初级档案信息化建设

初级档案信息化建设（共6篇）

篇1：初级档案信息化建设

符川初级中学教育信息化建设与应用

典型案例

21世纪是信息技术快速发展的时代，信息技术已融入教育教学全过程，为实现教师与学生的个性化“教”与“学”的变革，教育观念、教育体制、教学方法和内容等方面都发生了大的转变，而这些转变是与信息技术教育的普及和深入密不可分的。依照上级要求，我们要从以下几个方面积极推进教育信息化建设与应用工作：

一、加速多媒体教室的建设，为实施课改，运用现代教育技术安上“翅膀”。

为确保新课程改革的全面实施，在上级领导的关心、支持下，我校新建多媒体教室，建设成局域网，并且能通过光缆上网，学校各教室、教研室都能够上网，每个班级全部实现多媒体辅助教学。这不仅有力推进了我校新课程改革的步伐，为学校的教师培训工作提供了方便。

二、强化教师技术培训，提高师资信息化素质

教师是实现教育信息化的主导力量，建设一支适应教育信息化需要的师资队伍，是推进教育信息化、实现教育现代化的关键。我们定期组织教师进行信息技术方面的培训，学校100％教师都能熟练操作计算机，都能从网上下载有关教学资料，运用软件制作幻灯片及运用多媒体开展辅助教学。信息技术已经成为每位教师每天提高工作、学习、生活质量的重要手段。信息技术的运用，成为教师们工作中的自觉行为并早已成为展现教师自身素质和师表形象的重要载体。在做好全体教师的通识培训的基础上，我校还注重信息技术骨干教师的培训，多次组织信息技术专兼职教师和网络管理人员参加各级培训，专职人员都取得了专业的合格证书，做到持证上岗。通过走出去，请进来等形式，组织骨干教师学习先进理论和经验，使骨干教师不仅成为学科教学的骨干，还成为学校信息化教学环境构建、学科整合的骨干，全面带动并推进了学校信息化建设。，确立了“信息化条件下促进学生自主学习的创新教学模式研究”的课题，大力开展信息技术教育的科研工作和开展信息技术教育评优课、优秀论文评比、电脑课件制作、评比等活动，保证教师逐步从简单的电化教育手段的应用，向深层次的网络教学和信息技术开发方面过渡。如今大多数教师可以自行的制作简单的课件，部分青年教师都可以运用Powerpoint软件制作幻灯片，运用Flash软件制作课件、个人主页。

三、信息技术与教育教学深度融合

要充分发挥信息技术在学校教育教学活动中的重要作用，就应该促进现代化信息技术与学校教育教学的融合，提高课堂教学的质量。长期以来，我们的课堂以教师的“教”为主，课堂上教学信息的传递呈单向性，这样的教学忽视了学生生命个体的存在，令学生丧失学习兴趣。2012年始，我区整体推进高效课堂，并将电脑与网络引进课堂辅助教学。课堂上的信息传递有学生与学生之间的、教师和学生之间的，双向的实时交流，提高了学生探索的积极性。学生是教学活动的主体。学生要通过使用探索法、发现法去探索、发现相关的信息与知识；主动搜集并分析有关信息，提出假设、验证假设；把当前的学习内容尽量与自己知道的事物相联系，并对其中的联系认真思考；通过学生之间的交流、讨论过程，协作学习达到高效率、高质量地得到知识。学生们不仅是在学会知识，更重要的是学会了学习与研究的方法、过程与手段，形成了自己的成果，在成果的展示中获得了成就感。在网络环境下的“整合型”课堂教学中，教师是组织者、引导者。教师首先要激发学生的学习兴趣，帮助学生形成学习动机。然后，通过对主题的分析或者分解，帮助学生分析知识之间联系的线索，建立起自已的知识框架。教师带领学生探讨可能的完成途径。在学生的自主学习过程中，教师组织学生之间的协作学习，以帮助学生高效、高质地完成自已确认的主题，形成自主学习的学习成果。

四、构建自主探究性学习与合作交流的平台、做好“高效课堂”建设与信息化应用示范工作。

立足优质资源共建共享，制定中学计算机教育规划和课程计划，明确各年段培养目标和任务，通过开设信息技术教育必修课及其它形式普及信息技术教育，使所有学生会上机、会上网。培养了学生良好的信息素养，信息技术应用技能及对信息内容的批判与理解能力。关注学生主动、和谐、可持续发展，构建以学习者为中心，以学生自主探究性学习与合作交流为主要教学平台，并在此基础上形成动态、开放的教学环境，提升师生的多重能力和素质，形成可持续发展的人文环境。

（一）构建平台因素：

1、师生、生生关系。教师应真正认识到学生是学习的主人，有着多重需要的有机主体，是成长和发展中的新生力量，是教学活动的主动参与者和积极表现者，有其独立人格和尊严的生命个体，有自己的能动性和创造性。而教师要正确公正的看待自己，在教学过程中，懂得自己是以主导为主的施教者，决不能当作高高在上的绝对权威，否则将造成学生自我肯定意识和自信心的丧失。师生、生之间是平等、民主的互动，表现积极的责任态度，彼此互相信任和尊重的。只有深刻认识到，课堂教学中的自主探究性学习与合作交流才有助于和作用于学生创造潜能的发挥和主体性的发展。

