基建档案建设

基建档案建设（精选十篇）

基建档案建设 篇1

1. 加强高校基建档案数字化工作的领导。

档案工作是整个学校发展过程中不可忽视的重要组成部分, 其中基建档案又是学校档案的重要组成, 领导对基建档案数字化工作的重视与否是搞好基建档案数字化工作的重要因素。由于基建档案数字化过程比较复杂, 要求学校领导必须高度重视基建档案数字化工作, 在人员、经费、基础设施投入上给予大力支持, 切实将基建档案数字化工作纳入学校的档案目标管理, 认真研究和解决基建档案数字化工作中的实际问题。

2. 配备高校基建档案数字化需要的软硬件设施。

基础设施建设主要包括网络环境、硬件环境和系统软件建设三部分。 (1) 网络系统建设主要包括档案数据网络和数据交换。档案数据网络建设应配备高性能的符合信息安全要求的网络设备和设施, 进行档案数据整理加工和存储管理, 档案数据网络应相对独立, 与外部网络实行物理隔离;数据交换方面应与校园办公网的数据交换, 分层授权、专人负责, 保证数据的安全, 积极搭建安全、稳定、高性能的信息交换平台, 从而实现档案数据交换的快捷、方便、安全, 并且具有良好的安全性、稳定性和扩展性。 (2) 硬件设施建设主要包括服务器、终端机、扫描仪以及光盘、磁带等存储介质, 其中服务器要具有高可靠性、高性能、大内存容量等特点, 以满足基建档案在数字化过程中海量存储、海量查询、按需扩展的弹性要求;在扫描仪配置上应按照实际情况合理配置。 (3) 软件系统建设主要包括操作系统、扫描软件和档案管理应用平台软件。操作系统应选择运行稳定、安全可靠、与硬件型号相匹配的主流操作系统;扫描软件使用扫描仪自带或者其他扫描软件, 并根据需要采用Photoshop等图像处理软件进行后期处理;档案管理平台设计应符合档案管理和档案数字化实际需求, 建立功能齐全、安全可靠、扩展性好、后期维护升级有保障的档案管理应用平台。

3. 高校基建档案在数字化过程中要有档案数据格式的统一标准。

在数字化过程中, 必须统一著录的原则、项目的格式, 规范基建档案信息各站点的管理模式、工作程序、数据格式和网络规则, 实现档案信息数字化的标准化运行。标准化子系统要对收集来的资料通过转换使其成为符合一定规范的数字信息及其元数据, 根据采集时所带的目录信息, 采取一定的分类方案, 将这些数据有序地存储到档案管理系统中。

4. 建设单位要在基建项目管理数字化平台上建设虚拟档案管理中心。

目前, 建设单位档案管理存在着耗费人力和物力、效率低下、无法实现数据共享等现象。同时, 建设管理单位在工程投产后, 要将工程的有关档案资料移交给生产运行单位存档管理, 建设管理单位无法建立完整的基建档案。因此, 建立工程项目数字化档案, 可以有效地解决建设管理单位进行信息查询的需要。系统建立了虚拟工程档案管理中心, 采取分散录入、统一管理的办法, 即由各个部门分别录入信息, 由计算机统一进行管理, 这样无需增加人力、改变现有组织结构就可以实现档案的规范管理, 实现方便、快速的检索, 为以后基建档案的数字化提供了基础。

5. 科学开展高校基建档案数字化过程中的鉴定工作。

数字化必须有所选择, 应根据一定的原则确定哪些基建档案原件应该数字化、哪些不需要数字化以及哪些优先数字化。鉴定工作主要包含了内容鉴定和技术鉴定:内容鉴定是根据基建档案特点, 从基建的档案价值、保管期限划分的标准、档案真伪鉴别, 同时要根据基建档案文件的来源、类别、责任人、形成时间、存储介质等众多信息相结合, 进行鉴定;技术鉴定是对数字化文件各方面的技术状况进行全面检查, 包括对档案文件信息真实性、完整性、可读性分析以及对文件载体状况的检测。

6. 提高高校基建档案数字化工作人员的素质。

基建档案建设 篇2

3.1完善基础设施，构建数字化管理系�y

基建档案数字化建设的推进，关键在于完善硬软件设施，这直接关系到建设的实际成效。一是要重视数字化建设工作，强化组织领导，为工作的全面开展提供有力保障。二是建立完善的数字化信息系统，为数字化建设的推进，搭建良好的系统平台。以“数据中心”为核心，建立完善的数字化管理系统，为档案查询、储存及传输，提供有效保障。这在大程度的提高了基建档案管理效率，也便于基建档案的应用。三是加大资金投入，为数字化建设提供相应的资金保障。特别是在数字化管理系统的构建中，要提供完备的网络、系统及硬件配置，以确保数字化建设的有效开展。因此，高校基建档案数字化建设的推进，应完善现有硬软件设施，为数字化管理系统的实现创造条件。

3.2构建完善的安全系统，保障基建档案安全

数字化建设所面临的突出问题之一，就是系统安全问题。对于高校基建档案管理而言，数字化的推进应解决日益严峻的网络安全问题。为此，要在数字化建设的同时，开展网络安全系统构建，为数字化管理系统的稳定运行，提供安全保障。如，建立安全防护体系，强化防火墙、身份验证等技术的应用，提高数字化的网络安全。提高管理人员的安全意识，能够规范操作，强化安全防护，定期做好系统升级及漏洞修补等工作，确保数字化的网络安全。有效解决软件不兼容、技术不统一等问题，提高系统之间的数据共享水平，为数据信息的有效传输，以及安全存储，提供良好的环境条件。要对系统进行日常维护，特别是对于重要存储空间，要设立安全密码，并不定期的进行病毒查杀，有效防治病毒的入侵，对数字化环境造成安全威胁。

3.3加快人才队伍建设，提高人员综合素质

高素质的人才队伍，是推进档案管理数字化的重要基础。因此，高校基建档案数字化建设，应着力加快人才队伍建设，不断提高人员综合素质，以更好的满足实际需求。首先，基建档案管理人员应具备良好的综合素质，能够在工作中更好地胜任工作职责，确保各项工作的有效落实。其次，提高思想认识，端正工作态度，能够在工作中规范操作，规避安全危险，提高系统运行安全保障。再次，数字化建设对网络信息科技人才有更高要求，这就强调数字化建设应着力于人才引进，为数字化建设提供有力支撑。并切实做好教育培训工作，提高网络操作、系统运行维护等工作能力，确保基建档案信息系统的稳定运行。

总而言之，面对新的管理环境，高校应扎实推进基建档案数字化建设，为基建档案管理工作优化环境，提高管理效率。高校依托数字校园建设，开展基建档案数字化工程，具有资源条件优势，但总体建设成效欠缺，其中存在诸多的不足与问题。新时期高校基建档案数字化建设，应优化建设环境、提供有力保障。尤其要完善硬软件基础设施，提高数字化水平，构建具有自身特色的数字化管理系统；建立完善的安全系统，保障基建档案安全，为数字化建设提供良好的安全环境；加快人才队伍建设，提高人员综合素质，为数字化建设提供技术支持。

参考文献：

[1]夏明辉.新时期高校档案数字化建设的探讨[J].青年时代，（2）：255-256.

[2]李佳欣.高校基建档案数字化建设探析[J].黑龙江档案，（3）：96.

[3]刘溪.数字化背景下的高校基建档案建设探析[J].商，（28）：278.

[4]孙宝辉.高校基建档案数字化建设浅谈[J].中国科技财富，（17）：336.

[5]李媛媛.新形势下高校档案数字化建设的对策研究[J].课程教育研究：学法教法研究，（27）：65.

浅析石油企业基建档案建设与管理 篇3

关键词：石油；企业；基建；档案；管理

石油工业的发展，直接关系到我国国民经济的发展和稳定，其价值不容忽视。而在石油企业的发展过程中，诸多工程建设层出不穷，并且考虑到石油工业本身的专业特征，相关工程会呈现出多专业结合的边缘化状态，这种状态进一步影响到整个工程在设计、建设一直到维护的整个生命周期中的每一个细节，都呈现出与常规工程不同的特质。而切实对这些工程实现有效管理，直接关系到石油企业正常工作的开展以及企业整体的发展，甚至于会与石油工业开采以及加工环境中的安全水平保持密切联系，因此不容忽视。

一、石油企业环境中基建档案特征分析

在石油企业环境中，基建档案贯穿于每一个建设工程项目的整个生命周期之中，从酝酿、设计、建设、竣工、投入使用一直到维护，乃至于报废，每一个工程的每一个环节都与基建档案保持密切联系。但是就目前的情况看，石油企业本身对于基建档案的关注程度仍然有所不足，尤其是在对待基建项目的时候，通常基建档案仅仅会跟随项目到投入使用，之后就很少会收集进一步的信息并且加以记录。而这种状况，无疑给石油企业环境中的基建工程带来一定的不利影响。

