视, 工资待遇低

随着我国高等教育的发展, 作为教学管理队伍重要成员的教学秘书, 其工作量不断增大的同时, 重要性也日益突显。但是人们对教学秘书工作仍缺乏正确的认识和科学的评价。教学秘书的工作一直不受重视, 大家的普遍想法是教学秘书的日常工作就是上传下达, 文件整理, 非常的简单轻松, 不需要很高的专业素养和专业技能。长期的勤苦工作却得不到领导的重视、同事的尊重极易导致心理落差, 职业认同感也会大大降低。

教学秘书的工资待遇一直不高。专任教师不用坐班, 上课有讲课费, 科研有科研经费。而教学秘书每天八小时, 不能迟到, 不能早退, 却只得岗位津贴, 心理落差可想而知。

( 三) 职业晋升难度大, 发展前景不乐观

高校工作人员在进行职称评定时, 要么走行政系列, 要么走技术系列。教学秘书无论是走哪个系列, 晋升空间都不大, 发展前景很不乐观。按行政系列, 教学系部的主任、副主任从来都是由教师提拔上来的, 需要有很高的专业造诣, 是整个系部的学术标杆。按技术系列, 教学秘书整日忙于日常事务, 很难有时间和精力进行科学研究。在进行职称评定时极容易出现无成果、无业绩的情况, 这使得教学秘书深感前途渺茫。

( 四) 考核机制不完善, 干好干坏一个样

同样是教学秘书, 由于系部不同, 教师数量不同, 学生数量不同, 工作量也不可同日而语。好的教学秘书工作兢兢业业, 事无巨细; 不好的教学秘书做事拖拉, 错误百出。但由于教学秘书的考核机制极不完善, 对于工作量的多寡、工作质量的好坏却无法进行准确的考核。日积月累, 就会造成整个教学秘书群体工作积极性不高, 遇事推诿, 做事拖拉。

二、教学秘书队伍不稳定对策研究

( 一) 完善岗位职责, 明确责任范围

首先, 高校应该完善编制, 给系部配齐行政秘书和教学秘书。其次, 由于党务工作和工会工作较少, 可通过选举, 选举出党支部委员和工会委员。最后, 制定岗位职责, 明确各个岗位的责任范围。岗位分工明确并能各负其责, 教学秘书的工作压力也会大大减轻。

( 二) 对教学秘书的重要性给予肯定, 提高相关待遇和地位

教学秘书是连接高校各职能部门、专任教师和学生的桥梁, 在教学管理中发挥着至关重要的作用, 学校的各级领导、老师应给予教学秘书以充分的尊重, 对教学秘书的工作给予认可。对于教学秘书在工作中取得的成绩, 领导应给予一定的精神鼓励或物质奖励。在职称评定中, 应对教学秘书的工作数量和工作质量以适当的考量, 对科研水平以适当的放宽。

( 三) 制定合理的职业发展规划, 促成发展

学校应该给教学秘书制定一个合理的职业发展规划, 让教学秘书在工作之初有一个明确的发展目标。学校也应给教学秘书提供在岗培训、进修、学习交流的机会, 让教学秘书们能够交流工作经验, 互相学习, 扬长避短, 提高工作效率。各级领导也要大力支持教学秘书在职攻读硕士和博士学位。

( 四) 建立健全考核机制, 提高工作热情

考核是科学管理和评价教学秘书的重要环节, 应遵循“公开、公平、公正”的原则, 结合教学秘书的工作特点, 由专门的机构指定科学合理和易于操作的工作考核制度。考核结果与职务聘任、奖励、晋级相挂钩, 奖优罚劣, 优上劣下, 形成高效、务实的人才评价体系。

摘要：教学秘书是高校教学管理中的重要一环, 对高校教学工作的顺利进行起到承上启下的作用。然而, 由于种种原因导致教学秘书队伍不稳定, 流动性大, 严重影响教学工作的顺利进行和教学质量的提高。本文通过对教学秘书工作不稳定的因素进行分析, 并提出相应的对策, 以期能够保障教学秘书的全面、自由发展和教学管理的稳步、健康运行。

