论在信息化条件下改进石油地质档案管理工作

随着信息化的发展, 传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要, 电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用, 这种发展趋势给档案管理工作提出了新的挑战。在新的机遇面前档案管理部门必须将石油地质档案工作的重点放在如何把文件、图纸、照片、录音和录像等原始的记录转化为可用的信息上, 并准确、高效地提供给有关信息需求者。

一、转变传统的石油地质档案管理模式, 把实体管理变为信息管理

传统的档案管理, 就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体, 以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程, 其工作量巨大, 步骤也繁琐。因为存储量大, 档案管理部门不能对已经归档的档案材料, 进行信息的提炼和加工处理, 档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进, 特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境, 现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。几年来, 随着集团公司“十二·五”规划“E六”项目的上线运行, 当前, 石油企业数量最大、应用最多的主体档案石油地质档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要, 从实体档案管理转变为对信息资源的管理, 以信息为管理对象, 对形成的各种载体的档案进行数字化加工, 利用现代化技术手段对石油地质档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源, 石油地质档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案信息资源的价值和使用价值, 使它能为企业油气生产、经营管理、经济发展、科技进步等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务;使它能创造最佳的企业效益和经济效益, 使之真正成为未来信息化企业发展的宝贵资源。

二、建立有效的信息系统, 充分、合理、安全地使用石油地质电子档案

要实现石油地质档案信息化, 就必须建立有效的石油地质档案管理计算机信息系统, 为此, 档案管理部门要做好以下几项工作:首先, 改进和规范在应用计算机条件下石油地质档案管理工作流程, 使之适应石油地质档案信息管理的需要;其次, 依据石油地质档案处理流程来进行石油地质档案信息化系统软件功能设计;最后, 在信息系统中建立完善的内部控制制度, 确保石油地质档案的安全。

在石油地质电子档案使用过程中, 首先是应注意石油地质电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展, 石油地质电子档案涉及范围迅速扩展, 数量也急剧增加, 特别是计算机网络化的快速发展, 随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击, 确保石油地质电子档案的安全。其次是石油地质电子档案的真实性问题。在目前的实际工作中, 由于从石油地质档案电子文件的生成到归档缺少程序化管理系统, 不能实现系统间的直接链接, 目前无法保证石油地质档案电子文件元数据完整归档, 多数石油地质电子档案与其相对应的纸质石油地质档案之间未建立统一的管理方法;储存石油地质电子档案选用的载体不耐久等原因, 影响了石油地质档案的完整性、可靠性, 从而影响了石油地质档案的真实性。

三、在石油地质档案信息化建设过程中必须重新思考石油地质档案管理的原则、理论与方法

由于现代信息技术在石油地质档案管理中的运用, 新的石油地质档案管理理论、方法和原则等不断出现, 提出了一些石油地质档案基本理论从未遇到过的新问题。如石油地质档案管理机构的职能与石油地质档案工作体制的变化问题、石油地质档案管理人员的业务素质问题、石油地质电子档案的鉴定问题、石油地质电子文件数据管理问题、在数字档案馆 (室) 建设中的问题、石油地质档案工作参与企业信息化建设的问题等等。对这些在石油地质档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题, 石油地质档案管理部门都必须做出理性与科学的思考。

四、提高石油地质档案工作者的专业素质, 实现石油地质档案管理的科学化

现代化的设备需要人来操作, 石油地质档案工作信息化需要人来实现。石油地质档案管理者必须具备多元化知识背景才能适应要求, 现代化知识将成为每一位石油地质档案工作者知识构成的要素, 同时, 也深刻地影响石油地质档案工作队伍的结构和石油地质档案管理人员的知识结构, 因此, 建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的:首先, 石油地质档案管理者必须具有多元化的知识结构, 现代科学成果在石油地质档案管理中的大量运用, 迫使石油地质档案工作者要不断学习和掌握理论、文化和管理等有关知识, 其中尤为重要的是计算机、档案学等学科的知识, 它们对石油地质档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次, 全面掌握石油地质档案专业知识, 如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。最后, 从石油地质档案管理现代化发展趋势看, 石油地质档案工作者必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。石油地质档案管理人员必须不断学习相关知识, 上级石油地质档案管理部门要积极创造条件, 有计划的选送石油地质档案管理人员进行深造, 进行离岗培训, 还可以采取以老带新、以强带弱的办法, 互帮互学等建立复合型人才群体和梯队型人才结构。

五、提高石油地质档案工作者的信息安全素质, 实现石油地质档案管理的安全化

对于信息化环境中的石油地质档案管理工作者, 信息安全素质是指在网络环境中管理石油地质电子档案的信息安全的意识和能力。石油地质档案信息安全是现今石油地质档案管理工作的生命线, 研究石油地质档案管理者的素质, 有利于拓宽石油地质档案管理保护领域、发展石油地质档案管理的理论研究;完善石油地质档案信息安全管理体系。促进石油地质档案信息化建设和石油地质档案管理事业的健康、有序、可持续发展。

随着石油地质档案信息化的改进, 新领域、新种类、新载体石油地质档案不断出现, 给档案工作者在素质上提出了更高的要求, 同时, 深刻认识到石油地质档案管理工作历来是企业一项重要的基础性工作, 石油地质档案工作的责任感即石油地质档案工作者要认识到石油地质档案事业发展的必要性, 要把工作的着力点转向未来, 深化服务意识, 树立以服务促管理, 以管理完善服务的观念, 充分发挥石油地质档案管理的综合功能, 更新服务观念, 拓展服务领域, 改革服务方式, 大胆探索, 努力实践, 使石油地质档案管理工作真正成为促进企业科研生产发展和全面进步的重要保证。

六、石油地质档案信息化建设的最终目标是提高石油地质档案信息管理和服务的水平

推进石油地质档案信息化进程的理想目标是在建立良好的石油地质档案信息基础设施的前提下, 实现石油地质档案信息的公开与石油地质档案信息最大程度的利用。对石油地质档案信息化建设而言, 这一目标也具有非常重要的指导意义。石油地质档案信息化建设是一个过程, 在这一过程中, 伴随着石油地质档案信息技术水平的提高及其在石油地质档案管理中应用程度的变化, 石油地质档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整, 石油地质档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异。因此, 在石油地质档案信息化建设中必须认识长远并立足当前, 认真解决石油地质档案信息化建设中当前和今后都会遇到的各个方面的问题。

七、总结

总之, 在信息化条件下石油地质电子档案已经在档案管理工作中占有非常重要的地位。档案部门转变观念, 改变传统的石油地质档案管理模式, 就能够建立有效的石油地质档案管理计算机信息系统, 使石油地质档案管理工作更好地适应信息时代发展的要求, 为油田企业生产经营和科技发展服务, 为国家石油战略资源安全服务。

摘要：在信息化条件下档案管理部门必须将石油地质档案工作的重点放在如何把文件、图纸、照片、录音和录像等原始的记录转化为可用的信息上, 并准确、高效地提供给有关信息需求者。