从基建档案的内容角度看，一个完整的基建档案包括诸多方面内容，从项目的可行性调查、项目的提出、各阶段建设的决策、项目的评估、实地勘测、设计、调试、施工、竣工、验收、使用等方面的资料，一直到投入使用之后的维护记录等都应当包括在内。而资料的形式，在当前的信息时代背景之下，除了相对较为传统和常规的纸质文字和图片材料以外，电子文件以及声音、图像等信息媒体同样应当纳入到基建档案的内容范围中来。即所有能够对基建工程的整个生命周期的状态展开描述和说明的数据材料，都应当被囊括在内，并成为鉴定工程项目质量和维护项目的重要依据。

基建档案对于石油企业工作的展开具有不容忽视的价值，是基建工程技术人员、管理人员在项目建设中成果的反映。从项目的构思和设计阶段开始，基建档案中形成的信息体系，对于未来的项目工作和维护都将有着至关重要的支持意义。虽然如此，当前在石油企业环境中，对于基建档案的重视程度仍然有所不足。

首先对于档案的形成和相关资料的收集与整理，意识存在不足之处。由于在基建项目的设计和施工过程中，相关材料的出现相对比较密集，也相对易于收集和整理；但是到项目投入使用阶段之后，对于运行过程的记录以及对于每一次维护细节的记录就开始有所放松，大量数据和资料因此流失，对应的基建档案也无法保持完整，其价值必然有所损伤。其次，基建档案的管理模式相对较为陈旧，目前已经成为影响到其管理工作效率以及档案价值体现的重要因素。虽然石油企业对于档案管理相对而言比较重视，但是对于基建档案的管理通畅并未安排专人展开有针对性的工作，而通常是交由常规的档案管理人员一同展开保管。此种工作方式虽然能够提升档案保管方面的工作效率，但是考虑到基建档案本身具有较强的专业特征，并且其受众群体，即价值创造群体和档案信息的使用群体并非石油企业的管理人员，而是技术工作者，因此将档案交由常规档案管理人员进行管理并非首选。除此以外，在管理模式方面，信息化建设仍然有待进一步的深入，这种深入除了常规的将相应材料进行数字化并且归档以外，更为重要的在于要让这些档案信息发挥其自身价值，即面向未来的基建工程项目的维护等相关工作提供必要支持。因此信息化应当更多倾向于面向既有档案信息的读取，以及对应维护等相关信息的收录两个方面，唯有如此才能切实展开档案内容的丰富和完整化，也才能推动石油企业环境下基建档案管理工作体系的成熟。

二、切实推动石油企业基建档案管理工作优化

基于上述对于基建档案管理工作过程中存在的不足展开的分析，可以发现当前的基建档案管理工作亟待引起更多的重视和优化。具体而言，可以考虑从如下两个方面展开工作：

首先应当加强档案管理工作意识。石油企业基建档案的完整性，直接关系到基建项目在未来的维护工作整体效果以及安全性等方面特征，因此必须引起足够重视。针对这一方面的问题，应当面向整个企业展开对于档案管理和建设工作意识的加强培训，需要在这一方面加强意识的并不仅仅只有档案管理工作人员，同时还应当包括对应的，与基建工程会有所接触的工作人员以及技术人员。他们会帮助发现基建工程运行过程中的细微变化与特征，并且加以记录，同时也应当将维护工作本身的过程和操作细节包括在内。除此以外，对于相关接触到基建项目的工作以及技术人员，还应当对其展开宣传，培养他们使用档案信息的习惯，并且为其留出对应的数据查询接口，方便数据查询。

其次应当进一步建立健全基建档案管理体制。参建部门应根据项目的特点以及档案管理的需求建立专门的档案管理机构，并配备专职人员进行管理，同时确保专职档案管理人员能够对相关技术领域的知识有所了解，保证与技术人员的顺畅沟通。除此以外，还应当注重基建档案在形成和使用等多个方面的及时性、规范性和有效性。为保证基建档案管理工作顺利开展，可将基建档案管理工作纳入工程项目管理中，明确规定资料移交、资料归档的时间，对于超出规定时间的单位，依据规定进行处罚。唯有赏罚分明才能切实推动基建档案管理工作体系的发展与成熟。

参考文献：

[1]龚亚芬.油田基建档案管理[J].内江科技，2012（04）.

[2]张燕.浅谈基建项目工程档案管理的对策理[J].科技广场，2011（10）.

浅谈高校基建档案信息化建设 篇4

一、建筑档案的定义

在建筑工程建设过程中, 形成的对国家和社会有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种不同的历史记录就是建筑工程档案。

二、高校基建档案的特点是信息化的核心

1. 档案材料来源广泛

基建档案的材料来源广泛, 项目从开工到竣工, 材料来源涉及到行政审批部门、设计部门、施工单位、建设单位、监理单位、质检部门以及材料、设备供货单位等。

2. 档案的完整性

包括项目建议书、进行可行性研究、编制初步设计、编制设计文件、进行地质勘察、设计招标到合同签订、工程施工、竣工验收等, 一个建设项目完整的档案资料必须包括其全过程形成的文件。

3. 档案数量庞大、内容广泛

由于建设项目规模大、参建单位多、涉及专业广、内容多, 再加上比其他专业多出一项体积大、数量多的图纸资料, 其形成的档案数量之庞大是其他专业档案与之无法相比的。档案内容所包括的方面也极其广泛, 地质、气象、环保、建筑、结构、给排水、供变电、空调、电信、采暖、自动控制、消防等都属于基建档案收集的范围。

4. 长久性和不可替代性

基建档案具有历史的参考价值和凭证作用, 能为工程竣工后期使用、维护、管理、改建、扩建、建筑故障纠纷、战后重建提供有力的证据, 关系到人民的生命财产, 所以具有长久性和不可替代性。

三、档案信息化的定义

信息化是指人们凭借高速发展的现代信息技术, 通过提高自身开发和利用信息资源的能力, 优化产业结构, 全面推动经济发展和社会进步, 实现工业社会向信息社会转变的系统工程。

档案信息化建设的核心是档案信息资源的数字化、标准化、系统化、网络化。

四、档案信息化的重要性

电子文件凭借其传输效率高、占用空间少、传播速度快、查询利用便利等优点逐渐取代了纸质文件在办公领域的应用。普通公民也可以通过互联网查阅档案馆藏的开放档案, 不受时间、地域和文件数量的限制, 利用者可以在任何时间、任何地点浏览档案全文。档案信息化使档案的检索和管理更加便捷省力, 能满足无限存储, 解决了有史以来存储量大、存储空间小的矛盾。

信息化是进入20世纪最显著、最激烈也是最具冲击力的变化。加强档案信息化建设, 是档案事业应对全球科学技术迅猛发展形势的必然选择;是加速档案管理现代化的客观要求;是档案部门走出封闭、走向开放、向现代化迈进、服务全面建设小康社会的必由之路。

五、基建档案信息化建设内容及要求

基建档案信息化建设的六项核心内容包括档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化标准规范建设、档案信息化人才队伍建设、档案信息安全保障体系建设。

1. 档案信息化基础设施建设

档案信息化的基础设施建设主要包括软硬件基础设施建设、网络环境建设等。

档案信息基础设施建设的主要任务有两项。

(1) 要高瞻远瞩、力争配制高性能的软硬件信息处理设备 (如服务器、扫描仪、数码摄录机、复印机、打印机等) 。

(2) 建设和完善档案网络

只有建设先进的计算机网络, 才能充分发挥档案信息化的整体效益。要尽快完善档案“三网”建设, 使各项工作都有衔接。

2. 档案信息资源建设

信息资源建设的任务有以下几项。

(1) 档案目录数据库建设与档案目录中心建设

档案目录是档案信息资源与档案用户之间的桥梁, 档案目录中心是实现更大范围内档案资源共享的有效手段。档案目录数据库建设与档案目录中心建设加快了检索速度快、提高了查准率, 在档案信息资源建设中起着至关重要的作用。

(2) 现有馆藏档案的数字化

档案的数字化是指档案部门利用扫描技术、多媒体技术、数据压缩存储技术等将传统介质的纸质档案、缩微档案、声像档案等, 通过扫描、拍摄、采集、转换成为可在计算机系统中存储的文件。要积极推进现有馆藏档案数字化的进程, 就应以现实需要为前提, 分阶段、分步骤实施。加强对珍贵、重要档案的保护, 提高档案利用的效率和水平。

(3) 收集和接收各种形式的电子文件, 然后集成到统一的档案数据库中

电子文件将成为未来档案的主要来源, 档案部门要研究制订明确的规章制度、标准, 加强对本单位电子文件的积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导, 实现从电子文件到数字档案的“无缝连接”。

资源建设是档案信息化建设的基础和核心, 离开数字化的档案信息资源, 档案信息化就成为无源之水、无本之木。

3. 档案管理应用系统建设

应用系统指信息技术及设备, 是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的保障。包括数据处理技术、网络通信技术、信息存储技术等, 我们应从以下几个方面着手建设。