高校教学秘书问题分析 篇9

关键词：高校教学秘书,队伍建设,现状对策

教学秘书作为最基层的教学管理人员, 是高校教学管理工作的重要组成部分。教学秘书队伍建设的好坏, 工作质量与效率的高低直接影响到高校整个教学管理水平和教学质量的高低。因此, 建设一支结构合理、队伍稳定、素质高的教学秘书队伍具有重要的理论和现实意义。

一、教学秘书队伍建设的现状及分析

随着高校教学改革的不断深入, 高校教学管理的信息化和现代化发展, 给高校教学秘书的工作提出了重大的挑战。经过对邢台学院教学秘书队伍建设的调研, 发现教学秘书队伍在学校的教学管理中发挥着重要作用, 为学校的发展作出了较大的贡献。但由于种种原因, 教学秘书队伍建设存在如下问题。

1. 不重视教学秘书队伍建设。

第一, 高校对教学秘书的工作缺乏准确的评价和认识, 教学秘书的作用得不到足够的重视。教学秘书从事的是基层教学管理工作, 其作用是维持正常的教学秩序, 工作成果体现在日常繁琐、细碎的“杂活”中, 这种工作与专职教师的科研成果相比, 相对不明显。因此大多数人认为教学秘书的工作简单, 没有技术含量。所以在教学秘书的配备上很随意, 这不利于教学秘书队伍的健康发展。许多高校都在抓教学管理工作, 很少有学校专门对教学秘书这个群体进行政策层面的队伍建设研究[1]。第二, 部分人认为, 与专职教师相比, 教学秘书从事的是基层教学管理工作, 是为教学服务的, 不像专职教师的工作那样重要。在师资的培训、引进和结构方面, 教学秘书队伍的建设难以与专职教师相比。在本科教学水平评估中, 师资队伍建设是一项重要指标, 涉及教师的年龄结构、学历学缘结构、职称结构等, 所以在师资引进方面, 高校非常重视教师的学历、职称等条件。在培训方面, 也多倾向于专职教师的培训, 教学秘书队伍建设往往被忽视。第三, 与行政部门人员相比, 教学秘书是弱势群体。在教学部门和行政部门的关系上, 往往是行政部门发布文件, 教学部门执行。行政部门常常处于管理者地位而不是服务者地位。在教学秘书和行政部门人员的互动关系中, 教学秘书是弱势群体, 是被管理者。所以, 在涉及待遇问题时, 没有哪个部门能主动想到教学秘书的待遇问题。教学秘书处于工作繁琐、劳累而默默无闻的地位, 影响了其工作的积极性和教学管理工作的顺利开展。

2. 教学秘书队伍的结构:年轻化、职称低、学历低, 整体素质不高。

年龄方面, 我院教学秘书多在30岁到40岁之间, 占70%, 40岁到50岁之间的占20%, 其他年龄段占10%。学历方面, 我院从2002年升本之后, 新进教师基本上是硕士研究生以上学历, 这些教师往往先从教学秘书岗位做起, 他们不仅学历较高而且较年轻。原有教师学历层次相对较低, 但数量较少。新进教师和原有教师做教学秘书的原因也不太一样。新进教师主要是“不得不做”教学秘书 (因为没人愿意做教学秘书) ;原有教师做秘书的原因大致可分为几种情况:系部课程较少、个人学历较低无法胜任教学任务或家庭精力牵扯较少、愿意坐班等。新进教师的加入使教学秘书队伍呈现年轻化和高学历化趋势, 整体素质提高。但与专职教师队伍相比, 教学秘书中学历最高者为硕士研究生, 没有博士研究生;职称多为初级或中级, 基本没有高级职称。教学秘书队伍的整体学历及职称偏低, 素质也参差不齐。从专业结构来说, 教学秘书的专业来源多样, 不具备专业化特点。由于教学秘书队伍的建设不如师资队伍建设那样受到学校的重视, 因此教学秘书的专业五花八门, 缺乏具有本学院专业知识背景或管理学、心理学、教育学等背景的专业人员。更有甚者, 某些教学秘书所学的专业与其所在系部的专业南辕北辙, 难以对教学管理和本专业的发展进行思考和创新, 无法在学科建设、专业发展等更高层次上提出相关建议, 无法成长为高层次的专业管理人员, 限制了其进一步发展。

