煤炭企业采购合同管理

煤炭企业采购合同管理（精选十篇）

煤炭企业采购合同管理 篇1

1 建立完善的物资采购系统管理制度

1.1 建立物资采购价格通报制度

建立采购物资价目表, 为主管领导提供审签依据。由计划组会同采购组编制当月采购计划和追加采购计划的采购物资价目表。要求计划组将编制好的价目表于次日报送经营副经理、副总会计师、经营管理部、采购组、库管等有关人员。价目表内容主要包括:采购物资序号、物资编号、物资名称、规格型号、计划价、上次采购价及供应商等。月份采购计划的采购物资价目表, 要求在每月的5日前完成。追加采购计划的采购物资价目表, 要求每周编制一次。建立物资采购询价制度, 为企业监督采购工作提供依据。由物管科负责组织计划组对本月份的所有采购物资予以询价, 并编制询价表 (保留询价资料) 。要求在次月的5日前将编制好的询价表报送总经理、经营副总经理、副总会计师、经营管理部、纪委、库管及使用单位。价目表内容主要包括:采购物资序号、物资编号、物资名称、规格型号、计划价、上次采购价、本月采购价及计划组询价等。

建立物资采购价格会议通报制度

每个月的月初的第一个安全办公会, 由采购主管领导负责通报上月份物资采购价格发生情况, 重点通报差异较大物资。

1.2 建立物资采购约束及监督机制

物管科。物管科主管领导、计划组和库房管理人员 (含库工) 有权对价格异常的到库物资提出异议, 并负责通知采购员及主管领导, 库房待问题解决后方能入库验收。基层单位。物资使用单位有权对价格异常、物资与计划不符及存在质量问题的物资拒绝验收支领, 及时负责通报有关领导并在经营调度会上予以通报。企业纪委。每月由企业纪委负责对上月物资采购情况进行系统审计, 拿出审计报告, 并负责将审计报告报送总经理、经营副总经理等有关人员。

1.3 建立物资采购档案

采购组必须建立、建全物资采购档案。物资采购档案管理标准: (1) 档案的填写要及时准确、完整。 (2) 档案的保存 (储存) 必须完整、有序、安全可靠。 (3) 档案的保管必须严格遵守档案管理标准。计算机档案 (采购数据库) :档案内容主要包括: (1) 月份采购计划 (追加采购计划) ; (2) 采购物资序号; (3) 物资编号; (4) 物资名称; (5) 规格型号; (6) 计划价; (7) 采购价; (8) 物资到货时间; (9) 采购员; (10) 供应商;⑾库号;⑿采购形式等。

书面材料:档案内容主要包括: (1) 采购通知单; (2) 招标材料等。

注:要求采购通知单内容必须和采购数据库一致

1.4 建立到库物资验收审签制度

1.4.1 由物管科负责在每月26日前编制完

成本月到库物资明细表, 组织使用单位验收签字, 并负责在每月的28日前报送经营副总经理、副总会计师、经营管理部、采购员等。

到库物资明细表内容包括:采购物资序号、物资编号、物资名称、规格型号、计划价、上次采购价、本月采购价、采购员、供应商、库号及使用单位等。

1.4.2 审批人员。

使用单位:行政正职、业务主管、材料员。物管科:库房主管、库房主任、计划员、计划组长、主管副科长、科长。采购物资到库验收审批表是采购员付款依据, 也是审批领导的审批依据。缺一不得付款。以上审批人员对审批到库物资的名称、规格型号、数量、质量等负全责。对不符合要求的物资有权拒绝签字验收。使用单位必须按时组织验收, 对合格物资予以签收, 否则将给予通报批评。

1.5 建立产品质量专题会议制度

每月5日前企业组织上月份采购物资质量专题会议, 由物资使用单位、物管科通报本单位采购物资存在的质量问题及建议, 由企业主管领导现场解决相关问题。

2 加强对物资采购系统相关人员的培训

物资采购因其涉及资金数额大、采购过程中可能存在“回扣”问题, 一直是煤炭企业加强管理过程中重点关注的领域。因此, 煤炭企业内部应做好与物资采购有关人员的引导教育工作。人总是采购行为的主体, 物资采购系统是否优良, 很大程度上取决于对采购行为主体的管理。

2.1 提高物资采购系统人员的业务水平

物资采购系统人员的业务不够熟练, 对所采购物资价格没有定价经验, 就无法作出合理的判断。对采购物资的质量实行“谁采购、谁负责”的终身负责制。对采购人员实行持证上岗制度。坚持做到紧把关口、持证上岗、严格管理、定期考核。对采购人员实行业务培训制度, 未参加过岗位培训的采购人员不得参与采购, 以此提高物资采购人员的业务素质。对其他与物资采购有关的人员 (计划员、库房管理员、财务结算员等) , 也要加强业务学习。

2.2 对物资采购系统人员进行长期有效的道德教育

对物资采购系统人员定期进行思想教育, 每月至少学习一次。培训内容如下:其一是学习经济法和公司的各种章程, 通过加强法律条规教育, 增强相关人员的法律意识;其二是进行职业道德教育, 相关人员应该认真学习领会“八荣八耻”, “以诚实守信为荣, 以见利忘义为耻;以遵纪守法为荣, 以违法乱纪为耻。”在物资采购过程中自觉维护本企业的利益, 维护企业的形象;其三是进行警示教育, 通过案例分析, 以案明纪, 以实例为诫, 让相关的物资采购管理人员清醒地意识到贪心的可怕后果。将各种腐败意识消灭在萌芽之中。

3 建立合理的物资采购管理方式

3.1 制定物资采购战略

根据煤炭企业的特点, 可将整个战略规划过程的重点集中在两点:优化采购决策平台和提升以绩效考核为核心的采购管控。围绕这个核心, 企业将实现一个从发现机会, 实现价值到保持成果并不断发现机会的循环过程, 这是整个全价值采购的价值基础。

3.2 严格区别重点物资与非重点物资的界限

采购人员为了故意躲避价格定额中心对重点物资采购价格的审核规定, 对重点物资和非重点物资的划分、定价及申报程序有明确的文件规定情况下, 将重点物资列为非重点物资处理, 以非重点物资采购向价格定额中心备案的方式来躲避价格定额中心对重点物资采购价格的审核, 钻文件的空子。企业督察部门必须认清这一点, 防止采购问题的发生。

3.3 对大宗物资采用公开招标的形式采购

建立健全询比价、议标、招标、订购的三级管理办法。招标采购, 即采购者对需要采购的物资公开招标, 通过一套严格的组织程序, 让投标者在质量、价格、售后服务等方面相互竞争, 从而实现采购的最优化。招标工作进行以前, 必须成立由各个相关部门人员组成的监督工作机构。

3.4 对常用物资采用集中采购的策略。

集中采购是指企业设立高度集中的物资采购中心 (或叫采购部) , 这个中心每年在一定时间 (半年或一季度) 内按照生产需要分期将众多采购方的采购计划进行集中、整合, 形成一个统一的采购计划, 或者叫搭建一个为企业生产服务的采购平台。

4 充分利用信息化技术, 降低采购成本

发挥采购信息平台的作用, 不仅使煤炭企业有效地降低采购成本, 也会使供应商节省了大量的时间成本和人力成本。物资采购管理应用网络技术是科技进步的必然。通过煤炭企业局域网实现网上查询、网上定货、网上支付、网上报单等使煤炭企业的物资采购更加扩展视野, 有更多的选择空间;通过煤炭企业信息化, 还可以达到库存物资资源共享、资源互补, 从而合理有效利用库存资源, 减少库存量, 使库存资金达到合理利用, 提高资金利用率, 以便更好的为生产提供服务和保障。

5 采购物资结算时, 必须认真核对各种凭证

对采购的物资应从两方面把好关。其一, 采购合同签订并开始执行后, 采购货款何时支付、支付金额大小、以何种方式支付是一个复杂的决策过程。货款结算的科学合理决策和有效执行是监督的重点。其二, 实际到货的物资数量与质量存在短缺和质量不能满足要求的情况, 这需要验收人员把关。验收人员责任心和质量标准的把握成为监督的关键控制点。

总之, 煤炭企业在对物资采购系统严格管理后, 就可以减少物资采购资金的占用, 降低材料的采购成本, 为企业的进一步发展打下一个坚实的基础。因此, 重视物资采购系统的管理是每一企业都不应该忽视的问题。

摘要：为了加强煤炭企业物资采购系统的管理, 我们必须从管理制度入手, 整章建制, 有一套可供考核的办法。对物资采购系统人员 (采购员、计划员、库房管理员、财务结算员等) 进行职业教育。并采取科学的方式进行物资采购。

