企业制度建设和管理存在的主要问题及对策研究

2022-09-10

法者, 所以兴功惧暴也;律者, 所以定分止争也。任何社会活动的有序开展都离不开法律法规保障, 而企业的运营过程也需要依靠成熟、科学、细化的内部管理制度, 本文将从对制度本身的管理出发, 探讨企业制度建设存在的主要问题及相关对策, 旨在提高企业制度管理水平, 提升现在企业的核心竞争力, 促使其长效发展。

一、企业制度的含义和作用

(一) 企业制度的含义

企业管理制度是企业章程、制度、标准、办法、守则等的总称。指企业为完成组织目标、维系组织稳定, 针对生产经营及管理活动的各项需求而制定的, 具有普遍约束性、反复适用性、权利义务并存的行为准则, 是用文字形式规定管理活动的内容、程序和方法。

(二) 企业制度的作用

1、企业管理的有序和规范作用

随着企业的发展, 内部分工和职责日渐清晰, 各项事务的管理、运行逐渐模式化、程序化和规范化, 在此基础上形成了企业管理规范, 企业的制度就是把这些用文字表现出来, 形成稳定并反复适用的文件, 让各项具体事务的管理规范化、程序化。

2、指导作用

企业的各项管理制度, 明确了具体事务办理流程, 指导企业员工什么可以做, 什么不能做, 某项事务应该怎么做, 要遵循哪些规范, 符合哪些标准, 具有重要的指导意义。

3、协调作用

企业内部高管、各部门一般都有明确的分工和职责, 这些分工与职责不可能面面俱到, 作为补充, 在涉及具体事务的管理制度中, 都会规定有领导的权限、相关部门各自对应的职责。由此, 该项事务的主管部门可依据相应制度组织、协调各部门落实相关措施, 省却了部门之间协调离不开高管的状况, 提高了协调和事务办理的效率。

二、目前企业制度建设存在的主要问题

(一) 制度意识淡薄

目前, 国内大部分的企业都缺乏一套规范的、科学的管理体系, 导致企业内部的管理松散, 管理手段还仅仅停留在财务账簿管理、薪资奖金结算等表层工作, 对于生产经营、资产、职能等各项管理上过度依赖有经验的员工, 工作适应、移交过程缓慢, 人才利用效率低下, 陈旧的模式导致企业整体发展缓慢, 甚至出现倒退现象, 严重影响企业的长效发展。造成这种管理缺失的最主要原因还是因为企业的经营者自身的思想重视程度不够, 过于保守传统, 习惯于高度集权和经验主义的经营模式, 忽视了制度在企业管理中的重要作用。

(二) 制度体系不完善

也有企业尽管建立了一些制度, 但缺乏企业整体性的制度建设框架体系, 导致企业内部分工和职责不清晰, 制度缺失和不完善, 以至于管理条线混乱, 在具体工作中互相推诿, 矛盾迭起, 缺乏主动协调, 办事效率低下, 造成企业资源和发展时机的严重浪费, 没有用发展的眼光去看待企业的管理, 对于企业的长远发展造成了一定的阻碍。

(三) 缺乏专业的制度管理

制度不是一成不变的, 随着国家相关法律法规的变化, 企业经营管理的实际需求的变化、机构的调整, 企业的相关制度也需随之变化和调整, 不少企业没有对制度作专业的管理设置, 没有落实某个部门或专人对企业制度做统一规划、梳理、更新和管理, 造成企业制度与法律法规、制度与制度甚至相互冲突, 制度与实际管理之间不匹配, 导致制度无法适用, 严重影响企业的日常管理秩序和工作效率。

三、建设企业内部管理制度的对策

(一) 明确制度归口管理的机构和职责

企业的制度建设是一个庞大的工程, 没有一个系统的管理, 制度建设将是纸上谈兵, 只能停留在表面, 而系统的管理就必须落实到具体的部门, 建立制度的归口管理, 实施系统专业管理, 搭建制度体系框架, 完善企业制度体系, 对制度的建立、审核、更新、发布、实施实行系统的管理, 确保制度对企业内部各项管理全覆盖, 同时保障制度建立程序的规范性和制度内容协调统一性。

(二) 完善制度的过程管理

1、制度的领域、层级和决策权限

国家的法律按照其内容领域的不同有行政法、经济法、商法、民法等, 按照层级有法律、规章、地方性法规等, 企业的制度也应当按照管理领域予以分类, 并可按层级分类, 如可分为基本类、管理类、实施类, 不同的层级的决策层级也不同, 类似法律中的上位法下位法, 目的是解决不同的层级有着不同的效力, 同时可解决制度之间决策的冲突。

2、制度合法合规性、适用性、有效性评价

企业的制度必须合法合规, 同时也要符合上级企业或股东的制度规范, 这就需要专业部门建立定期评价机制, 一方面需要关注国家法律法规、规范标准的变化和更新, 上级单位或股东相关制度变化, 另一方面需要征求企业内部各部门在适用性、可行性方面的反馈意见, 综合上述方面的情况对各项制度予以有效性评价, 定期的梳理和更新企业内部制度, 保持制度和法律法规、企业管理需求同步。

3、制度颁布的流程和规范

制度的颁布必须经过相应的流程, 从立项、征求意见、评审、发文颁布, 每一个过程都有着重要的作用。立项表明需求, 征求意见就是相关部门间协调一致, 评审主要是合法合规性及适用性的评价, 发文表示正式颁布和实施, 每一个阶段缺一不可。

同时, 对于制度本身结构上、文字上应符合规范, 必须条理清晰、表达简洁明确, 让人看得明白, 如果一个制度写的让人看不懂, 叫人如何执行, 就失去了制度的意义。

(三) 加强制度执行管理

企业不仅需要完善的制度体系, 还需要积极的制度执行督查机制, 否则容易造成各项管理工作只停留在表面、制度形同虚设的现象, 不能充分发挥制度在企业管理中的重要作用, 只有通过制度的有效执行, 才能规范企业的管理, 提高管理效率和水平, 只有通过制度的有效执行, 才能的实际管理过程中, 不断地发现制度本身的不足, 从而不断的加以完善。

1、企业内部的制度执行绩效考核

在企业内部建立与绩效考核挂钩的制度执行考核机制, 设立对制度执行的记录和台账的考评标准, 作为绩效考核的组成部分, 定期开展检查、评价工作, 促使企业内部制度执行的自觉, 进一步提高依法治企的意识, 同时也将制度规范落实到企业管理的各个环节。

2、结合质量管理体系推动制度的完善和执行

现在大部分企业都具有其行业的质量管理规范和认证, 质量规范文件中包括了企业生产经营过程中必需的程序、规范, 参照这些程序和规范, 不仅可以完善企业内部制度的不足, 扩大管理制度覆盖面, 还可以让制度和体系文件你中有我, 我中有你, 紧密结合, 一方面避免体系文件或制度的形同虚设, 相互冲突, 另一方面可以通过认证机构的评审和评价, 提高制度的质量和水平。

3、结合信息化管理, 促进制度的有效执行和适用

信息化管理是当前企业管理的常用手段, 对制度实行信息化管理, 一方面通过信息化管理手段, 固化制度的管理程序, 保证制度的形成规范和充分协调, 另一方面确保制度的公开, 让企业员工随时了解、学习各项制度, 随时掌握有效制度动态调整情况, 在员工能更好地执行相关制度的同时, 也监督其他员工对制度的执行, 及时反馈制度的执行问题, 在实际的管理中检验制度的适用性和合理性, 这样就能使企业的制度进一步完善。