2、适当调整、补充、改造教材，加强教学内容和学生生活及经验的联系。如创设有挑战性的问题情境，拓展延伸有利于学生健康成长、自主探究性学习与合作交流的课堂环境，变通或抵制不利的环境，沟通学生生活世界和书本世界的联系等。

3、创设适于学生主动参与、主动学习的新型教学环境 ①创设人文环境如：文化环境、教学实施环境、自然环境、时空环境和教学信息、人际、组织、情感、舆论的环境。②建立有弹性的学习团队和学习伙伴，合理的小组活动如：角色互换、责任承包、随机提问、个别测试、小组内成员相互评价参与度等。③指导学法如：教给学生自主探究性学习与合作交流的学法，记录学习日记或思考日记，师生会谈，可进行实际操作的材料和科技设备、学习成果的公开展示、综合活动、班级图书馆以及同伴间的讨论和相互指导。④运用自己掌握的方法获得成功体验如：综合运用所学的知识和技能解决问题，形成解决问题的一些基本策略，发展实践能力和创新精神，学会与人合作等。⑤改革考试和教学评价。教学评价的整个过程涉及学习过程、作业、练习、习惯、能力、态度、情感、意志等方面，采取自评、互评、组评、班评、师评等实施侧重于分析、诊断教学活动中存在的问题和反馈信息，改革单一化的考试制度，运用多功能互动的考核方式，促进学生能力培养和整体素质提升的多样化评价策略，以提高正在进行中的教学活动质量为最终目的，而不是以简单的分数或分等鉴定，来判断小组及成员的优劣。

（二）构建自主探究性学习与合作交流平台：

1、预习指导：目标定向（教师布置可供选择或自定适合自主学习的目标）A细看、阅读课文；B划出重点内容，并采用自问自答的形式进行理解；C能初步归纳课文的主要内容；D记录不理解的问题，问同学、老师或到课堂中再解决；E用课后练习来检验自主探究性学习成果；F自我反思得失。

2、课堂教学：师生在自主探究性与合作交流教学平台中进行多边活动，如：谈调查搜集信息的体验；将自主探究性成果提交小组讨论，总结得失；质疑问难、提交班级讨论，总结得失。而教师则是组织者、指导者、协调者、合作者等。

3、多重评价：自评、组内评价、组员间互评、组际互评、师评、总结得失、选送和展示组内优秀成果、效度检测等教育信息化是本世纪教育发展的制高点。谁能率先实现教育信息化，谁就能在更为广阔的空间范围内得到发展。普及中小学信息技术教育，培养高素质创新人才，实现教育现代化，是全体教育工作者责无旁贷的一项历史使命，也是我们教育争创新优势、赶超先进地区教育水平、跨越“数字化鸿沟”的必由之路。

符川初级中学在上级领导的关心和指导下，在广大教职工的辛勤工作下，在推进教育信息化工程方面做了许多有益的探索，但也存在着不足：如在科研方面我们还很欠缺，但也是我们今后努力的方向，力争用科研带教研，今后的工作中，我们全体同仁在教育信息化工作的促动下带动教育现代化，教育信息化促进教育改革的深化等方面迈出了坚实的步伐。

篇2：初级档案信息化建设

2.1档案数字化建设的巨大作用

3.1档案数字化建设的必然性及其意义：3.1 1 开展档案数字化建设是适应我国档案数字化建设整体发展的需要。3.1.2高校档案数字化建设是社会信息化建设的必然趋势。3.1.3 档案数字化建设有利于信息资源的开发利用服务。3.1.4 档案数字化建设对促进高校档案管理有着重要的意义

4.1怎样加强档案数字化建设：4.1.1 权衡费用与价值, 4.1.2 加大数字化档案信息数据库建设的力度数字化档案信息资源数据库是对数字化档案信息进行存储、处理和维护的软件系统。4.1.3 加强数字化档案信息网络建设,4.1.4 提高档案工作者素质, 4.1.5 建立档案数字化建设试点,信息时代档案工作的主题是档案信息化建设, 而档案数字化建设对档案数字化建设进行研究具有十分重要的意义，因为档案数字化建设是档案信息化建设中一个重要的内容, 是档案管理过程中一场深刻的革命。关于档案数字化理论的研究起源于于美国, 随着信息技术与网络技术的发展而飞速发展,并且逐步在发展中国家兴起。目前，国内档案数字化工作还刚刚起步，还处在探索与论证阶段, 对档案数字化建设的研究也刚刚兴起, 且主要集中在数字档案馆建设的研究领域, 以及一些专门档案数字化建设的研究领域。为了应对我国档案数字化建设的需要, 适应现代信息技术的挑战, 指导档案部门进行档案数字化建设, 需要分三部分对档案数字化建设中出现的若干问题进行探讨。

档案数字化是运用计算机技术，数字影像技术,OCR技术，数据库技术，存储技术等把传统载体档案资源转化为数字的档案信息，以数字的形式存储，网络的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，以实现资源共享，便于档案利用的过程。

