随着经济的快速发展, 地区、国家之间的竞争日益激烈, 而人才资源与竞争是世界经济发展的主旋律, 人力资本的积累和人才资源的开发是经济腾飞发展的必然。世界各国特别是发达国家的企业都把对人力资源的开发看作是对国家和企业未来命运的投资, 并想尽一切办法使其投资不断地保值和增值, 创造出更加可观的效益。加速人才资源开发工作即是我国经济和社会进步的客观要求, 也是未来人事管理发展的趋势。而人事档案是人力资源的重要的信息来源载体, 是宝贵的人才库。所以, 各单位在招聘人员、选拔人才、聘用干部时, 越来越依赖人力资源信息, 进而逐步认识到人事档案的价值和它的重要性。
近年来, 在国家组织部和人事部的不断要求下, 我国的人事档案管理系统已形成规模, 大部分单位基本设有人事档案管理部门, 为便于了解各类人员情况, 都已建立了人事档案, 制定了相关管理制度, 使其业务管理工作有了一定进展。虽然人事档案管理工作取得了一定成绩, 但与社会主义市场经济建设发展的需求还有一段距离, 或多或少存在一些问题。如人事档案缺少必要的材料、一些材料不够真实, 案卷质量有待提高, 档案的信息开发利用较低, 未发挥应有的作用。如何保证人事档案真实、完整、有据可依, 比较全面反映每个人各阶段历史的情况, 首先应对人事档案有全面的了解, 知道人事档案的内涵、明白它的作用, 其次是改变思想观念, 提高全员档案意识, 最后就是完善管理制度, 提升档案管理人员素质。
一、走进人事档案, 了解档案内涵
人事档案是在组织人事管理活动中形成, 并经组织审查或认可的, 反映个人经历和德才表现的原始记录, 以个人为单位立卷归档保存的文字、照片等形式的档案。因为人事档案记录了一个人学习工作的主要经历、及政治思想品德等情况, 所以它能起到依据的作用。又因为人事档案保存着有关个人身份和学历、工资和社保等材料, 故它又具有法律效应, 所以, 称之为记载人生轨迹的重要凭证。
人事档案具有原始性、全面性、机密性、现实性、真实性、动态性、流动性等, 这里只简单谈谈人事档案的原始性、真实性、全面性、动态性和流动性。
(一) 原始性。
人事档案保存的材料是本人亲身经历记录下来的原始材料, 如学习成绩、获得学位证明、入党入团材料、工资等, 这些是经本人签字、或确认、或经组织审核的最原始的记录。
(二) 真实性。
人事档案中的材料有些是本人自己写的、有些是学校形成的、有些是单位形成的材料, 基本反映了当时个人的具体情况, 所以档案材料具有客观性和真实性。只有确保档案材料的真实, 才能保证人事档案为人所用, 发挥它的使用价值。
(三) 动态性。
人的成长过程不是一成不变的, 上学期间随着年龄的增长。个人的学历会发生变化, 从中学到大学, 有可能继续学习到硕士或博士。参加工作后, 有可能晋升、有可能被提拔、有可能调动新的部门等等, 这些随着人的情况的变迁, 人事档案的内容也随之不断变化, 要增加一些新的信息材料。因此, 人事档案要注意随时收集补充新的材料归档, 以保证档案的时效性, 动态化的管理。
(四) 全面性。
目前人事档案归档的材料有十大类, 包括个人的履历材料、自转材料、鉴定考核考察材料、学历和技术职务评聘材料、政治历史审查材料、党团及民主党派材料、奖励和处分材料以及工资任免离退休等材料, 可以说, 人事档案比较完整地记录了一个人成长过程中各个主要阶段的情况, 所以人事档案存储的是每个人的信息库。
(五) 流动性。
是指人员调动后, 人事档案也随之转入新的单位, 做到“档随人走”, 这样才能避免“有档无人”或是“人在无档”的现象, 从而保证人事关系与人事档案的管理相一致, 利于人事档案作用的发挥。
人事档案由于它的原始性、真实性和完整性, 决定了人事档案具有凭证作用和法律效力。
从人事档案的特性看, 人事档案不只是一个单位的某个部门形成的, 它的形成既需要组织不断收集积累, 也需要个人根据不同时代的实际情况补充完善。从人事档案的作用看, 它既可以为组织在考察员工、选拔人才、聘用干部、晋升调资、政治审查等方面, 提供可靠的依据;也可以为个人在职称评聘、继续教育、福利待遇、遗产继承、公正等方面提供帮助;同时它还可作为证据具有法律效应。有些人的档案不仅自己要用到, 且父母或兄弟姐妹也会用到, 甚至自己的子女也可能还会用到, 就是说一份人事档案有可能三代人都会用到。
由此可见, 人事档案记录了人的一生学历、工作、家庭等情况, 较为全面反映了一个人各方面的情况, 所以它是人生的写照, 是记载人生轨迹的重要依据。了解了人事档案的内涵, 知道了它的重要性, 就应该加以重视, 书写好自己的历史。
