企业档案改革研究

企业档案改革研究（精选十篇）

企业档案改革研究 篇1

一、传统经济体制下企业人事档案管理的介绍

在传统经济体制下, 人事档案是企业员工的“身份证”, 关系每个员工的切身利益。在计划经济体制下, 无论政府部门还是企事业单位, 人事档案是根据企业人事管理建立起来的, 将人事档案分为干部和工人两部分。一般的农民和城镇无业人员, 即使拥有一部分人事档案材料 (比如学生档案) , 如果没有取得干部或者工人身份也不能称之为拥有人事档案。人事档案伴随员工始终, 招工、录用、工作调动、享受公费医保、职工福利及离退休等相关事宜均需要提供人事档案作为证明。同时, 人事档案也成为单位控制员工的有效手段。人事档案由单位建立, 由单位保管和利用, 在实行“人档合一, 档随人走”的档案管理制度下, 人员的调动的前提必须先实现档案的转移, 而人事档案由单位控制, 所以很容易控制人员流动, 员工也会因此约束而依附于单位, 不能随便调离。

二、随着人事制度改革的推进, 人事档案管理面临的问题

人事档案管理对企业实现人力资源优化配置产生重大影响, 随着企业人事制度的不断改革, 以前的人事档案管理方法已无法适应新形势下的发展而出现问题, 具体如下:

(一) 企业人事档案材料内容质量不高, 缺乏实用性和真实性

由于当前企业的人事档案材料大多反映企业员工的个人经历、学历、政治思想, 反映个人业务能力、成长经历、技术专长等的实用性材料较少, 并且反映个人过去情况不及当前情况多, 或者只讲优点忽略缺点, 使企业人事档案信息缺乏实用性。由于企业档案管理负责人责任心不强, 审查、监察力度不够, 以致现在人事档案造假现象越来越多, 影响档案材料的真实性。

(二) “弃档”现象普遍增多

“弃档”现象的增多能够说明随着人事制度的不断改革, 人事档案的作用日益弱化, 改变了原来没有档案员工将无法生存的状态。有单位有档案并不一定生活就幸福, 而没有档案, 员工照样能够找到其他工作继续生活。因此人事档案在人们心中的地位逐渐下降, 传统的功能和价值开始弱化。大量人才“弃档而逃”造成人才流动秩序混乱, 员工不办理与原单位的解除劳动事宜, 甚至与原单位产生经济纠纷也一逃了之, 将原单位商业秘密透露到新单位, 使原单位利益受到严重损失, 严重扰乱了人才市场的秩序。

(三) 传统的人事档案管理体制不适应新形势的发展

随着人事制度的不断改革, 人员流动性普遍增强, 使人员的隶属关系不断发生变化。因此会出现管理主体不清现象, 造成多头管理, 出现复杂、混乱的关系, 并且容易导致人档出现脱节, 人员流动太快, 加上人事档案管理制度的限制, 加剧了人档分离的状况, 弃档、无档现象增加, 不利于人员管理。同时人事档案管理基础设施差, 保管条件落后, 档案目录不清晰, 装订不整齐, 管理人员数量不足, 素质不高等不良现象时有发生, 无法适应新形势下人事制度的改革要求。

三、人事档案管理工作的改进策略

(一) 严格控制归档环节, 保证人事档案信息的真实完整

要严格把控档案材料中的个人出生年月、学历证明、工作时间等基础信息的真实性和准确性, 要认真核实以免出错。并做到即时修改, 力求内容的完整。同时强化员工档案专业技术水平、个人工作经历、实践经验等反映员工当前状况的材料。在归档过程中根据档案材料形成的规律, 加强纵向、横向联系与协调, 使人事档案能够客观、连续地反映一个人的历史和当前状况, 提高人事档案内容的质量。

(二) 加强人事档案管理队伍建设

应从思想道德方面、组织建设方面、专业知识方面、管理制度等诸多方面入手。在选择人事档案管理专业人员时, 注重专业技术水平高、责任心强、做事踏实认真并且热爱档案管理工作的人员, 这样才能使档案管理队伍在工作中有很高的工作热情。加强员工培训, 提高人事档案管理工作者的理论水平和业务能力。进一步规范人事档案管理行为, 做到有针对性、抓重点地处理当前人事档案管理方面出现的薄弱环节, 建立一整套较为系统的人事档案收集、整理、保管制度, 使人事档案归档齐全、保管安全、利用方便, 让各项工作的开展有章可循。

(三) 实现人事档案管理现代化

传统的人事档案管理方法已无法适应新形势下档案信息管理的要求, 企业必须与时俱进, 实现人事档案的信息化管理。加强人事档案管理软件的运用, 将档案中基本人事信息通过软件进行存储, 将纸质档案转换为电子档案, 为档案信息的分析运用带来便利。充分利用网络化优势, 实现人事信息资源跨地区共享, 但是网络化应保证人事信息的安全性和保密性, 通过设置权限使有权限的部门能够查询异地人事信息, 而没有权限的则不能自行调阅, 进一步推进人事档案的现代化管理。

参考文献

[1]王静轩.浅析人事档案的“终身”制改革[J].山西档案, 2007 (2) .

[2]黄丹妮.我国企业人事档案管理研究[J].广西民族大学, 2007 (4) .

深化改革实现企业档案管理现代化 篇2

论文摘要:新形势下,转换观念,更新设施,培养新型的档案人才,加强企业档案利用,让档案为企业创造更大的利润,是实现企业档案管理现代化的重要途径。

经济体制的转轨、现代企业制度的建立与信息技术的发展和普及,使我们见证了一个经济、技术、政治等全面发展与改革的时代。从历史看,变革不仅会引发社会生产方式、管理方式的转型,同时也会引起政府治理方式的变化,在一种新的市场环境与政治环境中,深化企业档案工作改革,探索企业档案工作现代化发展之路显得尤为重要。

一、当前企业档案管理工作中存在的问题

1.企业档案工作管理体制尚未完全符合现代企业制度的要求。随着中央和地方专业主管机关的撤并与改组,很多企业不再具有对应的专业主管机关,这必然会使部分企业档案工作的管理出现某种真空地带。其次,由于企业正逐步走向“自主经营、自负盈亏”的市场主体,档案行政管理部门在企业档案工作管理中也遇到不少问题。一方面,档案行政管理部门疲于进行业务监督指导及一些具体的业务工作,无法集中力量进行有关业务标准、规范、法律、法规等的制定;另一方面,企业,尤其是非国有企业,可能会反感档案行政管理部门对其具体档案业务的干预,不予积极配合等等。

2.部分企业重利润轻投入,造成企业档案管理的滞后。当前形势下,企业档案作为企业资产,它的管理工作的优劣完全由企业自身重视程度决定。现代企业制度更要求企业能最大限度地节约成本,提高效益,企业档案管理工作是一项需要投入人力、物力与财力等成本的工作,企业必然要求其档案工作适应生产、经营的需要,必须符合效益原则。当企业档案工作不能为企业带来相当于或者大于其成本的效益时,其日益萎缩将成为不可避免的事实。

二、存在问题的原因

撇开外部因素,仅从档案工作自身来看,笔者认为造成企业档案工作遭受冷遇的原因有三:首先,现行企业档案工作微观管理方式植根于计划经济体制,计划经济体制下的高成本、低效益始终影响着目前的企业档案工作,并与现代企业制度的效益原则产生摩擦。这是导致企业档案工作处于劣势最根本的原因。其次,企业档案工作自身在很大程度上仍沿袭了原有的工作思维与方式,未能跟上企业改革步伐,积极服务于企业。这是造成企业档案工作现状最直接的原因。再次,企业档案本身所能产生的效益的隐蔽性使其计量化难度较大,这是造成企业管理层忽略档案工作的间接原因。为保障企业档案工作的可持续发展,深化企业档案工作改革,实现企业档案管理现代化已成为企业档案工作自身发展的迫切需要。

