档案标准化管理

档案标准化管理（精选十篇）

档案标准化管理 篇1

一、档案工作管理的现代化与档案管理的标准化是分不开的

(一) 档案标准化是实现档案工作现代化的前提条件

档案工作的标准化是实现档案管理现代化的前提与基础。随着网络技术的广泛应用, 档案管理逐渐向现代化方向发展, 要想将档案管理工作得到更好, 就要充分利用我国的档案信息资源, 使档案信息的作用得到最大限度的发挥, 通过计算机查询获得最经济、最广泛、最便捷的档案信息资源。但是如果想档案资料在网络上得到共享, 首先要使档案工作朝标准化迈进。

(二) 重新落实现有的档案管理标准

虽然现阶段档案工作标准化已经被档案局纳入到了档案管理的升级评审内容中, 但是在实际的应用中却没有体现出相应的地位与作用。一些没有进行标注的档案信息在考评的过程中不会给予扣分处理, 只是认为拥有了计算机的相关硬件设备就具备了科学的管理手段, 不会考虑对计算机网络设备的利用率高低。对于相关的软件要求和硬件配置在工作的过程中往往无人问津, 对于标准化的档案管理工作不够重视。 (2) 所以出现了现代化管理情况与标准化的实施情况之间的不协调现象。

(三) 档案工作的标准化是时代发展的要求

随着计算机的不断发展与网络技术的普遍应用, 档案管理的现代化已经得到了很大程度的促进。要想更多的人对我们的档案资源进行了解, 就要对我国的档案资源进行充分的开发, 使我国的档案资源得到最大程度的发挥。通过计算机的查询可以获得最便捷、最方便、最经济的资源共享, 将档案工作的标准化作为工作的前提与基础。

(四) 档案工作的标准化与档案工作的现代化是分不开的

在档案工作中档案工作的标准化是一个重要的组成部分, 涉及到档案工作的方方面面, 在档案工作中起着至关重要的作用, 与档案工作的其它组成部分共同结合起来, 产生一种“乘数效应”, 最终达到档案信息资源的充分开发与利用。如果档案工作的标准化得不到实现, 档案工作的现代化就得不到有效的发展, 最终就会造成档案工作的混乱。档案工作标准化的意义与作用主要体现在对档案工作中的各项内容进行科学的管理和有序的控制, 达不到标准化的档案工作, 现代化就无从体现。

二、档案工作标准化、现代化的保证在于加强领导和完善制度

(一) 全宗的完整性应该得到有效的维护

在归档工作中应该分清主次, 掌握重点, 将全宗的入关口把住, 对于不应该归档的文件坚决不可以归档, 与此同时还要注意避免散失应该进行归档的文件。在立卷的过程中要将同类别的、有一定联系的文件放在同一个卷宗内, 使同一问题的完整性得到保持, 立卷后的文件内容虽然庞杂但是不可以混乱, 为档案的标准化、规范化管理奠定建设的基础。

(二) 档案人员的队伍建设要得到加强

在档案管理工作中应该加强相关人员的队伍建设, 促进档案的标准化与规范化, 使档案人员的素质得到一定的提高, 将队伍建设搞好, 加强档案人员对相关规章制度、职业道德教育以及现代科技知识的培训, 使相关人员的工作能力和业务水平得到相应的提高。 (3)

1. 责任意识应该得到增强。

档案管理与工作人员应该热爱档案事业, 对档案工作具有强烈的使命感、责任感以及事业心, 这是将档案工作做好的基本要求。

2. 法律意识应该得到增强。

从事档案工作的相关工作者应该对《档案法》进行有效的学习, 具备“依法用档”“依法治档”的意识, 对于档案的安全与完整要进行有效的维护。

3. 奉献意识应该得到增强。

档案工作具有一定的保密性和隐蔽性, 这就在一定程度上决定了这项工作与其它工作不同, 不可以像其它工作一样引人注目、张扬自我, 它注定是一项默默无闻的工作, 从事档案工作的相关人员应该耐得住寂寞、不计名利、默默奉献, 只有这样才可以将这项工作做好。

(三) 在档案管理工作中应该坚持“以我为主”的原则进行归档

“以我为主”的原则是本单位文件归档的主要原则, 这一原则在我国的立卷归档工作中是经过多年沿用的一项基本原则。这项基本原则在执行的过程中需要对三个方面的问题进行注意:

1. 对于文件归档的时效性要进行准

确的把握, 对于现行文件任务得到完成的, 就应该对其进行立卷和归档, 但是对于还没有完成的, 就不可以对其进行立卷或者归档。

2. 立卷归档的重点要得到确立, 立卷分工要合理。

在档案管理的过程中要坚持“以我为主”的基本原则, 在这一原则的指导下将立卷归档的重点进行确定, 除此之外还要注意将资料与文件的内容区分开来, 因为有很多资料与文件在形式、内容等方面都具有相似之处, 为了使档案管理中的信息冗余度以及重复度得到相应的减少, 就要使档案利用的效果得到提高。

3. 对于全宗的完整性要进行有效的

维护, 当然这种维护应该建立在坚持与贯彻“以我为主”的归档原则前提下。

(四) 通过现代化信息系统的应用使档案管理标准化得到促进

随着时代的发展, 现代化的技术在档案管理工作中得到了有效的应用, 通过现代化科学技术与管理方法的应用, (4) 通过计算机网络的应用对档案进行立卷、整理、编号等等, 进而使档案管理变得更加迅速、全面、系统, 档案管理的规范化、标准化、现代化以及自动化得到有效的实现。

(五) 在档案管理工作中加强对档案的整理、收集、统计

为了使档案管理的工作效率得到相应的提高, 在工作中我们一定要将档案的收集、鉴定、整理等工作做好, 主动的征集和收集上级下发的文件、下级上报的文件, 对于收集到的资料与文件进行认真的整理, 使档案资料的完整性得到保证。在档案管理工作中, 应该严格按照相关规定对档案技能型组卷和编目, 与此同时建立起台账, 通过基础性的工作使档案管理工作效率得到相应的提高, 与此同时档案管理的质量也应该得到一定的提高。

三、结论

综上所述, 档案是人们对客观规律进行认识与把握的重要依据。随着时间的推移, 大量的档案资料得到了保存, 使档案工作的标准化进程得到推进是档案工作中非常重要的环节。怎样在档案管理工作中将档案得到充分的利用, 是现阶段我们面临的重要课题。 (5) 所以, 在档案管理工作中我们应该逐渐使档案管理意识得到强化, 在档案管理工作中树立起标准化的管理意识。

摘要：在档案管理工作中档案工作标准化是一种非常重要的手段, 同时也是档案管理现代化得到实现的重要基础。本文针对档案标准化管理与完善档案管理制度的问题, 进行深入的研究, 希望可以为相关的研究提供一些理论性的参考。

关键词：档案标准化管理,档案管理制度

注释

1潘金霞.加强档案标准化管理推进企业档案创新发展[J].办公室业务, 2011, (10) .

2管媛辉.高等院校档案标准化管理系统的设计与开发[J].长春大学学报, 2013, (12) .

3王芳.规范化与标准化管理模式在电力基建工程档案管理中的应用[J].办公室业务, 2012, (23) .

4何强.高校档案现代化管理与服务教学功能构建研究[J].神州, 2013, (4) .

浅议档案管理标准化建设 篇2

[提要]近年来，随着我国社会经济的不断发展，档案事业进入了一个快速发展期，无论是从数量、种类、储存形式、保管环境等方面都已产生巨大变化，在新的时期实现了新的跨越。要想管理利用好这些档案，就必须要有科学的、统一的标准，这样才便于利用现代化科技手段对档案加以管理，为全社会提供方便，带来效益。

关键词：档案管理;标准化;质量

中图分类号：G271 文献标识码：A

收录日期：7月8日

《中华人民共和国标准化管理条例》指出：“标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分。在社会主义建设中推行标准化，是国家的一项重要技术经济政策。没有标准化，就没有专业化，就没有高质量、高速度。”对现代化社会中的档案工作来说，也是如此。无论是政府机关、企事业单位、各类社会组织等等，各种组织涉及档案种类越多，数量越大，利用的范围就越广，能为全社会带来的实际的经济效益也就越大。要想管理利用好这些档案，就必须要有科学的、统一的标准，这样才便于利用现代化科技手段对档案加以管理。下面以常州出入境检验检疫局武进办事处为例，就档案管理方面导入ISO9001质量管理体系，以标准化理念实施全程规范化档案管理做一简单分析。

一、常州出入境检验检疫局武进办事处档案管理现状

1、办事处情况简介。常州出入境检验检疫局武进办事处(以下简称武进办)成立于12月份，位于武进高新技术产业开发区南区。建立之初主要由三个部门组成：综合科、机电科、轻纺科，主要负责受理武进区出入境货物的检验检疫报检，签发各类检验检疫证单，各类产地证书，通关放行;负责实施武进区进出口商品的检验鉴定和监督管理;另有负责武进区出口主管产品生产企业的日常监管工作，业务资料归档与管理工作等，后增加检疫科，主要归口于常州局本部动植检科室管理，武进办起到从旁协助作用，主要负责武进出口加工区检验工作。

2、办事处档案管理现状分析。作为一个机构较全面的大办事处，较为全面详实的档案资料能为领导者提供判断依据，能为日常检验监管工作者反映真实情况，为企业提高办事效率，基础的档案管理工作自然而然成为日常工作的重点之一。现阶段办事处档案管理共分为两大块：办事处综合档案管理、业务档案管理。其中，业务档案管理又主要分为企业报检资料档案管理以及日常质量控制档案管理。各科室设立兼职档案管理员，负责监督、收集、整理本部门的档案资料，按规定做好归档，从而形成了全办事处的档案管理网络。综合档案管理主要由归属于综合科的办公室负责，所有办事处层面的活动资料、荣誉资料、各种机构信息往来、接待、后勤等均由办公室专人负责收集整理，而各业务科室则主要负责本辖区内出口报检企业的基本企业资料、出口产品质量情况、生产情况、检测情况、诚信环保等各个方面的资料收集、更新、归档等工作，为检验员日常对企业的监管整改、控制出口产品的质量稳定工作提供强有力的保障和依据。以轻纺科为例，将企业首先分为三大类：纺织、服装和轻工类。基本档案由企业注册信息、质检人员信息、生产设备信息、主要出口产品信息等构成，分为电子版与传统纸质版两种，同时依据国家质检总局113号令文件精神，以出口工业品检验监管系统为信息载体，在将企业分类后，按季度或者周期完成检验监管工作，将监管内容输入系统，同时将整改内容可发送企业，责令整改。此种电子输入方式取代传统的手写监管档案方式，既节省资源又方便快捷。机电科大体相同，另有企业报检资料则由综合科检务工作人员收集归档，每份单据均有唯一的归档编码，一般保存期限为三年，由于报检资料数量较多，综合科设有两个专门档案室保存收藏，日常的查阅、调出等均需按流程申请。