1.1 数字化档案的特点

数字化档案是利用现代技术, 将过去和现在国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的, 对国家和社会有保存价值, 并可 供社会共享的, 各种文字、图表、声像等不同形式的数字化历史记录。数字化档案能否满足充分的真实性、完整性、可靠性和可用性要求，是否具有原始凭证价值，是其能否作为机构业务凭证用于机构法律、审计、管理等方面业务需求的判断标准；最终对源档案和数字化档案的保管策略和处置规则产生决定性影响，这就需要在不同情境下，根据数字化目的和法律权限管理要求，完善源文件和数字化档案的保管策略，尤其是建立数字化档案的处置范围及其策略。档案数字化的基本思路应该是：档案分类——档案鉴选——技术方案选择——权限管理——档案长久保存，档案数字化活动应该与整个档案管理流程（尤其是档案数字化完成之后的管理环节）紧密衔接。与传统载体档案相比, 数字化档案主要有以下特点: 第一, 信息的非人工识读性。

第二, 系统依赖性。

第三, 信息与载体的可分离性。

第四, 信息的易变性。

第五, 信息存储的高密度性。

第六, 多种信息媒体的集成性。

正是由于数字化档案的特性, 其利用与传统介质档案相比, 显示出了巨大的优越性, 具体来说, 数字化档案信息利用使档案载体形式向着多样化发展,必然彻底改进现有 的管理方式,发挥现有管理方式不能实现的作用。

2.1档案数字化建设的巨大作用

档案数字化建设的目的是利用计算机网络作为信息通道，向社会提供数字 化 档 案 信 息利用服务。因此，在档案数字化过程中，应采 用 统 一 的 数字化标准。标准化按照级别分为：国际标准、区域标准、国家标准、行业标准和企业标准。在档案数字化建设过 程中，应首先考虑采用高级别的标准，即使在档案数字化的初级阶段，也应优先采用适用范围尽可能广泛的标准，尽量做到一步到位。而档案数字化的结果是形成便于社会利用的档案信息资源。因此，在档案数字化建设过程中要坚持末端服务原则，以服现代化管理务为导向、以利用为目标促进档案数字化工作发展。．要体现服务的特色。应把社会的利用需求作 档案数字化建设的根本动力，分析不同行业、不同类型的档案用户的信息利用需要，依据馆藏特点确定数据库主题和类型，建立富有特色的专题数据库，提供个性化的数字档案信息利用服务。因为“特色即优势”，特色档案信息资源和特色利用服务往往是赢得社会认同、充分实现档案信息价值的关键所在。要注重查阅利用的便捷性。馆藏档案数字化以后，利用的途径从传统的复印、提供原件的方式转变成依靠计算机、网络进行查阅的利用方式。数字信息查阅的高速、快捷、简便等优势得以凸显，利用者可以打破时间、地域上的限制，不必亲临档案馆便可以利用进入网络的数字化档案。为保证数字化档案查利用的便捷性，档案馆应加强档案网站建设和网络系统的更新维护，确保信息传输、检索、查阅、下载方便快捷。

3.1档案数字化建设的必然性及其意义

3.1 1 开展档案数字化建设是适应我国档案数字化建设整体发展的需要。

随着网络技术的出现以及计算机技术与网络技术、现代通讯技术的结合,进入90年代以来,世界各国的档案管理正朝着数字化、网络化的方向发展。我国档案部门也在积极探索档案数字化建设,国家档案局于1996年把电子文件研究项目列入科技计划,1999年完成了5电子文件归档与归档电子文件管理规范6,同时要求各级档案部门都积极地开展档案数字化建设的研究和实践;在教育部办公厅向全国高校档案部门转发5全国档案事业发展/十五0计划6中明确要求高校档案部门应积极做好档案信息化建设工作,做好电子文件归档与管理,积极开展档案工作数字化和网络化的建设工作。

3.1.2高校档案数字化建设是社会信息化建设的必然趋势。

高校信息化建设的实施,数字校园的成功运转,为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境。一方面,高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案,使传统以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案,它以光盘、磁盘作为信息存储的载体,向数字格式转变,形成了大量的数字化档案信息。另一方面,计算机大量应用于高校教学、科

研及管理,产生了大量的电子文件,进而形成数字化形态的档案信息。面对数量众多的新型形态和载体的数字文件材料,开展档案数字化建设,规范其管理,更好地为学校各项工作提供档案信息服务,成为高校档案部门的当务之急。

3.1.3 档案数字化建设有利于信息资源的开发利用服务。

数字化建设是以数字技术和数字化信息资源为基础的建设,当高校档案转化为数字化信息后,必将有利于档案信息资源的开发利用。首先,数字化的档案信息打破了档案利用上的时间概念,可以利用网络的传输便利,提供快速有效的利用服务,使异地档案信息资源传输和利用成为可能,使档案工作社会化服务的时效性、广泛性更加突出,最大限度地实现档案信息资源的共享。其次,数字化档案信息还便于利用计算机进行快速检索,促进各种高新技术在档案管理中应用,更有利于档案信息资源的开发利用。

3.1.4 档案数字化建设对促进高校档案管理有着重要的意义

档案数字化建设,数字化档案的产生,使档案载体形式向着多样化发展,必然彻底改进现有 的管理方式,发挥现有管理方式不能实现的作用。首先,在数字化环境下,进一步改变馆藏档案结构,节省存储空间,馆藏档案信息量得以极限增长。其次,有利于进一步延长档案原件寿命,降低档案原件丢失与损坏的风险,受到损伤的原始档案,其数字拷贝可有补偿原件的作用。数字化可以用某种方法增强原始档案信息,或通过消除档案上外来的污迹、斑痕等改善、恢复原始档案的信息,还可以解决纸张脆化的档案利用问题。