三、实现企业档案管理现代化的几点意见

第一,更新观念,增强企业档案管理现代化意识。要实现企业档案管理现代化,首先要进一步解放思想,转变观念,认真贯彻执行各级文件精神,不断强化档案管理现代化意识,大胆探索符合档案工作自身特点的规律,能够有效为当代中国经济、政治、文化建设服务的档案工作理论与方法,建立和完善中国特色的档案管理现代化体系,坚持一切从我国的基本国情出发,从企业的实际出发,制订档案工作目标、任务、方针、政策,创造性地开展计算机技术的应用,要拓宽服务领域,提高质量,增强企业档案工作的生机与活力。

第二,更新设备,充分利用现代化技术。随着社会的发展,工作的深入,各行各业的档案数量逐步增加,依靠人工手段进行档案管理已远远不能适应发展的需要,所以采取现代化手段进行档案管理工作势在必行。计算机、多媒体计算机、特别是超媒体的出现,为解决这一矛盾展示了光明的前景。这就需要企业领导及档案管理人员,从思想观念上对新技术给予足够的重视,用新的观念看待事物,引进使用现代化技术设备,以促进档案管理工作的健康发展。使用计

算机系统管理,可对档案资料进行复制、扫描、取样,实现企业档案数字化。通过人机结合的方式,检索者只要在屏幕上指出自己所需要的计算机管理程序,就可以将所需的档案目录摘要等显示出来,大大提高了工作效率。

第三,合理用人,培养新型的档案人才。要理解、尊重人才,关心、爱护人才,要努力创造一个尊重知识、尊重人才的良好氛围。根据企业档案工作的特点,要合理用人、留人。知识结构要高、中、低配备,年龄结构要老、中、青结合。要扩大选人用人视野,要选择有真才实学、有实干精神而又坐得住的人做档案管理工作。跨世纪企业档案工作者不仅要有一定的政治理论水平、业务水平,还要有广博的知识,强烈的开拓、进取意识,尤其要一专多能,既要能熟知档案管理法规和基本的档案管理业务知识、技能,还要熟练掌握计算机管理知识和操作技能,尽快实现企业档案数字化。

第四,重视企业档案利用,回馈企业投入。企业档案是企业建设、生产、经营活动的记录和汇总,是企业信息资源的汇集地、成品库,企业档案虽然本身具有较高的技术经济价值,但这种价值是一种“潜在的价值”,只有重视企业档案的利用工作,努力拓展新的服务空间和服务领域,才能为企业创造经济和社会效益,实现它的真正价值。大力开发利用企业档案信息资源,为企业发展服务,是现代企业和档案工作者都应当全力关注并思考的重要问题。

企业档案工作改革的思考 篇3

关键词：企业档案；改革；思考

一、问题：企业档案工作面临的挑战

当前，我国企业档案工作面临的挑战主要表现在以下几方面：（1）档案观念依然落后，档案价值未被充分认识。（2）企业实施组织结构扁平化，档案机构何去何从。（3）企业信息化建设进程加快，“实体档案保管”模式难以为继。

二、思路：以知识管理思想指导企业档案工作改革

知识管理思想简介：（1）知识管理是知识经济时代的企业管理模式。人类社会已经进入知识经济时代。知识经济是直接依赖知识和信息的生产、分配和使用的经济，它是一种与农业经济、工业经济相对应的全新的经济形态。一种全新的经济形态，必然需要一种全新的管理理念、管理模式和管理方法与之相对应。在知识经济时代，知识是一个国家、民族、企业最重要的战略资源，知识创新能力是一个国家、民族、企业可持续的核心竞争力。（2）知识管理的基本内涵。知识管理是指为了提高企业竞争力而对企业内外各种信息、知识进行有效的识别、全面的收集、科学的整理和充分的运用；并且通过促进知识共享，鼓励知识创新，实现知识增值。它是利用企业的集体智慧来提高企业的应变能力和创新能力。（3）知识资源管理是知识管理的基础工作。知识管理的内容和范围十分广泛，主要包括知识资源管理、知识技术管理、知识员工管理等方面。知识资源管理侧重于企业知识的识别、收集、加工、存储、传递、检索和提供利用，为整个知识管理提供资源平台。

档案管理和知识资源管理的关系。（1）企业档案是企业重要的知识资源，档案管理是知识资源管理重要的内容。（2）档案管理应以知识资源管理为发展方向，知识资源管理应以档案管理为核心内容。

对策：构建知识资源管理平台。（1）知识资源管理平台的功能。“知识资源管理平台”是企业知识资源管理的基础平台。它是企业整个信息流、知识流的载体和媒介，是企业知识资源的收集装置、加工仪器、存储场所、传递通道、服务系统。借助于这个平台，使企业任何部门和员工，可以在任何时间和地点，通过最简便的方式，最迅速地利用到所需要的信息、知识，充分实现企业知识的价值，从而提高企业的生产效率、经营管理水平的和创新能力。（2）知识资源管理平台的结构。 “知识资源管理平台”由“知识资源库”、“知识资源整合系统”“、“知识资源服务系统”三个部分组成。

管理机构： （1）机构设置。 “知识资源管理平台”的建设、运行与维护，需要有专门的机构来负责。根据企业类型、规模、内部管理体制的不同，可以选择不同的机构设置：一是企业档案馆（室）；二是企业图书、情报，档案一体化机构，如档案信息中心、情报信息中心或信息中心等；三是设置新的管理机构，这个机构可取名为“知识资源管理中心”。该机构可以在企业原有的档案机构基础上改建而成。（2）基本职能。该管理机构的基本职能是：a、知识资源整体规划，b、知识资源建设c、知识服务。

构建知识资源管理平台的条件：（1）更新观念。构建知识资源管理平台，是企业知识管理的重要内容。知识管理是适应知识经济时代的一种管理思想、理念和方法，对于我国大多数企业特别是国有企业来说是全新的。因此，要成功地构建企业知识资源管理平台，就必须更新现有的企业管理理念，应使企业管理层到一般员工都要树立知识管理、知识资源管理理念。（2）档案数字化。企业的各种信息、知识必须以统一、规范的格式才能存入知识资源库。在现代信息技术条件下，这种统一、规范格式就是数字格式。因此，我们首先需要对原有的实体形式的文件、档案、图书、情报进行数字化，使之便于整合成为知识资源。而且，只有数字化的信息、知识，才能不受时间、地点的限制，被适时地提供服务。

三、提高人员素质

档案管理拓展为知识资源管理之后，原有的档案工作人员从档案保管者转变为知识资源的管理者和提供者，其工作性质、内容和方式发生根本性的变化，对其知识、能力和素质提出更高的要求。

企业档案管理改革与创新 篇4

一、企业档案管理工作创新的迫切性

首先, 企业档案管理工作的创新是当今社会形势的客观要求。随着经济全球化的发展, 企业改革的不断深入, 企业文化已成为企业国际市场上竞争的灵魂, 如何增强档案管理工作的覆盖面及影响力都给企业提出了新的要求。要想服务好企业改革, 档案管理工作就必须与时俱进, 开拓创新, 打开企业管理工作新局面。

其次, 企业档案管理工作创新也是推动经济建设的需要。随着改革力度的不断推进, 如何处理好改革、发展与稳定之间的关系已经显的尤为重要。能否建立一个具有与时俱进的现代档案管理模式, 是鉴别企业档案管理工作的一个重要标志。这也是现代企业档案管理工作迫切需要解决的一大课题。