二、武进办事处档案管理存在的问题

1、领导对档案工作的重视程度不平衡。个别单位对档案工作重视还不够，档案意识薄弱，监督力度不强，未能对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间给予充分的保障，虽然各部门有专人负责档案管理工作，但真正把档案管理工作作为各部门工作有效机制来抓方面还存在缺欠。

2、没有形成完善的质量意识，未运用过程方法进行管理，缺少持续改进的管理承诺。办事处档案管理规定虽然明确了相关的流程与方法，对工作有一定的质量要求，但没有运用系统的管理思想，进行档案管理的统一规划安排。现行的档案管理还存在“宁多勿缺一”的整理原则，档案工作人员往往在考虑自身责任的基础上，片面地追求归档的数量，而忽视了文件内在的价值。

3、在档案利用服务企业等使用者方面。大多档案管理人员认为自己的主要工作任务是收好(属被动接受)、管好档案，不主动了解使用者的需求，不理会使用者的感受，对使用者的重视程度不够，这违反了档案管理为使用者服务的宗旨，同时也降低了为企业服务的效率。日常档案管理工作的创新意识较为薄弱。虽有相关规章制度，但不少制度还比较粗略、模糊，落实力度还有待加强。

三、建立档案质量管理体系的可行性

1、首先，以现行最基础通用的ISO9000质量管理体系为例。它具有很强的通用性，无论何种类型和规模的组织，其活动只要有质量要求，一般都适合采用。质量管理体系标准适用社会各行各业，同样适用于档案管理领域。标准强调管理职责分明，各负其责：依照体系文件，以数据和事件为依据，预防为主，有始有终：根据工作的需要允许对管理文件进行增减和修改，以保证管理文件的科学性、完善性和适用性。这与许多机构档案管理制度实行的岗位责任制、目标管理等方式具有很强的相通性和包容性。

2、在IS09000标准中，建立和实施有效的内部质量体系的三要素包括：组织、产品和顾客。档案部门是为利用者需要而提供档案资料信息服务的部门。当我们把档案部门的信息服务当作一种产品来看待的时候，质量管理理论同样也具有相当的`借鉴与指导作用，它与档案部门以利用者为中心的指导思想完全吻合;其顾客就是在生产工作中急需档案信息服务的各种层次和不同类型的利用者。 3、在我国，有一批组织机构和企业已广泛实施和应用了此标准。制定了详细的档案管理和服务目标、质量方针、业务操作流程、规程、人员综合考核办法等文件，在执行中取得了明显的效果。11月中旬，绍兴市档案馆接受浙江质量认证有限公司评审，一次性通过IS09000质量体系认证，成为全国第一家质量管理体系认证的国家综合档案馆。实施标准化后档案管理工作得到了加强，档案管理工作也逐步实现了规范化、制度化和科学化。

四、建立档案质量管理体系的基本原则

档案工作标准化是以档案工作领域中的重复性的事物和概念为对象而制定或修订的各种标准的总称，它是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和依据。档案管理实现标准化要确立以下四个原则：一是建立严密的管理机制，形成全员参与、全面控制、高效运转、不断改进的管理体系，克服了以往管理中存在的基础管理弱化、内部协调不畅等问题，通过明确职责、规范程序、改进管理规范相关的管理活动和职责，理顺内部管理关系，使各个管理层面、各个操作过程、各个工作环节既相互制约又相互促进，达到管理科学性、系统性、规范化的要求;二是确立“职责明确”、“过程控制”、“持续改进”的档案管理新模式。综合考虑档案管理业务紧密相关的组织结构、程序、过程和资源等各方面的因素，明确档案管理过程的控制要求，建立一套预防和处理不符合要求的管理业务机制，在较大程度上解决档案管理中随意性较大等问题;三是要树立“以档案资源使用者为关注焦点”的服务理念，丰富档案信息服务的内涵，改善档案管理机关的形象;四是健全完善的监督机制，确保各项制度的贯彻执行，使制度化管理落到实处。定期开展内部检查，对不符合文件规定的工作和做法开具不合格报告，确定和落实纠正措施。

五、结束语

档案质量管理体系是全社会各类机构进行档案管理的必要保障，一个科学、完善的档案质量管理体系对机构自身的发展有着不可估量的作用。参照同意标准来进行科学化的档案管理，不仅会明显改善各机构传统业务流程、服务质量、人事管理和资源配置，而且会在档案界内真正建立起“质量第一、用户至上”的文化，促进全社会档案事业的健康发展。

主要参考文献：

[1]汤涌，刘温健.档案馆引入ISO9000质量管理体系的实践与思考.中国档案，.5.

[2]石建新.档案工作实行全面质量管理之我见.浙江档案，.2.

档案标准化管理 篇3

一、档案质量是档案的生命线，档案质量的好坏直接影响其效用

我们每个从事档案工作的人员必须树立档案全面质量管理的思想，使档案质量不断提高。

随着我国高新技术的发展，文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同，将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制，保证了档案的质量，从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期，从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎。这种思想主要来源于为解决文档分离，使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的，也是解决现实文档分离的根本办法。

我国档案工作在集中统一管理原则指导下，在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构，构成一个严密完整的组织体系文件，也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程，也存在着类似文件中心的管理中间性、过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为，这并不排斥文件中心在我国建立推广，只要注意文件中心的适用范围后，它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看，文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。

二、档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节

在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指導思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证，不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

三、推行全面质量管理

1.档案全面质量管理的含义和特点

所谓档案全面质量管理就是单位领导档案工作全体人员参加的，以科学方法为手段，充分发挥科学管理和专业技术的作用，建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系，从而保证高质量的档案。其核心是强调提高档案工作水平，以保证档案的高质量。它具有以下几个特点：

1.1全体人员参加

档案全面质量管理要求档案形成过程中的所有人员，如各处（室）所的领导、文件起草人员、定稿人员、档案员等人员的密切配合，严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和文件的归档及档案管理工作。树立“档案质量，人人有责”的观念。只有这样，才能保证档案的完整性、统一性，也才能保证电子文档的及时传输和电子文档的及时归档。

1.2全过程控制

从公文的起草、审核、印制、传递、执行到档案的收集、整理、归档、编研、开发利用的整个过程都实行质量管理。

1.3科学的手段

采用数理统计方法、现代科学技术和现代管理科学来解决档案的质量问题，不断提高档案质量和档案工作管理水平。

2.解决和改进档案质量问题的步骤

档案现状不容乐观。有的单位领导对档案工作不够重视，觉得档案工作不能给单位带来效益，只是花钱不挣钱；档案管理人员没有经过系统的专业知识的培训；档案管理的必备硬件如档案室、档案柜、微机、档案管理软件等都配备不齐全；室藏档案数量不完整；平时不注意文件、资料的收集、整理；档案制度不完善；有的单位甚至没有自己的《档案分类大纲》、《档案保管期限表》。解决和改进档案质量问题主要步骤如下：

（1）分析现状，找出档案存在的质量问题。

首先要从公文拟撰开始，各部门、各个工作人员必须经常地、自觉地树立档案质量意识，查找问题。

（2）分析产生档案质量问题的主要原因。

（3）找出影响档案质量的各种因素。

（4）针对影响档案质量的主要因素，提出改进计划，并制定解决问题的落实措施。

（5）组织实施解决和改进档案质量的措施或计划。

（6）同计划和目标对照，检查采取措施后收到的效果。

（7）总结经验，巩固成绩，把成功的经验和失败的教训都吸收到相应的制度、规定中去，防止再次发生类似的问题。

（8）对检查中发现的问题，不管是遗留下来的还是新出现的，再从第一步开始，进行新一轮的改进，继续加以解决。

3.档案质量管理的要求

3.1必须牢固树立档案质量意识

档案质量的提高，与工作人员的质量意识有着密切关系。其中，领导的档案质量意识最为关键，领导同志必须提高认识，转变观念，认清档案管理的重要性，认清档案数字化是大势所趋，要高度重视本单位档案网络信息化、数字化建设，因此要求从事档案工作的人员，特别是各级领导，要牢固树立档案质量意识，用较高的工作质量来促进档案质量。

3.2要不断提高档案人员素质，加强管理，完善规章制度

建立内部人员的制约机制。良好的政治思想素质和业务素质是搞好各项工作的基础。从事档案工作的人员要有良好的政治思想素质。具体来说，就是要有强烈的事业心和高度的责任感，要有良好的服务意识，要有默默无闻、无私奉献的档案人精神。档案工作又是一项业务性比较强的工作，档案人员业务素质的高低，对档案质量起着至关重要的作用。档案工作人员要从搞好档案工作、提高档案质量的角度来加强自身的业务学习。领导要给从事专兼职档案工作的人员创造业务学习和培训的机会，使他们的业务知识能更好地适应新时期档案工作的要求。

3.3要把全面实现档案的价值作为检验档案工作质量的唯一标准

每个从事档案工作的人员，要通过加强档案的质量管理，更好地为生产、建设、教育、科研服务，促进各项工作的质量和效率的提高，从而实现档案的真正价值。

3.4要牢固树立“下道工序是用户”的思想

档案是由多部门、多人共同完成的，不同部门、不同工作人员之间能否密切配合，上道“工序”能否给下道“工序”提供高质量的“半成品”，就成为提高档案质量的关键。如果每个上道“工序”都能把下道“工序”看作是自己的“用户”，为下道“工序”提供质量保证，那么，档案的质量就有了可靠的保证。

3.5要以预防为主，防检结合，重在提高

优良的档案质量是“生产”出来的。根据这一基本道理，档案全面质量管理要求把档案管理的重点，从“事后把关”转移到“事先预防”上来。从管结果转变为管因素，做到防患于未然。