化工企业煤炭采购管理办法 篇2

第一章 煤炭采购程序

第一条 煤炭采购包括以下程序：

（一）达成购煤意向；

（二）供应部到供应商矿点或货场取样；

（三）煤样送生产技术部分析，是否合格；

（四）供应部根据合格化验单与供应商商讨合同草案；

（五）合同草案经供应部部长及公司分管副总经理批准；

（六）供应部通知供应商备货及发货。

第二章 会议协调制度

第二条 每月初定期召开由供应部组织的当月煤炭采购平衡协调会。煤炭采购平衡协调会由公司分管副总经理主持，生产技术部、财务部、供应部、备煤车间、企业管理部、资金结算站等相关部门人员参加，初步确定当月煤炭采购的品种、数量、质量、价格、资金等相关内容。

第三条 每月初定期召开由财务部组织的物资采购资金计划预排会，初步确定当月煤炭采购资金，包括原料煤和动力煤的资金计划额度。

第四条 每月初定期召开由企业管理部组织的公司生产经营资金平衡会，确定当月煤炭采购资金计划额度以及生产流动、零星采购、项目建设等资金计划额度，财务部和资金结算站按当月生产经营资金平衡会审批的各项资金计划额度，组织资金，确保及时、足额兑现。

第三章 职责范围

第五条

企业管理部为煤炭采购计划的管理部门，负责煤炭采购计划日常管理和煤炭采购年计划的编制下达工作；负责会同生产技术部、供应部制定完善的煤炭管理、考核制度并组织实施。

第六条 供应部为煤炭采购部门。负责按公司生产需求组织煤炭进厂，保证公司正常生产用煤；负责煤炭供应商管理，从源头把好煤炭质量关；参与煤炭二次采样分析和质量、计量纠纷处理；负责向财务部提供和月度煤炭采购资金计划，作为财务部资金计划安排的依据。第七条 生产技术部负责煤炭质量管理及制定煤炭质量管理方面的各项规章制度；负责对煤炭进厂后进行取样、分析、检查并及时向供应部等关部门提供煤炭质量分析报告和数量计量单据等相关数据资料；负责处理煤炭进厂后质量分析偏差、内部计量偏差协调和复查工作；负责煤炭进厂后的计量、取样分析、卸车、储运、配烧等相关协调工作，并对相关执行单位实施考核；负责配合供应部等相关部门处理有关煤质纠纷和计量纠纷。

第八条 财务部负责按公司生产经营资金平衡会确定煤炭采购资金的执行、监督煤炭采购资金的支付；资金结算站负责公司生产经营资金平衡会确定煤炭采购资金的组织，及时、足额兑现实施。

第九条 备煤车间负责铁路、水路、汽运进厂煤炭的及时、安全接收、卸车、储存、转运、配烧，确保公司正常生产用煤的合理、有效配烧，同时向生产技术部、供应部等相关部门提供日常、月度各类煤炭库存情况，煤种配烧比例，煤炭消耗等相关数据资料。

第十条 司磅站负责铁路、水路、汽运进厂煤炭日常计量管理，确保计量数据的准确性和连续性。

第四章 计划管理

第十一条 企业管理部根据公司下达的公司生产经营目标计划，制定煤炭需求计划（包括动力煤和原料煤），并于11月底前提供给供应部。供应部结合历年煤炭订货情况和下煤炭需求计划确定下煤炭采购计划，经公司分管领导审批，报送企业管理部，经公司经理办公会审核后执行。

第十二条 供应部根据公司生产排产会，结合煤炭实际库存，以及煤矿资源的供应情况、火车发运情况、下月煤炭市场价格趋势等相关信息，向财务部报送当月煤炭采购资金计划表，经当月煤炭采购平衡协调会初审，报企业管理部，经公司生产经营平衡会会审后组织煤炭采购进货。

第十三条 例外原则：当遇到外部煤炭市场资源紧张，铁路运输困难，厂内煤炭库存处于警戒线以下等特殊情况时，为了确保公司正常生产用煤，需采购煤炭的计划和资金，经公司分管副总经理、总经理批准后，供应部启动煤炭紧急采购预案，财务部和资金结算站保证计划外资金支付。

第五章 煤炭采购 第十四条 煤炭由供应部统一订货、采购。供应部在签订订货合同时，应本着以企业利益为重，坚持公开、公平、公正的原则，切实履行好合同签订工作，并接受相关单位、部门的监督、检查。

第六章 煤炭质量

第十五条 煤炭质量指标

（一）动力煤质量考核指标

以双方约定的收到基低位发热量为考核标准。

（二）原料煤质量考核指标

以双方约定的收到基低位发热量为考核标准，同时提出对灰熔融性流动温度（FT）℃的要求。

（三）特殊合同质量指标，如因生产需要、价格上优惠、历年延续的重点计划合同，经供应部申报，相关部门会审，经公司分管领导审批，供应部与供应商签定供货合同，合同规定质量指标或特定煤种视为质量验收考核指标。

第十六条

煤炭预报

第一款 铁路来煤：供应部通过公司OA局域网预报生产技术部、备煤车间等相关生产技术部门，预报内容包括：供应商名称、车节数、数量、质量，预计到厂时间等相关信息；生产技术部部、备煤车间、铁运站，司磅站等相关部门根据预报信息，及时做好接卸堆放配烧准备工作。

第二款 船运煤或汽运煤：供应部通过公司OA局域网预报生产技术部、备煤车间、铁运站等相关部门，来煤的供应商、煤种、数量、质量、预计到厂时间，生产技术部、备煤车间、司磅站等相关部门根据预报信息及时做好接卸、堆放、配烧准备工作。

第十七条 煤炭采样程序

第一款 铁路来煤：煤炭到达后，铁运站及时通知生产技术部取样分析点，生产技术部接到通知后及时进行取样、制样、留样封存、送分析室进行分析，取样点人员实行24小时轮流值班制。

第二款 水路来煤：煤炭进厂后，生产技术部取样分析点在接到通知后及时进行采样，全程取样，直到进煤结束。第三款 生产技术部取样分析点进行煤炭取样时，须严格按照国家制定的相关煤炭采样、制样管理规定和我公司进厂煤炭采样、制样管理规定进行，并力求所取煤样具有均匀性、代表性，确保煤样分析化验结果能准确代表煤炭的实际质量。采样后由生产技术部分析人员制样、分样、留样、分析。

第四款 生产技术部分析人员按GB474-2001《煤样的制备方法》对煤样进行制备，并留足封样。进厂煤炭只保留一个样品。煤炭封样由生产技术部分析人员进行。留样瓶或封存袋上要粘贴封样标签，检签上应注明取样日期、取样地点、样品编号、封样人姓名等内容，并贴紧留样瓶或封存袋封口，样品编号应与分析报告单一致。建立留样登记记录。封样保存期为2个月。任何单位启封留样须经生产技术部批准后方可进行。

第十八条 质量检验

第一款 生产技术部按现行有效的煤炭试验方法标准，对制备的煤样进行分析检验，建立煤炭分析数据台帐，保存煤炭分析数据记录。

第二款 生产技术部分析人员在取样分析完成后，4小时内将检验结果通过局域网OA形式或电话通知供应部等相关部门；24小时内向生产技术部、供应部等相关生产经营部门传递书面（或电子版）检验报告单各一份。

第三款 有下列情况之一时，须进行二次取样：

1、进厂煤炭一次取样分析合格，但在卸煤作业中发现有上下分层，夹杂有煤矸石或杂物的情况；

2、直供时，入炉煤质分析与进厂煤质分析明显不一致；

3、供应商对一次检验结果持有异议并提出复检要求的；

4、与矿发、港口、站台发运质量存在明显偏差的，分析数据自相矛盾的批次，以及其它需要进行二次取样的。

第四款 二次取样工作程序:

1、由生产技术部、供应部等相关单位人员到现场共同二次取样。如发生第三款第3项的情况需要二次取样时，供应部通知生产技术部、供应商等相关单位三方人员到现场共同二次取样。

2、二次取样时，如需要供应商参加时，由供应部负责通知供应商到场。供应商在24小时内不能到厂参加取样，可用传真方式确认由供应部和生产技术部共同进行二次取样，否则视为认同二次取样检验结果。

3、供应部、生产技术部、供应商人员到场后，生产技术部检验人员在听取供应部、供应商意见的基础上，明确取样方法及取样位置。取样后出具分析结果。供应部、生产技术部、供应商共同对煤样进行封样备查。

4、供应部负责比对分析化验结果（化验结果的传递方式、要求时间与第一次采样相同）。若二次采样分析结果与一次采样分析结果差异在合理范围内，可按一次采样的分析结果进行计算。如超出合理范围，则按二次采样分析结果进行计算。

5、如供应部、生产技术部、供应商任何一方对二次分析结果仍持异议，由异议方报告生产技术部，经其认可后，由生产技术部取第二次封样，会同供应部、供应商送政府质检部门分析裁定。过失方对由此而造成的影响卸煤作业、滞车、滞船负责。