二、我国企业档案管理存在的问题

我国企业档案工作是由科学技术档案工作发展而来, 后在发展成企业档案管理。在计划经济时期, 企业档案管理工作主要是为国有企业档案工作, 特别是生产型企业的档案工作。各大中型企业都建立了具有计划经济特点的档案管理机构和管理体制, 加强了各类文件材料的收集、整理、归档和利用。市场经济体制后, 企业的发展受到了市场经济大潮的强烈冲击, 给原有的企业档案管理工作产生了很大的影响。在一些大中型企业中, 计划经济时期建立起的档案机构被撤销, 企业档案管理人员被精简, 企业档案工作无法再像既定方向发展, 与此同时, 破产转制企业大量的出现, 民营企业的蓬勃发展, 企业组织形势的多样话, 既给档案管理工作带来了更为广阔的发展空间同时也存在着不适应时代发展现状。主要存在以下几个问题:

第一, 企业档案管理体制上尚未摆脱传统的管理模式。现在企业的知识化管理和信息化的意识不断增强, 不断完善办公自动化、信息管理系统等应用, 来促进企业信息化进程。然而传统的档案实体管理模式仍未完全改变, 有些单位的企业档案管理仍然分散在各个部门单位之间, 管理方法上实行“档随人走”, 没有实现档案管理信息与其他信息的资源共享, 没有进行有效的整合和统一的科学规划。

第二, 档案管理人员专业素质不高。随着企业档案基础设施的不断完善, 企业培训和人才队伍建设的加强, 对档案资源的需要也大量增加。目前, 越来越多的企业都意识到了企业档案资源的重要性, 重视对企业档案基础设施的建设, 但具有高业务水平, 较强的计算机应用能力的人才却相对缺乏, 很多企业的档案人员不同程度存在文化素质不高, 老龄化结构严重, 满足于简单的立卷归档, 对档案信息深层次研究和开发人才相对匮乏。

第三, 企业档案管理制度有待进一步完善。随着改革开放以来, 我国相继推出了相关的法律法规政策, 使档案事业步入了正轨。但目前档案工作主要还是针对纸质、音像等档案, 针对数字化档案很少, 这就要求制定新的标准来规范, 建立健全的电子文件信息。

三、积极探讨企业档案管理的改革创新之路

面对经济全球化, 科学技术的日新月异, 管理制度的不断健全, 企业档案管理工作必须解放思想, 大胆创新, 更好地位企业改革发展服务。如何提高档案管理工作规范化、标准化, 从而进一步提高档案管理的工作效率, 这也是档案管理工作大当务之急。如何实现这一目标, 必须从以下几方面做起:

第一, 提升企业知识资产的理念。企业档案不仅仅是原始的凭证材料, 同时也是企业的有价资产, 它给企业带来了巨大的社会效益和经济效益。这就要求, 企业要高度重视档案管理工作, 把档案视为有价资产、一种战略资源, 充分发挥在企业的推动作用;同时也要让档案管理人员转变观念, 改变以往的重藏轻用的现象, 提高服务质量, 加强对档案综合利用。

第二, 加强培训机制, 提高档案管理人员的综合素质。企业档案管理要实现科学化管理关键在于人才。现代管理系统的复杂性和技术标准都要求档案工作人员不仅要具备专业的业务知识, 还需要具备档案信息分析和处理能力, 特别是管理信息技术应用和开发能力。因此, 要先培养档案管理人员的概念意识, 在逐步向软硬件开发人员、数据处理分析人员、网络运行于维护人员以及决策人员等方向转变。

第三, 从体制上推进企业档案管理模式的创新。传统的静态化的企业档案管理模式已经不能适应现代企业发展的要求, 必须摆脱滞后于企业发展步伐的档案管理机制进行有效改革创新。首先, 大力推进企业档案管理法律标准化、科学化, 及时修订完善档案管理条例和法律法规, 来促进档案管理的法制化、规范化。其次, 要实行统一的管理机制, 避免不顾企业自身的特点实行一刀切式的管理模式。最后, 针对激烈的国际竞争, 应注重先进的开发手段和措施, 加强信息载体的安全性和保密性, 大力推进企业档案电子化、信息化、网络化的管理, 加快建设企业信息资源数据库, 实现企业由静态管理变为动态信息管理。

摘要：在当今社会经济和科技飞速发展的时代, 经济进入全球化发展模式, 企业管理在当前的世界格局下也受到巨大影响。面对全球化发展的机遇和挑战, 我国的企业档案管理业需要从机制和管理方式等各个方面进行改革, 以适应时代的发展需求。本文针对企业档案管理分析了其迫切性和存在的问题, 并提供了一些改革意见以供参考。

关键词：企业档案管理,智能化服务,改革创新

参考文献

[1]张斌.对我国企业档案管理困惑的思考[J].北京档案, 2007 (02) .

[2]袁田, 李颖.走出国有企业档案工作宏观管理的困境[J].档案与建设, 2006 (S1) .

企业档案改革研究 篇5

关键词：信息社会视角；企业办公室；文书档案管理

办公室的文书档案管理工作对其人事管理工作有重要影响。在信息社会视角下，办公室的文书档案管理工作能否适应社会变化，满足企业人事管理方面需求，这要求在新时期企业对办公室文书档案管理工作进行改革创新。使其顺应社会变化，满足企业人事管理方面需求。

一、现阶段我国企业办公室文书档案管理工作存在的问题

（一）目前我国企业办公室文书档案管理工作与信息社会的发展严重脱节

在新时代新时期下的经济社会，企业办公室的文书档案工作的压力相比较于之前大得多，并没有人们所期待的那样便利快捷，显而易见，这并不是由于信息化发展所导致的问题，而是在今天这样的信息与经济并存的时代下，办公室文书档案管理并没有较好的利用信息技术来作为档案管理的工具，综上，现阶段的我国企业在办公室文书档案管理工作的开展与社会脱节。

（二）我国企业办公室文书档案的管理人员缺乏相关的专业知识和技能

在生产力迅速发展的今天，企业在人才任用方面相当的重视人员的专业知识和相关的专业技能。尤其是办公室的文案工作关系着企业对外合作以及对内运营的重要依据，对其管理工作更要谨慎细微，但是相当多的办公室管理者认为办公室的文书档案管理工作已经具备完善的体系，不需要专业的人才进行创新，这种消极落后的情绪严重导致了办公室的文书管理工作的滞缓，影响了办公室文书管理工作的质量和效率。

二、建立健全我国企业办公室文书管理工作改革的方法和对策

（一）对办公室文书档案的管理方式进行改革创新

办公室文书管理的方式进行改革，能够在很大程度上提高办公室文书档案管理工作的效率，是我国企业办公室向规范化迈进的必经之路。

为了解决在企业办公室文档的管理过程中出现档案登记记录不明确的情况，对其管理方式要大力进行改革创新。首先，在今后的文书档案管理过程中，要明确档案的具体责任人，就是在办公室人员接受一份文书后，必须对其有个准确地了解并明确其责任。其次，文书档案管理工作要有完善的分工体系，要分工具体，落实到个人，减少文书管理的过程中出现错误等。

（二）建立企业办公室文书档案管理的保障工作

企业办公室的文书档案管理工作是为了保障企业的信息安全和为整个公司在办公过程中提供方便的一项工作，因此，对文书档案的保障机制非常重要。引进先进可靠地安全系统不仅提高的文书档案的安全性，还在一定程度上体现了我国现代企业的改革创新意识，有利于企业人员工作效率的提高。

