医院的基建档案

医院的基建档案（精选十篇）

医院的基建档案 篇1

关键词：基建档案,内部控制,医院,资料

医院档案种类较多, 在人们的意识里最常见的有:人事档案、会计档案、病历档案、实物档案等等, 而往往医院对此也比较重视对病历档案、人事档案、会计档案的归档与系统化的管理, 且法规规章对这些档案的归档与整理也有所规定, 而且医院对这些档案的归档整理也是相对完善的, 因为这些档案与医院息息相关。基本建设工程是单位建设工作的一部分, 医院搞基本建设也是为了提升就医环境, 更好的为患者服务。建设一个项目, 如一栋楼、一个停车场等等, 不论是新建、改建还是扩建项目, 都会有相应的资料伴随, 这些资料就是对建设项目从开始到投入使用全过程的一个见证。所以我们要将这些针对建设项目的资料进行收集, 整理, 在每一个环节开始前和结束后要及时的取得相关资料, 最后分类归集, 形成一对一的基建档案。医院作为建设项目的甲方单位, 更应作好建设项目的资料档案的有效归档, 保证档案资料的及时性、完整性、有效性与可查阅性, 这就要加强基建档案的内部控制, 建立健全合理化、系统化、便于操作的内部控制制度。

1) 建立并加强医院基建档案内部控制的重要性。

医院基建档案涉及基建工程的立项、设计、勘察等等, 作为一个基建项目的建设单位, 在对一个基建项目进行开工立项, 先要经医院的院务会通过, 然后针对该项工程上报资料进行立项审批, 得到批准后才会循序渐进的进行下一步工作, 那么基建项目在上项目前从科室申报到院务会开会通过的过程中, 对开会的资料就要有相应的内部控制, 因为要把握这些资料的可靠性, 基建档案是以一个基建项目为归档单元的, 是用数据、图纸、文字真实的记录医院建设项目的建设过程, 它的资料保存展现了医院每个阶段的发展过程。不管哪一个建设项目缺失了基建档案, 就缺少了该项目在以后进行修缮或改扩建的依据, 它不仅从静态上反映了建设项目的发展与变化, 同时为医院规范建设项目管理工作提供基础, 由于医院基建项目如新建、改建、扩建, 特别是新建项目, 投入资金多, 建设期限长, 环节多, 资料的数量也就相应的多了起来, 而且资料的收集、传送对一个项目的上下环节开工也起到一定承上启下的作用, 保存价值高, 因而在档案收集与整理过程中所花费的时间与心思也较多。所以, 它既是医院基建工程的真实记录, 也为以后项目工程维修、管理服务奠定基础, 是整个医院档案的重要组成部分。因此, 建立并加强对档案管理的内部控制非常有必要, 这样可以在一定程度上避免因资料没有有效收集而造成的损失, 提高基建档案的可靠性与可阅读性。

2) 基建档案在归档环节中存在的一些问题。

a.医院基建档案管理不系统, 如:每个工作环节中资料都有哪些, 这些资料需要谁签字, 要送达到哪里, 要留存几份。随着医院的不断发展, 医院档案管理的系统化要求越来越高, 随着时间的流逝, 基建档案的数量不断增多, 在管理上和资料收集上存在较大的难度, 在基建档案收集过程中, 基建部门主要将档案原件上交, 但由于某些客观因素的影响, 导致一些档案原件不能收集上交, 从而增加了档案管理人员收集和归档难度, 影响档案管理工作。b.医院基建档案管理存在不及时的缺点, 在档案管理的过程中, 从基建项目的立项、审批到验收, 这一系列的工作所需要的时间长, 有时基建工程的归档管理只有在所有工程结束之后才能进行。工程在竣工以后, 施工单位因为一些原因对资料的移交有些疏忽, 导致项目档案不能及时归档, 还有一些是因为施工单位项目经理或技术员更换, 使工程资料不能及时收集, 基建项目档案不完整, 为日后项目的维修等工作造成严重影响。c.在工程施工期间, 对工程跟踪把握不够, 在施工过程中会有很多施工、验收隐蔽工程、变更、签证单的原始记录, 这些需要及时完成的工作收集上有一定的难度, 所以就要求基建档案管理人员深入到施工现场, 了解施工进度, 这样才不会对下一步工程进度造成影响。在工程竣工交付使用期间, 与工程相关的资料跟踪把握不到位, 对竣工图和资料的验收与整理登记不及时。

3) 从以下几个方面加强内部控制, 提高基建档案的质量:

a.明确归档范围, 把握全局, 以小见大。有一句话是这么说的:“不积跬步, 无以致千里。”所以一个项目基建档案要做细、做好是要从最小的事情开始做起的。一个基建项目有时不是单纯只有土建或是安装等, 而是都包括在内, 基建档案资料种类的收集是跟着基建项目进行的, 资料种类多而复杂, 有隐蔽的、原始的、重新签证的、后来补充的, 项目中的每个环节进行到哪里, 资料就要收集到哪里, 因为只有这样才不会出现基建档案资料的遗漏, 因为一旦在某个环节没有收集到资料, 再补是有因难的。因此, 要从每一个小的细节入手, 只有把小事做好, 这样就等于把整个项目资料收集好了。作为建设单位的档案管理人员必须认真核对, 做到案卷质量的准确、真实、完整, 根据《基本建设项目档案资料管理》并借签《山西省验评资料》中对建设单位资料员收集资料的内容, 结合工程特点按照分项→分部→单位→单项工程像“剥洋葱”般一级一级分级细化收集管理。b.重视阶段性资料收集, 加强核验, 保证真实、完整, 使内部控制系统化, 规范化。收集基建档案资料是一项很重要的基础性工作, 也是一项繁琐的工作, 资料不仅内容多、数量大, 表格样式多种多样, 每项工程从开工到竣工都要经过提案、论证、报批等等环节, 如果档案管理人员不了解情况, 不及时收集归档, 文件材料会容易分散, 最终找不到。医院的基建档案一般先是由基建部门的人员充当档案管理人员, 在一个项目结束后, 所有与项目相关的资料才会转送到医院的档案部门, 因此要对基建部门收集第一手资料的及时性进行有效的内部控制, 督促科室人员及时去收集。内部控制的重点除了要求收集资料的及时外, 还要求所收集到的资料的真实与可靠, 只有这样才是一份可用的资料, 才会为以后的工作提供有价值的帮助。既然基建档案的归档整理是先通过基建科室完成的, 那么就应该加强与医院档案部门的密切配合, 共同监督, 对基建项目档案资料严格把关, 保证图纸资料完整性, 使之不丢失、不遗漏, 做好项目前期资料整理核实工作, 力求后期项目整体竣工交付使用后, 基建档案分类归档的真实、准确、资料齐全。c.医院基建科室中的档案管理人员与施工单位中的资料员一样, 在工作中档案管理人员可以使用施工单位中常用的资料收集整理软件, 这样在一定程度上可以起到事半功倍的效果。基建档案管理工作是一项繁琐的工作, 需要档案管理人员要相应的懂一些基建方面的知识, 而且对档案业务熟悉, 同时要具备较高的理论修养, 职业道德和奉献精神, 档案管理人员要注重经常学习相关的法规, 在有条件的情况下进行业务交流, 通过互相交流发现工作中存在的问题, 不断规范档案归档范围, 提高工作效率, 更好的从工作实践出发加强内部控制。d.加强内部审计, 为了加强内部控制, 建立健全内部控制制度, 通过内部审计部门进行基建项目档案收集整理跟踪测评, 内部审计部门应参与到基建项目的建设的前、中、后期, 发挥内部审计的事前、事中、事后的监督作用, 在项目建设过程中召开很多次项目进度会议, 在会议中, 医院基建部门的代表、监理方、施工方等参与, 工作人员要对前期工作进行汇报, 并在此次会议中讨论下一步将要进行的主要工作, 内部审计部门的参与, 会帮助分析进行的工作有无不妥的地方, 及时记录并形成反馈建议, 从而更好的朝着既定的要求前进, 同时会帮助档案管理人员整理收集会议记录, 并且发现在收集资料过程中遇到的情况, 与基建部门进行有效沟通, 表明对发现不妥情况的想法并征求档案管理人员对此的看法, 通过一段时间的跟踪测评后, 将情况汇总, 组织相关科室与院领导开通气会, 在会上将发现的情况与存在的漏洞及解决方法进行汇报, 通过大家的共识共同建立行之有效的内部控制制度。建立内部控制制度不是为制约或限制档案管理人员的正常工作, 而是通过制度更好的将档案系统化, 规范化。

以上便是笔者对医院基建档案管理, 加强内部控制的一些想法, 医院要做好基建工程的档案管理工作, 一方面要不断深入学习相关法规, 对照相应规章进行改进, 也要结合工作实际积极摸索适合不同项目的档案收集管理程序, 从而更加丰富基建档案管理经验, 提高管理水平, 做到科学化、信息化、规范化, 为医院现代化建设提供齐全、准确、真实的基建资料。

参考文献

[1]黄连成.浅议新时期医院基建档案质量的管理[J].中外医学研究, 2011, 9 (5) :103-105.

