办公室保密文件管理规章制度（精选8篇）
篇1：办公室保密文件管理规章制度
保密文件管理制度
一、严格履行保密职责,严守秘密,责任分明。
二、有专人负责领取密级文件,并由A、B角负责公务网的文件接
收,并及时做好收文登记(并注明密级)、编号、传递、签收、保管等工作。
三、将已阅处的保密文件及时放入专用保密箱,确保文件的安全。
四、保密文件采取专用文件夹进行传阅,注明周转时间、文件编号、文件件数,严格办理阅读者签名手续。
五、严格按规定控制传阅范围,每个环节都严格把关,确保文件在每个环节的安全。
六、严格做好不复印保密文件,不擅自扩大传阅范围,不自行横传、不随意摘抄密件内容,不向传阅范围之外的人员谈论密件内容,真正做到将其泄密可能降到最低。
七、按规定及时清退密级文件。
八、按规定统一上交保密废纸。
篇2：办公室保密文件管理规章制度
1．总则
1.1目的为了提高公司内控管理水平，加强公司各类文件的保密，防止公司生产经营等各类信息的泄密和流失，特制定本制度。
1.2范围
公司的保密文件是指与公司一切经营活动有关的，公司不允许对外公布和扩散的文件，包括但不限于：各种往来文件、函件、文档、报告、报表、会议纪要等。
2．密级划分
2.1保密文件根据其内容不同，分为绝密、机密、秘密文件；
2.2 “绝密”文件：是指包含公司最重要的机密，关系公司未来发展的前途命运，对公司根本利益有着决定性影响的保密文件；
2.3 “机密”文件：是指包含公司的重要秘密，其泄露会使公司的安全和利益遭受严重损害的保密文件；
2.4 “秘密”文件：是指包含公司一般性秘密，其泄露会使公司的安全和利益受到损害的保密文件。
3．密级标识
3.1密级确认后，文件应当按其密级在其醒目位置加盖或加印相应标识。专用印章由综合管理部指定专人负责保管。
3.2绝密文件应当在其文件每一页的右上角加盖“绝密”专用印章。
3.3机密文件应当在其文件每一页的右上角加印“机密” 专用印章。
3.4秘密文件应在其文件首页的右上角加印印“秘密” 专用印章。
4．文件打印
4.1绝密、机密文件：由综合管理部指定专人负责打印。
4.2秘密文件：综合部指定人员打印好秘密文件后，应将磁盘文件定期删除。公司将对删除情况不定期检查，不得私自拷贝秘密文件。
5．文件分发
5.1绝密、机密、秘密文件的分发应当有所记录。绝密、机密、秘密文件必须发至相关部门指定文件接收人签收。
5.2绝密、机密文件、秘密文件严禁在内部办公网络上发布、公开和传送。
5.3在对外合作中，如确需向合作方提供公司保密文件的，应当首先按其密级由公司总经理书面批准，并在提供前与之签订保密协议。
6.查阅、申请复制
6.1查阅权限：
6.1.1查阅公司文件必须填写文件查阅申请表。（附件表格《文件调阅、复印申请表》）
6.1.2绝密文件、机密文件：主办部门负责人、分管领导和公司总经理签字批准。
6.1.3秘密文件：主办部门负责人、分管领导签字批准。
6.2复制权限：
6.2.1申请复制文件必须填写文件复印申请单。（附件《文件调阅、复印申请表》）
6.2.2严禁复制绝密文件。
6.2.3机密文件复印：必须主办部门负责人、分管领导和公司总经理签字批准。
6.2.4秘密文件复印：完成部门负责人、分管领导签字批准。
7.文件保管、存档
7.1绝密、机密、秘密文件由文件的签收人和签发人亲自保管。
7.2绝密、机密、秘密文件的查阅人和机密、秘密文件的复制应当在文件保管人处进行登记，以备核查。
7.3如绝密、机密、秘密文件的保管人不慎将文件丢失，应立即向公司相应的领导汇报情况。
8.保密责任
8.1绝密、机密、秘密文件的保管人不得擅自复制文件，不得让无关人员接触这些文件。
8.2严禁未被授权的人员查阅、复制和摘抄绝密、机密、秘密文件。
8.3员工在离职时不得携带公司的秘密、机密、秘密文件。
8.4如以上行为一旦发现，公司将严肃处理。情节严重者，公司将追究其法律责任。
