公文的语言和格式——提炼稿

公文的语言和格式——提炼稿（通用3篇）

篇1：公文的语言和格式——提炼稿

公文的语言和格式

一、公文的语言

（一）公文的用语

1、公文常用一些文言词。

业经、兹、兹有、悉、特、拟、为、于、以、其、亦、尚、之、者、鉴于、予等等

2.公文中多用一些单音节词。

例如：‚人民解放军所到之处，深望各界人民予以协助。兹特宣布约法八章，愿与我全体人民共同遵守之。‛

3.公文中大量使用介词短语。

例如：‚根据国家人事部、国家经贸委和全国博士后管委会《关于扩大企业博士后工作试点的通知》（人发﹝1997）86号）的要求和国家有关博士后工作的政策、规定，为使企业博士后工作顺利开展并逐步规范化、制度化，我们结合这项工作的特点，制定了《企业博士后工作管理暂行规定》。现将此《暂行规定》印发给你们，请遵照执行。‛

公文中常用的介词大致有以下几类：

（1）表关联、范围、或起提示作用的，如 ‚关于‛等。（2）表对象的，如‚对、对于‛等。

（3）表根据的，如‚根据、依照、据、遵照‛等。（4）表状态、方式的，如‚按照、以、通过、照、参 照、按‛等。

（5）表目的的，如‚为、为了、为着‛等。（6）表时间、处所的，如‚自、自从、从、到、在、当、于‛等。

（7）表原因的，如‚由、由于‛等。（8）表比较的，如‚比、同、跟‛等。（9）表排除的，如‚除、除了‛等。

4.公文比较广泛地使用简称。如‚市委‛、‚市政协‛、‚工农业‛等等。

5.公文较多地使用数词。

（二）常用公文术语 2.结尾用语

（1）公告：现予公告；特此公告。（2）通告：现予通告；特此通告。

（3）通知：特此通知；谨此通知；请××为盼(为荷)。（以上三种公文，结尾用语后可以不加句号，其他文种的结尾用语后必须加句号。）

（4）报告：特此报告；专此报告；特此报告，请指示（审阅）。

（5）请示：特此请示，请批准（批复、批示、指示）；以上请示妥否（当否、可否、是否可行），请批示（批复、指示）；以上请示如此无不妥，请批准。（6）批复：此复；特此批复；专此批复。（7）函：

①说明函：特此函达（告）。

②商洽、询问函：请函复；请研究函复；请函复为盼（为感、为荷）。

③请批函：特此函达，请批准；请审核批准；请审查批准。④复函：此复；特此函复；专此函复。3.称谓用语

（1）第一人称：本、我、我们。如：‚本校‛、‚我市‛。（2）第二人称：贵、你、你们。如：‚贵单位‛、‚你局‛。（3）第三人称：该、他、他们。如：‚该公司‛、‚该研究所‛。

4.经办用语

常用的经办用语有‚经、业经、兹经‛等，如：‚我局拟制的《处级干部竞争上岗方案》业经批准，现予公布。‛

5.收文用语

常用的收文用语有‚前接、近接、悉、收悉‛等，如：‚贵局《关于××××的函》收悉。‛

6.承上启下用语

常用承上启下用语有‚为此、对此、据此、有鉴于此、综上所述、现就（将）有关事宜（事项）通知如下、现报告如下、现批复如下、特函告如下‛等。7.期望、请求用语

常用的期望、请求用语有‚请、拟请、务请、恳请、望、切望、盼、切盼‛等，如：‚请遵照执行‛、‚恳请拨冗出席‛。

8.强调用语

常用的强调用语有‚务必、务期、务求、切切、切实、切勿‛等，如：‚务必认真贯彻执行‛、‚务求圆满完成任务‛。

9.习惯用语

（1）呈：送上的意思，含敬意。如‚呈上、呈报、呈请‛等。

（2）兹：现在的意思。

（3）拟：设计、起草、打算的意思。

（4）酌：考虑的意思。如‚斟酌、酌情、酌量‛等。（5）承：得到、承担的意思。如‚承蒙、承办‛等。（6）奉：接受、按照的意思，敬辞。如‚奉命、奉告‛等。

（7）径：直接的意思。

二、公文的格式

公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定。

1．公文用纸主要技术指标

公文用纸一般使用纸A4印刷纸或复印纸。2．公文用纸幅面及版面尺寸（1）公文用纸幅面尺寸：公文用纸一般采用国际标准Ａ4型（210mm×297mm）。

（2）公文页边与版心尺寸：

公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm 公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm 版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）

3．公文中图文的颜色 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。4．排版规格与印制装订要求

（1）排版规格：文字符号从上至下、自左而右依次横写横排。公文标题用二号小标宋体字，正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。

（2）制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

（3）印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

（4）装订要求：公文应左侧装订，不掉页。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各70mm，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm。

5.页码

用4号半角白体阿拉伯数码标识，臵于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，如‚－1－‛、‚－2－‛，一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

6.公文的特定格式

信函式格式：发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中 排28个字。（首页不显示页码）。发文机关名称及双线均印红色。（发文字号臵于武文线一行版心右边缘顶格标识。如需标识秘密等级或紧急程度，可臵于武文线下一行版心左边缘顶格标识）。

三、公文的体式

1、语言特点

开端：为、为了、关于、遵照、依据、根据、兹有、兹因、兹定于、兹將、兹介绍

引叙：现接、近接、前接、欣悉、近悉、敬悉、据报、据查、据了解

经办：业经、已经、复经、一经、迭经、前经、兹经、经过、通过

称谓：我局（公司、厂、），你局（公司、厂、），本局（公司、厂、），贵局（公司、厂、）

期请：拟请、函请、务请、恳请、希、希望、希即 表态：同意、照办、可行、拟同意、不同意、不可、不妥、请核查，综合：如上所述、综上所述、上述、总之

过渡：为此、据此、因此、现函复如下、现通告如下 谦敬：恭请、敬请、谨请、惠于、惠赠、恵示、承蒙、承蒙协助、不胜、不胜感激

结尾：此令、此告、为要、为盼、请批示、特此函告、特此通知、请遵照办理

2、构成要素

（1）公文的基本构成要素有：

发文机关标识、发文字号、标题、主送机关、正文、成文日期、印章或签署、主题词、印发机关、印发日期

（2）公文的其他要素有：

签发人、密级、紧急程度、附注、附件、抄送机关。

3、文面格式

三部分：眉首、主体、版记 各部分的位臵

A眉首：公文首页红色反线以上的各要素包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。

B主体：红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素。包括：公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注。