第十九条

煤炭接收

检验结果在验收指标范围内以及在让步指标范围内的煤炭，正常接卸；检验结果超出让步指标范围的煤炭，经公司分管总经理批准后选择单独堆放地点接卸或经公司分管生产副总经理或总经理批准单独地点接卸后做配烧处理。供应部按扣罚方式或拒收方式处理，并将处理结果通知生产技术部，生产技术部应配合供应部处理超出让步指标范围的煤炭。

第二十条

煤炭在接卸过程中采样，化验结果超出让步范围的，已卸部分经生产技术部同意后，安排相关用煤单位使用；未卸部分按第十九条处理，已卸部分一并由供应部与供应商进行交涉处理。

第二十一条 不论铁路、水路来煤，对一年内检验累计发生3次拒收情况的供货单位，供应部应予以公布并中止与该单位的业务关系。

第二十二条 入炉煤化验。生产技术部分析人员每班定期对炉前煤取样和入炉水煤浆取样并化验，化验结果作为安全生产和班组经济运行计算的依据。入炉煤每间隔4小时采集一次样品，以一天（24小时）为一个单元分析一次混合样，再和一天消耗的煤量数据加权平均计算，所得结果作为煤质综合评价的因素。

第七章 计量

第二十三条 铁路或船运来煤数量依据合同约定的内容条款执行；轨道衡出具的数据作为计量结算或参考、验收对比依据；水路船运来煤数量以港口装船平仓电子皮带秤计量结果或海轮装船水尺作为计量依据。计量数据与货票数据相比出现亏吨大于正常途耗，由供应部与供应商交涉补足吨位或以实际吨位结算。

第八章 货款结算

第二十四条 公司授权供应部签订合同，供应部按合同约定执行。财务部负责按公司生产经营资金平衡会确定的煤炭采购资金计划执行资金支付和对结算票据进行核收；资金结算站负责按公司生产经营资金平衡会确定的煤炭采购资金计划组织资金，并配合供应部及时、足额兑现实施。供应部、财务部和资金结算站等相关部门不得无故拖欠、延迟采购资金计划额度和进度。

第九章 月度统计数据传递

第二十五条 公司煤炭平衡协调会负责研究公司面临的煤炭形势，制定当月的煤炭采购品种、数量、价格、资金计划等相关内容，OA方式报企业管理部，经公司生产经营平衡会会审后执行。

第二十六条 企业管理部、备煤车间、供应部等相关单位每月按公司规定盘库存日期进行盘库，企业管理部汇总制表后，向财务部，供应部，生产技术部等相关单位以及公司领导提供煤炭生产消耗、库存、采购量等相关信息。

第二十七条 供应部与企业管理部和财务部月末盘库存，对账，开估价入库单后，制定煤炭当月到货数量统计表和当月煤炭采购价格表，并在月初及时通过OA方式发送给相关部门和公司分管副总经理。

第二十八条 生产技术部负责统计每天入炉煤混合样和水煤桨的分析数据和当日消耗的煤炭量，并负责建立进厂煤、入炉煤质量统计台帐，每日和每月初向企业管理部和供应部通过局域网OA方式传递当日和上月质量月度统计数据；生产技术部负责向公司其它部门提供关于历年煤炭质量分析的各方面数据。

第十章 监督与考核

第二十九条 煤炭进厂接卸、采样化验过程、月度进厂计划执行率、煤炭质量由生产技术部和供应部协助企业管理部按月考核。企业管理部根据生产技术部和供应部提供的当月煤炭采购的相关品种、矿发和到厂数量、矿发和到厂质量数据，制订出当月煤炭采购的奖罚标准，经公司生产经营平衡会审后执行。具体考核见经济责任制考核办法或煤炭专项考核办法。

采购质量管理规定

一、原辅材料的质检工作由生产技术部负责，对主要生产消耗性原料，在采购合同中应制定明确的质量标准，并把质量和采购价格挂钩，严格进货质量检验制度。公司不具备检验条件的，由质检部门委托有检验能力的单位检验。

二、设备及备品配件的质检工作由设备管理部和使用部门组织相关技术人员，根据国家标准、产品合格证、材质证明书、图纸要求等进行验收。需要进行理化检验的按有关技术规定进行检验，备品配件可按20％抽查。对现场无法验收的设备要在安装时或投运后跟踪验收。

三、对其它零星、低值、易耗物资由供应部及仓库人员根据产品合格证和外观进行初步质量认定。

四、建立《物资采购质量情况反馈单》制度。使用单位若发现领用的物资存在质量问题，应填写《物资采购质量情况反馈单》，分别报送采购部门、生产技术部、企业管理部、招标办公室和招标采购管理委员会。

五、采购物资发生质量争议，分别由生产技术部负责复检或委托有资质的仲裁机构判定。

六、采购物资质量问题一经确定，由供应部负责与供货商交涉，办理修复、更换、增补或索赔等事宜。造成公司损失的，按公司责任追究制处罚。

浅议煤炭企业物资采购管理方法 篇3

关键词：物资采购；煤炭企业；规范管理

物资采购直接关系着煤炭企业的物质供给，做好物资采购管理不仅能够节约采购成本，而且能够为煤炭企业的发展提供必要的物资保障。

一、煤炭企业物资采购管理存在的主要问题

一是由于长期以来受计划经济体制的影响，在物资采购方面，缺乏市场经济背景下的成本管理意识。从全国的煤炭企业来看，缺乏精细化的物资采购管理理念与模式。在进行物资采购管理时，具有很大的盲目性和随意性，缺乏规范化的管理，导致物资采购成本过大，物资储备、资金周转等都容易出现问题。

二是在煤炭企业物资采购管理中，存在着较多的误区。与市场经济相适应的物资管理模式还没有完全建立起来，存在着诸多的漏洞，如技术装备没有配足配齐，缺乏专业的物资管理人才，从而影响物资管理效率，使库存量增大，滞留的资金较多。

二、加强煤炭企业物资采购规范管理的有效方法

（一）不断完善采购管理制度

煤炭企业必须改变过去那种分散采购、各自为政的模式，而实现物资采购管理“一盘棋”，实行统筹协调、集中采购、统一管理，专门由物资供应部门负责，不断完善物资采购管理机制。

一是完善集中采购制度。煤炭企业可以由供应部门具体负责物资采购管理工作，其他相关部门及人员搞好协调配合工作。供应部门对物资采购管理实行全程规划、组织、协调、考核、采购等工作。加强与各厂家的直接联系，构建稳定可靠的供货关系，减少中间环节，使物资采购的成本降到最低。

二是实行资金集中制度。要实现集中采购，就需要将分散的资金汇聚在一起，进行统一的计划、管理及分配，从而为集中采购物资提供资金保障。从煤炭企业集中销售制度来看，就可以将所有货款回收聚拢在一起。物资供应部门提出年度采购计划，经过审批后，再由财务部门统一核拨。通过集中资金的方式，确保集中采购得以规范地落实到位。

三是实行统一管理机制。煤炭企业各个部门将用料预算统一上报到采购供应部门，由这个部门进行汇总统计，统一制订物资采购计划，实行统一的采购、分配、调度、管理。特别是应该加强对各个采购管理环节的监督控制，确保衔接紧密、配合密切、流程通畅、相互监督和制约。这样通过用料集中归口管理，就使物资采购、库存、使用等各个环节得到有效的控制，减少物资消耗，避免资金浪费。

（二）选用灵活多样的采购方法

煤炭企业所需要的物资数量比较多，且品种多样化，价值参差不齐，供货渠道复杂凌乱。针对这种多样化的采购特点，也必须采取灵活多样的采购方式。

采购方式之一：招标采购。对于大宗物资采购，煤炭企业应该由负责招标的领导小组，从技术、经济和售后服务等方面进行综合考虑和分析，定好招标方式，按程序开展招标工作，最后合理确定技术可靠、价格优、质量高、信誉好的供应商。通过招标的方式，避免哄抬价格，从而达到降低采购成本的目的，同时还可以考察和挖掘部分潜在供应商。

采购方式之二：货比多家。对于那些小型设备、材料、配件等，具有多家供货商。煤炭企业物资供应部应该组织人员对多家供货商进行多层次、多角度的分析与比较，从而选择物美价廉的供货商家。利用买方市场的优势，实行货比多家的采购方式。一是组织专业人员对供货商家的各种资质证件进行检查，严防质量不合格的伪劣产品混入煤炭企业，也可以采取实地考察、电话、订货会等多种方式，对供货商家的生产经营状况、经济实力、销售情况等进行全面细致的了解。二是建好采购台账。对于每一次采购，都必须完备采购台账，以便从质量及价格两个方面进行比较并将供货单位的基本情况都记录下来，完善供应商档案。经过审查合格后，才能够履行相关定货手续并将质量、价格比较的采购台账进行存档，以便在后面的采购过程中做好监督督查工作。

