优化高校前台报账

优化高校前台报账（精选五篇）

优化高校前台报账 篇1

(一)从事前台报账的工作人员缺乏热情

众所周知,因为面临高校全体师生,所以从事前台报账工作的人员需要处理各种繁琐的事务。通常报账大厅人流量大,其环境也会很恶劣。为了应对全校办理事务的师生,工作人员只能在这样嘈杂的环境下处理事务,可以说没有放松的机会。如此高强度与压力的工作却没有优渥的待遇,再加上因为制度问题,报账人员的晋升机会也比其他岗位较少。上述的问题就导致高校财务报账人员在工作中缺乏应有的积极性,工作过程中经常推诿、拖延是常事。甚至有一些工作人员违背职业道德,致使财务管理工作混乱,严重影响了高校的整体形象。

(二)欠缺与高校师生的信息沟通

通常来说,财务报账工作进展的效率与质量取决于工作人员与全校师生的信息交流。但是通过调查我们不难发现,大多数的财务保障人员往往因为众多的原因导致服务质量与效率严重低下。具体主要体现在报账人员欠缺与全校师生、其他相关部门的信息沟通与交流上。 因为没有沟通的渠道,导致了不论是教师与学生,还是其他部门,不能给与报账人员以相互理解和尊重的态度。除此以外,从事报账的工作人员也没有及时更新需要大家了解的信息,即使有所更新也有可能信息不全。这也造成了高校师生在面临问题时比较茫然,自然而然的就责备报账人员。即使有一些师生抱着沟通了解的态度咨询相关工作人员,工作人员解答的效率也会导致师生不满,严重影响了学校财务管理的形象。

(三)高校财务前台报账人员整体素质有待提高

随着时代的发展,高校财务前台报账工作人员需要处理的业务也越来越多。但是众多财务前台报账人员却没有这样的意识,仅仅认为他们的工作是进行简单的会计核算。这样的态度导致了报账工作人员整体素质底下,不能很好的为前来办理业务的人员服务。

二、提高高校前台报账管理服务的策略与方法

(一)通过财务管理内部激励机制提高工作人员工作的积极性

激励机制可以充分调动工作人员的积极性,使其能够以更高效率进行工作。从高校财务前台报账人员来说,可通过物质激励与精神激励相结合的方式,提高工作人员的工作效率。

第一,目标激励。根据马斯洛需求层次分析理论,目标激励对于报账工作人员的激励具有重要的作用。作为高校职工的一份子,他们已经满足了生存需求的标准,向更高层次的需求迈进。所以,通过目标激励,可以让员工把个人目标与学校目标充分结合,使其充分认识到努力工作不仅可以保障自身的生存需求,还可以促进学校事业的发展。这样一来,报账工作人员就能认识到前台报账工作不仅仅是自己谋生的工具,还代表了高校整体的服务形象。这样一来,工作人员的积极性就被激发。

第二,竞争激励。把竞争机制加入到前台报账管理工作中,也可以激发员工工作的积极性。一般来说,竞争机制引入后,人们就很容易认识到如果再安于现状、不思进取,只能被优胜劣汰。高校相关管理人员可以统计每月报账人员工作效率、质量以及被投诉频率,并将之公布, 那么这样一来,相信很多原先得过且过的职工就会从新燃气工作的热情。甚至一些员工还会感受到自己所面临的危机,从而加强自己业务能力的提高,不断进行培训与充电,提高服务质量。

第三,进行适度的负激励。管理者要充分认识到,负激励与奖励同样可以发挥重要的作用。通过奖励,可以进一步巩固和增强工作态度积极的工作人员,使其认识到只要努力工作,必然得到奖励;而惩罚则可以一定程度遏制工作中的不正之风。需要注意的是,不论是奖励还是惩罚,都必须适度。这样一来,管理者就需要建立一个科学、合理的考核机制,通过考核机制对每一报账人员的工作效率、质量与服务态度进行考核。

(二)完善与健全高校的财务信息沟通网络,提高沟通效率

目前来说,高校的网络平台建设都比较健全、先进。所以,高校财务前台报账人员就可以利用高校的信息网络优势,健全与完善财务信息沟通网络。这样一来,通过完善的信息渠道,为高校师生宣传前台报账的工作流程,并借此及时为师生答疑解惑。并且,通过网络平台,全体高校师生都可以及时查询相关财务信息。此外,信息沟通平台的构建也可以加强师生与报账工作人员的交流,不论师生有什么疑问,都可以在线向工作人员进行咨询,相关工作人员也可以及时解答师生的疑惑。不仅如此,师生还可以根据报账人员的服务态度,在网络平台上对其进行打分、评价,这也是考核工作人员的依据之一。

三、结束语

综上所述,随着社会的不断进步,在市场经济的背景下,高校也必须充分认识到,只有竞争才能得到发展。而这又需要以提高高校财务部门的管理作为前提。在这样的情况下,从事高校财务前台报账的工作人员只有提高整体素质,保障其服务质量,才能推动高校财务管理的发展。因此,高校管理者必须充分认识到,通过内部激励机制、加强财务信息网络平台的建设才能保障前台报账人员的服务水平,使得高校能为社会做出应有的贡献。

