浅析如何提高文秘专业人才办公自动化的应用能力

2022-09-12

一、问题的提出

办公自动化的英文原称OA (Office Automation) , 其本身是伴随着现代信息技术、互联网技术基础上所出现的一种综合性技术。随着近年来我国信息化建设的进展和电子政务、电子商务模式的推广, 各企事业单位的目标、思路、内容上均面临着更新的要求。通过系统化地采集、处理、共享和再利用业务流程中的无序信息, 有效地发挥这些信息的作用, 可以提高业务水平和工作效率。因此, 我国现有的企事业单位已经普遍采用各类办公自动化软件, 并且在如今各类电子化办公蓬勃发展的时代, 一家企业内部往往同时拥有多种不同的电子设备。为了加强协作与提高资源的利用效率, OA系统不但要能够把计算机、传真机、打印机等等集成和互联, 而且还要能够把不同位置的员工有机联系起来, 从而形成一个能将物与人紧密结合的集成化办公系统。而这无疑要求现代企事业工作者, 特别是日常负责企业领导以及行政人员日常事务处理的文秘人员要不断提升自身的信息化素养, 力求更好地掌握与运用各类办公自动化软件。

二、新形势下的文秘队伍建设

(一) 构建真情关怀的人文格局

在现代竞争日益激烈的市场环境下, 文秘人员其本身也承受了来自公司企业内部的各种压力, 并且由于其自身职位限制, 要求其必须要对现有的事务办理的井井有条, 而这无疑造成了文秘工作责任大、工作清苦的局面。因此, 对于企业领导而言, 必须要加强对于文秘人员的人性化管理以及人文关怀, 从制度上、情感上建立对于文秘人员的关心与照顾, 并对工作中有突出贡献的文秘予以精神与物质的双重奖励。

(二) 健全竞相赶超的激励机制

任何一个岗位的良性竞争机制的建立不仅可以促进岗位人员工作的积极性, 同样也可以通过合理的鞭策提升其服务质量。因而, 对于文秘人员的管理, 要改变过去呆板的, 缺乏层次化的管理模式, 而是采用合理的岗位竞争, 在提升人员流动性的基础上, 提升文秘人员服务质量, 使其在良好的激励以及竞争态势下, 不断完善自我的综合素质, 从而提升整体文秘工作队伍的活力。

(三) 构建任务明确的考核格局

对文秘工作实行目标考核, 构建合理的绩效考核机制, 帮助文秘人员在日常考核中切实有效的了解自身工作中的不足以及有待改进之处, 而对于企业管理层而言, 也可以根据文秘人员的工作状况, 在进行适当激励的同时, 通过合理的培训机制的设立, 从而全面提升文秘人员自身的综合素质, 从而保证了文秘队伍建设的可持续性。

三、办公自动化在文秘工作中的作用

(一) 办公自动化的功能与作用

一是内部通信简捷化, 不需要人为的传递;二是信息发布快速化;三是工作流程自动化, 提高了工作效率。

(二) 办公自动化对秘书工作产生的作用

1. 提升工作效率。

时至今日, 人们已不再满足于古老刻板印象中的单纯电子表格软件或者字处理、打印工具了, 而借助于OA软件的应用, 能够处理复杂模型, 并且对数据进行处理和运算, 给用户提供深层次的决策信息并成为重要的管理要素。由此大大减少了文秘人员日常的工作负担, 将过去繁琐的数据归纳整理变得简便, 使其能够轻易地应付大量的会议, 提升了整体的工作效率。

2. 提高信息交流与沟通。

OA系统本身能按照工作流在多名员工之间及时进行数据、信息交换等操作, 以合理分配工作内容, 避免重复劳动或者因信息未及时传达所导致的错误。并且OA系统其将企业内部的网络进行了联通, 从而使秘书这一工作与网络自动化紧密相连。由此提高了其内部信息交流以及沟通速率, 大大方便了与领导以及相关企业负责人之间日常工作事宜以及行程设定的沟通和交流。

3. 更新了秘书的服务意识。

“秘书意识”是种决策意识, 它直接来源于人的社会实践活动。在信息技术时代, 对于人才的要求不再局限于模仿, 而是强调创新性, 同样对于文秘工作而言, 办公自动化系统的出现在带给文秘工作方式改变的同时, 也给予了他们更多地创新机会, 使得秘书的服务意识得到了智力的补偿, 并由此形成全新的创新性的服务意识。

