新媒体下档案管理工作模式的创新改进策略探究

2022-09-11

一、高校档案管理工作现状剖析

高校档案管理工作是学校整体工作管理的重中之重, 档案是一个学校文化发展以及科学规划的重要资料依据, 能够为学校的全面健康发展提供全方位多角度的服务。在当前信息时代飞速发展的大背景下, 高校档案管理工作由于其在学校管理的重要地位以及信息化服务水平的快速发展等因素的广泛影响下, 正面临着巨大的压力和挑战。从整体来看, 档案管理工作与信息化社会化发展无法同步的主要原因是学校在信息化建设过程中没有将档案管理工作纳入大发展的维度以内, 导致现阶段社会发展过程中, 档案管理工作无法满足学校发展与服务师生的目标要求。对这一现状进行详细化分析表明, 档案管理工作存在的诸多问题无非是工作人员以及技术方面与管理体制与模式方面的不足导致了档案管理工作的滞后性与制约性发展。

首先, 档案管理人员的专业水平不足是影响文档管理工作平衡发展的一个重要因素。当前高校文档管理工作中, 大部分工作人员的平均年龄较大。据不完全统计, 笔者所在学校的文档管理工作平均年龄高达48岁左右, 这一年龄段左右的工作人员在专业培训过程中收到的是基于传统档案管理进行培训与教学的, 而在当前信息化发函飞速的大背景下, 一些电子产品在档案管理工作中的广泛使用致使工作人员自身无法协调好电子档案与传统档案管理之间的关系, 对一些电子产品的了解及使用过程不够深入, 对新媒体环境下的档案管理工作模式更是无法适应。其次, 信息化时代有利有弊, 高校档案管理过程中的风险防控与安全意识不足导致学校发展过程中面临很大风险。由于档案管理信息化程度越来越高, 档案工作管理的开放性也越来越明显, 导致档案在管理过程中的安全性遭到威胁, 一般来说, 一些技术部门或者其他单位的工作管理及档案需要严格保密, 而这一过程中的信息化传递若不进行严格防范极有可能造成档案管理不当或者保密文件泄露等问题, 加之工作人员的专业技术不够深入, 专业素养不高等外界因素的多重影响, 一定程度上危害学校发展。

二、新媒体环境下创新档案管理工作途径探讨

新媒体环境下高校档案管理工作与以往传统的档案管理在管理方式、管理模式以及技术应用等方方面面存在不同, 虽然在工作效率上有明显改善, 但从整体高校档案管理系统逐渐信息化的未来趋势分析来看, 仍存在制约档案管理信心花发展的一些制约因素的影响, 因此, 笔者从自身工作经验总结出发给出以下几点有效解决其制约性发展的创新措施, 来实现高校档案管理的规范管理。

(一) 加强工作队伍专业水平建设

高校档案管理工作的高效、有序、规范运行的基础就是需要相关工作人员的基本专业素质过硬, 而随着信息化时代的飞速发展, 部分工作人员无法跟上时代发展步伐, 在当按惯例方面仍然遵循传统陈旧的档案管理模式, 降低工作效率, 同时无法为全校师生提供简单、便捷的服务, 需要学校管理人员尽可能与新媒体环境下的档案管理工作模式相贴合, 针对现阶段存在的突出问题寻求全方面、多途径的解决策略, 建议首先应从工作管理规范上下手, 严格规范工作人员的档案管理工作, 其次, 应当从新媒体环境下的工作途径入手, 采取各种各样的交流会与培训方式来提高工作人员对新媒体技术的在工作方面的应用能力, 从多方面加强工作人员对档案材料的收集与整理工作, 以便更好地服务师生。最后, 在专业队伍的建设过程中, 应当从目前情况出发, 对人员招聘与培养方面进行长远规划, 积极吸纳与培养档案管理专业方面的相关新型人才, 将技术与人才管理更好的结合在一起, 让高校档案管理工作与人才培养和新媒体环境健康、和谐发展。