4.1怎样加强档案数字化建设

数字化档案的特点和利用特点要求我们更新思维, 采用科学的方法, 促进数字化档案信息的利用, 从而更好地为经济和社会发展服务。要做好数字化档案信息的利用工作, 主要 应把握好以下几个方面:

4.1.1 权衡费用与价值, 做好数字化档案的鉴定工作在进行数字化建设过程中, 一定要把握好档案数字化处理的度, 通过对数字化处理的成本、所需费用与档案开发利用的价值、效益进行权衡, 避免不必要的浪费、减少日后的管理成本, 如果不进行成本、效益分析, 档案数字化建设所产生的价值等于或小于建设所需费用, 档案数字化建设就没有任何意义, 甚至是一种浪费。因此, 在档案数字化建设中, 要讲究成本观念和效益观念。

4.1.2 加大数字化档案信息数据库建设的力度数字化档案信息资源数据库是对数字化档案信息进行存储、处理和维护的软件系统。包括数字文件管理系统、数字目录中心管理系统、数字化档案管理系统等。首先, 要加大数字化档案信息资源数据库建设的力度。其次,要加大电子文档管理系统建设的力度。

4.1.3 加强数字化档案信息网络建设, 促进数字化档案信息的网络化利用a.加快档案网站建设。b.加强数字化档案信息资源的组织建设。不同的档案部门应搞好馆际协作, 在数字化信息资源的组织上做好分工合作、组织协调, 注重数字化信息资源建设的质量, 避免重复建设, 并且能为用户提供全方位、多元化、一体化的信息服务, 真正实现信息资源共享。

4.1.4 提高档案工作者素质, 加强档案用户教育培训。a.要提高档案工作者素质。b.要加强档案用户教育培训。

4.1.5 建立档案数字化建设试点, 建设数字档案馆a.进行档案数字化建设试点, 探索、总结档案数字化建设的理论。b.建设数字档案馆。数字档案馆是一个数字化、网络化的系统, 它

将分散于不同载体, 不同地理位置的档案信息资源以数字化的形式存储, 以网络化的方式互

相连接, 提供及时利用, 实现资源共享。它具有虚拟性、馆藏数字性(其信息的记录是采用 数字“0”、“1”两个比特, 其介质是磁性材料或光学材料)、资源共享性和传输网络化的 特点。

一方面通过网络直接归档。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过登录系统登录，登录系统调用身份鉴别技术核对身份，确认正确后同意接收。经采集系统接收文件目录和全文，再经检查系统检查确认正确后发送消息给归档单位，将目录与全文分别导入至目录数据库和文件存储系统保存。由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。另一方面通过移交电子文件载体的形式归档。这种归档方式必须有移交凭证，每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记，用于确认电子文件的完整性和原始性，电子文件登记表应与电子文件同时保存。如果对其内容进行更改，还需要有更改通知单。更改通知单上生产单位、计算机系统、软件名称、盘带规格、更换原因、更换内容、更换人及批准人的详细项目，都需要受到严格的电子文件管理制度的制约。此外，在管理中建立必要的备份，防止信息的丢失和失真，维护电子档案的可靠性。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定某些鉴定文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。对电子文件的著录也是信息资源建设的重要内容。通过获取、核对、分析、组织和记录关于文件内容、结构、背景以及文件系统的信息，才能准确描述电子文件的形成过程和成果。就著录内容而言，涉及文件形成过程中的各个要素，包括文件形成背景、内容和结构，而且著录的重点也从文件内容转移到文件的形成背景上。

篇3：浅谈档案信息化及档案信息化建设

关键词：信息化,信息化建设,原则,测绘档案

在当前迅猛发展的信息社会下, 档案信息化和档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。从党和国家明确提出的“以信息化带动工业化”的要求, 到国家档案局提出的“以档案信息化促进档案事业发展的目标”要求, 档案信息化和档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变, 档案信息化和信息化建设势在必行。自2000年全国档案工作会议上正式提出了档案信息化的概念后档案信息化建设在全国各类档案馆 (室) 中蓬勃开展起来。

一、档案信息化与档案信息化建设的概念

档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点, 向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化;要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;要实现档案信息高度共享, 而这必将引发档案管理模式的变革。

档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段, 将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案, 系统组织成具有有序结构的档案信息库。

二、档案信息化建设应遵循原则

1. 规范性原则。

制定和实施档案工作标准和规范, 是档案工作现代化的需要, 是提高工作质量和效率的需要。实现馆 (室) 藏档案信息化, 一方面可以将馆 (室) 藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息, 另一方面可以通过接收电子文件进馆, 但不管是通过馆 (室) 藏档案数字化还是接收电子文件, 都应该坚持规范性原则, 制定相应的标准、规范和法规, 如:字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准 (包括信息的显示、打印、传递等直接面向网络用户的服务格式) 及数据交换标准。只有这样才能使电子文件的归档, 传统介质档案数字化, 数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化, 避免出现各自为政, 互不兼容, 重复建设等现象发生。

2. 安全性原则。

随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入, 网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此, 我们必须加强网络安全技术的研究与开发, 采取有力的安全策略, 充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取:物理安全策略、访问控制策略、 (如入网访问控制、网络的权限控制、目录级安全控制、属性安全控制、网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、防火墙控制等。) 信息加密策略、网络安全管理策略等。

