礼仪会务工作流程表

2024-06-06

礼仪会务工作流程表（精选7篇）

篇1：礼仪会务工作流程表

赴杨林培训要点之礼仪部分纲要

基本礼仪规范

一、仪态仪表培训

1、着装

2、站姿

3、行姿

4、坐姿

二、见面礼仪

1、握手

2、介绍

3、致意

三、谈话礼仪

1、问候

2、道歉

3、应答

4、慰问

四、社交礼仪禁忌

一忌随便发怒，不要把情绪带到工作中

二忌玩笑过度，要因人，因时，因环境，因内容而定三忌口无遮拦

四忌不尊重女士

五、接物礼仪

1、递交文件

2、递交名片

3、递交签文

电话礼仪

一、接听电话

二、拨打电话

会务礼仪

一、会前准备

二、会议时间

三、期间工作

四、与会纪律和杂务

接待礼仪

一、接待准备

会面

握手

介绍次序引导

二、室内接待

三、送客

篇2：礼仪会务工作流程表

1.会务工作总体思路

（1）任务分解。将会务工作分解为各专项任务，明确分工并保证质量。（2）责任到人。每项任务均有专人负责。

（3）周密计划。每项任务均需制定周密的工作计划。（4）逐项落实。计划的每个环节、步骤均需严格落实。2.会前准备

（1）成立会务组 ① 会务组组长：总体负责 ② 萎靡材料小组：负责组织、手机、整理、编印会议材料，会议记录（及录音录像）、会议纪要与总结起草。③ 后勤保障小组：负责会议的后勤保障事宜。④ 任务分解后，形成《会务工作分派表》，相关责任人签字。（2）明确会议概况

全体会务人员应明确会议概况，了解以下基本内容： ① 会议主题 ② 级别与规模 ③ 参会人员（与会人员的单位、职务）④ 会期余日程安排（会议日期、时间、议程、活动安排等）⑤ 根据会议概况，按集团本部有关标准预算会议经费，签报集团本部分管领导批准

（3）选定会议场所 ① 责任人：后勤保障小组 ② 责任：联系几家宾馆（先前做好有一些基本了解），实地考察、比较。应调查的项目包括：价格（客房、会场及其他服务项目的价位）；设施（客房、会议室、休闲设施、环境等）；交通（便利与否）；当期有无接待能力。③ 综合比较后按优质低价原则选取一家，签报集团本部分管领导批准。集团本部分管领导批准后，立即完成以下工作：与宾馆确认个主要服务项目的收费标准与折扣；根据会议预算领取支票。（4）下发会议通知、登陆代表名单 ① 责任人：文秘材料小组 ② 责任。在落实以上各项工作后，起草会议通知、报集团本部分管领导批准后下发各参会单位。通知内容应包括：会议主题、参会人员、会期安排、会议地点与联系电话、会务组联系人与联系电话、报到日期、有关事项（如要求自带有关资料、物品等）、会议回执、会址交通导引等。③ 会议通知以传真、电子邮件、元件邮寄等方式传达给各参会人员。

会议通知下发后，会务组联系人负责按会议回执登录报名情况，形成《会议代表登记表》，制作会议名册。登录内容应包括：单位、姓名、职务、性别、民族、到达航班与到达时间、是否要求接站等。

登录工作应尽早完成，并在此基础上编制《接站安排表》。（5）准备会议材料、用品 ① 责任人：两组分工协作 ② 材料内容。会议材料由材料文秘小组负责整理、印制。除正式会议材料外，还应包括：会议代表名单（附房间号）、日程安排、各项活动地点及注意事项等。③ 会议用品。会议用品由后勤保障小组负责，应准备的会议用品包括：与会领导桌签（可由宾馆代为制作）；参会代表证（可由宾馆代为制作）；会场条幅（可由宾馆代为制作）；文件袋、笔记本、笔；录音机、照相机、摄影机；打印机及纸张、投影仪（根据需要）；花卉、水果及方便食品（可由宾馆准备，或自行购置、分发）；药箱（备常用药品）等。（6）餐饮安排 ① 责任人：根据情况具体落实 ② 责任：与宾馆紧密协调、现场核查，尽早落实以下工作：就餐地点、就餐时间、席位安排。（7）会场安排 ① 责任人：根据情况具体安排 ② 责任：与宾馆紧密协调、现场核查，尽早落实会议室、领导临时休息室。③ 会场布局包括：作词安排、花卉摆设、话筒音响、灯光、摄影、摄像负责人。

