假日值班的要求

值班工作是各级党政机关、企事业单位不可缺少的经常性工作, 是秘书部门的基本任务之一。假日值班更是重要的工作, 须臾不可忽视。假日值班, 实际上代表本机关、本部门对外处理各种事务。其中包括机要文件的收发、日常事务的处理等。一些大的机关, 机要文件收发都有专门机构处理, 不与普通值班相混淆。但是, 在小一些的单位, 那就得全面处理了。在大中型机关和企事业单位里, 普遍采取专职值班制度, 设立专门的值班机构 (值班室) , 配备专门值班员, 负责本机关的日常和假日值班工作。在小型单位里, 则往往采取轮流值班制度。还有一些单位, 介于上述两种办法之间, 采取专兼职值班相结合的办法, 分别负责白天和晚上的值班工作。本文所讲的是中小型单位的值班工作。要做一个合格的值班员, 应该做到以下几点:

一是要有较高的理论和政策水平。作为单位的值班员, 一定要明白, 当他坐到值班室的椅子上的时候, 他所做的一切, 都是代表本单位在工作。这样, 他就必须是党和政府各项方针政策的了解者, 而且必须掌握得炉火纯青。因为他所遇到的将是各方面的人员, 提出的问题也会是五花八门, 值班员只有熟练地掌握政策, 才能坚决执行党的各项方针政策, 才能全心全意为人民服务, 既能够很好地为各级领导服务, 也能为同级和来访的群众服务。

二是业务要过硬。值班员不仅要熟悉本单位的工作任务、职权范围, 还要了解本地区、本部门的历史和现状, 对于有关的经济、文化、教育等方面的基本情况都要了解和掌握。还要掌握本单位主要领导人的电话、住址;领导分管的工作范围, 这样, 就可以把问题直接反映给有关领导处理;还有领导秘书、司机等的电话、手机号码、QQ号码, 以便及时沟通;还要熟悉本地区主要宾馆、医院、机场、码头、车站以及公安机关的情况, 以便客人来了, 可以先安排接送, 或处理特殊情况。

三是树立良好的工作作风和高度的责任心。本着对人和事负责的态度, 必须把问题的来龙去脉了解清楚, 以便交给有关部门办理;对那些没有把握的问题, 那些没有经历过的问题, 要慎重处理, 千万不要乱发议论, 那样往往会造成有关方面的误解, 甚至给本单位带来无法挽回的损失。

在接待来访的群众时, 一定要热情待客、谈吐文雅;办事要问清楚, 说明白, 周密、严谨。

四是严格保密。值班员所接触的内容多数是机密或者绝密事项, 因此, 要求值班员必须守口如瓶。做到不该说的不说, 不该做的不做, 不该看的不看, 不该听的不听。对于那些机要文件, 要妥为保管, 不得私自拆阅。

五是做好值班记录。俗话说:“好记性不如赖笔头。”值班员一个班下来, 有的要接几十个甚至上百个电话, 仅凭大脑记忆, 是很容易挂一漏万的, 因此, 值班员必须做好值班记录。值班记录有单独的本子, 记录的主要是来电与去电的内容。为了便于开展工作, 一般情况下, 要记录好如下几个方面的内容:

无论是来电还是去电, 都要记录下时间, 包括年月日时分;来去电单位名称, 来去电者的姓名、职务、来去电的电话号码;来去电的主要内容;领导的批示及处理意见;接电话的人签字。

现在好多单位都使用电脑记录, 那就应该用内网, 把电话接入电脑, 边接电话边做记录。当值班员因事外出, 如上厕所、吃饭等, 把电话转移到手机上去, 就不会误事了。但回来之后, 要马上补上值班记录。

六是接好电话。电话是各级机关、单位传递信息的重要工具。作为秘书人员更是要经常地、大量地使用电话沟通信息、联系工作、汇报请示、通告信息。

值班室里通常有好几部电话, 大型机关甚至有十几部电话摆在一个平台上, 值班员必须能够在电话响起后, 在几秒钟的时间内, 准确无误地分辨开来, 并把那部电话拿起来接听。这是基本功。

