综合管理部行政助理工作职责

2024-05-15

综合管理部行政助理工作职责（共15篇）

篇1：综合管理部行政助理工作职责

综合管理部行政助理工作职责

一、安排好公司的各项会议，合理使用会议室，整理会议纪要，并根据会议精神发布通知。

二、做好往来文件处理，按规定的流程，传达文件的精神和处理意见。

三、做好日常保障工作，包括办公区环境、低值易耗品（申购、统计、分发）、费用报销、票务预订等。

四、完成公司员工上下班考勤整理工作；

五、严格把关员工食堂安全，加强食堂在饭菜质量和食品安全方面的管理；

六、做好文件和所负责事务的各项保密工作；

七、做好公司的日常接待工作；

八、完成领导交办的其它工作。

综合管理部

2013年2月16日

篇2：综合管理部行政助理工作职责

近一年来，在村支书记、主任、大禹公司董事长罗平先生英明领导下，在公司执行总经理罗志勇的亲自带领下，在公司各部门领导和同事的帮助和关怀下，我坚持用科学发展观思想统领本职工作，紧密围绕高塘村和大禹公司各项事业发展的中心工作，解放思想、与时俱进、务实求真、创新奉献，努力唱响企业宣传主旋律，打好精神文化主动仗，为高塘村和大禹公司的飞跃发展提供了强大的舆论支持和精神动力。

现将近一年来工作情况概述如下：

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一、主要工作实绩

1、勤动脑，加强理论学习。

二是涉及工作相关知识的学习。路漫漫其修远兮，吾将上下而求索。大学四年所接受的知识毕竟十分有限，工作中我遇到了许多接触少，甚至从不了解的新事务、新问题、新情况，比如：“征地拆迁”、“征转分离”、“失地农民”、“安置房”建设等。面对这些难题，我首先从了解熟悉情况入手，通过领悟会议内容、查阅相关文件、进行网络搜索等途径，把征地拆迁、“征转分离”、村集体经济组织高塘大禹公司等等这些基本概念，基本情况掌握清楚，做到心中有数，使自己很快进入工作角色，切实做好宣传和相关报道工作。

高塘村先行先试开创的“征转分离”征地拆迁模式，以村委会为建设单位建设安置房以及成立首家村集体经济组织高塘大禹公司等等这些都是在一种“先行先试，敢闯敢试，边干边试”的精神动力下实现的，我的工作也面临着许多的新情况，因此不断开拓创新，与时俱进，加强学习是做好本职工作的前提和基础。

2、勤动笔，提高业务能力。

一是细心留意。巧妇难为无米之炊，在公司领导的指导关心下，我逐渐熟悉工作情况；同时，学会做个有心人，通过自身细心观察和留意、反思和总结，提高了捕捉和发现高塘村、大禹公司最富宣传价值的“闪光点”。二是勤写勤练。为了深入学习宣传工作业务，增强工作的针对性、创造性和实效性，我勤动笔，将勤写、勤练当成每天的“课外作业”，切实提高自己在宣传工作中的能力和水平，做到张弛有度，游刃有余。三是深入分析。挖掘高塘村、大禹公司人物和事件表象背后更深层次的内涵和意义，从全新的角度对高塘村、大禹公司的好人好事，先进典型进行宣传报道，发挥舆论宣传的最大价值和影响力。四是开阔视野。广泛涉猎经济法律、人文历史等方面的知识，丰富自己的知识结构，提高履行岗位职责的能力。

通过勤学苦练，把高塘的好人好事，有价值的新闻事件广泛的向外传播，为高塘大禹公司树立了良好的企业形象，为高塘村百姓精神文化生活增添了丰富的色彩，让拼搏进取、意气风发的高塘人、大禹人的精神影响更多的人。

3、勤思考，理论联系实际。

篇3：综合管理部行政助理工作职责

1.1转变思想, 更新观念

当今企业的工作重点就是发展经济, 创造利润, 一切以经济效益为中心, 争取最大的利润为目的, 企业的秘书工作也必须以创造效益、创造价值为自己的工作重点, 因此企业文秘的思想观念和思维方式必须要敏感, 要及时感觉市场经济的变化, 并能及时调整自己的工作方式, 使自己的工作永远适应市场的不断变化。今天市场经济的竞争日趋白热化, 企业要想在竞争中取得优势, 促进经济效益提高, 必须要优化企业资源配置, 企业的领导为了本企业的生存和发展不受市场经济的牵制, 必须要根据市场的不断变化进行市场预测和市场分析, 随时调整营销策略, 企业文秘在参与企业的管理中, 应该对企业内部的生产经营过程及其各阶段的薄弱环节严加把握, 而且更要将自身思维和行动方式转变, 随时参与对外经济活动, 及时更新思维行动方式, 把握市场动向, 收集有效信息, 搞好调查研究, 发挥最好的参谋助手作用, 使企业领导的经营思路不断拓展。企业的秘书作为企业的高层管理人员必须牢固树立:全局意识、超前意识、形象意识、服务意识和廉政意识。

1.2发挥好参谋作用, 为企业出谋划策

在市场经济全球化的大背景下, 企业面临着重大的发展机遇, 同时也存在严峻的挑战, 面对复杂多变的经营环境, 使企业生产经营战略决策富有更大的挑战性、风险性和灵活性, 使领导决策变得更加复杂和困难。企业的秘书作为企业高层管理人员的参谋和助手作用就显得特别重要。这就要求企业的秘书具有高度的责任心和强烈的事业心, 为企业的领导发挥好参谋和助手作用, 企业秘书的主要工作要以领导的工作为主, 以企业党政的重大部署、重大行动为主, 真正做到和企业的领导同呼吸、共命运, 目标相同、思想相同、言语相同、行动相同。企业的秘书要努力学习信息技术, 当好领导的信息参谋。经济的高速发展、信息技术的迅速普及, 信息流量的加快, 未来的竞争是信息的竞争, 谁掌握先进的信息, 谁就会在竞争中立于不败之地, 企业的秘书必须掌握先进的信息技术, 要把做好信息工作作为领导参谋、协调的基础和手段, 将采集到的各种信息进行分析、收集、处理、加工, 提出预案, 主动献计献策, 降低领导决策风险度。要以信息服务为载体, 把企业秘书工作提高到一个新水平。

1.3降低工作风险、拓宽工作领域

随着市场经济的迅猛发展和改革开放的不断深入, 秘书工作也越来越向着开放型发展, 秘书工作的领域也大大的拓宽, 不仅要处理企业的内部事务, 还要处理好企业的外部事务, 对企业内部事务的处理:接人待物、协调工作、各部门的沟通等, 使企业的经营按照企业的经营目标按部就班的发展, 对外部事务的处理包括:收集和交流信息、呈报经验材料, 反映主要问题, 参与经济与文化交往活动, 配合经济信息发布会、产品订货会、庆典会等对外经济活动而进行大量的策划和筹集工作。随着市场经济的高速发展, 企业的市场压力也越来越大, 企业要和政府、用户建立和谐的关系, 以利于企业的发展, 这就要求企业秘书不仅要有良好的口头表达能力, 写作能力及敏锐的观察、思考、调研、分析能力, 而且还必须有较强的处理人际关系的能力、社会活动能力、干练的办事和熟练的公关能力。以适应工作要求, 拓宽工作领域。

1.4不断学习, 适应新的挑战

由于经济的发展, 企业压力的增加, 这就要求企业的秘书必须成为企业的智囊人物, 领导的得力助手, 要求企业的秘书必须是复合型的人才, 只有复合型的人才才能帮助企业领导开拓新的经营领域, 适应新时期经济发展的需要。企业的秘书要不断学习, 不仅要掌握现代化的知识, 使自己的知识结构永远超前, 还应该熟练应用计算机、传真机、复印机等先进的办公设备, 同时要积极适应电子商务时代的需要, 主动了解计算机、网络技术的发展状况, 将最新技术用于秘书业务, 及时准确地把握瞬息万变的商机, 搜集整理信息资料, 为领导提供高效服务, 适应新时期的新的挑战。

2结语

总之, 企业的目标发展是建立现代化的管理制度是企业发展的关键, 这就要求企业广大的文秘工作者不断学习、勇于克服困难、切实转变职能、不断创新工作机制, 在企业的管理中发挥桥梁和纽带的作用, 推动企业的不断发展。

参考文献

[1]陈炳良.加强企业管理促进企业持续发展[J].科技创新导报, 2011, (19) .

