企业会务工作安排流程

企业会务工作安排流程（精选10篇）

篇1：企业会务工作安排流程

会务安排流程

会务一般分为三个阶段，会前准备、会间服务、会后处理(一)会前准备阶段。（例会和小型会议不安排食宿，适当简化）

1、制定会议方案。

对会议的名称、主旨、形式、规模、会期、议题、日程安排、经费预算、组织领导等拿出意见，提交领导讨论审定后，即作为组织筹办会议的依据。如作变动，需及时请示报告，不可自作主张，随意改变方案。

2、拿出会务工作实施计划。

主要筹办人员对本次会议所需的各项准备工作，按内容或承办部门归类，按时间顺序排队，列出共有多少项工作，每项工作拟由哪个部门或个人负责，以及各项工作的基本要求、完成的时限等。这样做可以使分管会务的领导和具体办事人员心中有数，避免忙乱和大的疏漏。

3、组织召开协调会议。

较大型会议会务任务重，服务保障的部门多，要根据需要，组成会务工作组，召开会议筹办工作协调会。召开会议筹办工作协调会的主要内容是：传达或印发会议方案，明确各组或各人的任务，研究和补充《会务工作实施计划》，协调一些交叉和难度较大的工作，有针对性地提出要求，明确分工，责任到组到人。

3、印发会议通知。

召开会议的基本问题确定以后，要尽快发出会议通知，给参加会议的人员留出准备时间。会议通知一般包括“八要素”：即会名、主要内容、参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项。注意事项主要讲需要携带什么材料或物品，要不要提前报告与会人员名单，要不要报告报到时需接站的人数及所乘坐车次，以及有问题如何联系等。

4、印制会议票证。（大中型会议）

对正式出席会议的人员要发给出席证，列席会议的人员要发给列席证，会议工作人员要发给工作证，进行选举等其他重要会议，还可印制使用印有座号的座次证，密级较高、进出住所需严格控制的会议，还要印制车辆通行证。各种票证颜色要鲜艳，且互相区别，以便于辨认。会议各种票证应于会议报到前印制好，出席证、列席证、工作证一般在报到时核发，座次证一般在举行全体会议之前临时分发。如会场有条件摆座签，最好用摆设座签的方法取代座次证。

5、准备会议用品。

本着勤俭节约的原则，按照会议方案中的预算，为与会人员购置文具、茶歇等会议用品。文具一般包括文件包(袋)、笔、本等。茶歇可根据给出的预算按照个人分配。表彰会议还要购买奖品等。如果会议有选举任务，要提前准备选票、票箱、监票和计票人胸签及计票所需物品。

6、会议用品申请流程

根据方案中的预算提出需求，要求要写明总费用标准以及与会人员的每人标准，递交联络函，先交由部门负责人签字，部门负责人同意之后交由行政负责人统一采购。

7、印制与会人员和工作人员名册。

8、印制《会议须知》。

《会议须知》一般包括6个方面的内容：即日程安排、会议编组、作息时间、会务组等会议工作人员的电话号码、注意事项。会议编组主要根据会议的任务确定，可以按部门划分，每组要确定一至二名召集人。

9、安排好生活保障。

主要包括食宿、医疗、交通和通信4个方面。会议方案确定后，要把会议人员、伙食标准及其他服务保障要求及时通知接会的酒店。

10、设置会场。

设置会场主要包括悬挂会标、摆放背景、排定座次、架设并试用话筒，座次要按照“中为主、左为上”的惯例排定，拿不准的要及时请示。另外，对会场的供电、供暖(冷)、音响等设备要全面了解，如无把握，应有应急方案。

11、做好接站准备。

依据与会人员报到时所乘车次，列清什么时间、接哪个车次的哪些人、什么车去接、由谁负责等，发给有关人员按表抓落实。

(二)会间服务阶段。会议从报到之日起。会议召开期间要根据实际需要，做好以下8项工作。

1、组织好会议报到。

提前安排接站人员和车辆，及时去机场、车站迎候，把参加会议的人员接往会议住处。确定专人，在开会通知指定的报到地点和报到时间内坚守岗位，保证自行到会的人员及时得到安排。对一些临时情况，如与会人员所带司机或亲属朋友等需安排食宿的，报到处要及时掌握，并向上级汇报，得到指示之后妥善安排。

2、会场组织工作。

每次举行全体或分组会议时，会务工作人员都要提前进入会场，首先检查会场设置和设备，然后协助会议主持人做好下列工作：组织与会人员入场、就座；清点并报告到会人数，掌握和随时通知有关人员调控会场音响、温度、照明等；督促服务人员及时送水、倒水；组织会间休息和散会退场；做好其他特殊情况的应急处理，保证大会有条不紊地顺利进行。如会议临时动议需要调整议程，增减议题，扩大或缩小与会人员范围等，也需要随时进行调度，作出适当安排。

3、会议主持词的撰写。

主持词有时由材料组负责，有时由会务组负责。即使由材料组负责，会务工作人员也要及时了解掌握。会议安排的变动、学习讨论的重点、传达贯彻的意见等，一般是通过首长的会议主持词来公布和明确的。尤其是会议进行选举或表决等事项，会议主持词实际等于会议的“脚本”，会务工作人员必须熟悉主持词，才能协助主持人顺利完成会议预定议程。

4、做好会议记录。

要确定专人做好会议记录，包括全体会议记录和分组讨论情况汇报会记录。全体会议记录的要求是：没有印发材料的要分别依据重要程度做详细记录或摘记大意与要点；已印发材料的，要着重记录讲话人作出发挥、增补或解释的地方，作为已印发材料的补充留存。重要报告、讲话要录音、录像。领导人的即席讲话，重要的也要录音，以便事后按录音整理出讲话稿。会议记录要使用专用的会议记录本，力求真实、准确、完整，不遗漏主要观点，不改变讲话原意，有争议之处也要照实记录，客观地反映会议的内容和进程，为日后查考提供依据。

5、现场参观组织工作。

事先要派员察看现场，与被参观单位商定现场会开法和参观路线，提前做好各项准备。现场距离较远、需乘坐车辆时，要按组定车、编排车号、做好乘车组织工作和行车安全保卫工作。参观时，会务工作人员要分工把口，加强联络协调，统一指挥调度，维持好参观秩序。