3. 教学秘书队伍不稳定。

教学秘书队伍不稳定成为队伍建设的最大问题。教学秘书岗位无吸引力, 人员流失量是学校所有岗位中最大的, 甚至出现“无地可去了才干教学秘书”的现象。在无人担任教学秘书时, 会由系部领导找教师个别谈话, 做工作, 动员教师做教学秘书。而一些教学秘书“身在曹营心在汉”, 一有机会就要求辞去秘书一职。我院自2002年升本以来, 教学秘书岗位空缺时, 由新进的硕士研究生顶岗的情况较普遍。这些教师一般在坐班3年之内转岗做专职教师, 其职位由后进的教师替代。所以某些系部出现新人一来, 旧人立即辞去教学秘书的现象。教学秘书的频繁更换, 严重影响了该岗位工作的连续性及稳定性, 使得教学管理工作质量难以提高, 在一定程度上制约了高等教育的发展。

导致这种现象的原因在于:第一, 岗位歧视现象。教学秘书的工作性质是为教学提供服务。由于高校更关注教师的教学、科研成果, 对教学秘书的工作却不够重视, 教学秘书在实际工作中得不到应有的尊重。部分领导和教师认为教学秘书低人一等, 只有胜任不了教学的人才当教学秘书, 时有对教学秘书轻视、责难的现象发生。第二, 付出与收获不成正比。教学秘书工作内容繁杂工作量大、劳动强度大, 使教学秘书疲惫不堪。教务工作无小事, 教学秘书的任何一点小疏忽, 就可能造成教学环节出现问题, 是“事故多发”岗位。工作干好了是应该的, 但稍有疏忽就会背上教学事故而影响评奖评优和职称晋升。工作繁杂责任重而待遇远远比不上专职教师, 导致教学秘书工作无成就感, 心理失衡, 影响工作积极性。

4. 教学管理能力及科研能力不强。

衡量教师职业素质的标准是教学和科研成果。我校教学秘书属于教师系列, 参加专业职称评定。从目前情况看, 我校教学秘书存在科研成果少、科研水平低、科研形式单一等问题。教学秘书的工作性质使其无时间进行科研, 有的教学秘书甚至几年都无科研成果。科研成果的水平不高, 大多是一般学术论文 (多为省级刊物) , 创新少, 学术价值不大, 大部分的教学秘书参与的科研项目以市级、校级居多, 层次较低。科研形式单一, 教学秘书的科研形式主要是发表学术论文和参与科研项目, 形式较单一。缺乏科研时间致使其科研肤浅化, 欠缺实践检验, 造成科研项目申请难、批复难, 影响了高校教学秘书整体的科研创新水平。

造成这种现象的原因, 一是教学秘书忙于日常事务, 没有时间进行教学管理研究。教学秘书疲于应付常规性工作, 致力于维护正常的教学秩序、完成教务处和其他部门下达的任务。教学管理能力在低水平徘徊, 工作效果不佳。与专职教师相比, 教学秘书用于自我提高和进行教学管理研究的时间少之又少, 客观上影响了教学管理能力的提高。二是接受新知识的机会少, 自我提高的机会少。与专职教师相比, 学校基本上没有对教学秘书的专门培训和素质提升, 教学秘书缺少培训、进修、交流和提高的机会, 难以适应高校对于基层教学管理者的需要。教学秘书一般很少教课或根本不教课, 难以实现教学相长, 因而无法在教学过程中吸收新知识、站在学术前沿进行科学研究, 大大限制了教学秘书的专业视野, 使其专业素质无法提高。