篇4：综合管理部行政助理工作职责

一、衢州市试点综合行政执法改革的具体做法与成效

根据党中央、国务院关于深化行政管理体制和行政执法体制改革的部署要求，衢州市从实际出发，在2004年底进行了综合行政执法改革的试点，在综合行政执法的机构设置、职能转变和定位、执法范围内容、管理体制以及运行机制等方面进行了积极探索，并取得一些成效。

（一）建立了综合行政执法体制

衢州系浙江省实行综合行政执法的唯一试点地市，市综合行政执法局属本级政府的组成部门，依法集中行使综合行政执法权。主要职能归纳为“十一加一”，“十一”是指主要履行行政执法的职能，即市容环境卫生、园林绿化、市政工程、公用事业、建筑施工、房地产、城乡规划和工商行政、环境保护、公安交通、卫生方面法律、法规、规章规定的全部和部分的行政处罚权以及与之相关的监督检查权；“一”是指履行市政府交办的其他职责，主要是执行市政府的公共政策，我们理解为城市管理的职能。从编制上看，衢州市综合行政执法局工作人员全部是公务员编制，较好地解决了执法主体资格的问题。市综合行政执法局不仅承担了行政执法的工作，而且执行着大量地市政府的公共政策，承担了相当一部分城市管理的职能。目前，根据有关文件精神，应由市政府职能管理部门履行的各项执法职能正逐步集中到市综合行政执法局。其次，根据衢州市的实际，确定了以市为主、一级执法的垂直管理体制，在规划控制区内按区域设立五个支队，规划控制区以外设立两个分局具体管理衢江、柯城两区的农村地域，以利于集中统一领导，确保行政执法渠道畅通、政令统一，并利于统筹城乡社会管理，确保公平公正。三是严格执行“罚缴分离”、“收支两条线”制度，实行罚没款全款上缴财政，行政执法所有经费由财政保障的办法，彻底杜绝以罚代管、以权谋利、罚款与福利待遇挂钩等不当做法。四是为有利于保障综合行政执法工作，由市公安局设立治安支队城市管理警察大队派驻到综合执法局，业务受综合执法局指导，主要配合综合执法局工作，防止暴力抗法事件发生。通过体制理顺，初步建立了结构比较合理、内容比较完整、方法比较科学的执法框架体系，执法效率明显提高。

（二）不断完善、创新行政执法机制

一是加强了层级考核机制建设，科学制定考核方案，从队伍建设、职能履行、执法业务三方面明确考核比重和工作职责；考核结果和人员使用、评先树优、经济利益挂钩；二是加强了网格化执法运行机制建设，着力推进精细化管理、网络化执法运作机制，正确处理网格化执法与专项执法治理、开展和配合重大活动、集中突击整治的关系，在人员、时间和工作任务上统筹安排；三是加强了综合行政执法社区联动机制建设，实行辖区执法支队负责人街道（乡镇）挂职工作制度，深化“阳光执法”活动，逐步完善执法密切联系社区工作机制；四是加强了公安保障机制建设，密切综合行政执法公安保障协作，建立健全公安保障执法工作办案制度、联络员制度、例会制度、情况反馈制度等四项机制；五是加强了综合行政执法外部协调机制建设，积极沟通市法制办、法院、建设、规划、工商、公安、环保、财政、纪检监察等有关部门，进一步完善与有关部门的工作例会、配合协作、文件会签等制度。

（三）全面提高行政执法队伍素质

市综合行政执法局自成立以来就全面推进行政执法队伍的规范化管理和制度化建设。一是强调执法观念，促进工作思维转变。大力提倡用法律的思维考虑问题，用法律的语言解决问题的工作方式，有效地推动了原来的城管思维向执法思维、城管行为向执法行为的转变，强化了行政执法人员的法制观念和忠于法律的意识。二是加强业务培训，促进队伍素质提升。通过执法资格考试培训、法律业务培训、法律学历进修和业务交流等形式，有效提升了队伍的整体法律素养。三是加强案件审核力度，促进案件规范办理。综合行政执法面向的范围广、权力比较集中，因此，行政执法队伍的行为规范化对有效控制执法过程的合法有效就尤为必要。通过规范执法程序，明确审批权限，加强办案指导和审核，做好案件听证和专家论证等，规范了案件的办理。四是注重制度建设，促进执法监督落实。

（四）建立、健全行政执法责任制

行政执法责任制是规范和监督行政执法活动的一项重要制度。市综合行政执法局成立运行以来一直致力于行政执法责任制的建立和完善。通过梳理执法依据、分解执法职权以及确定执法责任等方式，建立行政执法过错责任制和行政执法错案追究制等制度，强化执法责任，明确执法程序和执法标准，进一步规范和监督行政执法活动，提高行政执法水平。例如，对于单位来说，综合行政法部门任何违反法定义务的不作为和乱作为的行为都应承担相应的法律责任；对有关行政执法人员的行政执法责任的落实，根据过错形式、危害大小、情节轻重，给予批评教育、离岗培训、调离执法岗位、取消执法资格等形式的处理；对行政执法行为在行政复议和行政诉讼中被认定违法或者变更、撤销等比例较高的，追究相关领导人和承办人的责任；对实施违法或者不当的行政执法行为依法依纪应采取组织处理措施的，按照干部管理权限和规定办理。

二、综合行政执法改革中遇到的问题与原因分析

（一）法律制度还有欠缺

一是相比较其他政府部门序列的成熟有序，综合行政执法体制至今仍然没有全国统一的模式；在国家层面还没有一个统一的机构对综合行政执法进行指导，只是原则上规定集中执法权的工作是由国务院法制办来管，建设部来牵头日常工作。这样的机制让综合行政执法的合理性、合法性也因此屡受争议。

二是综合行政执法局所执行的行政法律法规已不适应社会发展，很多法律法规的规定过于原则，缺乏可操作性，对法律责任规定畸轻，导致违法主体的违法成本极低，无法起到应有的震慑作用；另外，一些部门规章，基本上都是各部门站在自己的立场上所制定的，部门利益化的立场非常明显；综合执法部门在实际执法中不可避免地要触及相关部门利益；一种违法行为可适用多个部门法的法条，零碎散乱，规范执法队员的自由裁量权较为困难。

（二）部门配合有待加强

以综合行政执法为主导的新行政执法体制改革涉及到既有利益格局和条块关系的调整, 涉及到行政权力重新划分和组织结构重组的问题。绝大多数管理部门的传统模式是“一条龙”管理，从立法到执行，从管理、审批到监督、处罚，都由一个部门决定。部门自己给自己设定权力，又自己去行使权力，缺乏有效的监督机制，行政执法中存在很大的随意性。原来制定的各项法律都是为解决某一个问题而制定的，相互之间在立法之初就没有彼此呼应，导致实际执法过程出现法律漏洞或者法律矛盾。很多部门规章尤其反映出此类问题，现在由综合执法局集中行使处罚权，在某种程度上是在和相关部门争夺利益。综合执法机构设置后 ,触动了某些行政机关的部门利益，综合行政执法部门必然面临如何与相关行政管理部门之间衔接和协调关系的问题。

综合行政执法通过将处罚权与其他行政权进行分离，强化权力之间的监督和制约，从而减轻部门自利性的影响。但是，行政执法只是行政管理的一个环节，要实现政府管理的目的，有赖于其他行政管理环节的配合与协调才能实现。实行综合行政执法之后，相关职能（管理）部门认为失去了行政管理最有力的手段，其责任压力减轻了，因而就放松了审批许可后的监督管理，导致事前管理的责任缺失，增加了事后控制（行政处罚）的压力和执法成本；现场监督、检查以及处罚权由综合执法局行使，出现问题不是追究职能部门的责任，而往往将责任归咎于综合行政执法部门。