档案标准化管理 篇4

一、加强档案管理标准化建设

1. 加强领导, 完善档案管理网络。

我厂领导高度重视档案工作, 明确了“无档则乱”的管理理念。为了确保档案工作的有序进行, 明确一位厂领导主抓档案工作, 企业管理策划部部长负责档案的组织管理。档案管理工作纳入到各级领导的议事日程, 并纳入到企业规划和年度工作计划中。档案工作与其他工作同研究、同部署、同考核。

建立了自上而下的管理体制。档案管理网络分三级, 第一级:厂长、主管厂长、总工程师;第二级:由企划部部长、企划部主管副部长、专职档案员组成;第三级:由各行政部门一把手、专业技术部门的兼职档案员组成。根据机构及人员变动情况, 我们及时对档案管理网络人员进行调整, 把有责任心、事业心、熟悉专业的同志调整到档案网络中来。档案管理网络每年定期开展活动, 组织档案知识竞赛, 宣传档案法、档案现代化管理知识、网络查询培训, 请专家讲课等。通过几年的努力, 各级领导, 专、兼职档案员的档案意识有所增强, 保证了档案生成、收集、管理、利用各环节的畅通。

2.健全档案规章制度。

下花园发电厂在原有制度的基础上, 根据上级、公司档案管理的法律、法规和标准, 结合企业的实际情况, 制定了科技、文书、会计、实物声像、人事、技术图书档案管理标准, 完善了《收集整理保管管理标准》《归档复制借阅底图管理标准》《档案鉴定统计利用管理标准》《档案安全保密管理标准》等一系列的标准和规范, 同时还制订档案管理人员的工作标准, 使档案工作做到了有章可循, 全面提高了档案管理水平。

3.加强工程档案管理。

为确保工程资料的完整、齐全, 制订了《档案保证金管理办法》, 规定在编制招标文件和合同文件时, 必须写明档案保证金为合同结算价的1%或工程质保金的50%, 档案保证金的提留和支付由责任部门、财务部门、企划部、相关部门负责实施, 对不按规定移交档案的合同项目, 视为违约, 不返还档案保证金。

这些制度的建立, 明确了职责, 规范了操作程序, 使档案工作在管理体制、运行机制、利用服务等各个方面都做到了有法可依, 有章可循, 有效地促进了档案工作向制度化、规范化、标准化方面发展。

4. 加大设备设施的投入。

下花园发电厂属于老厂, 有些档案设施设备陈旧, 或已到使用年限, 需要及时更新。我厂在资金非常困难的情况下, 挤出资金更换了数码工程一体机, 从而实现了在软硬件上达到规范化、标准化、信息化管理模式的要求。

二、规范档案基础业务建设

档案自身的基础业务建设是档案工作的主体, 是搞好档案工作的根基所在。我们坚持不懈力求夯实业务基础建设, 创建一流档案管理水平。

1.做好档案收集工作。

收集工作是做好档案管理的基础, 我厂制定了《科技档案归档指南》《文书档案归档指南》。档案的收集严格按照档案归档制度进行, 在归档时严格把关, 履行移交手续, 不合格的坚决不收。由于我们严格执行归档制度, 在各部门兼职档案人员的配合下, 归档率、完整率、准确率均达到100%。

2.做好档案整理工作。

首先, 根据《大唐国际发电股份有限公司火电企业档案分类及保管期限表》, 制订了《企业档案归档范围及保管期限标准》。对原有文书档案分类及保管期限表进行修改, 增加了档案文件的具体内容;同时根据《电力建设项目档案管理管理指南》, 结合本厂实际情况, 对科技档案脱硫系统工程档案、90综合类 (技术改造、设备大小修) 都进行了细化归档范围及明确专业类号。其次, 在文件分类、划分保管期限、组卷、档案排架等方面严格执行公司规范、要求以及行业标准。严格按照要求进行分类、组卷、编目, 编制保管期限表和分类说明。在文书档案由案卷改为以文件为单位进行整理的过程中, 我们按事由结合时间、重要程度的特征在二级类目下排列, 既保证了遵循文件的形成规律, 保持文件之间的有机联系, 区分不同价值, 又达到了便于保管和利用的目的。

3.做好档案保管工作。

为防止档案工作突发事件发生, 档案室经常与负责全厂保卫、消防工作的人员保持联系, 制定本厂档案室具体可行的《突发事件处置预案》, 为防水拆除了暖气、为消除火灾隐患, 更换了防火、防盗门, 安装火灾自动报警灭火装置;安装了监控探镜, 与厂消防人员一起进行了档案室消防演习, 配备了满足“九防”的全部设施, 档案人员每天对库房温湿度、消防设施进行监控、检查。防止了一切不安全现象发生。

为保证电子档案的安全, 坚持每天下班前对数据进行备份。对异地移动硬盘不定期进行备份, 并根据输机情况进行光盘刻录, 定期对所备份数据进行检查, 而且对备份数据进行数据恢复试验, 要求所有的数据可随时用于恢复。把档案服务器统一放到信息中心机房由专业人员对服务器运行情况经常检查, 发现问题及时解决。

4.做好档案鉴定销毁工作。

根据大唐国际发电股份有限公司档案鉴定与销毁制度, 及时调整档案鉴定委员会。定期组织召开档案鉴定工作会议对超过保管期限的文书、科技、财务会计档案进行重新鉴定, 划分期限提出鉴定意见, 编写档案鉴定销毁清册及会议纪要, 对到期档案下架, 有效地保证了档案的质量, 优化档案库藏结构。

5.做好档案统计工作。

进一步进行档案统计整理和统计分析, 保证档案工作质量, 提高档案管理水平。建立了档案管理基本情况统计台账 (包含档案总量、库藏结构、分类统计、机构、人员、库房、设备、档案移交等10余种台账。)

三、积极开发档案信息资源

档案是历史的载体、信息的源泉、领导决策的参考依据。档案工作的根本目标和任务, 除了积累和保存历史资料外, 重要的在于开发和利用, 为领导和本单位提供信息服务, 充分发挥档案管理应有的作用。

1.充分利用档案的原始依据作用, 在节能降耗、厂庆等方面提供大量的详实可靠的资料。

过去由于老厂的原因, 几十年来我厂生产用电和非生产用电始终是“大锅饭”, 界限不清, 随着家属宿舍、租用单位房屋承包户增多, 用电量增大, 企业负担重的状况日趋明显。为了规范用电, 节能降耗, 工作人员通过查阅档案, 对标对表, 把生活用电线路、多经用电线路与生产线路捋出了头绪, 使厂领导做出正确决策, 从2006年3月开始对线路进行了改造, 并出台了相关制度, 这一举措不仅使生产和生活区用电彻底划清界限, 同时也加强了非生产用能的管理工作, 使非生产用电平均每天降低3000多千瓦时。

2007年是我厂建厂70周年, 档案室发挥了重要的作用, 为厂庆提供了大量的资料、照片和奖牌荣誉证书, 为厂庆制作的《光辉的历程, 永恒的记忆》大型图片展和《人间正道是沧桑》专题片, 发挥了重要的作用。

2.重视档案信息开发, 充分利用库藏档案资料, 加强宣传, 开展编研工作。

为方便档案资料的查找, 我们编制了总目录、分类目录50多种, 全宗卷40多种。利用档案资料, 还编制了档案小刊物《兰台纵横》, 撰写的多篇档案文章分别刊登于《中国大唐》杂志、《中国大唐报》《中国大唐网站》《大唐国际报》《园电之声》等报刊和网站。先后编印了73种, 近40多万字有价值、有特色的编研资料。根据部门专业重点不同, 编印了《文书档案查询手册》《科技档案查询手册》和《实物声像查询手册》, 发到各专业人员手中, 拓展了档案利用服务的深度和广度。

四、推进档案信息化建设

为确保档案信息化建设与本厂信息化建设发展水平同步, 我们制定了《档案信息化建设发展规划》。一是实现了档案查询系统与D7I系统的接口;二是通过OA系统电子文件向档案系统的转换, 实现了“文书档案一体”化;三是利用企业信息门户随时发布档案信息和档案宣传内容。我们按照统筹规划、分步实施、制度先行、利用优先、确保安全的原则, 以信息技术普及应用为基础, 以档案信息资源整合、共享为突破口, 全面提升档案信息资源开发利用水平和服务能力, 重点突破, 务求实效。

档案工作的科学管理离不开标准化。我们将围绕企业的中心工作, 以标准化管理为基础, 不断完善和创新, 推动企业档案创新发展。

参考文献

①宫晓东.企业档案管理学.高等教育出版社, 1999.

员工档案管理标准 篇5

本标准规定了人事档案管理职能、管理内容和要求及检查与考核。本标准适用于公司人事档案管理工作。2 引用标准

《中华人民共和国档案法》 《中华人民共和国保密性》 《干部档案工作条例》 3 管理职能

3.1 人事档案管理工作，在总经理领导下，由人力资源部具体实施，明确专人负责。3.2职责

3.2.1总经理负责领导全公司人事档案管理工作，组织贯彻党和国 家有关人事档案管理的方针、政策、法规、条例和纪律。

3.2.2人力资源部在总经理的领导下，执行上级有关人事档案管理政策规定，负责人事档案的收集、鉴别、整理和保管；办理人事档案的查阅、借用和传递；做好人事档案管理的安全工作。3.3 权限

3.3.1 总经理有权决定人事档案专责人员的任免，有权了解、检查、指导、考核人事档案管理工作。

3.3.2 人力资源部有权按员工管理权限管理全公司人事档案，有权了解档案具体工作和存在的问题，提出任务要求。

3.3.3 人事档案专责人必须保守档案秘密，有权拒绝不按规定进行借用、查阅人事档案。4 管理内容及要求

4.1 档案管理

4.1.1 人事档案由人力资源部统一管理，并设专人管理档案。

4.1.2 任何人不得保管自己的档案，也不得私自保管他人的档案材料。4.1.3 管档范围

4.1.3.1 本公司一般干部档案。

4.1.3.2 本公司工人（包括退休，去世和劳动合同制工人）的档案。4.1.3.3 流动人员的档案。4.1.4 登记与检查

4.1.4.1 所保管的人事档案，要逐人详细登记编号，新建和转递人的档案要在十天内登记、编号、整理完善后归档保管，做到准确、实用、排列有序、查找方便、提供迅速。

4.1.4.2 定期对所管档案进行检查、核实，每半年核对一次档案数量，每年全面检查分析一次，对所缺材料要查明原因，与有关部门联系，及时补充，对不应存档的材料及时清理。4.1.5 保护