（8）文体活动安排 ① 根据实际情况和需要细化内容（9）房间安排 ① 责任人：后勤保障小组 ② 责任：在确定了参会代表名单之后，即在宾馆订房、安排房间。3.会中服务（1）接站（2）签到

①在正式报到前日，应完成以下工作：将分装好的会议材料的文件袋运送至宾馆；统一领取代表餐劵并分装至文件袋；统一领取代表房间；在房门上粘贴印有代表姓名的纸张；花卉、水果等分发到各房间；准备好签到簿、订票登记单等待用。③ 到工作包括以下环节：在宾馆门厅悬挂欢迎条幅（或设置欢迎引领标牌）；在宾馆门厅设置签到处、专人负责签到。4.会后收尾

篇3：礼仪会务工作流程表

一、注重接待准备, 做到各方面成竹在胸

要做好会议的接待工作, 最重要的是要将准备工作做“细”, 做“特”, 做到各方面成竹在胸。因为, 准备工作越充分、越周全, 接待过程就会越顺利, 也就会为后续工作奠定良好的基础。如何做到各方面成竹在胸?主要是做好四方面的工作:

一是信息沟通要“细”。通常在接到会议接待信息后, 要详细了解来宾的状况, 这里主要包括会议来宾的意愿、交通工具、抵离时间、人数、年龄、性别、民族、联系方式、饮食禁忌、生活习惯、日程安排及兴趣爱好等情况。同时也要了解清楚来宾的职务级别, 便于合理的安排接待规格。只有对来宾各方面的情况充分掌握了, 才能做出一份具有指导性又富有特色的接待方案。在这一环节特别要提出的是在做信息沟通的过程中, 要对来宾的健康状况特别予以关注, 这是体现关注细节, 尊重来宾, 打动来宾的重要环节。如:在菜肴安排和酒水准备时就要符合绿色、健康的理念和标准, 避免出现来宾忌口的菜肴, 满足来宾需求, 让宾主双方在宴请过程中始终能情绪饱满、气氛和谐。

二是应变能力要“强”。在考虑工作安排时要未雨绸缪, 对各种突发意外情况做出事先安排。如:本次接待中, 会议报到前一日北方遭遇暴雪侵袭, 航班大面积延误, 接站时间表彻底打乱, 表现为“三多三难”:“突发事件多, 计划实施难;航班变动多, 信息收集难;单班人数多, 统一接送难。”我们事前设置了接送站AB角对晚点航班、提前航班、无时间航班、高峰期多个集中航班的等计划外情况做到应急性处理, 实施必要时一个航班2人同时参与接送机的应急方案。正是事前周密的安排、明确的分工和工作人员较强的应变能力加之无私的奉献精神, 使接送站工作做到的忙而有序、有条不紊、无一差错, 受到了会议代表的广泛好评。

三是接待方案要“特”。在制定接待方案的时, 各个细节都要缜密推敲、周全考虑, 我们的宗旨是方案必须体现出“六个要”即:迎送方式要得体, 入住安排要舒适, 会议走访日程安排要合理, 宴请形式要雅致, 接待费用开支要实际, 考察线路设计要新颖。同时接待方案里一定还要有体现有创意和特色的策划, 让来宾时时刻刻在接待工作中感受到基层央行的文化特色和地方多民族文化的魅力。如:根据接待工作的需要, 我们对欢迎牌、接站牌、欢迎卡、席位牌等接待用品进行了统一设计, 既融合了央行文化的相关元素, 又充分利用了云南多民族文化的深厚底蕴, 富有特色又有新意, 色系明亮、喜庆, 在每一次的会议接待活动中都成为了一大特色, 不仅给来宾留下了深刻的印象, 也为昆明中支树立了形象赢得了赞誉。只有通过了周密考虑、精心策划的接待方案才能成为参与接待的部门和相关人员的工作指南和行为准则。

四是准备工作要“实”。根据接待方案要求, 在客人抵达前, 应提早做好对接待人员的工作交底和任务布置, 并对各项准备工作认真组织实施, 其中包括:对接待用车、办公场所、会议场所、入住酒店、接待行程以及会议资料等环节。这一环节的工作是接待准备阶段最关键的部分, 是迎客准备的最后阶段, 也是最为容易出现疏漏的环节, 因此在各项工作就绪后, 还要做到进一步逐项检查落实, 发现问题, 及时改进, 确保接待的圆满。如:在本次接待时, 因接待人员多、规格高、要求严, 我们丝毫不敢懈怠, 增派人手加大检查力度, 每个房间每个环节一丝不苟, 对检查中发现的问题及时进行了改进和完善, 有效地保障了会议接待工作的质量。

