初级中学档案管理信息化初探

近年来, 我国初级中学不断地发展和完善教育体制改革。随着建设规模的扩大, 所需管理的档案数量正在飞速地增多, 这给档案管理工作者的工作带来了很大的难度, 所以传统的档案管理方式已经不能适应初级中学的发展要求。由此, 产生了档案管理信息化, 但是目前的初级档案管理信息化还存在着一些需要解决的问题, 而且档案管理信息化也需要不断地进行完善。

一、初级中学档案管理信息化存在的问题

(一) 档案管理人员的观念落后。尽管当前我国初级中学正在朝着国际化的方向发展, 而且因为学校的扩建, 学校也专门成立了档案管理科室, 但是, 负责档案管理的人员管理观念比较落后, 依然保持着传统的管理观念, 按照传统的管理模式对部分档案进行管理, 阻碍了档案管理信息化的实现。

(二) 基础设施建设比较薄弱。对于档案管理的基础设施建设, 是由学校的领导及部门主管对档案信息化的态度来决定的, 如果十分重视档案管理信息化, 那么基础设施建设就会非常完善, 反之则比较薄弱。目前, 我国初级中学的领导和部门主管存在着不够重视档案管理信息化的问题, 所以导致基础设施建设比较薄弱。初级中学档案管理信息化所需要的基础设施包括计算机、刻录机、扫描仪等, 目前初级中学分在基础设施建设上的资金还比较少, 这也导致了基础设施建设薄弱的问题。基础设施是实现档案管理信息化的基础, 而缺乏基础设施的建设严重阻碍档案管理信息化的实现。

(三) 缺乏专业的档案管理人员。由于初级中学对档案管理信息化的不重视, 导致学校缺乏对专业的档案管理人员的培养。目前, 初级中学工作的重心还没有转移到档案管理信息化建设上, 依然放在教育改革、升学率、教学质量上。而且在人才的引进上, 几乎只引进专业能力比较强的教师, 而没有引进专业的档案管理人员。另外, 还有一个重要的阻碍因素是负责管理的人员基本上都是学校的管理人员来兼职, 这些管理人员在时间和精力上都相对匮乏, 而且没有专业的档案管理知识, 所以在进行档案管理时会缺乏科学性。

二、完善初级中学档案管理信息化的措施

(一) 建立档案信息检索。相比于其他档案管理工作内容, 初级中学的档案管理工作还是比较简单的。根据不同的类别, 档案管理人员可以将信息资源进行分类, 比如按照学校行政、教学、人事信息进行分类。在建立档案信息时, 可以将其放在同一窗口, 这样一来, 就可以比较方便、快捷地检索和调取。

(二) 提高档案管理的水平。初级中学在建设档案信息化的过程中, 管理人员要保证信息资源的完整性, 而且在录入信息资源时既要保证速度又要保证质量, 逐步实现档案管理的标准化、规范化。与传统的纸质档案管理相比, 电子档案管理具有查找和调取方便的优势, 但是这一优势的实现需要管理人员保证建设档案信息化整个流程的规范性。另外, 要想提高档案管理的水平, 实现档案管理的标准化、规范化, 就需要借助档案管理软件, 利用档案管理软件不断地对档案信息进行完善, 并保证档案信息的可靠性和规范性, 提高档案管理工作的效率。

(三) 提高档案管理人员的专业素质。实际上, 建设档案管理信息化是一项系统工程, 其中包含着许多的环节, 每个环节都具有同等的重要性, 如果其中一个环节出现了问题, 那么就会影响档案管理信息化的实现。在建设档案管理信息化的过程中, 专业管理队伍的建设是非常重要的一环, 学校领导和部门主管要十分重视专业人才的培养, 定期举办培训, 提高档案管理人员的专业素质, 让档案管理人员的思想能够与时俱进, 并不断地对工作进行创新。此外, 学校还可以引进一批专业能力强、综合素质高的档案管理人员充实到档案管理队伍中, 从而打造出一支高素质、高层次的档案管理工作队伍, 提高档案管理的水平。

(四) 提高档案信息的网络化程度。随着信息技术和网络化的发展, 办公室自动化技术得到了发展和完善, 在档案管理信息化系统中, 如果只是单单依靠这个系统, 已经不能满足现代化的管理要求, 所以势必要将档案管理信息化系统与校园网相结合, 使档案管理信息的建设成为数字化校园的重要组成部分。除了与校园网相连接, 还可以实现与其他软件系统相连接, 形成一个完整的信息网络, 实现在信息网络中进行资源共享。

在初级中学, 档案信息包含着学校各个方面的资料, 比如人事信息、行政信息、学生档案等, 可以说是一个初级中学的真实写照。通过查阅初级中学的档案, 不但可以了解学校发展的历史, 还可以窥探出学校的管理水平及学生的发展情况。利用档案中管理方面的资料, 可以总结出管理存在的优势和不足, 从而让初级中学的建设向更好的方向发展。而实现档案管理信息化, 能够更好地实现对学校档案的管理。总之, 由初级中学档案的重要性可以看出建设档案信息化的重要意义。