企业资料室发展问题的探讨

2022-09-10

1 企业资料室的职能

企业资料室是企业的重要组成部分, 它接近生产和科研第一线, 直接服务于生产和科研人员。它保存的文献资料更富有专业性、针对性和情报性。因此, 企业资料室是企业的信息中心, 是具有特殊功能和作用的职能部门。

2 企业资料室的工作现状

作为企业发展与科研的信息中心, 企业资料室理应发挥良好的文献保障与咨询作用。但目前有相当多的企业资料室存在着职能不完善的状况, 只是做些资料的保存、整理及借阅的工作, 而编制文献目录、文献索引、专题文摘, 搜集和整理专题参考资料, 提供情报咨询等工作根本没有开展, 还存在开放时间短的问题, 从而大大降低了文献信息利用率, 在企业发展与科研工作中的文献信息保障作用不断弱化。

3 对企业资料室发展的建议

3.1 建立企业资料室与公立图书馆、高校图书馆的联网

一个完善的企业资料室在图书及文献的采购、分编、排架、检索、借阅等环节上, 必须与公立图书馆、高校图书馆体例一致, 以确保收藏的文献资料分编标引的标准化和规范化, 为以后实现并网创造条件。企业资料室要努力与公立图书馆、高校图书馆建立合作协议, 从而为企业构成合理的服务体系, 这样才能以节约资金, 实现资源共享。

3.2 建设专业数据库

(1) 建设专业数据库要选择能形成自身特色的优势专业, 重点建设、重点发展, 不求全面而求重点突出、优势明显。 (2) 资料室在书籍资料的建设过程中, 要针对研究型学者的需求, 收集那些专业性、学术性比较强的文献, 收集的资料应注重选择专家学者的研究成果, 注重核心期刊的订阅, 而且要注意时效性, 这样才能保证企业技术人员能快捷获得科研第一线的文献资料。 (3) 虽然已经有了多种搜索引擎, 如谷歌、雅虎、搜狐、百度等, 这些检索工具为信息检索提供了方便, 但这些并不适合于检索学术性信息。 (4) 对数据库要作经常性的维护与更新, 确保信息的及时更新, 能为科研人员提供最新、最快的文献资料。

3.3 资料员向专家型管理员过渡

资料室的工作具有明显的专业性、学术性。网络时代的资料员更应该具有较广的知识面和精深的专业知识, 因此, 资料员仅仅掌握资料室学的基本知识是不够的, 而资料工作又属于图书情报工作范畴, 所以资料员应该具备图情学和本专业这两个方面的知识, 否则就无法胜任工作。只有掌握了本专业的知识, 才能更加主动地开展专题文献服务, 协助企业科研人员完成课题论证, 才能为科研提供专业的文献信息和全程服务, 逐渐实现资料员向专家型资料员的过渡, 是企业资料室从传统意义上的一般信息服务向多功能、多层次的服务转变, 最大限度地发挥出资料室的情报职能。

3.4 努力提高企业资料员业务素质

目前, 很多企业对资料员这一岗位不够重视, 有的不设专职资料员, 而是兼职的, 资料员始终处于被动的服务状态。资料室的资料员是图书资料工作的主体, 负责文献信息的搜集、组织和传递, 是沟通广大科研人员和资料室文献的纽带和桥梁, 是保障资料工作顺利进行的关键因素。资料员的服务质量直接影响着资料室的服务水平。因此, 资料员要不断加强自身业务素质, 不断提高服务能力, 变被动服务为主动服务。资料员要具有资料室学、目录学、情报学方面知识, 具备文献信息管理方面的专业能力。现在是网络时代, 资料员要懂得计算机方面的知识, 要掌握各种网络软件工具的使用方法, 以适应数字化要求。很多专业学科要跟踪当前的前沿问题, 掌握国内外发展动态, 为本企业技术人员提供更具有针对性的服务, 因此要求资料员还要具备一定的本专业基本知识和技能。所以企业要经常对资料室的资料员开展业务辅导, 组织资料员进行相关领域的交流、考察、学习, 掌握现代化的图书管理方法、成熟管理经验和科学管理办法, 不断提高资料员业务水平, 促进企业资料室发展, 达到时代水平, 更好地为企业服务。

3.5 发挥自身优势, 建成一个专业性的特色文献库

企业资料室应从企业生产和科研的实际出发, 明确自身的发展重点, 努力建立适应本企业所设专业发展的藏书结构, 形成高质量和高保障率的文献信息保障体系。应当避免把资料室建成“资料室”、“期刊室”。为了保证资料室的特色, 其图书资料应具有专业特色和学术水平, 并且力求专业资料的完整与准确。企业资料室在进行资源建设时应本着专、精、全的原则进行。专就是指针对本企业所设专业的资料建设要专门化;精是指因经费、场地、人员等因素, 导致资料收集应以精品为主;全是指对于本专业的资料应尽可能的全面, 如一些具有史料价值的资料、本专业经常使用的资料等要全部收集, 便于本专业人员检阅。在采购方面, 要有一个总的原则, 尽可能地采购到本企业所设专业学术性、前沿性的资料, 同时指定资料室建设计划, 分年购置一些大型图书资料, 要依赖企业技术人员提供信息支持, 或者安排技术人员同去采购。高水平、高质量的服务需要丰富的藏书作保证。除此之外, 企业资料实在突出专业特色的基础上, 还应积极搜集有关科研机构和其它院校的资料、专著及各种刊物上发表的论文、各种学术研讨会的有关文献资料, 为企业的生产和科研提供尽可能全面的文献资料。

4 结语

企业资料室在企业发展与科研中的作用是举足轻重的。只要我们因地制宜, 从资料室、人 (管理员) 两方面做到了管理上的应有改善, 在现有的条件下走出一条能够最大限度发挥其职能的新路子是不难办到的。总之, 企业资料室的建设和管理应加强领导, 深化改革, 强化创新意识, 把资料室管理工作推向一个更高的层次。

摘要：企业资料室是现代企业的重要组成部分, 具有专业性强、藏书质量高的特点, 是企业进行生产和科研的信息基地, 为企业的科学发展提供学术性服务, 在企业发展前沿发挥着重要作用。在信息高速发展的今天, 完善的资料文献室已成为一个企业必不可少的组成部分, 本文在分析了企业资料室职能及其工作现状的基础上, 提出了企业资料室发展的建议, 为促进企业良性发展奠定了基础。

关键词：资料室,资料员,专业数据库