采购方式之三：严格商家准入，实行限价定价。对于那些品种繁杂、价值低廉、采购次数较多的物资，可以采用限价定价的方式。物资供应部门应该组织人员做好市场调查，对各种信息进行综合分析，做好供求价格信息发布，确定好高的限价或定价。选择具有较强经济实力、质量过硬、品种齐全、服务好的厂家，做好市场准入证书的发放，签署承诺合同，实行产品试用及保质制度，建立并保持多种稳定的供求关系。根据市场情况变化，可以调整供求关系，确保价格、供货渠道的统一，实行定点采购、定质采购和定价采购。

采购方式之四：代储代购。这是采购方式中比较新的一种。它是通过采购部门来确定定点供货商，由采购部门统一进行结算，通过统一代购代储的方式，更加使用进度进行结算，从而减少资金占用，降低库存积压的风险。

（三）构建信息共享制度

煤炭企业应该构建信息共享平台，充分借助计算机信息平台的优势，将采购程序、商家档案等全面录入信息系统中，随时进行监控。同时，应该将计划、库存、质量、成本、资金等方面的管理信息等都作为信息管理的重点内容，做到库存及资源共享，从而可以避免重复采购，有利于构成全面覆盖的物资供应管理网络，对物资业务管理实现有效的跟踪管理。

（四）构建采购监督制度

物资采购涉及的货物多、资金数量大，如果不加以行之有效的监督管理，就很容易使物资采购管理因为缺乏监督而在各种利益驱使下引发一些侵吞企业货物及利益的事情。实施监督机制下能有效防止出现关系采购及黑色交易等情况的发生。因此，必须对采购过程进行全过程的监督管理，从而确保采购计划、采购制度等全面落实，真正实现阳光采购。

（五）加强对物资采购人员的教育与培训

物资采购直接影响企业的经济效益，这就需要企业培养一批自身素质过硬的人员。对职工进行德育教育，使职工做到廉洁自律，洁身自爱，时刻牢记企业利益高于个人利益的原则。只有企业发展壮大了，职工才能享受到更好的生活空间，不要为个人的蝇头小利给企业造成不必要的浪费或不良后果。物资采购管理工作看似比较简单，其实不然，要把这项工作做好，就必须多看、多学，工作做到认真、细致。物资采购企业是生产流通中的一个重要组成部分，采购管理的好坏直接影响着企业的生产建设。要提高企业的经济效益，必须严把物资采购这一关。因此，要加大采购管理工作力度，做到不多采、不乱采，真正做到按需采购、按计划采购；加强物资采购的招标管理工作，让招标工作做到公开、公正、公平，使招标采购规范化、正规化；加强物资验收入库工作的管理，要做到工作认真仔细， 不麻痹大意，不敷衍了事，更不能讲人情、看面子；培养采购人员责任心、事业心，不断提高自身素质，杜绝违规、违纪的现象发生。管理工作是一个永恒的主题。物资采购管理工作也在不断地探索中逐渐完善。“择优采购，杜绝浪费”一直是物资采购管理工作的主线。企业发展的成败离不开这些基础工作，基础工作打好了才有企业的辉煌。

三、结语

综上所述，煤炭企业物资采购规范管理是确保物资采购有效运行的保障，只有不断规范采购物资管理，完善物资采购管理制度，选用灵活多样的采购方法，构建信息共享制度，加强对整个过程的监督管理，才能确保获得良好的管理成效，降低物资采购成本，促进煤炭企业健康、快速发展。

参考文献：

[1]冯永平.论煤炭企业物资采购的规范管理[J].企业导报，2011（07）.

[2]姜俊波.加强煤炭企业物资采购系统管理的探讨[J].中国新技术新产品，2010（04）.

[3]薛士凤.提高煤炭企业的物资供应管理水平对策研究[J].经营管理者，2013（15）.

煤炭企业采购合同管理 篇4

1 建立完善的物资采购系统管理制度。

1.1 建立物资采购价格通报制度。

建立采购物资价目表，为主管领导提供审签依据。由计划组会同采购组编制当月采购计划和追加采购计划的采购物资价目表。要求计划组将编制好的价目表于次日报送经营副经理、副总会计师、经营管理部、采购组、库管等有关人员。

价目表内容主要包括：采购物资序号、物资编号、物资名称、规格型号、计划价、上次采购价及供应商等。

月份采购计划的采购物资价目表，要求在每月的5日前完成。追加采购计划的采购物资价目表，要求每周编制一次。

建立物资采购询价制度，为企业监督采购工作提供依据。由物管科负责组织计划组对本月份的所有采购物资予以询价，并编制询价表（保留询价资料）。要求在次月的5日前将编制好的询价表报送总经理、经营副总经理、副总会计师、经营管理部、纪委、库管及使用单位。

价目表内容主要包括：采购物资序号、物资编号、物资名称、规格型号、计划价、上次采购价、本月采购价及计划组询价等。

建立物资采购价格会议通报制度

每个月的月初的第一个安全办公会，由采购主管领导负责通报上月份物资采购价格发生情况，重点通报差异较大物资。

1.2 建立物资采购约束及监督机制。

物管科。物管科主管领导、计划组和库房管理人员（含库工）有权对价格异常的到库物资提出异议，并负责通知采购员及主管领导，库房待问题解决后方能入库验收。基层单位。物资使用单位有权对价格异常、物资与计划不符及存在质量问题的物资拒绝验收支领，及时负责通报有关领导并在经营调度会上予以通报。企业纪委。每月由企业纪委负责对上月物资采购情况进行系统审计，拿出审计报告，并负责将审计报告报送总经理、经营副总经理等有关人员。

1.3 建立物资采购档案

采购组必须建立、建全物资采购档案。物资采购档案管理标准： (1) 档案的填写要及时准确、完整。 (2) 档案的保存（储存）必须完整、有序、安全可靠。 (3) 档案的保管必须严格遵守档案管理标准。

计算机档案（采购数据库）：档案内容主要包括：月份采购计划（追加采购计划）；采购物资序号；物资编号；物资名称；规格型号；计划价；采购价；物资到货时间；采购员；供应商；库号；采购形式等。

书面材料：档案内容主要包括： (1) 采购通知单； (2) 招标材料等。注：要求采购通知单内容必须和采购数据库一致

1.4 建立到库物资验收审签制度

由物管科负责在每月26日前编制完成本月到库物资明细表，组织使用单位验收签字，并负责在每月的28日前报送经营副总经理、副总会计师、经营管理部、采购员等。到库物资明细表内容包括：采购物资序号、物资编号、物资名称、规格型号、计划价、上次采购价、本月采购价、采购员、供应商、库号及使用单位等。

审批人员：使用单位：行政正职、业务主管、材料员。物管科：库房主管、库房主任、计划员、计划组长、主管副科长、科长。采购物资到库验收审批表是采购员付款依据，也是审批领导的审批依据。缺一不得付款。以上审批人员对审批到库物资的名称、规格型号、数量、质量等负全责。对不符合要求的物资有权拒绝签字验收。使用单位必须按时组织验收，对合格物资予以签收，否则将给予通报批评。

1.5 建立产品质量专题会议制度

每月5日前企业组织上月份采购物资质量专题会议，由物资使用单位、物管科通报本单位采购物资存在的质量问题及建议，由企业主管领导现场解决相关问题。

2 加强对物资采购系统相关人员的培训。

物资采购因其涉及资金数额大、采购过程中可能存在“回扣”问题，一直是煤炭企业加强管理过程中重点关注的领域。因此，煤炭企业内部应做好与物资采购有关人员的引导教育工作。人总是采购行为的主体，物资采购系统是否优良，很大程度上取决于对采购行为主体的管理。

2.1 提高物资采购系统人员的业务水平。

物资采购系统人员的业务不够熟练，对所采购物资价格没有定价经验，就无法作出合理的判断。对采购物资的质量实行“谁采购、谁负责”的终身负责制。对采购人员实行持证上岗制度。坚持做到紧把关口、持证上岗、严格管理、定期考核。对采购人员实行业务培训制度，未参加过岗位培训的采购人员不得参与采购，以此提高物资采购人员的业务素质。对其他与物资采购有关的人员（计划员、库房管理员、财务结算员等），也要加强业务学习。

2.2 对物资采购系统人员进行长期有效的道德教育。

对物资采购系统人员定期进行思想教育，每月至少学习一次。培训内容如下：其一是学习经济法和公司的各种章程，通过加强法律条规教育，增强相关人员的法律意识；其二是进行职业道德教育，相关人员应该认真学习领会“八荣八耻”，“以诚实守信为荣，以见利忘义为耻；以遵纪守法为荣，以违法乱纪为耻。”在物资采购过程中自觉维护本企业的利益，维护企业的形象；其三是进行警示教育，通过案例分析，以案明纪，以实例为诫，让相关的物资采购管理人员清醒地意识到贪心的可怕后果。将各种腐败意识消灭在萌芽之中。