（三）执法保障需要完善

一是外部保障方面。主要是公安执法保障和法院执行保障。一方面，公安执法保障主要是由公安派驻城市管理警察大队到市综合行政执法局，其职能主要是配合综合行政执法局工作，防止暴力抗法事件发生。由于办案程序较复杂，环节多，使大队的保障功能受到限制。城市管理警察警力严重不足，造成阻碍执行公务的案件处理不及时，保障不到位。另一方面，综合行政执法作出的行政处罚案件面广量多，且多数执法相对人由于自身利益的原因，对综合执法部门作出的行政处罚往往不主动履行，大多数案件必须通过申请法院强制执行，严重影响了效率。由于法院执行力量不足，导致一些申请执行的案件不能及时到位，既削弱了执法的威信，也影响了行政执法的成效。

二是内部保障方面，主要是经费保障。综合行政执法工作具有劳动强度大、专业性强和执法成本高的特点，经费保障非常重要，但衢州是经济欠发达地区，属于“吃饭”财政，财政状况比较困难，目前我市相对而言财政保障与综合行政执法试点工作实际需要存在着较大的差距，福利待遇也比较低，执法保障工作需要进一步加强。

（四）政府管理的公共政策需要调整

进城务工人员和城市低收入人群，是城市市区日常执法中主要打交道的两个群体，但问题产生的根源——社会保障体制的不健全、公共配套设施不完善，是城市管理难的根本。从我国目前经济发展的水平来看，大量的下岗失业职工和数以亿计的农村剩余劳动力需要解决生存问题，城市中的练摊人员并非都是农民，有相当一部分是下岗失业的城市居民，他们除了最低生活保障之外，就靠“练摊”来补贴家用。如果管理者的政策目标定得不恰当，行政执法人员在执行最末端的行政处罚权时就会遭到暴力抗法。如为了配合政府管理工作的“创卫”、“创园”等工作，行政执法局经常疲于应付，忙于奔波，但是城市管理的很多问题却还是没有根本解决。很多公共政策的问题、政策目标的设定以及涉及城市管理的种种公共问题的解决，是属于公共管理的问题，是政策层面的问题，需要政府根据社会发展状况进行相应的调整。

三、进一步推进综合行政执法改革试点工作的建议

（一）在现有行政管理体制的框架内，依法推行综合行政执法改革

综合行政执法机关应该是一个独立的行政执法主体，是行政系统的一部分，其设立应当符合法律法规的相关规定。作为深化行政管理体制改革的一项重要举措,建议地方各市政府有效整合政府资源，根据《中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》第六十四条规定：“地方各级人民政府根据工作需要和精干的原则，设立必要的工作部门”；“自治州、县、自治县、市、市辖区的人民政府的局、科等工作部门的设立、增加、减少或者合并，由本级人民政府报请上一级人民政府批准，并报本级人民代表大会常务委员会备案”，依法设立综合行政执法部门作为政府的本级序列部门，实行综合行政执法。通过优化组织结构，减少行政层级，集中权力，强化配合和监督，将分散的行政执法权力、监督、制约职能优化重组，对现有行政执法机构实行综合设置，通过整合职能、精简压缩地方政府各行政职能部门原行政执法机构和执法队伍，地方政府设立一级政府部门综合行政执法局，直接负责综合行政执法事务，向地方政府负责并报告工作。

（二）制定地方性法规，规范行政执法程序和法律适用

综合行政执法体制改革涉及到既有利益格局和条块关系的调整，涉及到权力重新划分和组织机构重组等一系列问题。法治政府要求权力和责任的对等。按照行政管理科学化和提高行征效率的要求，同一级政府所属的不同部门之间要求分工明确，中央政府和地方政府以及地方政府所属的不同层级部门之间应当划分事权，确定各自的职责和权限。综合行政执法部门以自己的名义行使专属的权力，其所行使的执法权自原来的专业部门移交后，原专业部门就不再行使这些权力，具有行政主体地位，应当独自承担相应的执法责任，遵循独立的活动规则，不再受其他部门的干涉。综合行政执法部门的成立只是解决了行政执法部门的权力冲突问题，但是，对于这种综合的、集中的行政权力运作过程中涉及到的运作程序和法律适用等问题则需要地方法规以立法的方式予以明确和规范。建议在推广综合行政执法改革模式的同时，应该以地方立法的方式设立法定、科学的、高效的行政执法程序和行政执法责任制以保障综合行政政法权力的合法行使；为综合行政执法提供法律依据，为将来制定统一的综合行政执法法规打好基础，逐步建立统一的行政执法体制，使行政执法不断专业化、规范化和科学化。

（三）打破传统的改革思维模式，创新行政管理体制改革

实行综合行政执法，原本就是一项深化行政管理体制改革的重要举措，是在现有体制下的改革。综合行政执法改革符合行政管理体制改革的方向，改革的宗旨是促使政府更好地提供公共服务；打破了传统的条条管理的弊端。现在很多地方提出的要为综合行政执法部门在上级部门找个所谓的“婆婆”或者“父母”之类的想法是典型的传统思维方式。事实上，不同层级的政府有不同的侧重面；只有对不同层级政府的功能进行定位，按照其不同功能特点，合理划分事权，解决好各自的错位、越位和缺位问题，把中央政府和省政府转变为以宏观管理和调控为主的“决策型政府”，把市、县、乡政府转变为以向社会、企业和公众提供优质服务为主的“服务型政府”，政府职能转变的问题才能有效得到解决。因此，实行综合行政执法不仅解决长期以来的多头执法、执法扰民等问题，更重要的是，地方政府因地制宜，根据各地的经济发展、社会进步的实际情况，成立综合的行政执法部门，直接受地方政府的领导，可以更好地为公众提供优质的公共服务。地方政府应该重新认识行政管理职能，重新改组政府组织机构，使政府的权力和行政机关的职能既有简化又相对集中，合理配置权力资源。

（四）建立部门间信息共享机制，促进相关部门间的协调与配合

以跨部门的电子政务应用带动信息资源的交换与共享，探索政府信息资源共享机制。原则上与政府各部门协同业务相关的信息，应根据应用的需要免费交换与共享，以促进政府部门之间的信息共享，加强部门之间的业务协同和部门配合。通过跨部门的政府业务信息系统建设，在实践中发现问题，探索政府部门之间协同办公、信息交换、资源共享的体制与机制创新，带动信息资源的交换与共享。行政机关的前置管理环节，用信息化手段与其他部门建立信息共享机制，如许可、审批以信息共享的方式告知执法局，其他部门认为应该由综合行政执法局处罚的案件（行为）及时告知执法局。前置管理环节如果有违法行政等行为，执法局不去处罚，则有行政不作为之嫌疑；综合行政执法局如果发现其他相关部门有不依法行政的行为也会函告相关部门，从而形成执法部门与其他部门相互制约和相互监督的格局。

（五）加大宣传力度，使社会公众理解、认识到综合行政执法体制改革的意义

由于全国各地的情况不同，以及综合行政执法改革的经验不足，个别地方的暴力执法行为严重损害了行政执法队伍的形象。因此，应该加强对行政执法体制改革的宣传力度，加深社会公众对综合行政执法的理解。综合行政执法的根本目的就是保护公民、法人和其他组织的合法利益，促进政府机关依法行政。行政执法人员利用执法过程中碰到的一些具有典型教育的案件，通过有关的电视或报纸等新闻媒体，进行宣传，充分发挥新闻舆论的正确导向作用。对于一些地方的暴力执法现象不应该片面地报道，新闻媒体应该更多地从正面报道、宣传综合行政执法的改革工作，为推进依法治国方略、维护社会和谐稳定提供强大的舆论支持。同时，通过广泛的宣传也促进全民的公德意识、责任意识以及法律意识等。通过进一步加大宣传力度，积极营造有利环境，努力推进综合行政执法工作，提高行政执法效能，更好地为公众服务，为经济社会发展服务。