[2]熊瑛.做好医院基建工程档案管理工作的体会[J].中外健康文摘, 2014 (11) :289-290.

医院基建档案的科学发展之路 篇2

关键词：基建档案；管理；发展

医院部门的基建档案管理的工作对象主要是基建管理和工程项目管理中比较有价值的文字材料、图表报告、设计图纸以及影音材料等。医院基建档案是本单位基层工作的详实记录材料，主要记载着工程过程与医院建设的阶段性成果。随着我国医疗机构的发展和基础建设项目的不断增多，许多基建材料和相关信息逐渐成为档案管理的服务对象，为以后医院的基建、扩建和改建积累了大量的档案信息，能够对以后的建设活动提供必要的帮助。

一、医院基建档案管理的重要性

在医院基础建设工程期间，无论是开始的项目立项仪式，还是最后的竣工质量验收活动都有大量值得保存起来的文字材料和图表报告，一份份档案资料记载着医院基础建设过程中的每一个具体环节，从而形成具有很高价值的体系化档案资料。因此，医院部门的基建档案不仅是医院规模发展壮大的详实记录，也是医院工作人员与基建人员的智慧结晶。基建档案记录着医院基础建设的前期设想和规划，记载着基础建设项目的技术可行性和经济合理性，为医院部门以后的改建和扩建提供强有力的研究支持。医院部门的基建档案还记录着投资预算中的技术数据和费用数据，为将来审计部门的核查提供了丰富的第一手材料，能够有效控制医院财产的流失与管理阶层中的贪污受贿现象。

二、医院基建档案管理中的问题

医院基建档案管理工作起步较晚，管理工作经验不足，信息化程度不高，也没有现成的模式可以借鉴，存在着一些不尽如人意的地方。

第一，对医院基建档案的管理不科学。在基建过程中，档案管理工作经常受到忽视，往往在工程竣工后才匆匆准备施工过程的档案材料，甚至是主观编写一些丢失的材料，从而造成了基建资料不能如期归档和档案质量的下降。另外，建设工地的资料员专业技能欠佳，档案管理的经验不足，上交的基建档案材料在书写、格式、手续保存、原件管理等方面存在较大问题，从而使档案质量很差。尤其在竣工图编制方面存在的问题更加严重。

第二，医院基建档案管理缺乏专业人才。医院部门的基建档案管理人员一般是由医生、护士兼职，专业不对口，基建档案管理人员面对如此多的文字材料、图表报告、设计图纸以及影音材料等茫然失措，不知道如何进行科学化、高效化的管理，只能将基建档案存放保护起来。能力偏低、专业经验不足的基建档案管理人员在资料的存档、归档、管理方面存在较大问题。

第三，医院基建档案管理的硬件建设不足。在基建过程中，档案室一般都设置在工地旁的简易房内，虽然能够方便档案材料的及时归档与查阅，但是简易房潜在的安全问题很大，如果发生狂风、暴雨、大雪等恶劣天气时直接威胁到简易房的安全以及存放在其中的基建档案材料的安全，而且档案材料一旦受损，就无法修复，另外，简易房不具备防虫、防潮的措施，非常不适合基建档案的存放。

三、医院基建档案管理的科学发展之路

（一）实现基建档案管理的科学化

第一，强化专业技术培训，提升基建档案意识。医院领导阶层要利用举办专业技术培训班的途径提升全员对基建档案重要价值的认识，积极学习《中华人民共和国档案法》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等相关法律法规，大幅度提高全体工作人员的档案管理意识，提醒所有工作人员注意保护和及时归还借阅的档案资料，提升档案资料的安全等级，使科学化档案管理的理念得到推广和普及。因此，专业技术已经成为基建档案管理实现科学化的有力抓手。

第二，严格材料归档程序，提升入档资料质量。在医院基建档案管理过程中，档案管理人员要与施工单位及监理单位积极协商，明确材料归档的程序以及入档资料质量的具体要求，将档案管理的相关要求细节印刷成文字材料，让施工单位及监理单位的材料整理人员明白自己的工作要求和材料要求，从而有效减少档案资料交接过程中对质量要求出现分歧的现象。另外，基建档案管理人员对施工单位及监理单位的档案资料按照具体质量要求逐一核查，对文字表述不清楚、格式不正确、图表不细致、手续不完备的情况都拒绝入档重新整理，把好档案资料的入档关，为医院基建档案质量的提升奠定坚实的基础。

第三，强化项目竣工资料管理，规范档案资料内容。《中华人民共和国档案法》规定项目竣工档案资料必须由施工单位和监理单位合作完成，并明确项目竣工档案资料中编写工作与审核工作的具体分工和职责。医院基建档案管理人员要与监理人员协商好项目竣工资料的审核标准，共同要求与監督施工单位保质保量地进行项目竣工档案的编写和准备工作，对建设过程中的施工图、竣工图以及突发事件处理记录都要一一记录在案。

第四，完善档案管理制度，落实个人岗位职责。医院管理阶层要制定和完善本单位的档案管理制度，提高基建档案管理人员的工作规范性和科学性，使档案收集、档案整理、档案归档、档案保密、档案统计、档案借阅等诸多工作细节都有翔实的操作规范，不但提高基建档案管理人员的质量意识和法律意识，也要提升档案管理人员的专业工作技能，更要落实个人岗位职责，明确个人档案管理工作的具体内容与应该担任的具体责任，促进档案管理工作质量的提升。

（二）实现档案管理人员的可持续发展

高等院校毕业的专业人员很少到医院部门工作，在一般医院中能够担当起医院基建档案管理的综合型人才少得可怜，因此，医院基建档案管理的科学发展只能依靠内部挖潜。首先要选择比较年轻、有学习精神和钻研能力的工作人员担任基建档案管理工作，使基建档案管理的后期提升工程拥有足够的潜力以及人力资源支持。其次，强化基建项目与档案管理的协调一致，防止出现档案管理过程中的临时抱佛脚现象，规范基建档案管理人员的日常工作，有效提高基建档案管理水平，为基建档案管理的科学化发展奠定基础。最后，对基建档案管理人员进行分期培训，给予基建档案管理人员提高个人专业技术与业务能力的机会，帮助基建档案管理人员拓展知识视野，做好成为优秀档案管理人才的准备。

（三）加强基建档案的硬件建设，逐步实现档案管理的信息化

首先，提升简易房使用过程中的危险意识，及时做好恶劣天气的防范工作。简易房成为医院基建档案管理的物质基础无法避免，而在简易房中进行基建档案管理工作的确存在很多不安全因素，因此，在基建档案管理过程中要大力提升简易房使用过程中的防范意识，及时做好恶劣天气的防范工作以及防火、防盗、防虫准备，将基建档案管理中的危险系数降到到最低。

其次，针对档案管理的硬件条件，实行档案管理的安全高效，尤其要强化对当天入档的文字材料、报告图表等纸质材料的管理，将入档的纸质档案及时送交医院的档案室，以防范突发恶劣天气对纸质档案材料的直接威胁。基建档案管理人员还要对电子版材料养成及时备份，并及时上传到医院档案室储存，以防不测。