（三）完善办公室文书档案的检索系统

完善办公室文书档案的检索系统要遵守两个基本要求：

1.确保文书档案保存的完整性与安全性

2.检索系统方便于查找文书档案和将其归档

（四）定期清理过期或失效的文档

过期或者失效的文档不仅没有任何的使用价值，还占用了一定的储存空间，浪费有限的办公室资源，并且极容易与其他文档混淆，为文档的查找使用造成了阻碍，因此，定期的清理失效或过期的文档对提高企业办公室文书管理工作的效率有重要意义。

（五）加强办公室文书档案管理人员的专业技能培训

在这个信息化与时俱进的时代，信息与经济并存使信息量日益增大。企业办公室的文书管理工作作为信息化的一部分，无法摆脱这种趋势而独善其身，为了使信息化更好的渗透到经济生活的层层面面，要求办公室的管理者及相关的工作人员具备一定的专业知识和技能，所以加强办公室文书档案管理相关人员的专业技能培训是有力的手段，要起到取长补短，完善其身的作用，使办公室的文书档案管理工作能够符合新时代下信息化社会的要求，能够适应社会发展的潮流，从而大大的提高我国企业办公室文书管路工作的质量。

三、结语

在当前国际经济发展与信息化时代发展的趋势下，企业办公室文书管理工作作为信息化的重要组成部分，逐渐登上舞台。办公室的文书档案管理工作涉及着企业人事管理，并对其起着很大的作用。通过本文对信息社会视角下的企业办公室文书管理工作过程出现的问题的认识与探讨，提出了相应的完善我国企业办公室文书档案管理工作的方法和对策，希望能够对今后企业在文档方面的管理越来越符合时代发展的潮流，为经济的发展创造更大的利润空间。

参考文献：

[1]陈黎.信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与创新[J].办公室业务，2013，01：191+194.

[2]栾春生.试论信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].中国培训，2015，20：209.

深化改革完善企业职工档案管理步伐 篇6

在实际工作中, 企业劳资人员拿着职工的招工表、退休证、定级表等档案材料去办理退休手续, 但是其中一些档案材料在审核后出现身份证上的出生年月与档案记录不一致的情况, 再是企业职工自己涂改档案出生日期, 使退休时间无法确认, 往往是档案年龄偏小, 实际年龄偏大。劳动保障部《关于制止和纠正违反国家规定办理企业职工提前退休有关问题的通知》第二条第二款规定, 对职工出生时间的认定, 实行居民身份证与职工档案相结合的办法。当本人身份证与档案记载的出生时间不一致时, 以本人档案最先记载的出生时间为准。

2008年5月, 外贸服装厂顾某前来办理退休手续, 她所提供的招工表、定级表等档案材料一应俱全。但经过仔细审核, 发现顾某身份证上的出生年月1958年5月, 招工表、定级表上记载的出生年月均为1960年5月。按照规定, 顾某应根据招工表上的出生年月在2010年5月办理退休。顾某一再解释, 为了便于上班, 当时招工时将年龄改小了2岁, 现因单位效益不好, 想提前办理退休手续, 将出生年月又改回到了实际年龄。当前, 国家为保障退休人员基本生活质量, 连续3年调整养老保险待遇。而且早退一年就早一年拿养老金, 所以顾某选择了放弃3年工龄, 而视为缴费年限的认定, 选择在《参保人员领取养老金申请表》上签了字。对于眼前这一幕, 作为社保工作者不禁深思:办理退休的时间是否与视为缴费年限存在必然联系?笔者认为:顾某的工作经历是毋庸置疑的, 但是对于顾某的出生年月到底该依据身份证还是档案却不能肯定。作为社保经办机构, 无力查找出顾某出生年月的真实性, 只能建议相关部门加强对身份证的管理, 严禁随意更改职工的出生时间和编造档案。

2 档案管理混乱导致社保部门成矛盾焦点

档案“四海为家”, 其产生的“后遗症”将社保部门推到矛盾的风口浪尖。从目前档案管理的情况看, 经营状况好的企业在职职工个人档案管理比较规范, 一般存放在本单位或人才管理部门, 容易查找。但下岗失业人员的档案管理比较混乱, 有的存放在社区街道, 有的存放在就业管理部门, 还有的存放在企业主管部门。失业人员的档案管理存在“四海为家”的现象, 个人档案、查找、使用档案都很繁琐且不方便。对于部分灵活就业人员参保要求办理退休的人员, 更使社保部门焦头烂额, 他们提供的档案大多数没有封条, 档案材料不是“缺斤短两”, 就是弄虚作假的涂改痕迹;还有的无法提供个人档案导致不能认定视为缴费年限。作为社保部门, 对于档案不全和无法提供个人档案而又要求认定视为缴费年限办理退休的参保人员, 只能要求这些人员想办法寻找。

2009年3月初, 一位停产企业的参保人员王某到社保所要求认定视为缴费年限和办理退休手续, 她的档案材料基本俱全, 但在招工表其中一栏显示在部队服务社工作4年, 档案中无材料证明她所工作过的单位。她本人解释:1983年随军到部队服务社工作, 人事关系在团部, 月工资由团部直接发放。工作人员告诉她, 要想将部队服务社工作4年视为缴费年限, 必须有部队的相关证明材料。几天后, 王某带来了原部队团队发放4年工资表共12张 (每年3个阶段) 及进入部队服务社的具体时间和协议。社保所根据她提供的材料, 初步认定4年服务社的工作经历视为缴费年限, 予以办理退休。

还有小部分人到了退休年龄因为找不到档案而烦恼, 现政策准许顺延缴费年限, 但因个人经济能力及种种因素, 职工望而却步。

3“问题档案”是否被重复利用

49岁的张某拿着他的个人档案前来认定视为缴费年限, 工作人员详细查看后, 发现档案中张某的出生年月已被涂改。经过详细询问:张某2009年实际年龄49岁, 1960年出生, 而原档案记载1962年出生, 为当年能参加工作而改小了出生年月。根据《社会保险业务档案管理规定》, 档案不得伪造、篡改。那么张某的出生年月无法认定, 但从他的定级表上看, 出生日期栏是填报的1960年, 依据相关政策, 在招工表出生年月无法认定的情况下, 可依据定级表认定缴费年限, 所以张某缴费年限是1960年。另外还有刑满释放人员开具一张解除合同的手续代替被单位开除的手续以做续保之用, 企图蒙混过关, 只是在社保经办机构严格审核中没有得逞, 避免了社保基金的损失, 维护了广大参保者的利益, 但在这个敏锐问题上, 也不乏有“漏网之鱼”。建议相关部门高度重视这个问题, 力求让“问题档案”不落在本人手中, 交由专门机构妥善保管。

4“人情档案”造成职工退休待遇不公

由于历史原因和无法抗拒的自然因素, 造成一些人的原始工作档案遗矢。在实际工作中, 经常会遇到手头拿着证明、补建的工作档案前来认定视为缴费年限和办理退休, 面对这种情况, 社保工作人员往往显得很被动, 一方面是拿着各级政府和主管部门开具的证明, 或是某领导的“亲笔”的人员, 另一方面却是没有人情档案但的确丢失了档案的人员。如果给第一种情况的人员办理, 显然对第二种情况的人员不公, 而且这样的示范效应势必会有更多人利用人情档案来“滥竽充数”和“浑水摸鱼”, 给社保基金造成流失。

当前, 还没有具体的实施细则和办法规定“人情档案”的真实性和可操作性。作为基层社保工作者只能凭借高度的工作责任感来处理此类情况, 但不能完全有效处理好, 建议建立有效地工作机制, 由相关部门对却因某种因素造成原始工作档案遗失的人员面向社会进行公示, 或采取其他行之有效的办法解决这类问题。既维护了广大参保人员的利益, 维护了社会保险业务档案的真实、完整和安全, 同时也避免了社保基金流失。