9.作废文件的处理
文件保管人应对保管的文件进行定期清理。已过时或作废的文件要进行销毁或者解密。绝密、机密、秘密文件的解密和销毁须由部门负责人、分管领导、公司总经理签字批准后进行。（附件《文件销毁申请表》）
10.监督和检查
各部门负责人应当对本部门机密、秘密文件的保密情况进行有效监管，对违反管理规定的行为要及时指正，对严重违反者要立即上报。
同时对本部门保密文件的控制情况有所记录，并应根据最新记录对各保密执行情况进行不定期检查，对违反管理规定的情况要通报批评；对严重违反规定，可能或者已经造成重大损失的情况要立即汇报公司领导班子。
11.附则
篇3：办公室保密文件管理规章制度
(一) 办公自动化 (OA) 定义
英文叫做office automation (OA) 。通俗地讲, 办公自动化就是利用现代化的设备和技术, 全面或部分代替办公人员的业务活动, 优质高效地处理办公信息和办公事务。
定义中强调三点: (1) 利用先进的科学技术和现代办公设备; (2) 办公人员和办公设备构成的人机信息处理系统; (3) 提高效率和改进质量是OA的目的。
(二) 电子文件的定义
GB/T 18894-2002《电子文件归档与管理规范》中对电子文件下了一个定义, 即电子文件是指在数字设备环境中生成, 以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机等数字设备阅读处理, 并可在通信网络上传送的文件。从这一定义看出, 电子文件的形成有两个来源, 一个是利用办公软件直接形成, 一个是利用数字设备进行数字转换形成。
二、应用办公自动化进行电子文件管理存在的问题
(一) 电子文件保密具有局限性。
电子文件的内容不仅易于变化, 而且失去了固定的形式, 使得文件保密性变弱。
(二) 我国地方政府组织对互联网安全隐患重视不够
表现在:1、安全意识淡薄。2、防范技术落后。3、内外网互联, 存在泄密隐患。4、上网方式多种多样, 出口不统一。5、信息共享, 缺乏保密意识。
(三) 互联网自身存在的安全隐患
1、互联网协议 (TCP/IP、Http等) 是开放的、面向大众的, 安全性能差。
2、操作系统、网络硬件、应用程序漏洞多, 为“黑客”攻击带来可趁之机。
3、网上鱼龙混杂, 网络攻击者猖獗。
(四) 办公自动化网络的安全隐患
1、办公自动化网络的泄密
(1) “黑客”入侵泄密
在网上, “黑客”几乎无处不在, 党政机关的核心机密、企业的商业秘密及个人隐私等均在他们窥视之列。
(2) 网上发布信息缺乏保密意识造成泄密
微机联网为党政机关实现办公自动化、了解掌握信息提供了便利条件, 但也容易造成“网”上泄密。
(3) “病毒”破坏
电脑病毒是计算机独有的一种产物, 是一种人为制造的, 在计算机运行中对计算机信息或系统起破坏作用的程序, 按照设计者制定的方式进行破坏。
2、办公自动化设备功能的泄密
(1) 存储方面
一是设备维护、保修时, 厂家通过联机测试设备或移动存储设备, 可将机内存储器中的内容复制出来;二是设备淘汰、报废时, 存有信息的存储器有可能成为泄密源。
(2) 软件方面
在办公自动化设备中, 软件运行有可能造成涉密信息扩散或网上泄密。
(3) 集成功能方面
集成功能带来的泄密隐患:一是可能造成保密管理的空白。二是集成的功能越多, 误操作的隐患越大。
(4) 特殊功能方面
目前, 市场上的办公自动化设备, 特别是高档设备, 要么是进口整机, 要么是进口关键部件, 其核心技术掌握在别人手中。因此, 设备中存在未知特殊功能或“后门”的隐患是不可避免的。
三、应对办公自动化泄密的措施
(一) 应对办公自动化网络安全问题的对策:
1、教育防范。
网络安全不仅仅是技术, 更重要的是人的问题。因此, 网络安全工作要从对有关人员的职业道德、系统安全意识、各项法律法规等教育抓起, 才能做好网络安全保密工作。