二、注重过程服务, 确保周到缜密

来宾到达后的会议接待工作, 是整个接待过程的中心环节。在这个过程中, 一定要把握“规范、精细、特色”的原则, 接待人员不仅要根据接待方案的要求一丝不苟的组织实施, 还要在接待过程中根据具体情况随时进行调整和跟进服务。让来宾始终感受到昆明中支独具一格, 如沐春风的接待风格。

在会议接待活动期间, 通常要做好三方面的工作:一是接待流程和礼仪要规范。主要体现在迎送、会议、宴请三个环节中, 如:在来宾抵离时发送欢迎、欢送短信时间要适时准确等细节;二是细节服务要精准。主要是反映在会议接待期间各环节的服务衔接是否顺畅。如:从机场接到来宾, 工作人员就要及时通知酒店打开房门和空调等环节, 做到一环扣一环, 井然有序;三是文化特色要显现。会议接待工作是展示昆明中支形象的“窗口”, 接待人员也是昆明中支的“形象大使”, 接待工作的水平和接待人员良好的素质, 会给来宾留下难忘的印象。

三、注重持续改进, 追求精益求精

每一次的会议接待工作结束后, 工作人员要对接待工作进行认真梳理总结, 在肯定成绩的基础上, 找出差距, 持续改进, 不断提高接待工作的水平和品质。比如在制订方案时统一了运用模板、统一了汇报版式、接待礼仪人员的礼仪培训, 欢迎条幅的标语内容等等。目前, 昆明中支对接待工作进行了归口、统一管理, 同时建立各部门接待人员储备并强化培训以便根据任务要求和来宾状况随时调用, 保证做到“召之即来, 来之能战”, 规范了《昆明中支接待工作流程》, 接待工作在不断的细化、优化过程中逐步实现了规范化、程序化、特色化。

篇4：论会务工作文书写作

【关键词】文书写作；会议记录；会议纪要

1.引言

会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动，它往往伴随着一定规模的人员流动和消费。作为会展业的重要组成部分，大型会议特别是国际性会议在提升城市形象、促进市政建设、创造经济效。会务工作在企事业单位的日常工作中不可或缺，会务工作文书总结直接影响到整个会议的成效及后续工作开展的力度与实施效果。本文主要针对会议方案、会议通知、会议讲话稿等的特点、类型与写作要点等进行了论述。论述了会议记录、会议纪要的特点、类型与写作要点，分析了会议记录与会议纪要的区别。

2.会议记录

在会议召开的过程中，由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来，就形成了会议记录[1]。会议记录包括两部分：一部分是记录会议的组织情况，一般要求写明会议的名称、开会的时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等；另一部分是记录会议的内容，要求写明发言、决议、问题。这部分是会议记录的核心。

2.1会议记录的基本要求

会议记录主要有如下要求：

☆准确写明会议名称，开会时间、地点，会议性质。

☆详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名。

☆忠实记录会议上的发言和有关动态。

☆记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。

2.2会议记录的重点

☆会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动。

☆会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解。

☆权威人士或代表人物的言论。

☆会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论。

☆会议已议决的或议而未决的事项。

☆对会议产生较大影响的其他言论或活动。

2.3会议记录的写作技巧

会议记录需要满足一快、二要、三省、四代。一快，即记得快。二要，即择要而记。三省，即在记录中正确使用省略法。四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法。

3.会议纪要的制作

会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项的公文[2]。会议纪要是独立的公文文种，是会议的总结性文件，是对会议成果的如实记录和集中整理。会议纪要必须是在会议记录的基础上加工整理而成，但它又不同于会议记录，它重在“纪”字上，是对已开会议的内容进行了归纳梳理，是一种经过加工的兼有备查、传达和指导性的下行文。