参考文献

[1]黄捷,柏胜.市场营销中接触点管理在高校财务工作中的运用[J].教育财会研究,2006

[2]王春举.高校财务管理信息不对称的影响与对策[J].教育财会研究,2006

优化高校前台报账 篇2

关键词：高校财务 报账 问题 优化

随着教育水平的不断发展，我国的高校数量、质量都有了显著的提高，然而高校发展水平的提高离不开高效、科学的高校财务管理。高校财务报账工作是高校财务管理的基础工作，因为预算管理的进一步加强及支付方式的变革，大大增加了高校的财务报账的工作难度，引起我国高校财务报账方面有着众多的问题的存在，需要我们进行优化改革。

1、高校财务报账概述

高校财务报账工作即高校财务工作中的经办人，在进行了高校采办等经济活动之后，通过相关的收据发票及相关的报销证明，填好相关的报销单经相关领导审批签字后将所有材料交于报销审核的工作人员，经过全面的审核查对后再交于相关上级财政部门，并再通过严格的审核工作后将报销款项通过国库集中支付方式、现金等方式支付给相关单位和经办人。完成整个财务报账流程，经办人确认收到相关款项才算真正完成了财务报账工作。

2、当前我国高校财务报账中存在的问题

2.1、公务卡制度执行不到位，借款现象较多

未制定相应的公务卡结算制度和报销流程，对公务卡持卡人没有提出具体的使用要求，直接导致公务卡在公务活动中的使用率不高。当前我国高校公务消费人员普遍缺乏公务卡消费意识，公务卡制度在当前财务工作中执行相当不到位，财务报账工作进行过程中普遍使用现金报账，借款现象依旧十分多。此外，导致经办人报账不及时，借款剩余款项未及时交回，个人往来余额较大，挂账时间过长。

2.2、票据意识淡薄，报账票据不规范

目前我国高校财务报账存在报销票据使用不规范、票据内容与经济业务事实不符等情况现象，如差旅费报销票据，用事业单位往来票据报销食宿费、培训费等费用；票据不经复写，签字手续不完善、发票要素填写不全；购货发票无购货明细，发票后所附原始单据不符等，甚至有购买假票报账的。而财务人员只对发票的真伪进行核实，没有对支出的真实性进行核查，造成假账真报。

2.3、使用授权支付的金额比重较大

当前高校财务多采用国库集中支付制度，使得高校财务工作更为规范。但很多高校财务支出中授权支付比重仍然较大，相当一部分支出仍然采用经办人员先垫款，再向学校财务部门报销，财务部门核实后再将款项支付给经办人个人，这种报账方式导致财务人员不能有效核实支出发生的真实性，支出金额的准确性。且财政部门对授权支付比例是有限额控制的，这样导致学校授权支付额度不够，部分确需通过授权支付的款项无法支付。

3、优化措施

3.1、加强公务卡制度宣传，强力推行公务卡报账，减少备用金等借款

针对当前公务卡制度不到位，借款现象众多这一问题，相关单位应结合实际情况，研究制定规范、符合实际、操作性强的公务卡结算和管理制度，简化公务卡报账流程，确定强制使用公务卡结算的范围。逐渐减少现金报账，能够进一步账目透明化。落实公务卡制度需要加强公务卡制度的宣传，培养经办人员公务卡使用意识。做好备用金的管理工作，针对一些必须要使用现金的项目，严格规范备用金的使用范围和限额。

3.2、财务人员应坚持原则，按照国家的法律、法规、经济政策、财务制度的要求审核原始凭证的合法性、真实性、完整性及正确性

要建立健全票据报销管理制度，确保高校财务报账工作能够透明、公正、合理，改进财务人员的工作作风，并向职工公示票据报销的程序和具体内容，要求经办人向出票方索要正规票据及明细。财务人员应坚持原则，严把票据审核关，对于不真实、不合法的票据，财务人员应不予接受，不准确、不完整的票据予以退回，避免财务票据报销不规范的问题发生。

3.3、加强预算执行力度，强化预算约束力

必须加强预算执行力度，强化刚性管理。高校财务部门必须加大预算管理工作力度，应当按照相关的法律法规及相关国家财政部门的规定编制科学、合理的预算，提高部门、项目预算编制的准确性。支出必须依预算进行，合理安排本单位的支出，不得随意更改。建立“一支笔”制度，严把支出关。对于重大项目经费支出，必须有归口领导审批，严格按照预算项目内容执行。

3.4、规范的支付方式和程序，减少授权支付比例

应进一步从制度设计、机制运行、动态监控等方面着手建立健全监督管理体系，加大对财政资金使用的监控力度。积极推行国库集中支付制度，要求经办人在进行支付时，先办理付款手续，再由财务部门直接支付到供应商和最终用款单位。建立对资金支付的事前监督机制，保证每笔资金使用符合预算规定的用途。

4、结束语

做好高校财务报账工作是做好高校财务管理工作的重点之一，能够很大程度上为高校的教学质量、工作风气带来积极影响，是建立廉洁、公开、公正的高校财务工作氛围的重要举措。完善高校财务报账制度也是建立高校完善的财务管理体系的首要举措之一，对高校的整体发展有着重要作用。

参考文献：

[1]周银建.高校财务报账管理模式的现状及优化建议[J].中外企业家，2013，13：66-67.