2、保密防范。
党政机关在建设信息网络系统时, 必须同步建设安全保密体系, 包括物理级、网络级、系统级、应用级四个层面。
3、制度防范。
在安全管理上, 要采取切实可行的办法, 加强管理, 立章建制, 增强内部人员的安全防范意识。
4、黑客防范。
监视和预防黑客程序的入侵, 并在受到入侵时预告报警。
5、病毒防范。
对付电脑病毒最好的方法是: (1) 不使用非正版软件。 (2) 对外来软盘、光盘 (包括正版软件) 首先进行检毒和杀毒。 (3) 杀毒软件至少每月升级一次。 (4) 不在网络中胡乱交往, 拒收来历不明的电子邮件。 (5) 不进入内容繁杂的民间网站或主页, 不下载与工作无关的软件。
6、密码防范。
现在的一些黑客软件, 能在ISP (网络服务商) 的主机上根据你的用户名来破译上网密码。因此, 最好经常修改密码。
7、产品防范。
要加强网络安全建设, 就应研究和建立我国自主的网络信息安全平台产品及其标准体系。
8、技术防范。
要加强网络防御, 阻止未经授权非合法用户进入系统, 最可靠的方法是对计算机进行物理隔绝。
(二) 针对办公自动化设备泄密的措施:
1、设备选型。
应注重安全、实用, 不能盲目求洋、求新、求全, 尽量选用国产的设备, 选用功能熟悉、一般维修可内部承担的设备;选用功能简捷、实用的设备。
2、设备购置。
应由指定的单位统一办理。购置进口整机或送外商、外企修复的办公自动化设备, 须进行技术安全检查后方可使用。
3、设备使用。
应先培训后上岗, 使工作人员了解使用过程中的泄密隐患, 掌握正确的操作方法和防范泄密隐患的基本技能。
4、设备管理。
应正确认识新设备智能化、多功能化给保密管理带来的新问题, 采取适应高技术条件的管理模式, 防止出现管理空白。
5、设备调试、安装、修理。
应由本单位内部专业人员进行, 确需本单位以外人员提供技术服务、调试、安装或送外单位修理的, 应当采取严格的安全保密措施和专门的技术措施。
6、设备淘汰、报废。
应经信息部门作保密技术处理, 防止带有涉密信息的存储器随整机流失泄密。无法作技术处理的设备存储器, 应进行物理销毁。
参考文献
[1]刘雁:《OA办公自动化系统在企业中的实际应用价值》, 《科技资讯》, 2009年13期。
[2]冯辉萍:《谈谈企业办公自动化系统的安全与保密》, 《科技信息》, 2009年1期。
篇4：古代办公文件如何进行保密
而在各种科学技术都与当下差之甚远的古代，也有属于他们自己独特的“保密”方法，如今读来，趣味亦浓。
古代的职场，一般以官府为主体，古代办公文件也是以官府公文居多。官府公文是和国家事务紧密相联的，内容多涉及机密，需要在一定时间和空间范围内保证其内容不泄露，否则危及国家安全稳定和动摇统治者的地位，因此公文保密历来是保密工作的重点。官府公文严厉的保密制度确保了公文从书写、传递到达目的地的完整保密性。
“想方设法”保秘密
我国古代对于公文的保密最早可以追溯到夏朝。据史书记载，太史令将“图法”（即国家的重要典志、档案）“宫藏”；商朝设立守藏史，专门负责保管政府公务文书和典册；周朝继承商朝传统，将文书正本收藏于天府——我国历史上最早的中央档案机构，有《周礼》记载：“天府掌祖庙之守藏与禁令。”……以至春秋时期，各国国君想出妙招来防止文书的泄密，于文书上以玺印封缄，并在传递过程中使用“封泥”。
公元前221年，秦始皇灭六国统一中国后，开始大肆修建咸阳宫，这其中的一处名章台，秦始皇曾习惯在这里“躬操文墨，昼断狱，夜理书”。大臣们见此，便将中央各公卿机关、全国各郡县的奏章源源汇集于此处，以便秦始皇逐一批阅。
其实一本奏章就是一捆竹简，而上奏的官员要仔细将竹简捆好，并在上面糊上泥团，在泥上印上自己的玺印，然后放在火上烧烤，让泥变得干硬。随后，奏章被送到章台，由身边侍卫呈送秦始皇亲自验查，如果看见封泥完好，没有被奸人私自偷拆阅览，才可敲掉泥封壳御览。于此，东汉学者卫宏也在《旧汉仪》中有“天子信玺皆以武都紫泥封”之说。