C版记：主题词、抄送机关、印发机关和印发时间

（一）公文体式——眉首

1、公文份数序号

简称公文份号，是将同一印制若干份数时每份的顺序编号

带有密级的公文必须要编制份数序号，如果发文机关认为必要，也可对不带密级的文件编制序号。国务院的文件都有份数序号

一般用六位阿拉伯数字编制，数字不足规定数时，前面用0补齐

位臵在版心左上角顶格第一行

2、秘密等级和保密期限

标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用‚★‛隔开。

3、标识紧急程度

标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1行；

如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行

4、发文机关标识

即人们通常所说的文头。由发文机关全称或规范化简称后面加‚文件‛组成；

发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。

注意：联合行文时的版头

可以用主办机关名称，也可以并用联署机关名称 国务院与中共中央联合行文用《中共中央文件》版头 国务院与中央军委联合行文时用《国务院、中央军委文件》版头

5、发文字号

（1）是由发文机关编制的文件代号。由发文机关代字、年份和序号组成。

（2）年份应标全称，用六角括号‚“ ”‛括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加‚第‛字。

几个机关联合行文，只标主办机关的发文字号

6、签发人

（1）对上报公文负责的人（2）只有上报的公文才标识

（3）签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名

（4）如有多个签发人，主办单位签发人姓名臵于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

（5）请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话

7、红色反线 眉首区域与主体区域的分界线，宽度与版心相同（即156mm）

属于眉首部分

（二）公文体式——主体

1、标题

（1）完整的公文标题由三部分组成：发文机关、事由和文种

（2）标题的位臵在红色反线下空两行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当

（3）标题中除法规、规章名称可加书名号外，一般不用标点符号。

2、主送机关

（1）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（2）是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关

（3）三种情况

A上级领导机关对下级发出的公文，其所属的下级机关都负有贯彻执行的责任。除批复外，都有两个以上的主送机关

B下级机关向上级机关发出的请示或报告等上行文，在 一般情况下都只有一个主送机关

C直接向社会公众发布的公文，如通告、公告等告知性公文以及规范性公文，无需写主送机关

3、正文

是公文的主体部分，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图，是公文的核心。

正文的结构分三部分：导语、正文主体、结束语。

4、成文时间

即公文形成的时间。是公文生效和日后查考的重要依据之一

成文时间有以下几种情况

A一般情况下，以领导人签发时间为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。

B经会议讨论通过的公文，以会议通过的时间为准，并加括号写在公文标题的正下方。

C规范性公文以批准时间为准。公布时间与施行时间不一致时，应同时注明施行时间。

成文时间必须写公元全称，并用汉字将年、月、日标全，‚零‛写为‚O‛，如：‚二OO一年十二月三日‛

5、公文生效标识

（1）是指在正文或者附件之后加盖发文机关印章或签署人姓名

（2）公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，都应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下文的公文，发文机关都应当加盖印章

（3）单一发文印章 A单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm~4mm，端正、居中下压成文时间(骑年压月)，印章用红色。

B当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；

C当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

（4）联合行文印章

A当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。

B当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

（5）不得标识‚此页无正文‛

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识‚此页无正文‛的方法解决。

6、附注

（1）附注一般是对公文的发放范围，使用时须注意的事项加以说明。

如‚此件发至县团级‛、‚此件可见报‛

（2）附注用3号仿宋体字，居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行。

（三）公文体式——版记

1、主题词

（1）是指能够准确表达公文内容并便于公文检索查询的规范化名词或名词性词组

（2）1997年《国务院公文主题词表》，由15类1049个主题词组成。分主表和附表。

词表分三个层次：

第一层，主题词区域分类。第二层，是类别词。第三层，是类属词

（3）标注主题词应注意的问题

A必须在公文主题词表中选用主题词。主题词表应由各级办公厅（室）制定，不得随意更改。上报公文按上级机关的主题词表使用主题词

B主题词表中的类别标题不能作主题词用 C主题词标引顺序是先标类别词，再标类属词 D一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题进行标引

E在公文上标注主题词，要直接反映该份公文所说明的问题或论述的事物

F‚主题词‛用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号,词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。G一份文件的标引应根据其内容和特点，除类别词外，一般以不超过五个主题词为宜。

2、抄送机关

（1）是指除主送机关之外需要执行或者知道公文的其他机关；

（2）确定抄送机关的原则

A抄送要限于同文件内容有关、需要对方知晓或协助办理的机关。既不能滥报，也不能漏报；

B向上级机关的请示或者报告，不要同时抄送下级机关； C向下级机关的重要行文，可以抄送直接的上级机关。翻印或者原文转发上级机关的文件，不要再上报上级机关；

D因特殊情况必须越级行文者，应当抄送被越过的上级机关；

E受双重领导的单位的请示、报告，应根据文件的内容确定主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的单位行文，应视文件内容抄送受文单位的另一个上级机关。

（3）‚抄送‛在主题词下一行；

左空1字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号；

回行时与冒号后的抄送机关对齐；

在最后一个抄送机关后标句号。

如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

3、印发机关和印发时间（1）印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位臵；用3号仿宋体字。

（2）印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

版记的特别要求

（1）版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。（2）版记应臵于公文最后一页，版记的最后一个要素臵于最后一行。

（3）常见版记错误 A版记残缺，缺少版记部分

B版记错位，在复式结构公文（主件加附件，或者转发件加被转发件）里容易发生：把版记放在主件之后，附件之前

C版记多余：在主件与附件之后各有一个版记，或者将被转发件的版记原封不动的搬过来

（四）公文体式——页码

（1）用4号半角白体阿拉伯数码标识，臵于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距离版心下边缘7mm。

（2）单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

（五）公文体式——公文中的表格

公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码臵于表的左下角，双页码臵于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封

三、封四（可放分送，不放页码）就为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。

（六）公文体式——信函式格式

在制法机关公文的实践中，经常使用一种指标识发文机关名称，而不标识‚文件‛二字的信函式公文

其格式为：

A发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定

B发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。

C发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。

（七）公文体式——命令格式

命令标识由发文机关名称加‚命令‛或‚令‛组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；

正文下一行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；

联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下一行右空2字标识成文时间。分送机关标识方法同抄送机关。其他要素从本标准相关要素说明。

（八）公文体式——会议纪要格式

会议纪要标识由‚×××××会议纪要‛组成。其标识位臵同发文机关标识，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。

四、公文的文稿

公文的文稿是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子。包括草稿和定稿两种

1、草稿：

草稿是指内容和文字表述都还未成熟的原始稿件 A文件在定稿之前的历次文稿都称之为草稿 B草稿的特点是：未成形、非正式、无效力

C所谓的初稿、二稿、三稿；讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿都是草稿

2、定稿：

定稿是指经过修改、审阅，并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿

A定稿是机关制发文件的唯一可靠的标准文稿 B定稿与草稿的区别是：定稿是孤本，定稿带有文件签发人的签发标记，经会议批准通过的定稿有会议批准通过的情况记载

C定稿的签发标记决定了它的效力，它是印制正式文件和日后工作查考的直接凭证

D公文的定稿应与正式文件的样本一同整理归档保存

请示：

A一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时告知其他机关应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关

B应当按正常程序办理，除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人

四、公文的写作

（一）导语的写作

（1）依据式：简要地说明发文的依据。通常用‚据‛、‚根据‛或‚按照‛、‚遵照‛等介词和宾语组成介词结构的开头。如：

A 根据《XXXXXXXX》的要求 B按照XXXXXXX会议的决定（部署）

（2）目的式：即开宗明义地说明发文的目的。通常用‚为‛、‚为了‛等介词和宾语组成介词结构的开头。

如：

A为了坚决贯彻党中央、国务院关于XXXXXXXX的指示精神

B为了鼓励科研机构、高等学校及其科技人员研究开发高新技术

（3）原因式：即简要地说明发文的原因。通常用简洁的语言，以叙述、说明或夹叙夹议的方式开头。

如

A近几年来，国有企业职工下岗问题日益突出 B自1993年三峡工程库区移民正式实施以来，在全国人民的大力支持下，通过库区各级政府的积极努力，一期移民任务顺利完成，确保了大江截流如期实现。