摘要：为规范社会保险业务档案管理, 维护社会保险业务档案真实、完整和安全, 发挥档案的服务作用, 根据2009年7月23日国家档案局令第3号《社会保险业务档案管理规定 (试行) 》, 河北省保定市随着统筹城乡步伐不断加快, 已基本建立起了覆盖城乡的社会保险制度。但是, 伴随着越来越多的城乡居民基本生活得到保障, 一些实际问题也逐渐凸显起来, 亟待解决。

企业文书档案的立卷改革与发展 篇7

1 企业文书档案整理方法与发展的五个阶段

企业文书档案工作的发展史, 离不开国家政治、经济建设的需要和企业自身的状大与发展。从企业文书档案立卷整理的方法看, 主要经历了五个发展阶段。

第一阶段:1949-1963年。这期间的立卷方法是;主要突出保持文件之间联系的原则进行立卷, 归档的文件材料按照年度-作者-保管期限来划分, 每年按不同的作者及保管期限分三个小流水号。并进行编目、装订等整理工作。

第二阶段:1964-1987年。这一阶段的立卷方法是在全国上下“大跃进”时期形成的, 立卷的原则是“以利用为纲”, 强调以问题特征为主“一杆子插到底”, 强调归档的文件材料应按照它们的自然形成规律, 保持它们的历史联系组大卷的分类方法, 归档文件材料按年-文件编号-保管期限进行立卷, 分三个大流水编号, 并进行装订、编目等整理工作。

第三阶段:1988-1991年。这期间的立卷方法主要根据国家档案局颁发的《机关档案工作业务建设规范》的精神, 灵活运用“六个特征“来进行整理, 归档文件按年度-问题-保管期限分综合类、党务类、政务类、群团类等大类进行组卷、编目、装订等整理工作, 按不同的类别、不同的保管期限分大流水号。

第四阶段:1992-2000年。这期间的档案整理。主要根据国家档案局颁发的机关档案分类编号细则, 各行业还根据不同载体、不同内容的档案划分十五大类, 企业也结合国家、本行业有关规定, 制定本企业的《档案分类编号细则》, 将所有的归档档案分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品档案类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类、地质档案类、设计档案类、工程施工档案类、教学档案类、声像档案类。每个类别的编号结构为;全宗号、一级类目、二级类目、年代、保管期限、卷号。文书档案 (前四类) 将归档的文件材料按年-问题-保管期限进行整理, 按不同的一级类别及保管期限分五年为一段, 编制三个流水号, 并根据卷内文件的内容拟写案卷标题, 编制卷内目录, 填写案卷封面, 编制全引目录等整理工作。

第五阶段:归档文件立卷改革, 取消案卷级管理模式, 实行文件级立卷方法, 克服了传统的文书档案分类难、立卷难的不足之处, 促进了文书档案的立卷工作, 为实现档案管理工作现代化做出了重要保证。

通过上述档案立卷工作不同阶段的发展, 企业文书档案的立卷工作都围绕着问题、时间、名称、作者、通讯者和地区六个特征原则进行立卷。这种立卷方法, 是与当时的社会生产力和科技发展状况是相适应的, 为企业的建设与发展发挥了积极的经济效益和社会效益, 同时档案管理工作的质量也得到了逐步提高。但在实际工作中, 随着案卷的外表和内在质量的要求越来越高, 使得每年的立卷工作成为文书立卷人员和档案人员的一项沉重负担, 尤其是立卷工作的繁琐、复杂, 主观随意性较大, 很难把握案卷质量, 加之机关文书人员流动性较大, 形成了刚熟悉立卷工作又被调换单位, 虽然企业不断地加强有关立卷人员的培训力度, 但立卷工作的质量始终得不到保证。同时这种传统的立卷方法, 给企业增加了一定的财力和物力的负担, 由于立卷工作的需要, 档案部门需要配备必要的加厚打印机、切纸机、打孔机等装具, 还要添置档案案卷卷皮。因此, 有必要对传统的立卷方法加以改革, 使得从事文书人员在繁杂的立卷过程中解脱出来, 同时也减少了企业的经济负担。

2 文书立卷改革突出简化整理深化检索的宗旨

根据国家档案局发布的《文书档案整理规则》的精神, 按照“需要、可能、合理、科学”的原则, 突出“简化整理、深化检索”的宗旨, 以及安徽省对企业文书档案立卷改革的要求, 着重加强以下几方面的立卷内容改革。

2.1 归档文件的编目改革;

主要有三个方面, 第一归档文件的编号;即档案室编件号和档案馆编件号。室编件号是按照分类方案的最低一级类目, 按年度、机构 (问题) 、保管期限分三个流水进行编号。馆编件号是根据档案室移交进馆的档案, 按照馆衔接的需要, 分别在归档章和档案盒盒脊等处重新编号。国家《文书档案整理规则》中规定;按问题 (类目) 分三种保管期限一年为一段, 用阿拉伯数字自然流水编号。第二编制归档文件目录;按照分类、排列的结果, 逐类、逐件编制目录, 突出以“件”为保管单位, 采用横式的归档文件目录, 其设置的内容有分类号、件号、责任者、文件编号、题名、日期、页数、盒号和备注项目。归档文件目录应一式三份。第三编制档案盒盒内归档文件目录;即将盒内件编制目录, 其格式与归档文件目录相同, 分别填写盒脊;盒脊的格式为全宗号、类别号、年度、保管期限、起止年号和盒号。盒内要存放备考表, 不同的年代、类别、保管期限不能放在同一盒里。

2.2 取消卷号、实行文件级管理;

过去以案卷为保管单位, 就是在组卷过程中, 将同一组问题的单份文件, 在卷内归档文件是否齐全完整的基础上, 按照文件的形成规律, 根据文件内容的重要程度, 时间前后顺序和责任者的级别进行排列、编目、拟写案卷标题、切边、打页号、装订和填写备考表等一系列整理工作。而以“件”作为保管单位, 克服了案卷整理的繁杂手工操作。其主要特点有; (1) 不需要编制全引目录, 编制归档文件目录即可。 (2) 不需要打页号, 在录入条目时, 将归档文件的页数数一下录入计算机就行了。 (3) 不需要拟写标题和填写案卷封面。 (4) 不需要切边, 尽量保持归档文件的原貌, 除去金属物, (5) 采用左上角装订, 将左、上侧对齐用线或不锈钢订书钉装钉即可。具体的件内排列原则是正本在前、定稿在后;正文在前、附件在后;原件在前、复制件在后;转发文在前、被转发文在后;复文在前、来文在后。

2.3 设置归档章;

即在文件的首页右上角上瑞空白处加盖归档章, 并填写相关内容, 其设置的内容为全宗号、类目号、年度代号、件号、盒号。一般文件形成后, 随及盖上归档章, 随时或按时向档案部门移交。

2.4 归档文件的分类;

国家《文书档案整理规则》中规定, 归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同, 分成若干层次和类别, 构成有机体系的过程, 安徽省经过多方面论证, 决定采用期限-年度-机构 (问题) 的分类方法, 即先将归档文件按保管期限分类, 每个保管期限下按年度分类, 在再年度下面按问题进行分类。目前企业大多结合国家、安徽省档案分类的有关规定, 制定本企业的《归档文件整理规则》, 采用问题-年度-保管期限的分类方法。按问题分类;即在归档文件材料整理过程中将文件按其形成或承办的问题 (类目) 进行分类。按年度分类;就是将归档文件材料按其形成年度进行分类。按保管期限分类;就是根据归档文件材料保存价值和重要程度分永久和定期保存的分类方法。