如此严谨的保密措施，在东汉的时候办公文件保密用的“封泥”竟然成为把守关隘的比喻词，《后汉书·隗嚣传》中有一段话：“元（王元）请以一丸泥为大王东封函谷关，此万世一时也。”说明守关如封泥，应小心翼翼，不得有一丝疏漏。
重要公文的书写有额外要求
公文的书写，由重要官员书写一些关乎国家决策的东西上呈至统治者处和中央起草诏制。重要官员的书写有三点基本要求。
首先，由重要官员亲自书写与誊录，一般不能由他人代劳，防止现场或隔墙有耳，尽量用笔代嘴，书写完毕后加盖自己专属的印章，确保公文真实性。明代密疏的书写要求用楷书，并最好保证干净整洁的疏面。
其次，公文书写后的草稿要注意销毁，确保保密性。中央起草诏制的公文书写由专门设立的机关负责，且制法严明，如唐朝中书门下为决策机构，非召约，外人不得擅入，后来又要求先向御史台申请登记。和唐代一样，两宋也以运筹决策、起草诏制的中书省为重点保密单位。在清朝的中枢机构军机处，为加强保密，还有更加严密的防范措施，如高级官员的子弟，一律不得充任军事章京；军机处所用听差，皆选用十五岁以下不识字的少年；各部院大小官员都不得擅入军机处，其窗前、阶下均不许闲人窥视、站立。
最后，重要公文不能在私人住所撰写，怕被家人发现，这是出于信息保密的需要。古人办公有规定的地点，为保证机要的秘密性，皇帝对身边人员不断更替，许多机务不让外人经手，而由皇帝直接掌管的尚书局去处理，于是，能进尚书局当官的人，不仅有年龄身份的要求，同时皇帝对他们的各种限制也十分严苛。所谓：“其禁有四，一曰漏泄，二曰稽缓，三曰违失，四曰忘误。”这些保密办公人员，只许在朝中处理公文事件，不能在家中起草奏章，更不能在家中探讨国家之事。
这样看来，古时与当今的办公保密，都有雷同之处。家中不议“朝中事”的原则，是如今每个涉密办公人员应当知晓并努力遵守的基本原则。
刻意或无意的泄密都要受重罚
无论古时现代，秘密的泄露都会引起许多“有心人”趁虚而入，或以兜售官府信息谋取暴利，或结党谋私趁机作乱。汉明帝刘庄就曾对负责机要的尚书官员说：“机事不密则成害。”所以古代人不仅注重保密措施的细节严密，同时对泄密之人，无论他是不小心说漏，还是“正大光明”的言说，都要受到极其严厉的惩罚。
唐王朝就在借鉴历代公文保密经验与教训的基础上，形成了一套比较完善的保密制度。皇帝处罚泄密国家公文的官员，根据泄露秘密的程度以及不同的行为来处以不同的惩罚措施。其中有两条对泄密处罚做了具体规定。皇帝规定，每个盗窃国家机密文书的人，要服劳役两年；偷盗普通公文书，要“杖一百”；而重要的文书，又要“加一等”。同时也规定，每个收发官文的人如果私自查看官文内容，根据不同的行为，处以不同数值的杖刑。这样严厉、细密的刑法条律保证了唐代公文的安全，也让一些泄密官员罪有应得。
比如唐德宗时的宰相窦参，他十分喜爱自己的远房侄子窦申，因为身为宰相享有人事权，于是便常常与窦申在家中商量一些任命官员的决定。二人交流过程中，贪婪的窦申为谋求钱财，在叔侄俩达成一致后，便暗地泄密到被任命为官的人耳中，以此收取那人的贿赂，“泄密”成了叔侄二人的生财之道。
时间长了，窦申的行为被德宗知晓，窦申是德宗的亲信，所以开始时德宗屡屡告诫窦参，但窦参自恃“天子宠臣”，仍继续纵容侄子所为。窦申愈发肆意妄为，在联合他人假造诽谤之词陷害兵部侍郎陆贽时，德宗大怒，将二人贬官，后将二人赐死。窦参的无意泄密和窦申的故意泄密，都使得他们下场悲惨。所以有可言有可不言，深知此理，才得长久。
由保密，看为人
有俗语说得好：“芳香的花不一定好看，能干的人不一定会说。”由此可见，能言善道不一定是本事，也许一个不小心就把自己推进黑暗的深渊，不得翻身。适时的缄默不语、闭口不言或许不仅是保命求生的唯一方法，还是被世代人称赞的良好品性。
如何在黑暗的官场“出淤泥而不染”，不为谋求私利而出卖官密，西汉成帝时的“圣人”孔光为我们树立了永垂不朽的榜样。