四、办公室文秘专业人才办公自动化能力提升建议

面对新的世纪、新的形势, 对于文秘工作也提出了高要求、高标准、新挑战, 由此就必须要要切实认清形势, 提升对于办公自动化系统的接受能力, 建立一套完善的培训机制, 从而不断对文秘人员的综合素质进行更新与提升, 使其更能胜任现有岗位。

(一) 认清形势, 增强责任感和使命感

二十一世纪是信息技术高速发展的时代, 文秘人员必须要改变传统的服务观念以及工作方式, 要充分意识到当下信息技术所带来的对于人们生活方式以及工作方式的转变, 从企业需求角度, 不断强化以及提升自身的综合性信息素质, 加强对于现代技术, 特别是与其自身工作紧密联系的办公自动化的学习, 并在日常工作中学用结合, 从而更好地为企业、为部门服务。

(二) 设立合理人才规划机制, 加强业务培训

计算机知识已成为当今秘书人员的看家本领。而信息时代科技的发展速度可以说日新月异, 现代办公设备的更新、各种通讯模式的改进, 对于企业而言, 应该着眼于自身发展, 基于文秘工作的特殊性和与其他岗位之间的差异性, 设立合理的人才规划机制, 具体而言可以从以下几方面开展:

首先, 应该建立一个统一规范的企业文秘管理平台, 定期发布各部门文秘人才的供求信息, 实现信息及时资源共享, 进行跟踪管理, 更加准确、全面的掌握文秘人才资源的现状及预测未来科技人才的供求趋势, 从而一方面加强内部人才的流动性, 另一方面也更好根据现有人才结构以及人员素质状况进行针对性的培训机制的设立, 特别是办公信息化素养的提升。

其次, 完善人才激励机制。要想真正提升文秘专业人才对于办公自动化能力的学习良好的激励机制是必不可少的, 具体而言一方面是从绩效管理层面, 对技术掌握以及学习较好的文秘人才予以绩效奖励或是职位的提升, 另一方面也是在公司内部对其进行公开的表扬, 从而形成示范效应, 在且内部营造良好的信息化技术学习氛围。

(三) 优化职业院校文秘课程设置, 加强理论与实践结合

我国现有的高校本身在文秘相关课程的设置过程中过于重视理论教学, 往往忽略了对于其实践技能的培养, 而这显然导致了人才培养本身的头重脚轻, 仅仅懂得理论知识无疑会使得文秘人才无法适应现代企业的发展需求, 从而制约了其未来的就业发展。因此, 现代高效必须要对现有课程进行优化, 通过理论与实践的结合, 一方面要对现有企业实际办公自动化软硬件的发展状况进行充分调研, 以更好的设定相应理论课程, 另一方面加强与企业之间的合作与交流, 使学生能够有更多的机会进入企业实习以及锻炼, 从而不断提升他们的实践能力。

五、结束语

秘书工作的辅助性、被动性、综合性、事务性等特点, 决定了秘书工作很难有一个统一、标准的规范。但是在当下信息化高速发展的时代, 文明专业人才其本身要想适应时代发展, 必须要不断加强自身信息化素养的提高, 更好的掌握各类办公自动化软硬件的应用能力, 只有这样才能够真正满足现代企业对于文秘人才的需求, 从而保证其自身素质发展以及未来职业规划的可持续性, 避免了在日益激烈的商业时代下的被淘汰的命运。

摘要：信息技术的不断发展及其在办公中的广泛应用, 不仅仅是对传统的生活方式的改变, 同样也是对现代工作方式提出了更高的要求与挑战。特别是文秘人员, 其自身的人才培养定位以及发展需求必须要与时代发展相结合, 要顺应时代发展要求, 提高自身信息化水平, 从而更好的提升自身综合竞争力。鉴于此, 本文通过对现代办公自动化在文秘人员工作中的重要性探析的基础上, 进一步提出合理的提高文秘专业人才办公自动化的应用能力对策建议。

关键词：信息技术,文秘,办公自动化,应用能力