篇5：综合管理部助理工作职责

1.遵守公司的各项规章制度。服从领导，听从指挥，保守公司机密。

2.负责综合管理部文秘、信息、机要和保密工作，做好公司档案收集、整理、归档。

3.负责公司会议的准备、组织、记录工作。4.负责公司印章使用管理。

5.负责公司资质及所需各类证件的管理工作。6.负责公司办公及劳保用品采购、发放、管理工作。7.负责建立、健全员工人事档案。8.负责公司员工考勤整理汇总工作。

9.协助部门主管做好车辆管理工作。定期上报车辆各项费用支出情况。

10.负责公司用餐人员、费用支出的统计工作。11.负责安排公司员工节假日值班。12.负责公司来客人员的接待、服务工作。13.负责公司水电费缴纳、登记管理。14.负责公司办公设施日常保养、维护。15.完成公司领导交办的其他工作。

行政助理：夏子

篇6：综合管理部行政助理工作职责

高级文秘、行政助理综合技能实战培训

【举办单位】：中华国际管理培训网(www.fanwencn.com) 【参课费用】：3600 元/人【授课时间】：7月23日～ 7月25日【授课地点】：北京【报名热线】：021-58315981,58316892,13501981806,13816331021 【培训对象】企业各级行政管理人员、各级助理和秘书、办公室主任等

篇7：综合管理部行政助理工作职责

11月1-2日深圳

11月29-30广州12月6-7日北京

12月13-14日上海12月20-21日深圳

课程对象：各级助理和秘书：总裁（总经理）秘书、部门秘书、办公室主任、行政部经理（助理、主管、文职人员等)

咨询电话：0755-33048388QQ：930617481

课程背景：

对高级行政管理者和秘书来说，没有受到专业系统训练，将无法从战略性全方位角度认知秘书与助理的工作；在所从事的工作中感觉缺乏理论支持；工作中总是被动行事，不能主动掌握工作节奏；想为领导做得更多、更好却没有好的方法、思路；想更好的执行领导的政策，却总是得不到支持；想给公司节省费用，但却不知从何处下手，想更好地处理好公共关系（政府公关），却总是不得要领----诸如以上的问题，都是每个助理秘书工作人员所面对与困惑的，如何把握正确方向从而迅速提升自身职业素养，成了我们必须面对与解决的课题。

课程收益：

－清晰了解文秘、行政助理岗位的贡献度和核心价值，帮助提升行政工作的愉悦感。

－针对本单位岗位的要求提升自己的各项专业能力，做个效率为先的领导助手。

－良好工作习惯的系统培养是面对多位领导、面对琐碎杂工作的提升与改变。－成为上司的得力助手，在企业内部、企业对外的人际关系的经营上更加专业化。－熟悉办公事务的处理技巧：通过现场模拟练习，现场点评，课程提纲：

第一天课程：6.5小时

前言：通过行政工作者定位解读让我们看到几个关键词：协助、日常事务、提供参谋建议、沟通协调、桥梁关系，这是行政工作特殊性的解读，他必定是完成领导目标为先，协助统筹协调更多的事务性的工作，如何更有效的提升工作效率，让桥梁更加有效、可靠、稳健？是课程学习的重点内容。

模块

一、角色认知：如何成为领导身边优秀助手？3小时

一、今天我是单位的形象代言人；通过一句话、三个词语描述你的单位印象。

二、领导需要什么样的优秀助手？通过对领导的需求分析，不同层级助理的定位进行自我评价，提升服务意识，做最有竞争力、最有价值的工作。

三、了解我的工作优势与工作行为风格；通过行为测评，分析过去三至六个月你的行为风格与工作优势，并给予您针对性的建议和指导。

四、我们单位对行政岗位的职责要求解读与分析；针对每个单位的需要分享行政岗位的职责，清晰任务，明确工作目标。

五、本模块总结：如何成为领导身边优秀助手？我们的工作特征：多样琐碎性、随机突发性、领导指派性、保密性。情景练习。

轻松一刻：学习办公室养生操－五节操。

高级秘书、助理和行政管理者工作效率提升训练营---颁发高级职业秘书证

特别分享：午间欣赏职业秘书相关电影，并组织讨论秘书成长之路。

模块

二、高效职业沟通与和谐人际关系：赢得领导信任3.5小时

一、什么样个性特点的人会更容易获得良好的人际关系？亲切的微笑、温暖自信的眼神、职业握手练习、清新问候、身体距离、为他人着想、会选择礼物等内容。

二、学会真诚的赞美；通过小组竞赛练习，提示适度赞美能力。

三、塑造愉快交往礼仪之道；敬语、介绍、坐车、送别礼。

四、接听电话礼节与情景练习；面对难以对付的客人和电话应对技巧。

五、接待来访客人的流程和细节注意；观摩先进单位接待流程设计。

六、与新闻工作者交往注意事项与细节，并情景练习；

七、印章管理流程与人际关系和谐之道；

八、零用钱管理流程与得到领导信任的细节；

九、文件管理与签收流程，如何与领导预约签收？

十、与不同个性领导相处之道；创造积极的语言结构，与不同领导风格的领袖交往，用他们最喜欢容易接受的方式工作与交流。

十一、模拟练习：接受不清晰的工作指示时、本周工作汇报流程与内容、商讨问题时、面对领导的坏脾气时，小组总结，这个案例中我的收获。

十二、上司约会、出差行程安排策略与方法。

本模块总结：与领导相处的时间，学会虚心请教，交流汇报要简要，内容真实详尽，与领导关系简单，尊重上司，学会为他救场。

第二天课程：6小时

模块

三、高效工作模式：提升行政工作效率4.5小时

一、时间管理与工作统筹

1、了解压力环境下我的时间管理模式：这是何澜老师独家版权的压力环境下我的时间管理模式的测评工作，看到你的时间管理模式瓶颈与问题。

2、探索我的生命价值观：专业的心理学底蕴帮助你分析你的生命价值观，看清楚生命的需求和关注，提升生命幸福值。

3、我的时间都花在哪里？清晰时间大盗：我们人生就算100年，你的一百年中的生命价值在哪里？

4、激发我的脑思考模式，创立个性化时间管理技巧与方法；

5、系统思维方式训练：面对多任务管理，多领导指示工作时，清晰生活与工作的目标、工作步骤、紧急重要程度的分类。

6、为自己的人生开始规划：从梦想到现实，从日计划、月计划、年计划的制定和落实。

二、精力管理：根据生理节奏制定工作：了解精力最旺盛的时候，学会聚焦，学会制表，制表的要点和注意事项。

三、办公室5S管理：5S管理要点与工具

四、信息管理：

高级秘书、助理和行政管理者工作效率提升训练营---颁发高级职业秘书证

1、如何处理电子信件？

2、如何处理报纸杂志？

3、快速阅读。

4、为自己准备清单。

五、会议管理：常见高效会议管控要点。

1、固定部门会议的掌控。

2、解决问题会议的核心。

3、讨论会议的流程与掌控。

4、会议中不良行为的形成与控制。

5、会议管控工具表格的制作与分享。

本模块总结：两天中学习到提高工作效率的方法、制定行动计划模块

四、压力管理：提升职场幸福力1.5小时

一、压力的定义与认识；

二、我在社会环境中角色的扮演和认识；

三、智慧身体感应与体验；

四、树立正确的人生观与价值观；

五、饮食减压、音乐减压、睡眠减压、运动减压等内容体验；

六、心里冥想：学会接纳；

篇8：综合管理部行政助理工作职责

1 “知识爆炸”, 要求高校管理者更加专业化

21世纪以来, 我国社会发展日新月异, 许多产业结构纷纷随之发生了重大调整。同样, 随着高等教育的日趋多样化, 对高校行政管理人员的专业化水平的要求也提到了一个新的高度。为了适应社会对多样化人才的需求, 高校应该配合产生多样化的高等教育, 因此, 高校管理者在这个重要的环节必须以专家的认知层面对高校进行改革。如今, 学术竞争异常激烈, 高校对于师资力量和科研队伍的要求日益提高, 在不断加强科研能力和学术水平的同时, 很多高校忽视了管理者水平的重要性, 甚至有些教师无法胜任教学任务, 就改做行政工作, 这些现象实际上大大弱化了管理水平, 也给管理队伍的专业性带来非常不利的影响。然而, 面临着管理模式与制度还不完善的局面, 管理者们不仅在管理方面要加强专业性, 还应该注重培养自己的科研能力, 以进一步研究管理工作的方向和改进方法。高校管理者专业化, 已经成为了当今高校管理的发展趋势以及管理者们必须努力的方向。