汉成帝即位后，孔光以其卓越的才能被任命为尚书，随着皇帝逐渐开始重用身边近臣，尚书由此成为掌管机要的重要官职。孔光“守法度，修故事，上有所问，据经法以心所安而对，不希指苟合”。凡是涉及与皇帝之间对话内容的草稿，一律销毁；如果推荐某人做官，也不会让其知道是自己的举荐，以防结党营私。
家里人知道孔光的嘴非常严，便也不去找无趣，但出于对皇宫的好奇，有一天向孔光询问：“长乐宫温室殿前种的都是些什么树啊？”他听罢，皱了皱眉头，先是沉默不语，继而顾左右而言他，完全答非所问。真是自觉遵守“茶馆莫谈国事”的原则！
孔光的做法同时感染了后世许多保密工作者，如梁武帝时的周舍，与他人谈话，经常滔滔不绝而且玩笑不断，但令人惊叹的是，他的谈话内容竟无一字涉及国家机密。还有唐太宗时的杨师道，常以答非所问方式回绝亲朋好友出于好奇的询问。也因此，这些谨慎认真的人都受到了皇帝颇为长久的重用。
这些人的言行，受到后世千千万万人的赞颂，比如唐代诗人徐夤有云：“欲言温树三缄口，闲赋宫词八斗才”（《献内翰杨侍郎》）；《隋书》中评价李德林是“古人不言温树，何足称也”。
相反，那些完全无视保密工作严肃性、重要性的人，或被人们抛诸脑后，或被历代人厌恶唾弃，他们的种种下场也为如今的我们作了深刻的警示。
（选自《办公室业务》2013年5期。作者单位：天津大学）
篇5：密级文件保密管理制度
保密法规
加入时间：2009-4-16 12:20:34 点击：773
一、密级文件的拟制
1、密级文件的制作应在具有保密措施的地方拟制，拟稿人要准确标明该文件的密级和保密期限，依据《国家秘密及其密级具体范围的规定》和《国家秘密保密期限的规定》，采取对号入座的方法，对所拟制的公文确定密级和保密期限。
2、拟制人在提出具体意见后，交本部门主管领导核稿批准，再报本机关、单位的业务主管领导审核批准签发。工作量较大的机关单位可由业务主管领导授权或指定负责人办理批准签发前的审核工作。
3、密级文件在印制前，有关主管领导和秘书部门负责人做好审查工作。除看是否划定密级和保密期限外，还要确定发放范围（阅读级限），拟定发布方式，印制格式及编号，规定处理办法，包括可否翻印、复印，是否回收等。
4、印制密级文件时应严格按照领导批准的发送范围和份数执行。秘书部门和有关人员不得擅自多印多留，自行处理。
5、秘密文件一律由机关内部打字室或经保密部门审查批准的定点复制单位印制。印制中的蜡纸、校样、废页等应及时销毁。
6、印刷、制作工作使用的计算机等电子设备，应当配备保密措施装置，防止因电磁辐射造成泄密。
二、密级文件的收发
1、收取密级文件时，必须认真检查信封上收文单位、密封标志，核对收信单位和收信人无误后，由收发室负责人在专用收文本上登记、收件人签收、启封，并核对文件的份数、目录、编号，加盖收文章。
2、密级文件拆封必须由专人负责。凡领导同志亲收件，要送交本人或领导指定的专人代收、代拆。
3、分发密级文件时要认真检查、核对文件份数、发送单位及其地址，防止错发、漏发，不能擅自扩大分发范围。装封要严密，绝密文件要单独装封。
4、当面将密级文件交收件人时，应履行签收手续，一般由收件人亲自签收。
5、县内分发密级文件时，统一由秘书部门的专职机要员负责发送，不准个人随身携带。
6、发送外地的密级文件，必须通过机要传送，不得使用普通邮政。发送的密级文件一律要包装密封，并在信封上标明秘密等级。绝密文件一般应当写上收件人。
7、遇到特殊情况，需随身携带密级文件外出送达收件人的，必须经本部门、本单位主管领导批准，明确责任，不得失控。携带密级文件须两人同行，专车接送，必要时派保卫干部押送。密级文件必须装在文件包或文件箱内，绝不容许在没有保密设施的情况下随便携带外出。外出时，同行人员要互相督促，共同负责，严格看守，时刻做到密级文件不离身，确保密级文件的安全。