3. 效益性原则。

由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程, 需要投入相当的人力、物力、财力, 因此必须要遵守效益性原则, 讲究信息化工作的效益, 要根据自身的能力, 根据馆 (室) 藏基础, 分析用户需求, 研究馆 (室) 藏体系还要考虑馆 (室) 藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”, 主题要与社会利用“热点”相结合, 把重要的, 利用率较高的档案进行数字化, 把那些利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化, 可以带来巨大的效益。而那些利用率不高的档案则无需数字化, 否则浪费大量的人力、物力和财力。还可以根据馆 (室) 藏档案的特色选择这些档案进行数字化, 提供独具优势的服务。因为从某种意义上说, 特色就是优势, 特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在。在进行数字化建设时, 要以用户的需求为导向, 做到按“需”数字化。

4. 文档一体化原则。

是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中, 与办公自动化融为一体, 同步进行。同时, 也要求档案人员积极介入此项工作中, 提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求。

5. 归档双轨制原则。

是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用, 但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计, 在较长的时期内, 纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求, 电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。

三、档案信息化建设是档案工作在网络时代的必由之路, 是深化档案社会化服务的必然要求

档案信息化建设是一项耗资大、要求技术含量高的业务建设。档案馆 (室) 要想在信息化建设中有所建树, 使档案工作适应社会和时代发展的需要, 并能将档案信息化建设落到实处还应该坚持前瞻、协作、实用、人才储备四项原则。

1. 前瞻原则。

档案信息化建设的终极目标是建立数字化档案馆, 将档案资源和档案各项管理通过信息系统加工和计算机网络的传输, 实现档案信息的合理配置与开发利用, 最大限度地实现信息资源的社会共享。它需要分阶段、分层次、分步骤地有序进行, 是一项耗资巨大、复杂的系统工程。建设所需的各类硬件及网络设施、软件开发以及进行数字化的投入, 都需要高昂的费用。因此, 在信息化实施过程中, 作为企业内部的档案馆 (室) 在极其有限的财力前提下, 一定要审时度势, 深入调查, 科学论证, 努力保证软硬件配置、软件开发标准和网络结构等在各实施阶段的一致性, 将有限的财力用在信息化建设的关键部位, 保证软硬件资源的可继承性, 使其既能适应当前信息业的特点和要求, 还能符合今后发展和应用的趋势, 尽可能避免资源的浪费。

2. 协作原则。

档案信息化建设包括基础设施、管理规范、数据库等方面的建设, 在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求。对于人力、财力有限的企业内部的档案馆 (室) 来说, 独立完成这些项目存在相当大的难度, 这也是制约档案信息资源建设的一大难题。因此, 只有坚持协作的原则, 加强与企业内各个部门的沟通、协调与配合, 主动争取各级领导的支持和各部门的配合, 才能保证这项工作在各阶段的顺利实施。

3. 实用原则。

档案信息化建设不仅在量, 更在于质, 在档案信息化建设中, 档案馆应坚持实用的原则。不仅要对馆藏档案目录进行数字化处理, 更应有选择地对馆藏档案进行全文数字化, 在信息服务的特色内容和独特形式上做文章。用自己的特色信息服务满足社会需求, 使自己的信息具备“惟一性”, 从而让利用者面对庞大的信息体系, 而选择点击你的网址;根据利用者的需求, 将馆藏信息资源加工成系统的、专题的、有序的信息, 有机地将它们连接成一个整体, 为利用者提供优质、高效的服务。

4. 人才储备原则。

由于电子档案信息内容的数字化, 文档处理的一体化, 电子档案保存的技术化, 开发利用形式的多样化, 使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法, 这就对管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了, 才能使档案信息化建设符合正确的方向, 才能满足社会发展对档案工作的需求。

档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作, 信息化的实现不是档案馆 (室) 某一部门的工作, 也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的, 它需要所有档案人员的积极参与与配合, 档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用, 因此, 档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。

篇4：初级档案信息化建设

赛门铁克公司华西区技术经理叶永军认为，中小医院对于数据的保护相对于大医院来讲还是“起步”。“我曾经对8个县医院进行了调研，其中有3家医院丢失过数据。”叶永军提到，很多医疗机构的数据备份还是以手工方式进行，“手工备份误操作的风险是非常高的。”

围绕医院的数据保护与数据安全，赛门铁克提供了存储与安全两类不同的解决方案。在存储方面，赛门铁克拥有Backup Exec和NetBackup两类产品来适应不同的医院规模。值得一提的是，近年来赛门铁克依托这两类产品还可以向用户交付一体机解决方案，以进行快速上线部署和一体化调优与服务。同时，根据医院的不同情况，赛门铁克还设计了应用于医疗行业的多机双柜远程灾备方案，利用现有IP网络进行数据保护。

在安全领域，赛门铁克的解决方案涵盖了包括PC、移动设备等在内的绝大部分终端，利用白名单模式以保证用户不受病毒、木马侵袭。与此同时，在医疗行业赛门铁克还可以提供整套运维工具，面向医院内所有终端进行软件、策略的分发。

篇5：企业档案信息化建设

何细乃

（中冶南方工程技术有限公司信息网络中心，武汉430080）

摘要：本文通过探讨企业档案信息化建设的基本目标和主要内容，指出了本公司档案信息化建设的目标、原则和主要内容。针对本公司档案信息化建设的实际情况，本文提出了从信息管理过渡到知识管理的发展建议。关键词：档案管理；档案信息化； 知识管理