(1) 档案管理软件的开发与利用

积极促进档案管理软件市场的发展, 通过测评, 筛选出工作平台新、通用性强、兼容性好、质量有保证的计算机档案管理系统。努力开发出科学化、标准化、规范化、具有较大的覆盖面的计算机档案管理软件。

(2) 档案网站的建立与维护

一般情况下, 档案网站采用直根系结构来组织信息比较适宜。这种结构就是将整个站点当作一个直根系, 即主页面, 在主页面中列出直根系中的主根, 把连接主页面的网页看作连接主根的分根, 以此类推。这种结构能使网站的层次分明, 脉络清晰。

网站建成后要用简明、直白的语言对网络的结构进行说明, 注重档案网站在内容和服务上的特色, 设计从“以我为主”向“以人为本”转变, 管理从简单、粗放向科学化、专业化转变, 依靠特色优势提升网站的竞争力。

(3) 数字档案馆工程建设内容较多, 能够快捷、方便和充分满足广大群众对档案信息的利用需求, 这是数字档案馆建设的根本目的。

4. 档案信息化标准规范建设

档案信息化的标准规范是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。档案信息化的标准规范建设包括管理性、业务性和技术性规范三个方面的内容。

管理性规范包括数字档案相关概念定义、移交、整理、价值鉴定、存储、著录安全性保证、真实性保证、检索路径、利用方式等;业务标准规范涉及数字档案的术语标准、资源标识、描述、数字档案文件格式、元数据、对象数据格式标准等。技术性标准规范包括电子文件与档案的数据存储压缩格式规范、数据交换标准规范、数据加密、水印技术规范和系统软件设施技术标准等。

将基建档案信息化标准规范建设纳入合同管理, 在合同中设立专门条款, 明确规定各参建单位对项目的责任及完成标准, 明确监理单位对项目文件的监督和审查责任。要完善档案信息化管理的相关制度, 形成有效的档案信息化建设激励约束机制。使档案信息管理更制度化、规范化、流程化, 推动档案信息化建设有序开展。

法规、标准的制定和执行是信息化建设的保障, 体现着国家档案信息化发展的战略与政策。

5. 档案信息化人才队伍建设

档案人员是档案信息资源和利用者之间的桥梁和纽带, 要坚持以人为本, 要加大培训力度, 把档案信息化建设相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识等列入指导性教学计划中。不仅要求管理员熟悉基建工程业务流程、归档范围、分类原则及学校基本建设现状及长远规划等, 还要加强对其应用新技术、新设备的培训, 提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能。在档案信息化建设的过程中, 必须不拘一格地引进和选用人才, 千方百计地改善和提高档案工作人员队伍的整体素质与能力。使其具有极强的信息化管理理念和团结协作精神, 应对信息技术迅猛发展。

6. 档案信息安全保障体系建设

在高校基建档案中, 相当部分的内容具有保密性和利用限制性。这些信息一旦泄密或被非法利用, 将造成不可估量和无法挽回的损失。基建档案部门的内部局域网要切实与一切外网实行物理隔离, 涉密档案信息不得存储在与公共信息网相连的信息设备上, 不得直接或间接的与电子政务外网、国际互联网等公共信息网络相连接, 应当采用身份鉴别、访问控制、加密存储和传输、审计跟踪、防电磁泄漏等安全保密措施, 防止受到病毒、黑客的攻击或设备故障、操作失误等情况的干扰以致信息泄露, 确保档案信息网络传输的安全。

六、结语

在信息化背景下, 凸显资源价值的档案信息备受重视。信息化浪潮对我们是一场挑战, 更是千载难逢的机遇。我们要把握机遇, 迎接挑战, 面对信息化风暴必须有所作为。今天的档案事业比以往任何时期都具有更加厚实的社会基础和发展前景, 它山之石可攻玉, 化蛹成蝶求突破, 只要促进档案部门服务方式的转变, 促进档案学理论和实践的发展、加快基建档案事业的改革与创新、加快档案工作融入信息社会的步伐, 就能够极大地促进档案信息资源的开发利用, 推动档案信息化的建设。默默无闻、处于夹缝中的档案专业, 也将迎来信息化的春天。

参考文献

[1]郑锋, 安燕.档案信息化建设研究[J].信息通信, 2013.

[2]韦嬴.高校基建档案信息化管理工作探析[J].北京档案, 2010.

[3]杨公之主编.档案信息化建设导论[M].北京:中国档案出版社, 2001.

基建档案交接明细(定稿) 篇5

2．对施工的文字部分和经济资料，房开公司及物业四公司各收一份。

3．施工图纸必须为竣工图，两套，A4幅面。4．施工图纸按栋楼组卷。

5．每页图纸正面必须有竣工图章，竣工图章中的人名必须责任人本人签字（不许盖手签章和专业名章）。

6．施工图纸、文字部分和经济资料必须上交电子稿。图纸的扫描要求：（1）扫描成PDF格式，300万像素，彩色文件，每个PDF不超过100兆。（2）每栋楼建立一个文件夹（如题名为：创业城1-1号楼）；里面一卷为一个文件，并按图号为每份文件题名）；（3）所有的扫描件刻成光盘，标注项目名称。

7．施工图纸每本要有卷内目录。如一卷组不下，第一卷第一页为总目录，为蓝晒图，填写所有目录内容；从第二卷开始每卷第一页要有白色卷内目录（附件），填写本卷内所含各图的名称。

具体要求见明细需施工队伍提供：

基建档案资料交接明细

按照中国石油天然气集团公司办公厅2014年2月制发的《中国石油天然气集团公司档案管理手册》相关要求，建设项目类档案应适用规定的卷皮装订成卷，案卷项目要填写准确、齐全，图样清晰、图表整洁，签章完整，整理规范。具体要求如下：

一、文字部分

1．封皮（正规牛皮纸）

①在右上角用红色章标注正本（1号楷体字）； ②案卷题名：要求刷印为3号黑体字，填写建设项目名称+单位工程名称+本卷材料名称。例如：图强以煤代油集中供热工程水处理站及辅助间（刷印在第一行）；文字材料：施工管理、设计变更…….（刷印在二行）；

③编制单位：要求刷印为3号黑体字，填写工程的施工单位。

2．卷内目录

责任者：填写该项文件材料的发生单位。文件材料题名：填写卷内各项文件材料的名称 日期：8位数字，填写各项文件材料的发生日期。例如 2014-08-09 页号：前边各项材料填写起始页号；最后一份要填写起止页号，如45—60或60—60。3．交接技术文件总目录 4．分目录：工程说明

5．隔页纸：按隔页纸上的顺序装订卷内材料

（一）验收

（1）工程交工（接）证书、（2）工程完工证书、（3）工程尾项协议书、（4）工程竣工验收报告及会议文件、（5）工程尾项验收单、（6）工程竣工资料验收单、（7）优质工程质料、（8）其他。

（二）前期

（1）项目计划任务书、（2）计划任务书、（3）工程施工合同（必须是正本或副本的原件）、（4）工程施工安装承发包合同/协议（含标书）。

（三）施工管理（1）工程概况、（2）开工、延期、复工报告、（3）施工组织设计、（4）专项施工方案及技术措施、（5）重大质量事故及处理结果、（6）重大安全事故及处理结果、（7）其他。

（四）设计变更（1）设计交底及图纸会审记录、（2）技术、质量交底记录、（3）设计变更、技术联系单明细表、（4）设计变更通知单、（5）技术联系（通知）单。

（五）材质检验（1）材料、构配件进场检验记录（2）设备开箱检验记录（3）设备、构件、仪表合格证（4）水泥试验报告（5）砂试验报告（6）石料试验报告（7）砖试验报告（8）沥青试验报告（9）配合比试验报告（10）配合比通告（11）钢材试验报告（含焊接）（12）试体及预制构件强度报告（13）防水卷材报告（14）屋面保温和砂浆找平层含水率试验报告（15）土壤试验报告，打（试）桩记录（16）制冷管道试验报告（17）植物进场质量证明文件（18）土壤 及水质化验报告（19）其他。

（六）隐蔽部位

（1）地基验槽（孔）记录（2）+-0.00以下埋地基础检验记录（3）砌筑工程记录（4）钢混隐蔽配筋记录（5）预制构件隐蔽安装记录（6）屋面保温、防水层隐蔽记录（7）防腐保温埋地管道记录（8）水、暖、电管线隐蔽记录（9）高层避雷测试报告（10）消防审核意见书（11）其他。

