加强水利系统档案管理网络化探讨

水利档案管理是水利系统良好管理不可缺少的环节, 档案管理对水利单位的决策者和管理者至关重要, 是为水利系统用户提供充足数据与快捷查寻的重要手段。传统的水利档案管理主要通过人工管理的方式对水利档案进行查寻、整理、归档、存储和管理等, 不仅效率低、保密性差, 且人工管理对于查找、更新与维护等操作存在很大的困难。伴随着计算机技术与网络技术的不断发展, 水利档案管理也逐渐走向自动化、网络化的管理, 网络化的水利档案管理不仅拥有人工管理无法超越的优点, 更是在功能上进行了更多的完善, 不仅具有查找简单、迅速检索、存储量大等特点, 且保密性好、寿命长、成本低廉, 而且还能实现信息共享。因此, 档案管理网络化是未来水利系统档案管理的必然趋势。

一、当前水利系统档案管理网络化存在的不足

伴随着水利系统各项管理技术与设备的更新换代, 对于水利系统的档案管理也逐渐向网络化发展, 但由于种种因素的影响, 当前的水利系统档案管理网络化还存在管理不规范、软件落后, 档案管理人员网络化意识不强, 技能不足等等缺陷, 严重影响着水利系统档案管理的发展。

(一) 缺乏规范的水利档案管理。

因水利系统的特殊性, 其档案管理网络化发展几乎呈现出各自为政、自给自足的状态, 水利系统内各水利单位档案管理是根据自身的经济实力与技术条件来设计的, 因此, 硬件设施不统一, 机型混乱, 技能水平也参差不齐, 虽然很多水利单位已经研制出了对应的档案管理应用软件, 但其规范性不够, 部分功能缺失, 标准化的水平较低, 导致水利档案信息不完全, 且共享性比较差。而国家针对这一方面却没有一个统一的档案管理系统应用软件, 各个水利单位在档案管理上标准化水平低, 缺乏规范的水利档案管理。

(二) 水利档案管理软件开发落后。

水利系统档案管理是一个时间长、涉及项目多的工程, 经过长时间的积累与管理, 水利系统档案管理都已经有了自己的数据库, 因这些数据库都是不同水利单位多年来根据自身的发展情况积累而成的, 在数据库建立的过程中, 大多数是自建自用, 规模相对较小, 且标准化程度偏低, 类型单一, 功能不足, 而且大部分的数据库存在重复建设的现象, 数据库中的数据也无规范化地控制, 达不到管理服务高水平的目标。另外, 大多数的数据库只是供给自身单位使用, 达不到数据共享的功能, 更严重影响了资源的利用率, 软件开发与建设相对滞后。

(三) 档案管理人员缺乏网络化的意识。

水利系统档案管理工作中, 人是影响档案管理完整性、合理性与可靠性的主要因素, 实现网络化的管理离不开人。所以, 档案管理的网络化建设, 对水利企业的管理者提出了更高的要求, 不仅要求拥有精湛的业务能力, 能高效地完成档案管理的各项工作, 并保证其合理性与完整性, 更要求有一定的计算机网络技能, 能熟练地完成档案在计算机网络中的归档、分类与管理、存储, 更要拥有掌握档案的查寻、权限的设置、开放等基本操作能力。单就当前的情况来看, 很多水利单位的档案管理正在迈向自动化, 但管理人员却没有进行更换, 一些老员工也没有进行相关的学习, 计算机能力较差, 严重影响着水利档案工作网络化的发展。除此之外, 员工对于档案管理网络化的意识不强, 普遍素质较低, 没有及时更新档案、没有按照规定分类, 影响着水利单位的档案工作, 最终影响到本单位的档案利用与发展。

二、水利系统档案管理网络化建设的设想

水利系统的档案管理网络化构建是一个系统性与综合性要求高的工作, 针对存在的众多问题, 我们必须采取相应的措施, 建立水利系统的档案管理网络协调机构, 并增强标准化的档案管理建设, 同时, 建设和开发数据库, 并培养出优秀的管理人才, 全面、整体性地促进水利系统档案管理网络化构建。

(一) 组建水利系统档案管理网络协调机构。

要想从行政和技术两个方面对水利单位的档案管理进行自动化与网络化的建设, 必须由水利部门来带头, 建立网络化的水利档案管理协调机构, 统一指导与规划, 并制定一系列有约束力的规范与标准。制定相应的网络化发展规划, 不仅要做好近期的发展规划, 更要根据水利系统的情况与特点制定出长远的目标, 对水利档案管理网络化发展实现一个实质性的组织领导, 统一其思想观念, 开发出高质量, 具有优异功能的引用软件, 突破传统的自建自用、自成一派、条块分割的现象, 统一数据库的建立与档案管理标准。

(二) 加强标准化的网络档案管理。

实现水利系统档案管理网络化的前提必须是标准化的档案管理, 充分考虑国内的行业标准与档案管理网络化发展趋势, 共同制定网络化过程中的各项标准, 例如档案管理中计算机硬件、软件、网络通讯载体以及数据库的类型等进行统一的标准设定, 逐步实现档案管理的资源共享与权限设定。水利系统档案管理网络化的改革协调组织应发挥领导作用, 选择统一的、高质量的档案管理应用软件与数据库、相应地应用服务器、对外接口等设施, 进一步实现标准化的网络化档案管理。

(三) 加强数据库的建设, 充分利用资源。

前面提到过, 档案管理网络化的核心部分就是数据库, 数据库也是网络的信息资源。因此, 必须加强网络的建设, 同时提高建设数据库, 以统一的标准集中进行数据库建设, 通过对档案管理文件条目数据库的合理划分、管理, 扬长避短, 充分利用其数据资源, 建设有特色的数据库, 保证数据的真实性、准确性和完整性。此外, 改善数据库力量分散、标准化水平低的状态, 狠抓小型数据库的规范与标准统一, 进一步提高数据库与资源的利用率, 增强数据库的日常维护, 确保档案管理的可靠性、完整性与及时性。

(四) 培养高层次能力的网络化档案管理人才。

针对水利系统档案管理人员网络意识不强, 计算机能力弱的问题, 首先要加快培养掌握现代信息技术的高层次管理人才, 加强在职人员的教育和培训, 提高其业务能力, 尽快掌握计算机网络及相关技术, 其次, 努力引进拥有高业务能力、计算机网络技术强的档案管理人才, 逐渐形成一支素质与技能全面发展的队伍。

当前我国的水利系统档案管理工作必须完成自我的更新与改革, 面向2世纪信息技术的挑战, 加强水利系统档案管理网络化建设, 全面实现资源共享, 为水利系统及社会提供丰富的信息资源和优质服务, 使档案工作走向标准化和网络管理。