最后，逐步实现档案管理的信息化，提高基建档案管理的科技含量。信息化与先进化是档案管理工作的发展方向和有效途径，能够极大地提升基建档案管理人员的业务能力，科学规范档案管理人员的工作行为，实现基建档案管理质量的大幅度提升，有助于实现基建档案管理的科学化。

结束语

积极探究医院基建档案管理的科学发展之路，大力提升基建档案管理的服务质量与业务水平，全面开发医院基建档案管理的潜在价值，完善医院各部门的体系发展，有效解决医院发展过程中基建档案管理的短板，协调医院各部门之间的关系，为医院整体服务质量与工作效率的提升奠定基础。

参考文献

[1]韩燕慧《浅谈医院基建档案科学化管理》《医学美学美容：中旬刊》 2014年 第11期

[2]卢敏秀《浅淡医院基建工程档案管理存在的问题和对策》《现代企业教育》2014年24期

浅谈医院基建档案的管理与利用 篇3

一、基建档案的作用

基建档案是指在基建管理和基建工程活动中直接形成的有保存价值的文字、图表及声像载体等材料, 它既是建设过程的真实反映和记录, 又是建设发展的重要基础和依据, 也是单位维权的凭证和依据。

(一) 医院基建档案是医院基建工程项目的真实反映

基建档案记载了医院工程建设的全过程, 它是医院建设工程活动中形成的第一手材料, 真实反映了医院建设与发展的过程。通过医院基建档案, 可以清晰地了解到不同时期、不同阶段医院基建工程的发展历程, 是医院基建工程项目的真实反映, 并为医院今后规划、建设、管理工作提供依据。

(二) 医院基建档案是医院发展、维修、改建、扩建工程的重要参考依据

基建档案是对医院发展和建设发挥着重要作用, 规范、准确的基建档案特别是图纸档案是医院发展、维修、管理、改建、扩建工程的重要参考依据。近年来我院新建、改建、扩建等工程项目连续不断, 基建档案利用率不断上升, 特别是图纸档案。如放射机房改建工程, 除对土建工程要求高, 尤以放射防护屏蔽, 必须按照国家标准与《辐射防护规定》的要求, 保证医护人员的职业照射与公众所受的照射降低到可接受的水平。工程改建期间, 工程技术人员查阅了大量的基建档案, 为工程进行加固、防护及装饰改建提供了依据。

(三) 基建档案的特点

医院基建档案是建设项目的立项、报批、勘探、设计、施工、使用、修缮等过程中形成的档案材料。由于项目各个环节不同, 形成的档案材料也非常庞杂, 应认真区别, 妥善保管。基建档案专业性很强, 要保证基建档案的完整齐全, 必须做好整理、立卷、归档和提供利用工作, 必须了解基建的全过程, 收集每一环节的原始材料, 其内容主要包括以下几个部分:

1. 医院建设总体规划部分。

包括医院总体规划和建设规划图、现状图、文字说明以及土地使用、地形、地质、测绘、建设规模等有关内容的文书档案和技术档案的原始材料。

2. 门诊、住院楼建筑部分。

包括房屋设计、施工、竣工图纸和相关的文字说明材料以及各种统计材料。

3. 公共建筑部分。

包括办公用房、食堂、锅炉房等建筑图纸和文字材料。

4. 公用设施筑部分。

包括给水、排水、供电、供热、供气、电讯等各种构筑物、地上和地下管线, 以及绿化、环保方面的材料。

确定一所医院基建档案建档的范围, 要从实际出发, 因地制宜, 对建设中已经形成的资料要尽量收集齐全及时分类归档, 对正在形成的资料要及时收集整理确保完整、准确和系统性。

三、基建档案的管理模式

(一) 领导重视是搞好医院基建档案管理的关键

医院的领导往往把医院的医疗、教学、科研档案的积累归档放在首位, 所从事的医疗教学和科研活动中形成的资料成果有收集归档意识, 对于其它档案的管理往往重视不够。因此, 医院领导要有较强的档案意识, 认识到基建档案管理对医院基础工作的深远影响。如有档案失真、散失、遗漏、损毁而影响基建档案质量的, 应追究有关人员的责任;制订必要的规章制度, 以确保基建档案归案齐全、完整;要经常不断地进行监督检查, 并使之经常化、制度化。

(二) 依据基建档案的特点进行分类管理

由于基建档案形成的时间长, 在收集、整理、立卷过程中, 首先应进行科学分类。医院基建档案可分为三大类:一是批件类。包括规划批件、各种开工前的批准文件, 按材料形成先后顺序排列;二是图纸类。包括勘探报告、工程建筑结构、暖通、给排水、电气、医用气体等图纸;三是变更类。包括设计变更、修缮改造。通过这三类的划分, 便于完善整个系统的查找。

(三) 加强基建档案的收集整理工作, 确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用

明确基建档案的管理范围, 由专人负责这项工作, 并把基建档案的形成、积累、修补工作纳入医院基本建设管理体制和程序, 作为医院基本建设管理的一个重要组成部分。

(四) 建立健全基建档案管理机构和必要的管理制度

医院与科室之间既有分工又有合作。基建科应定期向医院档案室移交基建归档文件, 医院档案室的人员也应定期到基层指导立卷及收集整理工作。同时, 基建档案既要考虑档案价值和利用价值的重要因素, 又要兼顾档案的完整性和和凭证性。首先, 要做好医院基建档案的跟踪收集, 及时掌握基建档案的变化情况, 准确地将有关变更情况及时落实到档案之中, 以保证医院基建档案完整、准确、可靠。其次, 要做好整个施工过程的归档, 对归档的内容、范围形式和时间要逐一提出, 明确要求, 制定相应的监督、管理办法, 确保归档工作高质量。

总之, 基建档案反映基建工程项目的真实面貌, 是基建工程项目的重要组成部分之一。它既为医院的建设、维修、管理、改建、扩建服务, 又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。因此, 我们必须做好基建档案建设及管理工作, 把好质量关, 维护基建档案的完整、准确、系统、安全, 并不断地提高业务水平和服务质量, 使基建档案在提供利用中更好的发挥其作用, 为医院可持续发展提供更好的服务。

摘要：基建档案反映基建工程项目的真实面貌, 是基建工程项目的重要组成部分之一。它既为医院的建设、维修、管理、改建、扩建服务, 又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。因此, 我们必须做好基建档案建设及管理工作, 把好质量关, 维护基建档案的完整、准确、系统、安全, 使基建档案在提供利用中更好的发挥其作用, 为医院可持续发展提供更好的服务。

关键词：医院,基建档案,管理,利用

参考文献

[1]崔志刚.对医院基建档案管理的认识[J].档案管理.2010 (3) .

[2]沈丽娇.如何提高医院基建档案的归档率[J].中国医药指南.2011, 9 (3) .

医院基建招标的关键工作探析 篇4

【关键词】医院；基建项目；招标工作

1.引言

医院基本建设工程项目是医院现代化基建工程建设项目的重要基础，它是对医院固定资产的扩大再生产活动，包括医院房屋建筑的新建、 改建和扩建，以及相应的设备、设施不断完善。加强医院基本建设管理，充分发挥其投资效益，是医院基本建设项目管理中值得探讨的重要内容。医院基建的规划设计，工程造价管理等是一个较为复杂的系统工程，它是决定医院建设项目效果的关键。基建工程项目管理，既涉及技术性的问题，又牵涉思想性的因素，同时还需要运用公共关系学的原理.因此，概括起来就是要有一个健全的基建班子，做好前期准备工作，严把各个环节。

2.医院基建招标中的关键环节

2.1规范招标程序

严格按照“发布招标信息—制定初步入围条件—进行资格预审—考察入围单位—选定投标单位—组织投标评标”的程序，严密组织招投标，并且所有招标项目的投标入围企业审定情况、招标文件主要条款，开标评标结果，均按要求报医院上级主管部门审定后方才实施。