3.1会议纪要的写作特点

通知具有如下特点：

☆纪实性：会议纪要是根据会议的宗旨、议程、决议等整理而成的公文，必须如实反映会议内容。

☆概括性：会议纪要并非记录，要对会议内容综合概括，归纳精髓。

☆约束性：对于会议纪要，作者无权变动会议议定事项，更不能随意改动会议上达成的共识和形成的决议。

3.2会议纪要的类型

会议纪要主要包括下面两类：

☆办公会议纪要——用以传达由机关、单位召开的办公会议所研究的工作、议定的事项和布置的任务，要求与会单位和有关人员遵守执行。

☆专项会议纪要——是指专门工作会议、专题讨论会、座谈会、交流会、学术研讨会等会议形成的纪要。

3.3会议纪要的标题

会议纪要的标题应采用下面几种命名方式：

☆会议名称十文种

☆发文单位名称十会议名称十文种

☆纪要内容十文种

☆正题十副题

3.4会议纪要的正文

（1）开头部分——会议概况

开头部分要高度概括会议的基本情况。

☆会议召开的目的、指导思想或依据；

☆会议的时间和地点；

☆会议名称和主持单位及与会代表；

☆会议的主要议程；

☆会议的主要收获和总体评价。

上述各项，并非每件会议纪要都需要具备，要根据需要取舍及论述详略。会议概括完成后，可用“会议纪要如下”或“会议确定了如下事项”为过渡转入会议主体部分——主要精神部分。

（2）主体部分——会议事项，即主要精神：主要撰写会议讨论问题的意义、目的、工作情况、今后应注意的事项及工作的安排。

可以选择应用不同的方式撰写：

☆条项式写法：把讨论的问题和决定的事项，分条分项写出。会议讨论了几个问题，纪要就以几个问题各自成一点写出；

☆综合式写法：按性质综合为若干部分，然后逐一写出。这种写法有利于概括丰富内容，从原则高度上把问题说深讲透；

☆摘录式写法——摘要直记会上发言内容，按发言顺序或按内容性质归类写出。这种写法可以使人觉得客观、真实。

会议精神撰写注意事项：

☆要综合提炼会议结论，善于区别一般意见和表态性的结论意见；

☆要善于抓住主管领导人或某些权威人士发言的精神实质；

☆要紧紧抓住会议主持人的意见，尤其是其总结性发言；

☆要把握多数与会人员的意见，特别是对重大问题产生分歧而最终未能统一时，应以多数人的意见作为结论性意见。

（3）结尾部分：一方面会议纪要可以在最后提出要求和希望，或发出号召；有的会议纪要则将要求和希望放在会议主体的主要精神部分。另一方面，此部分一般对会议评价或向会议主持单位表示致谢等。另外，标明成文日期，日期也可在题注中标注。

4.会议纪要与会议记录的区别

会议纪要与会议记录的主要区别如下：

☆性质上：会议记录不是公文，是会议的原始记录，用于存档备查；而会议纪要的性质是法定公文，要发送给有关单位，写作要求按需使用，不是每会必写。

☆内容上：会议纪要是对会议记录进行整理加工的会议上达成的一致认识，是会议内容的要点；会议记录是会议发言的原始记录，基本上应该做到有言必录、全而不遗，每会必录，如实反映会议情况，不加整理归纳。

☆形式上：会议纪要基本上按照行政公文的规范格式；会议记录没有统一的格式，多是各单位自定。

☆功能上：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。

5.结语

本文针对会务工作文书写作，论述了会议记录、会议纪要的特点、类型与写作要点，及其会议记录与会议纪要的区别。对于会务文书写作具有一定指导意义和参考价值。

参考文献：

[1]王云奇. 会议文书写作规范与实用例文全书[M]，中国纺织出版社，2011.01.

篇5：会务礼仪

一、礼仪常识

礼仪：是人们用以沟通思想、联络感情、增进了解的一种行为规范，是现代交际中不可缺少的润滑剂，俗话说：人无礼则不生，事无礼则不成，国无礼则不宁。对个人而言，礼仪是一个人内在素质外在的表现。礼仪分为五块：

个人基本礼仪：仪表、仪容、仪态、言谈

日常交际礼仪：见面、电话、接待、拜访、宴请、乘车文书交际礼仪：书信类文书礼仪、致辞类文书礼仪商务信函礼仪

常用商务礼仪：应聘、商务谈判、商务服务、商务仪式。涉外商务礼仪：涉外商务礼仪、国际商务礼俗与禁忌个人基本礼仪、日常交际礼仪、文书交际礼仪为公共礼仪常用商务礼仪及涉外商务礼仪为职业礼仪

