刍议京秦高速公路运营期的档案管理工作

河北省高速公路京秦管理处成立于1999年, 负责京秦高速公路的营运管理。包括养护、收费、路政、行政、党群、会计、科研和其他各项经营活动。为了全面提高管理处及下属单位档案管理工作水平, 确保管理处档案的完整、准确和安全, 使档案工作更好地为管理处的经营管理和发展提供有效服务, 尤其对基层收费站档案建设工作进行了规范, 收费站的档案分8类共45卷。通过规范化管理, 档案的作用日益突显。实践证明, 高速公路的发展离不开档案管理, 档案的开发利用已成为高速公路发展中不可缺少的重要组成部分。从以下几方面论述:

一、档案管理制度化

(一) 凡是反映管理处工作活动, 具有查考利用价值的文件资料、图像、照片、录音、录像及其他事物资料等, 均应整理归档。

(二) 各部门负责收集、整理职责范围内的档案, 并负管理职能。

(三) 各部门档案员要确保接收的文件材料档案的齐全性、完成性、准确性。

(四) 档案员要严格遵守《档案法》、《保密法》, 不准随意摘抄、传播密级档案内容。未经批准, 不准擅自将重要档案借出或复印。

(五) 对违反保密规定, 造成泄密或被盗密者, 按其性质及情节给予严肃处理。

(六) 档案管理人员调动工作时, 应在离职前办好交接手续。

二、档案管理规范化

(一) 有专人负责。在制度健全的基础上, 做好职权分工, 每一环节, 有专人负责, 层层传递, 直到归档。同时加强对档案人员绩效考核制度的管理, 通过考核, 激励员工的工作热情, 创造激情, 奋斗的热情。

(二) 有固定的场所。做好基础设施建设, 为档案的保管和保护提供设施齐全的场所。管理处先后建立1000多平的档案室, 购置铁质文件柜、刻录机、空调、除湿器、密集架、计算机、复印机等一系列重要设施, 提高库容量, 增加了安全防范能力, 为档案的管理、提供良好的物质基础, 改善了档案保管条件。

(三) 有固定的归档过程。在整理档案过程中, 工序繁多, 按照文件在形成过程中的联系和规律, 以件为单位进行分类、排列、编号、编目、录入、扫描、装订、装盒, 使之有序化。要以“简化整理”为宗旨, 推进文件整理, 兼顾计算机和手工两种整理方式, 达到对文件归档的高效化。我们把材料的收集, 整理, 归档工作分成四个阶段:收集阶段、预立卷阶段、定稿组卷阶段、上架阶段。

三、档案管理信息化。

(一) 引进培养档案专业人才。既懂得计算机知识, 又懂得档案管理的复合型人才。

(二) 建立网络档案信息系统。切实树立便捷化、数字化的理念, 从人力、物力、财力统筹安排, 统一部署, 同步实施, 切实推进档案存储数字化和利用网络化。

(三) 推进档案资源数据化转变。档案管理人员应用各种软件, 将传统的档案转化为电子数据文件, 然后将数据文件分类管理, 确保电子文件的可靠性, 使之与纸质文件一样。

四、档案管理精细化

(一) 分级管理。根据上级单位要求和收费站的实际情况, 管理处建立综合档案室, 各单位分别建立自己的档案室。

(二) 基层单位精细分类。收费站的档案分成8类共45卷。8大类分别是:收费管理、制度建设、行政综合、后勤管理、队伍建设、党工团妇建设、文明创建、监控管理。所有的档案一目了然, 为数据分析, 领导决策提供大量的理论依据。

五、档案管理法制化

(一) 重点贯彻《档案法》、《保密法》, 有效提升了维护档案规范性、真实性及安全性的自觉意识, “法制化”“痕迹化”管理的理念已深入各个管理环节。

(二) 突出专业性特别强的会计档案。会计档案, 是单位在会计核算活动中形成的具有保存价值的原始记录, 是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据, 它客观反映了单位一切经济活动的发生、发展过程, 不仅是经济决策和财务审计的重要依据, 也是执行财经纪律、保护国家财产、保障经济健康发展的有力武器, 涉及法律和经济责任, 一定按着《会计法》归档, 尤其是移交的会计档案, 原则上应当保持原卷册的封装, 个别需要拆封重新整理的, 档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理, 以分清责任。

六、档案管理团队化

(一) 引进专业人才。定期向社会招收一些档案专业的高校毕业生作为档案管理人员, 提高档案管理人员的素质。

(二) 培训现有人员。通过邀请专家举行定期的培训教育, 提高现有员工的业务能力和职业道德水平, 让档案管理人员深刻认识到档案管理工作的重要性, 增加先进的管理理念, 不断丰富自己的科学文化知识, 提升职业道德水平, 使其有一定的责任感, 在工作时能够认真、仔细的对待。管理处为进一步提高档案工作规范化、标准化和现代化水平, 对本系统员工实施针对性的培训, 在核心岗位培养少而精的档案管理的“专才”, 在非核心岗位、一般性内业岗位, 培养了大量的档案管理“通才”, 建立一支稳定、专业、进入状态快的档案管理队伍。

(三) 建立考核机制。建立业务考勤和绩效考核制度, 奖罚分明, 奖勤罚懒, 体现多劳多得;同时举行青工比武, 推动业务水平的提高, 实现能者上, 平者让, 庸者下的用人制度, 打破“干好干坏一个样”的大锅饭局面, 对那些对工作不思进取、懒散怠慢的员工实行淘汰制。

总之, 档案是社会的宝贵财富, 是单位发展的需要, 是改革创新的需要。高速公路单位应注重档案管理工作, 加强档案管理, 努力提升档案管理水平, 使档案能更好地为高速公路事业、为社会、为改革创新服务, 实践证明, 京秦高速档案规范管理的作用日益突显, 而且作用越来越大。

摘要：作者据京秦高速公路运营期的档案管理实践经验, 就如何做好档案管理工作, 从制度化、规范化、信息化、精细化、法制化、团队化六个方面进行论述, 对高速公路各单位档案管理工作具有一定的指导意义。

关键词：高速公路,档案管理