4.1.5.1 人事部门应设专门档案室保管档案，并设有整理、查阅、接待场所，场所要利于保密。

4.1.5.2 档案要存放于铁制保险柜中。

4.1.5.3 档案室要完备各项安全防范措施，保证档案的防火、防盗、防晒、防潮、防尘、防蛀。4.2 档案的利用 4.2.1 利用范围

4.2.1.1 凡涉及员工本人入党、入团、出国、考察、审查、职位任免、工作调动、离退休、组织处理、福利待遇、婚丧等，需要了解情况时，可以提供本人档案。

4.2.1.2 凡因编写党史、人物传记、地方志、史志要了解当事人的经历和社会实践情况，与他人案件密切关系，而当事人因病重不能口述、书定或死亡的，可提供档案中履历和自传部分。

4.2.1.3 公安、保卫、纪检、监察等部门因业务需要，了解职工有关情况时，可提供有关部分。

4.2.1.4 其它特殊情况。

4.2.2 对子女及其它亲属的政审不能直接用档案。4.2.3 利用方式 4.2.3.1 查阅

4.2.3.1.1 查阅人事档案，应由二人进行。

4.2.3.1.2 人事部门应视查阅用途，确定是否提供人事档案或提供有关材料。4.2.3.1.3 上级主管部门（或领导）需查阅档案，人事部门予以提供。

4.2.3.1.4 查阅档案，必须在人事部门指定的地点进行，不得拿出或带到其它地点。4.2.3.2 借阅

4.2.3.2.1 人事档案一般不外借，特殊情况下需要阅借，必须陈述理由，经人事部门负责人批准，填写“档案借阅单”后方能借阅。

4.2.3.2.2 上级主管部门（或领导）需要借阅档案，人事部门予以提供。

4.2.3.2.3 借用档案要在二周内归还，到期可续借，逾期不归还的人事部门要催要，借阅人不得将档案私自转借。

4.2.4 人事部门对档案的利用应登记并完备审批、借阅手续。

4.2.5 档案管理人员应对利用完毕的档案，认真进行核对，予以注明，无误后方可归档。4.2.6 对利用档案人员的要求

4.2.6.1 利用者必须是中共党员，并携带本人身份证，工作证及介绍信。4.2.6.2 利用者不能查阅本人及其亲属的档案。

4.2.6.3 利用者必须爱护档案，注意档案的清洁，不得随意拆散档案，或在档案上勾、抹、涂、画、折角、叠页等，不得私自装人或撤出材料，不得从档案中抽换材料，不得随便公开议论 和摘抄，复制档案内容。

4.2.6.4 借用档案有妥善保管，严格保密，不得转借。4.3 调查证明材料

4.3.1 外单位要索取人事调查证明材料，应有市及以上机关的组织、人事等部门的“调查证明材料介绍信”或“函调证明材料信”，人事部门根据调查证明内容提供文字材料。4.3.2调查证明材料的信、函不能直接利用档案。

4.3.3 人事档案主要反映本人情况，不直接证明其他人情况，人事部门一般不负责提供其他证明材料，如确属特殊情况，可引述有关内容注明抄自人事档案，不加任何注释。4.4 档案转递。4.4.1 转递原因

4.4.1.1 转递档案原因。4.4.1.1.1 职工调出本公司

4.4.1.1.2 干部职工变动、任免改变了主管、协管单位。4.4.1.1.3 职工刑满释放异地安置或到其它单位工作。4.4.1.2 转递档案材料原因

4.4.1.2.1 需要补充进入档案材料

4.4.1.1.2 经鉴别应由上级或外单位保存的材料。4.4.1.2.3 经鉴别应由上级或外单位复查的材料。

4.4.1.2.4 经鉴别应退回单位补办手续或重新制作的材料。4.4.2 转递方式

4.4.2.1 档案及档案材料必须通过机要交通转递或者由组织，人事部门派专人送取。4.4.3 转递手续 4.4.3.1 转出

4.4.3.1.1 转出人事档案或档案材料应填写《人事档案材料转递通知单》与档案或档案材料一起发出。

4.4.3.1.2 成批转出时应编制《人事档案材料移交清单》与档案或档案材料一并发出。4.4.3.1.3 转出时必须在档案登记册上进行登记并注明转出时间、数量、单位、转递通知单的发文号，以备考查。4.4.3.2 转入

4.4.3.2.1 对转入的人事档案或档案材料，人事部门应按《档案材料转递通知单》或《移交清单》逐一检查清点，核对无误后盖章签字，及时将回 执退回转出单位。4.4.3.2.2 接收档案后，要及时登记归档。

4.4.3.2.3 无论转出、转入，人事部门都应将转递手续妥善保存，以备考查。5 检查与考核

5.1 检查与考核的部门及负责人 执行部门：人力资源部 负责人：：人力资源部主任

5.2 检查与考核的程序、内容、时间和方法

根据本标准所规定的管理内容与要求，分别进行季、年的检查与考核，阶段性工作完成后，专题汇报，日常工作每月由科长自查，分管领导不定期抽查，并接受上级和地方业务主管部门检查，5.3 奖惩细则

档案标准化管理 篇6

关键词：高校；二级学院；档案；标准化

档案管理标准化指依据科学技术和档案管理实践经验的综合成果，对档案管理过程中具有多样性的、相关性征的重复事物，以特定的程序和形式颁发的统一规定性管理办法，对规范和健全高校二级学院档案管理工作具有重要意义。随着高等教育改革的不断深化及对档案资料检索利用的增多，现有的高校二级学院档案管理模式为高等教育的迅速发展做出了积极的贡献，但随着高等教育发展形势的变化，它的弊端也开始日益突出，比如不同程度地存在职责不明、意识淡薄、工作被动、资料不全、缺乏激励、工作断层、缺少培训、随意应付等不足，急需结合实际需要和校院特点，采取多元化、有针对性的工作措施加以提高。从工作实践来看，无论采取什么样的工作举措，推进二级学院档案管理标准化都应着力把握以下四个紧要问题。

一、以领导重视为前提

高校二级学院档案管理标准化是实现高校档案管理标准化、信息资源共享的重要前提和基础，应引起学院领导和广大工作者的高度重视。高校档案工作烦琐、复杂，需长期积累，短期内难见成效，故经常被领导忽视，尤其二级学院的档案工作更是如此。同时因学校、学院大都缺乏对二级学院档案工作的监管机制，使二级学院档案工作成为“自留地”、管理盲区。因此，学院领导要高度重视档案工作，增强档案管理意识，加强对档案工作者的培养和关心，调动档案管理者的积极性和创造性，充分发挥其作用。

二、以二级学院院内档案文件的标准化为核心

二级学院没有办法规范上级发文，但需与上级档案管理接轨，严格按照上级档案管理规定操作，同时将不利于标准化的操作反馈给上级部门，再着力加强自身标准化建设。实施档案管理标准化，在搞好硬件建设的同时，做好公文等文书处理工作是实现档案管理标准化的基础，虽然文书处理工作与档案工作不同，具有相对独立性，但由于公文等文书是档案的来源，档案是文书的归宿，档案资料的质量、规范化程度直接决定了档案管理工作标准化的实施。

因此，学院严格把握档案形成过程，提高实体质量，能为档案工作管理标准化打下牢固的基础。首先，档案分类要科学，立卷要一致、明确；其次，公文文种要合理，拟制格式要规范；再次，公文用纸质量要好，幅面规格要统一；四是公文字迹要清晰、字体要符合标准；五是公文制发要履行签发手续，要符合审批权限，主送单位和抄送单位要准确，落款要与公文一致，不要遗漏日期，等等。

三、以信息平台建设为重点

信息平台建设包括两方面：一方面是档案建设信息化，另一方面是档案整理、档案操作信息化。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。随着计算机在档案管理工作中的应用，从根本上改变了传统的办公模式和档案收集、整理及检索应用方式，现在学校、学院公文的发布、接收、查询等，都可以通过计算机及网络实现。同时语言本身有局限性，难以简化，虽文字上可行，但操作中不易，文字冗长降低影响档案管理人员对档案管理标准化依从性，很难形成全院一盘棋，难以走出各形其式的旧框框，最有效方法是建立标准化信息平台。

例如广州中医药大学“南大之星”档案管理系统在文件的排序、编号、检索以及存储上较之传统的档案管理模式具有明显的优势，在公文管理、辅助归档、档案管理三个环节上实现文档一体化管理，向全体教师提供了开放的

馆藏档案，对于教师检索信息节省了时间，提供了便利。

四、以人员活力激发为关键

档案员的设立是做好档案管理工作的基础，是高校各类档案工作的质量保证。但是，目前全国多数高校受竞争压力等因素影响，出于降低人力资源成本等方面考虑，基本上没有为二级学院设立专门的档案管理人员编制，各学院的档案工作只好由兼职档案员完成。兼职档案员大多同时承担着多项任务，事务繁多，工作量大，难以有足够的时间和精力对档案管理工作进行系统、深入甚至是一般性的学习了解，加之档案管理工作本身繁杂且在职称评聘、薪酬分配、评优评先等多个方面少有体现，因此极易形成思想上轻视、行动上忽视档案管理工作的局面，难以有效保证档案管理标准化的顺利推进。因此，校院各级领导应将二级学院档案管理专（兼）职队伍建设纳入本校院人力资源管理开发的整体规划，积极创造条件培养和引进专门的档案管理人才，同时加大对兼职档案管理人员的培训、培养力度，积极推进人事制度改革和内部分配制度改革，通过营造有利的政策环境，科学评估、评价专（兼）职档案工作的数量和质量，在薪酬分配、职称评聘、评优评先等多个方面给予体现，始终贯穿多劳多得、优劳优酬、不为即过的现代分配原则，切实维护档案管理人员的切身利益，进一步全面激发专（兼）职档案管理人员的活力，从源头上改变二级学院档案标准化管理无人为、不愿为、被动为的不利局面。