8、严禁携带秘密文件到公共场所参观、探亲、访友、浏览等；严禁骑车夹带或乘公共汽车携带密级文件。
9、传递密级文件的专用机要车，严禁无关人员搭乘或办理无关事项。
三、密级文件的传阅
密级文件的传阅，包括批办、承办、催办和传递保管等几个环节。
1、文件登记明确，包括收文时间、文件编号、发文单位、文件密级、标题主要内容及呈送的批办人等内容，手续必须清楚，切忌无登记备案，横传文件。
2、传阅文件一律采取直传方式，即领导批示后，应将文件退还经管文件的部门或人员，不得未经文件保管人在领导人之间横向传批文件，也不应将批文直接交承办单位或承办人员。
3、经管文件的人员，应将领导批办的文件逐件登记送阅办人，对阅后退回的文件要清点份数。有关人员要严格按领导批示范围阅办，不得自行任意扩大阅读范围或交无关人员阅读。经管秘密文件的人员要抓紧催阅、催办、催传、催退。
4、传阅文件应有时限，任何阅办人不得积压、延误或长期私存，并应在办公场所阅读，不得私自带回家中或公共场所。
5、阅读文件时，非经允许不得摘录或公开引用密级文件内容。因工作需要摘录密级文件内容，必须使用由单位文秘部门统一制作的保密本，编号发出，定期收回。
四、密级文件的借阅
密级文件借阅的前提必须是业务工作需要，由本人所在单位提出申请，经公文制发单位同意或文秘部门主管领导批准，方可借阅。
1、对于本单位人员借阅的机密级的、秘密级的文件，由借阅人所属部门领导批准；绝密级的，由单位主管领导批准。
2、外单位人员借阅协作范围以内的秘密文件，凭借阅人单位介绍信。秘密级、机密级文件，由单位主管领导审批；绝密级文件，由本单位保密部门审批。借阅密级文件应按期归还。借阅绝密级文件，应在指定地点阅办，必须当天归还。
五、密级文件的复制
1、复印密级文件，必须建立严格的审批、登记制度，并指定专人管理。
2、绝密级文件和发文部门规定不准翻印的密级文件，禁止复印。确因工作需要复制机密级、秘密级文件时，须经原发文单位批准并履行审批手续，并作相应的标识。
3、上级机关制发的密级文件，需要复印时，须经上级机关批准后，方可复印。
4、本单位制发的密级文件，需要复印时，可由本单位主管领导或其指定的部门负责人审批，但要严格控制复印数量。
5、复制的密件不得取消或改变原定密级和保密期限。
6、对复印的密级文件，采取与原件一样的保密措施进行管理。
7、严禁将秘密文件拿到社会上营业复印场所复印。
六、密级文件的保管与归档
1、秘密文件应当存放在有保密设施的文件柜内。绝密级文件应单独存放管理。
2、对集中管理秘密文件的部门，应采取技防、物防等保护措施。
3、主管领导应定期检查密级文件的分发、阅读、保管、清退等情况，及时研究和解决密级文件保管中存在的问题。
4、密级文件管理人员因调动、退休等不能在原岗位工作时，应认真清理其使用或管理的文件，办清交接手续。
5、各乡镇、单位要对自己所有的秘密文件实行定期清查，按时清退。
6、公文应按档案部门要求，办理移交手续。归档后的密级文件原则上不借出使用，用时要登记备查。
7、领导参加会议、学习带回的涉密资料，须交档案员登记、编号，统一保管。
七、密级文件的销毁
1、销毁密级文件必须履行清点、登记手续，经单位主管领导批准签字后，方可销毁。任何个人不得私自销毁密级文件。
2、销毁密级文件必须实行二人监销，或送保密部门指定的造纸厂销毁，并指派专人护送，现场监销，不得丢失、遗漏，销毁的原始记录要长期保存备案。
3、严禁向废品收购部门出售密级文件、资料和其他涉密物品。
篇6：办公室保密管理制度
1.收发、制作秘密文件资料，应当履行清点、登记、编号、签收、审批等手续；做到在批准单位印制、在机要渠道传递、在规定范围传阅，随时掌握秘密载体的去向。非经批准的不复制、不需归档的应销毁。
2.未经允许，不得随意进出资料（打印）室，不得乱翻办公室公文资料，不得携带涉密载体离开本单位。工作人员离开应随时清理办公现场，不得将文件资料或手稿乱丢乱放在办公桌、电脑桌、打（复）印机旁。
