核电工程企业信息文档类项目采购风险分析及防范方法

2023-02-02

0 引言

对于核电工程企业来说, 除了需要在工程建造的设计、设备、施工、调试等项目领域做好采购管理外, 其日常运营过程的采购管理也同样重要。这些日常采购一般由职能部门主导, 虽然和项目现场业务无直接关系, 但却是支持项目业务的关键保证。尤其是其中的信息文档类采购项目, 虽然被定义为职能采购管理类项目, 但其又不同于普通的人力类、财务类职能项目, 因为其和企业主营业务的结合度很高, 因此, 做好信息文档类项目的采购管理, 在树立核电工程企业职能采购管理规范方面, 具有重要意义。本文首先介绍了核电工程企业信息文档类采购项目的特点, 指出了采购现状和存在的问题, 然后分析了采购项目关键风险点所在, 最后提出了相关风险防范办法。

1 核电工程企业信息文档类采购项目的特点

1.1 项目类型多样化

核电工程企业信息文档类采购项目涉及类型非常多, 以信息化类采购项目为例, 其涉及到IT基础建设、应用系统建设、IT运维、工具软件、信息化专项服务等大类, 在每种大类下, 又可以细分为若干小类。如IT运维又可分为硬件运维、基础软件运维、平台软件运维、通信服务、备品备件、应用系统运维支持等小类。每类项目特点各异, 管理方法也不尽相同, 因此增加了其管理难度。

1.2 项目规模跨度大

核电工程企业信息文档类采购项目不但类型多, 而且所涉项目的规模各异, 跨度非常大。以信息化类采购项目为例, 一个完整的大型应用系统建设项目, 平台软件采购费、硬件资源采购费和实施人员人工费用, 总费用加起来很容易就突破一千万元。而一些小型设备备件 (如电源、风扇) 采购项目, 一般费用只有几百元。项目规模不一样, 导致采购流程和对应的管理要求也不一样, 如此也增加了项目管理难度。

1.3 项目变更频繁, 过程管理要求高

部分核电工程企业信息文档类采购项目, 由于项目特点导致事先难以确定工作量等关键要素, 因而项目采购合同价格难以固定, 合同往往会签成开口合同, 或者签成单价类合同。这类项目在执行过程中, 变更较为频繁, 核量管理工作非常繁琐, 对过程管理要求比较高。

2 采购现状与存在的问题

2.1 大额项目采购流于形式

这里说的大额项目, 一般指项目规模在100万元以上的项目。对于这类项目, 往往采用招标方式。

纵观近些年的招标采购项目, 效果其实并不好。采购进度慢姑且不说, 就连招标采购价格往往也不具有优势。究其原因, 主要有如下两点:一是有些项目虽然规模达到了招标规模, 但是实际上是处于寡头格局, 并不适宜招标, 但仍采用招标方式, 最终并未形成有效竞争。二是投标人集体操纵围标, 而评标专家对各家投标人的价格合理性未做深入分析, 不能有效识别, 围标成功后, 出现最低价中标者的报价都高于正常市场价。而招投标活动又不允许投标后进行价格谈判, 这也助长了寡头和围标者私下操作的意愿, 进一步导致了招标采购价格偏高现象时常发生。

2.2 小额项目采购疏于管理

这里说的小额项目, 主要指项目规模在5万元以下的项目。此类项目由于规模小且零碎, 一般未引起企业足够重视, 往往会疏于管理。

小额项目在采购过程中, 由于一般不执行合同管理那套货比三家、价格分析、价格稽核的严格管理体系, 且采购报销管理要求一般比较宽松, 因此容易导致在采购过程中采购人员的裁量权利过大。采购人员在确定供应商、确定型号规格、确定价格等方面, 往往起着决定性作用, 很容易产生寻租空间, 滋生腐败, 降低了采购效率甚至影响企业形象。

2.3 单价类项目结算管理薄弱

对于一些工作量不易事先估计的采购项目, 企业往往会签成单价合同。此类合同只约定单价, 对总价不做限定, 最终费用以实际结算为准。在工程管理领域, 由于工程量清单等一系列核量结算体系已很成熟, 单价合同执行起来问题不大, 但对于信息文档类单价项目来说, 不像工程项目那样已经建立了一套完善的结算体系, 目前仍处于起步阶段, 管理还比较薄弱。

3 项目风险分析和防范方法

3.1 项目采购风险分析

核电工程企业信息文档类采购项目的风险主要表现在以下几个方面:

(一) 价格风险

主要表现为供应商在投标前相互串通, 或者利用招投标管理制度上的漏洞, 有意抬高价格, 使中标价格高于市场价格, 导致企业采购遭受损失。还有一种情况是由于企业采购人员/项目经理工作疏忽, 未能全面了解市场价格信息, 导致采购价格高于市场价格, 导致企业采购遭受损失。