3 建立合理的物资采购管理方式。

3.1 制定物资采购战略。

根据煤炭企业的特点，可将整个战略规划过程的重点集中在两点：优化采购决策平台和提升以绩效考核为核心的采购管控。围绕这个核心，企业将实现一个从发现机会，实现价值到保持成果并不断发现机会的循环过程，这是整个全价值采购的价值基础。在这个过程中包含的主要几个模块分别是：进行支出费用的研究、部署一个跨部门的物料采购团队、对供应市场和采购寻源进行分析、制定物料分类及分类战略、采购寻价全过程和部署及实施分类物料战略。

3.2 严格区别重点物资与非重点物资的界限。

采购人员为了故意躲避价格定额中心对重点物资采购价格的审核规定，对重点物资和非重点物资的划分、定价及申报程序有明确的文件规定情况下，将重点物资列为非重点物资处理，以非重点物资采购向价格定额中心备案的方式来躲避价格定额中心对重点物资采购价格的审核，钻文件的空子。企业督察部门必须认清这一点，防止采购问题的发生。

3.3 对大宗物资采用公开招标的形式采购。

建立健全询比价、议标、招标、订购的三级管理办法。招标采购，即采购者对需要采购的物资公开招标，通过一套严格的组织程序，让投标者在质量、价格、售后服务等方面相互竞争，从而实现采购的最优化。招标工作进行以前，必须成立由各个相关部门人员组成的监督工作机构。

3.4 对常用物资采用集中采购的策略。

集中采购是指企业设立高度集中的物资采购中心（或叫采购部），这个中心每年在一定时间（半年或一季度）内按照生产需要分期将众多采购方的采购计划进行集中、整合，形成一个统一的采购计划，或者叫搭建一个为企业生产服务的采购平台。

3.5 充分利用信息化技术，降低采购成本。

发挥采购信息平台的作用，不仅使煤炭企业有效地降低采购成本，也会使供应商节省了大量的时间成本和人力成本。物资采购管理应用网络技术是科技进步的必然。通过煤炭企业局域网实现网上查询、网上定货、网上支付、网上报单等使煤炭企业的物资采购更加扩展视野，有更多的选择空间；通过煤炭企业信息化，还可以达到库存物资资源共享、资源互补，从而合理有效利用库存资源，减少库存量，使库存资金达到合理利用，提高资金利用率，以便更好的为生产提供服务和保障。

3.6 采购物资结算时，必须认真核对各种凭证。

对采购的物资应从两方面把好关。其一，采购合同签订并开始执行后，采购货款何时支付、支付金额大小、以何种方式支付是一个复杂的决策过程。货款结算的科学合理决策和有效执行是监督的重点。其二，实际到货的物资数量与质量存在短缺和质量不能满足要求的情况，这需要验收人员把关。验收人员责任心和质量标准的把握成为监督的关键控制点。

煤炭采购合同 篇5

甲方：_________

地址：_________

邮政编码：_________

电话：_________

乙方：_________

地址：_________

邮政编码：_________

电话：_________

一　交货时间及数量

二　交货地点：_________

三　煤炭运输时间：_________

四　质量要求（以_________为准）

1．收到基低位发热值：_________

2．挥发份：_________

3．全水份：_________

4．含硫量：_________

5．焦渣特性：_________

6．灰份：_________

7．粒度：_________

五　价格及金额

六　煤炭检验

1．煤炭检验数据以_________为准。

2．煤炭到货后，须先经甲方中心化验室到乙方存货点（或车内）取样化验。如达到第四条质量要求，甲方通知乙方进煤_吨进行试烧。如煤炭适合甲方炉型则继续履行合同。如不适合甲方炉型则中止该批合同，乙方损失自负。

3．乙方批量供煤过程

（1）汽车运输甲方每_________吨化验一次，连续二次不合格，中止执行合同，责任乙方自负。

（2）火车运输到站后甲方负责到火车站取样化验，确定是否接收，运输中每_________吨化验一次，连续二次不合格，中止执行合同，责任乙方自负。

4．在取样化验过程中，甲方安排中心化验室、热源部、物资供应部人员参加，乙方安排人员参加，取样完毕后，按要求填写热电燃气总公司入场煤炭取样会签单。

5．在进煤过程中，发现乙方明显掺假作弊，立即终止合同。甲方中心化验室单独取作弊部分化验，并将化验结果作为该批次的结帐依据，由此造成的损失由乙方全部承担。

七　奖罚措施

1．合同签定的同时，乙方应向甲方交纳_________万元的合同保证金（甲方尚欠煤炭款的除外）。

2．乙方严格按甲方进煤计划和本合同有关质量要求供货，因供货不及时或未达到本合同有关质量要求给甲方生产造成的一切损失，由乙方承担，所交保证金甲方不再退还（或从尚欠煤炭款中扣除）。

八　数量计量

相关的合同范本·办公家具采购合同·水果(苹果)采购合同·粮食竞价采购合同·农副产品采购书·茶叶采购合同·食品采购合同·政府采购合同书·建材采购合同·木材采购（订货）合同以甲方地中衡称量为准，双方共同监磅。如需外委称重，需有甲乙双方共同监磅，并在过磅单上签字。

九　付款方式及时间

全部接货并验收合格后，乙方按要求出据发票，甲方在十五个工作日内付清货款。

十　本合同如有变更，双方另立供货合同。

十一　本合同如发生纠纷由双方协商解决，如协商不成，提交黄岛区人民法院仲裁。

十二　本合同一式五份，甲方执四份，乙方执一份。

甲方：_________（盖章）乙方：_________（盖章）

法定代表人或委托代理人：_________法定代表人或委托代理人：_________

开户行及帐号：_________开户行及帐号：_________

煤炭企业电子商务采购模式研究 篇6

关键词：煤炭企业；电子商务；采购

一、煤炭企业物资采购业务现状

煤炭企业的信息化工作，在黄金十年的发展中取得了不小的进步，基本上已经建成了物资供应管理系统覆盖了从订货、到货、入库、库存、出库等业务流程的信息化记录、统计工作，并取得了显著的效益。但是由于信息不对称、市场化机制不健全、中间商较多等问题，造成供应商竞争不充分，容易形成采购渠道和价格封锁，导致采购成本依然较高。2012年以后，煤炭形势急转直下，煤炭价格一降再降，大部分煤炭企业陷入亏损状态，陷入困境的煤炭企业面临转型升级的迫切需要，而电子商务作为21世纪的主要经济贸易方式之一，正在给我国和世界经济的增长带来巨大的变革。诸多煤炭企业近两年也开始触网之旅，进行电商采购建设，以提高煤炭企业的竞争力和服务水平，但是仍在起步阶段，主要以信息服务为主，线上实际成交量较小。为有效破解这些难题，发挥市场机制，构建“电商采购平台”，实现信息公开、准入开放、厂家直供等方面的突破，对当前低迷的煤炭形势下，深挖降本增效、缓解企业经营压力具有重大的战略意义。

二、物资采购电子商务平台的必要性和可行性

（一）必要性。近年来，采购的商业功能逐渐收到更多的重视，采购在企业活动中逐渐收到更多的重视，而且，随着法制社会的建立和煤炭市场日渐低迷，物资采购的规范性和采购成本的下降成为诸多煤炭企业的管理目标，而采购电子商务平台的建立，一方面能够将供应商选择、供应商报价、采购价格及中标供应商确定等关键采购业务过程在采购平台上执行，实现采购信息公开、过程透明、历史可追溯，进一步规范采购流程。并且采购信息通过平台发布，可使供应商及时捕获信息并快速响应，提高采购效率，满足生产要求。另一方面，电子商务采购平台可以在“信息公开、准入开放、厂家直供”方面实现突破，以吸引更过外部优质供应商前来合作，实现供应商群体的扩大和优化，最终由市场竞争决定价格形成，从而使物资采购价格真正回归市场，实现采购成本的降低。

（二）可行性。从硬件方面来讲，大多国有煤炭企业的计算机拥有率和入网率都已大幅提高，这为电子商务平台的实现奠定了坚实的物质基础。从软件方面来讲，首先煤炭企业职工的学历和知识水平都日渐提高，物资采购相关人员已基本掌握计算机应用能力。而且领导及职工的观念意识不断转变，认为企业管理和信息化建设相结合是规范业务流程、提升工作效率、降低企业成本的关键所在，因此会加大投入力度，并积极配合；其次，正如前文所述，诸多煤炭企业已经建立了自己的物资供应管理系统，积累了大量的数据信息资源，通过对这些数据进行统计分析，为电子商务平台模块的建立提供支持，而且目前已有成熟的计算机技术能够满足电子商务平台在用户数量、数据安全和平台性能等方面的要求，保证平台的顺利实施。