Study on Enterprise Archives Informatization

Construction

He Xi-nai

（WISDR steelmaking department，Wuhan 430080）

Abstract： This paper discusses the basic goal and main content of enterprise archives informatization construction and points out in particular the goal, principle andmain content of archives informatization construction of WISDRI.According to the actual situation of archives informatization construction of WISDRI, this paper makes a suggestion to develop from information management to knowledge management.Key words: Archives management;archives informatization;knowledge management

前言

随着社会信息技术的飞速发展，人们对档案管理工作提出了更高的要求。作为一个信息的重要来源，档案信息已经成为我国企业信息化工作的一个重要组成部分及工作内容。企业档案管理工作的信息化建设成为许多企业，也包括我们公司档案管理人员研究的一个重要对象。

1.企业档案信息化建设的误区

在很多人眼里，档案信息化与档案信息化建设往往被误读。

1.1 将档案信息化建设理解为纯粹的计算机档案管理系统的建设

许多档案管理人员，对于档案信息化建设的认识也不深。最典型的错误理解，是将档案信息化建设等同于档案计算机管理，即将实物档案的管理模式(卡片检索、实物管理)转换成建设计算机检索系统、电子文件管理系统。简单地认为，档案信息化建设就是实物档案管理模式的计算机辅助管理。

1.2 将档案信息化与档案数字化混为一谈

传统的实物档案无论是在保管还是在提供利用上，都存在着非常大的局限性。档案数字化可以解决这方面的问题，一是解决网上浏览的问题，二是解决多人同时利用同一份档案的冲突。相对于社会公共档案部门以及机关档案来说，企业档案数字化工作的内在驱动力比较强。因此，很多企业档案数字化工作进行得比较早，主要工作是将档案实物进行数字化处理，变成存贮在计算机上可传输、方便提供利用的电子矢量文件。

但是正因为这一点，很多人、很多企业就将档案信息化简单地理解为档案数字化工作。把档案信息化

建设局限在原有实物档案数字化以及新接收的档案对应的电子文件收集上。思想认识还处在档案信息化建设的初级阶段，没有从根本上实现从档案实物管理及档案信息管理，到电子档案管理及档案知识管理的转变。

2．档案信息化建设的目标

根据近几年档案信息化发展的形势来看，档案管理已经摆脱了实物手工管理(以卡片检索管理为典型代表)。绝大多数的企业，都通过各种各样的档案管理系统及计算机辅助管理手段实现了档案计算机管理。很多信息化工作进行得比较早的企业，通过加强档案信息化基础设施建设已经实现了档案资源的数字化、服务网络化，有很多单位甚至实现了接收、传递、存储和利用的一体化。

在接下来的档案信息化建设的目标上，很多企业感觉到比较迷茫，方向不明确。个人觉得，要根据企业进行档案信息化建设的目的以及信息化技术发展的大方向，来确定企业档案信息化建设的目标。各企业可根据本企业整体信息化以及档案信息化建设的现状，来确定本企业档案信息化建设的目标。企业档案信息化建设发展阶段目标，按低到高分为三个层次：

2.1 短期目标

以档案实物数字化为主要内容，辅助计算机编目为手段，实现档案文件的网上浏览、提供利用。

2.2 中长期目标

在短期目标的基础上，通过流程再造，采用电子签名、权限管理等技术手段，结合公文办公系统、设计系统、档案管理系统的一体化，实现档案信息管理。

2.3 远期目标

在中长期目标的基础上，通过参与企业生产经营活动的全过程，自动收集档案知识信息，超越传统档案管理的概念，将档案管理与信息管理、知识管理结合起来，实现档案信息知识管理。

具体到本公司，目前基本实现短期目标的大部分内容，如档案数字化正在进行，档案检索编目已经通过档案管理系统进行管理，经过授权可以实现档案文件的网上浏览与提供利用。因此本公司档案信息化建设发展的阶段性目标应该是以上述中长期目标为主。

3．公司档案信息化建设的原则

3.1 以档案信息资源开发与利用为中心的原则

档案信息化建设，包括制度建设、流程管理、信息资源准备，特别是各种系统和软件的开发，要围绕提供利用来设计、来开展。如果不以方便利用为原则，系统运行最流畅，界面做得最好看，信息资源保管得最完善，都会回到传统档案管理重保管、轻利用的老路上去，这样也违反了档案信息化建设的初衷。

当然这里说的以开发利用为中心的原则，并不是不讲安全。作为企业来说，知识产权保护始终是重中之重。只要通过信息资源及人员权限的分级，完全可以解决这些问题。

3.2 效益最大化原则

企业进行档案信息化建设，首先是看到了档案信息利用中的潜在效益。因此，档案信息化建设，特别在建设的侧重点、信息资源的准备、提供利用方面，哪些系统先上、哪些问题要先解决，甚至包括不同信息资源数字化的先后，都应遵循效益最大化的原则。比如系统建设上，是文书档案先上还是科技档案先上。再比如，科技档案扫描项目的选择上，就应该选择不同类型的典型项目或实物档案提供利用比较频繁的项目。

3.3 标准、编码先行的原则

档案信息化建设是企业信息化建设工作的一部分，包括职能域的划分、主题数据库的确立、统一编码的协调，都需要在公司统一IT规划的指导下进行。企业人力资源系统、设计管理系统、项目管理系统、设计管理平台、档案信息化平台，都需要统筹规划，确认工作流程，划分各自的职能域和主题数据库。