3.涉密计算机要明确专人负责，不得连接互联网。非涉密计算机严禁处理、传递、储存国家秘密信息。U盘等移动储质不得在涉密计算机和上网计算机上交叉使用。涉密U盘等储质实行专人保管和登记使用制度。涉密计算机和移动储质维修、销毁时，须经主管领导审核、批准，并采取防泄密措施。
篇7：办公自动化设备保密管理规章制度
第二条处理涉密信息的办公自动化设备不能与国际互联网和其他公共信息网络连接。
第三条办公自动化设备投入使用前,要进行必要的安全检查。超大存储量的国外品牌办公自动化设备不得作为涉密设备使用。
第四条用于处理国家秘密信息的具有打印、复印、传真等多功能的一体机不得与普通电话线连接。
第五条涉密办公自动化设备的信息存储、传输、电磁泄漏发射等应当符合相应的国家标准。采集、存储、处理、传递、输出和销毁的涉密信息要有相应的密级标识,程序必须符合国家的保密规定。
第六条涉密办公自动化设备应当放置在安全可控环境中，复印、打印涉密文件资料应履行审批、登记手续。
第七条涉密办公自动化设备需维修的，应请有保密资质的单位上门维修或送修，严禁维修人员擅自读取和拷贝其存储的国家秘密信息，单位技术人员现场监修。
篇8：办公室保密文件管理规章制度
国家军工保密资格审查组到我所进行现场审查时笔者有幸被分配到管理组陪同审查, 在现场审查期间我们发现问题最多的是各部门涉密文件资料 (载体) 的管理。下面就结合本部门的保密管理工作和陪检中发现的一些共性问题, 谈谈如何解决保密工作中涉密文件资料管理存在的问题。
一、现阶段涉密文件资料管理中存在的问题
各保密单位纸质的涉密文件资料较多, 为工作方便大多都存放在个人手中, 虽然都建立了保密文件资料目录台账但还是存在着一些问题。
1. 部门总目录台账和个人的分目录台账登记的内容不符。
以某部门为例:按照保密要求部门留存的涉密文件资料建有总目录台账, 个人留存的涉密文件资料要有分目录台账。部门要求每个人在留存涉密文件资料时要先到部门保密员处建立本部门涉密文件资料总目录, 然后每个人再建自己留存的分目录。在每月单位组织保密自查中都能发现总目录台账和个人分目录台账登记的内容不符, 主要体现在两个方面:一是总目录台账多于分目录台账, 原因是由于个人留存的文件已销毁 (或已存档) , 自己只在分目录台账中作了删除, 但没及时告知部门保密管理员, 导致总目录台账多于分目录台账现象发生;二是总目录台账少于分目录台账, 原因是个人收到需要留存的涉密文件资料没按要求到保密员处建立总台账。
2. 建立的涉密文件资料台账内容不详细。
现场检查组要求台账的内容包括:文件资料的编号、发文单位、收文时间、份数 (含附件) 、文件密级、是否销毁 (或存档) 、销毁时间、监销人等信息都要在台账目录中体现。大多数台账都不符合要求。
3. 电子文件资料标密不规范。
现场检查组要求保存在电脑中的密级文件要建文件夹, 文件夹后要以最高密级标密, 文件标题可根据个人工作方便决定是否标密, 文件正文必须标密。但是一些标密要求与专家的要求有不一致的地方。
4. 涉密文件标密 (定密) 与涉密文件外带存在问题。
在工作中存在涉密文件资料需要与外单位进行交流, 在文件外带过程中, 规定机密级 (含) 以上涉密文件要2人共同看管防止泄密事件发生。但工作中的文件定密可能不准确, 有些文件中涉及的内容可能已达到机密级但定为秘密级文件, 会造成泄密隐患, 1人带涉密文件外出也同样存在泄密隐患。
5. 涉密文件复印件管理松懈。
因工作需要有时确需留存涉密复印件或外来涉密文件复印件, 但留存的复印件多数都无文件来源、经手人无登记记录。
6. 复印机存在泄密风险。
所有复印机都带有内存, 并且具有一次扫描多次复印的功能。好多使用单位并不知道复印过的信息需要被删除。
二、解决涉密文件资料管理工作存在问题的办法和建议