(二) 质量风险

主要表现为供应商提供的产品/服务质量不符合采购要求, 或者供应商以次充好, 让企业花了高档费用买了低档产品/服务, 企业未能及时发现而导致利益受损。

(三) 道德风险

道德风险主要分为两类, 一类为谋私类, 主要表现为采购人员/项目经理利用手上的权利, 和供应商合谋, 将企业的部分采购经费通过隐蔽方式转化为个人私利, 导致企业利益受损。另一类为渎职类, 主要表现为采购人员/项目经理由于各种原因而渎职, 对供应商提供产品/服务以次充好、供应商虚报工作量等问题故意视而不见甚至包庇, 导致企业利益受损。

3.2 防范采购风险的主要措施和对策

(一) 遴选正规供应商, 做好价格信息搜集和分析

信息文档部门可结合信息文档类采购项目的特点, 制定供应商选择及价格搜集和分析机制。比如, 部门可以约定小额采购 (规模在1000元-5万元) 必须应在正规价格透明的电商 (如京东商城) 处采购。当电商处无货时, 方可在其他供应商处采购, 但此时应货比三家, 择优采购, 并留下询价和择优的过程记录。此外, 部门可以搜集存储经常采购项目的价格/单价, 形成价格库, 并定期进行更新, 为日后开展价格分析工作打下数据基础。

(二) 加强验收环节控制, 推进质量终身负责制和项目后评价机制

应加强验收环节管控, 将质量验收作为验收过程的一个重要环节独立开展。比如可以详细明确质量验收报告格式, 在质量验收报告上将采购的质量标准要求一一列明, 验收时要求逐个核实, 逐个确认签字, 每一子项均应单独签署验收意见, 不可只签署仅带“质量合格”四个字的含糊不清验收报告。

另外, 应建立项目经理质量负责终身制, 设立项目经理在质量问题上的处理表现情况直接和其绩效挂钩的考核机制。同时应大力推进项目后评价机制, 对于出现产品质量问题、售后服务推诿等现象的供应商, 应列入黑名单, 日后坚决不予采用。

(三) 建立监督约束机制, 规范核量结算环节

对于单价合同的核量结算环节, 应建立核量结算监督约束机制。应坚决避免项目经理一人签字即完成核量的情况出现。在核量环节, 可加入对各类过程证明文件的要求, 以增加供应商虚假报量以及项目经理渎职的成本和难度。比如, 可要求对于每一个分工作量, 都必须逐一提供相关证明文件, 只要缺少证明文件都将无法进行核算。此外, 应建立先下单后核量的机制, 下单环节应留有记录, 无下单记录不予结算。在下单环节, 当下单量达到一定规模时, 必须有两名以上人员共同介入下单管理, 核量时必须得此两名以上当事人联签才有效。

同时, 还可以要求在核量工作书上增加“认定此项费用由甲方承担的理由及依据”一栏, 要求经办人详细填写该项费用由甲方承担的原因, 并列明相关依据文件及对应条款, 以此避免出现将应由乙方承担的费用转嫁到甲方头上的情况发生。

(四) 加强员工法制教育和道德教育

应加强员工尤其是采购人员/项目经理的法制和道德教育培训, 不断增强其法律观念, 做好其职业道德建设, 督促其依法办事, 培养其爱企护企的良好素养。如果企业内部团结了, 没有内鬼了, 没有渎职者了, 将会成倍地增强企业内部的风险防范能力, 从道德根源上有效规避许多潜在风险。

3.3 其他说明

以上只是站在信息文档部门角度提出了一些采购风险防范措施, 方法不多, 但具有一定实用性。当然, 如果能从企业全局角度出发的话, 相关风险防范手段则会更多, 比如可以从合同管理、招标评标管理等工作维度介入, 也可以从完善公司公共采购管理制度、科学制定各机构相应采购管理权限等管理维度介入, 但鉴于此部分工作涉及公司总体管理, 牵涉部门较多, 实施难度较大, 且一般也不由信息文档部门归口负责, 故在本文中不展开叙述。

4 总结

核电工程企业信息文档类采购项目具有项目类型多, 规模跨度大, 变更频繁等特点, 导致了其潜在风险不小, 采购管理难度较大。为了有效应对风险, 核电工程企业信息文档部门应着力于分析研究采购活动中的各种风险, 制定切实有效的措施和办法, 以防范和规避各种采购风险, 提高采购效率。本文对核电工程企业信息文档类采购项目中存在的典型风险进行了分析, 并探讨了信息文档部门可落地实操的相关风险防范措施, 旨在探索出一套适合核电工程企业信息文档类采购项目的风险防范方法, 该方法对于其他行业的相关职能部门开展采购风险管理也具有一定参考意义。

摘要：本文在分析核电工程企业信息文档类采购项目特点的基础上, 对信息文档类项目采购过程中存在的典型风险进行了分析和探讨, 提出了针对核电工程企业信息文档类采购项目的风险防范方法。

关键词：核电工程企业,信息文档,项目采购,风险分析,风险防范