（二）正文主体的写作

1、关于引用（1）引用完整。

引用某一公文时，应当先引标题，后引发文字号，二者缺一不可。如：‚国务院关于禁止在公路上乱设站卡乱罚款乱收费的通知（国发[1994]41号）‛

（2）引用准确。

即必须保证引用材料的准确无误。直接引用时，一般将所需内容如实抄录，并用引号加以标注。间接引用时，必须忠实原文，不得改变原意。领导干部未公开的讲话和批示，不得直接引用。

2、关于简称

在使用简称时，第一次使用，应先用全称并加以注明，在同一公文中第二次使用时，可以使用简称如：‚《中华人民共和国政府与葡萄牙共和国政府关于澳门问题的联合声明》（以下简称‘联合声明’）‛

3、关于数字

（1）总的原则。凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，特别是当所表示的数目比较精确时，均应使用阿拉伯数字。遇特殊情形，可以灵活变通，但应力求保持相对统一。

（2）要求使用阿拉伯数字的情况

A公历世纪、年代、年、月、日和时刻均使用阿拉伯数字。年份要写全数，不能简化、省略。

例如：公元前18世纪；20世纪80年代；2006年12月31日；13时40分50秒；2007年。B计数与计量和统计表中的数值。如正负整数、分数、小数、百分比、比例等必须使用阿拉伯数字。

例如：20；-25；1/15；1.26；12％；2：4。C代号、代码和序号。部队番号、文件编号、证件号码和其他序号均应用阿拉伯数字。

例如：鄂财[2007]19号文件；37／38次特别快车；期刊号CNll一1000／D；邮发代号37—1；95号汽油；HP-5100型打印机。

D引文标注中版次、卷次、页码、除古籍应与所据版本一致外，一般均应使用阿拉伯数字。

例如：江泽民的《科学的本质就是创新》一文，见《江泽民文选》第3卷，人民出版社2006年8月第1版，第101页。

（3）要求使用汉字的情况

A公文中作为定型的词、词组、惯例语、缩略语、具有修辞色彩的词语中作为词素须使用汉字。

例如：一律；一方面；十滴水；四氧化三铁；第四季度；八国联军；第三世界；八九不离十；相差十万八千里。

B概数和约数

邻近的两个数字，并列连用表示慨数时，应使用汉字，并且两个数字之间不能用顿号‚、‛隔开。

例如：三四天；五六米；七八十岁；一二百套。C整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，也可以用汉字，但要注意照顾到上下文的统一。

例如：一个人；四本书；六辆车；读了十遍；八个百分点。但‚有3人没有参加农村合作医疗‛，不能写成‚三人‛；

D含有月日，简称表示事件、节日和其他意义的词组须使用汉字。

例如：七七事变；五一国际劳动节；‚三农‛问题；十六大。

E星期几一律用汉字。例如：星期一；星期五。

F公文中成文日期和部分结构序数须使用汉字。结构层次中的数字：第一层为‚一‛、第二层为‚

（一）‛，第三层为‚1.‛，第四层为‚（1）‛。

如成文时间‚二OO八年四月二十一日‛不能写成‚2008年4月21日‛，G带有‚几‛字的数字表示约数，必须使用汉字。

例如：十几天；几十年；一百几十次；几十万分之一。

H另外；（1）一般来说，基数词用阿拉伯数字，序数词用汉字，如‚第十四届人民代表大会第一次会议‛‚第一名‛不能写成‛‚14届‛‚第1名‛

（2）数值范围表达：如4%-6%、0.2-0.6不能写成4-6%、0.2-6；用分数和整数表述数字范围时，也不能省略第一个数字后的单位，5万-10万人不能写成5-10万人。

（三）结束语的写作

结束语部分要言尽意止，自然终结。切忌意犹未尽。文种不同，行文目的不同，行文关系不同，结束语的写法也不同。

A上行文的结束语：‚以上意见当否，请批示‛、‚妥否，请批复‛、‚以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行‛、‚以上报告请审阅‛

B下行文的结束语：此令、此告、希遵照办理、希贯彻执行。

C平行文：‚专此函复‛、‚特此函告‛、‚敬希函复‛

篇2：公文的语言和格式——提炼稿

主题是文章的统帅和纲领，是文章的核心；主题源于材料，主题不能先行，必须从实际出发，从材料中引出主题。实用文体主题的表现表式主要有：①直接阐述；②单一集中；③以意役法；④片言居要；⑤善用标题。

文章结构安排的环节主要包括：选择角度；设置线索；安排层次；划分段落；设计开头与结尾；处理过渡和照应等。文章的结构应达到严谨（严密精细，无懈可击）、自然（顺理成章，开阖自如）、完整（匀称饱满，首尾圆合）、统一（和谐一致，通篇一贯，决不相互抵触，自相矛盾）

文章常用的表达方法有叙述、描写、议论、说明，其中议论的方法又可具体分为：①例证法；②喻证法；③类比法；④对比法；⑤反驳法；⑥归谬法。

语言运用的基本要求：合体、得体，准确、顺达，简洁、明快，生动、有力。

2、公文的特点和种类

公文，也称公务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录，其区别于图书、情报、资料等事物的个性点主要有：①由法定作者制发；②具有法定的现实执行效用；③具有规范的体式；④履行法定的程序。

根据不同的标准，公文可从不同角度进行如下分类：

（1）根据形成和作用的公务活动领域，公文可分为通用公文和专用公文两类。

（2）根据内容涉及国家秘密的程度，公文可分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密六类

（3）根据行文方向，公文可分为上行文、下行文、平行文三类。

（4）根据内容的性质，公文可分为规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性公文。

（5）根据处理时限的要求，公文可分为平件、急件、特急件三类。

（6）根据来源，在一个机关内部可将公文分为收文、发文两类。

3、政府系统的通用公文文种：规范性文件、领导指导性文件、公布性文件、陈述呈请性文件、商洽性文件、会议文件。

（1）规范性文件：条例、规定、办法。

条例。用于对某一方面的行政工作作全面、系统的规定，国务院各部门和地方人民政府的规章不得称“条例”。

规定。用于对某一方面的行政工作作部分的规定。

办法。用于对某一项行政工作作比较具体的规定。

（2）领导指导性文件：命令、决定、指示、批复、通知、通报。

命令（令）。用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布旅行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。

决定。用于对重要事项或重大行动作出安排。

指示。用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。

批复。用于答复下级机关的请示事项。

通知。用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。

通报。用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（3）公布性文件：公告、通告。

公告。用于向国内外宣布重要事项或法定事项。

通告。用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（4）陈述呈请性文件：议案、请示、报告、调查报告。