6、会议简报编印工作。

有的会议为使领导成员与参加会议的人员之间和各组之间能互通情报，交流情况，给领导主持和指导会议提供依据和参考，要编印会议简报，由材料组或会务组编印分发。编印简报的一般要求是：标题要醒目，内容要精炼，篇幅要简短，印发要及时。

7、会议材料回收工作。

会议印发的属于保密范围的文件材料，在会议结束前应予以回收，以防发生失泄密事故。对因特殊情况而缺交、漏交的，会后仍要跟踪回收，不留死角。尤其对新闻单位或其他临时赴会借阅文件的人员，发文时一定要登记和交代清楚，他们离会时及时回收。

8、做好与会人员的返程服务工作。

会务组应在会议结束前知悉返程需要住宿安排的人数，早作安排。需乘火车的，要提前2至3天征询车次，是否需要预购车票，并分别按乘车时间编组，做好送站安排等。在这项工作中，最关键的是抓好安全，应在会议结束时，通过主持会议的领导强调返程安全问题，严格不开夜车、不开快车等规定。

(三)会议善后阶段。会议结束，会务工作不能同时结束，还要继续做好会议的善后工作。会议善后工作主要有以下4项：

1、做好财务结算。

会议结束后，会务组要及时与酒店有关人员一起，核算住房、伙食等费用，并尽快结算外围账目。对凡属已列入会议预算或预算外开支应纳入会议报销的经费，都要作出处置，不要有遗留的问题。

2、做好会务工作总结。

会务工作基本完成后，大会秘书处应及时召集全体会务工作人员进行总结，肯定成绩，指出问题，找出经验教训，并对表现好的人员进行表扬。

3、会议文件材料的合订留存。

会议形成的一切文件材料，包括主持词和发言记录等，在会间都要注意收集，会后要系统排列，装订成册，留作资料，一般应装2至3套，一套留存，其他可作为借阅资料。

4、会务用品的归还和整理。

每次会议结束后，对一些常用的会议用品，借来的应立即归还，自置的应加以整理，以便下次再借或再用。

篇2：企业会务工作安排流程

1.会务工作总体思路

（1）任务分解。将会务工作分解为各专项任务，明确分工并保证质量。（2）责任到人。每项任务均有专人负责。

（3）周密计划。每项任务均需制定周密的工作计划。（4）逐项落实。计划的每个环节、步骤均需严格落实。2.会前准备

（1）成立会务组 ① 会务组组长：总体负责 ② 萎靡材料小组：负责组织、手机、整理、编印会议材料，会议记录（及录音录像）、会议纪要与总结起草。③ 后勤保障小组：负责会议的后勤保障事宜。④ 任务分解后，形成《会务工作分派表》，相关责任人签字。（2）明确会议概况

全体会务人员应明确会议概况，了解以下基本内容： ① 会议主题 ② 级别与规模 ③ 参会人员（与会人员的单位、职务）④ 会期余日程安排（会议日期、时间、议程、活动安排等）⑤ 根据会议概况，按集团本部有关标准预算会议经费，签报集团本部分管领导批准

（3）选定会议场所 ① 责任人：后勤保障小组 ② 责任：联系几家宾馆（先前做好有一些基本了解），实地考察、比较。应调查的项目包括：价格（客房、会场及其他服务项目的价位）；设施（客房、会议室、休闲设施、环境等）；交通（便利与否）；当期有无接待能力。③ 综合比较后按优质低价原则选取一家，签报集团本部分管领导批准。集团本部分管领导批准后，立即完成以下工作：与宾馆确认个主要服务项目的收费标准与折扣；根据会议预算领取支票。（4）下发会议通知、登陆代表名单 ① 责任人：文秘材料小组 ② 责任。在落实以上各项工作后，起草会议通知、报集团本部分管领导批准后下发各参会单位。通知内容应包括：会议主题、参会人员、会期安排、会议地点与联系电话、会务组联系人与联系电话、报到日期、有关事项（如要求自带有关资料、物品等）、会议回执、会址交通导引等。③ 会议通知以传真、电子邮件、元件邮寄等方式传达给各参会人员。

会议通知下发后，会务组联系人负责按会议回执登录报名情况，形成《会议代表登记表》，制作会议名册。登录内容应包括：单位、姓名、职务、性别、民族、到达航班与到达时间、是否要求接站等。

登录工作应尽早完成，并在此基础上编制《接站安排表》。（5）准备会议材料、用品 ① 责任人：两组分工协作 ② 材料内容。会议材料由材料文秘小组负责整理、印制。除正式会议材料外，还应包括：会议代表名单（附房间号）、日程安排、各项活动地点及注意事项等。③ 会议用品。会议用品由后勤保障小组负责，应准备的会议用品包括：与会领导桌签（可由宾馆代为制作）；参会代表证（可由宾馆代为制作）；会场条幅（可由宾馆代为制作）；文件袋、笔记本、笔；录音机、照相机、摄影机；打印机及纸张、投影仪（根据需要）；花卉、水果及方便食品（可由宾馆准备，或自行购置、分发）；药箱（备常用药品）等。（6）餐饮安排 ① 责任人：根据情况具体落实 ② 责任：与宾馆紧密协调、现场核查，尽早落实以下工作：就餐地点、就餐时间、席位安排。（7）会场安排 ① 责任人：根据情况具体安排 ② 责任：与宾馆紧密协调、现场核查，尽早落实会议室、领导临时休息室。③ 会场布局包括：作词安排、花卉摆设、话筒音响、灯光、摄影、摄像负责人。

（8）文体活动安排 ① 根据实际情况和需要细化内容（9）房间安排 ① 责任人：后勤保障小组 ② 责任：在确定了参会代表名单之后，即在宾馆订房、安排房间。3.会中服务（1）接站（2）签到

①在正式报到前日，应完成以下工作：将分装好的会议材料的文件袋运送至宾馆；统一领取代表餐劵并分装至文件袋；统一领取代表房间；在房门上粘贴印有代表姓名的纸张；花卉、水果等分发到各房间；准备好签到簿、订票登记单等待用。③ 到工作包括以下环节：在宾馆门厅悬挂欢迎条幅（或设置欢迎引领标牌）；在宾馆门厅设置签到处、专人负责签到。4.会后收尾