2.5 保管期限的划分;

在划分归档文件材料保管期限过程中, 一定要按照国家档案局发布的《关于机关档案保管期限的规定》, 要重质量, 把握划分归档文件材料保管期限的准确性, 克服传统的“就高不就低”的保管期限划分的做法。保管期限的填写采用代码字母, 即G (永久) 、C (定期30年) 、D (定期10年) 。在编制归档章、填写档案盒脊的保管期限栏时, 分别填写G、C、D即可, 也可以采用阿拉伯数字的填写方法, 即1 (永久) 、2 (定期30年) 、3 (定期10年) 。

3 计算机的介入促进了文书档案立卷改革的快速发展

随着现代化科学技术的发展, 办公自动化的先进技术的介入给档案工作的发展提供了更新的要求和契机, 档案立卷工作如何做到既要强调档案的保密、安全, 又要发挥档案信息服务, 为社会提供馆藏资源。尤其在当前的新形势下, 传统的以案卷提供利用, 被利用者可能接触到不在其利用范围内的其它档案内容, 因为同一案卷内的文件, 内容往往并不单一, 再者以案卷为保管单位, 其卷内内容比较复杂, 页数有的达到200页, 不易复印或缩微, 限制了利用方式的多样化。因些, 必须加强对传统的以案卷的立卷方法进行改革, 采用以文件级的整理方法, 充分发挥馆藏档案信息向社会开放利用工作。

由于以文件级作为保管单位, 单靠传统和落后的检索查找手段, 是很不适应档案管理的需要, 但计算机的介入就解决了档案检索难的问题, 依靠计算机一次性输入条目, 就能生成各类目录, 并有强大的文件级检索功能。因此, 做好归档文件的数据采集是关系到检索档案信息正确如否的重要保证。所以在录入归档文件条目时, 一定要严格要求, 按照规范化和标准化来采集每一条档案信息, 采集的内容主要有;

3.1 档号;每份文件都必须编制固定的档号, 也是必须采集的内容, 档号由全宗号、档案类别号、年度、保管期限、归档文件顺序号组成。

3.2 责任者;责任者一般采集简称, 在一个全宗内要求统一, 多部门联合发文的, 要采集主办单位和不超过三个责任者。

3.3 文件编号;是利用者常用一项重要内容, 一定要采集。

3.4 题名;题名是计算机数据采集重要环节, 是计算机检索档案数据的重要依据, 因此, 在录入题名时, 一定要按照档案管理的标准化和规范化来采集归档文件题名, 对有些归档文件的题名不能全面揭示文件内容的要进行补充, 如有些文件题名过于简单或题名含义不清, 不能揭示文件材料内容, 填写时也照实抄录, 但应重新似写准确的题名附后, 并加“ () ”标识。如一份关于加精神文明建设的文件, 原题名是《通知》, 应重新似为 (关于加强精神文明建设的通知) 附在其后, 对于没有题名的文件, 可直接填写拟好的题名, 加“ () ”标识。有些干部任免、职称评聘、介绍信存根、启用印章等文件的题名不能揭示文件内的所有内容, 但凡涉及到本机关的相关内容也要将任免名单和印章的全称采集进去。

3.5 主题词;一般设置在文件后面, 是档案检索的重要途径。

3.6 形成日期;以文件公章日期为准, 或主管领导签发日期为准。有些归档文件把领导批示件与请示文件为一件保管时, 应以主管领导批示日期采集。

3.7 页数;归档文件实际页数。

3.8 保管期限;永久、30、10三种。

3.9 密级;对有些设置密级的文件, 一定要采集。保证涉密档案在提供利用过程中的安全工作。

3.1 0 附注;有的文件附注内容也很重要, 是很有利用价值的档案。

完成了文件条目采集后, 还要将电子原文挂接, 这样计算机不但能检索文件条目, 还能检索所需的电子文件, 为全文扫描、网络检索、复印、缩微等提供利用的技术手段带来了种种便利条件。克服了传统的档案案卷整理的繁琐、复杂的组织形式。

因此, 档案立卷工作, 是随着企业的壮大而不断地变化, 企业的发展促进了档案立卷的的不断创新, 特别是在当今的信息时代, 如何利用档案信息资源为企业各项工作服务, 科学的、合理的立卷方法显得尤为重要。

参考文献

[1]国家《文书档案整理规则》 (公开出版) [Z].

[2]安徽省《归档文件整理规则》 (公开出版) [Z].

企业档案改革研究 篇8

关键词：档案,管理,制度,企业,电子文件

建筑企业文件档案管理工作是每个企业行政档案管理工作中的基础工作, 但它是直接关系企业管理与效益的经济体, 是不可缺少的组成部分。随着市场经济的发展, 建筑企业文件档案管理工作中出现了一些新的问题。针对新问题进行深入分析并提出一些创新性的改革途径, 目的是促进企业文件档案管理向规范化、标准化、合格化和效益化发展。

1 建筑文件档案的重要性

建筑文件档案的管理是行政工作中一个主要部分, 为行政工作的决策提供依据, 为企业未来发展的方向, 提供所需求的资料, 为企业管理者提供正确的数据和案例, 由此可见档案管理已是企业各部门组成的重要一环。它是一项政策性、机密性、专业性强的工作, 要充分认识档案管理的重要性, 管好文件档案, 能提高企业的工作质量和效率, 维护历史的真实面貌, 用制度规范人、约束人、以制度实施文件档案管理, 认真学习“档案法”和国家“行政公文处理办法”有关规定。档案管理人员要勇于探索、不断开拓, 要求档案管理者要面对压力挑战自我, 要不断学习, 提高再学习再提高, 进一步提高对文件档案的认识, 提高办公效率, 文件档案工作是企业的窗口, 需要掌握新的知识理论技术手段, 必须通过组织业务学习与技术培训活动。在实践中建立健全文件档案管理新模式, 提升自身的专业素质, 提升服务水平, 我们的文件档案工作在新形势下就会出现新特点, 就能够找出一条适合企业文件档案管理的新模式。结合本单位健全一套服务于社会服务与企业各部门的管理模式, 要与时俱进, 立足当前服务于未来, 使档案管理在不断发展中更加完善。

2 文件档案的实践经验

企业文件档案管理工作经过实践经验, 总结了一套工作流程、工作方法。如:文件立卷归档制度、文件档案工作流程起点到完成, 由文件档案管理员立卷后交本企业档案室保管。我国企业文件档案单一的管理模式、以往过细的管理原则已经不适应现代企业的发展要求, 束缚了企业文件档案工作的发展。僵化的文件档案管理与灵活的管理机制相矛盾。文件档案是与企业密切相关真实的历史, 记录了本企业的发展历程, 平时工作感觉不重要, 但让你查找时临渴掘井那可不行, 档案工作不是一下子能做好的, 做不好是无法补救的。对文件档案的管理可以说是伴随着人类社会的发展而产生、发展和完善的。我国的文件管理业经历了一个漫长的发展过程。社会进入了一个崭新的发展时代, 国家经历了翻天覆地的变化, 我们的档案事业也进入了前所未有的新时代, 并且面临了一系列的新情况、新问题和新挑战。科学安排大力倡导开拓创新精神, 进一步形成档案工作氛围, 认真总结档案工作的好经验, 用新的思路解决新情况新问题, 健全制度不断把关, 加强管理意识, 要求管理人员要有高度的工作责任感, 良好的职业道德, 办事细心的工作态度, 乐于奉献的工作精神, 掌握现代化管理技能, 利用现代化整理档案。才能使经济效益和社会效益更加完美的结合, 突出档案资源建设和服务全局的重要性。