1、服饰礼仪

展会接待工作人员穿着十分重要，得体的着装可以提升公司的整体形象。

男士西装穿着要点：

（1）穿西装一定要打领带或扎领结。如穿马夹时，领带

应放在里面。

（2）穿西装一般不系扣子，或者只系一个扣子（3）穿西装要掌握“三色原则”即全身的服饰----上衣、裤子、衬衫、领带、袜子、皮鞋，不能超过三色。

男士服饰的“三一定律”和“三大禁忌”

“三一定律”：是公文包、腰带、皮鞋色调一致（最好一个品牌）

“三大禁忌”：是袖子带商标、穿西装不打领带、着花色袜子。

女士着装要点：

（1）不能穿着过露、过紧、过透的服装。

（2）佩戴首饰要“同质同色”是指项链、耳环、戒指等饰

品一定要质地、颜色一致。在庄重的场合，一般不佩

戴夸张首饰。

2、仪容礼仪

仪容方面基本是指：头发要保持清洁整齐，梳理平整，面部不要有散落的头发，男士的头发不宜太长，胡须要刮干净。女士发式的选择余地较大。但无论怎样都要遵守端庄稳重的原则。女士要化淡妆，切忌浓妆艳抹，要以清雅、秀丽、自然为原则。工作人员还要做身上无异味、体味、口臭或者太浓烈的香水都会使人反感，工作前不要吃带有强烈刺激性气味的食品，如大蒜、韭菜、榴莲等。

3、见面礼仪：是给对方留下良好第一印象的关键，注重见面礼仪可以为以后的交往打下良好的基础。（1）初次相识：一般由第三者介绍或自我介绍，自我介

绍，先讲自己的姓名和身份，然后请教

对方。

（2）交换名片：双方握手后，可关交换名片，交名片时应双手传递，接受名片时，不能不看就

随意放入口袋或包中，否则失礼。若未

备名牌，接受名片时，应向对方致歉。

（3）握手时：一般是由主人、年长者、身份高者、妇女先伸手。

(4)宴请礼仪：入座：主人及主要人员门口迎接客人，客人引入休息区，等待主宾到达，到达

后，主人陪同主宾与其他客人见面，然

后入座。

致辞：可在客人全部入席后，也可安排在热菜之后甜食之前，由主致辞，致辞时，所有人必须停止一切活动。

4、交谈的禁忌

（1）忌打断对方：双方交谈时，上级可打断下级，长辈

可以打断晚辈，平等身份的人是没有

权利打断对方谈话的。万一你与对方

同时开口说话，让对方先说。

（2）忌补充对方：有些人好为人师，总想显得自己知道

比对方多。出现这一问题，实际上是没有摆正位置，因为人们站在不同角

度，对同一问题的看法会产生很大差

异。贸然补充对方的谈话是一咱失礼

行为。

（3）忌纠正对方：十里不同风，百里不同俗，不同国家、不同地区、不同文化背景的人考虑同

一问题，得出的结论未必一致。一个真正有教养的人，要懂得尊重对方的选择。

（4）忌质疑对方：对方说的话不随便表示感谢怀疑。所

谓防人之心不可无，质疑对方并非不

行，但是不能写在脸上，这点很重要。

如果不注意，就容易带来麻烦。质疑

对方，实际是对其尊严的挑衅，是一

篇6：安排会务的礼仪

会务工作包括各种专题会议、联席会议、总结会、联欢会等的组织安排。一旦会议名称和时间、地点确定，办公室人员就需要做大量的准备工作。

（一）、安排会议场所

开会场所要根据会议的规模、影响等来做安排。会场一般要按照与会人数与会场可容量大体相当的原则来安排。

（二）、确定会议筹备机构

凡是大、中型的会议，都需要组织专门的机构来进行筹备，筹备机构往往也就是会议期间的工作机构，即秘书处或会务出。

（三）、确定与会人员和印发会议通知

召开一般会议，都要提前确定参加会议的人员。根据会议内容和性质，及时提出并报请领导来确定列席人员名单，列席人员不宜太多。与会人员确定之后，便要印发会议通知。会议通知上必须写明会议组织单位、会议时间和地址，会议名称，会议的目的和内容，会议期限和日程，必须参加人及其所应做的准备，以及报到时间、地点，等等。

（四）、拟制会议文件

会议文件根据会议议题来准备，文件通常在第一页左上角写上会议名称，一般称“xx会议文件”。文件较多的会议，还应对文件进行编号，编号按会议顺序编定。会议文件要在会前印制好，装入会议文件袋，在与会人员报到时分发。