2.2创新招标模式

所有招标工作按照技术论证、确定标准、编写标书、实施考察、进行入围审查、发放招标文件等环节和步骤提前运作，一旦现场工作面和材料设备安装具备条件，就能立即组织分包单位或材料设备进场。对于相同的分包项目或材料设备在一定额度范围内如规模、技术标准、材料品质与近期已招标完的项目基本一致的，则采取跟标的办法，沿用已有的合同综合单价并适当下浮的原则，直接谈判签订分包或供应合同，避免重复招标；对于涉及金额不高的一般分包项目及材料设备采取询标或议标方式，简化招标程序，缩短招标时间。

2.3实行四级分离的招标运行机制

首先实行业务工作与招投标组织工作相分离。即所有招标项目技术方面的工作由基建部门负责，组织工作由医院审计、纪委负责。其次打破常规模式，使具体承办人的权力与每个招标环节相分离。从登录报名企业、组织资格预审、考察评价企业、发放招标文件、通知评标结果直到签订合同，每个环节安排不同的人负责，而且都在两人以上。最后，统一标准尺度，使每个评委的权力与主观因素相分离。在资格预审、开标评标等环节统一评审的标准和尺度，减少评委打“感情分”的几率。

2.4实行招标造价控制， 加强变更造价管理

所有招标项目都采用工程量清单无标底招标，并设置拦标价，达到合理低价中标的效果；所有合同形式实行总价包干，减少施工过程价格变更。同时，加强变更造价管理。充分发挥监理、咨询公司、审计部门的作用，一改以往事后结算、审计的模式，实行过程审核和审计。对重要设计变更、变更洽商，召开专题论证会审查；对大项变更先做概算，按审批权限报批后实施；对已经批准的变更洽商，按合同规定进行计价，现场审核工程量，避免虚报、错报、多报。

2.5加强医院基建工程监督，把好审计质量关

要想保证基建项目的工程质量和节省基建开支，就必须做到审计全过程监督，以便对整个基建项目经济活动做出全面、客观、公正的评价。（1）抓好事前审计。1）要对基建项目进行科学论证，分析项目的可行性，要充分咨询专家意见，考虑医院资金是否许可、建设项目设计是否符合未来医疗业务发展等一系列因素。2）加强对项目招标情况的监管，要对工程设计、工程概算、资金渠道、平均造价以及中标企业的资信情况心中有数，对工程概预算的准确性、招投标的合理及合规性进行分析评价，发现问题，要及时纠正。（2）把好事中审计关。在施工过程中，审计人员要经常深入施工现场进行考察，对隐蔽工程和变更设计部分要进行跟踪检查，还应加强对施工现场的工程项目签证的核对工作。在施工方材料的采购过程中，要检查材料供应渠道是否正规，材料标号是否符合设计标准，材料的品牌是否与投标书相符，对材料变更应积极征求设计人员的意见，以保证工程质量。防止偷工减料、以次充好情况的发生。对预付工程进度款要加强监管，严格按施工合同办，对施工单位所报工程进度表进行严格的审核分析，查对工程款的预付与工程进度是否相符，防止所拨进度款超预算甚至决算的情况发生。（3）采用新审计方法。要提高审计工作质量，就要在审计手段和方法上下功夫。要结合基建工程的特点创新思路与手段，要打破传统的手抄笔录的落后审计方式。应用先进的计算机审计工具，提高审计工作效率。（4）要做好基建项目的院务公开工作。基建项目是全院职工十分关注的热点问题，要对基建项目论证、招标、结算、审计等情况进行全面公开，自觉接受群众的监督，这也是医院搞好党风廉政建设、治理商业贿赂工作的必然要求。

3.结束语

医院建筑是社会文明和进步的重要标志之一，它的建设与国民经济和人民生活水平息息相关。医院建设项目除了一般公共项目建设所需要的条件外，涵盖内容广泛，功能布局复杂，流程交通限制等均有较高的要求，可以说是所有民用建筑中最为复杂和难度较大的一类项目，是多学科、多部门参与的综合体现。因此，如何合理使用人、财、物，将工程质量、造价、工期的管理贯穿于项目的全过程，把医院建设成为使用方便、实用美观、安静舒适，内部空间变化灵活的综合建筑，成为使用者和鉴赏者共认的作品，这需要医院的管理者，从业者不断地追求和努力。也正是我们与有关专家、学者及同行共同探讨、交流和关注的所在。

医院基建档案的重要性及有效管理 篇5

关键词：医院,基建档案,重要性,管理

近年来,为落实各地区卫生规划要求,满足新形势下医疗市场需求,解决群众看病难看病贵的问题,政府大幅度增加了对当地医疗单位基本建设的投入[1]。随着新的基本建设增多以及一些老建筑不断的改建扩建,基建档案已渐渐成为工程建设项目的重要依据,成为医院档案管理不可分割的一部分,其效用与后期医院的病案管理相同,对医院的经营管理有着重要的作用[2]。《中华人民共和国档案法》规定,凡档案未验收或验收不合格的工程项目,工程项目不得验收。从中可见基建档案在医院工程项目中的重要性。

1 医院基建档案的重要性

医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料,它属于科技档案范畴[3]。基建档案不仅涉及到建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件,还涉及交付后使用过程中的改建、装修、设备安装等施工过程和结果的记录等。它不仅是医院领导班子决策成果的证明,也是基建部门工作人员集体智慧的结晶,是医院历史上的一笔精神财富。这笔精神财富成为工程建设、使用管理、工程维护和改建扩建的重要依据。

1.1 为医院的规划、建设和管理提供历史依据

基建档案始终同它所反映的工程对象的实际面貌保持一致,医院基建档案既真实的记载了医院投资决策前对拟定建设项目的轮廓设想和建设项目的选址、建设地点的地型地貌以及地质勘探、水文勘察等一系列的情况,又通过可行性研究阶段的文件客观的论证、分析、评价了项目在技术上的可行性和经济上的合理性,为医院的规划、建设和管理提供了历史依据。

1.2 为控制经济流失、打击贪污受贿提供第一手资料

基建档案不仅见证了医院的历史,记录了医院的发展历程,而且基建档案中投资预算的数据与施工过程中设计变更认量、经济签证,投标过程中投标价格、合同、洽商记录、竣工图等一系列资料以及总决算的数据又成为后期审计部门审查的重要依据,成为控制经济流失、打击贪污受贿、维护廉政的第一手资料。

2 医院基建档案管理中存在的问题

目前,医院档案管理制度虽然较为健全,但是对基建档案的管理却不太规范,信息化的利用不够,科技手段未能在基建档案管理中发挥应有的作用,与医院的快速发展差距较大[4]。基建档案管理的滞后性也与基建管理人员的素质紧密相关,具体表现在以下方面:

2.1 基建资料不能及时归档

工程项目建设中,建设单位、施工单位、监理单位往往重建设主体、工程进度,工程质量而忽视档案质量和对竣工档案及时编制,导致竣工验收后,施工单位往往不能及时递交竣工图,致使基建工程档案迟迟不能归档。建设单位中也有一些技术人员对工作中形成的资料未能及时归档,或者是一些资料经借阅后未能及时归还。这些情况都有可能造成基建资料的破坏和遗失,不仅对档案质量,对后期工作也造成一定影响。

2.2 基建材料书写、编制不规范

有些工地现场档案资料编制人员技术素质不高,缺乏专业的基建知识和编制档案的能力[5]。我院在基建过程中经常发现施工单位基建资料的编制工作马虎,联系单编号屡屡出现不连续或者重复的现象。施工单位编制的归档文件材料有的字迹、图样不清晰,或者签字手续不完备;有的文件用铅笔、圆珠笔书写、绘制,或者用复印件代替原件,使档案质量大打折扣[6]。监理单位的例会记录不详细、错误,词不达意,毫无实际意义,严重影响基建档案的质量。

2.3 竣工图的编制不符合要求

竣工图是基建工程档案的重要组成部份,是基建档案的核心,也是后期审计审查的重要依据。在工程项目验收中,发现问题最多的是竣工图编制问题。有的施工单位竣工图编制不及时,没有保证竣工图的时间性和准确性。有的单位隐蔽工程在图面上显示不清,设计变更部分不明确,签字手续不完备,严重影响了图纸质量。