（七）测量

（1）工程定位测量记录（2）基槽（孔）验线记录（3）楼层平面放线、标高抄测记录（4）建筑物垂直度、标高、全高测量记录（5）建筑物沉降观测记录。

（八）试运

（1）系统调试试验记录（2）试压 试运转记录（3）其他。

（九）质量评定（1）施工现场质量管理检查表（2）工程划分明细表（3）单位工程质量评定表（4）分部工程质量评定表（5）分项工程质量评定表。

（十）经济：施工现场经济签证 备注：

1．文字材料必须是正本或副本原件；

2．卷内文件有书写内容的页面都应编写页号，每卷都从“1”开始，正面在右下角，背面在左下角；

3．案卷封面、隔页纸、内封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号；

4．案卷厚度不超过30毫米；

5．合格证后应盖章；

6．所有需签字必须手写；

7．有不需要签字盖章的栏目要用斜杠“/”划掉，不允许有空栏出现；

8．质量证明文件粘贴单后页必须签字盖章；

9．卷内备考表填写齐全；

10．第5项隔页纸内容中填写有的项目，无的项目可省略

二、竣工图纸部分（交两份）1.案卷封皮

①在右上角用红色章标注正本或副本（1号楷体字）； ②案卷题名：要求刷印为3号黑体字，填写建设项目名称+单位工程名称+本卷材料名称。例如：图强以煤代油集中供热工程水处理站及辅助间（刷印在第一行）；竣工图：水-XXXX（刷印在第二行）；

③编制单位：要求刷印为3号黑体字，填写工程的施工单位。

2．图纸目录：

（1）图纸资料目录必须与实际图纸相符；

（2）如一卷组不下，第一卷第一页为总目录，为蓝晒图，填写所有目录内容；从第二卷开始每卷第一页要有白色卷内目录（附件），填写本卷内所含各图的名称；

3．竣工图的组卷：

（1）以单体楼组卷；（2）规格为A4幅面；

（3）竣工图为蓝晒图，图面清晰整洁，折叠规范（先上下然后左右折）；（4）每页图纸正面必须有竣工图章（章内容手写签字）。竣工图章尺寸为：60mm×80mm。竣工图章中编制单位为施工单位，编制人为施工单位资料员，技术负责人为施工单位技术员，编制日期为竣工日期，监理单位名称为当时工程的监理公司，监理人为该工程的监理名。竣工图章中的人名必须责任人本人签字（不许盖手签章和专业名章）。竣工图章示例如下：

说明:未实行“监理制”由建设单位自行管理的工程项目，其竣工图章中的“监理单位名称”、“监理人”填写“/”(斜杠),不允许空白。或者将“监理单位名称”修改为 “建设单位项目管理部门”，将“监理人”修改为“审核人”，并由相关责任人签署。

（5）页码要用打号机打在每页图纸正面标题栏右下角。（6）如果文字部分有设计变更的，图纸要与其相符。（7）归档的建设文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料厂，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

3．备考表

为封底部分，可手写，填写齐全准确。4．图纸扫描：

（1）要求扫描成PDF格式，300万像素真彩色文件（每个PDF不超过100兆）。

（2）每栋楼建立一个文件夹（如题名为：创业城1-1号楼）；里面一卷为一个文件，并按图号为每份文件题名）；

（3）所有的扫描件刻成光盘，标注项目名称。

三、经济材料

1．建筑安装工程结算表 2．工程结算书（一审）3．工程结算书（二审）4．工程结算书（终审）5．工程量计算表 6．物资票据

第三部分：

需各服务区与施工单位进行的交接手续： 1．档案交接文据：（一式三份）

需各服务区、施工单位及公司物业管理部主管领导签字并盖单位公章

2．移交目录（一式三份）

供水企业基建工程档案刍议 篇6

关键词：供水企业基建工程档案管理

供水企业主要负责供水业务，以及供水工程设计、施工、安装、管网维修抢修等业务，这些与国计民生息息相关，涉及人民群众的切身利益。为了保障供水企业各项工作的有效运行，档案扮演着重要的角色，在许多方面发挥着应有的作用。在供水业务过程中形成的档案资料，不仅是各项业务活动的重要记录，是管线作为市政基础设施存在的重要基础，是管网进行运行和维护的重要依据。基建工程档案是供水企业档案的组成部分，是重要的档案资源。齐全完整的工程档案，对于推动供水企业的发展，保障安全优质供水有着重要的意义。本文重点介绍供水企业基建工程档案的特点，就其存在的问题，提出相应的解决对策。

一、供水企业基建工程档案的特点

基建工程档案是指从基建项目的提出、论证、审批、勘察设计、施工、监理、试生产到竣工验收的全过程中形成的，具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件等应当归档的各种载体的文件材料。它是城市建设和管理的依据，不仅对基建工程质量的鉴定有着重要的凭证作用，而且对基本建设工程日后的改建、扩建、维修和管理等方面具有重要的依据作用。在供水企业等诸多门类档案中，基建工程档案所占比重较大。其具体特点如下：

（一）档案来源广泛，归档范围较宽

由于基建工程投资规模大、建设周期长、参建单位多，形成的文件材料数量多且内容复杂，档案人员应该从源头开始介入。从其涉及的部门来看，主要包括上级单位、同级单位及下属单位、建设单位、监理单位、设计单位、勘察单位、施工单位、审计部门等；从其内容来看，主要涉及会议材料、协议书等；从载体形式来看，所收集的档案几乎涵盖文书、照片、声像、实物等所有形式。正是由于档案的数量大、门类多，文件材料归档必须完整、准确、系统，才能够真实客观地反映工程建设活动的全过程。同时要求归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷，把反映基建工程的文件，具有利用价值的文件材料，列入归档范围。

（二）分阶段性归档，实施全程管理

基建工程主要分为开工前期的准备阶段、工程施工阶段、工程竣工阶段。工程的阶段性在一定程度上决定了基建工程档案的阶段性。一是准备阶段。形成的主要是基建单位在工程前期准备阶段的文件。这些是工程开工建设和竣工验收的重要文件资料。主要包括决策立项文件、设计文件、合同文件等。二是施工阶段。形成的主要是监理单位和施工单位的文件。其中，监理单位形成监理文件，主要包括材料、构配件和设备的质量证明文件以及进场报验文件、见证取样和送检见证人备案表、见证记录等；施工单位则形成施工文件，主要包括施工日志、施工技术资料、工程物资资料、施工测量资料、施工记录、施工质量验收资料等。三是工程竣工阶段。施工单位形成的竣工验收文件，主要包括工程竣工验收资料、竣工图等。档案部门需要对基建工程各环节、各阶段文件材料的形成、积累和归档实行全过程管理和监控，具体来说，就是既有事前介入，又有事中检查，更有事后验收。即事前要进行充分准备，了解有关基建工程档案管理文件和制度，熟悉文件材料归档内容和时间，而且力求多方收集与此工程相关的信息，如工程规模、建设地点、投资概算、工程内容、开竣工时间、工程进度、以及设计、施工、监理等各参建单位情况，以便对工程有更切实更深入的了解。工程建设期间，还应深入施工现场，并会同基建部门、监理单位，实地了解工程进展和文件形成情况，掌握时间节点，检查和督促施工单位文件材料收集和建档工作。

（三）利用范围较大，发挥作用明显

供水基建工程档案数量大，种类多、内容丰富，故所蕴含的信息量大。因此，它不仅对本工程的现阶段以及将来利用显得特别重要，而且在供水工程附近的单位兴建工程以及其他相似类型的工程，都有很大的参考价值。可以说，其利用范围十分广泛，这是供水基建工程档案所具有的又一显著特点。针对这个特点，我们在服务范围上既要由封闭型向开放型转变，在服务方法上要由单一的接待查阅转为积极主动地向有关部门和决策人员介绍档案，引导他们充分利用档案，最大限度地发挥重点工程档案的作用，实现档案资源共享利用。当然，针对利用范围广这一特点，在为社会广泛服务过程中，要正确处理好保密与提供利用的关系。

二、供水企业基建工程档案存在的主要问题

（一）归档范围不明确

文件在进行归档的时候，需要按照分类方案和保管期限表来明确其归档范围。对于基建工程来说，它需要基建单位、监理单位、施工单位共同参与。责任方在归档范围上除了按照要求，对所提供图纸会审记录、材料检验文件、工程物资文件、工程测量文件、工程竣工报告等进行归档外，还需要考虑到每项工程的具体过程，进行有针对性的归档。但是，目前因为基建工程项目不同，归档标准和内容不同，并没有对归档文件提出具体、明确的统一要求。

（二）归档材料欠完整

目前正处于城市建设快速发展时期，由于基建投资项目的增多，施工单位强调项目的完成时间、工期，对项目档案管理重视不够，建设施工过程有时没有专门人员负责管理，因此不可避免地存在着档案资料不齐全、不完整的现象，造成各种文件归档不全，档案管理的环节存在漏洞。如施工记录和施工日志是重要的档案材料，但是由于部分施工人员现场没有及时收集整理这些档案材料，待工程结束后再次收集整理时，档案材料的完整性很容易受到影响。

（三）开发利用待加强

在档案信息资源开发工作中的手段还比较单一，提供利用工作的主要途径有待拓展和加强，服务意识相对来说比较淡薄，没有系统、有针对性地主动开展档案服务利用工作，积极探索档案服务的新路子，档案信息资源的优势还不能得到充分发挥。