（五）、印制会议票证这是大中型会议进行时为了维持会场秩序，保证会议安全而采取的最常见的一种手段。

（六）、布臵会场

会场要结合会议性质、内容进行布臵。大、中型会议往往要设主席台，台上要悬挂会标，会标必须端庄醒目。主席台上还应摆放红旗、鲜花等装饰物。此外，还必须安排好音响、照明、录音、录像等。大型会议还要安排好进场、退场的路线。

（七）、排列座位

座次的安排，主要是指主席台而言。一般主席台上除了主持人和讲话人，还要有有关的领导人员。对这些人员，必须事先确定并逐一落实，位臵按规定的顺序排列，最好摆放签名，以便届时对号入座。话筒要摆放在最佳位臵，如讲话人较多，则应多准备几组话筒。

（八）、组织签到

为了准备统计到会人数，尤其是在各类由选举和表决内容的法定性会议中，需要组织签到。这关系到是否达到法定人数及选举、表决结果是否有效。

（九）、会议记录

作为会议情况的真实记录，会议记录是日后分析研究整理的重要依据。

（十）、会议简报

大型会议往往要编发会议简报，一及时反映会议情况，指导会议正确进行。

（十一）、会间的服务工作

会间的服务工作包括生活服务工作、安排文娱活动、医疗卫生工作和安全保卫工作。

（十二）、会后工作

会后工作包括整理会议记录、安排与人员离会、会议文件的立卷归档、会议新闻报道和会务工作总结。

二、与会者的礼仪

（一）、主席台就座者的礼仪

主席台上的所有就座者，也应遵循相应的礼仪规范。会议进行中，主席台就座者应该认真倾听发言人发言，一般不要再与其他就座者交头接耳，更不能擅自离席。确有重要和紧急的事急需提前离开会场时，应同主持人打招呼，最好征得其同意后再离席。

（二）、会议发言人的礼仪

对会议发言人或报告人来说，其礼仪主要表现在发言要遵守秩序。在发言之前，可面带微笑，环顾一下会场四周。发言时应掌握好语速和音量，以使会场中所有的人都能听清为宜。发言或报告一般应使用普通话，还应注意观察与会者的反应，以便根据具体情况对发言内容作相应的调整。发言或报告结束时，应向会议全体参加人员表示感谢。

（三）、一般与会者的礼仪

对参加会议的一般人员来说，其礼仪主要是遵循会议纪律。在别人发言或报告时，应该认真倾听，必要时还要作好记录，切不可在台底下与人交头接耳，也不要随便走动。在会议进行中，若要离开会场，时间较短的，行走时注意尽量不要影响其他与会者；若时间较长或许提前离开会场，应向有关人员简要说明情况，并表示歉意，而且一般应在征得同意之后方可离席。

（四）、来宾的礼仪

对会议邀请的来宾来说，应遵守会场纪律，听从会议组织者的安排，做到举止端庄，行为有度。

三、处理公文的礼仪

公文是公务活动中重要的组成部分，是现实公务活动目标的有效手段，也是公务活动中规范性较强的内容。

公文处理，是日常工作的基本内容，也是最重要的工具。公文处理的主要作用是处理协调好各方面的相互关系，因此具有鲜明突出的社交作用和特点。

具体地说，公文礼仪主要体现在以下几个方面：

（一）、拟写公文时，一定要遵守法定的分类

按照2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》新规定，公文的种类按最新划分标准为13种，即：命令、决定、公告、通告、意见、通报、议案、报告、批复、请示、函、会议纪要。不同种类的公文，功能、作用互不相同，在实施中有着不同的适用范围和适用对象，必须对此高度重视。如果拟写公文时随意使用，张冠李戴，不仅会影响公文作用的正常发挥，损害行文机关和组织的威信和形象，也容易造成对收文单位的不尊重，这是违反公文礼仪规范的。

（二）、在拟写公文时，一定要严格遵守有关格式和行文规范

每种公文，都有严格的公文格式和行文规则。这直接关系到公文内容的表达和效能的发挥，也影响到收文方阅读方对公文的理解和执行。这些格式规则主要涉及标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等若干部分的具体写作、处理标准和要求。一系列公文用语、惯用句式，以及惯常用的结构层次安排方法，也是这些格式、规则的重要内容，要求行文者予以遵守。