二、教学秘书队伍建设的对策分析

1. 转变观念, 重视教学秘书队伍的建设和管理。

第一, 转变观念, 重视教学秘书队伍建设。高校管理者应充分认识教学秘书队伍建设对高校教学质量提高的重要性。教学秘书是高校教学管理中不可缺少、不可忽视的重要岗位。教学秘书为维护学校正常教学秩序、提升学校教学管理现代化作出了巨大贡献。应充分肯定教学秘书工作的重要性, 创造良好的工作环境和宽松和谐的工作氛围, 加强人文关怀, 尊重教学秘书的工作成果。在政策制定上, 使教学秘书能够享受其他岗位人员同等的待遇, 创造合理的发展空间, 鼓励参加各种形式的培训、进修以提升其专业知识。第二, 做好规划。像专业师资队伍建设那样, 将教学秘书队伍建设与学校发展定位相结合, 将教学秘书队伍建设纳入学校人才发展规划中。做好秘书的选拔、任用, 严格把关, 有目的、有计划地引进高素质的、专业人才扩充教学秘书队伍。注意教学秘书队伍的学历结构、年龄结构、职称结构和专业结构等。努力建设一支结构合理、勇于创新、德才兼备、服务水平高的教学秘书队伍。

2. 提高教学秘书素质, 打造优秀的教学管理团队。

第一, 加强对教学秘书的业务培训、进修力度。将教学秘书的培训纳入学校发展规划, 明确培训目标、方式、激励措施等, 确保教学秘书培训工作有章可循, 使培训工作长期化、制度化。教学秘书一要具有管理实践经验与动手能力, 二要具有一定的理论知识。在实践经验方面, 要加大教学秘书培训的力度, 加强对教学秘书现代办公技术、教学管理所需知识技能等方面的培训, 提高工作效率。在理论水平方面, 加大教学秘书在职深造的机会, 学习多种理论, 如教育学、心理学、管理学或本专业知识等, 提升自身的学历层次, 提高管理水平, 使教学秘书在实践方面具有较强的工作能力;在理论方面具有较高的学术造诣, 能在学科建设、专业发展方面具有独到的见解, 做高水平的专业管理者。第二, 加强教学秘书的专业化建设。专业化建设是教学秘书适应新发展, 实现自我提升的重要途径和有力保证, 也是教学秘书职业生涯规划的重要组成部分, 为提高和扩大教学秘书工作的高度和深度指明方向。对教学秘书而言, 专业化建设是提高职业声望的有效途径, 也是对队伍本身发展的长远规划[2]。高校领导应重视教学秘书的专业化建设, 引进或选任相关背景的专业人才担任教学秘书, 优化教学管理队伍, 将教学秘书打造成专业能力强、管理素质高、在更高层次上发展的一支队伍。第三, 教学秘书自身应不断学习, 提高能力。加强专业知识学习, 关注本专业发展状况, 提高业务素质, 以便为本专业发展提出合理的建议。

3. 采取切实措施稳定教学秘书队伍。

第一, 摒弃岗位歧视思想, 消除对教学秘书的偏见。教学秘书岗位并不是不重要, 只是因为此岗位缺乏吸引力导致无发展前途的人或新进教师流动到此岗位上。但是, 从教学秘书的工作性质来说, 对于教学秘书的能力要求是很高的, 并不是所有的人都能胜任这项工作。教学秘书职位重要, 对教学秩序的正常运行起着关键性作用, 应尊重教学秘书的工作, 他们是默默无闻的奉献者。第二, 增强教学秘书岗位的吸引力, 稳定教学秘书队伍。对教学秘书群体给予政策层面上的支持, 体谅、关心教学秘书的工作, 注重教学秘书的个人成长和职业发展空间。合理分配工作内容, 划定工作范围, 缓解教学秘书紧张疲惫状态、减轻工作压力。建立科学合理的考核体系和绩效制度, 体现教学秘书的工作成绩, 适当提高教学秘书的福利待遇、薪资水平, 使教学秘书岗位报酬与岗位贡献成正比, 吸引、留住优秀的教学管理人员。第三, 教学秘书要正确认识秘书岗位的重要性, 学会尊重自己。教学秘书的工作繁杂紧张, 没有较强的工作能力和耐心是无法胜任的。因此, 教学秘书在工作中应通过展现个人工作能力、提高教学管理与服务水平赢得高校各方面的尊重。