2.4 医院缺少相应的综合型管理人才

目前,我国档案专业人员在业务水平、理论水平、文化程度方面参差不齐,与时代发展的要求悬殊较大[7]。医院里的基建档案员往往是综合档案室临时调用或者是基建办公室工作人员兼职。业务水平、理论水平、文化程度方面的参差不齐导致基建档案的综合管理水平不高。基建办兼职工作人员在基建档案的编制上对资料存档范围把握不准,在归档文件的整理上缺少经验。档案室工作人员因缺少基建方面专业知识,因此一旦涉及到过于专业化的资料,对归档及归档后临时查阅也存在一定难度。

2.5 硬件措施不到位

建设单位、监理单位、施工单位往往将资料室设于工地现场临时用房内,一是为了方便施工资料的及时归档,二是为了能及时查阅所需文件。同时也造成了一定的弊端,首先是临时用房牢固性、安全性差,一旦遇上像大风、大雪之类的恶劣天气,造成临时用房倒塌,将会导致基建资料毁坏。再次是临时用房防虫、防潮效果差,不利于基建档案的存放。

3 对加强医院基建档案有效管理的建议

3.1 加强基建档案管理力度

3.1.1 加强宣传,培养全员档案意识

利用会议及举办学习班向全体工作人员宣传基建档案的重要性,由领导牵头带领大家学习《中华人民共和国档案法》、国家档案局《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《重大建设项目档案验收办法》等有关规定,使他们认识到综合档案的重要性和潜在价值,及时将手中的重要资料存档,及时归还借阅的材料。使加强档案管理的的观念深入人心。

3.1.2 严格要求施工单位及监理单位,确保档案质

要求各单位明确一位负责人分管档案工作,并建立与基建档案工作任务相适应的管理机构,制定档案管理制度,在各自的职责范围内搞好基建项目文件材料的收集、整理、归档、保管工作。对各单位报送的资料严格审查,如有书写不规范、字迹不清、图样不清晰、签字手续不完备、编号错误的情况一律退回。要求监理档案员如实记录工程会议纪要,确保后期有据可循。

3.1.3 按规范编制项目竣工文件

《中华人民共和国档案法》规定,竣工文件应由施工单位负责编制,监理单位负责审核。医院基建管理部门及监理应督促施工单位及时编制竣工文件,原设计施工图涉及的内容,竣工图(表)均应反映,不得遗漏,对施工质量事故处理及设计文件的变更,包括文字、数字、图形的改变,必须在竣工图上有所反映;没有施工图,但实际进行施工且已竣工的工程,必须编制竣工图;被取消的施工图,不编制竣工图,但必须将取消的依据纳入竣工说明中。每张竣工图上要加盖竣工图章,签字手续要完备,不得代签。

3.1.4 完善各项规章制度

医院要建立健全项目档案管理各项制度,包括完善档案收集制度、整理制度、立卷归档制度、保密制度、统计制度、借阅登记制度等,进行综合管理。基建负责人要对档案部门人员及工作责任制的落实情况及档案管理人员的培训情况进行有效管理;同时,要落实项目档案管理工作经费及必备的办公设备和信息化管理经费。

3.1.5 建立工作责任制

建立工作人员责任制,随时抽查管理项目档案的部门人员工作责任制的落实情况,对档案的完整、准确、系统情况进行检查。

3.2 培养高素质档案管理人员

医院缺少既懂基建又懂档案管理的综合型管理人才,要想管理好医院基建档案,医院领导应重视档案人员的素质培养[8],首先要将基建项目的档案工作与项目建设进程同步,纳入项目建设管理程序。通过宣传、培训等多种形式,广泛宣传党和国家有关档案工作的法律、法规和制度。再次是派新来的档案管理人员参加“档案员岗位培训班”学习,参加各种档案及基建学术交流会,提高档案管理人员综合水平,促使其转变观念,不断更新知识,改善知识结构,开阔视野,成为高素质的复合型档案管理人才。

3.3 改善硬件设施

医院建筑工地的硬件条件是档案管理的必备条件之一,硬件设施的好坏直接影响档案的质量[9]。首先是基建档案存放在工地临时用房中,难以抵制恶劣天气的破坏,因此在临时用房建设中,要求对档案室进行加固处理,一旦遇上恶劣天气,要求采取应急方案,动员全员抢救资料。2007年冬季,大雪摧毁了本市其它工地的部分临时用房,我院领导得此消息,立即采取紧急措施,要求将资料立即搬离临时用房,并对所有临时用房再次进行加固,避免了资料的毁坏。再次是医院要为基建档案室配备一套完整的档案装具以及电脑、复印机等。三是医院对档案库房要做好防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施,保证档案实体和信息的安全。

参考文献

[1]胡家奎.浅谈知识经济条件下的医院建设[J].中国农村卫生事业管理.2004,24(4):5.

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[3]顾晔.搞好基建档案管理工作为建设现代化医院服务[J].江苏卫生事业管理.2007,17(89):56-57.

[4]许慧丽.浅谈医院现代化建设中的档案管理[J].中国医院管理,2009,29(6):58.

[5]郑秀萍.医院档案管理与利用[J].中国医院统计,2005,12(3):272.

[6]王平,潘帼相,俞雯.医院重点工程基建档案管理中存在的问题与对策[J].现代医院管理,2003,2(2):41-42.

[7]李玉霞.医院档案管理中的问题与对策[J].医学信息,2008,21(2):222.

[8]张锐,申桂兰,黄晓萍.关于医院基建档案管理中存在的问题及对策[J].中国卫生经济,2006,25(1):61.

医院基建档案管理创新分析 篇6

一、医院基建档案管理创新的意义

从一定意义上来看, 医院的基建档案反映的是建筑物的演变与发展历程, 是医院某个时期建设活动最原始的资料, 能为历史查找、产权查证、经济纠纷及科研提供素材。由此可见, 基建档案所具备的服务价值是非常长远、重要的。对医院基建档案管理进行不断的创新可以更好地为医院的未来计划、建设提供完整、真实的参考依据, 对于推动医院的可持续发展有着积极的意义。另外, 医院基建档案管理也是时代发展的一种内在要求, 对于医院中档案管理工作人员的综合素质的提升有着重要的促进作用。分析医院基建档案管理的内容可见, 这一工作主要就是借助合理的管理方法将基建档案所具备的价值功用充分地发挥出来, 为医院其他工作的顺利开展提供支持, 这也说明了, 医院基建档案管理工作的不断创新是非常必要的一项工作。具体的医院基建档案管理的创新, 需要相关管理人员不断提升自身专业素养, 树立创新意识, 提升管理能力, 为基建档案管理工作的顺利开展打好基础。

二、医院基建档案管理的不足

(一) 专业的管理人员及管理设备不足。

医院基建档案包含医院内部的各种重要的资料与信息, 是医院研究工作的重要参考, 但是许多医院忽略了基建档案管理工作的重要性。大部分医院更愿意将预算支出安排在专业的医疗设备的更新换代上, 而对档案管理设备的更新则比较忽视, 这使得档案管理设备的功能严重弱化, 在档案的查找过程中只是能进行简单的检索, 稍微复杂的操作都不能完成, 更不用说对档案实现科学的分类了, 最终造成了档案查找效率的低下。另外, 医院配备的档案室管理人员通常都缺乏专业的档案管理素质与能力, 有的医院因为相关人员的缺乏, 还会安排医院的医生到档案室进行值班, 没有经过专业知识技能培训的人员缺乏实际的档案管理经验, 也没有正确的档案分类管理意识, 容易降低档案管理的实际效率, 有的情况下还可能会出现重要档案的遗失等问题, 严重制约了档案规范化管理的进步。