（三）、办理公文应做到准确、及时、安全

任何一种公文，从其形成、运转、生效直至终止，都是一个连续的动态过程。依照国家有关法规的明文解释：“公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。”这个公文运转过程，不仅涉及对个办事部门，多个办事人员，而且是有严格流转程序和相应手续的。只有严格按照法定程序办理公文，操作规范、严密，才是合乎公文礼仪规范的。

根据公文制发单位和接收单位之间关系的不同，公文可分为上行文、下行文和平行文三种。

（1）、上行文。是指下级机关向上级主管机关进行汇报或请求指示和答复时使用的公文，比如报告、请示报告等。

（2）、下行文。是指上级单位向其下属机关制发的公文，一般是处理各种事物的会议、决定、批复、指定、通报等。（3）、平行文。主要是相互之间没有隶属关系但又需要公务联系的机关和部门之间的行文。它往往采用通知或“函”的形式。

四、电话礼仪

函电有两类，一类属公文，另一类则是典型的社交文书，如贺函、贺电、感谢信、感谢电、感谢公告、邀请函、邀请电、复函、复电、慰问函、慰问电、唁喊、唁电、礼仪活动和事项的通知等。函电行文严谨，最好是一事一函，内容上必须言无虚词，态度明朗，无任何模棱两可之语，行文中必须做到语气婉转，措辞得体，注意谦逊和礼仪。

（一）、函电的内容格式

函电在内容格式上要求也很严格，一般包括五大部分：标题、行文对象、正文、落款、附记。

1、标题

标题一般采用公文规范标题法。即标题由发函机关、事由、受函机关和文种组成。有的标题只有事由和文种。标题的作用是使受函人在繁忙的事务中一看标题，就能明白是属于哪方面的联系。

2、行文对象

行文对象是指函件接受者。写在事由之下的第一行左边，顶格，后面加冒号。

3、正文正文是函件的内容即事项，是发函者要告诉对方的具体事情，由三部分组成：即发函事由、发函事项及结束语。语言要明确、简洁、符合规范；信函中提出意见、办法要符合客观实际，并考虑到对方的情绪和要求；信函中使用的每一个字，都应仔细推敲，看是否能准确表达意思，最忌讳语言夸大其词或以偏概全。

4、落款

落款包括发函单位和个人姓名、发函时间等。公章应盖在发信者的中央，私章盖在姓名的最后一字上。

5、附记

附记包括附言、附件两方面。附言是补充正文的内容，附件是和正文对照的文本。

（二）、函电的语言文字

函电的语言文字要求文明优雅，讲究修辞，较多采用同内容、对象相适应的书面语言，适度地使用一些雅语、谦语、敬语和礼貌语。

（三）、函电的恢复及保存

函电分为公务函电和非公务函电两类。公务函电要有标题、文号，便于归档保存，非公务函电可不写标题和文号，但应有规范的书写格式和通用的信笺，以便于传递留存。

函电的恢复要写明对方来函的名称、文号和日期，然后对来函中提出的问题认真答复，表明回复的态度和意见。回复要及时明确，结尾常用“此致”、“奉致”、“申致”等惯用语。其回复的写作格式，可参照发函书面格式，并与之回应。一般情况下，公务函电的保存按宗卷归档的原则和方法存留或注销；而非公务函电的留存与否，则根据实际情况采用灵活多样的方式、方法处理。

五、请柬礼仪

请柬又称请贴、邀请书，它是单位、团体或个人邀请有关人员参加重要纪念等活动的一种专用文书。请柬多用于会议、典礼、仪式、婚礼、寿筵等。用此形式来邀请宾客，是为了表示对被邀请人的尊敬，也表明邀请者对此事的郑重态度，在比较大型的宴会和一些特殊场合下，还具有证明的性质和入场券的作用。如果是看戏、看电影、参观展览会等，还要附上入场券。

请柬一般由名称、正文两部分组成。请柬名称一般为封面上所写的“请柬”二字。要写大些，字迹应工整、美观、大方。印制的成品常用烫金字。请柬一般以红色做底色，以示喜庆、热烈。请柬正文交代邀请的事由，如开纪念会、庆祝会、联欢会、举行婚礼、过生日等。应写明称呼、举行活动的时间、地点、邀请者落款、敬语、发出请柬的时间以及应注意的一些问题等。