三、提高供水企业基建工程档案质量的对策

（一）建立规章制度，明确归档要求

供水企业应做好基建工程档案的基础性工作，抓好基建档案的建章立制，做好基建档案的收集、整理、立卷和归档，确保基建工程档案质量。一是建立健全基建档案工作规章制度。通过编制和完善相关管理制度，对建设工程各阶段、各环节的档案资料管理工作作出明确规定和要求，力求体现科学性、规范性和可操作性，使供水企业基建档案工作有章可循，有法可依。如针对不同的基建工程，在借鉴实践经验的基础上，笔者认为经过基建单位、监理单位的协商同意，应明确归档材料的范围，建立档案材料的范本，列出每个单位的具体归档清单，明确对归档的要求。二是切实抓好工程文件收集工作。要特别注重平时的收集积累，不仅要收集基建工程归档范围所规定的各类文件材料，还应根据基建工程管理过程中出现的新情况、新特点，扩大收集范围，并且实施文件质量的全过程跟踪管理。

（二）明确单位责任，确保档案完整

供水企业应采取有效的措施，加强对设计、施工、监理等工程参建单位的档案业务指导和监督检查，明确各参建单位收集档案的职责，真正建立起良好的约束监督机制。一是加大档案管理的力度。应加强对工程建设特别是重点工程项目的档案管理，将其文件材料的形成、积累、整理和归档工作列入供水企业年度综合管理目标考核内容之中。二是供水基建档案资料整理工作要与工程建设同步进行。所有供水基建档案从立项时，就应开始进行文件材料的收集积累。项目从开始投标、中标、施工、监理、竣工等过程，都要对项目文件资料提出明确的要求；检查工程进度与施工质量时，检查工程档案资料的收集、整理情况，同时要验收归档文件材料完整性和质量，在档案验收后及时移交归档。还要定期对施工日志等档案材料进行检查，并要求每日必须准确地填写施工日志，日志的日期和内容要与施工的档案材料相符合。如在工程展开的过程中，相应的开槽、回填、下管、打压、测量等工序档案材料要及时填写。对此要定期检查，对于没有移交或者质量有问题的，应当给予纠正。

（三）重视档案开发，深化服务利用

供水企业应采取各种方式，把开发档案资源，更好地为企业服务作为档案工作的出发点和落脚点。要深化改革，服务创新，挖掘档案资源，为企业基建档案发展提供新的动力。一是利用基建档案信息，更好地为企业创造效益。通过对基建工程档案中储存的相关信息进行处理和加工，使其尽快转化为现实的生产力，提高档案工作经济效益和社会效益。二是基建档案要为工程设计、施工提供重要依据和参考。利用现有的基建工程档案既可以启发工程技术人员的思路，扩大视野，而且可以避免不必要的重复费用和重复劳动，提高工作效率。三是为维护企业合法权益，发挥档案依据和凭证作用。可以主动出击了解经济社会发展的需要，努力搞好档案信息的开发和提供利用。可通过所掌握的大量档案材料，为解决诸如产权界定、资产评估等问题出具有价值的原始凭证，维护供水企业财产和利益。

参考文献：

[1]建设工程文件归档整理规范[M].中国建筑工业出版社，2002：1-13

[2]王业芳.加强企业档案立体管理提高企业整体竞争能力[ J].山西建筑，2007，33（4）：228-229.

基建档案建设 篇7

关键词：高校基建档案,信息化建设,SWOT

一、高校基建档案概述

(一) 基本含义

高校基建档案指的是学校内的所有建设项目 (包括新建、改建、拆除) , 譬如教学楼、办公楼、宿舍楼、图书馆、食堂等涉及学习与生活的基础配套设施在建设过程中所形成的, 记载着工程项目内容、可行性方案报告、审批流程、经办手续、图纸模型、基建单位、竣工验收等系列具有保存价值的信息材料。其承载介质包括图形表格、文字数据、声音影像等。

(二) 意义作用

高校基建档案作为工程建设项目的资料, 其意义作用主要有三大方面:首先, 有利于反映建筑物的变化过程, 为其翻新修整或重新改造提供一定的参考与借鉴。其次, 有利于高校建筑物的常规检查 (特别是安全隐患的排查) , 并为校园的整体铺排及工程建设提供规划制定及方案执行的依据。再次, 有利于政府对工程项目及系列土地规划的综合性评估。

二、信息化建设内涵

(一) 概念阐述

信息化建设, 即是借助科学先进的现代计算机技术、互联网技术、通信通讯技术等系列

信息技术来实现对目标对象的管理与运用过程。它被许多企业应用于品牌塑造、产品生产、推广销售、客户服务、售后管理等经营活动之中。

(二) 方式手段

信息化建设的实现方式主要有平台搭建与技术开发这两种。平台搭建即是软件开发, 譬如金蝶BOS平台、用友UAP平台、亚思捷TNT平台。其功能包括文档管理、合同管理、CRM、OA等。技术开发即是以数据整合为特征, 以数据管理为目的, 通过物联网及云计算来收集、加工、储存、更换、传输、运用数据、文字、图表、影音等信息。

三、高校基建档案信息化管理的SWOT特点

SWOT, 即优势 (Strengths) 、劣势 (Weaknesses) 、机会 (Opportunities) 、威胁 (Threats) 。它是企业的一种战略分析方法, 可用于企业进行自我条件及竞争力研究, 从而寻找并制定出适合企业的经营战略及发展目标。作为一种科学客观的分析方法, SWOT近年来被运用到越来越多的领域, 其作用对象也不再仅限于企业管理。对于高校的基建档案管理而言, 通过SWOT分析法, 我们可以从中看出基于信息化技术及建设平台这种管理方式的实用性、可塑性及优化性。

(一) 优势 (Strengths)

基建档案中有不少是关于建筑物的设计图纸及竣工图纸, 里面就涉及到建筑物的规格大小, 缩放比例, 管线编排等细节问题。在纸质管理的方式下, 图纸在工程建设的过程中会经由多人的传阅与查看, 期间不可避免地会出现褶皱、字迹淡化或者模糊的现象, 从而破坏了图纸的真实性与准确性, 影响了使用效果。而借助信息化技术, 管理人员可以将图纸以扫描件的方式进行保持与管理, 在需要外借或查看时只需要从电脑中抽掉出来或打印出来即可。

一方面, 有利于提高资料的准确性, 特别是在搜集的过程中还可以根据实际情况对资料进行同步的修改与更新, 以避免出现信息滞后的现象。另一方面, 有利于减少资料搜集的成本。在信息化平台与技术下, 一切资料的呈现方式都是“无纸化”, 也即是不需要以纸质版的方式来体现与说明, 这对于不以赢利为目的的高校来讲尤为重要。在相对有限的资金预算下, 高校可以借助信息化管理方式来减少行政开支, 加大教学建设力度, 从而在无形中提高了学校的整体教学质量。

(二) 劣势 (Weaknesses)

信息化技术与平台作为一种高科技的管理方式, 其最大的劣势是投入大。一方面是软硬

件的配置与建设。完整的基建档案资料一般会涉及到项目申报书、设计任务书、批复意见、预算投资、工程合同、勘察报告、设计及施工图纸、标准流程、检测记录报告、竣工验收报告等多个阶段, 其资料类型杂, 承载介质多, 资料搜集与存档的时间也存在差异。总体来讲, 基建档案资料多具有低集成化, 高分散化的特点。因此高校在引进购买或自建平台的过程中就需要进行分门别类的设计与管理, 期间需要耗费较多的资金成本与人力成本。另一方面是管理人才的选拔与培养。由于基建档案涉及的内容涵盖了气象、结构、地质、环保、水电供给、消防安全等多个领域, 因此其管理人才首先需要具备较为扎实的工程类专业知识, 另外还需要在信息技术领域有所涉猎, 能够掌握基础常用的技术。根据价值决定价格的规律, 该岗位的聘用成本较高。

(三) 机会 (Opportunities)

对内, 需求程度的增强。高校作为一个教育机构, 既肩负教书育人的使命, 同时也承担

着给全体师生与职工创造安全、舒适的生活环境与学习环境的责任与义务。这就决定了整个校园在总体上需具有美观、宜人、和谐、大方的感官特点, 同时兼顾实用性、科学性、可持续性的设计原则与规划理念。具体来讲, 不论是重建、翻新, 或是修整, 优化, 都离不开各式建筑物的基建档案资料, 而信息化建设作为一种科学化的管理方式, 将会有助于提高档案管理的效率与质量, 从而提高校园规划的合理性与可持续性。对外, 无纸化办公趋势的增强。随着人员数量的增加与工作流程的多样化, 在节省成本及提高效率的目标驱使下, 无纸化办公的优势将越发明显, 加之现代信息技术的高速发展及日益普及, 信息化管理方式必将被越来越多人所熟悉、认同、接受并采用。

(四) 威胁 (Threats)