(二) 系统的档案管理制度不完善。

医院对基建档案管理工作的开展缺乏足够的重视, 相关的档案管理制度也不够完善, 这也给医院其他工作的顺利开展带来了一定的不利影响。比如, 在对病人的资料进行管理的时候没有一个系统的管理机制, 同一个病人在不同科室检查后产生的病例资料不能集中进行存放, 这样容易出现病例遗失的情况, 对以后病人病例资料的查阅工作带来了困难。另外, 因为档案管理制度上的缺陷, 各个科室的资料通常都会存放在自己的科室里, 这种存放方式容易出现资料遗失的情况, 还会阻碍医院形成系统化的资料查阅机制。所以, 为了能够正确地解决资料查阅过程中存在的各种问题, 就需要形成一个完善的资料存放与管理制度。

(三) 档案管理模式封闭, 只注重病例档案。

医院对送交保管的资料, 尤其是病人资料和诊断病例资料都是要求保密保管的, 所以, 档案管理人员一般不会对送交保管的资料进行审阅, 只是依据送管者的描述进行分类存放。这种情况下, 服务对象是比较单一的, 而且按照保密的相关要求, 档案不能对外开放, 这样很多优秀的治疗方法就不能及时地被发现, 这对于医疗的进步是一种损失, 长久之后也就形成了一种封闭式的管理模式。病人的病历档案在了解病人的病情、制定治疗方案等工作中都有着重要的作用, 通过病例上的信息就可以掌握病人在医院就诊的全部过程, 并且还能详细的看到病人的真实治疗过程, 可以在评价医院的治疗水平上发挥重要的参考意义。病例资料中所记载的各种新型治疗方法也可以为医学的进步提供确切的依据。一部分医院也已经开始意识到了病例资料的重要性, 并且设置了专门的存放科室, 但是对其他类型资料的存放依然缺乏完善的制度。

三、医院基建档案管理创新策略

(一) 加强观念创新, 实现基建档案管理理念现代化。

正确的基建档案管理工作的创新对于医院基础管理工作与医院信息化发展有重要的指导作用, 基建档案工作面临着电子档案的普及、信息技术的应用、新档案载体的保管等挑战。基建档案管理人员在这种要求之下需要不断进行自我学习与创新, 从传统的手工型管理模式向现代化管理转变, 突出资源优势, 建立公共档案管理的新思想。在实际的基建档案管理人员的发展中需要以现实情况为基础, 实现档案管理理念的创新, 使自身的工作素质及水平得到提升, 使得医院基建档案信息的存储、传递及共享工作得到进一步的强化, 借助资源优势理念, 发挥出档案信息在管理、创新中所具备的深远的潜力。另外, 医院的医务工作人员需要不断提升自身对档案管理工作的认识, 确立档案管理工作为医院中心工作服务的使命, 实现观念上的更新, 让基建档案管理能够在创新中获得发展。

(二) 加强硬件建设, 促进基建档案管理技术现代化。

通过计算机去管理医院基建档案能够方便对资料的查找及利用, 节省人力、物力, 提高工作效率, 也能减少档案占用的空间, 保存信息更加方便, 提高了保密工作水平。计算机能够存储大量的档案文件信息, 而且能实现自动分类, 信息的检索过程也非常快捷简单。因此, 在基建档案管理的创新中, 需要积极进行基础设施及办公设备的更新, 在档案室配置计算机、复印机等设备, 实现档案的电子化、自动化的管理, 充分发挥出高新科技所具备的优势, 提升工作质量水平, 使得医院基建档案管理能够朝着规范化、现代化的方向发展。在创新中还应该采用与医院档案管理相适应的软件类型, 对管理人员进行必要的计算机操作知识技能的培训, 使其能够快速地适应现代化医院发展中各项工作的信息化发展模式。

(三) 完善规章制度, 构建规范的基建档案管理体系。

医院基建档案管理工作的创新也离不开相关规章制度的不断完善, 制定质量体系及管理程序相关的文件, 并且定期对其开展内审与外审工作。使得基建档案管理工作的各项制度、电子文档的收集归档制度等都能够得到持续的完善, 基建档案的管理应该与档案的各项标准化内容相一致, 其分类、编号、目录等的设置也需要符合要求。在基建档案管理的工作全过程之中, 都应该做到条理清晰、分类明确, 最大程度地确保档案的完整性, 防止出现遗漏或丢失档案的问题。使基建档案管理能够真正地实现规范化、现代化发展。

四、结束语

在现代社会发展中, 医院应该充分认识到基建档案创新工作开展具备的重要意义, 形成整体性的创新意识, 在这种氛围之下, 基建档案的创新建设才能更加顺利地开展, 通过创新使得基建档案的发展空间更加广阔, 工作效率也会得到显著提升, 与医院的发展步伐保持一致, 满足医院相关工作开展的内在需求, 提升管理工作水平以及服务能力。

摘要：医院中的基建档案属于一种比较特殊的信息资源, 在医院开展的现状布局以及远景规划等工作中能够发挥重要的依据作用, 能够帮助医院树立起优良的市场信誉以及对外形象, 在医院基建档案的管理过程中需要顺应时代的发展需要, 进行管理上的不断创新, 转变传统的管理观念, 提升医院整体的档案管理水平, 使这一工作能够获得更加长足的进步。

关键词：医院基建档案,档案管理,创新发展

参考文献

[1]李海燕.新形势下医院基建档案管理策略分析[J].国外医学 (卫生经济分册) , 2012 (04) :187-189.

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[3]黄新金.医院基建档案的规范化管理分析[J].企业改革与管理, 2016 (09) :208+206.

[4]陈雷.关于医院基建档案管理工作的思考[A].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛--经营管理决策的应用与分析学术研讨会”论文集 (下) [C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院, 2016:1.

浅析医院基建档案管理工作的重要性 篇7

1 医院背景

我院是一所具有80多年历史的医院。随着昆山市城市化进程的加快, 人口规模迅速扩大, 医院业务量也在快速增长, 与此同时也出现了医疗业务用房不足, 旧病房不符合现代医院管理要求等问题。为了促进医院学科的专业发展, 给昆山市市民提供一个更好的就医环境, 在改建医院原有用房的基础上, 我院在原友谊医院的院址上新建了一处拥有19层医疗大楼的院区, 并于2010年启用了该院区;同时在原周市镇卫生院的旧址上新建了以肝炎、结核病为特色的昆山市传染病医院———广仁院区。

2 基建档案的重要性

2.1 基建档案是医院基本建设的真实记录与历史依据

基建档案涉及到工程规划、设计、施工、监理、建设单位以及主管机关和其他有关的多个部门, 不仅具有一般档案的原始记录性、信息性、价值性等特点, 还具有它独有的特点:成套性、专业性、实用性、滞后性。基建档案真实记录了工程建设的全过程, 客观反映了各类建筑物、各种管线的规划、设计、施工、竣工、使用等方面的情况, 记载了医院工程项目管理过程和工程实体的现实面貌, 是医院基本建设中形成的第一手材料, 也是医院建设与发展的真实写照。任何基本建设缺少了基建档案, 就缺少了使用和改造的依据, 规范、准确的基建档案是工程进行使用、管理、维修、改扩建的凭证和依据, 也为今后的历史查找、产权查证、单位维权以及建筑科研等提供原始凭证。它不仅服务于今天, 也有利于未来。

2.2 基建档案对推动医院经济发展具有重要意义

医院基建档案是一种特殊的、不可再生的信息资源, 是整个医院档案的有机组成部分。这些档案既为医院的建设、管理、维修、改扩建服务, 又为医院的经济建设和医疗事业的发展服务。随着医院的总体规模不断扩大, 近年来我院不断地进行基本建设, 且有时是交叉、同时进行。查阅基建档案不仅可以使工程少走弯路, 提高工作效率, 节省人力、物力、财力, 同时在基建档案中探究医院建设与发展的规律, 为工程图纸设计提供参考, 避免重复建设与投资。基建档案是医院的财富, 做好基建档案管理工作对推动医院经济发展具有十分重要的意义。

3 加强医院基建档案的科学管理

3.1 及时收集档案资料, 科学立卷

基建档案资料的收集应当与工程建设同步进行。由于工程建设周期长, 涉及面广, 收集资料多, 部门档案人员应当对工程项目的各个环节、步骤进行跟踪收集, 及时建档立案, 注意档案资料的积累, 按基建程序控制好基建档案的每一个环节, 保证资料的可靠性、完整性和准确性。工程竣工后, 所归档的基建资料一定要完整、齐全。