首先, 高校管理者专业化要以丰富的管理知识作为基础。21世纪是一个“知识爆炸”的时代, 单纯以经验进行管理的模式时代已经成为过去式, 作为管理者, 应该在确定自身的工作范围与职责的基础之上, 对自己进行“充电”, 即深入研究相关方面的管理科学。

其次, 对于自身能力的培养, 要注重“专”, 而非“通”。管理学是一个涉及内容多而复杂的学科, 作为高校管理者, 应该明确自己的工作责任、内容, 从而确定一个方向, 在管理学的某一领域进行加深研究, 而不是泛泛的学习管理学知识。通过系统而深入的学习, 不仅能使管理人员对专业知识加深理解, 更能因此而使他们的业务水平提高到一个新的高度。

最后, 不仅要在管理方面提高专业素质, 同时也应该提高自身的科研能力。高校的管理工作是离不开科研的, 身处一个学术氛围十分浓厚的环境中, 高校管理者必须具备相当的科研能力。作为一个接触基层的管理者, 高校管理人员十分容易发现问题, 而且这些问题是上层机构不易发现的。通过对这些问题的深入研究, 并且与同行进行探讨, 进而公布自己的研究成果, 将会为我国的高校管理工作作出一份贡献。

2 培养高校管理者的综合素质

作为高校行政管理队伍中的一员, 管理者们应该具有良好的心理素质、职业精神、坚定的政治立场以及文明形象。高校行政管理人员自身素质的高低直接影响学校领导的决策, 影响师生的行为、教学质量和办学声誉, 直接关系高校的生存和发展。正确认识高校行政管理人员应具备的素质, 探索培养和提高高校行政管理人员综合素质的途径具有重要的现实意义。因此, 高校管理者必须从各个方面不断完善自身, 在业务水平专业化的基础之上, 提高自己的人际交往能力, 增强对本职工作的热爱, 在丰富内涵的同时, 为自己塑造一个良好的外在形象。

首先, 要注意培养自己的政治思想素质。要搞好管理工作, 必须有一个坚定的政治立场, 具有正确的政治方向和良好政治品质。这是最重要的素质培养, 涉及诸多原则问题、面临抉择的时候, 只有正确的、坚定的政治思想品质, 才能把握住做事情的方向, 避免犯下重大错误。

其次, 要坚定职业精神。无论哪个行业, 只有对自己的本职工作付出热情和心血, 才能真正把事情做好, 在繁重而枯燥的工作中, 高校管理者只有选择耐心与认真, 才能不折不扣地完成自己的任务。孔子云:“吾日三省吾身。”如果每一个高校管理者都能经常对自己的表现进行反思, 不断克服自己身上的惰性和私心, 那么高校的管理水平自然能日益提高。

最后, 要培养自己的心理素质, 锻炼坚强的品质并增强抗挫折能力。不管在哪个领域, 做什么工作, 遇到困难、陷入困境是十分正常的事情, 如果遇到困难就不知所措, 那么这个问题势必不能被很好地解决, 因此管理人员的应变能力、抗压能力在日常工作中非常重要, 特别是高校竞争异常激烈的今天。另外, 在工作中常常会遇到不顺心的事情, 管理人员有时会感到委屈、郁闷, 这种心情会在很大程度上影响工作效率和准确度, 甚至使得面临的情况愈加困窘, 所以, 注重培养自己的心理素质对高校管理者来说是非常重要的方面。

高校的行政管理是实现其教学、科研两大社会功能的保障。行政管理队伍的精神状态及工作水平将直接影响高校的现代化进程。人们往往认为高校管理工作是很枯燥的, 并且对专业知识没有较高的要求, 但事实并非如此。为了适应社会的多样化和专业化, 高校管理者必须在专业知识和综合素质方面不断完善自身, 才能在激烈的竞争中领导高校快速前进。

参考文献

[1]林忠义.高校行政管理人员综合素质提高的有效途径[J].长江大学学报 (社会科学版) , 2009, 32 (4) :316-317.

[2]黄剑青.高校行政管理人员激励探析:困境与出路[J].当代教育论坛, 2007 (6) :24-26.

篇9：综合管理部行政助理工作职责

摘要：通过对《中国档案年鉴》1983～1988，1997～2004年各省、自治区、直辖市各级档案局、馆人员情况统计资料的分析，描述了全国各级档案行政管理部门与国家综合档案馆工作者的年龄结构现状和变化趋势。

关键词：档案系统工作人员年龄结构

合理的年龄结构是事业持续稳定发展的保障，那么我国档案工作者的年龄结构现状如何?其变化趋势又是什么样子?下面我们通过对《中国档案年鉴》1983～1988，1997～2004年各省、自治区、直辖市各级档案局、馆人员情况统计分析，来了解一下我冈档案工作者的年龄结构现状和变化趋势。

1档案工作人员不同年龄段人数统计

从表1可见，1983～1988年期间各省、自治区、直辖市各级档案局、馆各年龄段人员的数量均在增长。1997～2004年期间小于35岁的人数逐年下降，35～50岁的人数逐年上升，大于51岁的人数大体平衡，变化不大，1983年的统计指标与1984年后的不同，其统计标准为小35岁、36～55岁、大于55岁。由于我们无法按1984年后的标准对其进行重新统计，故将1983年36～55岁段人数填入36～50岁段，将1983年大于55岁段人数填入大于51岁段。因此出现36～55岁段人数1983年大幅高于1984年，大于55岁段人数1983年数倍小于1984年的情况。

2档案工作人员年龄结构比例

由于1983年36～50岁段实际填入的为36～55岁段的人数，大干51岁段实际填入的是大于55岁段的人数，因此在百分比计算时不再计人。

由于人员数量是一个处于不断变化的动态数据，使用分年龄段人数总量统计的方式并不能准确反映档案工作人员的年龄结构。这里我们用不同年龄段人数占当年总人数百分比的方式来显示档案工作人员的年龄结构。

1983年～1988年间小于35岁的人员比例从36％上升至47％，增加了11％，平均增幅超过2％；36～50岁的人员比例从41％下降至34％，减少了7％，平均降幅1.2％：大于51岁的人员比例大多数年份维持在19％。

1997年～2004年间小于35岁的人员比例从40％下降至29％，减少了11％，平均降幅为1.6％；36～50岁的人员比例从45％上升至56％，增加了11％，平均增幅为1.6％：大于51岁的人员比例在13％～16％。大多数年份维持在16％。

由于缺少1989年～1996年间的统计数据，我们一时无法得出这一期间确切的百分比数。根据相关性分析的方法，我们认为各年龄段百分比数变化与总体人数出现大幅度增减相关。而这一时期档案工作人员总体人数并无大幅度增减情况出现。因此，我们可以推断各年龄段百分比数变化应与前后年度平滑衔接。

3局馆档案工作人员不同年龄段人数比例统计与分析

工作人员年龄维持在什么样的比例才算合理?首先我们假定在有效工作年限内每个年龄段的人数相等是理想状态，而后我们对不同学历、不同性别档案工作者初始工作年龄与有效工作年限做一个分析。见表4。