笔者认为, 要解决上述涉密文件资料管理存在的问题, 必须明确管理部门, 落实管理责任, 健全管理制度, 严格管理措施, 强化技术防范和监督检查工作, 严把文件资料的进出口关。凡是各种文件资料的进出均要集中管理, 统一建立台账, 统一办理借阅, 做到涉密文件资料全寿命周期安全可控。
1. 建议所综合档案室分别为全所各部门建立涉密文件资料台账, 文件资料的存放可参考收发报纸杂志那样分部门存放。
2. 各部门收到的文件资料 (包括个人收到的) 应由部门保密员及时送交所综合档案室建立本部门目录台账和按部门存放。建立的部门台账内容必须按审查组专家的要求尽可能地详细, 做到闭环管理。
3. 因工作需要有些涉密文件资料要长期参考或查阅的, 建议扫描到个人计算机中, 按相应密级电子文档管理, 该纸质文件送交所综合档案室并按要求建立目录和存放, 个人手中一律不留存纸质文件资料。
4. 需要借阅本部门的涉密文件资料, 由本人到所综合档案室办理借阅手续, 及时归还。
5. 个人计算机中的涉密文件标密, 全所要统一标准。
6. 确定定密责任人, 由该责任人组织落实定密工作, 解决“怎么定密“的问题, 建立规范化的定密程序。包括拟定、审核、批准、变更、解除、争议处理等定密工作的各个环节。
7. 涉密文件外带管理存在的问题, 建议保密办公室结合各部门各专业的具体工作实际, 修改、完善涉密文件资料外带管理方面的规章制度, 加强制度的可行性与可操作性, 提高外带涉密文件资料的安全性。
8. 涉密文件复印件原则上必须销毁, 确实需要保留的复印件, 应在涉密文件资料台账登记并注明是复印件, 并查找出文件来源。需要留存的外来涉密文件复印件或开会带回的涉密材料, 需由经手人在保密员处进行登记, 并在备注栏中简要说明后, 再由保密员根据领导指示上报或下发。
9. 关于复印机存在的泄密风险, 一般情况下泄密主要是针对使用部门而言的。对于这些部门只要从使用的角度严格控制, 确保硬盘与外界物理隔绝, 是可以避免泄密事件发生的。在维修过程中, 必须要求维修人员当面取下硬盘, 绝不可以让外部人员带走, 报废时也应将硬盘交保密部门销毁。另外要保证资料不被外泄, 重要信息不在除本单位以外的地方复印, 如果是应急情况下则必须要向工作人员提出清除记录。
10. 强化保密技术防范工作。现在通信、办公自动化设备、移动存储介质和计算机信息系统已普遍应用于日常工作中, 对信息安全保密提出了更高的要求, 要按照《武器装备科研生产单位保密资格标准》要求, 采取人防、技防、物防的措施, 加强保密技术防范工作。要完善和落实相关的管理制度, 加强内部管理, 按照规定配备必须的防范设备, 控制好源头。
11. 强化保密监督检查工作。保密工作的原则是积极防范, 不能等出了问题, 再来亡羊补牢。因此, 要高度重视保密工作的日常监督检查。使保密工作同军品科研生产同步开展, 同步检查, 同步考核, 实现保密工作与业务工作的有机结合。做到强化细节管理, 使工作更具有针对性, 强化问题管理, 使工作更具有目的性, 强化过程管理, 使工作更具有实效性。要不断总结保密工作的经验, 促进保密工作的开展, 要定期开展保密检查和自查工作, 使每一个环节都有制度管, 有人来抓, 这样才能及时发现和解决泄密隐患。
三、小结
目前一些单位保密管理工作还停留在传统的纸质文件传递方式上, 建议应由相关部门开发一套保密管理办公平台软件, 可以提供标准化的保密流程, 指导在具体工作中需要注意的保密事项、保密程序, 也可以及时掌握包括涉密人员信息、单位计算机信息、办公自动化设备信息、移动存储介质等保密相关信息。这样不但保证了工作中符合保密要求, 还能将各种相关保密资料进行自动备份, 方便大家在日常工作中对所要掌握的保密知识、保密信息、保密制度等进行学习和查阅。使保密管理工作由复杂变得简单化, 也是既符合安全保密管理的要求, 又要使管理变得更简单方便、有效, 并且融入业务和日常管理的工作流程中。