请柬的发出要及时、规范。所谓及时，是指请柬至少在活动开始一周前发出并送到对方手中，一边对方有所准备。所谓规范，是指请柬款式装帧要美观大方，内容格式要完整规范，语言文字要简明典雅。请柬的设计要精致而富有艺术性，使客人一收到它就能感到快慰、亲切，产生被尊重的感觉，并愿意将它作为一幅漂亮的艺术纪念请柬珍藏起来。请柬切忌使用命令口气的语言文字，切忌字体涂抹潦草。外交用请柬，须按不同国家的标准要求和相应语种书写。请柬不管是留交还是转交或邮递给对方，均应按礼仪惯例，封装递送，否则，将是很失礼的。

六、公务拜访礼仪公务拜访是指以工作目的为前提的较为正式的交往方式。

（一）、选择合适的拜访时间

拜访最好是在工作时间内，应尽量避免占用对方的休息日、休假日或午休时间，如果没有急事，应绝对避免在清晨或夜间进行拜访。拜访之前，最好以电话或通信方式与对方联系，约定一个共同方便的时间，使被访者有所准备，不要做“不速之客”。凡是约定的时间要严格遵守，提前5分钟或准时到达，以免对方久等。如果因特殊情况不能前往，应及时通知对方，轻易失约是及不礼貌的。

（二）、在拜访中充分尊重对方

到达拜访对方的单位或住处时，首先应对接待人员说明来意，听从接待人员的引导。进入接待时后，尽量坐在下座上等候，对方进来后应马上站起来，握手寒暄并待对方坐下后再坐下。在谈话进行中，要注意自己的姿势，翘起二郎腿摇晃、跨骑椅子的坐姿、双臂交叉在胸前身体向后仰靠的坐姿都是很不礼貌的，极易给人一种傲慢无礼、对谈话内容反应消极的印象。

（三）、在友好的气氛中告辞

告别是一次拜访活动的结尾部分，应在友好的气氛和心情下结束，以利未来的继续交往合作。在拜访的目的基本实现或达到预约的时间时，应先说一段有辞别意义的话后起身告辞，切忌在对方说完一段话后立即起身告辞，这容易使人产生误解，也不要在另一位客人刚到就告辞，应再坐片刻再走。一旦说出告辞就要立即起身并婉言谢绝主人相送，但也不要过分客套，与主人你来我往地互推互让。切忌一边走，一边仍在喋喋不休地说，使主人无法回身。

七、签字礼仪

（一）、签字仪式

签字是文件有效的标志。国与国之间缔结条约、协定，要经过双方权代表的签字。国家领导人之间互访，发表联合公报、联合声明时，一般也要签字。两国政府的有关部门之间就经济、贸易、文化、科技、体育等各项业务达成的协议、协定、协议书时，也要签字。各企业、团体之间就合作项目达成的协议、合同、契约等也要经过签字才能有效。所有这些经过双方代表签字的文本（有时还要经过其他必要的批准手续），对双方具有约束力，具有相应的法律效力。

（二）、签字仪式的次序

（1）、负责在文本上签字的人，应该具有法定资格。两国之间签订条约、协定，双方签字代表通常须有全权证书。

（2）、参加签字仪式的人员，可以包括双方参加谈判的人员及其他必要人员。为了表示对所签条约、协定、合同的重视，往往还邀请上级领导或更多的领导人出席。

（3）、签字仪式应做好准备工作，特别是所签文本必须在一事前准备妥当。文本的定稿、翻译、印制、校对、装订、盖火漆封印等，均应确保无误。同时还要准备好签字时用的国旗、文具等。

（4）、不管是专门的签字厅，还是临时用会议室、会客厅替代的签字场所，都要布臵得庄重、严肃。房间内最好铺满地毯。面对正门的墙上（签字桌的背景）一般要挂设帷幕，幕上标明签字仪式的名称和时间。（5）、按国际惯例，签字程序采取轮换制。在双边条约中，双方签字处在文本上呈左右并列状，以左方为首位。在各自保存的文本上，其签字处即在左边首位处，正式签字时，每个国家或组织的代表首先在本方保存的文本，即签字处在左边的文本上签字。之后，包括几种不同文字的文本，均需一一签字。助签人员应协助文本翻页，指明签字处，防止漏签，并用吸墨器吸干墨渍。签完本方保存的文本后，由双方助签人员合上文本，并相互交换文本，然后各方代表在对方保存的文本上签字。多边条约、协定、合同的签字，各方按一定顺序依次签字。