论企业孵化器内部控制的设计

2022-09-10

近年来, 随着“大众创业、万众创新”浪潮迭起, 各种资本举办的企业孵化器数量越来越多。企业孵化器提供的服务有:基础服务——包括共享空间建设与管理咨询;中介服务——包括代办工商税务登记、协助获得政府资金、申请担保贷款、引荐风险投资结合等;投资服务——即孵化器向客户直接投资。企业孵化器在物理场地建设、招商、产业服务、投资服务、及内部管理方面需要加强内部控制, 通过自我调整、约束、规划、评价和控制等一系列方法、程序与措施, 实现其灵活服务与规范运营的双重目标, 保证孵化器经营活动的经济性、效率性和效果性。

一、以《企业内部控制基本规范》纲要, 企业孵化器建立与实施有效的内部控制, 应当包括下列五个要素:

(一) 内部环境

内部环境是企业实施内部控制的基础, 一般包括治理结构、机构设置及权责分配、内部审计、人力资源政策、企业文化等。企业孵化器应当在董事会下设风险管理委员会, 负责内部控制的具体实施;应当在部门设置上围绕孵化器服务功能, 以提高运营能力为主线;应当建立内部审计机构, 对招商合同、财务结算、服务的投入产出、投资的效益进行审计检查;应当建立合理的员工薪酬, 加大对孵化器自身经营骨干与专业人员的激励;应当建立开拓务实、诚信进取的孵化器文化, 使孵化器始终焕发创新风采。

(二) 风险评估

风险评估是企业及时识别、系统分析经营活动中与实现内部控制目标相关的风险, 合理确定风险应对策略。孵化器应当建立风险评估体系, 对政策风险、孵化器运营风险、内部管理风险、客户质量与流动性风险等加以识别, 按风险承受度制定风险应对策略。

(三) 控制活动

控制活动是企业根据风险评估结果, 采用相应的控制措施, 将风险控制在可承受度之内。孵化器应当区分不相容职务进行分离, 建立授权审批制度、会计系统控制、财产保护、预算控制、运营分析控制和绩效考评等控制措施。其中, 对向孵化器客户提供个性化服务、孵化器应急管理、孵化器灵活措施等方面, 要兼顾孵化器服务的柔韧性与客户体验;而对孵化器相关重大事项决策、重要人事任免、重要项目安排、大额资金的使用, 必须建立经集体讨论做出决定的制度。

(四) 信息与沟通

信息与沟通是企业及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息, 确保信息在企业内外部之间进行有效沟通。孵化器是服务于创新创业的, 自身的信息系统应当具有先进性。应当加强对信息系统的开发与维护, 在内部管理性数据方面做到全面、精准、及时、注意信息权限与保密性, 在外部沟通性数据方面做到共享、专注、适时、注意信息针对性与有效性, 无论哪种数据或信息都要建立在可靠与安全的基础上。孵化器应当建立举报投诉制度, 设置举报邮箱及电话, 供在孵企业反映日常遇到的困难、投诉孵化器服务问题, 也供舞弊举报。

(五) 内部监督

内部监督是企业对内部控制建立与实施情况进行监督检查, 评价内部控制的有效性, 发现内部控制缺陷, 及时加以改进。孵化器应当进行日常监督和专项监督, 特别是对孵化器重要的业务流程、关键的管理岗位进行调整时, 通常涉及到服务资源的重新分配, 此时内部控制应当做出针对性监督, 以防孵化器核心竞争能力受到影响。

二、以《企业内部控制规范配套指引》为对照, 孵化器内部控制应当围绕五个目标来设计关键控制点

(一) 合理保证企业经营管理合法合规

孵化器作为专注于产业的“空间、服务、投资综合解决方案提供商”, 其运营涉及的维度非常广, 既要满足政府公共管理要求, 又要满足成百上千客户日常办公与服务需要, 既要符合自身作为一个经营主体的常规合法性, 又要关注嫁接投融资、媒体、市场等各类资源时的特殊合规性, 因而与法律法规的接触面非常大。

为此, 孵化器要加强自身法务系统建设, 拥有一支对公司经营管理、中介咨询、基金投资等方面具有完备能力的专业法务队伍, 并建立好公司的法制文化。

(二) 合理保证资产安全

孵化器有重资产与轻资产两种模式。对于重资产即物理场地由自己建设运营管理的孵化器, 要加强工程领域风险管理, 包括:工程前期管理中必须的立项报批与供应商选择、概算和预算控制;工程施工管理中的相关质量、安全、环保等监管, 履约进度敦促与变更鉴证控制;工程竣工管理中的竣工验收程序与决算, 及时准确的固定资产入帐、档案保管控制。