表中有效工作年数：法定退休年龄一工作年龄。假定档案工作人员的入学年龄均为7岁，由于学历不同，其受教育的年数不同(12～21年)，参加工作时年龄也不相同(19～28岁)。根据国家法定退休年龄为男60岁、女55岁，不同学历的人有效工作年限不同(27～41年)，平均为34年。

按照档案统计年鉴的统计标准将年龄层次划分为小于35岁、36～50岁、大于50岁三个档次。由于初次工作的年龄均在36岁以下，退休年龄在50岁以上，实际工作年限的差距就差在小于35岁、大于50岁两个年龄段。按平均有效工作年限为34年计算，小于35岁年龄段实际工作年限为7～16年，36～50岁年龄段实际工作年限为15年，大于50岁年龄段实际工作年限为5～10年。

每年龄段所占比例参数=100/年龄数

如果将34年的有效工作年限按100计，每年龄段所占比例参数约为3。我们将各年龄段实际工作年限乘以每年龄段所占比例参数，再除以100，就可计算出每年龄段理想比例数。

35岁年龄段理想比例为(7～16)×3/100=21％～48％。

36～50岁年龄段理想比例为15×3/100=45％。

大于50岁年龄段理想比例为(5～10)×3/100=15％～30％。

4档案工作人员年龄结构变化趋势

虽然目前档案工作人员的年龄比例还算合理，但我们有必要对年龄结构变化的趋势加以研究，关注这种变化趋势对档案事业的影响。

从图1可见：小于35岁的人员比例从1983年的36％上升至1986年的47％(最高点)，之后有一个较长平稳期(最少3年)，随后开始下降，1997年下降至40％，8年间下降了7％，年均下降0.875％：到2004年下降至29％(最低点)，7年间下降了11％，年均下降1.57％；较最高时的47％降低了18％，年均下降1.2％。按照这样的速度，5年之后将降至理想比例下限20％以下。这种状况持续下去，会导致人员结构的断层，出现青黄不接。

如果我们将36～50岁年龄段理想百分比数允许变化范围值定为±5％的话，那么这一年龄段理想百分比值应为40％～50％。从1984年的41％下降至1987年的34％(最低点)，经过一个短暂的平衡期后，开始回升，1997年升至45％，到2001年就升至52％，超过了理想百分比数允许变化范围的上限，2004年则升至56％(最高点)，较最低时(34％)高23％。属于偏高状态，持续下去将加速人员的老化，

大于51岁的人员比例在13％～19％之间，在理想百分比数的下部，起伏不大，总体平稳。2004年较上年有一个2％的回升，这个上升幅度与36～50岁年龄段2003年的上升幅度相同。这或许是一个比例上升的信号，如果持续上升则值得关注。

篇10：综合管理部行政助理工作职责

2、公司各项制度的传达、监督与执行，协助公司统一化管理。

3、协助门店进行各类数据的稽核工作，协助公司做好门店风险控制。

4、全面协助公司对门店的各项管理以及公司对于门店与门店间合作的管理。

篇11：综合管理部行政助理工作职责

2、协调部门内部日常财务工作，包括项目所需各类采购的推进、固定资产管理、行政付款、员工出差报销等;

3、协助部门日常各类项目工作，包括各类项目的合同签订流程推进等;

篇12：综合管理部行政助理工作职责

2. 负责周、月、季、年的订单定期汇总、整理及统计分析工作

4.负责人事工作如考勤，员工入离职、转正、晋升等手续的办理；

5.负责公司的档案管理及各类文件、资料的鉴定及统计管理工作；

6.协助仓库管理

7.完成领导交付的其他任务。

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篇13：综合管理部行政助理工作职责

在我国发展的新时期, 市场竞争将整变得越来越为激烈。我国的许多企业都在积极主动地寻求新的发展道路, 希望能够不断提升企业的市场竞争能力, 使得企业在激烈的市场竞争中能够占有一席之地。我国很多企业都应用先进的科学技术对企业的管理进行优化和改革, 针对企业的行政管理内容而言, 想要提升该工作的工作效率, 最重要的切入点就是行政工作人员。因为, 行政工作人员是行政管理工作开展的基础, 企业如果想要使得相关决策能够及时的传达, 与行政管理人员是分不开的。对于行政管理人员而言, 他们不仅仅是行政工作开展的基础, 也是企业正常运转的基础。

1 现代企业行政岗位和行政管理人员概述

1.1 现代企业行政管理岗位

现代企业行政管理岗位包含的内容众多, 其中包括企业经营的产品的生产制作、产品的推广销售以及新产品的研发等, 行政管理岗位就是以这些内容为核心服务工作。如果只是浅层的对行政管理岗位进行分析, 行政管理岗位虽然不能够为企业带来直接的经济利益, 但是如果现代企业没有行政管理岗位, 企业生产经营工作就会如同一团乱麻, 如果将企业比作是人的身体, 那么行政管理部门就是人的骨骼, 将企业的所有部位有效的连接在一起。更深层次的讲述, 行政管理岗位能够使得企业可以按照一定的的规律和章程运转, 使得企业可以从容的面对一切困难, 同时还能够保证企业整体的发展。在新时期, 现代企业行政管理工作不仅有了许多新的工作内容的加入, 同时原有的工作进一步细化, 与以往行政管理存在一定的差距。行政管理岗位工作内容多, 责任重大, 在对于企业问题的处理方面, 应该更加的合理化、科学化、现代化[1]。

1.2 企业行政管理人员

企业行政管理人员就任于行政管理岗位, 要对企业的相关问题进行处理, 需要对于企业的档案资料进行管理, 同时还承担着大量的行政内务, 负责企业精神和文化建设等工作。行政管理人员要对企业整体的生产经营运行负责, 对企业内外部的关系进行有效的维护。他们需要担任大量的工作, 如果不能够具有良好的综合素质, 就不能将行政管理工作的意义和职能有效的发挥出来, 对于行政管理人员综合素质的培养, 是每一个现代企业都必须要高度重视的。

2 现代行政企业管理人员应当具有的素质

2.1 良好的职业道德

工作人员的职业道德非常重要, 因为他会引导工作人员的工作和行为。但是对于行政管理人员来说光是拥有良好的职业道德还是不够的, 还需要具备一定企业责任感、企业荣誉感, 为自己能够身处于这个企业, 身处于这份岗位感到骄傲。因为一名行政管理人员即使拥有高超的专业水平, 但是并没有具备良好的职业道德, 所以他在工作中必定会存在消极的工作态度, 而且他的专业水平越高, 越容易通过自己的知识为自己谋取利益, 对企业造成损害。因为企业行政管理人员会掌握大量的企业信息, 包括企业的客户信息、企业的资金链等, 他们的职业道德与企业的切实发展有着直接的关联。

2.2 良好的心理素质

企业行政管理人员会直接面对企业面临的危机及企业管理工作中的问题。如果企业行政管理人员不能具有良好的心理素质, 那么, 他们在面对企业危机时就会产生慌乱的情绪、自乱阵脚, 又怎么能够在第一时间解决危机?临危不乱、从容面对、快速解决是企业行政管理人员应当具有的素质。拥有良好的心理素质能够使得行政管理人员以一个积极乐观的态度处理危机, 保证企业可以攻克更多的难关。

2.3 良好的专业技能

以往很多人认为目前企业已经实现了现代化的管理, 行政管理工作并没有太高的技术含量, 这是一种思想上存在的误区。行政管理人员要具备良好的社交能力, 可以协调企业各个部门之间的关系, 同时, 还要具备专业行政管理知识, 这样才能够了解怎样才能将行政工作做好, 怎样提升行政管理工作效率, 对于行政管理人员应当具有的专业技能可以规划为以下几方面:第一, 对于任何事情能够进行预测;第二, 具有一定的大局观;第三, 能够进行全面的统筹。