篇3：企业会务工作安排流程

一、注重接待准备, 做到各方面成竹在胸

要做好会议的接待工作, 最重要的是要将准备工作做“细”, 做“特”, 做到各方面成竹在胸。因为, 准备工作越充分、越周全, 接待过程就会越顺利, 也就会为后续工作奠定良好的基础。如何做到各方面成竹在胸?主要是做好四方面的工作:

一是信息沟通要“细”。通常在接到会议接待信息后, 要详细了解来宾的状况, 这里主要包括会议来宾的意愿、交通工具、抵离时间、人数、年龄、性别、民族、联系方式、饮食禁忌、生活习惯、日程安排及兴趣爱好等情况。同时也要了解清楚来宾的职务级别, 便于合理的安排接待规格。只有对来宾各方面的情况充分掌握了, 才能做出一份具有指导性又富有特色的接待方案。在这一环节特别要提出的是在做信息沟通的过程中, 要对来宾的健康状况特别予以关注, 这是体现关注细节, 尊重来宾, 打动来宾的重要环节。如:在菜肴安排和酒水准备时就要符合绿色、健康的理念和标准, 避免出现来宾忌口的菜肴, 满足来宾需求, 让宾主双方在宴请过程中始终能情绪饱满、气氛和谐。

二是应变能力要“强”。在考虑工作安排时要未雨绸缪, 对各种突发意外情况做出事先安排。如:本次接待中, 会议报到前一日北方遭遇暴雪侵袭, 航班大面积延误, 接站时间表彻底打乱, 表现为“三多三难”:“突发事件多, 计划实施难;航班变动多, 信息收集难;单班人数多, 统一接送难。”我们事前设置了接送站AB角对晚点航班、提前航班、无时间航班、高峰期多个集中航班的等计划外情况做到应急性处理, 实施必要时一个航班2人同时参与接送机的应急方案。正是事前周密的安排、明确的分工和工作人员较强的应变能力加之无私的奉献精神, 使接送站工作做到的忙而有序、有条不紊、无一差错, 受到了会议代表的广泛好评。

三是接待方案要“特”。在制定接待方案的时, 各个细节都要缜密推敲、周全考虑, 我们的宗旨是方案必须体现出“六个要”即:迎送方式要得体, 入住安排要舒适, 会议走访日程安排要合理, 宴请形式要雅致, 接待费用开支要实际, 考察线路设计要新颖。同时接待方案里一定还要有体现有创意和特色的策划, 让来宾时时刻刻在接待工作中感受到基层央行的文化特色和地方多民族文化的魅力。如:根据接待工作的需要, 我们对欢迎牌、接站牌、欢迎卡、席位牌等接待用品进行了统一设计, 既融合了央行文化的相关元素, 又充分利用了云南多民族文化的深厚底蕴, 富有特色又有新意, 色系明亮、喜庆, 在每一次的会议接待活动中都成为了一大特色, 不仅给来宾留下了深刻的印象, 也为昆明中支树立了形象赢得了赞誉。只有通过了周密考虑、精心策划的接待方案才能成为参与接待的部门和相关人员的工作指南和行为准则。

四是准备工作要“实”。根据接待方案要求, 在客人抵达前, 应提早做好对接待人员的工作交底和任务布置, 并对各项准备工作认真组织实施, 其中包括:对接待用车、办公场所、会议场所、入住酒店、接待行程以及会议资料等环节。这一环节的工作是接待准备阶段最关键的部分, 是迎客准备的最后阶段, 也是最为容易出现疏漏的环节, 因此在各项工作就绪后, 还要做到进一步逐项检查落实, 发现问题, 及时改进, 确保接待的圆满。如:在本次接待时, 因接待人员多、规格高、要求严, 我们丝毫不敢懈怠, 增派人手加大检查力度, 每个房间每个环节一丝不苟, 对检查中发现的问题及时进行了改进和完善, 有效地保障了会议接待工作的质量。

二、注重过程服务, 确保周到缜密

来宾到达后的会议接待工作, 是整个接待过程的中心环节。在这个过程中, 一定要把握“规范、精细、特色”的原则, 接待人员不仅要根据接待方案的要求一丝不苟的组织实施, 还要在接待过程中根据具体情况随时进行调整和跟进服务。让来宾始终感受到昆明中支独具一格, 如沐春风的接待风格。

在会议接待活动期间, 通常要做好三方面的工作:一是接待流程和礼仪要规范。主要体现在迎送、会议、宴请三个环节中, 如:在来宾抵离时发送欢迎、欢送短信时间要适时准确等细节;二是细节服务要精准。主要是反映在会议接待期间各环节的服务衔接是否顺畅。如:从机场接到来宾, 工作人员就要及时通知酒店打开房门和空调等环节, 做到一环扣一环, 井然有序;三是文化特色要显现。会议接待工作是展示昆明中支形象的“窗口”, 接待人员也是昆明中支的“形象大使”, 接待工作的水平和接待人员良好的素质, 会给来宾留下难忘的印象。

三、注重持续改进, 追求精益求精

每一次的会议接待工作结束后, 工作人员要对接待工作进行认真梳理总结, 在肯定成绩的基础上, 找出差距, 持续改进, 不断提高接待工作的水平和品质。比如在制订方案时统一了运用模板、统一了汇报版式、接待礼仪人员的礼仪培训, 欢迎条幅的标语内容等等。目前, 昆明中支对接待工作进行了归口、统一管理, 同时建立各部门接待人员储备并强化培训以便根据任务要求和来宾状况随时调用, 保证做到“召之即来, 来之能战”, 规范了《昆明中支接待工作流程》, 接待工作在不断的细化、优化过程中逐步实现了规范化、程序化、特色化。

篇4：企业会务工作安排流程

关键词：会务工作 全面统筹 细节兼顾

会议活动是各级行政部门推动工作的重要载体，是现代社会生活、政治生活、经济生活中的一种经常地广泛的活动形式。在我国，会议已经成为党和国家机关、企事业单位实行集体领导的基本方法之一，已成为各级党政机关、企事业单位日常工作的一种重要方式，在宣传、贯彻、执行党和国家路线、方针、政策，统一思想、提高认识、进行决策、布置工作、调查研究、交流经验、统筹协调、纠正失误、解决问题等方面都有重要的作用。

