提升企业工程档案管理水平的建议

2022-09-11

引言

工程档案管理是施工企业的一个重要管理内容。施工档案是由各类文件、记录等内容组成的, 这些内容均涉及到工程质量问题。工程档案不仅可以证明物项的安全运行能力, 为在役检查提供所需要的基准数据, 还能确定物项发生事故或动作失常的原因, 使物项的维修、返工、更换或修改得以进行、便于退役等等。所以, 如何管理好工程档案并且保证其内容真实可靠, 意义尤为重要, 这就要依赖于施工企业对工程档案的严格把关和有效管理。

1 建筑工程档案的内容和特点

建筑工程档案涉及建筑中的整个过程, 包括前期的设计阶段, 中期的施工阶段和最后的竣工阶段, 建设过程中的每一个阶段都非常重要, 需要做好各个阶段的档案管理工作。首先就是前期的立项准备和设计阶段, 此阶段的档案主要由招投标、合同等商务文件、前期设计文件、勘察文件等构成, 这些文件都是工程建设的基础性文件, 有了这些文件的奠基, 才能保证后续工作的顺利进行。其次是项目施工阶段, 该阶段主要涉及施工过程中的相关管理文件、建筑原材料、竣工图以及消防、照明、防雷接地、通讯设施等方面的内容, 这其中形成的文件都是工程顺利完工的保障。最后一个阶段是涉及工程建设的竣工阶段, 该阶段主要涉及各类相关验收工作, 包括实体验收和资料验收等内容, 竣工阶段的文件是对整个工期的一个总结, 会产生很多验收文件, 包括相关质量计划关闭文件、各类验收评定文件等, 此阶段相关的交工验收证书、工程保修书等也会一并产生, 相关自检报告、验收报告也应编制完成, 总包单位向建设单位竣工移交的各类文件也已基本生成, 如实体移交单、资料移交单等, 各类移交文件的完成, 标志着工程的顺利竣工, 而这些竣工文件的收集工作也是竣工验收的重要内容之一。综上所述, 从前端控制文件、到中间过程文件, 再到后期竣工验收文件, 每个阶段的文件都是对整个建筑过程的真实记录, 而工程档案正是由这些记录累计而成, 可见工程档案工作的重要性, 那么, 要做到工程档案的真实、完整、系统、有效, 就需要从上到下、从始至终高度重视档案管理工作。

2 建筑工程档案管理的存在问题

2.1 对建筑工程档案管理工作的不重视

目前, 在建筑工程建设过程中, 大家都一味地追求讲解利益, 认为档案建筑工程管理不能带来任何经济收益, 对建筑工程档案管理没有引起足够重视, 而是都把目光集中在了建筑的施工过程中, 只是一味地强调建设工程进度的快慢, 这使得在整个建筑的大环境中, 施工建设者们将工作的重心都放在了建筑工程建设方面, 从而忽略了建筑工程的档案管理工作。而建筑工程档案管理涉及整个施工建设过程, 但现实却是建筑施工管理者们往往到工程快到收尾的时候才想到进行档案建设工作, 然后凭借着记忆草草进行档案整理工作, 这样, 一旦工程建设过程中出现问题, 就出发生责任划不清、管理无从下手、过程无据可查等问题。因此, 从管理者到实施者都需要认识到工程建设档案的重要性。

2.2 管理人才缺乏

由于建筑工程档案中涉及工程问题, 这就需要专业的人员进行档案管理工作, 而对建筑工程的档案管理人员的要求也越来越高, 不仅需要懂管理的人才, 同时还需要具有建筑方面背景的专业技术人才, 种种因素使得专业的管理人员严重匮乏。同时, 前面提及的资金问题也会导致部分人才流失, 从而导致管理工作中会出现各种问题。

3 提升企业工程档案管理水平的建议

3.1 企业重视档案管理工作

目前建筑市场竞争激烈, 提高经济效益为企业的当务之急, 档案工作短期利益不明显, 致使档案工作在建筑施工企业里得不到重视。现阶段, 工程实体的质量越来越受到国家各级部门的重视, 竣工档案的重要作用也日显突出, 企业要长期发展, 必须保管好工程档案资料, 改变观念, 确立档案是企业的重要资产的观念, 投入必需的人力、物力、财力, 过程中做好档案工作, 实行领导负责制, 切实加强领导协调作用, 提高重视程度, 立足长远, 以维护企业经济利益。

3.2 加强档案管理信息化

档案管理的互联网技术的普及, 档案管理信息化建设的力度加强。档案管理也发生的翻天覆地的变化, 建设档案由过去的纸质资料, 过度到磁盘, 到现在的纸质、图片、数据信息化, 其中数据库的建立, 使工程档案资料数据化的比重越来越大, 通过对纸质资料的扫描, 数据编码, 使工程档案在互联网上能广泛使用, 特别是通过计算机技术, 对原始的工程档案数据进行分类整理、合并计算等, 为建设工程的决策提供很多有参考价值的数据和决策依据。通过互联网技术, 对部分重要档案进行分级授权修改和查阅, 确保档案的真实性和保密性。在平时的使用中, 可以在许可范围内让更多的有需要的人员查阅, 促进社会的进步和透明。反过来, 促进建设工程档案工作的提高, 体现档案工作的有效性和重要性。

3.3 加强监督指导, 健全档案管理工作体制

根据《档案法》的要求, 进行项目建设的部门, 要建立专职的档案管理领导小组。档案管理架构应该同时建立并配备足够的人员, 相应的岗位责任制度也要建立和落实。加强监督, 促使工程项目五方责任主体和参与单位的档案工作与实体工作一起抓。把档案工作作为一个主要工作, 与质量领导责任制、项目法人责任制等放在同等重要的位置。在施工过程中, 加强工程档案查验, 保证工程重点环节档案资料的真实性和完整性。档案工程验收应该根据工程进度, 分阶段实施, 并做好分部验收的记录, 对工期长的项目, 档案更应该分阶段验收, 通过分段验收, 可以及时发现问题, 查漏补缺, 及时纠正错误。

结束语

目前, 随着我国经济的飞速发展, 城镇化进程也得到了飞速发展。随着城镇化脚步的加快, 各个地方的建筑工程也在各地兴盛起来。这其中就涉及档案管理问题, 如何做好档案管理的工作, 就显得尤为重要。建筑工程中涉及很多的档案管理工作, 档案可以说是建筑工程中的非常重要的一部分, 同时建筑工程档案管理工作对整体工程的质量好坏的评定起着至关重要的作用, 对此, 需要重视建筑工程的档案管理工作。

摘要：建筑工程档案资料的有效管理是整个建设项目不可缺少的重要组成部分, 加强建设工程档案管理的投入和提高档案管理水平对促进我国建设工程质量管理水平的提高具有重要的作用。施工企业做好档案管理工作, 需企业重视档案管理工作, 加强档案管理信息化, 加强监督指导, 健全档案管理工作体制, 加强工程档案管理人才队伍建设。本文从建筑工程档案的内容和特点入手, 对提升企业工程档案管理水平的措施进行了分析。

关键词：企业,工程,档案管理