3 提升现代企业行政管理人员综合能力策略

3.1 加强对行政管理工作人员的文化素质教育

通过文化素质教育可以帮助行政工作人员树立较强的工作意识, 使得具有良好的道德品质。通过文化教育工作使员工可以明白自身发展与企业发展之间的密切联系, 积极主动的将全部经历投入到自身的岗位上去, 以实现自身发展促进企业发展。同时, 通过文化素质教育还能够在企业运行中形成良好的学习氛围, 会使得员工潜意识地对自身的行为进行反思和约束, 从而使自身的能力不断的提到提高。在文化教育过程中需要加入法律的内容, 使得行政工作人员对相关的法律有所了解, 有所认知, 也保证工作人员在自己的岗位上能够遵纪守法[2]。

3.2 利用人才合理流动

在企业不断的发展过程中必定会有人才流动现象发生, 有利也有弊。过度的人才流动必定会对企业的正常运转造成极其不良的影响, 但是深入研究合理的人才流动对于企业的发展也有着巨大的推动作用。合理的人才流动可以为企业注入新的生命力, 使得企业能够保持着蓬勃发展。现代企业要充分利用合理的人才流动, 不仅仅可以为企业吸取大量的高素质人才, 同时, 还能够使得员工心中具有一种危机意识, 使得员工对于自身的工作岗位更加的尽职尽责, 危机意识会不断促使工作人员通过提升自己的综合能力, 从而促进企业市场竞争能力的提升。

4 结语

行政管理工作人员可以说是现代企业管理的核心, 只有不断地提升他们的综合能力, 才能够保障企业在激烈的市场竞争中站稳脚步, 才能使得企业可以从容的面对各种挑战, 才能使企业组建发展到一个新的高度, 提升现代企业行政管理人员综合能力是企业寻求发展的重要途径。

参考文献

[1]董欣欣.关于现代企业提高行政管理效率的思考[J].现代商业, 2011 (30) .

篇14：综合管理部行政助理工作职责

摘要：如一般组织企业相同，高校组织的运行离不开综合行政及秘书岗位来参谋、协调对内对外各项事务的有序开展。本文就高校综合行政（秘书）工作存在的具体问题和优化对策进行探讨，以引起对这一群体及其工作内容的关注及优化。

关键词：综合行政秘书队伍建设

高校综合行政（秘书）人员，是指在学校或部门学院，承担辅助决策、文书会务、接待组织协调等的办公室工作人员，诸如党校办、各部门学院综合办的工作人员。他们是高校行政管理队伍中的重要构成部分，为高校稳定有序发展起到了不可替代的作用。因此，如何做好综合行政（秘书）人员的管理和队伍建设工作，成为高校管理体制改革中需要面对思考的问题。

1 高校综合行政（秘书）工作中存在的问题

1.1 重视程度和认同度不足高校的主要职能决定综合行政管理（秘书）的辅助地位，导致学校对其地位重视程度不足，教学科研主体对其认同感不强。传统观念认为综合行政管理（秘书）岗位主要负责传达、沟通、协调等辅助型事务，大多数人都可以胜任，没有必要强配优配。同时，作为学校主体的教学科研人员对综合行政管理（秘书）的认同感不强，可有可无甚至稀释收入，这也是众多高校普遍存在的问题。这些观念的存在，使得人们对综合行政（秘书）工作缺乏正确的认识和评价，从而导致其参谋助手、组织建议等作用难以充分展现，这又反过来影响其地位作用。

1.2 从业人员素质参差不齐高校的综合行政（秘书）人员大多非科班出身，没有接受过正式的行政管理及秘书职业培训，甚至有些是在高校合并浪潮中，无法胜任教学科研人员的出路。他们对综合行政（秘书）工作的目标职责缺乏主动思考和责任意识，很难有效完成岗位应有职责，出现了“人多活慢”的低效率现象。

1.3 工作内容单一繁杂随着高校规模的扩大、功能的增多，行政管理的内容囊括了人、财、物、事等方方面面，再加之受限于岗位编制数量，使得综合行政（秘书）人员承接着繁重的具体事务，重复性强、内容单一，时间一长容易产生懈怠情绪。加之综合行政（秘书）岗位职责范围宽泛，师生遇到问题，都习惯找他们处理，致使正常工作受到干扰，本职工作往往做不到位。

1.4 队伍建设不稳定在工资待遇上，综合行政（秘书）人员的工资收入不如同级的专业技术岗位；在职务晋升上，由于岗位编制有限，综合行政（秘书）人员晋升的机会也很少；在专业技术职称评聘上，高校综合行政（秘书）人员不像专业技术岗位有相应的职称系列评聘等等，这就使得一些综合行政（秘书）队伍人心不稳，很多人转岗到其他岗位，或通过考博成为专业技术人员，导致优秀人才的不断流失。

2 加强高校综合行政（秘书）工作的建议

2.1 转变思想观念，加强人文关怀高校应进一步提升综合行政（秘书）工作的地位，更加重视综合行政（秘书）工作，要给予他们更多的重视和人文关怀。加大综合行政（秘书）技术支撑、培训学习的投入；及时肯定表扬其工作成绩；关心照顾其生活和发展等等。通过一系列的重视和关怀，使得综合行政（秘书）人员获得信心、看到希望，满怀热心投入到综合行政（秘书）工作中来。

2.2 加强培训学习，提升技能素质 “打铁还需自身硬”，做好综合行政（秘书）工作，从业者自身必须要提高技能素质和职业道德。高校综合行政（秘书）人员要重视和提高自身的理论政治修养，认真学习党的理论政策，学习国家领导人的相关重要讲话精神，掌握国家教育的路线方针和政策，了解教育大局、学习规章制度、熟悉校史校情。与此同时，高校综合行政（秘书）要热爱本职工作，树立良好的职业道德，有强烈的事业心、责任感和乐于奉献的精神，耐得住寂寞，立志在本职岗位上做出贡献、做出成绩。

综合行政（秘书）人员自身要提升专业技术能力。高校综合行政（秘书）人员要适应高校发展需求，就必须要与时俱进，具备深厚的业务功底，提升专业技术能力。一要拓宽知识面，对公文写作、国家方针、教育政策、教学科研等方面的知识要有广泛涉足和积累；二要提高组织协调能力，讲究协调沟通的技巧，充分做好上传下达、沟通协调工作，发挥好“桥梁”和“纽带”的作用；三要积极引入和熟悉OA、微信、APP等现代办公系统和手段，提升工作效率。

建立健全学习培训机制。高校要把综合行政（秘书）人员的培养纳入师资培养计划内，为综合行政（秘书）人员提供不同形式的学习和培训机会。包括在岗业务培训、校外（校地、校企、校校）交流学习。

2.3 明确岗位职责，提高工作效能为避免综合行政（秘书）岗位被职责不清的各类事务所束缚，学校和各部门就要通过职能梳理，对各部门的职责进行规范划界。同时，对综合行政（秘书）人员的工作职责予以规范明确，从而保证综合行政（秘书）工作合理有序和高效运行。

综合行政（秘书）人员要讲究工作方法和技巧。面对繁杂的日常事务，要善于总结整理，常规性工作要预先规划、类同性事务要归类批次处理、多方面事务要理清脉络分清轻重缓急、突发性事务要提早做好预案准备。

2.4 建立健全职务发展规划解决综合行政（秘书）队伍的懈怠情绪，可以通过平级岗位调动、更新工作环境，以及职务待遇晋升等措施健全其个人发展规划。科级干部轮岗制度是在全校范围内，在同一岗位工作5年以上、35岁以下的科级干部进行有组织的轮岗换岗。这将大大增强学校基层管理人员的活力，促进一批科级干部快速成长，加强部门间的沟通交流，也促进打破部门间的利益壁垒，利于复合型管理人才的培养。

另一方面，面对职数不足“僧多粥少”的难题，我们可以借鉴国家公务员工资薪级改革方向模式，划分层级的职务晋升模式，使得资深科员薪酬可能赶超科长，破解职数匮乏的束缚。

参考文献：

[1]陈瑶，陈卫.浅谈高校秘书工作及其在高校管理中的作用[J].商情，2012（2）：153.