4. 提高教学秘书的科研水平。

第一, 为教学秘书进行科学研究创造条件。教学秘书科研能力低的一个重要原因是科研时间少。高校应根据学校发展的实际状况和教学秘书工作量的大小, 落实定编定岗工作, 根据工作量保证教学秘书岗位的人员编制, 减轻教学秘书的工作负担, 使其有时间参与科研。在办公条件和办公设施建设方面, 完善教学管理设施, 推动教务管理系统发展, 提高教学秘书工作效率。第二, 重视教学秘书的职业发展, 鼓励教学秘书进行教学管理研究。教学秘书是基层教学管理人员, 在实际工作中积累了丰富的教学管理经验。鼓励教学秘书结合实际工作进行科研创新, 形成实践中出科研的科研创新模式。在科研立项方面, 鼓励教学秘书不断进行教学管理理论和实践总结, 对教学管理过程中存在的共性问题进行有计划、有目的、有重点的研究。总结教学管理经验, 撰写教学管理研究论文, 使教学管理水平更上一层楼。

三、结语

优秀的教学管理是提高高校教学质量的基础和保障, 而教学秘书是保障学校教学正常运行的基础性环节, 是影响教学质量的重要因素。要提高高校的教学管理水平, 必须重视并加强教学秘书队伍建设。要针对当前教学秘书队伍建设存在的问题, 切实采取整改措施, 加强教学秘书队伍建设, 使教学秘书在岗位上能够高效、稳定地发挥作用, 推动高校教学水平的不断提高。

参考文献

[1]刘梅.高校教学秘书队伍建设现状及改进措施[J].中国成人教育, 2013, (13) .

高校秘书队伍建设问题研究 篇10

一、加强高校秘书队伍建设的意义

办公室是高校机构的一个重要组成部分, 高校办公室的秘书群体高效工作是办公室职能发挥的保障。随着高等教育的快速发展, 各高校面临着多方面的挑战, 办公室职能的内涵和外延都有了很大的拓展, 对秘书队伍的要求也就更高。各高校都将秘书队伍的建设作为一件重要的工作来抓, 然而, 随着高等教育管理体制改革的不断深入, 秘书队伍的建设也面临着前所未有的挑战, 存在着较为普遍的问题和矛盾。正确认识高校秘书队伍建设存在的问题, 深入分析问题背后深层次的原因, 提出合理可行的解决对策, 对于推进秘书队伍的建设具有非常重要的现实意义。

二、高校秘书队伍建设存在问题的现状分析

改革开放以来, 我国高等教育事业飞速发展, 取得了举世瞩目的成就。尤其是近年, 随着高校改革的不断深入, 发展更加迅猛, 但由于普遍存在建校和转型升级时间短、资源紧张等问题, 各高校往往把主要精力放在加强师资队伍建设上。在管理队伍建设方面却只重视高、中层管理人员的配置, 高校秘书队伍建设几乎成了各高校建设中的一个盲区。

(一) 对秘书工作的认识有待纠正。秘书学是一门新兴学科, 虽然高校领导每天与秘书部门、秘书人员打交道, 虽然他们知道秘书工作是一项综合性、服务性、辅助性强的工作, 但能够深入了解这门学科的特点、规律的高校领导并不多, 能够关注这一学科, 并注重发展这一学科的领导就更少了。由此带来的结果是, 领导在管理决策中, 忽视对秘书群体利益的考虑, 忽视这一学科的专业要求, 没有将秘书工作与教学、科研、人事等管理工作放在一样的平台上, 为秘书人员提供系统严格的专业培训和提高的机会。事实证明, 缺乏秘书专业知识的更新和培训, 秘书人员容易产生精神懈怠和工作懈怠, 工作绩效难以提高, 不利于学校整体工作的顺利进行。

(二) 秘书人员素质有待提高。秘书人员的素质主要体现在思想政治素质、业务能力和工作作风三个方面。由于秘书人员日常时间大都处于繁忙的状态, 加之缺少外部的压力、动力而放松了自我学习, 因而这支队伍存在着政治理论水平不高、业务能力不强、工作作风不严谨、不深入等问题。尤其在业务能力方面, 许多秘书对自己的职责权限不明、管理规则不清、工作程序不晓, 完全凭老经验被动地工作;有些秘书只能做些低层次的事务性工作, 而对于更为重要的工作, 如参谋辅助、公文处理、信息调研、组织协调、督促检查等方面职责不能有效地履行, 甚至完全不能履行。像那些能撰文、善参谋、会办事的“通才”型秘书人才在高校十分匮乏。因此很多应由秘书担当的工作不得不由分管领导亲自去做, 分散了领导的精力, 严重影响了学校党政管理工作的效率。