[2]李丹.中国高校财务制度研究[D].吉林大学，2012.

[3]安宁.高校财务管理存在的问题与对策研究[D].哈尔滨理工大学，2006.

[4]白晓红.新形势下高等学校财务管理研究[D].西北农林科技大学，2007.

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高校财务报账流程优化建议 篇3

目前, 高校财务基本已经采纳了网上自助报销系统进行报账。一般来讲, 网络自助报账包含的流程是:报账人员登录网上自助报账系统, 选择报销的经济业务类型, 选择支出的经费项目, 根据报销的实际内容选择经济分类科目, 录入金额和原始凭证附件份数, 选择支付方式, 录入银行账号、经办人名字及联系手机号码等, 录入完毕后提交并打印网报单, 报账人员将网报单和按规定整理好的原始凭证装订在一起, 找相关负责人和部门签字盖章, 然后递交财务初审人员审核, 初审通过即可打印回执, 并移交给分配的二审财务人员, 二审财务人员审核录入网报单, 系统最后自动生成记账凭证。某高校自从全面展开实施网络自助报账以来, 改变了以前排队取号、等叫号、通宵排队等现象, 凭单制作量也大幅提升, 报账效率提升三倍以上。与传统报账方式相比, 实现不受时间地点限制的报账工作, 提高工作效率, 提高经费使用效率, 提高教职工的满意度和财务部门自身形象。

二、高校财务报账中存在的问题

(一) 单据返工率高。

自从实施网络报账后, 财务报账经办人员不需要亲自到财务处等待单据处理完毕, 单据本身可能存在一些问题在初审收单阶段并没有被发现, 而在后续单据审核、复核、出纳等阶段才被发现, 财务人员需要通过电话、短信、QQ等多种途径联系经办人员进行沟通解释, 耗费大量的制单时间, 增加沟通成本, 并且沟通效率不高。如果单据存在的问题不能及时解决, 财务人员还要删除原来的凭证单, 经办人员要另行填制网报单重新进行单据审批审核报账流程。据调查, 某高校自从网报业务增加后, 财务网报相关人员人均每日网报返工单量 (包括有问题需要催促退单的、有问题不需要退单但需要补齐手续的、有问题不需要退单不需要补齐手续但需要打电话确认信息无误的等) 约5份, 人均每日网报制单总量约25份, 也就意味着人均每日退单量约20%, 也就是说正常工作时间内的20%是被有问题的单据所耗用的。此外, 如果财务人员和经办人员之间还存在沟通不畅, 导致双方情绪激动, 造成单据错误重复的返工率可能更高。如果经办人员因故拖延取回单据时间, 财务人员因保留单据存在遗失单据附件资料的风险增加, 同时查找退回单据的耗时也要相应增加, 导致财务报账的时间成本无形增加, 严重影响财务报账效率。

(二) 单据审批缓慢。

高校实行财务审批“一支笔”制度, 不同类型的经济业务、不同科研经费项目报销或报销金额等的差异, 导致各种经费项目报销需要多个部门不同层级负责人的层层审批签字盖章等, 各种需要的审批环节必不可少, 并且还需要在一定的财务报账时间内报销完毕, 如果超过该时间段, 则单据需要进入重新填报审批流程。但由于高校各个部门领导、相关负责人往往身兼数职, 无法保证随时在岗, 因此延误不少报账时间。

(三) 报账人员财务知识缺乏。

财务报账经办人员往往是学生或老师本人, 一般都不具有财务相关报销常识, 不了解财务报销流程, 对如何辨别正规且完整的财务票据、如何粘贴财务票据、如何正确录入网络报账信息等知识缺乏。即使经过一两年的报账训练, 学生基本掌握了财务报账常识, 但也面临着毕业和新的经办人员交接工作问题, 上述现象又反复出现。

(四) 单据审核效率低。

由于经办人员对业务的不熟悉, 可能导致单据粘贴的不规范和随意性, 财务人员在审核过程中, 需要对凌乱无章的票据进行重新梳理粘贴, 重新分类整理, 并且重新计算、修改, 需要耗用大量时间和精力, 工作效率低下。

(五) 财务规章响应不及时。

一般财务规章从出台到落地, 还需要跟其他部门或者内部进行协商和计划, 才能保证将财务规章精神无偏颇地应用落实。在这个过程中, 主要有来自两方面的压力:一方面是财务人员不能准确理解财务规章制度, 不能及时按照相关要求进行审核执行, 并且不同的财务人员对于政策的理解不一致, 导致报销尺度不一致, 给经办人员造成故意被刁难的心理意识;另一方面由于信息不一致, 经办人员不能获取及时更新的财务报账相关政策规定, 导致单据返工, 增加经办人员各个部门奔波的时间成本, 并从心理上增加对财务报账的抵触情绪。

