高校学术会议活动档案建设管理刍议

2022-09-10

主题词：

档案;学术会议活动;档案管理;归档;编研;

高校是国家创新体系的生力军, 是新思潮、新理论、新技术的主要策源地。从高校的职能来看, 学术是实现人才培养、科学研究、社会服务, 乃至文化传承与创新四大职能的链条和纽带。学术会议活动, 对促进高校学术交流、活跃学术氛围、拓展师生学术视野、提高学校学术知名度, 都具有十分重要的作用。目前, 我国高校每年主办或承办各类国际、国内学术会议数以千计, 学术会议活动中形成的以科技信息为主的文件资料, 既具有重要的学术价值, 同时也蕴藏着巨大的社会价值和经济价值。在学术会议活动中形成的档案资料, 理应建立一套规范有效的档案建档、管理体系。

一、学术会议活动档案的界定

根据1994年1月实施的《普通高校档案实体分类法》, 学术会议活动中形成的档案, 作为科研类档案综合材料 (KY·11) 中的一类短期保存的文件材料。由于学术会议活动涉及学科专业建设, 因此学科论证、重点实验室建设等学会会议活动档案资料也可列入教学类档案归档;涉及外事方面的国际学术会议活动档案资料也可列入外事类档案进行归档。由此带来的是, 目前各高校对会议活动档案的建档和管理, 缺乏统一的规范和标准, 系统化、体系化明显不足。鉴于高校学术会议活动档案的特殊性和重要性, 应将学术会议活动档案管理作为学校行政管理的一项基础性工作, 对其进行单独建目, 例如在科研综合类 (KY·11) 、科研项目类 (KY·12) 的平行目录下, 设立学术会议活动类档案 (KY·xx) , 并在此基础上设立国际学术会议活动、国内学术会议活动或者文科学术会议活动、理科学术会议活动或者按学院、系所、学科方向等, 设立学术会议活动类档案的三级类目, 保存期间为长期。以上档案界定, 可用以指导和规范学术会议活动档案的收集、归档、保存和利用工作。

二、学术会议活动档案的建档

高校学术会议活动的组织, 应包括会前准备、会期安排、会后总结等一系列工作。因此, 学术会议活动的档案归档范围, 按时间节点来讲, 应包括会前、会期和会后三部分。

(一) 会前档案资料

会前准备工作, 是顺利组织学术会议活动的基础。结合众多高校学术会议活动组织的普遍情况, 会前档案资料应包括:

1. 研究举办会议的动议;

2. 关于主办或承办会议的请示、报告、批示、批复等;

3. 会议活动组织方案;

4. 会议通知或邀请函。

(二) 会期档案资料

会议活动举办期间的资料信息量大、内容全面, 是整个学术会议活动档案的核心。会期档案资料应包括:

1. 会议活动的日程、议程、有关安排等;

2. 出席会议的领导、嘉宾、专家名录, 含通讯录;

3. 会议活动期间的所有讲话、致辞、大会发言、交流发言、书面交流材料、学术论文集、学术专刊等;

4. 会议举办期间的张贴、海报、合影照片等。

(三) 会后档案资料

会后总结, 是一个完整的学术会议活动的重要组成部分。会后档案资料应包括:

1. 会议纪要;

2. 会议的新闻报道, 包括文字、图片和视频资料等。

关于学术会议档案的来源, 应充分发挥档案馆的牵头和指导作用, 依托科研部门、外事部门做好学术会议活动档案的编目整理工作, 同时, 要充分发挥各单位、各学科兼职档案员的作用, 及时、全程做好会议活动档案的汇集整理工作, 确保档案资料档案的完整性、准确性和系统性。由于学术会议活动的规模不一、组织周期不同, 因为在建档时应根据实际情况预留一定的插卷空间, 以便随时补充和完善。