会务工作琐碎繁杂，大到会议文字资料的准备，小到茶杯的放置，每一步都要做好，否则就会出现失误。所以，会务工作不仅要统筹兼顾，还有注意细节。

1 筹“长远”与顾“短期”

从长期来看，每年的会议活动都有周期性和规律性。短期来看，每月或每周的会议活动都会根据实际情况而不同。长期筹谋不完备，全年工作无中心；短期安排不细致，当前工作难安排。所以，全面的统筹，又要细节的兼顾，把精心拟制长期计划和详尽制定短期安排相结合，才能提前摆布各种工作资源，部署工作力量，使会务活动服务工作早计划、早准备、早安排。

做好年度计划。思路要清晰，计划要周全，重点要突出，准备要提前，既要考虑到每年例行举行的会议活动或者特定年份举行的会议活动，还要结合行政单位的实际，充分谋划年度举行的会议活动，按顺序拟制全年会议活动计划。

做好每月预计划。重在汇总信息、预排计划，落实责任，突出主要工作和重点任务。重在细化完善、查漏补缺、精准执行，明确各项会议活动的时间、地点、人员、内容、场地布置、着装要求、新闻报道等具体事项，严格落实经过领导审批同意的方案，形成要素齐全，可操作的执行安排。

2 安排好“大”与“小”的关系

会议活动服务工作从战略和宏观层面要谋大局、谋大事，在执行和具体操作要议小事、虑细节。谋好大事，方向正确、目标明确、定位准确，才能有超前性和预见性。议好小事，基础扎实、信息详实、内容丰富，才能具有操作性和实效性。

谋大事，要围绕中心、服务大局、从战略和全局的角度谋划会议活动，努力与领导同位、同向、同步思考问题，真正做到从大局出发、以大局为重、为大局服务。就企业而论，企业的战略发展目标，工作的重点任务，企业的价值取向等都是企业的大局、大事，这是我们服务的重点。

细节决定成败。议小事，从细小的基础工作做起，积累大量的基础信息、背景资料，把会议活动的方方面面的细节、节点了解清楚。比如做好《会议指南》，告知参加人员、会议地点、会议时间，并告知会议议程、会议主旨，使参会人员有目的的参与、准备发言。

3 统一管理， 分别行动

会务服务工作琐碎，繁忙，统一不起来，就是一盘散沙、各行其是、各走其道，组织不好，领导就会应付各种小事物，不能集中精力抓大事、议大事。具体工作任务分不出去，相关单位、部门、人员的责任就不落实，就会出现“会上任务分不清，会下责任扯不清”的情况。比如在企业会务工作中，每个相关科室、相关个人都有具体任务，每个人都有自己的具体责任，就不会出现扯不清，理还乱的状况。

任务分出去，需要科学合理分解任务，把会务活动服务工作细化、量化、实化，这样可以提高执行力，使工作有条不紊。比如在企业会务工作中，组织者应该对本企业的生产流程有所了解，并对每个关键点略通一二，这样在落实工作中，就会合理、有效，提高工作效率。

分别行动，还要统一管理，还要“统”起来，在会议筹备期，分工到人，责任明确，会议期间，还要把各项工作统一起来，统一领导，统一调配，这样才能有条不紊。

4 能当“主”角，甘当“配”角

任何一场会务活动都有牵头单位和配合单位，就要求处理好“主”与“次”的关系，也就是当好主角和配角的关系。该当主角当配角，会群龙无首、秩序混乱，出现无指挥、缺位漏位的问题；该当配角当主角，会大包大揽、越俎代庖，出现混乱指挥甚至是费力不讨好的情况。当好主角，就要当好牵头单位，做到统揽不包揽，到位不缺位。比如在企业中，行政工作会议就以行政办公室为主要牵头单位，这时就需要行政办公室唱好“主角”，做好统揽工作，对配合单位，分配到位、执行到位、落实到位，让配合单位明确自己的职责，做好配合工作。

当好配角，就是积极配合牵头单位，做到到位不越位，帮忙不添乱。对其他单位牵头的会议活动，必须服从安排，都要尽力做好。比如在企业中，党委工作会议，行政办公室就是配合单位，在工作中不能因为自己是配角，就应付了事，而应该积极主动，做好每一件事，哪怕是会议接待、现场布置这样的小事，都做得尽善尽美。也不因为是配角，就越位指挥，把工作程序弄乱。

5 要热情服务，冷处理分歧

在统筹会议活动中要热情搞好服务，在协调处理分歧时要保持冷静。服务不热情，统筹效率会大打折扣。处理分歧不冷静，协调工作会出现“拥堵现象”。冷热之间掌握好度、把握好平衡，体现的是思想境界，工作气度，统一协调。

会议活动有大量琐碎、繁杂的事务性协调工作，有些是对上级单位和同级单位，但更多的是对下级单位，不论在哪一级，都要做到热情服务、真诚相待，尤其是对下级单位要做到相互尊重共事、相互商量办事，以情感人、将心换心，争取到最大支持。如果颐指气使，高高在上，就会受到怠慢与应付，大大降低工作效率。

一场会议活动，往往涉及多个单位和部门，相互之间掌握的信息量和思考问题的角度不同，难免产生分歧。在协调处理这些问题时，不能主观臆断、偏听偏信，要全面分析产生的原因，要保持冷静、换位思考，找出双方的分歧点，找准结合点，找到解决问题的最佳方法，才能做好“润滑油”和“粘合剂”。比如在基层举办会议活动，必须加强前期沟通和协商，将事情的细节等工作告知对方，可以避免在实际操作中出现的诸多问题。endprint

6 在“稳”中求快，在“快”中求稳

日常性的会议活动，有充分的准备时间，要严格规范、精益求精、稳中求快。紧急性的会议活动，实效性强，要抓住关键、快速反应、快中求稳。稳体现的是责任意识和敬业精神，快体现的是能力素质、经验积累。

日常性的会议活动任务重，服务关键在稳，要坚持高度负责的工作作风，认真细致、小心谨慎、精益求精，做到考虑问题思维缜密，办事程序规范周密，提供信息准确严密，保证会议活动万无一失。比如在企业的职工（会员）会议代表大会，每年度一次，参加人员多，审议事项多，任务重，要提前筹谋好每一个事项，人员通知、座次安排、摄影摄像、灯光音响、新闻报道，都要提前做好准备，并逐一落实到人，并逐项检查，确保每个细节不出问题，让参加的会务服务人员细致了解自己的负责事项。