(六) 财务信息化建设滞后。

随着财务规章制度的相继出台更新, 财务软件信息技术的应用也需要提供相应的配套支持, 才能提高凭证制单效率, 保证财务数据信息的完整和准确, 并为信息相关者提供决策有用的信息。但是高校财务人员大多仅仅具备财务知识, 计算机应用技术水平不高, 因此无法及时跟进财务软件的更新优化。而软件供应商售后服务人员有限, 全国各大高校大多数使用专门的高校财务软件, 因此一旦出现升级维护或问题反馈, 不能同时响应多所高校, 导致问题处理不及时, 影响财务报账效率。目前大部分高校的信息化建设水平仅仅能满足基本账务处理, 财务分析停留在经费收支情况、财务状况分析的层面, 不能满足信息决策者的需要。以某高校为例, 网报系统已经相对完善, 但是在预算经费信息及时更新方面还存在不足, 财务软件对于预算调整后的额度不能及时通过网络报账平台反映, 就会出现教职工了解到的经费预算信息与财务人员掌握的经费预算情况有出入的现象。

(七) 财务人员水平素质有待提高。

财务人员的素质包括两方面:财务人员专业能力和服务态度。首先, 因财务工作任务重、工作压力大、薪资水平参差不齐等因素导致离职率高, 财务人员流动性大, 导致财务人员培训的时间成本大大提高, 降低整体工作效率, 影响财务人员专业水平。再加上, 新业务的持续不断出现, 财务工作人员要不断学习进步, 才能适应这些新变化, 比如上级部门颁布或下达新的文件或通知、教师出国交流进修学习的机会逐年增加、规定之外的情况出现的处理办法等, 这些挑战不断给财务人员带来工作上的困难, 同时也提出进一步新的素质要求;其次, 财务人员轮岗制度导致财务人员对于新接手的业务不熟悉, 制单效率低下、速度缓慢, 从而引起报账人员的不满, 同时容易产生对工作不满的抵触情绪, 长此以往会影响工作的积极性, 从而影响财务报账效率。

三、高校财务报账流程优化建议

(一) 建立高效沟通渠道。

财务部门充分利用财务网络报账系统, 将财务报账流程手册、常见问题及处理、不同分类经济业务的报销要求、财务票据的真伪辨别和粘贴要求以及其他一些规范要求等, 在网络系统上通过流程化导图、视频、PPT演示等多种方式发布;及时更新网站系统上的相关财经法规政策、学校相关报账规章制度以及财务报账规定要求等;通过建立财务报账咨询的QQ群、微信群等, 要求相关财务人员定期在各个平台上整理收集意见并且进行集中解答, 同时将相关问题整理成文件册上传到平台永久保存, 减少相同问题的重复解答概率, 方便师生们下载积累学习;二级部门内部也可以建立一个交流平台, 了解一线师生们的疑惑和诉求, 并根据具体问题具体处理;对现有的财务网络报账系统进行优化升级, 财务人员可以将需要返工的单据反馈信息录入系统, 在网络系统实时同步更新, 财务经办人员和经费主管可以同时登陆账号进行查看, 减少财务人员联系沟通的时间成本, 降低单据返工率, 提高财务报账效率。此外, 对通过最终审核的网络报账业务可以设置经办人短信通知提醒, 比如对于涉及出纳环节的凭单可以在经费到账后将银行到账信息发送到经办人手机号码, 对于不涉及出纳环节的凭单在复核完毕后即可收到审核成功的信息。

(二) 完善网络签字审批程序。

高校可以建立一个各部门集成信息系统, 目前最为适合引入发展较为成熟的企业OA系统, 能够随时随地方便快捷的进行信息共享, 实现高效全面的信息采集、信息处理、信息查询和修改, 极大地降低了信息沟通成本和时间成本。目前OA系统虽然已经受到多所高校推崇, 但在实践应用中并没有广泛施行, 究其原因可能在于信息安全不能得到充分保证、信息真实性存疑、财务工作人员的职业谨慎性等方面。因此为了真正落实财务信息集成化系统, 不仅需要各部门的配合、计算机系统管理员的技术支持, 还需要探索如何才能保证各票据及其他附件资料的信息真实无误且完整的进行流转的方法, 比如说将原始附件资料扫描上传, 并分类登记在案, 方便审批人员查阅。同时, 在系统里保存相关审批负责人的电子签名模板, 方便审批人员进行签名审批, 并利于其他审核审批人员进行留底比照, 确保签名信息的真实性。通过网上审批程序, 报账人员可以大大节省财务报账审批时间, 提高财务报账效率。

(三) 聘用科研助理协助报账。

一般来讲, 财务报账人员可能是同时身兼科研、教学、行政等数职的老师, 也有可能是需要参与科研、上课的学生, 他们对于财务报账业务并不熟悉, 接受财务报账任务出于无奈, 不仅耽误自身科研工作, 而且在日常报账过程中要面临种种问题。因此, 建议高校可以考虑招聘科研助理, 专门为学校科研经费主管提供项目预算编制和调整、经费报账支出、财务决算和验收等方面的专业化服务。科研助理的工作实质上类似于财务初审, 其工作内容主要包括:协助项目负责人管理科研经费的收支、组织参与团队科研项目的预算编制、协助项目负责人抓好预算管理与执行、具体负责项目团队内固定资产日常管理、组织落实团队采购计划与申购管理等。目前一些高校已经试行科研助理, 比如浙大采取使用自筹经费的劳务派遣工模式招聘科研助理, 在学校重点建设或急需发展的学科、承担国家和地方重大科研任务的团队、承担技术推广和社会服务等机构设岗, 并要求科研经费达1, 000万元以上等, 最后岗位设置的审批权由科学技术研究院和计划财务处决定。