在接电话的时候, 一般人习惯说“喂喂喂”, 以为挺好的, 其实不好。这样听起来不够礼貌。应该在拿起电话机听筒的时候, 先问声“您好”, 接着, 再往下说话。

还有, 当值班员在接听某部电话的时候, 另一部电话也响起来了, 要把那部电话看清楚了, 是什么颜色的。一般单位多是把主要领导的电话设为红色的, 一下子就可以让秘书分开轻重。当你拿起领导的电话前, 告诉那位先打进来的人, 让他先撂下电话, 等一会给他打过去。这样, 就可以避免领导的讲话内容失密。如果来电是一般人, 谈的又是一般事务, 那就可以让第一个或者第二个等等, 都可以。不要两部或者三部以上电话一起接, 那样会张冠李戴, 会出错。

有一个值班员, 在接听一个电话时, 与来电者谈的内容是领导去不去他们那里调研;而另一个来电, 问的是领导预定要上他们单位视察, 现在因事改了, 不去了, 来电者询问、证实一下。这个值班员在两部电话里, 一边说:“去。”一边告诉那个电话:“不去了。”让两个来电者听得云里雾里, 不着边际。最后, 值班员急了, 反复几次, 一个个说, 才把话说明白。其实, 早这么办, 早就好了。

值班室的电话绝对不允许私用。因为值班电话是日理万机的, 如果是占用了电话, 一旦有急事, 就没法联系了。某单位一个小伙子, 在值班的时候, 与自己的女朋友聊个没完, 单位领导的电话打不进去, 最后, 领导和秘书赶到的时候, 他还在絮絮叨叨地唠个没完。领导很生气, 就把他给撤了。

值班员不能离开工作岗位。一旦有事, 也要机不离手, 不许把值班的事情耽误了。

值班员不许把自己的亲朋好友以及不熟悉的人带进值班室。因为这里是各种秘密的发源地。

七是处理好突发事件。在接电话的时候, 一旦遇到突发事件, 如地震、海啸、泥石流、洪灾、战争等, 值班员该怎么做呢?

先是冷静地接电话, 把有关内容详细记录下来, 再转告有关方面。其实, 在平时, 我们就应该做好预防突发事件的预案。一旦突发事件发生, 马上按照预案进行工作。

值班员原则上不接待采访。如遇到特殊情况, 需要接待采访, 必须报告给有关方面, 经过允许后, 才能够代表单位发表言论。在发言的时候, 一定要注意以下几点:一不泄密;二不轻言结论;三不把个人恩怨加进去;四不胡乱发言。在回答一些敏感的话题时, 一定要谨言慎行。对于那些热点话题, 能够讲明白的, 就讲;没有把握的, 最好别讲。要灵活机动, 不要恋战。能够用一句话表明的, 绝不要多说半个字。

八是承办好。所谓承办, 就是把来电的内容报告给有关的领导和部门, 再把领导和部门的批复等意见转告给有关方面。

来去电记录以活页为好, 但不许随便丢放, 要有专门的用纸和统一的格式、统一的编号。来去电记录一般采取一事一文, 重要、紧急事项, 要及时呈报主管领导批示, 不得误报。有时候, 因为值班员比较了解事情的真相, 知道当事人的诉求, 所以, 值班员还可以把自己的看法和意见附上, 供领导决策参考。

对来电内容的落实情况, 要搞好信息反馈。凡是上级电话里明确指出要有落实措施、结果并限定时间报告的事项, 要按期汇报。对于下级的请示、报告的处理, 一定要讲究时效, 及时给予解答。

九是做好交接工作。许多时候, 问题出在交接班上。交班的没讲清楚应该继续办的事项, 已经办的办得怎么样了, 接班的就无法继续办理, 有时候会产生极坏的影响。如某机关值班员在当班的时候, 接到一个上级领导来的需要马上办事的电话, 他把情况记录下来了, 并且着手进行办理。当他办到一半的时候, 交接班时间到了, 他就忘了交代给下一个接班员接续办理。当上级领导再次询问此事时, 得知没有办完, 大发雷霆, 把这个单位的领导狠狠地批评了一顿。

在交接班的时候, 应该做好以下几项工作。

1.在交接班之前30分钟内, 把电话记录和来去电记录整理好。在交接班的时候, 向下一班的值班员交代清楚。

2.在汇总情况的时候, 要学会分类登记:上报的、下传的;立即办的、缓办的;上级来电、下级来电等。

交接班的时候, 要交代清楚记录本记录情况、电话记录本记录情况、承办情况等。要在交接记录单上签字。姓名、时间要写全。

假日值班是一件很辛苦的事情, 但也是一项很光荣的工作。值班时, 值班员是在代表单位发声, 虽然工作平凡, 但是影响很大, 所以必须做好。