对档案管理业务技术标准化的研究 篇7

档案即直接形成的历史纪录, 档案具有原始性和记录性的重要特征, 是再现以往历史真实面貌的最为重要的原始文件, 具有重要的价值, 档案主要的来源就是文件, 这里的文件包括文字、声音、图标等各种材料, 实际上, 文件与档案属于同一种事物在不同阶段呈现出的不用形态, 具有一定的共性, 但是也有所不用, 其最为重要的区别是档案是对文件的去伪存真, 是各种文件的精华所在, 是文件中最具保存价值的部分。档案的表现形式很多, 具有历史性、政治性、文化性、价值性、价值性、再现性等重要特点, 档案适用范围很关, 各种官方机构、非官方机构、个人、家庭等都可以成为档案的使用者。对于企业、高校等大型机构来说, 档案管理工作是其开展各种工作的基础, 也是衡量企业经营管理水平和高校教学质量和管理水平的标志之一, 只要做好相关的档案工作, 才能为需要档案的机构的管理和发展提供强有力的保障, 为了推进档案管理工作, 为企业、高校等大型机构进行档案的目标管理, 必须做好档案的标准化工作。

1 档案标准化概念

档案工作标准化就是以档案工作领域中的重复性的事物和概念为对象而制订或修订的各种标准的总称, 它是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和依据。档案管理业务的分类很多, 根据档案的种类来分, 档案管理业务的标准包括管理标准及技术标准, 按照档案管理标准的法定效力来分, 档案管理标准包括强制性标准及推荐性标准, 按照各种档案标准的相关程度又可以将档案管理业务分为正式标准和参照标准, 按照标准的适用范围可分为国际标准、区域性标准、国家标准、专业或行业标准、企业标准等。档案管理业务的工作程序有专门规定和固定的代号, 并且在一定条件下具有法律效力, 档案管理业务的时效性较强, 内容专业、具有较强的可操作性、多数属于推荐性标准。就现阶段来说, 档案管理业务有着极为重要的作用, 这主要包括对档案的协调作用、简化作用以及统一作用。

2 当前形势下我国档案管理工作中存在的问题

2.1 档案管理人员水平参差不齐

目前, 我国很多机构中的档案工作人员素质参差不齐, 随着科技水平的发展, 档案管理工作已经普遍信息化, 很多机构的档案管理人员年龄偏大, 对计算机及档案管理软件操作不熟悉, 也不注重经验的积累和知识的更新, 自身的专业技术水平难以满足下阶段档案管理工作的要求, 且工作人员以往养成的不良行为没有得到及时纠正, 普遍缺乏完善的档案管理意识, 单位平时也很少安排相应的档案管理专业技能培训, 导致目前档案工作人员素质难以得到整体的提高, 严重制约了我国各个机构档案管理事业的正常发展。

2.2 档案管理制度不健全

目前我国很多企业高校等机构的管理人员对档案管理工作的重要性认识程度还不足, 没有档案管理工作提升到应有的高度, 只是单独的把档案管理工作作为一项日常的工作在处理, 也并没有制定完善的档案管理制度, 这也导致档案管理人员在实际的管理工作中也没有具体的制度来依托, 同时, 领导对实际的档案管理工作的监管程度也不足, 对于重要档案的分析和控制措施存在着流于形式的现象, 许多管理措施没有得到应有的落实, 这也在一定程度上影响了我国档案工作的顺利发展。

3 提升档案管理业务技术水平的具体措施

3.1 制定好严格的档案考核标准

对于企业、高校等大型机构来说, 长期以来都存在着上级领导对档案工作重视程度不足的情况, 这种情况严重的制约了企业、高校等机构档案管理工作的发展, 实际上, 档案的管理工作十分重要。因此, 上级领导要加强对档案的重视程度, 制定好严格的档案管理制度和评估标准, 并对档案管理工作实施定期的考核, 建立起于档案相关的领导监管体制, 完善档案管理机构。

3.2 健全档案管理制度

为了完善档案管理工作, 促进档案管理工作的规范化, 必须健全现有的档案管理制度, 通过健全档案制度, 来规范机构的档案管理程序和方法, 制度的健全要考虑到档案管理工作中的各个方面。具体来说, 对于档案资料在收发借阅存档销毁各环节中, 应严格登记, 一些借阅文件应在借阅指定地点进行并在指定期限内按时归还, 借阅文件资料时严格按照文件密级管理为准执行, 同时办理档案资料借阅手续。对于所有档案资料均要定期清查, 借出的档案资料要在指定期限内归还, 若发现丢失的要及时追查处理, 并且及时采取补救措施;对绝密的档案资料要在主管的监督下进行核对, 必须做到物单相符。

此外, 借阅的档案资料未经领导批准, 不得随意扩大阅读范围, 否则将进行严肃处理, 一些机密、绝密类档案资料如需复制和摘抄, 必须经一把手批示, 在收发传递和外出携带绝密类文件时, 应由指定人员负责, 并采取必要的安全措施。对于一些退档资料档案管理人员应该在部门主管安排和监督下, 定期对该资料进行销毁, 并且及时在档案目录上做出更改, 确保现有档案资料与目录清单一致。

除此之外, 档案管理人员要对自己负责保存的档案资料要有详细的目录, 对有价值的档案要及时备份并做好保密工作, 若因丢失、文件备份不及时或泄露相关机密, 从而给单位带来损失的, 视情节轻重予以责任人相应的处罚, 同时, 要对所有保存档案要按顺序分类存放, 同时做出相对应的档案目录清单, 如果有新资料入档, 必须在档案目录中及时添加。当档案管理人员离职时, 须按档案目录清单做好工作交接, 按照档案目录清单与现存档案核对, 如果出现物单不符, 给单位造成损失的, 视情节轻重予以责任人相应处罚。总而言之, 完善的档案管理制度是档案管理标准化的基础性工作, 各个机构的领导一定要重视起来。

3.3 加强对档案管理人员的培训工作, 提高档案管理人员的工作水平

档案管理人员的素质水平对档案管理工作有着极为关键的影响, 因此, 企业、学校等机构管理人员一定要重视档案人员的培训工作, 不断优化档案管理队伍, 提高整个队伍的工作水平。在平时, 可以邀请一些专业档案管理人员来培训, 同时, 也要鼓励档案工作人员要加强自身专业知识的学习, 领导也可以制定一些奖惩措施, 对于学习积极性强的档案管理人员给予适当的奖励, 对于一些表现差, 不思进取的管理人员则给予相应的处罚, 提高工作人员工作的积极性, 促进档案管理水平的提升。

4 结语

总之, 档案管理工作对于企业、高校等机构的发展有着重要的促进作用, 在目前形势下, 必须就传统的档案管理工作进行改革, 制定好完善的档案管理制度, 提高档案管理人员的工作水平, 从本质是促进我国档案管理水平的提高。

摘要：档案具有原始性和记录性的重要特征, 具有重要的价值, 档案工作标准化是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和依据。本文主要找出档案管理中存在的问题并提出促进档案管理业务技术标准化的措施。

关键词：档案管理业务技术,标准化,措施

参考文献

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档案标准化管理 篇8

一、前言

长期以来,相当一部分人包括部分企业领导干部对企业生产管理及档案工作缺乏足够的认识,认为生产管理就是把企业生产、产品质量抓好,把现场环境卫生搞好就行了。至于档案工作更是可有可无,认为档案管理员只是一个企业资料仓库的保管员,档案管理工作也不是单位的主要工作,不能给单位创造经济效益,只要“守好摊”,不丢失,不泄密,能应付借阅查档就行了。然而,作为企业管理的重要组成部分,生产管理和档案管理的管理质量上不去,直接导致不少珍贵档案资料缺失,生产过程中积累的技术经验无法留存,企业成本增加,负担加重,整个企业管理也呈现出一片混乱,令企业高层领导大伤脑筋。近年来,随着科学技术的发展,人们认识的进步,企业生产管理日益标准化的需要,档案管理工作的规范化也变得越来越迫切。科学认识档案管理与标准化体系生产管理的本质内涵,准确把握两者之间的辩证关系,对于能否全面推行标准化体系的生产管理,科学、规范化地实行企业档案管理至关重要。

二、标准化体系生产管理与企业档案管理的内涵

1、标准化体系生产管理

标准化体系规定了质量方针、目标、职责和程序,并通过建立相关体系进行过程管理、质量策划、质量控制、质量保证和质量改进。目前,IS09000标准已经被100多个国家转化成本国标准。它是企业自愿采用、自我约束性的标准。标准化是一个永恒的话题,“没有规矩不成方圆”。过去非制度化、非程序化和非标准化成为我国企业传统生产管理模式的特征之一。它反映在管理业务、管理方法、生产操作、生产过程、报表文件、数据资料等各个方面,特别是在生产现场:生产无序,管理混乱,“跑、冒、滴、漏”以及“脏、乱、差”等现象比比皆是。随着国际标准化体系管理逐步融入全球领域,这种落后的生产管理方式已远远不能满足现代化生产的需要。生产与运作管理的制度化、程序化和标准化是科学管理的基础,现代生产与运作管理要求的是科学化的管理。在管理工作中,要完全按照各种规章制度、作业标准、条例等执行,一切都做到有据可依,有章可循,按制度办事,按作业标准操作,按程序管理。打破传统落后的生产管理模式,低耗、优质、高效地进行生产一直是企业管理者追求的最高目标。

2、企业档案管理

企业档案是指企业在各项生产经营和管理活动中形成的具有保存价值的全部档案的总和(包括计划统计、经营销售、生产技术、物资供应、财务管理、劳动工资、安全卫生和党、政、工、团工作等各方面的资料)。试想一个没有档案的企业如何积累自己企业的历史、完善和总结企业的成功经验,一定是个难题。大量事实证明,档案在企业管理中起着不可忽视的作用:它准确地反映了企业的成长历程;能防患企业商业秘密外泄;是企业生产、管理的凭证和依据;是决策制订的参谋和帮手;是企业文化的活标本;是企业对外宣传的资料库;是员工成长的珍贵史料;是有力的法律武器。