对于孵化器持有房屋以外的资产, 应建立采购计划, 实施供应商选择, 完备采购合同条款和验收手续, 建立供应商名录与准入标准及淘汰机制。孵化器的核心竞争力是服务, 故孵化器还应特别重视品牌、商标、技术等无形资产管理, 明确无形资产权属关系, 及时办理产权登记手续。孵化器的数据信息特别是涉及客户资源与客户需求的信息要严格加密。

(三) 合理保证财务报告及相关信息真实完整

孵化器收入涉及租赁服务、咨询服务、配套服务与对外投资收益, 其中配套服务还可能进一步涉及物业管理、文体、教育、餐饮等, 故要建立适应多元服务的专业财务核算体系。大量的客户租赁合同与服务台帐信息可以通过客户信息管理系统来实现业务端管理, 再通过客户信息管理系统与财务软件系统的对接实现数据及时性与准确性。设置专门的结算窗口作为唯一的收费入口来实现资金的安全性。通过财务信息系统向客户信息管理系统的反馈实现应收帐款实时共享。借助财务系统预算管理模块向管理层定期呈现预算执行情况。按照以上有序的财务链条工作机制与恰当的复核审查机制, 可以从源头合理保证财务报告和相关信息真实、完整、可用性强。保证财务信息质量的另一个重要因素是财务人员的综合素质, 包括职业操守、专业技术水平、财务工作经验与能力。孵化器要建立财务人员招聘、培养、选拨、任用一系列方法, 把懂行业、爱客户、专业水平强、沟通能力好的财务人员安排到重要的财务岗位上, 带动财务管理部门整体信息质量提升。

(四) 合理保证提高经营效率和效果

孵化器传统收入主要是场地租赁收入、网络共享收入、物业服务收入、中介服务与咨询服务收入, 孵化器创新收入在此基础上则增加了直接投资收益。在传统收入方面, 要通过密切观察市场、紧盯优质项目想方设法予以引进, 来提高出租率与出租效果;为客户企业提供工商注册、税务登记、环保登记等“一条龙”入住服务与集研发、营销、管理、知识产权、媒体支持等全过程的后续服务;协助客户高新技术企业、产品和各类项目的申报;为客户提供各类配套服务等。孵化器创新业务在此基础上增加了空间共建与直接投资功能, 孵化器与客户的事业相融合, 相互分享资本红利。内部控制要对上述两类孵化业务控制点做针对性的设计, 对前者主要关注服务价格体系、房源分配与资源利用率, 对后者主要关注投资风控。其中对服务价格体系建立与调整的审批和对投资事项的审批应当纳入孵化器集体决策程序, 并建立严格的岗位分离控制, 投资后评价及责任追究控制。

(五) 合理保证促进企业实现发展战略

企业孵化器战略是孵化器为了实现长期的生存和发展, 在综合分析内部条件和外部环境的基础上做出的一系列带有全局性和长远性的谋划。企业孵化器应当在董事会下设立战略委员会或指定相关机构负责发展战略管理工作, 战略委员会要制定规范透明的议事规则, 组织相关部门对孵化器发展目标和规划进行可行性分析, 形成战略建议方案。经董事会审议股东会批准的战略要加大内部宣传, 并加强实施监控, 以把战略融入全体员工的思想当中;同时可将战略目标分解成公司绩效考核指标, 在公司各个层面形成孵化器经营创新激励机制, 引导全员朝着聚焦主业发展的战略目标开展工作。

三、结束语

孵化器的内部控制是以其服务为起点和终点、全流程和全方位、全员参与的控制管理系统。一个针对孵化器运营特点的有效内控的建立, 横向上围绕具体服务内容、纵向上贯穿风险评估、关键控制点设计、培训、实施、检查、考评、分析、改进等环节。探索如何将灵活的孵化器服务切割成标准化的内部控制可视图并实施相应的控制措施, 对孵化器面对复杂竞争局面实现长期可持续发展具有重要意义。

摘要：企业孵化器也称高新技术创业服务中心, 它通过为新创办的科技型中小企业提供必要的基础设施和资源, 并且为其提供一系列的服务支持, 以降低创业者的创业风险和创业成本, 提高创业成功率, 促进科技成果转化, 培养成功的企业和企业家。经过二十多年的发展, 企业孵化器管理由粗放走向精细, 竞争力也由“比空间”发展到“比服务”最终“比管理”。内部控制作为促进企业发展战略、优化治理结构、管理体制和运行机制的现代企业管理的重要规则, 对企业孵化器加强管理提高效益, 实现可持续发展具有重要作用。本文围绕内部控制的“五个要素”与“五大目标”, 探讨孵化器公司内部控制的设立和完善。

关键词：企业孵化器,内部控制,五个要素,五大目标,关键控制点