二、改变思想观念, 提高全员档案意识
第一, 要确保人事档案的材料客观、全面、真实, 首先要解决传统思想观念。改变人们心中只认为人事档案与己无关的思想, 一些人认为档案中所保存的材料都是组织的事, 所以在填写人事档案材料时, 随意性很大, 极不负责, 如履历表中经常出现个人材料前后说法不一致, 或是几份履历表说法不统一。更为甚者考核鉴定材料只写“成绩”, 没有“缺点”, 或是所有人评价“千篇一律”都一样, 使档案材料存在虚假情况。再者材料有缺失、自己保管不上交材料等情况, 这些都造成档案残缺、内容不真实, 不能客观、全面、真实地反映一个人的全貌。若上述情况不解决, 不仅给组织带来工作上的困难, 对个人将来用到人事档案, 也会造成一定影响和遗憾。
第二, 提高人员的档案意识。为使全员档案意识得到提高, 可采取下列措施:第一, 加强各级领导档案意识。首先加强对领导的教育, 使其认识到人事档案对每个人是不可缺少重要资源、有着重要的作用;并将人事档案工作纳入领导工作考核内容, 以此引起领导们的重视。这样能使领导按照相关的要求, 对此工作进行及时督促检查, 使人事档案工作走向良性循环的发展。第二, 普及人事档案的知识。通过培训、布置工作等方式, 向全员宣传人事档案知识, 让大家了解人事档案的内涵、用途及重要性, 使大家明白人事档案关护着每个人的切身利益。如职称的评聘、职务的晋升、干部的提拔、申报各种奖励、遗产的继承、公证材料、户口迁移、退休养老福利等等, 这些都需要用到人事档案, 由此可见人事档案的用途越来越广, 其重要性可想而知。第三, 控制源头。在新员工入职时、或是填写第一份履历表时, 对其进行人事档案的培训, 讲解人事档案的重要性, 教会他们怎样填写履历表, 以及后续补充档案材料要注意哪些问题, 使大家对人事档案工作有个全面的了解, 以确保后续收集的材料符合归档要求。
三、建立完善管理制度, 规范人事档案管理
为使人事档案归档齐全, 各项工作顺利开展, 必须建立相适应的管理制度。现在, 有些单位基本上按照国家中组部的文件要求, 制定了本单位的相应的管理制度, 但还没有建立完善的档案整理、归档及借阅等相关制度。一些单位在档案收集方式, 也没有形成按期移交归档的制度, 还是人事档案管理人员上门索取, 致使材料收集的渠道还有其局限性, 有些业务部门为了省事往往不愿将相关材料归入人事档案, 给主管人事档案部门的工作带来一定的困难。
俗话说“三流企业卖苦力、二流企业卖产品、一流企业卖专利、超一流企业卖标准”;这个观点不尽全面, 但从一个侧面反映了管理制度和标准的重要性。在制度建设中, 既要有宏观的人事档案管理规定, 还要有微观的档案收集、整理、归档、借阅的详细的制度或标准, 同时对人事档案的管理工作以及管理人员, 也应有相关制度的要求, 与此同时对一些材料要明确规定, 由什么部门什么时间必须按时归档, 以确保档案的现实性和动态性。一套严格的管理制度和标准建立了, 还要保证各项工作能按制度的执行, 这就需要将其纳入领导和部门考核中, 使得人事档案收集整理有标可依, 归档管理有章可循, 监督检查考核有法可依, 形成良好的闭环管理, 使人事档案走向规范化管理。
四、加强人员教育培训, 提升管理人员素质
人是管理中最积极最活跃的因素。任何工作管理水平和管理效率的高低, 在一定程度上取决于管理人员。要确保管理好人事档案, 就需要对人事档案管理人员进行定期培训, 与相关单位开展交流活动, 互相学习好的管理经验, 同时对业务工作要按期进行梳理总结, 以便及时发现问题尽快解决。管理人员还要加强自身的学习, 使自己具有良好的政治素质、思想品德, 以及较强的工作责任感。通过不断学习创新, 提高业务素质和创新意识, 以适应新时代对人事档案管理新的要求。
走进人事档案, 了解人事档案内涵, 提高每个人的档案意识, 为了完整、准确记录好每个人人生历史, 按照相关要求认真书写好人生的历史。
摘要：本文首先从人事档案的内涵和特性, 阐述了人事档案的重要性。其次从改变观念、提高档案意识、建立完善制度等方面, 论述了如何确保人事档案收集、归档齐全、完整、真实、有效。
关键词：人事档案,记载,人生历史
参考文献
[1] 朱玉媛.现代人事档案管理[M].北京:中国档案出版社, 2002.
[2] 马敬.浅论人事档案管理[J].中国管理信息化, 2013.