议案。用于各级人民政府按法律程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项。

请示。用于向上级机关请求指示、批准。

报告。用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

调查报告。用于反映调查研究的成果，揭示事物的真相与规律。来源：

（5）商洽性文件：函

函。用于不相隶属机关之间商洽工答、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。

（6）会议文件：会议纪要

会议纪要。用于记载和传达会议情况和议定事项。

4、党政机关的通用公文文体：规范性文件、领导指导性文件、公布性文件、陈述呈请性文件、商洽性文件、会议文件。

（1）规范性文件：条例、规定

条例。用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。

规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（2）领导指导性文件：决议、决定、指示、意见、通知、通报、批复

决议。用于经会议讨论通过的重要决策事项。

决定。用于对重要事项作出决策和安排。

指示。用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。

意见。对于重要问题提出见解和处理办法。

通知。用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。

通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

批复。用于答复下级机关的请示。

（3）公布性文件：公报

公报。用于公开发布重要决定或者重大事件。

（4）陈述呈请性文件：报告、请示

报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。

请示。用于向上级机关请求指示、批准。

（5）商洽性工作：函

函。用于机关之间的商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

（6）会议文件：会议纪要

会议纪要。用于记载会议主要精神和议定事项。

1、各种文种的撰写

（1）规范性公文。规范性公文一般包括文件标题、发布或通过或批准的日期、章题、正文；规范性公文的标题由事由（问题）、文种两部分构成；正文中开始部分的制定目的是规范性公文的核心内容与指导性“纲领”。

（2）决定。标题由发文机关、事由、文种组成。

（3）决议。其性质、功用与决定没有大的差别，特点在于必须经过会议讨论通过或批准。

（4）通知。标题由发文机关、事由、文种组成。

（5）通报。标题由发文机关、表彰或批评的对象与事实性质（情况）以及文种（通报）。

（6）批复。标题写明发文机关、事由、文种，必要时也可在标题中标明“同意”“批准”与否的态度。

（7）通告。标题由发文机关、事由、文种构成，有时可省略事由或只标注文种。

（8）请示。标题由发文机关名称、事由与文种构成。来源：考试大

（9）函。依格式正规、郑重的程度，函有公函、便函之分；依行文主动与否，函又可分为发函、复函。格式正规、郑得、涉及相对重要问题的是公函；相对灵活（略去标题、发文字号等）并涉及一般具体事项的是便函。

2、公文处理的基本原则

（1）法制原则。指处理方法手段、程序手续、行为准则与方法规化、制度化。（2）实事求是原则；（3）全面技师原则；（4）时效原则；（5）集中统一原则；（6）党政分工原则；（7）保密原则；（8）简化原则

3、收文处理的一般过程

（1）公文的收受与分流

签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，收到公文。登记形式有薄式、卡片式、联单式外收文登记。由外收发人员在完成签收工作后，对收文情况做简要记载。启封。外收文登记完成后，统一交由内收发人员，统一启封或径送有关领导亲启。内收文登记。由内收发人员对收文情况做详细记载。分办。有关人员将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。

摘编。文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件编写文摘、提要、综述、汇集有关数据资料。

（2）办理收文

拟办。由部门负责人或有关具体工作人员提出处置意见，供有关领导审核定夺。

批办。机关领导者或部门负责人提出处置意见。

承办。有关工作人员按意见具体处置公文所针对的事务和问题。

注办。由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。

（3）组织传阅与催办查办来源：考试大

组织传阅。使公文有工作人员中的有效传阅活动。

催办。由公文处理管理机构或承办人对公文承办过程实施的催促检查。

查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况进行的核查协办工作。

（4）处置办毕公文

包括：阅卷归档、清退、暂存、销毁。

4、发文处理程序与方法

（1）文稿形成拟稿。撰拟公文文稿。

会商。当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围，需征得其同意和协助。

核稿。文稿在送交有关领导签发或会议通过前，由专人进行全面核查。

签发。指由机关领导人或被授以专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式定稿。按签发人身份、地位及工作程序的不同，签发分为正签、代签、核签、会签等数种。

（2）公文的制作

注发。定稿形成后，批注缮写印发要求的活动，以使签发意见进一步具体化、技术化。缮印。制作供对外发出的公文。

用印或签署。在印毕的公文上盖发文机关公章，或请有关领导签名。

（3）公文的对外传递

分装。按规定具体拣配和封装公文。

发出。将分装完毕的公文以适当的方式发给受文者。

（4）处置办毕公文

包括：阅卷归档、暂存、销毁。

5、公文销毁的方式和范围

销毁的主要方式有：焚毁、重新制成纸浆、粉碎、清洗消磁（磁盘、磁鼓、磁带）。

以各种方式销毁公文均应履行如下程序手续：由文书部门组织对公文进行鉴定；确认应销毁后逐文逐件核定造册；呈请本机关或上级机关有关领导审定批准；获准后再行销毁。任何个人均不得私自销毁公文。

1、公文文体与结构常识

应用文体区别于其他文体的特殊属性主要有直接应用性、全面真实性、结构格式的规范性。

公文属于特殊应用文，其区别于一般应用文的特殊性特征表现为：被强制性规定采用白话文形式；兼用议论、说明、叙述三种基本表达方法。

公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。

公文的其他组成部分有文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明等。

印章或签署均为证实公文作者合法性、真实性及公文效力的标志。

2、公文格式排版规定：保密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、附件、注释。

保密等级：“绝密”“机密”“秘密”标注后，加“★”，必要时加期限（如机密★5年），3号或4号黑体。

紧急程度：“急”或“特急”，在保密等级下一行，字号字体同保密等级。

发文字号：位于文头下方，居中；如有签发人，居左，两者排一行，3号或4号仿宋字。

签发人：发文字号右侧，空一格，字号字体同发文字号。

标题：标题由作事、事由、文种组成（可省），字数一般不超过50字；除出现法规、规章的标题外，不用书名号；具体形式有齐肩形、正梯形、倒梯形、除号形，公文如经会议讨论通过或批准的，应加题注，即用圆括号居中

附件：附件应标明标题、件数、份数。在正文以下日期以上，排出附件号。

注释：注释排在日期下方，用4号或小4号仿宋体。

3、公文的稿本：草稿、定稿、正文、试行本、暂行本、副本、修订本

（1）草稿。不具备正式公文效用，常有“讨论稿”“征求意见稿”“送审稿”“草稿”“初稿”“二稿”“三稿”等稿本标记。

（2）定稿。具备正式公文效用，是制作公文正本的标准依据。有法定的生效标志（签发等）。

（3）正本。正本是格式正规并有印章或签署等表明真实性、权威性、有效性的标。

（4）试行本。在试验期间具有正式公文的法定效力。

（5）暂行本。在规定的暂行时间内具有正式公文的法定效用。

（6）副本。正本复份（与正本同时印刷）在外形上与正本没有区别，具有相同的法律效用；作为复印件的公文副本（如抄本、复印件）不具备公文的法定效用，需加注“副本”字样标记。

（7）修订本。可以标题结尾处标作：“（修订本）”，也可在标题下做题注，在圆括号内注明“某年某月修订”。

4、公文写作的基本要求

合“法”、求实、合体、简明、严谨、准确、规范、完整、清晰、耐久。

5、行文规则

可以采用越级行文方式的情况：一是由于情况特殊紧急，如逐级上报下达会延误时机造成重大损失；二是经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决；三是有上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项；四是出现需要直接询问、答复或联系不涉及被越过的机关职权范围的具体事项；五是需要检举、控告直接上级机关等。