三、电子商务采购平台总体功能框架

四、电子商务采购平台功能概述

（一）系统管理。此模块主要用于用户的权限管理，系统管理员可以对企业相关人员账号、岗位、权限等信息进行设置，实现多组织多层级分类别的业务监管。

（二）供应商管理。此模块主要用于供应商注册、准入、档案管理、资质预警、分类管理、黑名单管理等的全方位供应商管理功能。同时，通过采购平台共享服务，可共享平台已有的优质供应商资源，扩大供应商资源，保证充分竞争。在此模块，采购方可以实时在线查看供应商电子档案，并对诸如煤安证、防爆证等资质到期的供应商接收预警提醒，保证供应商供货资质，满足安全生产要求。另外，对于年度评估不合格的供应商，还可将其加入黑名单，杜绝交易，控制风险。

（三）采购交易管理。此模块用于询价比价采购、公开竞价（反向拍卖）、自主招标等采购管理模式，最大限度地发挥系统自动处理信息功能，大大简化招投标工作程序，减少认为因素，将采购监管思想和执行策略无形地渗透至采购业务中，避免暗箱操作，预防腐败行为的发生。

（四）采购协同管理。此模块主要用于平台和企业内部ERP等系统之间的接口集成，在采购计划、合同签订、订单、发票等环节，通过信息数字化准确实时传递信息，提升供应商和采购组织之间的协同效率，从而提高采购执行的处理执行效率。

（五）工业品超市。依托平台业务规模及供应商、产品优势资源，聚集大型企业采购需求，引入优质供应商和产品资源，提高整体谈判力以获得优惠价格及优质服务，提供在线下单、结算支付、配送协同、物流跟踪、售后服务于一体的标准工业品超市服务。

（六）监控及统计分析。监控模块主要用于为管理人员、监察人员提供监控功能，他们可通过此模块功能查询并查看各部门询价单等具体信息，实现对采购业务过程的在线监管，对采购人员形成约束。统计分析模块用于对选定期间内的交易情况进行统计，并生成统计报表，以便相关人员对交易情况进行分析，对相关指标的制定提供数据依据。

煤炭企业利用现代电子商务，通过网上采购实现企业对供应商与采购业务的管理，可真正实现对企业供应链的完整管理，改革传统物资采购模式，有效降低物资采购成本，为煤炭企业提升管理水平，渡过难关提供一条有效途径。

参考文献：

[1] 海伍德（英） 网络采购—成功开展电子商务.中国金融出版社 2004.5

[2] 崔立标.电子商务运营实务.人民邮电出版社 2013.5

浅析国有煤炭企业如何加强合同管理 篇7

关键词：国有煤炭企业,合同管理,问题,重要性

市场经济是实质上的法治经济, 合同是其有序运行的必备要件, 因此加强合同管理就显得尤为重要。

一、合同管理的概念

企业合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。

现代社会是合同社会, 一个企业的经营成败与合同管理密切相关, 企业合同管理是市场经济条件下企业管理的一种重要方法, 因此, 每个企业都必须十分重视合同管理。煤炭企业作为自主经营的独立经济实体, 为防范经营风险都要订立合同。如今, 加强合同管理, 提高煤炭企业的经济效益, 已经成为市场经济条件下科学经营, 提高煤炭企业经济效益的有效途径。

合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。这就要求我们要对合同进行全过程管理。不仅要重视签订前的管理, 更要重视签订后的管理, 而且凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理, 此外还要注重履约全过程的情况变化, 及时对合同进行修改、变更、补充或终止。

二、煤炭企业合同管理的重要性和必要性

合同管理关系到企业安全、效益、产品质量、以及企业信誉等问题。对于一个国有煤炭企业来说, 尤为重要。一个合同管理好的企业能很好地体现企业的诚信, 实现对市场的承诺, 彰显企业的美好品牌和形象, 使其牢固地立足市场, 实现良性的可持可持续的发展。尤为重要的是, 加强合同管理, 不仅能使企业的生产经营与市场接轨, 满足市场的需要, 提高企业适应市场和参与市场竞争的能力, 还能够使企业, 在践约过程中很好的维护自身的合法权益, 提高企业经济效益。因此, 合同管理在企业的生产经营中具有不可替代性, 因此, 在推进国有企业改革、建立现代企业制度过程中, 必须高度重视企业的合同管理。

三、煤炭企业合同管理工作中存在的问题

当下, 煤炭企业通过加强合同管理, 有力的提高了企业的管理效能和经济效益。但有相当部分的企业仍然存在一些突出的问题。主要表现在:

(1) 前期合同调查不细。体现在签约前对对方当事人缺乏必要的了解, 而简单盲目签约, 最终使自己蒙受不应有的损失。

(2) 缺少健全的合同管理规章制度。国有煤炭企业在合同管理方面, 虽然有一系列规章制度, 但有很多不能名落实归。存在可操作性差, 执行保障不力。究其原因主要有以下几点:合同法律意识不强, 时常出现不签订或补签合同现象:淡薄法制观念, 人情担保、合同签订程序倒置, 削弱了合同管理部门的把关作用;合同签订前忽视对对方的了解, 另外, 在合同验收、践约等方面缺乏有效的监督机制。

(3) 验审合同不严。合同验审是合同管理工作的重点, 能否严格验审, 是关系到合同签订成败的关键。但在现实工作中企业却存在着以下突出问题。资质验审不严。不能准确认定对方是否具备签订合同的资格, 由于资格审核不严而给企业造成巨大的经济损失。不能严格审验条款。如合同条款中出现易产生歧义和误解文字, 对违约条款叙述不明确, 给企业造成很多不必要的麻烦。

不能加强合同的后续管理。合同的后续管理工作非常重要, 但往往容易被企业所忽视, 如:对合同签订前期、中期的评价、对合同践约跟踪管理、对合同签订过程相关的归案保管等。都是在后续管理必要的工作。

四、煤矿加强合同管理的方法

(1) 使用统一合同文本原则, 优化全企业的合同管理体系。统一合同文本是加强合同管理的有力保证, 便于解决由于合同管理人员专业素质的欠缺而产生的漏洞, 有利于明确合同主体责任, 以及合同争议的解决。要使合同管理科学化、规范化、法律化, 首先要从完善制度入手, 制定切实可行的合同管理制度, 使管理工作有章可循。同时还要进行重大合同审查管理。

(2) 提高合同管理人员素质。合同管理人员素质是企业合同科学管理的重要前提首要任务, 因此提高合同管理人员素质是企业合同管理又是当前的迫切需要。合同管理人员的业务素质的高低, 直接影响着合同管理的质量的高低。因此, 根据合同管理人员应具有的素质条件, 用好企业优秀人才担任合同管理人员, 并组织好在职学习进行职业道德教育, 以增强合同管理人员的责任感, 提高合同法律意识。

(3) 做好合同订立前的基础管理工作。包括对合同对方当事人的主体资格、资信情况、生产规模、履约能力进行全面真实性审查;明确合同缔约内容等。

(4) 做足合同签订中的配合管理工作。合同签订中的管理又称审核签订阶段管理。首先, 索取保存对方当事人的合法有效资信材料及身份证明。其次是严格按照规范合同文本条款审查、签订合同, 做到条款完备、权利义务明确。再次, 根据法律规定需要履行审批、备案、登记的合同一定要履行其相关法律手续, 在合同正式签约前, 进行严格审查把关。

(5) 履行监督和结算管理。签约的目的, 主要是保障合同的有效履行, 防止违约行为的发生, 所以, 企业法律顾问对合同的履行进行必要监督。通过监督, 可以了解各类合同的履行情况, 及时发现影响履行的因素, 以便随时向各部门反馈, 防止违约的发生。把好合同的结算关至关重要, 这既是对合同签订的审查, 也是对合同履行的监督, 具体可采取或制定贷款支付复核程序, 实施有效的管理。

(6) 违约纠纷的及时处理。合同关系是一种法律关系, 违约行为是一种违法行为, 要承担支付违约金、赔偿损失或强制履行等法律后果。法律顾问部门审查合同时选择合适的违约条款和纠纷处理条款显得很重要, 一旦发生违约情形, 法律顾问要区别情况, 及时采用协商, 仲裁或诉讼等方式, 积极维护企业的合法权益, 减少企业的经济损失。

煤炭企业采购合同管理 篇8

1 电网物资采购合同履约的特点和意义

电网企业的物资采购需求主要来自电网输配电工程建设,包括在整个电网建设中所需要用到的设备、备件、建材、工器具等。目前电网企业物资主要按照集中采购、分散履约、统一评价的模式进行。合同履约始于合同签约,终于合同约定最后期限。具有显著的特点:(1)采购物资需求大、种类多、金额高,极小比例的履约事件也可造成较大的损失;(2)涉及项目多,分签的合同数量多,各合同物资都有特定的设计、供货时间和质量要求,对履约过程管控的要求很高;(3)物资履约的生命周期长,跨越设计、制造、安装调试、运行等过程环节,涉及多个不同的专业部门和多行业供应商,沟通协调难度大。

近年来,电网企业大力开展物资管理集约化建设,精简了组织,降低了物资库存量,提升了效益。但其对物资履约管控、保障及时供应提出了更高的要求。因为低(零)库存降低了系统的柔性,一旦出现物资履约违约、供应不及时的情况,则会对工程建设和电网安全稳定运行构成更大的威胁。