3 电子文件档案的管理

随着信息技术、网络技术的发展以及全球性的网络的日益成熟, 在计算机中, 各行各业迅速发展, 按照文件分类先后顺序划分归档。企业文件档案系统工作效率高, 更多的信息实现了共享, 数据准确、规范, 使企业工作更加适应时代的需要, 市场的需要, 在互联网时代真实记录不会因为档案管理人员疏忽遭受损失, 为迎接网络的挑战, 应认真研究、扎实学习每一个程序, 使企业历史记录在网络时代得以延续, 可以保证查全率和查准率, 通过网络服务这个平台, 全面的了解文件的重点和最新、最快的档案管理信息。结合计算机文件的特点, 采用计算机和网络技术建立电子文件归档专用系统。高效、快捷的电子档案信息管理模式, 发展文件档案的技术优势, 为文件档案提供优质、安全存储空间, 为企业提供准确的文件档案信息服务。文件档案对电子文件产生原始性的原则进行管理, 为信息存储提供查询功能, 以确保文件的档案完整与安全, 防止文件档案的流失和病毒的破坏, 文件档案管理人员在积极参与电子文件档案化管理的同时, 增强文件档案管理、注重完善自我、热爱本职工作、加强档案法制意识, 共同推进电子文件的网络化管理, 加强电子文件的档案管理工作, 以确保电子文件档案管理工作顺利开展, 实现信息资源共享。尽快提高学习电子文件归档管理的基本知识、实践技能的掌握与应用能力, 正确地处理各种信息, 努力使自己成为综合型文件档案管理人才, 尽早担起电子文件档案管理工作的重任, 做出应有的贡献。

企业档案改革研究 篇9

一、企业档案管理体制概述

当前, 在国家档案局的统一指导下, 企业档案管理实行的是统一管理体制, 尤其是近年来, 随着《档案法》与《档案法实施办法》的颁布实施, 企业档案工作的顺利开展得到了有效保障, 同时企业整顿也为做好企业档案工作带来了机遇, 档案工作也得到了企业领导的重视, 机构、人员、设备等方面都有了较大改观, 基本上实现了专业门类档案的统一管理、集中管理, 并以科技档案为主体, 普遍建立了经营、生产技术、财务、行政管理及党群等各类档案实行综合管理的档案室。档案室隶属厂办统一领导, 成为企业内部的独立建置机构, 很多有条件的大中型企业还建立了企业档案资料信息中心甚至企业档案馆。

与此同时, 国家档案局和中央各专业主管部门以及地方各级档案行政管理部门也加强了对企业档案工作的宏观管理, 有针对性地制定了不同门类、层次的企业档案管理标准, 企业档案管理工作逐渐向标准化、规范化方向迈进。但是, 由于企业承包制不尽彻底, 再加上某些企业管理层目光相对短浅, 出现了为单纯追求承包期内的最大利润, 轻视企业档案管理工作的现象, 档案工作在很多企业被削弱甚至被取消。还有一些企业由于档案管理人员专业素质所限, 不能主动为企业提供档案信息服务, 致使现代企业尤其是一些中小企业的档案管理工作在企业中地位低下, 逐渐被“边缘化”。

二、新时期企业档案管理体制的现状和存在问题分析

(一) 档案管理思想观念的封闭性。当前, 企业领导档案意识淡薄成为不容回避的问题, 一些领导认为企业的主要任务是盈利, 于是将精力和资金全部放到了生产和经营中, 忽视了对档案工作的投入。不少企业职工也认为档案工作属于服务保障性工作, 与其直接利益没有关系, 并且也没有硬性的考核指标, 这样一来, 企业从上而下对档案的归档、保管和利用缺少了积极性和主动性。

(二) 档案管理模式的不规范性。缺乏统一的档案管理制度是目前企业档案工作的一大桎梏, 很多企业的分工单位分别都有一套自己的档案管理规定。同时, 有的企业对档案管理机构进行了撤销、合并甚至降格, 档案工作人员被一再精简, 统一管理或综合管理模式的档案管理被专业化管理或分散管理取代, 应归档的文件材料或是流落到个人手中, 或是分散在各职能部门, 甚至被乱放乱丢, 档案管理水平滑坡。

(三) 档案管理技术手段的滞后性。目前企业档案管理工作还普遍处于手工操作的层面, 有的单位连档案办公场所、基本存档设备都无法保障, 更别说推进以电脑、计算机网络为中心的现代科学技术手段在档案部门的有效应用。这种情况的长期存在, 严重影响了企业档案管理的科学化、现代化进程。

三、改革现代企业档案管理体制的路径和措施

鉴于新时期我国企业档案管理体制存在的问题, 本文提出下列构想。

(一) 强化档案管理, 坚持依法治档。实行集中统一管理是《档案法》所规定的档案管理基本原则, 企业要想长足发展, 就必须加大档案信息开发力度。当前的档案管理工作不仅不能有半点削弱, 而且更应从人、财、物等各个方面予以加强。例如, 某公司在上世纪80年代是当地有名的档案管理模范单位, 公司总设计师直接领导档案管理部门。到了上世纪90年代, 公司撤销了档案管理部门, 致使公司档案管理工作严重滑坡, 严重影响了公司的长远规划和发展。这个反面例子告诉我们, 档案管理工作必须纳入企业行政管理的重要议事日程, 必须有公司上层领导专门负责, 档案管理工作也必须将有效的竞争机制与科学合理的规章制度相结合。同时, 必须加强有效监督, 从严执法, 必要时可为企业配备兼职执法督查员, 并明确其职责和工作范围。

(二) 增强企业档案管理的积极性和自主性。第一, 以“集中统一管理”为原则, 企业档案管理的自主性应予以调动和加强。所谓企业档案工作自主管理, 是指企业为适应社会主义市场经济发展需要, 档案工作的组织形式和管理形式由企业自主而灵活地确定。具体到组织形式上, 即企业的档案工作可自主决定是建设使用各类档案综合性管理机构, 还是建设采用档案与书刊资料综合性机构。在档案的管理形式上自主决定是采取集中型管理, 还是采取分级保管与集中保管结合型。第二, 现代企业制度背景下, 要求企业档案管理提高自主性能动性的同时, 进一步增强档案管理工作的灵活性。目前, 我国依旧是多种所有制形式并存, 这种情况下, 企业档案管理工作不能一刀切, 而应采取灵活多样的管理方式, 保持原有的“统一领导, 分级管理”管理机制, 充分还档案工作以灵活性, 强调和推广“宏观管理, 微观放活”管理原则。例如, 对于大中型企业, 档案室应担负的是档案工作的全面规划工作, 档案综合管理与监督指导工作, 而整个企业的所属公司根据有关法规制度, 积极主动、灵活自主对自己的档案进行分门别类, 并按规定有计划地向企业档案室进行移交, 形成集中统一、自主灵活、统分合理的档案管理格局。再比如, 企业技术业务部门与文书文秘部门的立卷制度, 在新建公司或小型公司实施应该有所区别, 因为小型公司一般档案文件比较少, 由档案工作人员直接立卷更简便可靠。而新建公司档案管理工作基础薄弱, 可以先由档案室立卷, 而后逐渐向健全立卷制度发展。

(三) 坚持走企业档案管理信息一体化模式道路。当前, 大多数企业实行的是单一的档案信息管理, 基本倾向于档案的分散管理模式或集中管理模式。分散管理模式是将公司各种类型的档案独立保存于各有关部门。集中管理模式是将企业财务、生产技术资料和文秘材料等各种类型的档案实行集中统—管理。毋庸置疑, 两种管理模式在内容上有着严重的滞后性, 所提供信息有着较大的局限性, 因此很难适应企业不断深化改革的需要, 也无法满足企业的档案信息诉求。所以, 新形势下, 必须实行档案管理信息一体化模式道路。

