加强档案管理信息化建设

2022-09-10

随着信息化的发展, 特别是以互联网为代表的网络时代的来临, 档案管理现状已不能适应档案事业的发展需要, 信息技术的广泛应用和电子商务的加快推进, 使档案基础业务建设的重心向档案管理信息化建设转移。这是信息时代的必然趋势, 只有改变传统的档案保管、利用、检索方式, 建立健全适合档案的现代化管理模式, 才能避免档案管理工作脱离社会, 避免档案机构变成纯粹博物馆式的收藏机构。要跟上信息化建设的步伐, 实现档案管理信息化建设的同步发展。更好地为施工生产和生产经营服务。

1 更新观念加快档案管理信息化建设步伐

1.1 树立档案管理信息化意识

以加快馆藏数字化进程为基础, 特别是网络化的建立, 更要求档案部门要加快档案管理信息化建设步伐。以适应社会公众对档案信息技术需求。因此, 必须从思想上提高对加快档案管理信息化建设步伐的认识, 并以积极的态度抓好这项工作, 使档案管理信息化工作跟上时代的步伐。

1.2 提高档案管理现代化水平

档案管理信息化建设的逐步推进, 馆藏纸质或其他类型载体档案的数字化工作, 已经成为档案管理信息化建设的重要内容之一。许多档案原件是非常珍贵的, 把珍贵的档案原件录入计算机形成数字化的多媒体文件, 用机读的方式提供作用, 不仅能提高利用率, 而且还有利于原件的保管。利用数据库检索方式提供档案利用所具有的全面、快速、准确的特点, 扩大了档案利用范围, 使档案利用更为便捷。

现在由于档案管理信息化建设和计算机网络的发展为档案信息资源共享成为可能。档案学科由此产生的新名词“虚拟档案馆”就是旨在通过网络, 使档案利用者能够跨越时空对所需档案、资料进行查询利用, 把封闭的档案服务扩展成开放性的、社会化的服务。

2 档案信息数字化利用面临的任务

2.1 与时俱进提高素质

面对数字化时代带来的冲击, 要充分发挥科技为第一生产力的重要作用, 高度重视档案教育, 依靠科技进步来提高档案管理工作者素质, 提高档案管理工作的科技含量, 促进传统档案管理手段和利用方式的变革与创新。档案管理工作者首先要树立明确的现代意识, 认清形势, 改变过去单一的手工管理, 加强自身学习, 努力掌握现代化技术, 提高现代化管理形势下的业务能力, 不断适应信息化社会的要求。

2.2 加强基础业务工作, 要在建立科学的检索体系方面下功夫

尤其是要加强机读目录数据库的建设。档案整理、编目工作不能仅仅满足于有规可循、有目可查, 而应当提高新的高度, 要适应信息化的需要、现代化管理的需要、提高利用效率的需要, 保证查得快、查得准、查得全。为此必须做好档案文件级目录数据库建设工作, 实现从手工检索向计算机检索的全面过渡, 要编制并推广使用功能齐全的计算机检索系统应是档案现代化管理工作中首要任务。在开发档案管理软件过程中, 档案管理工作人员应于软件开发技术人员共同组成档案软件研发小组, 对软件开发工作进行规范化, 开发出功能齐全、使用方便、符合标准的档案信息管理软件, 是档案现代化管理工作的努力方向。

2.3 档案信息数字化利用需要以大量的数字化档案信息为基础

原有的库存档案大多是以纸质形成存在的, 实现馆藏档案数字化转换将是今后档案管理工作的一项长期而又重要的任务。在现有技术状态下, 要将原有档案全部转化为数字化直接提供利用, 显然与现实存在着一定手距离, 档案的原始手工管理和先进的计算机管理两种方式还将要在长期的一个阶段内并存。就目前而言, 首先是录入原有档案的文件级目录, 以实现用计算机对机读目录进行跨全宗、跨年度查找, 最大限度地为用户提供利用服务。同时根据查阅需要, 先选择部分常用、珍贵的档案进行原文扫描, 使其能全文浏览。然后, 根据客观的人力、财力情况, 有计划、有重点、有步骤地逐步实现原有馆藏的数字化转换。

2.4 实现档案信息共享化

由于档案的机密性特点和历史原因等因素, 造成集团公司内各单位档案部门相对封闭、缺少局面。各档案部门“各自为政”, 形成档案信息资源分散的管理体制, 有些档案被重复保存, 不仅多占用了宝贵的库房空间, 还浪费了不必要的人力、物力和财力。随着档案管理信息化的发展和网络建设的逐步推进, 统一的网终平台整合档案, 最大限度实现信息资源共享。从而拓展档案利用服务的范围:从封闭的机要服务转向开放服务;从单纯的为一个单位服务扩展到为整个集团公司服务。

3 实现档案信息数字化利用存在的问题

3.1 电子文件管理的标准化是很重要的, 电子文件管理需要以下几个问题

(1) 确保文件不被非法更改。

(2) 文件格式能够超越时空、跨越平台地被准确识读。

(3) 承载信息的载体能够稳定, 并具有较长的使用寿命。而解决这些问题需要有系统、成熟的标准。

3.2 电子文件的真实性问题

电子文件具有信息载体的非纸质性、信息的非人工识读性、信息系统的依赖性、信息载体的脆弱和不稳定性、信息与载体的可分离性、信息存储的高密度性、信息的易更改和易丢失性等特征, 从而给档案管理工作既带来了发展的机遇, 又带来了问题:如何保证电子文件的真实性和可利用性?就目前维护电子文件真实性的方法和手段还不能达到确保电子文件真实性的目的, 制订严格的管理制度和研究先进技术来维护电子文件的真实性将是一项长期而又艰巨的工作。

3.3 档案网络安全问题

档案信息现代化不可避免地将涉及安全, 如何维护档案网络的安全性问题也日益突出, 并且成为限制其发展的一大障碍。尽管有防火墙、身份验证等有效的安全防范措施来进行防范, 却也难以完全阻挡众多的网上非法侵袭行为。另外, 要认真执行档案安全保管的各项责任制度, 杜绝一切事故隐患;严把档案利用审查关, 不该提供利用的档案坚决不能提供利用;要严格执行“三网”隔离, 采取可靠的防范技术和措施, 确保档案部门网络的信息安全;对面向公众的上网信息进行严格审查, 确保都是可以公开的信息。