电网物资供应涉及到很多工程和行业,面广人多[1]。因此,做好电网企业物资合同履约管理工作,保证电网建设过程中所需物资质量和良好供应,是确保整个电网安全、稳定运行和有序发展的重要环节,对整个社会供用电甚至国民经济发展都有着至关重要的影响。

2 电网物资采购合同履约管理过程及控制

2.1 合同履约过程管理

目前电网企业物资合同履约总体按照“三级管理、分级实施”的模式进行管理。其中三级管理是在网、省物资部设置履约处/科室,在地市物流服务中心设置相应管理岗位,负责合同履约制度、规范和管理方面的工作。实施由省、地物流服务中心和县公司履约管理专责负责辖内各物资供应合同的履约过程把控、沟通协调、结果确认和问题报告。总体来说,目前履约管理职责明确,流程清晰,相应的管理办法和作业指导书健全,具有信息系统的良好支撑。比如某电网企业通过物资管理系统、电子商务平台(供内外交互)、物资采购综合服务平台(以下简称综服平台,主要服务于履约跟踪和内部沟通),将物资合同履约进行了有效的内外部衔接和过程管控。基本环节如下。

(1)合同签订生效后,签约人员在物资管理系统中移交合同、履约管理专责签收合同,合同信息自动同步到综服平台和电子商务平台形成待执行合同。

(2)履约管理专责在综服平台完成合同关联设置,落实合同的项目管理负责人、履约负责人。

(3)履约负责人在综服平台按合同信息完善合同履约要素表、合同履约跟踪情况表,建立合同履约情况档案。对于重大设备,关注跟踪监造、生产进度、运输等情况。

(4)履约负责人在综服平台接收或变更交安日期(由项目管理部门提供)。

(5)履约负责人、供应商在电子商务平台/物资管理系统中核对交安日期、落实排产计划;触发监造、品控人员回馈监造计划。

(6)履约负责人、供应商、监造人员(如有)在电子商务平台/综服平台中确认生产开始日期和进度。

(7)履约负责人、供应商、监造人员(如有)在电子商务平台/综服平台进行入供应商成品入库确认。

(8)仓储配送专责/履约管理专责在物资管理系统中确认到货信息。

2.2 合同履约事件的处理

履约事件是指供应商及其所提供物资在设计、制造、安装调试、运行(质保期内)等期间出现的不符合合同约定的相关事件。按照类别分为质量类事件和服务类事件。

合同履约事件的处理分为履约事件处理和履约事件后期处理。履约处理是指对履约事件按照合同约定进行处理,如图1所示。属于本级负责解决的履约问题,在本级履约管理人员接收、核实事件信息。如果是质量类问题,则进入缺陷处理流程;如果需要上级协调处理,则报上级并按照上级提出的处理意见与合同约定处理;否则在本级按照合同约定和履约后期处理流程处理。

数据来源:内部资料

履约事件的后期处理(见图2)是针对供应商出现的履约事件进行评价,对供应商进行约束和威慑。其中一级物资由总部物资部负责,二级物资由分子公司物资管理部门负责。

数据来源:内部资料

3 电网物资采购合同履约管理存在的主要问题及对策

3.1 存在的主要问题

电网企业在物资及履约管理上一直不遗余力,如严格供应商评价、标准合同管理、建立电力物资合同执行保证体系等。但供应商各种违约问题依然屡见不鲜,如不能按时交货、交货质量不达标、破损、数量欠缺、现场安装调试不能按时到位等。为查找问题的根源,对某省电网公司2015年上报到省公司协调处理的282宗典型履约问题案例进行深入分析,主要问题如下。

3.1.1 产能不足,高峰难给

通过对282宗案例从履约阶段和项目类别两个维度进行分析(见图3、图4)发现,在时段上,履约问题发生在发货运输阶段的占72%;从项目看,配网项目物资发生履约问题占比高达66%。

通过分析数据背后的原因不难发现,发货运输阶段只是“多问题冒出”而已,这些问题大多都是不能按时按量交货,原因大多以产能不足、原材料供应不足、设计图纸未确认、未纳入排产计划等为主,本质是供应商产能不足的问题。但这些在商务阶段、设计阶段、制造阶段就可发现和提前介入的问题,在发货运输阶段才被发现,也说明存在履约过程沟通和监督不足或监督流于形式的问题。而配网物资之所以违约更多,固然与配网物资占比较高(当年配网投资占比约56%)有关,但66%的比例还是相对过高。究其原因,一方面与配网物资合同数量多、配网单项目投资不大、工期短,配网投资大多是按批次打包下达,所需要的物资供应相对集中,供应商供应不足有密切关系[2];另一方面,也反映出基层履约力量较薄、履约问题处理能力和经验不足、手段有限的问题。总之,这两项数据背后的罪魁祸首,是供应商产能不足、高峰难给的问题。

3.1.2 管理与执行不力

对全部282宗违约案例进行归因分析,发现几类典型的过程执行不力和管理不到位的问题,如表1所示。

3.1.3 制度弊端

通过跨省、地区的对比发现,在集中采购和标准合同模式下,同一供应商同期和不同省份签订的同类供货合同,存在明显的履约差别,供货商更青睐那些占有交通之便的项目供货。原因很简单,那些偏远地带的项目不管是货物送达还是技术人员到场安调都更耗时、耗费,而一刀切的供货要求和付款方式无形中降低了供应商的履约积极性。

3.2 解决对策及建议

3.2.1 针对供应不足、高峰难给的对策

电力物资是典型的以按单生产(make to order)为主的模式,“抢单为王”是供应商的自然之举,但可以进一步施以手段让供应商主动量力而行。建议从以下几方面入手:一是进一步评估摸清供应商的产能,并在电网系统内部做好采购与供应信息的共享,避免供应商这边吃饱了那边继续抢;二是在合同中明确并加大违约的处罚力度,严格执行履约保证金制度,确保能对违约及时惩处;三是执行更加严肃的履约进度报告(供应商通过电子商务平台进行)和事后评价制度,增加供应商评价在再投标评标中的比重,增加供应商的违约成本和代价,避免供应商违约有恃无恐。针对配网物资或投资高峰违约率高的问题,一方面需进一步通过投资计划和采购策略从源头上分散供货需求并做好供应商平衡,同时在需求提报的及时性、采购的计划性上严加考核,避免明知供货周期不现实的合同签订,从源头上避免甲方导致的履约不能行为。

数据来源:内部资料

3.2.2 针对管理与执行不力、基层履约力量薄弱的建议

目前电网企业履约管理制度、规范和信息系统支持都相对比较完善,但还未形成良好的执行机制,很多规范操作还需进一步强化落实,对供应商的宣贯和教育也还比较欠缺,全体履约人员的业务素质还有待提高,业内诚信履约的文化还未形成。所以要不遗余力地加强对供应商的思想宣贯和行为引导,要狠抓履约规范操作和工作质量的考核,需重视履约人员的经验交流和信息共享。建议可通过建设履约案例库及智能化查询和信息推送的方式为基层履约人员提供在线的经验支持和帮助,有效提升基层履约人员处理违约苗头或事实的能力和手段,同时也可不断丰富案例库成为全体履约人员的经验智囊库,为培育健康履约文化积蓄力量。

3.2.3 针对制度弊端的办法

任何制度都有其适用面和局限性,标准合同文本本身利大于弊,但可考虑将特殊性问题通过规范化或指导性的条款进行有效解决。针对本案例问题,可在原合同格式上增加规范化附加条款,如对于跨省供应可增加从省会到项目所在地路程的运输补贴,更好地维护合同的公平、公正性。

4 结语

电力物资供应性质特殊、影响面广,过程中暴露的问题不一而足,提升电力物资供应保障需要全体物资管理人员的持续努力,需要需方的合理计划、供方的诚信自律,当然也离不开文化的培育与形成。

参考文献

[1]张宁.电力物资合同的履约管理[J].工程管理,2012(12).