基建档案的立卷要根据材料的形成规律和有机联系, 科学整理立卷。一般情况下, 建设项目按单项工程组卷, 管理性文件材料排在整个项目首卷, 其余材料按文件性质分别组卷。为了方便管理和查阅, 通常要制定三级目录:总目录、分级目录及卷内目录, 总目录按照档案分类标明总顺序号、工程名称及存放的柜号;分级目录标明每一卷的档案号及卷名;卷内目录里要列清本卷里所有文件资料的名称, 并做好重要信息的摘要[2]。这样在查阅档案时, 就能一目了然, 快速准确地找到所需的文件资料。

3.2 建立健全基建档案管理制度

把档案工作纳入工程建设整体规划, 制定和完善相应的基建档案工作管理制度。同时把档案工作纳入工程有关人员和档案人员的职责范围, 部门档案管理人员对档案管理的主要环节照章管理, 从材料的形成积累管理归档有序进行。档案人员对基建档案做到及时、主动地收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、移交等;定期归档并经常检查, 反复过滤, 以此来确保档案的归档率、完整率和准确率[3]。

3.3 加强档案人员的专业知识和业务能力

档案工作既具有业务性, 又具有管理服务性, 这就意味着档案人员既要有扎实的业务功底, 又要有一定的管理能力和服务意识。目前, 基建档案管理正向着现代化、科学化、系统化方向迈进, 出现了许多新型载体的档案以及更新的管理手段与方法。作为现代医院管理中的档案管理人员要与时俱进, 争取学习政策文件、档案知识及新技术的机会, 不断拓宽知识面, 优化知识结构, 努力提升自身的业务素质和科学知识。

4 推进基建档案管理工作的信息化

在信息技术高速发展的今天, 医院基建档案作为医院档案的重要组成部分, 也应当向着信息化、数字化迈进。在遵循规范性、安全性、效益性的原则下, 利用计算机及其他设备将纸质文件、声像文件等传统递质文件转化成为计算机软件形式的二次文献信息供相关部门利用, 实现基建档案信息的数字化、网络化与高度共享, 从而提高工作效率。

医院基建档案专业性强、涉及面广, 按照国家相关规范长期做好基建档案的管理工作并非易事, 档案人员应当充分认识其重要性。我院基建处作为主管医院基建工作的职能部门, 有责任落实好相关制度, 督促有关单位和部门认真履行职责, 共同做好医院基建档案管理工作, 以适应医院整体发展的需要。

参考文献

[1]罗军强.医院改扩建基建档案管理之我见[J].中华现代医院管理杂志, 2010, 8 (7) :60-61.

[2]杨菲林, 李峰.医院基建档案的科学管理[J].中国医院建筑与装备, 2011, 12 (5) :64-65.

医院的基建档案 篇8

1 重要性及意义

1.1 基建档案是医院建设与发展的真实写照

基建档案是医院在基本建设过程中积累起来的文字与图表材料, 它真实地记载了医院内建筑物、构筑物的位置, 客观地反映了各类建筑物、各种管线的计划、规划、设计、施工等方面的情况, 是医院建设活动中形成的第一手材料。包括投资计划、预算、决算的真实数据;还包括方案设计及设计变更等诸多过程, 充满了大量有价值的信息。它不仅从静态上反映了一项工程的面貌, 而且从动态上反映该建筑的变化和发展。因此, 医院基建档案如实记载了医院建设与发展的历史, 为医院规划、建设、管理提供重要的历史依据。同时, 基建档案还记载着医院的总体布局和远景规划, 它对医院的未来发展和建设起着重要的作用。

1.2 医院基建档案是医院未来进行改扩建、维修的重要依据

医院基建档案不仅是对以往基建工程历史的真实写照, 同时也是日后对其进行维护、改造的重要依据。比如我院在进行职工宿舍的扩建时, 由于原建筑物的地质资料保存完好, 在该职工宿舍的改扩建中可以直接参考和利用原建筑物的地质资料, 这样不仅可以节省时间, 而且又节约了数万元的地质勘察费。实践证明, 及时收集、准确使用基建档案, 不仅可以为医院节约大量的资金, 而且可以使基本建设朝着有序的轨道发展。

1.3 医院基建档案还具有同类建设项目采纳、借鉴等增值作用

我国许多医院占地面积并不是很大, 所处的地形、地貌、水文、气象相差也不大。因此, 如果相关的基建资料归档完备, 很多资料就可以被同类建设采纳、借鉴和利用, 达到事半功倍的效果。档案的信息价值不是利用一次就能全部转移到成果上, 这是档案信息的一个重要特征。工程建设档案同样也具备这样的特征, 可以多次利用。这样不仅可以加快速度, 还可以节省劳动耗费, 提高经济效益和工作效益。

2 工作思路及方法

由以上三点可以看出, 医院基建档案的完整、规范、正确和妥善保管, 对确保建设项目的安全使用和正常运行, 促进医院建设、规划、施工管理等活动具有重要作用。工程竣工后若没有一套完整准确的档案资料将后患无穷。因此, 为确保医院基建档案齐全、完整, 在基建档案管理中必须努力做好以下工作。

2.1 统一归档方法, 实行规范化管理

基建档案资料种类多而复杂, 包括土建、水暖、电器设备等, 有表露的、隐蔽的, 有原始的、临时的、后补的。都必须认真核实、登记造册、立卷, 既要做到完整、准确、真实, 又要使图物相符。首先将基建档案划分为综合用房、业务用房、辅助用房、生活用房, 然后根据整个基建程序划分出依据性文件、基础性文件、工程设计文件、工程管理文件、施工竣工验收文件、基建财务文件、监理文件。

2.2 注重平时收集, 加强环节和细节管理

收集基建档案是一项很重要的基础工作。档案材料不仅内容多, 数量大, 而且形式复杂。每个工程项目都是由事先论证、报批、批复、计划安排、地质勘探、设计、施工、竣工验收、交付八个阶段组成。只有掌握基建档案形成的自然规律, 才能抓好文件资料的收集工作。同时, 凡是通过计算机系统形成的项目档案 (设计、施工、调试、设备) 在移交纸质档案的同时要提交相应的电子文件。

2.3 注重阶段时效, 体现材料内容的规律性

每个阶段的工作任务和形成的文件材料都是有规律的, 其规律性表现有时间上的延续性和内容上的承接性。在工程初始阶段要求施工部门先出图再施工, 以保证图纸完整性, 做到图物相符;工程施工阶段要紧密关注工程动态, 及时掌握工程记录等原始资料;竣工前要做好竣工图纸和资料的初步验收和整理工作;竣工验收阶段要采取层层把关, 收到验收报告后必须事先审查技术档案和施工资料是否完整, 竣工资料要经过基建科严格审核后签字, 并确认无遗漏后及时归档。

高校基建档案管理存在的问题及对策 篇9

1  高校基建档案管理存在的主要问题

1.1  档案意识不强，归档材料质量不高。高校基建部门以及主管领导对基建档案工作重要性认识不够，一些基建管理人员严重存在着“重建设、轻档案”的思想。在实际工作中，经常发现有些工程项目档案内容丢失，图物不符，不少材料分散在承办人和技术人员手中，设计变更、施工记录等的遗失最为常见。还存在档案资料不交接、不存档的现象，将资料作为个人财产，人走资料失。一般情况，高校档案仅能做到目录级管理，即只能在档案信息管理系统上检索到目录，没有相应的材料和电子资料。文件材料又常常是复印件或者用铅笔、圆珠笔书写，不符合归档要求。

1.2  管理制度不严格，缺少制度保障。由于基建工程涉及多个部门，在档案管理工作中缺乏统一的约束机制和调控手段，导致档案工作难落实，管理人员敷衍了事，消极应付;归档滞后、拖拉甚至遥遥无期。另外，在人员、设备经费保障上也不能满足，对专（兼）职人员不能进行定期培训，这些都是缺乏有效管理和约束机制造成的。