三、标准化体系生产管理与企业档案管理之间的关系

标准化体系的生产管理是企业档案管理规范化的前提条件,规范化的档案管理是实行企业标准化体系生产管理的基础。企业的日常生产管理体系越标准、越规范,它形成的各项记录资料就越真实有效;而它作为企业档案内容的信息来源也就更完善更有说明力,档案管理工作做起来也更科学更合理。反之,档案管理工作又是企业实行标准化体系生产管理的重要保证;档案资料作为企业各项活动的历史积累和真实记忆,科学、合理、规范的档案管理能快速、准确、及时地为企业的日常生产管理提供有力的凭据和参考价值,必要时还能起到指导作用。因此,标准化体系生产管理与规范化企业档案管理之间是相辅相成、相互促进、辩证统一的。离开标准化体系的生产管理,所谓的规范化档案管理也就成了无本之木,无源之水。离开科学、合理、规范化的档案管理,企业的标准化生产管理就无据可依,无凭可证。

四、标准化生产管理及规范化档案管理的初步实践

1、生产记录表格的规范

针对企业当前生产管理现场各类记录表格杂乱无章的现象,企业应推行标准化质量、环境体系,并应真正落到实处,不能各个部门各自为政。为了将所有表格达到格式统一,应严格参照标准化体系程序文件及作业文件的具体要求,以方便于生产管理为原则。通过使用标准化格式的表格,规范生产管理现场。当然,生产管理的标准化不仅是记录表格的规范,还包括产品生产、质量保证、质量控制、质量检验、质量监督等全过程制定并严格贯彻一系列相关标准,才能有效地保证产品质量的稳定和提高。可见,全面推行规范的标准化体系的生产管理刻不容缓。

2、“高起点、高要求、高标准、高效益”四高档案室的建立

建厂初期,我厂一直处于边生产边基建状态,建设工期长达10余年,一度档案管理体制不健全,制度不完善,资料不完整,给企业的生产经营工作造成很大困难。实践中的教训和随着《档案法》的实施,使全厂各级人员对档案工作及档案资源的重要性有了全新的认识。1987年,我们将档案管理作为企业管理的一项基础性工作,纳入了《厂长任期目标》和企业升级达标规划之中,建立档案机构,充实管理人员,健全管理制度,使企业档案管理工作步入了制度化、规范化、科学化的轨道,并采取了一系列措施保证档案工作正常开展。一是领导重视。厂领导一直重视档案管理的现代化工作,始终把档案管理纳入企业发展整体目标,把档案管理的现代化工作落实到创一流规划中,亲自过问并切实帮助解决档案管理工作中存在的困难和问题,多次安排档案人员到兄弟单位收资、学习、调研。二是充实档案管理队伍,完善档案管理体系。在我厂多次体制改革中,我厂在管理机构和人员大幅度精简的情况下,仍然坚持档案管理只能加强、不能削弱的原则,不但强化了档案工作的领导,而且调整充实了档案人员,同时还健全了全厂档案管理网络,明确了各单位档案工作分管领导和兼职档案员,使档案工作进一步加强。三是加大资金投入,加快档案管理硬件建设。我厂每年列有档案资料专项费用,用于档案资料的收集和补充。1990年以来,又先后投资统一了档案装具,配备了微机、除湿机、吸尘器、灭虫杀菌机等专用设备。

档案管理现代化是企业发展的需要,也是档案自身建设的需要。1992年开始,我公司就着手实施采用以光盘技术和网络技术为基础的多媒体档案管理信息系统,结合我公司已经实行的办公自动化(OA)系统的单轨运行,制定了建设多媒体技术数据库信息管理、全文级图像管理和视频音像管理融为一体的档案管理网络的规划,并逐步加以实施。我公司已经建成了包括打字、文书、档案为一体的办公网络,开发应用了包括文书档案、科技图书、生产实时信息档案等全方位的综合档案信息查询功能,使授权用户可以上网查询所需信息,全公司各类文件的管理形成了完整的微机管理体系,基本实现了无纸化办公。1983年以来的文书档案已全部著录进微机网络,自建厂以来的科技档案也已著录进计算机,档案立卷、统计、检索、打印均实行了微机管理,科技图书资料实现了微机管理和目录检索。现在,我公司综合档案科每位档案人员配备IBM液晶显示屏幕微机一台,激光打印机6台,光盘存储器1台,文件扫描仪1台。档案微机管理已与公司MIS系统联网,厂领导以及有关职能部室均可按照管理权限,在各自的工作站或档案信息站查询所需的档案信息资料。

档案信息管理自动化,是多媒体计算机、光电扫描仪、光盘机通讯网络等高新技术,将载体有纸张、胶片和磁性记录介质的档案转换成电子信息,建立起一个能对档案文献和档案目录中图、文、声各种形态的一、二次信息存贮、处理、检输出复制,融档案保护与信息处理于一体并能实现信息近、远程传递。在一定意义上讲,档案管理技术与设备自动化是档案工作现代化的基础标志,计算机技术是实现档案自动化管理的主要基础。利用计算机及光盘技术对档案进行存贮、处理、检索、输出,目前已由探索变成了现实。在江苏省电力系统中已经在连云港供电局、无锡供电局、扬州供电局、苏州供电局等单位完成了工程图档系统的实施,并获得了用户的好评。并且,它与电力系统基于LOTUS NOTES的档案管理系统有无缝的连接。

我公司新近投资购置了清华紫光图档管理系统,清华电子档案管理系统是一个功能齐全的综合档案管理系统,是一套处于领先地位的优秀的档案管理软件,它采用客户机/服务器方式,实现计算机对信息管理的网络化。更主要的是它能与电力系统现行的基于LOTUS NOTES的档案管理系统有无缝的连接,避免了档案人员对现在管理系统中已有数据的再次输入。该系统以光电扫描为主要输入手段,将不同载体的档案信息通过光电扫描仪转换成电子图象,经过净化处理压缩后存入光盘,充分利用我公司现在使用的“OA”办公自动化LOTUS NOTES档案管理子系统数据库中已输入的数据,与此电子图像自动对应,网络用户在WINDOWS环境下,应用浏览器方便灵活的实现档案的全息查询和检索。我公司在公司内部网页上挂接了清华紫光电子档案检索系统,公司员工只要输入自己的姓名和密码就可方便的利用电子档案检索系统进行档案的全息查询和检索。

2014年1月24日,我公司图形信息系统已在公司内部网页上线运行,包括设备图纸、技术手册、参数报表、设备维保等信息,并集成了其他生产和设备管理系统数据,方便了设备资料查阅和管理,提高生产技术基础管理水平。综合档案室2台1000MW发电机组档案(基建档案、设备档案)已全部扫描成电子文件并挂接到图形信息系统里,公司员工可方便地登录图形信息系统查阅综合档案室2台1000MW发电机组档案的电子文件。

笔者认为,电子档案最好是采用纸质档案扫描件,因为纸质档案扫描件才能保证电子档案与纸质档案内容完全一致,这样档案用户可以放心地不用到档案室查阅档案原件,只要通过局域网络查阅档案室的电子档案就可以,这样既可以方便档案用户,又可以有效保护档案室的档案原件。

我公司按照高标准、高起点的要求,从四个方面着手强化企业档案管理工作。一是加强领导力量。我公司明确总工程师具体分管档案工作,综合档案室共有专职档案人员5人,各单位配备兼职档案员。二是重视提高群体档案意识。档案管理是一个系统工程,不仅要有一支过硬的档案管理队伍,而且需要全公司广大职工特别是各级领导都具有强烈的档案意识。我们确立了“普及档案知识,增强全员意识,健全考核机制,发挥档案作用”的档案管理工作思路,把学习宣传《档案法》作为“三五”普法的一项重要内容,认真组织学习贯彻,对全公司职工进行《档案法》的学习和培训,使广大职工普遍增强了档案管理的法制观念。《档案法》修改后,又把新《档案法》发到公司领导和中层干部以及工程技术人员手中,适时开展了《档案法》宣传周活动,并利用广播、厂报、闭路电视等宣传工具广泛宣传。在此基础上,组织了全公司档案知识竞赛。我公司还将档案管理进行指标分解,纳入经济责任制,对完成情况进行考核,有效增强了各级领导档案管理的责任感。同时,我们从档案利用产生的巨大经济效益和社会效益中,明确了“档案兴企”的工作思路,使大家能够理解和支持档案工作,提高了群体档案意识。三是加强档案管理的硬件建设。我公司先后拨专款用于档案库房的装修和档案设施、设备的完善与配套。目前,综合档案室装修面积达450平方米,配有档案密集架柜及中央空调,性能优良的计算机、扫描仪及档案专用软件、自动消防报警系统等,为档案的保管、保密及开发利用提供了良好的条件。四是重视档案骨于队伍建设。要严把档案人员的选配关和人员培训关,提高档案人员素质。

制度建设是带有根本性、长期性和稳定性的工作。近年来,我们着眼于建立规范化、系统化、科学化的企业档案管理体系,狠抓制度建设。首先,我们将档案管理进行指标分解,纳入我厂各级人员和岗位经济责任制,按月对完成情况进行考核,有效增强了各级领导档案管理的责任感。其次,我们根据企业档案管理的专业特性,制定了企业档案管理的业务流程,明确了在档案管理的各个节点上,领导干部、工程技术人员、管理人员和专兼职档案员的工作职责。对各项档案资料管理制度,厂本部均专门行文发布,使其具有了权威的约束效力,从而实现了档案资料的超前管理、有序控制,取得了显著效果。目前,我公司已建立的档案管理制度,使档案工作从资料的收集、登记、保管、借阅、利用等各个环节都做到了有章可循,职责明确。这些制度的实施,有效地保证了归档资料的及时、完整。我公司档案的归档率、准确率、查全率、查准率均为100%,资料完整率达99%。

我公司积极开发利用档案信息资源,主动为企业、为生产、为一线服务,取得了显著的成绩。例如国华徐州发电有限公司(以下简称徐电公司)为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策,促进企业可持续发展,根据国华电力发展规划,决定关停拆除徐州电厂1—6号老机组,并利用1—4号机组场地建设2台1000MW超超临界机组。目前,关停1—6号机组的申请已通过上级主管部门审批,机组拆除出售工作也已于2008年3月开始。在1—6号机组拆除与出售过程中,档案起到了很重要的作用。徐电公司“上大压小”项目筹建处拆迁部门在机组拆除前和参与机组拆除出售工作的山东电力建设第三工程公司、山东金佰生物技术有限公司等单位的工程技术人员王军、闻陈军、吴永利、张开东、张鑫、李光忠等同志一同到公司档案室查阅了1—6号机组基建期的竣工档案和主机的设备档案,并以档案为重要依据,编制机组拆除方案,使机组拆除工作顺利进行。在1—6号机组设备拆除后的出售工作中,作为购买方的山东金佰生物技术有限公司,把档案视作机组出售的一个基础条件。当他们在徐电公司档案室看到保存完整、齐全、系统的档案,表示满意。正是由于1—6号机组设备档案保存的完整齐全,并可以与1—6号机组整体发电设备出售同时移交,能为购买企业今后设备的安装、运行和使用提供可靠的依据,使山东金佰生物技术有限公司愿意出2亿元买下1—6号机组设备。由此可见,完整齐全并管理良好的档案,在徐电公司1—6号机组拆除与出售工作中起到了关键的作用。否则,1—6号机组设备只能作为废铁或报废设备处理。档案价值的发挥,使机组设备变废为宝,为企业赢得了可观的经济效益。