行政机关不能迳向党的组织发布指令性公文，一般也不得以行政机关名义迳向党的组织报告工作或请求指示或批准。

6、公文写作的语言运用

公文语言的特点：庄重、准确、朴实、精练、严谨、规范。

公文中需用历史年号时，要先标出公历年份，再注历史年号并加圆括号，如1912年（民国元年）。

数量表示时，表示增加时用倍数或分数，表示减少时只能用分数。

公文标题提炼的范例与点评

一直以来从事公文写作，也算是积累了一些心得。评判一篇公文的优劣，当然要看其内容，但是，有时候形式很很重要。公文标题就是公文形式的重要方面，好的标题，能够让公文锦上添花，增添魅力。

一、精妙的标题

我认为，公文的标题，以工整对称、结构统一、言简意赅、概括准确、中心突出、特色鲜明、易读好记、琅琅上口为佳。试举几例：

一、常思发展之策，坚持干事创业；

二、常怀学习之心，坚持修身求知；

三、常存律己之念，坚持拒腐防变。

评点：这个标题的亮点在于结构统一，不但字数一致，而且用了三个相同的词，分别为“常”、“坚持”、“之”，另外，“干事创业、修身求知、拒腐防变”都是并列的动宾结构。

一、虚心学习，以识修身；

二、专心工作，以勤补拙；

三、真心待人，以和行政；

四、公心处事，以廉律己。

评点：这个标题的亮点在于结构统一，同异结合。既有相同的词组，也有不同的词组。使用了四个包含“心”的词组，用了四个“以”，也用了“识、勤、和、廉”四个不同的字，还用了“修身、补拙、待人、律己”四个文字不同但结构相同的词。

一、不断加强队伍建设，从组织上保障文明；

二、不断促进社会和谐，从取向上体现文明；

三、不断繁荣特色文化，从品位上塑造文明；

四、不断提高市民素质，从内涵上展示文明。

评点：亮点同上。

一是塑造干净干事的形象；二是塑造亲民爱民的形象；三是塑造公道正派的形象。

评点：亮点在于“同”，结构相同、词组相同。

一是真抓；二是亲抓；三是巧抓；四是敢抓。

评点：亮点在于同异结合，用“真、亲、巧、敢”形容“抓”的四种情形。

一、要求很高，但认识要更高；

二、压力很大，但决心要更大；

三、困难很多，但方法要更多。

评点：亮点在于转折与递进相结合的结构，“但”体现转折，“更”体现递进。

一要做到责任共担；二要做到目标共进；三要做到审批共议；四要做到信息共享。

评点：亮点在于四个与“共”字组成的词组。

一是听民声、解民怨；二是谋民利、纾民困；三是察民情、暖民心。

评点：亮点在于八个与“民”字组成的词组。

一是尽职尽责保稳定，二是一心一意促发展，三是再接再厉强管理。

评点：亮点在于“尽职尽责、一心一意、再接再厉”三个结构一致的成语。

精妙标题再举例：

一学深圳紧握自主创新之匙。二学深圳勇添产业升级之翼（巧妙借用成语“如虎添翼”）。三学深圳力阔中小企业之路。四学深圳精造创意文化之林（“植树造林”属于常用语，为人熟知，佩服作者功力，能将平常的词语用得恰到好处）。五学深圳敢亮体制改革之剑（巧妙借用热门词语“亮剑”）。

评点：结构统一，用词准确，表意清晰，文采非凡，功力深厚，令人拍案叫绝。

一是强化监督。二是细化要求。三是量化考核。四是优化服务。

评点：亮点在于四个“化”。

一是抓好舆论宣传，造大声势。二是抓好典型宣传，求大推动。三是抓好群众宣传，促大参与。

评点：亮点在于三个“大”以及与“大”的不同组合。

全方位组织。全覆盖宣传。全身心服务。

评点：亮点在于三个“全”以及与“全”的不同组合。

用定位找准坐标点；用规划强化着力点；用创新营造闪光点。

评点：亮点在于“坐标点、着力点、闪光点”三个词。

一要常打思想“免疫针”； 二要构筑制度“防火墙”；三要强化监督“紧箍咒”； 四要重用法典“杀手锏”。

评点：结构统一，而且使用了知名度高又表意准确的四个词语：免疫针、防火墙、紧箍咒、杀手锏。

回顾过去，既有成绩，也有问题；立足当前，虽有压力，却有机遇；展望未来，很有动力，更有信心。

评点：结构统一，使用了六个“有”，还恰到好处地表达了转折或递进的关系。

乐于多作贡献；善于分工合作；敢于坚持原则；富于创新精神。

评点：亮点在于四个“于”。

总结：上述本人认为精妙的标题，它们所用的词语都很普通和大众化，是一些使用频率很高的词语，单个拿出来看，可能并无特别之处，并不能吸引眼球，但是把它们组合在一起，就显示出了非凡的文字功力。

鄙人认为，好的公文标题，应该不着痕迹，顺其自然，一气呵成，在有意无意之间显露深厚功底，不刻意突出，却又能让人会心一笑，恍然大悟，拍案叫绝。

二、欠佳的标题

在此，本文列举一些鄙人认为不成功或者失败的标题，请看以下的分析：

（一）落入俗套的标题

“一二三四”亮点纷呈:方案概括而言就是“一、二、三、四”，即“一个突破，两个区，三个率先，四个中心”

一是“一个突破”。方案中提出要“积极研究将经济特区范围延伸至深圳全市”，国务院批复同意我市按程序报批，意味着经过多年来努力，深圳在扩大特区的发展空间问题上终于取得了重大突破。

二是“两个区”。在《珠江三角洲地区改革发展规划纲要》中，从国家战略层面明确深圳要建设“国家综合配套改革试验区、全国经济中心城市、国家自主创新城市、国际化城市、有中国特色的社会主义示范市”，《方案》在《纲要》总体定位基础上，进一步明确了建设“金融改革创新综合试验区”和“教育综合改革示范区”。

三是“三个率先”。即率先建成公区服务型政府、率先建立完善的社会主义市场经济体制、率先实现基本公共服务均等化。

四是“四个中心”。即与香港功能互补，错位发展，失去形成全球性的物流中心、贸易中心、创新中心和国际文化创意中心，并要进一步加强金融合作，巩固和提升深港在全球金融竞争中的地位。

评点：“一二三四”之类的概括手法是已经落入俗套的公文标题表述方式，之所以说其落入俗套，是因为刻意而为之，斧凿痕迹太浓，感觉颇为牵强。按我多年的写作经验，其实要凑够“一二三四五”很容易。

（二）功亏一篑的标题

1、用责任凝聚力量，用信念铸就坚强，用真情凝结关爱。

评点：之所以说其功亏一篑，是因为总体来说，这三句话使用了排比手法，表意也很清晰、准确，算是不错的标题，但是其中“凝聚”“凝结”两个词，“凝”字出现了两次，重复用词表明作者词汇量不足，对词语的运用未能得心应手。如果给我改的话，我会将“凝聚”改成“汇聚”。