(四) 完善财务审核人员岗位设置。

建议财务处在现场收单环节设立初审岗位, 针对项目经费开支范围、开支标准、签字审批手续、票据真伪、票据粘贴是否合规、报销单据是否齐全等进行简要预审, 发现问题并及时更正解决, 然后将这一环节确认无误的单据录入收单系统, 流转到下一环节进行二审分配制单。这样不仅可以有效保证单据的真实合规, 还能够大大减少后期反馈沟通的机会成本, 降低返工率, 提高网上报账效率。财务二审环节可以考虑按照财务报销业务类型来重新设置岗位, 比如一般的网络报账、出国人员报账、借款、校内转账、大批量的工资酬金发放等, 将岗位分工细化后, 便于专业知识的记忆, 提高制单准确率和效率。相应的复核岗位也可以对应不同业务类型的审核岗位来划分, 出纳则可以根据普通银行转账、支票、中央国库支付和地方国库支付等业务来划分。适当设立1~2个财务大厅指引员, 负责解答、引导和咨询工作, 可以聘用勤工助学的学生和实习生等, 指引员需要熟练掌握学校经费报销规定, 熟悉高校职能部门管理权限和职责, 清楚财务报账流程, 具备财务人员基本财务知识能力。指引员不仅需要为前来财务处咨询的财务报销人员解答关于财务报销的疑问, 还要协助查询经费余额、打印项目明细账、协调大厅报销人员和财务审核人员之间的冲突、维持大厅内秩序等。

(五) 加强财务培训和宣传。

高校财务部门可以通过多种渠道进行财务知识的宣传, 为全校教职工和学生普及基本的财务报账知识, 认识财务管理信息的重要性。可以制作财务报账流程指南或高校财务手册, 详细介绍各种报销的规定和要求, 同时附上各业务相关部门的地址和联系电话, 以及各项规章制度的文件;针对项目负责人开展审批权限授权、经费使用范围及规定、常用规章制度讲解等培训;针对经办人员开展原始凭证整理、网络报账流程、发票真伪辨别、发票分类整理及规范粘贴等培训。通过加强财务培训和宣传, 提高一般教职员工的财务常识能力, 提升网上报账财务信息质量, 减轻财务人员工作量, 提升报账效率。

(六) 构建财务信息系统和培养系统管理员。

财务流程信息化后, 对于计算机的软硬件要求更高, 财务软件系统的更新和升级维护也显得尤为重要。软件供应商对于软件的后期维护支持反应不及时, 无法满足财务报账的需要。因此, 应当根据财务流程的需要, 增加或强化财务信息采集、数据分析、财务决策、监督指标等模块功能, 与相关资源数据库建立统一链接, 覆盖高校整体管理的业务流程。同时, 在单位内部培养引进具有计算机软硬件应用知识的人才, 不仅能够了解财务报销的一般处理要求和规定, 精通财务系统操作方法, 还能够熟练处理日常计算机操作应用问题, 保证财务软件及计算机设备正常运行。

(七) 提高财务人员整体素质水平。

首先针对业务能力不强的员工, 要加大力度进行业务知识培训和规章政策宣传讲解, 同时促进员工之间、员工和领导之间的交流与沟通。高校可以安排不定期外出培训的机会, 让财务人员能够学习积累相关单位的先进工作经验和管理理念;定期邀请专家做专题讲座培训, 解读最新政策;其次, 创造良好的工作环境, 引导财务人员保持心态平和, 保持耐心和蔼认真负责的工作态度, 建立有效的奖惩激励措施, 引入竞争机制, 提高财务人员的工作热情, 提升职业综合素质, 提高财务报账效率。

摘要：随着信息时代的飞速发展, 高校逐步采用网络信息报账系统取代传统人工报账方式, 但由于高校经济业务更加复杂多变, 随之而来也出现了一些新的问题, 本文就此提出优化建议。

关键词：信息化,财务报账流程,优化

参考文献

[1]龚一沛, 龙珺.优化财务报账流程, 推动高校财务管理的建设发展[J].财经界 (学术版) , 2014.13.

[2]何志勤.对提升高校网上报账效率的思考[J].经济师, 2015.10.

[3]梁勇, 林琴珍.高校财务报销问题研究综述及其思考[J].会计之友, 2012.17.

[4]盛英.优化高校财务报账流程模式[J].时代金融, 2014.33.

[5]孙萌.浅谈高校网上预约报账的必要性与效率提升对策[J].农村经济与科技, 2016.8.