[2]汪洋，张继革.当前高校行政管理改革刍议[J].兰州大学学报（社会科学版），2007，35（4）：143-146.

[3]陈超.关于高校行政管理队伍建设的几点思考旧[J].党史文苑，2005（24）：14-16.

[4]王冰.试论高校行政管理存在的问题及改革方式[J].文艺生活，2013（08）：227-228.

[5]刘缙.高校秘书工作中存在的问题与对策研究[J].高教前沿，2010（11）：83-84.

作者简介：

篇15：业务助理行政助理工作指南

（2013年4月10日星期三

更新）

说明：本手册是业务助理各项工作的工作指南（注意：不是知识手册）。主要用于记录每项工作如何办理、应该依次执行什么流程。

1.项目验收材料归档

1)拿到当月应该验收的项目清单后，立即联系商务代表，确认项目的准确验收时间，并填写在表格中； 2)按照准确验收时间，在验收前三个工作日提醒商务代表：验收后请立即提交验收材料；在验收后后2个工作日内联系商务代表，收集验收材料，并把收集的结果填写在表格中；同时把验收材料的名录清单填写在表中；

3)不断催收验收材料，收集材料；随时把收集齐全的材料交给企管中心QA，直到当月验收的全部收集、交给企管中心；

4)最后把表格反馈给自己的部门经理和企管中心QA； 2.投标授权

1)投标授权包括两个文档：授权申请表和授权文档；

A.授权申请表用于公司内部走流程，各级领导审核审批是否需要予以授权；

B.授权书，是授权的内容的说明书，即说明授予谁、什么样的权利。授权书必须打印出来加盖公司章（公章还是合同专用章？）后发给被授权方以备招标方查验，以确保持此书者为我公司正式授权。此文书必须加盖公司章后方为有效；

2)投标授权的办事流程

A.第一步：请部门总经理、助理总裁、副总裁依次审批授权申请书，并签字或授权指定人员签字；这一步的签字人，具体请参见表格上列出的信息；

B.第二步：把授权书和审批通过的授权申请表，交给企管王玲（这里应该是岗位名称，而不是人名，但不记得王玲的岗位名称了，暂时用人名）审核、盖章（公章还是合同专用章？）； C.第三步：盖章后，把授权书寄送（一般是走快递）给被授权方或其指定的地方；有时时间紧迫，也可以把盖章后授权书扫描，把扫描件发出去；或者直接传真过去同时把原件快递到指定地方；

3.京外办公区社保公积金的核定和申报

社保和公积金，都是公司人力资源中心负责的工作。人力资源中心会根据各方面的情况来综合考虑。因此，这个事情应该这样来做： 1)了解情况：

在当地社保公积金基数评定的月的上一个月，月初就联系当地的社保或公积金管理机构，咨询当年办理社保公积金事情的注意事项和所需要的资料，材料应该整理为一个清单/ 特别说明：如果当地的社保公积金是有代理公司代办的，那这里就要联系代理公司，咨询注意事项和所需要的材料。2)联系HR：

了解清楚后，立即和公司人力资源中心联系，通报以下信息： A.当地需要在x月提交xx数据，提交的截止时间是什么； B.除了上述数据外，还需提交哪些材料；

C.报告当月在当地交纳社保和公积金的实际情况，包括人员名单、工号、所属部门和二级部门、交纳的基数；

D.其他HR需要的信息； 3)约定时间：

和人力资源中心约定时间，等待人力资源中心反馈结果，期间需要配合人力资源中心互动工作； 4)督促提醒：

确保在最后截止日前一定时间（1周到2周的时间，各地不同）拿到最终结果，为此需要不断督促和提醒人力资源中心； 5)执行办理：

拿到最后结果后，随即安排时间去当地相关机构办理，并确保顺利通过；最后把结果书面原件反馈给人力资源中心，当地只有复印件和电子版；

特别说明：如果当地的社保公积金是有代理公司代办的，那这里就要联系代理公司，把从人力资源中心得到的材料转给代理公司（这些材料，如果用了不能返还给助理的，那就请复印一份留存，电子办版材料也要保留一份），并督促代理公司去相关机构办理；办理后，拿到结果并立即反馈给人力资源中心。

4.分公司公章的使用

1)分公司公章，暂时限定只能用于在交纳社保、公积金、缴纳各种分公司和个人所得税、工商税务需要的各种材料、银行对账单、办理员工户口和档案等方面，除此以外的其他方面，必须要先请示企管中心或你的上级，并获得同意后才能盖章。

A.任何地方，凡是要求公司对员工提供收入证明的，都必须提交给公司HR，由公司HR审核并加盖公司HR的章。不能盖分公司的章。

2)所有的盖章，都必须登记；如果申请人不登记，就直接拒绝盖章。

3)每月第一周，把上月登记表寄送到北京，给你的上级存档。同时，复印一份，把复印件留在当地备查。4)凡是遇到不明情况的盖章申请，要立即致电企管中心，或你的上级。5.如何应对紧急情况

1)首先明确角色：我们助理是每个办公区的“管家”，我们是紧急情况（比如灾害性天气、火灾等）的负责人；所以，我们要对所有紧急情况高度敏感。而且，出现紧急情况后，第一念头就是要想着整个办公区全体员工的安全，包括在市内出差的。要立即放下手中的工作，应对紧急情况； 2)如果是火灾，立即拨打119报警，并立即报告当地各部门最高负责人，要求他们选定组织人员，组织大家有序撤退；时间来得及的情况，要关闭总电源； 3)4)第一时间，把紧急情况报告当地所有部门的负责人，同时告诉他们，你正在联系公司总部，请示处理措施；紧急联系公司总部，说明具体情况，请示处理措施。请示对象包括：你的上级、HR负责人（或者后勤部负责人）。记得一定要对方明确何时能回复，因为既然情况紧急，就不能长时间的等； 5)如果是上班时间，就要立即把应对紧急情况作为第一任务：

A.随时观察紧急情况相关信息，比如紧急情况覆盖的范围、情况的糟糕程度、发展趋势，随时把情况反馈给当地所有部门的最高负责人和北京总部的上述人员； B.C.做好当地员工的安抚工作，稳定人心；

如果有员工正在外面，要立即联系该员工，了解其情况，并敦促他紧急避险；如果多次联系不上，要报告期部门总经理并立即报警；

6)如果是将要上班的时间，要请示当地所有部门的最高负责人，询问是否可以请大家暂缓出门，等待公司总部的具体意见出台后再根据意见决定下一步行为； 7)如果情况非常紧急，可以和当地所有部门的最高负责人商量，立即采取应对措施，不必固执的非要等北京的消息而错失机会。但是，一定要在实施前告诉给北京的前述人员，除非联系不上； 8)9)所有紧急情况，过后都要认真总结并详细记录，并把记录文件发给北京总部前述人员；

如果紧急情况造成财产物品损失的，要在正式上班时立即组织清点，汇总出损失情况，报各部门最高负责人确认后，提交北京后勤部；

10)最重要的一条：我们各位助理和当地最高负责人一样，首先是应对措施的组织者，而不是具体实施者，除非该措施只需要一个人实施就够了。全程，各位都要协助最高负责人们落实应对措施；

6.京外助理如何办理社保和公积金的借款与交纳

此流程涉及五个环节，如下图：

1、测算社保公积金

2、发送预算方案到HR5、报销反馈

3、提交借款申请

4、快速报销

1)测算社保公积金

依据上月社保公积金月报，将本月增减人员情况加入，生成本月社保公积金预算方案。

2)发送预算方案到HR 将预算方案压缩加密后发送给人力资源中心福利负责人（曹丹丹，caodandan@supermap.com），并抄送给人力资源中心分管助理总裁（赵明媚，zhaomingmei@supermap.com）。

3)提交借款申请