再如国华徐州发电有限公司(以下简称徐电公司)为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策,促进企业可持续发展,根据国华电力发展规划,决定关停拆除徐州电厂1—6号老机组,并利用1—4号机组场地建设2台1000MW超超临界机组。2×1000MW机组(上大压小)建设工程2台机组已于2012年12月4日高水平通过达标投产和工程质量评价工作。为争创国家级优质工程金奖,我公司邀请中电建协专家组对我公司百万机组进行两次创优咨询检查,专家们分为锅炉、土建、电热、汽机、综合指标、档案六个专业组分别进行检查。按中国电力优质工程奖评选办法(2013版)最新标准,对现场实际和档案资料进行抽查和现场检查,相关参建单位给予密切配合。2013年7月27-28日,中国施工协会专家组来我公司进行国家优质工程金奖现场复查。国优现场复查按“两会三查”方式对工程实体、重要部位、关键工序、主要试验、检验项目文件及工程档案进行核查。通过检查,专家们高度肯定了我公司2×1000MW机组(上大压小)建设工程创优工作取得的优异成绩。一致认为我公司2×1000MW机组(上大压小)建设工程符合国家优质工程审定办法2013年版及现场复查重点部位的要求,通过国家优质工程金奖现场复查。在两次创优咨询检查及国家优质工程金奖现场复查中,我公司筹建处、生技部等各部门及江苏省电力建设三公司、天津电力建设公司等参建单位在档案室借阅了大量基建期的竣工档案和主机的设备档案,档案在为我公司顺利通过国家优质工程金奖现场复查工作中起到了关键的作用。

近年来,我公司累计利用档案材料7000多卷次,创直接经济效益2亿多元,而且还以翔实的资料性和权威的原始凭证性,解决了多起经济纠纷,创造了良好的社会效益。本企业档案室充分发挥出了档案管理的重要作用,企业档案对企业生产、科技的发展占有举足轻重的地位。因此,档案管理的规范化是企业档案事业发展的必然要求。

五、全面推行标准化体系生产管理,实现企业档案管理的规范化

生产管理和档案管理既是企业管理不可分割的组成部分,又是企业赖以生存的基石。因此,应全面推行标准化体系的生产管理,实现企业档案管理的规范化。要想最终达成这一目标,可以从如下几个方面着手:

1、公司高层领导者应重视企业标准化体系的生产管理和规范化的档案管理,提高相关人员的工作积极性,以便形成一股后进之力,推动标准化生产管理和规范化档案管理的进程。

2、企业标准化工作是一项重要的基础管理工作,它既是长期工作,也是日常工作。企业标准化体系执行人员要将标准化体系生产管理的概念具体化、书面化、格式化,让每个员工触手可及、触目可望,并对企业标准体系的实施进行认真的策划,对实施的结果进行检验、分析和改进,推动企业标准化体系的持续改进,真正做到生产现场的标准化管理。

3、企业的档案资料是保证企业发展的重要保障,档案管理又是企业整体管理体系的重要组成部分。企业应注重抓好档案管理人员的业务技能培训,更新观念,力求创新,不断提高档案管理人员的业务素质和工作魄力。企业档案管理部门与各部门应密切配合,进一步加强规范化管理的检查指导,以此带动整个企业对档案工作的认识,真正把档案管理工作作为基础性工作抓紧抓好。档案管理人员自身要坚持与时俱进,除认真按国家《档案法》及已制订的有关档案管理的

各项规章制度进行程序化操作外,还必须认真学习文化知识和计算机信息技术,适时实现计算机智能化、网络化管理,将档案管理融采集、处理、存储和传播为一体,促进公司档案管理工作的标准化、规范化、科学化管理,以便提高档案工作效率,更好地为公司的发展提供全面、高效、优质的服务。

4、管理层适时监督、各部门负责人积极配合,做好标准化体系生产管理及规范化企业档案管理的反馈工作。

将标准化体系的生产管理和科学、规范化的档案管理落到实处,才能促进企业健康稳定的发展,我们的企业也才会经久不衰,百年传承。

六、我公司企业档案开发利用

企业档案是一种重要的信息资源,企业要壮大竞争实力,振兴发展,就要大力开发利用档案信息资源,从企业档案信息中获取有价值的东西。我公司积极开发利用档案信息资源,主动为企业、为生产、为一线服务,取得了显著的成绩。

1、开发利用档案,给企业带来明显的经济效益

我公司从1994年开始探讨对4台125MW和4台200MW机组全面改造方案,我公司综合档案科提供了汽轮机、发电机、锅炉及其辅助设备总图等大量有参考价值的科技档案,利用科技档案卷次共800余卷,从1997年至2001年,先后对8台机组进行了现代化技术改造,改造后的机组各项经济技术指标,达到了国内同类型机组的先进水平。通过技术改造,不仅延长了机组的寿命,使老机组焕发了青春,而且大大提高了机组安全可靠性、可控性、可调性和自动化水平,增强了企业实力,对于企业参与市场竞争,迎接新世纪挑战,无疑具有重大的现实意义和深远的历史意义。在改造中,以汽机通流部分改造为重点,对发电机部分、锅炉部分以及相应辅机进行了全方位配套改造,热控部分改DCS、调速系统改DEH纯电调,使机组综合技术装备和安全健康水平有较大的提高,并取得明显的综合经济效益。

2、发挥档案的依据凭证作用,取得经济和社会效益

档案标准化管理 篇9

随着铁路货车运输不断向提速重载的方向发展和铁路货运改革的深入, 促使铁路货车检修体系向着标准化、信息化、自动化方向发展。档案资料是标准化铁路货车检修车间管理的重要组成部分, 是车辆检修质量控制的一个重要环节和手段, 是进行铁路货车检修质量追溯的重要依据, 它真实的记录和反映了铁路货车检修作业、交验的全过程, 是铁路货车检修工作、工程质量管理的重要环节。因此, 科学地推进铁路货车检修档案标准化管理建设将有利于检修质量的提升, 从而保障列车的运行安全。

1 健全制度, 落实责任制

健全铁路货车检修档案管理制度, 落实逐级负责制。贯彻执行档案管理有关规定, 树立全员的责任和质量意识, 制定车间完善可行的档案管理规章制度, 是保证档案资料真实、完整、准确、系统的有效措施。随着铁路货车检修质量档案管理有关规定下发并逐渐完善后, 车间组织有关人员学习, 并结合自身实际, 建立健全了车间的档案资料管理办法, 采取车间主任→技术专职→工班长→专职资料员的四级负责制, 形成了良好的档案管理体系。车间还重新修订了“HMIS”管理制度和资料室管理制度, 进一步明确了各级、各岗位的职责。不以规矩, 不成方圆, 只有健全了管理制度, 责任落实到人, 才能使档案资料的负责人、技术和管理人员明确各自的职责, 树立责任心和质量意识, 从管理制度上保证档案资料的齐全、完整、准确、系统, 做到档案管理工作有法可依、有章可循。

2 注重收集, 资料完整化

实际生产中, 在检修作业流程的不同阶段形成了不同的检修技术资料, 这就是“一车一档”原始资料的收集。为保证资料采集的准确、及时、完整, 各班组在各岗位指定专人负责, 采取资料随工序流转或专人跟踪工序的手段, 全面抓好各项技术资料的采集。以车钩缓冲装置检修原始资料的采集规范化为例:

1) 成套车钩进入钩缓班→分解。2) 钩体:进入钩体检测流水线→分解→根据钩体上的台位号填写车号, 抄写钩体信息→把资料放入钩体内→钩体检修者填写检修信息, 并在冲击台上注明检修编号→检修卡送班组资料员处检查整理。3) 钩舌:分解钩舌→根据钩舌上的台位号填写车号, 抄写钩舌信息→抛丸/ 探伤/ 检修/ 刷清漆→检修者填写检修信息, 并在钩舌正面注明检修编号→检修卡送班组资料员处检查整理。4) 钩尾框:进入钩尾框流水线→把台位写入钩尾框上→抄写钩尾框信息→抛丸/ 探伤/ 刷清漆→检修者填写检修信息, 并在框身上部注明检修编号→检修卡送班组资料员处检查整理。5) 缓冲器:进入缓冲器流水线→检测者填入各类检修记录, 并在箱体侧面注明检修编号→检修卡送班组资料员处检查整理。6) 成套钩缓组装/ 支出:成套钩缓组装完毕→吊入车钩存放架→资料员根据成套钩缓各配件的检修编号分别抽取检修卡 (四张) , 装订成“一钩一档”→成套检修卡送HMIS录入岗位。

3 分类整理, 归存精细化

在车辆修浚前, 各种原始资料分别由各班组的专职资料员进行检查、核对, 并按照计划单的顺序整理后按规定的时间点传递到HMIS录入岗位, 由录入人员分类完成各项检修记录的录入, 最终形成完整的一车一档, 再完成最后的验收指纹认证和数据上传。所有资料完成录入后, 流转到一车一档资料员处。资料员根据检修记录单号一一抽取各项检修单, 最终形成完整的“一车一档”。一车一档装订成册, 按照“一日一盒”、“一月一柜”的原则放入档案柜保存。

3.1 内部自控

当检修记录在本班组各工序流转时, 下道工序要严格把关, 发现信息错误、不明确时立即通知上道工序修改、确认。班组的专职资料员最后做好本班组所有资料的归类整理、核对和检查。