高校网上预约报账的实践与优化 篇4

一、高校实行网上预约报账的优势

网上预约报账,是指报账人员远程登录学校财务网上预约报账系统,按规定填写提交预约报账单,并在适当的时间将报销单据传递到财务部门即可完成报账工作。网上预约报账通过将网上预约系统、账务处理系统、网银支付系统的对接连通,实现了对财务数据的自动处理,大大提高了财务部门的工作效率,相比传统柜面报销而言,网上预约报账的优势主要体现在以下几个方面:

(一)节约了报账人员的时间,提高了财务工作的效率

传统的柜面报账需要报账人员在财务工作时间到柜面排队等待,高峰时段甚至需要半天时间才能完成报账。而网上预约报账,报帐人员可自由选择时间7×24小时不间断地进行办理,大大节约了报账人员的时间。同时,会计人员在收到网上预约单后,通过核对报销票据、金额、手续无误后,直接导入账务系统生成记账凭证,转入网银支付系统完成支付,减少了凭证的录入工作量,提高了财务工作的效率。

(二)增强了财务信息的透明度和及时性

传统柜面报账模式下,经费负责人往往要通过财务部门才能了解经费的使用情况,而在预约报账模式下,经费负责人在预约报账的过程中就能随时知道每一个项目的余额、分项额度情况和每一笔开支明细,避免了项目的超支、串户、不能及时用款等情况的发生,财务信息的透明度和及时性大大增强。

(三)缓解了高校“报账难”,改善了财务部门的形象

实践证明,通过保留传统柜面报账和推行网上预约报账,“两条腿走路”,高校财务多年存在的“报账难”有所缓解,报账大厅的排队等候的人数大大减少,在方便广大高校师生员工的同时也极大地改善了财务部门的形象,教职工的报怨减少了,宣传财务制度的阻力也少了许多,财务部门的满意度逐年提高。

二、现阶段高校网上预约报账存在的问题

高校推行网上预约报账,减少了报账等待,提高了工作效率,但是在实践过程中发现这一报账模式并不完美,还存在一些问题,主要表现在以下几个方面;

(一)“退单率”的居高不下影响了用户体验

网上预约报账虽然可以避免因为预算或额度不足导致的退单,但由于退单原因是多方面的,如缺少审批手续、提供的资料不全、不合法的票据等,实际工作中仍然存在大量的退单,教职工有时需要往返几次财务部门才能完成报销,降低了网上预约报账的便利性,影响了用户体验。

(二)培训宣传不到位,信息录入不规范不完整降低了财务工作效率

由于网上预约报账系统要求报账人员自行填写摘要、对报销单据进行整理分类、按经济科目分别填写,对于非会计专业人员来说是有一定难度的,如果未经过培训或培训不到位,就会出现各种不规范的预约报账单,如经济分类错误、摘要填写不完整、项目混淆等,将这种不规范的预约报账单导入账务系统就会生成不合格的记账凭证,因此需要会计人员在导入的同时进行修改,增加了录入的工作量,体现不出网上预约报账的优势,从而降低了财务工作效率。

(三)报销单据在传递过程中有遗失的风险

与柜面报账不同,网上预约报账在发生退单时,往往是通过电话联系报账人,如果报账人不能及时取走退单,时间一长就有可能产生单据遗失。同时在报销单据传递过程中,如果没有完备的交接手续,单据找不到,也容易产生扯皮,引发会计人员与报账人员之间的矛盾。

三、高校网上预约报账的优化和完善思路

(一)着力降低“退单率”

居高不下的“退单率”是制约网上预约报账效率、影响用户体验最重要的因素之一,必须花大力气来解决这个问题。

要降低“退单率”,须首先分析退单原因。实践中,造成退单的原因主要有:(1)缺少审批手续,如缺少学院(部门)负责人签字;(2)提供的资料不全,如缺少采购合同、中标文件、固定资产验收单、材料入库单等;(3)不合法的票据,如不是正规的税务或财政票据、涂改过的发票、伪造的发票等;(4)预约错误,如项目科目选择错误、预约子系统选择错误等。(5)不在报销范围内的票据,如实行差旅费定额包干后外地出差发生的市内交通费、餐费等票据、过期发票、违反廉政规定的票据等。

针对上述退单原因,笔者认为可采取以下措施进行优化:(1)加强收单预审。财务部门安排有丰富报账经验的业务骨干接收预约报销单,严格预审每一张单据,发现问题及时告知报账人进行完善,以减少后续退单;(2)将报销注意事项嵌入网上预约报账系统,在预约报账单填制过程中进行提示。通过梳理不同经济业务报销发生退单的原因,整理出针对具体业务的报销注意事项,在报账人填制预约单时及时提示注意事项,如在使用“专用设备购置费”科目时提示需附采购合同、招标文件、固定资金验收单等,在填制“住宿费”时提示某城市住宿限额等;(3)利用互联网技术手段,加强报销注意事项和财务制度的宣传。高校财务部门可通过微信公众平台、短信平台、校园网络平台等现代科技手段,将财务制度和常用报销注意事项分类发布,供教职工查阅。某一类型经济业务报销“退单率”较高,要有针对性地做好宣传,使教职工都能知晓制度,从而才能更好地执行制度,减少退单的发生。

(二)继续加大网上预约报账知识的宣传力度,使预约报销单的填制趋向规范

高校财务部门应当认识到,大力宣传网上预约报账的优势,不仅能够方便广大教职工更加便捷地完成账务报销,而且能够大大减轻财务人员的工作量,可谓一举两得,因此,必须对网上预约报账的推广投入更多的资源。高校可以通过制作系统操作手册、视频供教职工下载学习,也可以与学院部门合作,邀请专家和技术人员开设讲座,让广大教职工深入了解预约系统的操作流程、注意事项,培训的重点是预约报账单的填制,如何填写摘要、选择项目、科目等都要详细讲解,努力使报账人员能够正确生成预约报账单,只有预约报账单规范完整了,下一步的导入账务系统才能继续,也才能减轻工作量,提高财务人员的工作效率。