3.4 阶段性建设，逐步实施的原则。

要实现科技档案信息化的目标，即使具备了诸多有利条件，但是也不可能在短时间之内实现，制度改

革、流程再造，系统论证、运行、评价，信息资源准备，都需要分阶段，逐步实施。

4．档案信息化建设的主要内容

2004年，国家档案局发布的《全国档案信息化建设实施纲要》明确指出了档案信息化建设的六项核心内容：档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案应用系统建设、档案信息化标准规范建设、人才队伍建设、信息安全保障体系建设。

不同企业档案信息化工作起步有早有晚，信息化程度有高有低，信息化建设内容与侧重点也不一样。根据中冶南方（原为武汉院）10多年来档案信息化工作发展进程来看，自1995年档案信息化系统的建设开始，走过了档案信息化基础设施建设、检索数据库的建立、电子文件的收集等过程，对于基础设施、应用系统、标准规范、人才队伍、信息安全保障，都有一定的认识与经验积累。

对于当前的中冶南方来说，档案信息化建设更多地是需要从档案管理信息化过渡到档案知识管理，具体就是侧重点应该从档案实体管理－档案信息管理，过渡到档案信息管理-档案知识管理。除了开发档案文件中蕴含的显性信息知识，更应该开发档案信息中潜在的隐性知识信息。

4.1 档案信息资源建设

4.1.1 实物档案的数字化

本公司在长期的经济建设中积累下来了大量的档案，包括科技档案、文书档案、人事档案、专利档案等,这些档案在公司生产经营工作中有着很高的参考价值。可按效益最大化原则，对相应的档案进行优先排序，效益最大的优先数字化。

1)科技档案

中冶南方的科技档案主要是图纸档案，主要利用价值在于它的参考价值，从这个利用目的出发，对于那些参考价值大、重复利用率高的图纸档案，进行优先数字化处理。

因此优先顺序可参考为：典型项目图纸-设备类图纸-借阅利用率高的图纸-其它科技档案。利用5-8年左右的时间，完成历史遗留档案的扫描工作。

2)专利档案

专利档案目前还不是很多，建议可优先实现，与公司专利管理系统结合起来，实现专利档案的全部数字化。

3)文书档案

文书档案数字化优先顺序参考为：典型项目全部合同-商务合同-获奖证书文件-其它文书档案

4)人事档案

人事档案数字化优先顺序可参考时间年代及利用率来具体确定：近年的人事档案-个人相关证件-其它

5)其它档案

4.1.2 电子文件的收集

目前公司的科技档案电子文件收集工作经过多年的努力，基本上达到了电子文件100%的收集率。对于设计外委、设计分包电子文件的收集工作正在研究中。

4.1.3 电子档案的收集

电子档案的收集与归档，是档案管理的高级阶段。

公司信息网络中心正在进行设计文件无纸化流转的流程设计，相应配置的系统建设正在进行。通过电子签名，系统授权，IT标准化检查，档案合规性检查等技术手段，实现电子档案的网络无纸化流转、收集、归档、打印、发出。

对于OA系统的开发与归档，也应该研究公文自动归档，实现发文归档的一体化。

4.1.4 档案知识库的建立与利用

传统档案管理只关注最终实物档案，档案信息化初级阶段重视档案数字化，档案信息化的深入发展不仅要关注档案本身所包含的信息，还应该探究这些档案信息的来源、产生性质、产生过程，档案信息之间的联系，甚至还应该关注信息的生产者、时间、地点。

不仅要重视档案本身反映的信息知识，还应该就档案信息所包含的关于档案产生组织、档案作者的隐性知识进行收集、归纳、提取。通过分析、研究、积累以及系统的自我学习，形成一个完善的档案知识库。

1)技术专题汇编

在内容上要打破传统汇编只重罗列案卷号的形式，对每项技术的发展历史、不同类型、不同特点都应该有评述，在本企业不同项目中应用的历史，包括不同项目中的应用评价，历史查询、参考、复用率最高的本项技术档案，最近应用本技术的本公司的工程项目等等方面的信息，都应该涵盖。比如关于炼钢工程中应用的钢水罐的技术专题汇编，就可以概述钢水罐的发展史、最新钢水罐技术，本企业在各项工程中应用的钢水罐种类、技术参数、应用评价，历史上本企业查询、参考、复用最多的钢水罐的档案，本企业最近最新设计的钢水罐的有关情况等等。

2)隐性知识的管理

通过知识管理，对蕴含在档案信息中的管理知识信息进行提取。通过系统对每份文件本身信息的自动提取(电子档案流转实现后)，可记录图纸形成过程中所包含的人工时(图纸量)、修改信息、参与人、设计人、修改人、参加专业等，可形成项目信息知识库，为工程项目管理、设计管理提供服务。

3)通过利用反馈机制形成档案知识库

相对于传统的档案信息提供利用，可考虑进行主动服务。针对各专业设计人提交的档案利用需求，由档案人员通过定题服务，形成电子档案袋(一种包含多种档案信息链接或电子文件的文件包)。

通过设计人员的利用效果反馈，完善并保存积累电子档案袋。利用这种方式，就可通过设计人员亲身体会形成档案知识利用知识库。可以将设计人利用知识本身的过程和成果积累下来，形成庞大的知识利用库，方便后来者的使用。