信息化管理方式所可能面对的最大威胁就是技术漏洞所引发的资料泄密。网络平台的开放性在提高信息流动速度的同时也降低了信息获取的门槛, 这就给网络黑客带来了可乘之机。以教育行业为例, 据了解, 在国内重要考试期间, 曾经出现黑客利用网站的技术漏洞来散布各类与试题及答案有关的虚假信息。如2009年全国硕士研究生英语、政治考试疑似考前泄题目露事件。由此可见技术漏洞给信息安全度带来的威胁性, 高校的基建档案也不例外。在联网的情况下 (如同个学校的不同校区实行信息的共享或统一存放的管理方式) , 假如漏洞没有及时得以修补或异常情况没有及时被发现并消除的话, 高校各类建设工程的相关数据、图纸、表格、影像资料等就可能会泄露出去。与之相随的还可能包括施工单位、设计单位、审批单位等在内的多个相关群体的资料泄露。除此之外, 电子资料的可复制性与可修改下会在一定程度上影响资料的保密程度, 特别是当资料用于学术性的交流与参考时, 也有可能出现资料泄密的情况。

四、基于SWOT的高校基建档案信息化优化方法

(一) 目标确认

任何事物的发展都有一个过程, 不同的过程具有不同的特点与发展重心, 这就决定了每一个阶段的目标与方法都应该有所差异, 高校基建档案的信息化建设也不例外。高校的基建项目由于需要兼顾美观实用与经济性、可持续性, 因此涉及面广, 建设时间长。考虑因素多。如校区建设的时间选择、经费来源、承办单位、设计原则等。特别是随着师生人数的增加与高等教育的普及化, 高校对土地的需求, 对空间设计的需求, 对建设速度的需求都显得越来越迫切与深层化。这一系列的变化都对基建档案的实用性与有效性提出了更高的要求。通过上文的分析, 我们可知信息管理的优势、劣势、机会、威胁的大体内容, 但其程度大小与变量多少在不同的阶段会呈现不同的特点。因此在进行信息化建设的过程中, 首先要明确每一个阶段的建设目标, 由此才能更好地利用并转换这四者的关系。

(二) 组合分析

劣势—威胁 (WT) 组合, 这是高校基建档案信息化过程中所可能面临的最差状态。通常情况下意味着高校目前虽有信息化管理的平台与技术, 但现阶段却存在有技术漏洞所可能引发的资料外泄风险, 且由于资金与人力有限, 该风险短期内无法被有效降低或化解。面对这种情况, 高校应当有选择性地暂停利用该平台与技术来搜集与存放信息。

劣势——机会 (WO) 组合。这是高校在基建档案管理过程中已经意识并且能够捕捉到弥补该方式缺陷的情况。例如政府相关教育机构、历届校友、相关组织等为支持高校基建档案的信息化建设而拨付或赞助的支援款项, 或者学校的基建档案管理人员在这一过程中借助新技术新平台得以寻找出更好的, 可以缩减成本与减少人力的管理方式。面对额外建设成本, 高校应当提高资金的使用效率与使用质量, 把钱花在刀刃上。面对技术进步与平台升级, 高校应对管理人员加以激励, 以促使其更好地释放潜力, 更科学地利用技术与平台。

优势—威胁 (ST) 组合。这是高校在基建档案管理过程中巧妙地利用这一技术的优势来应对其所潜在的威胁。例如在成本花费上, 高校可以将原先预算在资料搜集上的成本划分一部分至平台与技术建设成本, 从而提高成本花费的科学性。或者对既已搜集完毕的基建档案信息予以不联网或加密式处理, 如刻录成光盘或存放在U盘内并由专人进行保管。

优势—机会 (SO) 组合。这是高校基建档案信息化过程中所可能面临的最佳状态。通常情况下意味着高校目前有充足丰裕的资金与人力可用于信息化平台的建设工作。与此同时, 该平台的技术发展又进入鼎盛时期, 高校可以随时根据管理需要对平台与技术进行换代升级。面对这种情况, 高校应当快速做出反应并在全盛时期以长远的, 可预见未来需求的建设思路来完善现有平台, 以为后续可能出现的需求提前做好准备。

(三) 权衡选择

通过目标确认与组合分析, 高校基本上可以有的放矢地进行基建档案信息化平台的建设

工作, 但随着过程的推进与深入, 管理人员会发现任意组合内都有多种因素, 各个因素又会呈现出多样化的组合特征, 而不同的组合特征又会最终影响到基建档案的管理工作, 因此高校在利用SWOT分析法来优化基建档案的信息化管理方式时, 应当综合考虑, 权衡选择。

五、结论

总体来讲, 随着高校办公系统的日益科技化及互联网技术的普及, 高校的基建档案管理方式也必将由传统原始的纸质化向科学先进的信息化过渡。在这一推进与发展的过程中, 高校可以善用SWOT分析法来辨别该种管理方式的优势、劣势及其可能潜在的机会与威胁, 从而扬长避短, 取长补短, 最终实现提高基建档案管理工作的效率与质量这一目的。

参考文献

[1]张薇.基于SWOT分析福州地区高校基建档案信息化建设[J].吉林省教育学院学报, 2011 (12) .

[2]张静.当前高校基建档案管理工作的SWOT法分析及对策[J].管理观察, 2011 (12) .

[3]韦嬴.高校基建档案信息化管理工作探析[J].北京档案, 2010 (6) .

基建档案建设 篇8

一、基建档案信息资源建设在云南的发展现状

1.制定了相应的法规条例。城市的建设离不开基建档案的支持,因此,相关部门制定了相应的法规条例来对基建档案进行管理。1988 年,国家局和计委联合颁发了《基本建设项目档案资料管理暂行规定》,1997 年国家建设局制定并出台了《城建档案管理规定》,国家档案局于2002 年发布《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》,其中规定了重大建设项目归档的范围和方式,明确了档案的管理流程,包括档案的收集、整理以及移交,并规定“项目建设单位(业主、项目法人)负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。”云南省则在2010 年根据《中华人民共和国档案法》、《云南省档案条例》,制定了符合本地区基建档案工作管理的《云南省重点建设项目档案验收实施办法》,总则中认为:合格的建设项目档案资料能够记录项目实施的过程,反映项目建设的成果,是项目生产(运行)、维护、改扩建的重要依据[2]。综上所述,国家相关部门对于基建档案的建设,制定了较为系统的法规,来保证城市的建设。

2.对基建档案进行了初步数字信息化。过去受保管环境和条件所限,许多档案部门馆藏的基建档案处于封闭或半封闭的管理状态。随着计算机、互联网技术的兴起,档案数字信息化成为档案管理不可阻挡的趋势。《关于在移交建设工程档案的同时移交电子档案的通知》做出相关规定,从2010 年12 月1 日起,凡列入昆明市城建档案馆报送范围的建设项目,在移交、报送实体档案时,应当同时移交归档电子档案,并确保与实体档案一致,而《昆明市建设电子文件与电子档案管理规定》则制定了相关的技术标准。从2005 年至今,昆明城建档案馆从城建档案监察大队的项目工程报件、建筑(市政)档案组卷、声像档案组卷、管线档案组卷,验收意见填写、收费、审批、合格证发放、移交库房、接收、上架、归档等工作实现了自动化办公,档案查询利用以及办公室的收文、发文、人员档案、设备管理、车辆管理等都实现了自动化管理。全馆资料实行计算机管理按大流水号管理档案资料,数字化档案达到文件级,即在微机上可查阅到相关项目、工程、卷内目录、文件内容[3]。

3.建设了基本人才队伍。为了使基建档案信息资源开发能更好地为云南省经济建设、社会发展服务,为了提高云南省基建档案管理水平,确保重点建设项目档案完整、准确、系统、安全,基建档案信息相关部门需要建设一支精通档案专业的高素质人才队伍。通过对基建档案工作人员进行一系列的档案管理培训,云南省已经建立了基建档案人才队伍的雏形。2007 年,省档案局在昆明举办了全省重点建设项目档案管理培训班,参加培训的有档案行政管理部门业务指导人员,省直有关主管部门、集团公司档案部门负责人以及省重点建设项目档案工作负责人及专、兼职档案员等。其中,华能澜沧江水电开发公司、昆明钢铁集团公司、水电昆明勘测设计院等单位在培训班上交流了工作上的经验和做法,为基建档案工作人员提供了有力的实践指导[4]10。

二、云南基建档案信息资源建设存在的问题

1.数字化建设程度低,利用率不高。由于种种原因,云南省基建档案数字信息化建设程度有待进一步提高。在已归档的可公开查阅的基建档案中,相应的档案管理系统往往是单机版的,即查阅电子版的基建档案内容也只能到基建档案部门去查。而《中国高等教育学会赴北欧学习考察报告》中展示,北欧高校的大学档案馆与政府部门、区域之间的档案信息部门等都已联网,反映了欧洲档案先进的数字化共享水平,也反映出我国与发达国家档案现代化管理水平的差距[5]7。调查发现,目前昆明城建档案馆的档案利用情况主要基于产权办理、规划审批、单位自用、安全鉴定等方面,而根据《档案法》、国家档案局《档案馆开放档案暂行办法》等相关规定,查阅外单位档案,需持该单位介绍信或与该单位建设项目相关的有效文件(原件),经本馆领导批准,方能查阅。在档案利用收费方面,则规定查阅本单位档案资料,免收查阅费;经批准查阅外单位档案的,按国家要求收取查阅费。而基建档案的特点之一就是种类多,涉及面广,所以基建档案利用需要涉及其他单位和部门的基建档案查阅,而条件的限制容易导致基建档案利用范围和利用方式单一,利用效果有待提高。