煤炭企业采购合同管理 篇9

一、协议库存采购模式下物资合同管理的特点

协议库存采购模式下的合同管理首先与供应商签订明确采购额度、采购单价、采购期限的框架采购协议, 在未来实际需求发生的时, 将实际需求与采购结果进行匹配并签订包含具体项目信息、物资规格、数量、合同金额的供货单, 供应商以供货单为依据进行合同履约、结算的一种合同管理方式。

二、协议库存采购模式下合同管理存在的问题

1. 合同集中签订模式难以实施

由于在协议库存采购模式下, 采购物资往往价值低、供应分散、确定性低且时效要求更高, 原来招标时间固定、批次合同集中签订的模式难以实施, 无法满足实际需求, 若固守原有的合同签订方式, 合同签订工作势必成为整个采购过程中的短板。最终造成工程等物资, 物资等合同的局面。

2. 供应商违约风险不断加大

协议库存物资采购结果是在框架协议约定的有效时期 (一般为1年) 内陆续匹配实际需求, 这就决定了在招标、框架协议签订完成后, 还要经过一定的时间, 才能进入合同的履约环节, 履约的时间不确定性也更强, 这样就导致在合同履约时, 往往会出现采购物资市场价格已经出现较大变化的情况, 从而造成了不可避免的违约风险。例如:若采购物资的价格上涨幅度较大, 供应商往往会以采购物资的原材料价格变化为由, 拒绝生产履约并要求解除或变更合同, 甚至直接选择违约。

3. 物资供应无法得到有效保障

在物资供应履约的过程中, 由于实际需求提出具有随机性, 而需求的到货时间、数量的计划性又较差, 经常出现需求提报后要求在较短的供货周期内完成供货的情况, 而此时供应商在接到供货单后, 由于生产周期、运输等因素, 往往无法第一时间完成供货, 需求与供应之间的矛盾变得异常突出。

4. 物资琐碎复杂结算周期过长

由于使用协议库存采购的物资往往价值低、物资规格琐碎复杂, 到货后涉及项目单位多, 且对应的工程数量也极其庞大, 在只靠供应商自行办理付款手续的方式下, 严重拉长了支付周期, 造成供应商回款速度慢, 无法保障持续供货, 挫伤供应商积极性。

三、协议库存采购模式下合同管理优化策略

1. 优化合同签订流程, 开展常态化签约模式

在协议库存模式下的合同签约环节开展“常态化签约”, 即将合同签订流程由批次集中签约优化为标准化、流水线、常态合同签约模式, 即将原1-2个月一个集中批次的合同签订周期、供应商参与合同制作到签约全流程的集中批次签订管理模式, 在按要求采用合同标准范本、全面采用电子商务信息平台的基础上, 将合同制作和会签流程与供应商签约流程分离, 分别进行管理封装, 再通过供应商服务大厅实施一站式服务“窗口”常态化签约, 确保“随到随签”。

2. 优化物资定价方案, 应用价格联动机制

采购物资价格变动对采购人与供应商都存在着不可确定的风险。从合同管理的角度寻求降低违约率的方法, 就需要对原有的定价机制进行优化, 寻找双方都能接受的价格条款。为此, 创新的在合同中增加了价格联动的条款。对于受原材料价格波动影响较大的物资, 应根据原材料基准价格及联动公式自动生成联动后的价格, 并与供应商按照联动后的价格签订供货单。

通过价格联动的条款, 能够使供需双方在公平交易的前提下避免由于时间带来的价格变动风险, 在价格上涨时避免供应商违约, 提高合同的执行率;在价格下降时能够充分发挥杠杆物资的议价优势, 获得较低的采购价格。

3. 优化物资供应环节, 实施寄存物资管理

为解决物资供应环节的难点, 在与供应商签订框架协议的基础上, 通过提前在招标采购时事先约定, 创新实施寄存物资管理。寄存物资管理是指在协议库存物资采购方式下将所有权归属供应商的物资先存放在电网公司实体仓库内, 待货物领取后与供应商进行定期结算, 完成物权转移的一种供应管理方式。主要包括:确定寄存物资目录、制定寄存物资储备方案、生产送货、质量检测、存储保管、出库领用、补库等环节。这一管理模式的核心是通过科学预测, 供应商提前合理生产、储备物资, 做到物资需求“随要随有”, 达到提高物资供应速度和效果、降低物资供应成本的目的。

4. 优化合同结算环节, 实施主动计划型付款

为应对付款周期过长的局面, 主动调整付款模式, 实施“主动计划型”付款。一是合同签订完成后, 由合同结算人员整理出项目物资合同付款台帐, 根据工程项目进度及合同条款主动把握付款节奏;二是由物资履约人员跟踪物资的到货、验收情况, 到货后及时督促项目单位进行到货验收, 统一组织项目单位、供应商在指定地点集中办理结算手续, 减少供应商奔波次数, 大幅缩短了单据办理的时间;三是通过电子商务信息平台、短信平台、电话通知等多种渠道主动通知供应商办理结算手续, 递交发票, 积极解决供应商办单、付款过程中的问题, 对符合付款条件的合同及时纳入付款计划。

四、结语

经过对协议库存物资从采购到签订、供应、结算各环节进行优化、调整, 确实解决存在的问题, 使整个合同管理流程的工作效率大幅提升, 供应商违约风险得到有效防控, 物资供应服务得到有效保障。

参考文献

[1]张和平, 王正蓉, 赵蓉.解析电网企业物资合同管理[J].科技与创新, 2015, (15) :56-57.

[2]董付梅.电力物资采购合同管理流程探讨[J].中国电力教育, 2012, (33) :118-119.

[3]王艳红.浅谈电网物资履约品控管理的方法[J].低碳世界, 2013, (24) :100-101.

煤炭物资供应企业的联合采购 篇10

借助互联网技术实施高效的联合采购, 是被实践证明了的有效途径。这也是煤炭物资供应部门的发展方向。

实施联合采购要解决的问题

联合采购是多个企业组成的联盟, 为共同利益而进行的采购活动, 是集中采购在外延上的发展。

煤炭物资供应企业开展联合采购, 应解决好在具体操作中遇到的问题。

1. 联合采购的主体形式。

实行联合采购, 必须有专门的机构来组织实施。可选取三种形式:一是由所有成员单位抽派专业人员共同组成联合采购工作小组;二是由各单位轮流牵头组织;三是按照发挥优势的原则, 由具有市场、信息、资源等采购优势的单位牵头组织。

2. 联合采购的品种选择。

由于各单位使用的材料和设备不尽相同, 所以必须明确在哪些物资品种上实行联合采购。作为先期的试点或实验, 应首先选择具有较强的采购优势、买方市场优势及便于集中批量的品种, 如钢材、原木、通用设备、配件等。

3. 联保采购的模式确定。

应根据物资品种的特点确定采购模式, 如大量使用的钢材品种, 由于其质量要求很高, 所以可统一向大型钢厂直接进货。市场供应充足的通用长线物资, 应在整合所有供应商资源的基础上, 选择最优供应商, 实行反向拍卖, 实施集中、规模采购。

4. 联合采购的资金支付。

应根据采购模式的不同选用资金支付方式。如果是纵向采购, 则各单位的资金应集中支付给采购主体单位, 再由其统一支付给供应商;如果是横向采购, 则由各单位直接支付供应商。相比而言, 横向采购的资金支付程序简单适用。

5. 联合采购的时间安排。

应根据情况灵活确定、合理安排, 兼顾各采购单位和供应商的利益, 以保障各企业的正常生产经营。依据各单位的消耗规律, 批量较大的物资可选择在需求淡季进行联合采购, 采购成本的节约幅度较大。

6. 联合采购的后续服务。

由于联合采购中的供应商服务地点分散, 容易产生服务不到位的现象, 因此在与供应商签订合同时, 对后续服务要充分协商并有明文规定, 如供应商有违反合同现象, 采购主体有权督促其履行合同义务, 以维护采购单位的合法权益。

7. 联合采购的互信机制建立。

成立采购联盟, 必须制定各方都能够严格遵守的、明确各方工作内容及权利义务的总体章程或协议。在实施单笔采购前, 应以书面形式向采购主体提交由各方签字的联合协议, 便于发生纠纷时依据协议予以解决, 以保证采购联盟之间的互信和长期合作。

联合采购的共享平台建设

信息资源共享是煤炭物资部门交流、合作的前提, 也是实现区域经济合作的关键, 可促进各煤炭物资企业的发展和煤炭物资行业整体竞争力的提高, 而公共信息平台是实现资源共享的基础条件。

实现资源有效共享, 要具备三个条件:一是有形资源流动的基础设施, 尤其是交通运输网络;二是具备资源共享的制度和健全的机制, 没有人为的资源流动障碍;三是有相对充分的信息。在三个条件中, 相对充分的信息是最基本的。只有具备了充分的信息, 资源才能通过运输系统流动起来, 实现资源共享。

目前煤炭物资供应部门都建有自己的信息平台, 但只能满足本单位信息的组织和管理。这些分散的信息平台无法实现整个区域的信息综合管理和有效交流。煤炭物资供应企业建设公共信息平台, 必须以各单位的信息平台为基础, 根据已有信息平台的特点来实现互联。前期可开展以下工作:

1.成立组织机构。

要想建设好信息资源共享平台, 就必须有一个组织机构。组织机构可大可小, 但必须要在各部门领导的支持下, 组建专门的工作班子, 配备专门的协调人员和技术人员。技术人员应掌握网络管理、数据库管理、计算机语言开发等知识。

2.搭建网站环境。

互联网网站是一种很好的信息交互平台, 在组建初可以是个小型网站, 但必须有服务器、域名、网络接入、数据库及相应的软件开发平台等。前期的资金投入也是需要解决的问题。

3.统一编码和规则。