1.3  缺乏档案专业人员。基建部门和档案管理部门的人员较少，很难配备专职的档案管理人员，既熟悉基建业务又熟悉档案管理知识的人员更是少之又少。

2  加强高校基建档案的建议及对策

2.1  加强宣传，确保档案资料的齐全。一是深入到各参建单位，向他们宣传《档案法》、《河南省档案条例》和国家档案局、国家发展和改革委员会《重大建设项目档案验收办法》及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002），使这些单位认识到做好基建档案工作的重要性，得到了各参建单位领导的支持，确保了基建档案工作的顺利完成。二是将基建项目档案工作纳入基建部门领导和有关人员岗位职责。三是将基建文件材料的归档工作纳入合同管理，强化施工、监理单位归档意识。四是档案管理人员要注意及时跟踪收集，以防工程建设周期长，容易遗失基建档案材料。

2.2  坚持资料收集与工程建设同步，确保档案资料的质量。档案资料的准确性尤其重要，否则档案就失去了保存的价值。特别是一些隐蔽工程、地下管网工程，如失真，其损失将无法挽回。因此，基建档案从工程建设项目的提出、调研、可研、评价、决策，到计划的审批，基建档案人员就应及时建立档案。因为工程建设周期长、需收集的资料多，且涉及面广、事后难以核实，因此，基建工程一开工就要与档案收集工作同步进行，避免施工单位或监理单位事后补充图纸造成竣工图失真，例如地下管线的布置变更，竣工图上标的位置与实际不符等。所以，在对施工、监理单位提供资料的要求中，同样需保证资料的准确性作为合同的一个附加条件。做到“三查”，即在施工单位编制竣工图过程中先自查，然后监理单位检查，最后建设单位抽查。

2.3  建立和完善有效的保管机制，确保资料不流失。档案管理人员将档案资料收集齐全后，一般分成前期、施工、竣工验收等阶段，阶段再按基建程序进行排列，排列好后编制归档目录。一般小的项目二三十盒，大的项目达七八十盒。按不同程度分为三份（按城建档案馆的要求交一份，学校档案馆交一份，基建部门保存一份）。在平时档案管理工作中，制定规章制度，对档案资料移交人与档案管理人员提出具体要求，如归档时，移交人必须提供原件，如无原件，要注明原件去向，移交人、接收人双方签署姓名、移交日期。借档时，借出、归还都由借用人签名，还有在资料借出的过程中，如借出有一段时间，借档人未还，档案管理人员要及时催还，以防丢失。

2.4  逐步实现电子化管理，确保查档方便快捷。高校基建档案的管理已经进入从经验管理到科学管理，逐步实现电子化。如对前期审批文件、后期验收文件和竣工图采用扫描文件等存档，提高学校基本建设档案管理部门和基建档案立卷归档单位的工作效率，不仅使档案管理人员从原来日常的繁重的组卷、调卷、复印卷内目录等手工操作中解脱出来，逐步变手工操作为计算机辅助操作，更重要的是实现了查档方便、快捷、准确。

医院的基建档案 篇10

关键词：基建档案,优抚医院,和谐发展

医疗改革逐步进入深水区, 由于体制原因, 各地优抚医院的发展滞后, 程度不一, 上下错位, 尤其是在硬件建设方面差距更为明显, 如基础建设方面, 好在大部分医院已认识到了这个发展中遇到的瓶颈问题, 它们在当地省民政厅和民政局的大力支持下, 增加投入, 加快了建设步伐。但是, 随后也发现了一些问题, 工程竣工后, 部分基建档案出现了资料不完整、不规范现象, 主要为合同日期要么没有填写, 要么时间填写不一致, 要么落款没有签名或签的潦草看不清楚, 要么档案编号存在重复或没有编号等等问题, 在一定程度上给基建档案归档带来了困难, 如何避免出现上述问题, 我认为应该从以下几方面加强:

一、存在的主要问题

我们在看到成绩和效益的同时, 也要清醒的认识到优抚医院基建档案管理中存在的问题, 存在起步晚, 基础薄弱, 整体水平较差, 和社会大医院相比, 相对滞后, 就本系统内而言, 各地对基建档案管理的认识也不相同, 存在着差异, 主要表现为:一是思想认识还不足。部分领导和管理档案的同志思想上存在着基建档案不重要, 没什么加强管理的必要性, 这种观念严重束缚着业务工作的开展, 在很大程度上阻碍了工作的开展, 势必给基建档案管理造成严重影响。二是制度不够完善。目前, 部分单位基建档案管理制度尚未健全, 即使有, 也不规范, 造成了基建档案的收集和存放散、乱、无序、不规范等。三是资金投入少。部分单位对档案管理存在认识误区, 感觉把档案放在规定的地方就行了, 缺少资金投入, 有的档案室连铁皮柜、打印机、复印机、扫描仪、灭火器、吸尘器、防紫外线灯、温湿度表等基本设备都没有, 势必造成档案发展滞后。四是档案管理人员不稳定。档案室的工作环境艰苦, 工作乏味, 生活待遇较低, 吸引人才不易, 保留人才则更难。近年来, 各医院从多方面采取了一些办法, 创造条件吸引人才, 在一定程度上有所好转, 但问题尚未得到根本解决, 仍严重地影响着优抚医院工作的发展。五是宣传力度不够。各优抚医院在基建档案管理中虽然做了一定的宣传工作, 但宣传力度不够, 内涵和外延的宣传要进一步加大和加强。

二、采取的有效措施

一是加强自身建设。面对当前竞争激烈的医疗市场, 各优抚医院要想加强基建档案管理, 必须加强组织建设、思想建设、业务学习建设和硬件建设, 强化管理手段, 只有这样, 才能使工作落到实处, 使基建档案管理工作充满生机和活力。

二是争取领导支持。基建档案一直是档案管理工作中的难点之一, 进展比较缓慢, 除基础薄弱、保管水平差、涉及面繁多等原因外, 其根本在于多数院领导缺乏应有的档案意识, 不了解, 不重视, 不过问, 使基建档案管理长期处于被忽视的尴尬境地。为此, 为便于工作的快速开展, 应该多组织院领导和档案管理员就档案重要性、整理方法、归档范围、立卷标准等进行专项业务培训, 树立档案管理意识, 进一步增强对基建档案工作的重视程度和责任感。

三是建立健全基建档案管理制度。对基建档案管理, 要在“管”字上下功夫, 统而不管等于不管, 管理靠人治是不行的, 必须要有制度作保证, 为此, 要结合单位实际制定“基建档案管理制度”、“档案利用制度”、“档案整理制度”等, 促使基建档案资料具有真实性, 确保档案的归档率、完整率和准确率, 从而做到按制度办事, 使基建档案工作做到有章可循, 有制可依, 逐步走上规范化、法制化管理之路。

四是加强基建档案管理者的教育。好的教育是播种机, 要通过橱窗、简报、局域网、电子屏幕等载体大力开展宣传教育活动, 增强档案人员的管理意识, 一套完整、准确、系统的档案, 必须靠全体参与人员的共同努力, 只有大家一起参与档案收集, 才能收集的齐全。同时, 在宣传教育中, 要注重与实践相结合, 既做到宣传, 又做到大练兵, 既提供了再学习的机会, 又可以使每名档案管理者的业务能力大大提高。

五是基建档案意识有待进一步加强。在档案整理过程中, 我们发现不少问题, 就我们单位来说, 部分基建档案由总务科保管, 对档案整理移交范围认识不清, 现任领导对以往领导在任职期间的基建档案不管不问, 任其自然。因此, 基建档案工作不能仅仅停留于现状, 还要继续加强档案意识, 抓好每年的立卷归档, 并及时移交给档案室。

六是把好基建档案的资料收集。基建档案管理中, 要将归档要求和具体内容向施工单位交代清楚, 请其确定专人负责档案资料的收集整理和资料积累工作, 为提供完整、准确的工程竣工档案打好基础。

总之, 医院基建档案是医院管理资源中的重要组成部分, 对于医院的持续发展有着特殊作用。

参考文献

[1]张红艳.医院档案管理的现状与发展对策分析[J].经济研究导刊, 2010 (26) :146-147.