4)通过档案信息导航地图建立档案知识库的利用新模式

建立各系统之间的联系方式，如链接、信息的加入等等，将档案信息、项目管理信息、设计信息、人员信息有机的联系起来。通过档案信息导航，让利用人员从一个入口进入，就可以遍历整个档案知识库，增加学习的效果。

4.2 档案信息化应用系统的建设

通过了解档案信息资源建设的内容，我们对于应用系统的建设有了方向，明确了应用系统开发的侧重点。系统开发过程中，除了一般档案信息系统应具备的收集、整理、提供利用功能外，具体要重视以下两个方面的问题。

4.2.1 重视过程管理与来源管理

档案信息化建设除了关于资源的数字化和利用信息化外，更主要地是要进行流程再造。通过流程的优化，将档案收集、整理提前到档案信息形成的过程中。不仅要重视档案结果信息的收集(纸质或电子档案)，更要重视档案产生过程信息、档案来源信息的收集。基于这些原因，系统开发应该做到：

1)文书档案信息管理与办公自动化结合起来

2)图纸档案信息管理与项目管理系统、设计管理系统结合起来

3)专利档案信息管理与专利数据库结合起来

4)人事档案信息管理与人力资源系统结合起来

4.2.2信息安全保障建设

信息安全始终是档案管理的重中之重，特别是对一家自主经营的企业来说。知识产权是企业的生命线，知识产权的保护是公司得以在市场上领先的关键所在。

档案信息化系统应该兼顾到开放与限制，利用与保密之间的关系。

1)通过技术类别、保密级别、特殊项目、档案类型等多种方式对档案信息进行分级。

2)通过部门、专业、人员、项目等多种角色对人员进行分级。

通过档案信息的分级以及人员的分级，实现对档案信息、档案知识的利用。

5．公司档案信息化建设的发展方向

企业档案信息化建设的发展方向，应该类似中国哲学中所说的大象无形。将档案管理嵌入到公司业务流程中去，在流程过程中进行档案信息收集，进行知识管理。

1)从传统的实体管理-信息管理过渡到知识管理

2)从传统的结果管理过渡到流程管理、全过程管理。

3)从传统的文书档案、科技档案、人事档案管理，发展到参与全公司业务范围的知识管理

参考文献：

[1]齐虹:《知识管理及其对档案管理的启示》，《21世纪的社会记忆-中国首届档案学博士论坛论文集》，中国人民大学出版社

篇6：初级档案信息化建设

关键词：档案馆 数字化 信息化 高校

1.档案信息化与数字档案馆含义

档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。

数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。

2.高校档案信息化与数字档案馆建设的重要性分析

随着信息时代的到来，现代科学技术在高校管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子文件、各类管理系统、应用程序以及档案馆馆藏档案数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。

高校档案信息化与数字档案馆是档案管理更加规范和标准的要求。高校档案馆馆藏数量不断增加，现行存储空间有限，需要通过数字档案馆来缓解。以网络技术为主的档案数字化已经或正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，是电子档案管理重要性的体现。

高校档案信息化与数字档案馆建设是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是社会发展不可缺少的重要公共信息资源。在各层次档案工作中广泛应用现代化管理技术，与高校信息化工作进行有机结合，充分挖掘出档案信息资源的潜力，进行最大化的档案信息数据聚集，实现数据共享，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。档案的数字化建设，将是传统档案工作的重大变革。

3.高校档案馆数字化建设中存在的问题

3.1观念问题

高校档案管理意识薄弱，对高校建设数字化的档案馆还没有足够的意识。很多高校虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。通过数字档案馆的建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为高校档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。

3.2技术层面的问题

⑴高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库；

⑵通信网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，网络安全问题尚未解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展；

⑶标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范；

⑷高校数字档案馆建设的目的是为了实现档案信息资源的共享，将数字档案信息在局域网或广域网上进行传输，安全问题变得尤为重要。

4.相关策略建议

4.1加快档案标准化制定和贯标

推进档案信息化建设，标准要先行。高校要加强档案信息化标准的制定和贯标工作。通过调查研究，借鉴国内已有的档案数字化治理技术标准及规范，通过这些档案标准化和制度的贯彻，规范高校档案信息化工作。

4.2重视档案管理软件的开发和应用

高校要重视档案管理软件的开发和应用。在软件开发方式上，应依照国家标准并结合高校实际，统一规划，创新机制，采取与软件公司、相邻高校以及科研单位合作等多种形式进行研发工作，最终形成一批有自主知识产权的、符合档案工作发展趋势的管理软件。

4.3安全性方面的建议

数字化的档案馆在安全性方面也要得到加强，加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站（页）建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，确保档案数据库安全。建立音像档案库和电子档案异地备份库，开辟数字档案馆数据安全储存和备份的空间，对电子档案和音像档案实行专库管理。

4.4重视档案信息化人才队伍的建设

数字档案馆建设是一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。首先，在提高高校专兼职档案人员政治素质的同时，要加大培训力度，加强对他们在应用新技术、新设备、新方法方面的培训，普及信息技术知识，提高他们掌握和运用现代化技术的技能；其次要根据档案馆(室)人员具体情况，吸收高素质现代化管理人才，对急需的信息化人才可采用引进或不求所有只求所用的柔性流动的方式予以使用，取其所长，开发档案信息化的项目和产品等。

5.结语