紧急性会议活动突发性强，服务工作关键在快，要反应灵敏、机动灵活，在最短时间内领会领导意图，抓住关键内容，找到时间弹性系数最小的节点，合力配合工作力量，密切配合、分步实施。快速反应，靠的是平常的“稳”，有一套应急措施，平时积累的各种材料，训练有素的会务服务人员，经常检查的设备设施。

7 处理好通力合作与分工协作的关系

会务工作不是一个人两个人就能完成的。会议文字资料有专人负责，会务后勤保障另有人负责，还有摄影、摄像、安全保卫都有专人负责，也有一人兼顾的情况。而这些工作需要各行其是，又必须通力合作才能完成好。

通力合作要求会务工作人员劲往一处使，心往一处想，互相提醒、互相帮助，如有疏漏，及时互相提示，不然，一盘散沙般，互不沟通、互相敷衍，必然造成整个工作完成不好，甚至出现失误。

8 总结

会务服务工作琐碎繁杂，既需要全面统筹，还要兼顾细节，既要总览全局，还要把握到位，这就要求会务工作者有较高的素质，能做到在重任面前不退缩，具有前瞻性和战略视野，有良好的沟通能力和协调能力，具有良好的学习能力和组织能力，具有服务意识和应变能力，具有团队意识和专业知识，才能把会务工作做好，做扎实，做完美。

参考文献：

[1]王德祥.浅论高校办公室的协调工作[J].秘书之友，1997（07）.

[2]张乐弟.高校办公室的管理研究与思考[J].现代商业，2009（06）.

篇5：企业会务工作安排流程

一、会前

1.1 须确定的相关情况：

1.1.1 确定会议主题。

1.1.2 确定主办部门。

1.1.3 确定会议主持。

1.1.4 确定会议记要人员。

1.1.5 确定与会人员：通知发言人员准备发言稿及发言时间，会前一天进

行发言稿审核修改；发言人员的着装要求。

1.1.6 会议通知：提前2天通知（年会等重要会议须提前一周）；方式：

邮件通知、口头通知（重要会议增加使用手机短信通知）。

1.1.7 确定会议流程及会议用时。

1.1.8 会前一天进行发言排练以及音箱、投影仪测试。

1.1.9 确定会议需要的物品：茶水、瓜果等

1.1.10 确定会议音响和投影仪等设备的控制。

1.2 会前排练：注意每个环节配合以及音响和投影仪等设备的检查。

1.3 会场布置：根据会议主题内容营造的氛围布置，增加条幅等明显突出

会议主题或内容。

二、会议中：（具体流程须注意问题）

2.1重视来宾：应有来宾参与环节。

1.2重视员工发言：（优秀员工发言或者积极员工发言）。

2.3适当增加台上台下互动内容。

2.4总经理发言应设置为重要环节。

2.5会议各模块之间衔接，主持人应平滑过度。

2.6会议总结：重量级人物做会议总结（例如：总经理）。

三、会后工作：

3.1 会场打扫。

3.2 会场布置物品清理。

篇6：会务组织流程和注意事项

1、与参会各方联络人沟通确定好参会人员数量、名称、职务（可以侧面了解）、到达时间、到达车次（航班）、住宿标准、是否需要帮预定宾馆等信息；

2、根据会议性质准备会议汇报资料，最好做成PPT形式介绍

 项目启动会（开工会）一般准备资料内容如下：项目概况、项目目前执行情况、组建的项目组织机构/人员介绍、项目执行计划、质量保证措施等，介绍内容中穿插一些项目相关照片或类似项目实施照片。

 项目制造开工会一般准备资料内容如下：项目概况、项目目前执行情况、项目后续执行计划、质量保证措施等，介绍内容中穿插一些项目相关照片或类似项目实施照片。

专题资料如：批准的质量计划、制造程序文件、设备制造图、主要设备原材料及质量资料等资料、材料（可根据业主相关要求进行准备）。

 设计联络会一般讨论设计存在问题，确定设计过程中存在分歧，主要是设计人员准备资料，开会前提前组织召开内部专题会，商讨设计联络会上商讨的设计问题交流原则及交流目标，邀请公司领导参加。

 专题会一般准备资料内容如下：专题会召开背景/项目概况、项目目前执行情况、讨论问题等

3、会议内部准备会召开。会议召开前3-5天组织召开相关会议准备会，邀请各实施部门部长、相关人员（市场部、设计部、系控部、质量部、设备集成中心）及分管领导参加，内部准备会议召开主要内容如下：

 通报会议召开时间、参加人员（如会议召开时间和参会人员不能准确确定可以会后再通知）；  我公司各实施部门和公司领导参会人员确定、各部门会议准备工作分工：

工程管理部准备项目汇报资料、接待工作（与市场部配合）如进行酒店、宾馆预定，客人接站、会议室布置；

市场部准备礼品、配合工程管理部进行酒店、宾馆预定，客人接站、会议室布置； 设计部、系控部和质量部准备设计、质保方面交流资料（如有）。 会议注意事项提醒。

4、根据了解参会人员到站信息，住宿要求，申请车辆，预定宾馆和酒店。

 车辆申请注意事项：根据参会人数及我公司陪同人员人数，合理申请车辆；车辆申请时间要涵盖整个会议期间包括接站、送站时间；用车与办公室沟通好，记住司机联系方式。

 宾馆预定注意事项：根据参会客人级别安排宾馆（可与市场部商量），如无特殊要求尽量一人一标间，参会人员尽量安排一家宾馆，住宿标准按照客人标准上限安排，尽量不要超客人住宿标准，如参会人员住宿标准不一样部分客人住宿超标准，超出部分可以代为支付（与宾馆前台交代好，并私下与超标参会人员说明）。

 酒店预定注意事项：酒店预定尽量在公司协议酒店内选择；根据就餐人数提前1-2天与酒店预定好包间。一般中午安排在公司接待，需提前1-2天与办公室做好预定并点好餐单；晚餐酒店安排尽量不要重复。点菜根据就餐人员数量合理点菜，冷盘、素菜、荤菜合理搭配。公司就餐陪同人员要提前通知，一般公司陪同人员1-2人（根据客人数量而定）。