(三) 高校管理体制方面有待改革。一般高校在对秘书人员进行选拔任用、考核评定、职务晋升方面, 常常片面强调学历要高、科研成果要多、群众测评分数要高, 忽视了对秘书人员专业技能的考核和评定, 缺乏对其工作实绩的认定。实际上, 大多数的秘书人员因为缺乏时间和精力进行学历的提高和科研的累积, 同时因为工作的相对封闭, 缺乏大多数教职工的了解和认可, 在这些评定体系中是不占优势的。正是由于这样的政策导向, 很多秘书人员出现非常强烈的心理失衡, 过于焦虑, 烦躁, 不能安心本职工作, 有的将主要精力和时间都投入到读学位、写文章、搞科研, 甚至拉关系, 千方百计想着如何离开这个岗位。这种管理体制不改革, 势必影响秘书队伍的稳定和发展, 影响办公室的工作甚至学校的整体工作。

三、高校秘书队伍建设的建议与对策

(一) 树立“以人为本”的发展观, 提高秘书人员整体素质要充分认识秘书人员在学校管理工作中的重要作用。要像加强教师队伍建设一样来加强秘书队伍建设, 给秘书人员创造一个宽松发展、岗位成才的环境。要在生活中多关心, 工作上多指导, 学习上多帮助, 善于发现他们的长处, 启迪他们的智慧, 鼓舞他们的士气, 调动他们的积极性, 不断激发他们在工作岗位上开拓进取、奋发有为的精神。让他们在工作中感到温暖, 享受尊重, 体现价值, 实现个人发展愿望和单位工作目标的统一。要促进秘书人员的发展与进步, 还必须对秘书人员进行专业培训。在新的历史时期, 对秘书的要求由“一岗专能”向“一专多能”型转变, 由普通事务型秘书向参谋型、学习型秘书转变。这种情况下, 高校应该建立定期的专业化培训制度, 有目的、有针对性地更新优化秘书的知识结构, 提高秘书人员的理论修养, 让秘书“在使用中培养, 在培养中提高, 在提高中成才”。

(二) 以改革的精神和发展的眼光来加强高校秘书队伍建设。随着高校内部管理体制改革不断深入, 人事制度改革、分配制度改革等都对秘书队伍建设产生了重大的影响。要以改革的精神和发展的眼光加强高校秘书队伍建设。要牢固树立岗位意识。打破“终生一岗”的观念, 提倡“爱岗敬业、适岗锻炼、轮岗发展”的思路。给秘书岗位以科学的分工和界定, 合理地制定岗位职责, 建立严谨的考核体系。同时实行定期轮岗, 使秘书人员能够得到多方面的锻炼, 培养秘书“多面手”的能力。加强秘书队伍建设还需要推动高校秘书队伍结构的优化, 要逐步提高秘书人员的学历层次, 加强秘书人员来源的多样性, 把优秀人才充实到秘书工作队伍中来, 使秘书队伍在学校管理链条中发挥越来越重要的作用。

(三) 转变服务观念, 提升服务水平, 加强和改进高校秘书工作。为师生服务、为领导服务、为来宾服务是高校秘书的定位。在新的形势下, 服务内容、服务对象以及服务要求等都发生了变化, 这就要求高校秘书人员要及时转变和更新服务观念, 树立全方位服务意识, 提高服务质量和水平。一是从对内服务向既对内又对外服务转变。随着改革开放的深入, 高校与国内外的交流合作越来越频繁, 跨行业、跨地区、跨国界的学术、教育、科研、人才培养等方面的合作不断增加, 在客观上扩大了秘书的服务工作范围, 这就要求秘书要根据服务对象的不同来完善服务内容。二是从被动服务向主动服务转变。秘书要积极主动地和其他部门乃至上级主管部门进行沟通联系, 及时掌握各种信息, 并对复杂的信息进行归纳和分析, 供领导参考, 充分发挥参谋助手作用。