2.基建档案涉及范围广,收集存在难度。基建档案不同于其他档案,有自身的独特性,其中之一是归档时间跨度大,涉及部门多。一项工程建设从立项到竣工验收需要经过一年或几年的时间,同时需要政府的规划和审批、电力部门、消防部门、环保部门、金融部门等相关机构的配合和协调。这样多层次、多部门形成基建档案,在收集上存在着一定的难度。而我国正处于各项基础设施建设时期,迫切需要基建档案信息的完整、及时与真实。昆明供电局在地下铺设电缆线时,反映地下管线拥挤混乱,甚至有些管线私拉乱放、纵横交错。地下管线的混乱不仅给电缆线的铺设和维修带来了很大麻烦,增加了原本不必要的人力和物力成本,还容易造成地下管线事故频发。2010 年4 月4 日,10k V四甲线的一段电缆被中建五局昌宏路建设指挥部施工挖机挖断,导致四甲片区停电8 小时48 分;2010 年9 月15 日,10k V体育馆III回线被市政府雨污分流工程开挖,导致电缆A相绝缘击穿,造成线路停电5 小时41 分。据统计,从2007 年至2011 年间,昆明电力管网生了79 次施工挖断或损伤的事故[6]。而基建档案收集整理的不及时、不准确、不完整,是造成上述现象的原因之一。

3.档案意识有待提高。一直以来,基建部门存在着“重建设,轻档案”的思想,造成一些基建部门管理人员档案意识薄弱。由于不受重视,基建档案工作花费的时间和精力较少。基建档案整理工作往往交给临时兼职人员或实习学生去做,而档案临时工作人员由于流动频繁,不仅对相关档案业务缺乏一定了解,还容易造成重要档案的损坏和丢失[5]32。此外,档案意识的缺失还体现在基建工程参建单位缺乏相互沟通交流,造成基建档案管理工作严重脱节,一些重要资料借阅后不会及时送还相关保管处,致使重要基建资料去向不明,影响档案归档的完整性。总之,档案意识的薄弱导致基建档案不能及时归档,整理不够规范。

三、云南基建档案信息资源建设发展对策探析

1.完善相关政策法规。虽然我国和云南省都已经出台了《基本建设项目档案资料管理暂行规定》《云南省重点建设项目档案验收实施办法》等相关法规条例,但为了保证基建档案信息资源建设的完整性、准确性和及时性,保证基建档案资源建社更好地为社会服务,需要针对易出现问题的环节进一步细化相关法规条例。《城市地下管线工作档案管理办法》中第十七条规定:未移交地下管线工程档案的,由建设主管部门责令改正,处1 万元以上10 万元以下的罚款;对单位直接负责的主管人员和其他直接责任人员,处单位罚款数额5%以上10%以下的罚款;因建设单位未移交地下管线工程档案,造成施工单位在施工中损坏地下管线的,建设单位依法承担相应的责任;第十九条规定:建设单位和施工单位未按照规定查询和取得施工地段的地下管线资料而擅自组织施工,损坏地下管线给他人造成损失的,依法承担赔偿责任[7]。这有利于督促相关基建部门加强基建档案管理工作,对云南地区基建档案信息资源建设提供了法规支持。

2.加大数字信息化建设。计算机和互联网技术快速发展,给传统的基建档案信息资源建设带来了新的机遇。基建部门应当配备相应的硬件设施和合适的软件管理系统,按照“双套制”进行归档,保证基建档案电子化和数字化。在进行基建档案数字归档时应区分好重要档案和一般档案,将重要档案,比如竣工图纸材料,优先进行数字化,建成数据库,为使用者提供快捷检索服务。基建电子档案信息资源共享平台能够保证电子档案被快速检索,使广大用户足不出户便可查阅到已开放的基建档案信息,减少档案使用者查阅信息的时间和成本,高效满足利用需求。

3. 加强社会档案意识。基建档案资源信息建设的完善,离不开档案工作人意识的提高。档案工作人员需要加强档案的宣传力度,改变人们传统的档案观念,即档案馆室只是一个过期的文件收藏库。基建部门可以通过举办展览、召开会议、知识竞赛等方式向社会宣传档案的知识,从而扭转社会群众对基建档案的模糊认识,使人们对基建档案的重要性有深刻的了解,激发人们利用档案的热情和愿望,树立起利用档案的观念。而加强社会档案意识不仅能够促进基建部门档案管理工作的顺利开展,还能引起社会相关部门领导的重视,形成建档共识,这样有利于协调各部门的基建档案归档工作,通过交换复印资料等方式保障基建档案的完整性。

基建档案信息资源对我国的基础设施建设起着重要的指导作用,是我国一项重要的财富和资产。因此,我们需要充分利用基建档案,为祖国的建设做出贡献。

摘要：基建档案对城市的建设发挥着不可忽视的作用,本文通过对云南地区基建档案在城市建设过程中的管理现状进行研究,发现相关问题,并根据其中的问题提出解决对策。

关键词：基建档案,云南,城市建设

参考文献

[1]华林.现代企业档案目标管理与达标升级[M].云南大学出版社,2002(11).

[2]云南档案信息网[EB/OL].[2014-10-04].http://www.ynda.yn.govcn/ynda/2739035197394649088/20100701/31078.html.

[3]昆明市城建档案馆[EB/OL].[2014-10-04].http://cjda.km.gov.cn/Collection Overview.aspx.

[4]徐伟.全省重点建设项目档案管理培训班圆满结束[J].云南档案,2007(4).

[5]刘颖.高校基建档案管理存在问题及对策研究[D].华东师范大学硕士论文,2007.

[6]昆明电力管网4年内79次被挖断损伤[EB/OL].[2011-01-03].http://society.yunnan.cn/html/2011-01/03/content_1456718.htm.

基建档案建设 篇9

基建工程档案的价值, 只有通过利用才能体现, 我们探讨高校工程档案的管理, 恰恰就是为了能够对其进行合理高效的利用, 从而将基建档案的价值最大化。本文从高校基建档案管理入手, 着眼于如何有效利用基建档案, 提出高校基建工程档案的分级管理制度。

一、高校基建工程档案的作用

作为记录和承载学校历史建设沿革的基建档案, 在高校发展建设中, 发挥着越来越重要的作用。

(一) 凭证作用。高校基建档案是在高校建设过程中形成的所有资料, 包括文件、凭证、函件、图纸、预算、记录等技术资料, 它客观地记载当时工程进程中的历史情况, 反映学校基本建设的完整过程, 这些技术资料具有凭证作用。

(二) 参考作用。通过参考完整系统的基建档案, 了解、借鉴过去的情况、经验, 研究有关规律, 可以给以后的建设提供有益的参考和启迪, 发挥信息资源作用, 从而提高工作效率。

二、高校基建工程档案的特点

(一) 专业技术性。高校基建工程档案是有着固定程序的系统工程, 其进程涉及规划、勘测、设计、施工、监理等诸多专业部门, 及土建、材料、安装等诸多专业环节, 每一步每一环节都有其专业上的规范要求, 专业性非常强。

(二) 内容广泛性。高校基建工程是一个庞大的系统工程, 涉及部门很多。通常包括行政主管、建设、施工、设计、监理、水电管理、消防、环保、质检等诸多部门, 在项目过程中不仅有各部门产生的各种文字材料, 还有图纸、施工方案、组织设计、各种使用用表、检测报告等, 还有诸多安装系列的使用说明、安装调试记录, 以及声像和电子材料等, 内容极其广泛。

(三) 归档周期长。在我国大力发展高等教育的背景下, 高校基建工程项目一般投资较大, 经过立项、设计、施工、竣工四个阶段, 在此过程中对有关行政部门、建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等形成的资料进行收集、整理、组卷, 往往需要几年时间。

三、高校基建工程档案管理存在的问题

从目前国内高校基建工程档案的管理现状来看, 高校基建部门和档案管理部门对现有基建工程档案管理工作的模式, 还不能适应新形势下对档案利用发展的需要, 存在一些不容忽视的问题, 从而对发挥其利用价值形成了一定的制约。

(一) 档案资料收集不齐全。高校基建项目投资大, 学校只能作为使用单位参与其中, 不能直接作为建设单位。在基建工程中, 档案工作不被重视, 因此《高等学校档案工作规范》中“基建工程申请竣工验收前, 建设单位需组织对项目档案预验收”这一规定也得不到很好的执行, 往往是都做完竣工决算了, 档案还没交上来。我校迁址新建项目完工已近5年, 至今仍有一个标段的基建档案未收集到。

(二) 重“大”轻“小”。长期以来, 形成仅仅重视大型投资项目, 而忽视投资额小的维修改造工程。由于小型项目形成的资料相对较少, 技术性资料不成系统, 其他资料也很分散, 造成了小型工程基建档案缺失严重。