(三)增加单据物流系统,使报销单据的传递过程清晰透明

为了避免报销单据在预约报账传递过程中发生丢失,分清责任,需要在网上预约系统内增加物流子系统,从预约单传递到财务部门开始,单据就进入物流系统,接单—制单—复核—出纳,整个过程一目了然,如果报账人员没有收到报销款项,可以通过物流系统进行查询,知道单据现时的状态,及时联系财务经办人进行后续处理。增加单据物流系统,报账人员对报账结果有疑问,可以不需要到财务柜台来,自己上网就能查询到账务处理结果,也避免了单据的遗失。

高校推行网上预约报账,不仅减轻了财务人员的工作量,提高了账务处理的效率,而且为教职工提供了全新的报账模式,节约了报账等候的时间,使高校职工不再感到“报账难”,当然,网上预约报账还有一个不断完善优化的过程,需要在实践中探索提高。

参考文献

[1]祝菊锋.高等学校网上预约报账的利弊探讨[J].经济师,2015(8).

[2]林琴珍孙思惟.高校财务报账模式发展转变与对策[J].会计之友,2015(5).

优化高校前台报账 篇5

我国的高等教育在不断高速发展着, 始于20世纪90年代的高等院校扩大招生开始, 在校学生的人数不断迅猛地增长, 使得高等教育事业也蓬勃发展起来。随着科教兴国战略和人才强国战略的实施, 教育经费的数量和种类也在不断增长, 办学模式也都趋于多样化。面对高校巨大的资金压力, 高校的财务报账工作也日益艰巨起来。在高校大量的经济活动中, 财务报账是基础的工作之一, 是相关人员从经济活动中取得真实、合法的票据, 然后通过具有审批权限人员审批合格后, 到财务部门办理报销手续的过程。财务报账直接关系着会计信息质量的准确性, 影响着财务管理职能的发挥, 同时也对学校相关经济决策起着至关重要的作用。可见, 高校财务工作至关重要, 但高校师生普遍反应高校财务报账手续繁琐, 工作效率不高, 对财务管理部门有一定的意见, 同时, 高校财务部门的财务人员工作强度很大, 任务很重, 也是苦不堪言[1]。因此, 优化财务报账流程, 提高报账效率, 缓解财务人员工作压力是当前高校财务工作的一个亟待解决的问题。深入剖析研究高校财务工作现状, 结合高校办学模式和兄弟院校走访调研交流, 寻求科学合理的解决方案, 从而提出提升高校财务报账工作效率、服务质量的有效途径。

1 高等院校财务报账工作中存在的突出问题

1.1 高校财务报账政策性强, 签字审批手续繁琐

由于财务报账属于经济活动, 必须严谨谨慎, 不容出错, 高校财务报账制度政策性强, 财务报账多数实行的是“一支笔”的严格签字审批制度。教职工持有的各种发票在去财务处报账之前, 必要按照财务制度到相关部门审批, 找相关领导签字审核。根据各个高校财务制度的要求, 对于报账金额的大小不同必须找相对应的各级领导签字审核, 从教职工所在本学院或本部门领导, 科技处领导, 主管副校长, 学校正校长, 财务正副处长等人的签字, 但高校各级学院或部门的领导多是身兼数职, 教学行政双肩挑, 除了行政工作之外, 还要完成教学和科研任务, 时常开展教学工作, 时常外出做科研工作, 多头兼顾, 事务繁忙, 造成了报账人员需要在好几个工作日后才可以完成整个发票的签字环节, 很难一次或二次就能完成所有领导的签字手续。这未到财务处报账之前就要进行的这些准备工作, 占用了报账人员大量时间和经历, 而本身多数报账人员也是有其他教学或科研或行政工作, 造成了其他工作的延时, 使得报账人员对报账活动产生了一定的情绪[2], 有时拿着签完字的发票去财务报账的时候, 又会因为其他原因需要增补领导签字的时候, 报账人员和财务工作人员往往会发生争执, 对对财务部门徒生怨言。

1.2 高校财务报账工作量繁重, 财务工作人员严重配备不足

我国高等教育事业的蓬勃发展, 高等院校的办学模式也都趋于多样化, 办学资金来源, 教育经费的数量巨大, 种类繁多。呈现多元化趋势:有省上财政拨款, 国家支持地方建设财政拨款以及高效配套资金, 学生学费收取等等都是资金的来源。再有, 高校区的建设或相关高效合并后, 对外沟通交流活动开展增多, 财务支出种类增加, 新的业务迅猛增加, 使得原本工作压力已经很巨大的财务部门更加雪上加霜, 财务工作人员原本已经长期处于高压力和超负荷的工作状态之中, 在这种新情况之下, 增加了工作强度, 却没有随着财务业务增加而增加相应工作人员配备, 也使得财务工作效率难以提高。