5、会议室安排。提前与办公室预定会议室，根据会议情况制作水牌（将水牌内容提交办公室由办公室负责公司大厅播放）、横幅（可以将内容做成幻灯片，开会时打在幻灯片上）、座牌、鲜花（根据会议重要程度确定）、水果（2-3种水果）、记录本、笔、公司介绍样本、矿泉水。

6、礼品、酒水准备。根据参会人员情况与市场部商定提前准备赠送的礼品；根据会议召开天数，合理申请酒水（红酒、白酒）、烟。

7、其它。如参会人员有游玩意向，提前安排游玩景点及陪同人员。

篇7：中小企业节会务总结

第五届中国中小企业节于11月5日-6日在四川省成都市举行，本次会议在李会长的指导下，在全协会各个部门员工的共同努力下，在成都市人民政府，市经信委、博览局、投促委等部门的大力支持下取得了圆满成功，得到了与会代表的一致好评。本次会议一共邀请到了赞助单位、各部委领导，协会直属会员企业，各省市中小企业主管部门领导，协会负责人总计？人参会，会员部主要负责本次中小节的会务工作以及第二次会员代表大会暨第二届理事会第一次会议的相关工作，在协会各个部门的配合和成都方面的支持下，圆满完成了协会领导会前交办的各项任务，现就本届中小企业节的会务工作总结如下：

优点：

1、分工明确，责任到人。

首先从会员部内部来看，中小节之前，会员部多次召开内部会议对会务工作进行了明确的分工并进行了详细的划分，由部门主任马彬负责全局协调工作，周晟安负责理事会以及开幕式的工作，王翔负责中小节代表的会议报到、宾馆食宿，张浩然负责车辆调配并负责协助周晟安、王翔完成相关工作。中小企业节期间会员部严格按照会前分工，各司其职、责任到人、有条不紊地推进工作。从外部来看，根据会员部的人员分工，成都方面也对应地进行了调配，很好地杜绝了前几届中小企业节多头联系、分工混乱的现象。不仅提高了工作开展的效率，同时也很好地锻炼几位年轻的同志。

2、人性化短信提示

本届中小企业节从11月3日会前报到的温馨提示，到11月7日会议代表离会的欢送短信，会员部利用部门的短信平台在节日期间及时地向代表传达会议的各项信息，提示代表每个会议的时间和地点，人性化的做法使代表倍感温馨。

3、团结协作

建议与下一步工作：

1、本届中小企业节由于会议的日程安排，理事会调整到了报到当天下午的4点举行。虽然会员部在发出邀请函之后就开始通知会员企业和地方中小企业主管部门、协会负责人，强调了本次理事会是协会的换届大会，要求在11月4日下午4点之前到达入住酒店，但是由于许多客观的因素（航班延误、偏远地区航班偏少）等导致了理事会到场率严重不足。建议在以后的中小节上，在报道后的第二日再举行活动，保证代表的到场率。

2、将本次中小节和理事会的各项材料进行归拢，包括会长讲话、蓝皮书、理事会材料、照片等邮寄给未能出席本次会议的理事以上会员。

3、对参会企业进行电话回访，了解企业代表对于本届中小节内容、形式、会务的感受，搜集代表们的建议和意见；对案例企业和非会员企业回访的同时，征求入会意向，争取发展成为协会的直属会员。

篇8：企业会务工作安排流程

关键词：会议；活动；办活动；企业；秘书；会务课程

C931.46-4

会议是国家机关、企事业单位常采用的有组织、有领导地聚集起来商议事项、交流和协商问题的活动，是解决各种问题的有效方式。因此，会务工作成了秘书办公室工作的核心内容。《秘书国家职业标准》对各个等级秘书的会务工作都提出了明确的要求，并将“办会”列入秘书技能考核的核心，各大职业院校文秘专业也都将会务课程纳入专业核心课程。

一、秘书会务课程开设的目的和意义

秘书会务课程的开设主要是为了让学生熟悉会议的基本流程，掌握会前筹备、会中服务和会议善后工作，中级的秘书，要求能够协助完成会务的组织和策划。《标准》对各个等级秘书的会务工作的要求是从会前、会中、会后进行规定的，这样一来，会务课程表面上看只需要基于工作过程的简单操作。但其实在一场会议当中，除了办会的技能，还需要掌握礼仪、办公事务管理、档案管理、文书写作等多方面的知识，所以说，秘书会务课程是一门综合性较强的学科。同时，一场会议，往往不只是单纯的开会，还包括在会议中的各种活动。因此基于秘书工作对会务工作的全面了解以及秘书职业的可持续发展，往往都要求学生能够了解会务工作的全过程，甚至能够独立承担会务的组织和策划工作。

二、当前秘书会务课程开设情况

就目前而言，大多数院校的秘书会务课程的开设还是基于流程的，即使是项目化教学，也是基于过程的项目，也就是说，会议过程结束，会务课程就结束了。我们不否定这种课程设置的合理性，但仅仅于此，学生便不能对会务工作进行全局的把控。为弥补传统会务课程开设的缺陷，基于秘书办会技能是一项综合的艺术，办会不再是办会，而是“办活动”，因此，本文提出了以“活动”为中心的会务课程设计构想。

三、以“活动”为中心的会务课程设计构想

1.“活动”的含义及种类

活动是指为了某种目的而展开的动作总和。从会议的定义中提取出的主干是“会议是活动”，那么会议是怎样一种活动呢？是一种有组织，有目的的活动，如果针对企业，即我们所说的商务活动。商务活动是指企业为实现生产经营目的而从事的各类有关资源、知识、信息交易等活动的总称，也就是说企业秘书面对的活动主要是商务活动。企业商务活动的种类很多，如下图所示：

2.“活动”的选择

在玲琅满目的活动面前，针对企业秘书办会能力提升的目的，在有限的课堂范围内，我们应该如何选择呢？

对于不同企业的秘书，对其办会能力的要求是不一样的，所以我们可以按照大、中、小企业秘书的不同要求进行项目的设计。据计算机信息技术网统计，目前中国的中小企业近2600万家，占全国企业总数的97%，因此，这些项目活动的选择又应以中小企业为主。这些活动包括行政办公例会、座谈会、年会、新闻发布会等，较为复杂的活动可以设置不同的任务，如年会可以设置庆典、总结表彰、商务宴请、商务旅行等任务；新闻发布会可以设置危机突发事件处理、新产品发布等。我们可以按照难易程度，进行递进式的练习。