2、建设和谐新城的目标是：

—综合实力更加强劲。

—增长方式更具科学。

—城市形态更显魅力。

—科教文化更加进步。

—人民生活更为殷实。

—党的建设更富活力。

评点：总体上看，作者提炼这六个标题颇费了一番心思，表意也基本清晰、准确，作者有一定的标题提炼水平。之所以说其功亏一篑，是因为“更加”一词出现了两次，重复用词表明作者词汇量不足；另外“更具科学”的“具”字用词不准确，表明作者对词语的运用未能得心应手。以下是我的修改：

—综合实力更为强劲。

—增长方式更加科学。

—城市形态更具魅力。

—科教文化更有进步。

—人民生活更显殷实。

—党的建设更富活力。

（三）平平无奇的标题

一、深化完善多层次规划体系。

二、推进重点工程建设，强化城市功能。

三、积极推进整治生态环境工作。

四、规范管理、完善制度，提升规划管理水平。

五、2009年工作计划。

评点：此类标题结构不一，平平无奇，毫无特色，属于初级阶段的公文写作。此类标题在日常公文中最常见，因为提炼这类标题基本上没什么难度，只要把意思表达清楚就可以了。

（四）水平低劣的标题

一、城市规划展览馆考察情况

1、两馆概况

上海市城市规划展示馆。

杭州城市规划展示馆。

二、与两个设计院商谈情况

1、两个设计院的概况

（1）上海××建筑设计有限公司。

（2）××大学建筑设计研究院

2、商谈要点

（1）与××建筑设计有限公司。

（2）与××大学建筑设计研究院。

评点：上述标题出自某份《考察报告》，这样的标题就像流水账，毫无概括性，仅对相关工作一一进行列举，可以称之为“清单式”标题，是应付公文写作的最懒惰办法。这类标题显示作者文字能力比较低，又不肯动脑花功夫，要将这样的人培养成写手，难度很大。

三、标题的提炼

对于如何提升提炼标题的能力，我有一些体会：

一是注重积累。从公文材料、报刊杂志中寻找好的标题，把自己平时看到的所有精妙的标题记录下来，重点要认真学习各类公文特别是上级领导的讲话稿，从中发现好的标题。记录下来的标题要分门别类电脑建档，方便以后查找。以本人为例，已经积累了上千条精妙标题，包罗万象，应有尽有。对这些积累，工作中要经常翻阅，加深印象。

二是注重模仿。当积累了一定的精妙标题后，在公文写作中，就要注意模仿学习。有合适的可以直接原封不动拿来使用，没有完全匹配的可以改头换面之后使用。有些标题虽然与自己写的某篇公文风马牛不相及，但能启发自己的灵感。建议多研读文言文，因为文言文的用词十分简洁、十分准确、十分形象、十分精妙，特别是文言文经常单字成词，而表达的内涵十分丰富。

三是注重实践。在公文写作中，要努力自己提炼一些特色鲜明的标题，通过不断的实践锻炼，慢慢地，提炼标题的能力就会提高。要严格要求自己，精益求精。

公文的语言和表达

一、公文的语言特点 ：庄重 准确 简练平实

二、正确选用词语

1、规范使用书面词语

2、使用含义明确、范围限定的词语，避免产生歧义，3、在表达事物范围和程度时，应注意其符合事物的实际情况，4、不能随便使用外来词和时髦新词语

5、恰当选用模糊词语（不是指含糊不清、摸棱两可、似是而非、容易产生歧义的词语，而是一种概括性比较宽泛的语言，）如：通过学习，大家进一步明确了科教兴国的重要性近年来，一些地区 个别单位 各种措施 屡次 酌情 大约 预计 往往 数万 八百多 大多数 个别 有的等模糊性词语

三、恰当选用公文专门用语

1、称谓词：第一人称我、本后加部、委、办、校、公司等。本比我更具有庄重、严肃的色彩，本常用在比较庄重的正式场合。第二人称：贵，你后加部、委、办、校、公司等表示机构的名称，你和贵不能通用，贵表示行文双方具有正式的工作关系，并特别表示对对方机关的尊敬和礼貌，常用在涉外和不相隶属的机关行文中，你表示行文双方是同一组织系统的上下级机构或工作关系比较密切的平级机构，因此常用与下行文或平行文中。第三人称：该，其后加表示人、机构、事物的称呼，2、领叙词 用以引出公文撰写的根据、理由或公文具体内容的词。常用的：查、奉、根据、按照、遵照、依照、本着、鉴于、敬悉、欣（惊、谨）悉、……收悉、为了……特……、……现……如下……等

3、追叙词 用以引出被追叙事实的词。公文中有时要简要追叙一下有关事件的办理过程，为使追叙的内容出现的自然，如：经、业经、前经、均经、即经、复经等

4、承转词．是在公文中承上文、转下文的过渡用语。主要有“为此”、“据此”、“故此”、“有鉴于此”、“鉴此”、“综上所述”、总而言之、总之等。

5、祈请词。是在公文中向受文者表示期望或请求的敬辞。主要有“请”、“敬请”、“谨请”、“恳请”、“务请”、“烦请”、“希”、“敬希”、“望”等。

6、商洽词。是公文中用于征询对方意见的用词，具有探询语气。主要有“商”、“商请”、“当否”、“可否”、“妥否”、“是否可行”、“是否恰当”、是否同意、意见如何等。

7、受事词。是公文中表示接受事情的用词，向对方表示感激、感谢时使用的词。如承蒙、“收悉”、“收到”、“接到”等。一般用于涉外的公文或平行文，8、命令词：即表示命令或告诫语气的词语。命令词的作用在于增强公文的严肃性与权威性，引起受文者的高度注意。常用的命令词有：着令、着、特命、责成、务必、严禁、勒令、着即、切切、毋违、不得有误、严格办理等。

9、目的词：即直接交代行文目的的词语，用于上行文、平行文的目的词，还需加上期请词，常用的有：请批复、函复、批示、告知、批转、转发。用于下行文的有：查照办理、遵照办理、参照执行。用于知照性的文件，有：周知、知照、备案、审阅

10、表态词：又称回复用语，即针对对方的请示、问函，表示明确意见时使用的词语。在使用表态词时，应对公文中的下行文和平行文严加区别。常用的有：准予备案、照办、同意、可行、不宜、不可、同意、不同意、遵照执行等

11、时态词 兹、现、顷、即将、一向、一直、届时、届此、值此、定（按、如、先、限）期、殛待、已、着即、着、方。

12、报送词语

13、结尾词：即置于正文最后，表示正文结束的词语。使用结尾词，有助于使文章表达得简练、严谨并富有节奏感，从而赋予文章庄严、严肃的色彩。常用的有：此致、此布、特此报告、为要、为盼、为荷、特此函达、敬礼、谨致谢忱等。