1.3 报账手续办理时间无法预估, 报账人员等待时间较长

报账等待是高校报销流程中最为常见的现象。由于财务部门对每次报账人数手中的报销单据的多少都无法预测, 因此需要核对清楚才能进行报销。多余报账人员来讲, 报账等待是一件不费力但劳神、乏味的事情, 而报账需要等待的时间也无法预知, 因此令人心神难安。经办人员对原始凭证的归类不当、粘贴不规范等问题都是影响报账进展的因素, 因此在财务人员高强度工作之下, 服务质量和效率有所下降在所难免[3]。

1.4 财务报账扎堆, 年底集中报账现象严重

高校报账的特殊性主要表现在, 除了日常职能部门的报账业务之外, 年底收入分配、各单位发放福利以及科研项目结题等财务业务, 导致年底报账工作特别集中。而繁重复杂的核算业务和拥挤嘈杂的工作环境, 使财务人员面临巨大的工作压力, 几乎没有休息时间, 从而影响了工作效率与服务质量。

1.5 报账金额过大, 缺乏预约制度, 导致备用金严重不足

随着高校与社会不同层次的交流和发展的日益延伸, 就使得高校教师的国外学习交流机会也想多增加, 高校科研工作规模日益壮大, 使得报账金额越来越大, 由于缺乏预约制度, 直接到财务处报销, 财务暂时账上的资金可能被少数大额度的报账人员用尽, 导致备用金严重不足, 其他等候报账的人员花费时间等待了, 但却没有资金报账。

2 优化高校财务报账手续的策略

2.1 实行科研项目经费负责制, 优化审批制度

在高校报账业务中争议大且票据多不好管理的主要就是科研经费。因此, 学校就需要适当下放科研经费的审批权, 简化签字报账的手续, 这样一方面减轻院部门领导的工作量, 一方面有效减少报账排队的时间, 大大提高报账效率。

2.2 强化财务人员业务培训, 重视财会人员队伍建设

财务人员的工作能力和素质直接关系到会计核算质量, 因此高校加强财会人员队伍建设就尤为重要了。财务人员应转变工作理念、积极沟通、建立良好的服务形象, 以此提升财务管理服务的高效性;加强报账人员的业务培训, 如业务工作指南、政策解读、行业交流会等;不断加强财务人员的思想道德教育和职业道德教育, 建立一支思想过硬、业务全面的会计队伍;我们还可以实施定期轮岗制度, 有计划地进行会计轮岗制, 提高业务素质, 全面掌握业务技能;建立相关的内部激励机制。参与财务核算系统统计的工作量, 需要我们公平、公正地评估财会人员的工作业绩, 对工作突出的人员还要给予不同形式的奖励[4];财务人员应树立强烈的服务意识, 加强与报账人员的沟通和交流, 为高校发展贡献力量。

2.3 建立排队叫号系统

高校财务部门时常人员爆满, 来办理业务的人, 有校教职工, 学生, 外来人员。尤其是会计科的报账大厅, 排队人员络绎不绝。报账环境嘈杂, 报账无序, 排队加塞, 争吵、纠纷时有发生。最有效的方法是引进银行系统智能排队叫号管理系统, 可有效解决排队秩序, 排队公平的问题。

2.4 实行无现金报账制

无现金报账模式是指在报账过程中利用网络信息技术, 将传统的现金收付方式转变为银行卡转账方式, 不到现金出纳处缴、领现金就完成报销的一种报账方式。无现金报账有利于减轻出纳人员工作量、优化财务报账流程、提升财务服务质量、不必提前预约现金, 节省报账人员时间, 降低了报账的时间成本。

2.5 设立“绿色通道”

财务部门可以设立“绿色通道”。有效解决教职工排队到点后未通过审核又重新排队的现象;对于票据张数少且业务简单, 可以开辟绿色通道, 单设窗口办理, 从而减少报账人员的排队时间, 减轻服务工作压力, 提高报账效率[5];对票据多且复杂的业务由指定的财务人员核算完成后再通知报账人员, 从而减少了报账人员的时间成本核算, 提高了工作效率。

3 结语

高校财务管理工作是高校管理工作的重要组成部分, 而财务报账工作又是高校财务管理工作的重中之重, 新形势下高校财务报账工作面临着机遇和挑战, 对高校财务报账工作提出了较高的目标和要求。高校财务报账是一个政策性和原则性很强的工作, 财务工作人员不但要面向本校教职工和师生服务, 还要接待外来单位开展相关工作, 工作任务责任重大, 工作量巨大, 如何提高报账工作效率, 优化报账策略是高校财务管理面临的重大课题, 财务工作人员要不断探索、创新和实践, 与时具进, 全面实现高校财务报账工作的优化完善, 促进高等学校办学效益的不断提高, 确保高校可持续发展战略的顺利实施。

参考文献

[1]向桂云.新形势下关于提高高校报账效率的几点思考[J].会计师, 2012 (2) :39-40.

[2]李静.高校财务报账的现状及对策[J].对外经贸, 2012 (215) :157-158.

[3]段世芳.高校财务报账流程中存在的问题及规范化措施[J].中国管理信息化, 2012 (11) :12-14.

[4]王志成.高校财务报销的新途径[J].教育财会研究, 2011 (6) :53-56.