3.“活动”贯通课程的方式和实施

会务课程的“活动”教学不再是片段式的教学，而是将整场会议的各种安排整合在一起，形成完整的活动，而将各个活动贯通于整个课程中。在实施上，大致可以按照企业模式来操作。

（1）成立企业

首先是将学生分为几个小组，人数上可以是6人左右，这个人数刚好可以成立为一个企业的核心部门，每一个部门各司其职。他们成立成为一个公司，然后定下各自公司的名称、性质、规模，每位成员根据个人所长，以办会工作的需求，担任不同的职务，负责不同的工作。

（2）选定项目

项目的选定有大的前提，由教师进行规定，但这种规定是比较宽泛的，优点在于各个“企业”在操作的时候有充分的发挥空间。上课只需提要求，其他任由学生自我创新，每个“企业”可以呈现不同的风采，我们的任务内容要求如下表。

（3）项目的实施

本着以学生为中心的教育理念，项目的实施过程是完全交由学生完成的，教师只是起辅助作用，其过程大致是：

首先，小组对项目进行分析，从理论层面理清楚这个项目的含义、特点、一般流程、注意事项，以及与其他类型会议的区别，最后形成一个PPT进行汇报，教师再加以更正和补充，这样就避免了教师讲授的枯燥。且每个小组自主学习，结合各自企业的实际情况讲解，增添了其学习的积极性和讲解的趣味性。

第二，每个小组结合任务要求，拟写出策划方案。每个小组需要自主学习会议策划方案的写作方法，根据会前、会中、会后的工作过程把整个流程写清楚。这一部分任务的完成，要求学生能够熟悉办会的流程，把握时间安排、人员安排、餐饮住宿安排、车辆调配、接待、会场布置、会议现场服务等繁杂的工作，总体要求必须具备可操作性。

第三，讲解策划方案内容，将策划方案的内容付诸实践，先进行小组练习，再进行展示。

第四，针对知识讲解、方案、演练进行评价，提出改进意见。

（4）项目的评价

项目的评价主要从策划方案的完整性和可操作性、任务演练的完整有序性和创新性、成果汇报的清晰性和思维缜密性、分工的明确性和团队合作的紧密性几个方面进行评价。评价的方式主要采取学生自评、学生互评、教师评价三个方面，比例为2：3：5。考核特点在于情景模拟，突出过程；小组实践，团队协作；全员参与，自主评价。

4.“活动”教学的优势

“活动”教学将整个过程融会贯通，让学生对会务活动有较为整体的了解，解决了仅以过程为中心的课程设计单一的缺陷。“活动”教学对学生的综合素养提升有较为明显的作用，与培养综合型人才的目标相契合。同时，“活动”教学提高了学生的参与度，增强了其动手能力，真正做到让学生思考、让学生说、让学生写、让学生做、让学生评，符合以学生为中心的教育理念。

四、关于“活动”教学的思考

秘书会務课程中采用“活动”教学具有连贯性，但也把所有的实践教学集中在了教室、实训室。关于承接校内各种会议和活动，也是可以选择的，但是学生的全员参与性受到了限制。如果选择校企合作单位实践，一般也只是观摩，只能作为阶段性的学习，无法全程参与其中。毕竟，秘书办会也不可能像技术型专业开展“校中厂”或者师徒制。所以，如何将秘书会务课程的“活动”教学开展的接地气，开展的更加符合企业的要求确实是一个难题。

参考文献

[1]向阳主编.会议策划与组织[M].重庆：重庆大学出版社，2012

[2]张丽.循环递进模式在《会务组织》项目课程开发中的创新设计[J].教育教学研究，2010（6）

[3]梁贝妮.职业导向的高职文秘专业课程实践体系初探[J].湖北成人教育学院学报.2015（4）

[4]张露.浅谈秘书对会务组织工作的管理[J].考试.2011（10）

作者简介：

篇9：会务协调工作与安排

1.会议组织工作头绪繁杂，环节较多；每个环节之间互相关联、互相影响，一个环节出了问题就要影响下一个环节甚至整个会议。因此很讲究总体协调与安排，必须建立一套有效的指挥调度系统，并且明确岗位责任。必要时应列出详细的任务分工表，人手一份，以备检查和落实，及时协调解决问题。如文稿起草、会务组织、会场布置、文艺演出、来宾接待、生活服务、安全保卫、交通疏导、医疗急救、电力保障等。工作人员不仅要熟记本岗职责，还要对整个会议通盘了解，胸有全局，发现问题及时通气汇报，互相补台，共同唱好一台戏。会议的领导者要瞻前顾后，把会议所涉及到的问题想全、想细、想具体，想到万一。

2.会务工作的总体协调分为内部协调和外部协调，内部协调又分为纵向协调和横向协调、动态协调和静态协调。就具体协调而言，在会前准备阶段，会议的领导者和会务部门在会议时间的安排上，要考虑到准备工作的时间是否充裕，不充裕就要考虑推后召开。同时要注意具体会议时间(包括会中的分组会以及大会中的其他会议)的确立、时间长短是否有益于与会者到会、认真听会和会会之间的衔接等等。对于会议地点的安排，除了要考虑环境好坏、大小、桌、椅是否够用等条件外，还要考虑会中小会和分组讨论会的地点(会场)安排与协调。对于与会人员的协调，主要是考虑好与会人员的代表性、典型性问题。关于议题的合理安排与协调也很重要，这上问题将有专门论述，这里从略。作为会议领导者和会务部门在会前准备中还要注意各专业方面的协调与配合，注意与会外供电、供水等有关部门的外部协调。在会议进行过程中，会议领导者和会务部门尤其要做好协调工作要实行集中领导，做到统一安排、统一部署、统一指挥、统一行动。要求各部门既要做好安排内的工作，又要有全局观念，注意与相关工作和全局工作的衔接和配合。会议领导者要多查多看多想，及时发现问题，随机应变，妥善协调矛盾，化解问题，确保会议按照议程顺利进行。作为会务人员，必须坚决服从领导，听从指挥。不得自作主张，各行其事。要把自己的工作目标和会议的目标统一起来。要把会中服务工作看成是既有分工、又有互相联系、互相制约、互相依存，并且处于运动状态的有机统一体。既要清楚自己在会中担负的职责，又要了解会议服务的总体要求，既要相对独立地进行工作，各负其责，又要密切协作，主动配合，步调一致地进行工作，以便充分发挥整个会中服务系统的作用。