请示：以上请示，妥否，请即批复为盼。

……为要……（用与下行文）。……为盼……（用于平行文、上行文），……为荷（感）……（用于平行文）

四、公文的表达方式：叙述：求实 概括 夹叙夹议 ；议论 ；说明

公文写作格式

（一）发文机关（亦称“版头”、“文头”）

版头是发文机关的标志，它具有法定性、权威性和效用性，通常套红，以示庄重。常用的公文版头形式有三种：

1、由发文机关名称加“文件”二字组成。

例如：国务院文件

2、只用发文机关全称或规范化的简称作版头。

例如：江苏省人民政府

3、几个同级机关（如江苏省人事厅、江苏省科学技术委员会、江苏省财政厅）联合发文，可用主办机关（江苏省人事厅）的名称加“文件”二字作版头？（例1），但发文机关署名应标联合行文单位的名称；也可用几个同级机关的名称加“文件”二字作版头（例2），但应将主办的机关排列在前。前者多用于上行文，后者多用于下行文。

例1：江苏省人事厅文件

例2：江苏省人事厅

江苏省 科 委 文件 江苏省财政厅

4、有时根据工作需要，同一机关还可以制发专用公文版头。

例如：***人民政府令、***人民政府任免通知

发文机关名称必须使用全称或规范化的简称，一般用22毫米*15毫米（高*宽）黑变体字。联合行文，应视机关多少，选择大小适当的宋体字。在民族自治地方，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字印刷。版头和版头下的一条细实横隔线（宽140毫米，高1毫米），居中套红印在公文首页图文区第13行—22行和37行—46行区域内。

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为了保证公文的权威性、严肃性，除“公告”、“通告”不用公文版式头外，其它各类公文均需使用公文版头。发文机关的公文版头一经确定，不可经常变动。

（二）密急

密级是指公文内容涉密的程度。公文内容涉密应分别标明“秘密”、“机密”、“绝密”，“绝密”、“机密”公文应当同时标明份数序号。密急在公文首页发文机关版头的左上角区域内标注。密急的标识为一个五角星，即“”，五角星之前标密急，五角星之后标期限，如：机密20年。

密急件的份数序号是同一文件在其总印数中逐份所给的顺序编号。一份文件一个号，依次流水编列，以便查对和清退。份号使用6位阿拉伯数字在密级标识区域的上一行标注。如：某份文件份号为“000068”就说明这份文件是总印数中的第68份。

（三）紧急程度

公文处理必须做到及时、准确、安全。紧急程度是对公文传递和办理速度的要求。标明紧急程度，是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急事项的及时处理。文秘部门处理公文要力求“当日签收、当日登记、当日呈批、当日转办”。特别是急件，要贯彻“急事急办、特事特办”的原则，抓紧办理，行文时应根据紧急程度，分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应分别标明“特急”、“加急”、“平急”。在特殊情况下，也可以标明“在*日*时送达”。紧急程度在公文右上角标注。公文标题内有“紧急”二字的，如“关于**紧急通知”等，也应视同急件处理。

（四）发文字号（亦称“文号”）

发文字号是由发文机关代字、发文和顺序号三个部分组成。使用公元纪年，用阿拉伯数字，两侧用方括号“[]”。例如：皖政[1997]18号，“皖政”是江苏省人民政府的代字，“[1997]”是发文的，“18号”是1997年发文的顺序号。几个机关联合行文，只标注主办机关发文字号。有发文机关加“文件”二字组成文头的文件，发文字号一般标注在文头之下、横线上方居中；只用发文机关作文头时的文件，发文字号则标注在横线之右下角、文件标题之上。

设为首页 上报的公文，应注明签发人。联合行文要同时注明联合发文机关的签发人。签发人姓名标在文头之下、横线以上右侧位置，或标在横线之右下角、文件标题之上。同时，发文字号则移至左侧。

机关代字应相对稳定，不可经常变动。为保证发文字号规范，防止重号、漏雨和错号，发文字号应由发文机关的文秘部门统一管理与编写。

（五）公文标题

公文标题是对公文主要内容的揭示。要求做到准确、简要。规范化的公文标题一般应由发文机关名称、公文主题（事由）和公文种类三个部分组成。除三个部分外，在发文机关名称与公文主题之间加个介词（如：“关于”、“对”、“在”、“为”、“给”等），在公文主题与公文种类之间加一个结构助词“的”字。例如：“国务院办公厅关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知”，其中：“国务院办公厅”是发文机关名称，“关于”是介词，“发布《国家行政机关公文处理办法》”是公文主题，“的”是结构助词，“通知”是公文的种类。标题除发布法规性的文件可加书名外，一般不用标点符号。

公文标题居中在公文首页红色横隔线之下、正文之上各空一行排列。

当遇到下列情况时，公文标题可以省略发文机关名称或公文主题组成部分。

1、使用正式的套红文件版头，公文标题可以省略发文机关名称。例如：“关于印发《江苏省行政机关公文处理实施细则》的通知”。这份文件是使用“江苏省人民政府办公厅”机关固定的文件版头印发的，因此，公文标题就省略了发文机关名称。

2、印发公布性文件时，有的公文标题可以省略公文主题部分。例如：“铜陵市人民政府令”。

经会议讨论通过或批准的公文，可在标题下加题注，在圆括号内注明某年某月某日经某会议讨论通过。

公文标题字数不宜太多，可视情况分一行或多行排列。公文标题多行排列时，尽量不要把人名、地名以及两个字以上的词或数字分开，以防产生歧义。

（六）主送机关（亦称“抬头”）

主送机关是指发文机关要求对公文进行办理或给予答复的机关。主送机关应使用全称或规范化的简称；主送机关不是一个时，应按其性质、级别以及有关规定或惯例依次排列；同类型机关可使用统称，如“省政府各部门”。主送机关应明确、具体，标列在公文标题的下方、正文之上，从左至右顶格书写，回行继续顶格，未尾加冒号。

主送机关的确定，应注意以下几个方面：

1、上行文是向上级机关请求指示、批准事项以及汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问时使用。

2、平行文是同级机关互相商请解决有关问题或布置某项工作时使用的一种公文，主送机关可以是一个，也可以是多个。

3、下行文是上级机关要求下级机关周知、办理或执行事项时使用的一种公文。这种公文如发行范围大，主送机关可用统称。

4、张贴性在需广大群众周知的公文，如：“公告”、“通告”等一般不标主送机关；经会议讨论通过的公文，如：“决定”、“会议纪要”、“令”，主送机关名称则移至文尾抄送栏上方标明。

5、对参阅性文件，不需要明确的主送机关，可将“主送”“抄送”合并为“分送”，印在原“抄送”位置。“分送”栏一般分为三个层次：一是上级领导；二是文件内容涉及的有关单位；三是应抄送周知的单位。

（七）正文

正文是公文的主体部分，用来表达公文的内容、传达发文机关的意图。撰写公文总的要求，内容符合党的方针、政策和国家的法律、法规，情况准确，措施、要求扎实具体，观点明确，条理清楚，文字通顺、精炼，书写工整，标点正确，篇幅力求简短。

当正文占满了公文用纸的全页，发文机关署名和成文时间不得不转下一页时，必须在下一页的首行标注“此页无正文”并加圆括号，然后在下方的适当位置标注发文机关署名牌成文时间。

（八）附件

附件是指附在正文后面的文件、材料、图像和声像资料等，是某些公文的重要组成部分。附件有的起补充、阐明作用，有的起说明、注释作用，有的起证实、执行作用。附件应在正文之后成文时间之前注明顺序和名称。除使用特殊材料制作的附件外，一般附件应放在正文未页后面一起装订。被印发、批转、转发的公文应视为正文，不能作为附件处理。