(二) 完善档案管理与反馈机制

在新型档案管理模式下, 网络媒体在其发展过程中起着主导型作用, 因此, 在新型管理模式下, 将档案管理与新媒体发展更好融合的唯一方法就是不断发展和完善档案管理机制与服务反馈机制。首先, 健全档案管理机制的主要目标就是为高校档案管理工作打下强有力的基础, 来实现高校发展, 在这一过程中需要将管理工作逐渐系统化、规范化、合理化。对学校各种档案资料进行合理优化配置, 最大在限度发挥这个档案管理材料在促进学校发展与服务师生方面的重要作用。在系统化完善档案管理工作的过程中, 应对工作进行全面性、多方位、全系统的建设模式, 在档案材料的手机、归档与整理过程中严格规范化。其次在反馈机制的服务模式下, 新媒体技术应当全面发挥其在数据分析方面的优势, 针对长时期内师生对于档案文化材料的读取情况, 可利用新媒体技术进行系统、全面的分析, 通过这一过程的反馈机制可以将师生在教学与学习过程中的日常所需进行全面系统优化, 旨在更好地为师生和学校发展服务。

(三) 提高风险意识

信息时代的来临虽然为社会提供了便利, 但一个最大的缺点就是信息透明化, 高校档案是一个相对保密的管理工作, 针对这些问题, 新媒体下的工作模式会给学校当年管理工作带来很大的风险, 需要管理工作人员在个人信息以及资料保管方面具备较强的风险防控意识。从事档案管理工作由于工作量巨大、繁琐等因素导致安全性不足, 而一些工作方面的文件常常需要对外保密, 建议学校在网络官不理以及相关专业人才的吸纳方面引起重视, 提高自身的风险防控意识, 保护学校健康发展, 保障师生个人信息不被泄露。新媒体技术与档案管理工作相结合, 是新形势下的学校高效发展的重要一步, 在工作发展过程汇总需要进一步对管理工作, 管理模式等方面进行调整, 尽最大可能减少工作中的挑战和问题, 促进高校档案管理工作的健康、全面发展。

(四) 加强建设学生档案管理系统

传统的学生档案管理系统全部都以手记为主, 容易丢失, 不易管理。新型档案管理系统可以将涉及档案的各个部门联合在一起。比如学信网档案管理平台, 记录各大院校学生档案, 党团关系, 并与财务、实训等部门实现信息共享, 对学生的学历学籍, 证件, 缴费等各方面一目了然。这种管理平台, 解决了人们大部分时间, 从而高效的管理学生档案。在优化的信息平台中, 可以随时增添信息。在学生就业时可将各个学期的信息全部整理放进档案中确保学生在校期间档案完整, 信息准确, 全面提高学生的档案管理。

(五) 在校资料收集

在校生档案资料的收集主要包括学生在学习, 在生活等方面的整体评价, 以及学习的动态, 参加社会活动等资料能充分体现一个人的性格特征, 有这些综合性的评价可以基本反应出一个人是否适合这个职位, 是否具有高尚的品德和专业能力。工作具有流动性和不规律性, 在职的每个人的性格以及个人的信用度对单位非常重要。档案管理是一个将学生个人诚信情况记录在内, 这样不仅可加强学生的个人信用, 还可以增加学校的可信度, 有利于各人, 学校, 工作单位的全面发展。

摘要：随着信息技术的发展, 高校档案管理工作适应新型工作模式的同时也逐渐推广, 这一新兴技术在提高管理途径多样化的同时, 也面临着许多的挑战, 文章从高校档案管理工作人员的角度分析了现阶段星星档案管理模式中存在的挑战与问题, 并根据自身管理应景提出了几点针对性措施, 旨在促进高校档案管理工作在新媒体环境下的健康发展。

关键词：新媒体,高校档案管理,改进策略,现状与挑战