所谓档案管理信息一体化模式, 就是集图书资料、科技信息、文书情报等各种档案信息于一体实行信息化管理, 建立现代信息管理中心, 从而实现企业档案信息的资源共享。具体而言, 推行档案管理信息一体化将有以下两点积极意义:

首先, 推行档案管理信息一体化模式可以加快企业信息管理化进程。随着知识经济时代的迅速到来, 使用电脑进行档案管理是社会发展的总体趋势, 它将使档案管理工作更高速、高效、高保密、高集中。但是, 目前大多数企业档案处于分散管理, 要各自购买计算机、扫描仪、复印机等现代化设备, 显得有心无力。有些企业虽然拥有大量现代化设备, 但由于各自为政, 效率低下, 浪费严重, 极大影响了现代化设备作用的发挥。推行档案管理信息一体化模式, 可以对现有现代化设施集中统一使用, 对各类档案信息进行综合开发, 实现各种信息的有序输入、挖掘计算与分析和自动检索, 从而达到节省时间、增加效益的效果。

其次, 在企业深化改革, 转换经营机制过程中, 推行档案管理信息一体化模式, 符合“理顺、精干、高效”企业改制原则。如果将原来分散管理的图书资料、科技信息、文书情报实行一体化管理, 将顺应现代企业深化改革这一大形势, 真正实现节省人力、集中设备、提高效益的改革目的。

(四) 采用现代化技术手段, 推进档案部门现代科技的有效应用。众所周知, 电脑具有强大的随机检索、多途径挖掘信息的能力, 可以自动实现对文件实体的集中化和系统化管理、储存。以计算机为中心的现代科学技术手段, 是当今各个领域、各个行业提高工作效率的一大法宝, 企业档案管理工作也不例外。就企业档案管理而言, 应采用电脑、集成光盘等多种现代化科学技术, 实现信息的输入、储存、检索和输出一体化管理, 同时向信息联网发展, 加紧建设信息高速公路, 促使企业档案信息管理上“网”上“路”, 从而实现档案信息资源最大限度的共存共享共用, 更好地为企业发展提供信息决策服务。

参考文献

①陈晓晔.谈如何做好企业的档案管理[J].广东档案, 2009, 02.

②缪莺.新时期的企业档案管理[J].科技档案, 2010, 01.

③杨企中.进一步提升企业档案的管理水平[J].上海档案, 2011, 01.

企业档案管理信息化研究 篇10

关键词：企业档案；信息化；建设问题

一、企业管理中的重要环节是档案信息管理

企业为不断提高档案信息管理的工作水平，必须始终坚持以经济增长方式为依据的思想理念，重视对信息技术的全面推广与应用，以实现企业的稳定生存与快速发展。同时，为与新形势下社会以及市场经济发展需求相适应，同样应当重视对档案管理的信息化建设工作，依托于对信息化建设技术的综合应用，促进企业档案信息的综合应用，使其发挥提高企业经营管理效率，转变企业管理方式的重要职能。档案信息化的基本概念是指：以档案馆为重点，以服务社会为主要形式，以社会为主体的档案管理模式的转变过程。在档案管理模式的转变中，必须通过对相关技术的应用，促进其数字化、网络化水平的全面提升，以深入档案信息传输、存储、接收、以及提供等相关环节，实现档案管理的一体化发展。

二、企业档案管理信息化的内容形式

档案信息是企业经营管理主体获取各层面信息的重要依据之一。在新的社会发展形势下，档案信息管理工作的重要价值越来越明显，电子和互联网的飞速发展和广泛应用，信息的获取和传播也发生了惊人的变化。在互联网的时代下，档案管理工作部门应当以网络系统为依托，面向企业相关业务部门与机构提供数字化信息文件，从根本意义上实现对档案管理工作企业的经济效益最大化。

（一）企业档案管理信息化的实现，前提是全面系统采集有效信息。为推动并促进企业档案信息化进程的加速与实现，必须结合企业自身情况建设一个系统且完整的档案管理工作系统，体现具有现代化特点的档案信息资源的高层次，在生产环节、研发环节、以及营销环节中促进信息应用系统功能的完善。具体到信息采集环节来说，企业档案管理信息化系统应当实现信息采集工作的自动化、全面性、以及动态性。档案挂历工作人员应当以档案信息的适应性、精确性为基本原则，及时筛查并对系统所采集各类信息数据进行鉴定，将有永久保存价值的文件信息筛选出来，由档案著录标准档案信息系统自动批量提取导致的分类法和主题，并保存在相应的文件档案信息数据库，使电子公文形式。

（二）准确处理信息是实现企业档案管理信息化的基础。档案信息若是没有进行处理，极其有限的发挥作用，或数据库的文件常年不用，文件中几乎是未知的，在真正意义上实现，档案信息化建设，最大限度地提高企业的经济利益是不可能的。因此，只有从某些话题，企业档案信息化工作的全部意义，无序的信息处理分散、订货系统，实现档案管理的企业信息化建设的终极目标。

三、实现企业档案管理信息化的方法是加强反馈控制

从反馈控制基本原理上来看，企业档案信息化系统中所涉及到的反馈信息包括以下类型：其一是系统输出信息，其二是影响信息（包括外部环境以及内部过程的影响因素），输出回路的档案信息系统，从而所有的内容和规则的调整，以更好地实现目标系统。反馈控制的基本过程包括：收集反馈信息，通过建立网上注册系统，定期向用户发放问卷；收集和分析收集到的信息，是促进档案信息化成果，总结问题并提出整改措施；定期总结反馈，不断完善自身，保证企业档案信息化的顺利实现。

四、档案信息化管理的意义

（一）提高工作效率。传统的档案检索方式是档案管理人员在档案管理系统中通过模糊查询、分类查询档案题名或题名关键字等方式检索到档案的档号，然后按照档号去相应位置调阅相关档案，占用大量时间和人力。信息化后，可直接在档案管理系统中通过查阅关键字后查看档案全文信息。据统计，信息化后档案管理人员的查档时间可节约40%，档案利用率将比传统档案管理的利用率提高5～10倍。

保护原始档案。档案信息化后，档案管理者可以向档案利用者提供电子版或打印稿供其查阅，这就减少了多次复印、翻阅对原始档案纸张造成的腐蚀和损坏，有效保护了企业的档案资产。

（二）提高档案信息利用的时效性和服务效率。信息化后档案资源在一定权限内可实现共享，并能远程服务，时效性强，从而能为企业生产发展提供高效优质的档案信息化服务，提高企业整体工作效率，并能提升档案信息管理部门在企业中的地位，脱离了过去单纯的档案保管模式，转而成为企业的信息中心。

（三）增进企业结构优化使业务流程更完善。在计算机系统中，管理这将取缔中央及控制部门的监督等职能，更大的加强决策能力和直接面对面沟通的实施，这也就降低了管理水平，同时也减少了组织规模。通过不同层次，同样信息，使企业内各部门直接的活动变得更加和谐，更快更好的实现动态管理，使通信畅通并使成本的监督和协调得到降低，市场和信息的决策反馈得到提升，极大的提高了各个阶层的潜力和主动性，是知识和经验的交流得到促进，使技术管理达到最佳效率。

五、结语

在现代化的经济条件下，为了号召国家政策和企业的发展，就是把传统的纸质档案转变电子档案信息化。现代信息化技术综合应用，有效采集和管理使用企业档案信息，并对档案信息化建设增加关注和重视。

参考文献：

[1]吕文庆.信息化时代档案管理信息化建设[J].办公室业务，2014，19：136+144.