（九）发文机关署名

公文除电报、会议纪要外，大部分文件的发文机关署名都应加盖印章。

印章是代表机关组织或领导人的象征，是行使法定职权的一种印信凭证。法定机关印章具有法定性、权威性和效用性。公文盖上印章，是表示发文机关对文件正式生效和确认无误的一种凭证。

印章与公文版头一样，都必须使用全称或规范化的简称。用印位置在成文日期的中间偏上，要求上不压正文，下骑年盖月。印章必须盖得端正、清晰。

（十）成文时间

成文时间以领导人签发的日期为准；联合发文，以最后签发机关领导人签发的日期为准；会议讨论通过的公文，一般以讨论通过的日期为准；电报，以发出日期为准。

成文时间一般在正文之后的右下方专行标注。会议讨论通过的公文，如决议、决定、条例等，一般应用小于标题的字体将会议讨论通过的时间和会议名称在公文标题之下居中标注，并加圆括号。

成文时间一般应是公文正式生效、执行的日期，但是发布法规、规章的公文，除了标注发布时间外，还专门公布具体实施的年、月、日。成文时间使用汉字写明年、月、日，使用公元纪年全称，不得简写或省略。如：1997年1月8日，既不能写成“97年1月8日”，也不得写成“九

八、元、八”。成文时间必须按规定标注，切忌标注拟稿、审稿或打印时间。

（十一）附注

附注用于说明公文中在其它区域不便说明的事项。如需要加以解释的名词术词、或用于表述公文的传达范围等。附注的内容，一般在成文日期的左下方、主题词的上方，另行标注，并加圆括号。如：“（此件发止各乡、镇人民政府）”；“（此件至**月**日对外公开）”等。

（十二）主题词

主题词是为实现办公现代化的要求，便于计算机管理公文和提高查找率、查全率，根据公文基本内容按照一定的规范优选的词或词组。

公文应根据内容和文种标明主词题。

（十三）抄送机关

抄送机关即需要了解公文内容以便协助办理或周知的机关，应标注在公文主题词下端、印发机关之上，上下用两条等宽的平行细实线（宽140毫米，高1毫米）作为界线。抄送机关在“抄送：”后面依机关性质、职权、隶属关系用其它逻辑关系依次标注抄送机关的全称或规范化的简称，移行时与上一行平行书与。抄送机关一般按上级、平级、下级机关的次序排列，同级机关按党、政、军、群次序排列。不同级别或同一级别不同性质的单位之间用逗号，同一级别、同一性质的单位之间用顿号。

篇3：论公文主旨的确立和提炼

一、公文主旨的确立原则

公文主旨要想做到正确、集中、深刻、新颖，必须遵循一定的原则。

（一）一文一旨

文学作品内容大，篇幅长，往往可以有多个主题。比如《红楼梦》，经学家看见《易》，道学家看见淫，才子看见缠绵。而公文的主旨必须遵循“一文一旨”的原则，一篇公文一个主旨，只能宣传一种政策、贯彻一种思想，阐述一个观点、解决一个问题，坚持一条主线贯穿全文，不能出现两个或多个中心思想，否则容易产生主旨不明或主旨分歧。一些陈述性、综合性的公文，如工作总结、工作报告、调查报告、讲话稿等，篇幅较长、内容略多，会出现多个小标题或关键句，乍看是在多角度、多层次表达意图，实质上都是紧紧围绕着一个主旨进行阐述，小标题归属于大标题，分观点为主观点服务。

（二）立足于法

公文具有法定性，所以一篇公文主旨的确立必须立足于法。在确立主旨的过程中，无论是提出问题，还是分析问题、解决问题，都要遵循国家的法律法规，贯彻党的方针路线，遵守单位的管理制度，时刻保持法律意识，具备法律精神。只有在国家的法律法规、党的方针政策上凝练出来的主旨，才是正确、鲜明、集中、深刻的主旨，才能保证公文的思想性、理论性和法定性。偏离法律法规、方针政策的主旨，势必会导致公文的失败。

（三）以实为基

实，指的是客观实际。在确立公文主旨的过程中，要从实际情况出发，从现实存在的问题出发，实事求是地分析问题、研究问题，针对国家的基本国情、社会的实际情况、本单位的客观实际，提出符合实际的、符合客观规律的见解和主张，提出切实可行的措施和意见，以此来反映情况、汇报工作、解决问题。客观实际就好比是基石，没有基石，高楼大厦是无法建成的，公文主旨的确立如果不以客观实际为基石，也是无法形成的。

（四）行之有效

文学作品具有文艺性，它在很大程度上是供人欣赏和领悟的；而公文具有实用性，它的目的是指导工作实践。公文主旨的确立必须要立足于贯彻执行，要谨记公文回答和解决问题的意图，提出的意见、主张和措施必须是切实可行、行之有效的，具有可操作性。否则，一味地夸夸其谈、纸上谈兵，不考虑当前的主要问题，不以实际工作的执行为出发点，即使你的思想再先进、措施再得当、办法再可行，也是空架子，不能指导实际工作。

（五）与时俱进

文章主题具有当代性，公文主旨也不例外，必须反映时代精神。随着时代进步和社会发展，思想政策发生改变，社会背景和社会形势发生改变，公务活动和工作实践发生改变，那么公文主旨也应当与时俱进。公文写作者在确立公文主旨的构思中，切不可囿于旧有的思想观念和措施办法，要着眼于当下的实际情况，根据新形势，研究新问题，提出新见解，摆出新观点，总结新经验，想出新方法，紧跟时代、与时俱进。这样的公文主旨才能具有新颖性，才能实现公文价值。

二、公文主旨的提炼

公文主旨的提炼要讲究方法，这样才能提炼“正确、集中、深刻、新颖”的最佳主旨。

（一）运用科学方法

公文主旨的提炼，要掌握科学方法。这里谈两点，一是归纳概括法，二是分析比较法。所谓归纳概括法，就是在诸多的问题中归纳出主要矛盾，在复杂的材料中归纳出共同特点，在较多的观点中凝练出中心思想，找出共性特征，在大量事实的基础上升华主旨。分析比较法，就是对面临的形势、出现的问题、实际的情况加以分析对比，用辩证的思维进行全面的审视和关照，无论是政府的政策、领导的意图还是群众的诉求，都要从纵横两方面进行分析比较，提炼出具有正确性、科学性的主旨。

（二）选取最佳角度

角度，是我们观察、审视、研究、探讨、表现客观事物的视角。对于同一事物，角度不同，认识就不同，形成的主旨也就不同。角度选取得好，公文主旨才能新颖、集中、深刻。在公文写作中，对于同一则写作材料，我们可以做宏观的、整体的研究，也可以做微观的、局部的研究，我们要勇于摆脱陈旧的思维模式的束缚，用新眼光、新视角来观察问题、发现问题、探究问题，从而得出新认识，提炼出新思想。选择角度，实际上也就意味着选择突破口，突破口选对了，主旨才能新颖。

（三）开掘理性认知