(三) 档案资料管理及使用手段有待更新。学校每年下拨的档案管理专项经费很少, 缺少大型扫描仪、大型复印机、晒图机、红外消毒仪等专业设备, 基建档案入库后, 只能做到按纸质、实物要求保管, 图纸等未能做缩微技术处理, 在基建档案利用中, 只能登记借出原件。这种使用方法的弊端是, 原件借出不能保证安全, 一旦丢失不可补救;另一方面, 频繁使用, 原件会破损。档案电子化、数字化管理水平低。

四、基于利用的基建档案分级管理制度

《高等学校档案工作规范》中, 高校基建工程在项目竣工验收合格后, 整理基建工程档案一式三套, 除施工单位自己留存一套外, 分别移交城建档案馆和高校。

(一) 基建档案分级管理实践。结合我校基建档案管理实践, 提出高校基建档案分级管理模式, 即建立以城建档案馆为中心, 学校档案管理部门和基建部门为补充的分级管理体系。各级档案管理部门齐抓共管, 实现高校基建档案价值的最大化。我校迁址新建工程项目, 参建单位多达30多家, 共收集到各类档案多达1100多卷。此外, 作为工程项目的直接参与者, 基建部门还剩余大量的资料, 怎样妥善安置这些资料, 成为一个课题, 这就需要高校基建部门明确责任, 积极发挥第三级作用。

(二) 高校基建部门的作用。高校基建部门, 作为高校基建工程的直接参与者和整个项目的全程见证者, 更是基建档案的维护主体和使用主体, 从而更加了解基建档案的价值。

在高校基建档案工作中, 基建部门主要承担以下职责:

1.沟通、协调和指导作用。高校基建部门档案人员具有较丰富的基建工作经验和专业知识, 熟悉建设工程的流程, 是高校档案部门与校外建设单位沟通的桥梁。在基建工程项目实施过程中, 与设计、施工、监理等参建单位沟通交流较多, 可以及时地给予必要的业务指导和监督, 相互协作, 使这些校外部门能够充分了解学校档案部门的要求, 进而提高高校基建档案的工作效率和归档质量。

2.基建资料收集、归档。基建工程的规划、设计一般由高校完成, 这两个阶段的各种技术性资料, 包括上级机关有关工程建设的决议、请示等行政性文件, 都由高校建档。由高校基建部门负责收集归档的资料一般包括:立项申请报告批复文件、项目建议书、可行性研究报告、项目环境影响评估报告书、计划立项批文、项目选址意见、建设用地规划许可证、土地使用权出让合同书、红线地界桩放点报告、初步设计审查意见书、设计合同、勘察合同、初步设计方案等。高校基建部门负责将资料收集齐全后, 按照相关规范整理组卷, 向城建档案馆和校档案部门归档移交。

3.整理、保管其他基建档案。大型项目产生众多工程资料, 在移交档案馆后, 剩余的大量资料, 需要基建部门参照相关规范整理、归档, 并自行保存。

除了投资额大的新建、扩建工程, 高校尚有许多投资额小的维修改造工程和装饰、装修工程。许多维修改造工程涉及强电弱电线路改造、地下管网改造、空调通风、消防管道等方面, 尽管投资小, 但对工程本身影响深远。在当前基建档案管理体制下, 这部分工程档案长期不被重视, 基建档案部门应该将此类工程档案的收集、管理工作承担起来。

4.基建档案查找借阅。基建档案的档案馆管理, 更侧重于档案的记录和凭证价值, 其中有很多档案的原件仅此一份。而在日常的使用、维护和改造中, 基建档案更多的是发挥参考作用, 有些档案的利用率较高, 作为业务部门, 高校基建部门就应该针对此种情况, 将那些使用率较高和没必要查阅原件的档案进行备份保管, 不仅减少了跑档案馆的麻烦, 也提高档案利用效率和工作效率, 同时也有益于对原件的保存。

(三) 高校基建部门基建档案管理探索。1.目前, 高校基建档案的归档范围都是根据建设部门的《城建档案管理规定》实施细则来执行, 认为这样做, 收集的材料比较齐全, 但收集的材料太多, 不利于保管和查阅, 高校基建部门应该从本校的实际出发指定基建档案归档范围, 这样既减少了收集档案时的工作强度, 又能在利用范围内保证齐全规范。

2.基建部门在实行部门立卷制度的基础上, 进行立卷改革, 把档案由传统的以“卷”为单位改为以“件”为单位进行归档, 这样做, 更为灵活简便, 便于利用。

五、结语

《高等学校档案工作规范》中, 指定高校基建部门是基建档案的立卷部门, 在基建工程申请竣工验收前, 要参加建设单位组织的工程项目档案的预验收。在基建工程档案的实际管理过程中, 高校基建部门是校内档案部门和校外建设部门之间沟通的桥梁。高校基建部门必须要做好基建档案的建设和管理工作。

参考文献

[1]黄雪琴.浅谈基本建设档案竣工验收中存在的问题及对策[J].管理观察, 2009 (2) .

[2]林婉如.对优化高校基建管理工作的探讨[J].惠州学院学报 (社会科学版) , 2010 (8) .

基建档案管理工作刍议 篇10

1. 建立完善的基建档案管理网络。

根据基建工程项目特点和基建档案管理要求, 各参建部门都应设立相应的档案机构, 配备专职档案人员, 明确各自管理职责, 建立基建档案管理网络体系。要深化职能, 用制度管人, 用制度办事, 将基建档案工作作为硬任务列入工程条款, 将基建档案工作以制度的形式规定下来, 鼓励和支持档案管理人员自建设项目开始, 就积极介入、深入基层, 加强工程建设人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。应根据建设单位的实际情况和具体要求, 制定基建档案管理实施细则, 细则应主要明确基建档案的归档范围、归档要求以及基建档案的移交与整理、保存与借阅等方面的具体规定。这样就可以在基建档案管理过程中给相关人员提供标准, 增加基建档案资料整理的可操作性, 保证基建档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。

2. 将基建档案管理工作纳入基建工程项目建设管理过程。

在基建档案管理过程中, 应采取基建档案工作“三纳入”、“四同步”措施, 即基建档案工作纳入基建工程计划, 纳入基建工程规章制度, 纳入岗位责任制;基建档案工作与基建工程立项同步, 与基建工程建设进度同步, 与基建工程工作检查同步, 与基建工程竣工验收同步, 以保证基建档案管理工作顺利进行, 从而保证基建工程质量。具体来讲, 可细化为如下两方面内容:一是基建档案工作应与工程建设进程同步, 建设项目申请立项时, 即开始基建文件材料的收集、整理、审查工作;建设项目竣工验收时, 完成项目文件的归档、验收工作, 从工程建设源头控制基建档案管理质量。二是建立工程合同制、监理制、契约制等约束机制, 在签订合同时, 明确需移交的基建档案材料数量、套数、归档时间和质量要求等事项, 并规定工程款的百分之五作为基建档案归档的准备金, 不提交齐全完整的基建档案不予付款, 有效地控制、监督、检查基建档案的质量。

3. 加强基建档案基础业务建设。

做好基建档案收集归档工作, 建立基建档案管理机制。一是加强基建档案的收集工作。基建工程各阶段相互衔接, 如果档案资料收集不完整, 就可能影响其他阶段工作的开展。档案部门要将工作节点前移, 下大力气做好基建档案的收集工作, 可制定基建档案收集范围、归档质量要求、归档时间等规定的具体分解图表、改进工作方法, 深入基层贯彻落实基建档案工作的相关规定;实行全过程跟踪服务, 抓住工程关键阶段进行收集;采取业主负责制、奖惩制、岗位责任制等工作机制, 明确分工, 责任到人, 确保各参建单位履行基建档案归档移交的责任。二是规范基建档案整理立卷工作。基建档案整理立卷质量是基建档案管理和利用工作的保证, 各参建单位应严格做好职责范围内的基建档案整理、组卷、编目等工作, 遵循基建档案的形成规律, 保持档案资料有机联系, 符合单项工程档案既相互独立、又便于利用的原则, 构成分类清晰、连续成套的一个整体。通过工程项目技术会议等形式, 解决基建档案归档立卷工作中存在的问题, 统一基建档案管理标准、操作方法。采取档案工作专家现场演示、业务咨询等方式, 对基建档案整理立卷工作进行指导, 规范基建档案整理立卷业务操作。三是做好基建档案开发利用工作。基建档案开发利用工作是基建档案管理的目的和归宿, 基建档案部门应紧紧围绕单位和社会中心任务, 挖掘基建档案服务潜能, 编制档案检索工具和编研材料, 提高档案利用率, 充分发挥基建档案的作用, 为单位和基建工程各部门提供档案服务。四是做好基建档案验收、报送工作。加强基建档案资料的管理, 贯彻基建档案备案制度、验收制度, 执行基建档案工作检查、预验收步骤。基建档案必须经档案行政管理部门验收合格后, 才可进行基建工程的竣工验收, 工程竣工验收后3个月内做好基建档案的移交工作。

4. 加强基建档案人员的业务培训工作。