篇10：分组式会务工作安排

一、会务负责团队：

接到会议通知后，办公室应根据会议的出席人数、与会人员情况及会议规格成立会务负责团队，确定总负责人、会议策划组、会议后勤组、会场布局组、会场服务组、电子设备组、影像摄录组、会议签到组、会场引导组、会场应急组等各组工作人员。

会务负责团队成立后，立即发挥会务领导作用，根据会议服务要求，具体安排部署会务各组的工作。

二、总负责人：

对会议所有工作进行安排和部署，协调各组工作，督促工作进度，承担现场指挥，对会议全程负有全部责任。

三、会议策划组：

由会议策划组准备会议前工作，了解与会人员的相关资料，确定会议的出席人数，根据与会人员情况及会议规格适时选取、调整会议场地。会议策划组要提前以文件、邮件、电话等形式通知与会人员会议的时间、地点及其他具体注意事项。

由会议策划组草拟会议议程，经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会议内容的概略安排，议程中应涵盖主题、时间、地点，参加人员及议题安排等具体事项。根据议程，要合理安排与会领导、发言人的讲话顺序，确定会议所需物品、电子设备等。并根据会议议程，安排好会

议各组的工作时间，按照实际情况留好各组工作的提前量。

会议结束后，会议策划组要对会议全程的讲话内容、照片、影像等资料进行汇总和整理，以备单位纪念或宣传使用。同时，针对每次会议出现的问题及情况撰写书面材料，总结优点及不足，不断进行修正和改进。

四、会议后勤组：

会议后勤组应根据会议的出席人数、与会人员情况、会议规格，按照会议策划组的安排部署，提前确定会议会标、横幅、投影仪、幻灯片的使用情况，对会场进行查缺补漏。

按照与会人员的数量及会议规格，会议后勤组要提前采购、准备会议所需笔记本、笔、水杯、水壶、花草、水果、饮品等用品。如会议期间有住宿、午休或餐饮要求，应提前确定休息和餐饮的时间、场所，按照接待预算的金额确定标准，并根据会议策划组提前了解的与会人员情况，注意饮食禁忌等特殊需求。

会议后勤组负责与会人员的桌牌制作，桌牌以红底纸张打印，使用两面三角名牌架摆放，上面分别注明单位名称，名字及职位，注意文字大小适当，清楚易识，制作完成后将名牌交付会场布局组，并及时向其他负责组通报情况。

五、会场布局组：

会场布局组应根据会议的出席人数、与会人员情况、会议规格、会议室的位置和规模，确定会场整体布局，包括横幅、会标等宣传用品的布局，主席台的布局、电子设备控制台的布局、整体会议室的桌椅分布，确定后制作与会人员座次表，按照座次表摆放好会场布局，座椅的数量应按出席

人数摆放，并多预留两到四位。随后向会场服务组、会场引导组交付会场座次表，并及时向其他负责组通报情况。

六、会场服务组：

会场服务组具体负责会场服务工作，人员着装要统一整洁、站姿规范端庄、不浓妆艳抹、不佩戴首饰；语言上语调温和、音量适中、普通话规范、文明礼貌；态度上彬彬有礼、微笑服务。

会场服务组要提前检查会议室卫生情况（桌面、桌洞、椅子、地面、水杯、水壶等），确保会议室整洁及会议用品的清洁。根据座次表摆放好桌牌、花草、水果、笔、笔记本、会议议程及其他会议所需要的文件。

会场服务组提前至少一小时开好空调，准备好充足热水，会议进行中注意始终常备热水壶，并及时加水。会议开始后要根据与会人员杯中水的水量，灵活掌握，随时倒水。

会议中间休息时，会场服务组要尽快整理会场，补充和更换各种用品。会后，会场服务组要及时做好会场清洁工作。并检查会场内有无与会人员遗留的物品，若发现有遗留物品应迅速做好记录并及时归还。

七、电子设备组：

电子设备组应提前做好必要的设备调试工作，保证会议期间的电子设备能正常使用。并根据发言人位置摆放话筒，调试话筒高低位置、效果及接口等，确保话筒及音量正常；如需要音乐，要提前试播，确保正常播放；如需要投影仪，则根据会议实际需要确定投影仪、幕布的摆放位置，由工作人员进行调试。准备并调试好备用话筒。

会议期间，电子设备组要随时监管各类电子设备，发现问题及时查找

问题所在，迅速解决。并根据会议议程，及时关注下一位发言人的话筒开关及位置，如遇到话筒突然失常，应迅速更换备用话筒。

会议结束后，电子设备组负责关闭话筒、空调等所有电器设备，进行安全检查后离开会场。

八、影像摄录组：

影像摄录组应提前做好摄像机、照相机等影像设备的准备工作，并提前到达会场预设机位，确定最佳影像摄录点，并将情况向会场布局组进行通报。

在会议休息或结束时，根据需要组织与会人员在指定地点进行合影留念。

九、会议签到组：

会议签到组应提前设计好会议签到表，签到表中应包括与会人员姓名、单位、职务、联系方式等信息。会议当天，在会场外入口通道较明显的地方，设与会人员签到处，会议签到组应提前一小时赶赴会场，进行签到，签到时注意维持秩序。

十、会场引导组：

会场引导组提前一个小时到达会场。会场门外设置迎宾人员，站在会议室门口两侧，双手自然交叠在腹前，面带微笑恭候与会人员的光临。在与会人员距会议室门2米处主动拉门让其进入，同时使用“早上好、下午好”等文明用语。会场内设置引导人员，根据本场座次表将与会人员有序引领至座位。

会议结束时，会场引导组应及时打开通道门，站立两侧，礼貌相送，微笑点头，并说“慢走、再见”。

十一、会场应急组：

会议前，会场应急组要提前确定应急预案，有计划的开展应急演练，并根据预案备好电话、药品、备用电源等物品，对会场各种紧急情况进行应急处置。