3.2 岗位互控

各班组的资料收集后流转到HMIS录入岗位, 操作分类录入时发现字迹潦草无法识别或有明显错误时, 立即通知相关班组的资料员, 在核实、确认后方可继续录入;一车一档资料员在整理归档时, 再对各项资料进行检查, 对填写不规范、漏项的及时反馈责任班组整改。

3.3 科学归档, 规范管理

一车一档整理后, 一车一装订, 并按照当日检修作业计划顺序, 装入资料盒内;资料盒粘贴日期标签依次放入资料柜内, 每个柜口粘贴序号标签;每个资料柜粘贴定置标签, 便于查阅。资料室管理制度上墙, 资料员严格落实管理制度, 建立资料借阅记录, 确保每份资料安全受控。

4推进档案标准化管理建设进程的关键因素

4.1 领导重视, 建立健全档案管理体系

档案管理工作需要领导重视, 加强督促检查, 同时严格落实逐级负责制, 落实好分工和职责, 确保每个环节不出漏洞, 档案管理工作才能抓出成效。

4.2 注重过程管理, 加强工序互控

“一车一档”的管理是一个过程管理, 只有在检修过程中强化自控和工序间的互控, 才能保证各类信息的完整、准确。

4.3 实行问责制度, 明确奖惩机制

档案标准化管理 篇10

关键词：会计档案,信息化,管理,标准化

1 前言

随着会计信息化的飞速发展和网络技术应用领域的不断拓宽, 会计领域正酝酿着一场全新的变革。然而, 会计档案管理的落后的现状已严重束缚了会计信息化的进一步发展, 因而, 对于该领域的研究和改进将会有效推动我国会计信息化向更深层次发展, 最大程度地提高会计工作水平和会计信息的质量, 更好地为提高各级企事业单位现代化管理水平和经济效益服务。

通过对我国企业信息化会计档案管理现状的考察, 可以看到, 信息化会计档案保管存在缺乏必要的规范指导, 档案的可重复利用性、完整性、共享性不强等诸多问题。本文将针对上述问题展开, 着重探讨我国会计档案管理标准化的实现方式, 对我国规范信息化会计档案管理提出一些有益的意见和建议。

2 研究述评

2.1 文献述评

目前国内对于信息化会计档案管理的研究多停留在存储介质维护、人员培训、制度规范和安全防范等直观操作层面, 仍然是手工会计档案保管内容在电算化阶段的延伸。在文献检索中, 关于会计档案管理中涉及信息化方面的研究主要有:

李玲玲 (2003) 认为会计电算化下会计档案管理新特点包括:信息载体, 操作流程与维护, 信息范围以及对人员素质要求的改变等方面, 进一步提出应当从完善硬件设施建设、各项制度, 提高会计部门人员素质, 优化人员配置结构等方面解决电算化下企业会计档案管理的疏漏。

蒋长明 (2005) 结合ERP实施后会计账务处理的变化, 提出了集中式保管、分散式保管、集中与分散保管相结合3种保管方式, 认为不论如何选择, 都要以会计档案安全、完整为最终目标。

白玉 (2009) 认为当前电算化会计档案管理制度仍不完善, 缺乏必要的计算机维护、网络安全人才, 因此应当致力于从完善硬件设施建设, 完善电算化会计档案管理各项制度以及提高会计人员的素质等方面解决问题。

卢朝英 (2009) 结合目前在会计电算化档案的管理中存在的问题, 认为应当从强化认识, 建立健全完善的会计电算化档案管理制度;引进先进技术设备;提高人员素质, 完善配置结构等方面加以解决。

可见, 目前该领域的研究还只是停留在单纯的资料保管操作层面, 对于会计档案管理标准化的理论探讨几近空白, 只是在形式上对会计信息保管由纸质转向电子介质及软件操作方面的延伸。但是应当看到, 随着会计信息系统由核算型到管理型进而发展到决策型, 单纯的信息保管方式的电子化已无法满足企业决策需求, 我们应当将会计档案的管理工作上升到能够为企业管理决策提供及时、方便、准确、完整的信息支持的地位。面对我国目前信息化会计档案管理有关规范标准的缺失, 本文将从会计档案管理标准化方面进行探讨。

2.2《信息技术、会计核算软件数据接口》的出台

2005年, 审计署联合财政部等单位编制的《信息技术、会计核算软件数据接口》 (以下简称“国家标准”) , 已经批准实施。此前, 会计软件的开发未从整个会计信息系统的角度来设计, 而仅从单个功能实现的角度, 这样开发出的会计软件不能构成一个有机的会计信息系统。

国家标准的制定和实施, 为会计数据标准化建设增添了实质内容, 它的主要思想是:对于所有正在使用的会计软件规定统一的数据输入、输出格式, 输入、输出的信息包括必不可少的会计信息, 也可以是会计软件包含的所有信息。规定了会计核算软件的数据接口要求;提出了数据元素和辅助核算的概念, 为标准使用者理解会计核算的数据概念奠定了基础;规范了文本格式和XML格式的数据接口, 为会计核算软件与其他信息系统之间的数据交换创造了条件。标准将有利于企业会计信息系统甚至管理信息系统的建设, 有利于集团公司、主管机关等上级部门对信息汇总、审查, 方便了会计软件的交叉升级和不同公司产品在同一环境内集成工作, 同时有利于管理型和决策型会计软件市场的发展。

对于本文探讨的会计档案管理方面, 国家标准将最终使企业真正实现会计档案的电子化。

3 信息化会计档案管理建议

针对我国信息化会计档案管理存在的问题以及我国制定国家标准的实践, 本文从以下3个方面提出对于信息化会计档案管理的建议。

3.1 传统档案电子化——标准数据接口

标准数据接口技术能使企业的会计档案真正实现电子化。笔者认为, 会计电算化的目标之一是实现会计信息的完全电子化, 即对会计信息的收集、加工、传送、保存与再现均采用电子方式实现, 所保存的会计信息必须能在未来任何时候以同样准确的方式被再利用, 否则便不能作为真正意义上的电子化会计档案。只要现在和未来的软件都支持国家标准, 且政府主管部门公布的标准数据接口规范能够保证向下兼容, 则利用国家标准转出生成的数据文件便是真正意义上的电子化会计档案。

标准数据接口技术可以实现对原始会计数据的标准化采集和储存, 并做到实时、准确、减少冗余。国家标准对记账凭证的数据元素 (数据项) 进行了规范, 可以结合电子商务和ERP系统, 在经济业务发生时, 以网络实时数据采集方式, 由各项业务的经办人员操作, 根据财会软件在计算机屏幕上的提示和引导, 把原始会计数据导入临时数据库。临时数据库中的会计数据, 由会计人员确认后, 计算机程序自动进行分类整理和格式转换, 存入基于XML的数据仓库。会计人员通过网络进行实时控制管理, 完成原始会计数据的标准化储存工作, 用实时更新的数据仓库提供“原汁原味”的会计数据。

然而该技术无法将所有相关会计数据资料有效存储及导出, 如辅助核算项档案描述的辅助核算信息, 国家标准虽然使得从财务数据中获取辅助核算信息成为现实, 但是可以看到, 在辅助核算里面, 仅提供了“部门档案”、“单位档案”和“项目档案”, 从企业日常经营决策需要来看, 这是远远不够的。因此, 本文认为一方面应该放开辅助核算信息个数的限制, 增加其自定义功能部分;另一方面, 应当强制引入账套管理, 用于还原企业原始经营状态。

3.2 强制引入账套管理

在电算化条件下, 基于完整性的要求, 会计档案除保存各版本的备份原始数据外, 还应保存对应版本的会计电算化软件运行环境、软件配置情况、版本信息、数据库相关信息等诸多资料。因此, 保存会计数据的同时要保存其电子文件及其支持软件, 以及软件的文档、表达电子文件内容的基本格式和有关元数据, 以保证软硬件平台升级后会计信息的可读性。

正如上文所说, 对于辅助核算等重要的会计档案信息, 标准数据接口技术几乎对其无能为力, 单凭标准数据接口技术无法实现对于企业经营全貌的还原, 然而会计信息系统中诸如项目管理等辅助核算信息对于发展管理型和决策性的会计信息系统尤为重要。

我国当前仍处于会计信息系统发展的初期, 此时的会计信息系统一般只注重账务处理模块, 账务处理只是对手工处理方式的简单模拟, 企业整体的信息化应用程度不高, 往往只关注账套数据的安全。在档案保管标准的制定中, 直接备份账套是最直接有效的容灾策略, 强制引入账套管理利于弥补单纯强调标准化数据接口部分而导致的会计信息的不完整性。同时, 还应注意会计信息化档案与对应的财务软件版本的一致性、本单位所使用财务软件环境设置文件的名称及相应的存储路径。

3.3 提交常用报表的格式——XBRL

XBRL (extensible Business Reporting Language, 可扩展商业报告语言) 是一个开放的、独立的国际标准, 它的运用使得需要传递信息的各方按照这种语言的要求对信息进行分类, 在此基础上加上标签就可以相互传递相应的信息, 从而使得公司内部和外部能够更加方便有效地对财务信息进行收集、转换和处理。

目前, 我国会计文件和相关法规等文档资料的保存通常需要用专门的会计软件来处理。如果采用XBRL技术, 则这些资料只需利用一般的Web浏览器即可解读, 甚至可以直接阅读。而且由于XBRL的文件是以ASCII码的方式来保存, 简单的文字处理软件就可以对其进行读取或修改。XBRL文档所具有的可读性与易维护性, 非常适用于必须长期保存的文献资料。此外, 若采用标准的标记来描述这些文件内容, 则非常适合对网上信息的自动搜寻, 提高文件使用效率。通过XBRL技术, 财务报告的编制工作采取从数据库中自动导出的方式, 直接在网上进行交换, 对各类报表用户, 能做到“一次输入, 各处通用”, 兼容性和扩展性强, 解决了传统扫描的报表信息针对性差等问题, 且在搜寻和信息分析方面也十分方便、准确, 大大增强了财务信息的流通性。另外, 也为报告范围的拓展, 促使单一的通用财务报告模式向多样化的交互财务报告模式转变提供了支持, 能够满足不同会计信息需求者的阅读需求。

4 实施中的阻力和问题

笔者认为, 对于先进技术的接受总是需要经过一段磨合期, 在上述建议实施过程中, 可能遇到以下几方面的阻力, 应当引起注意:

政府方面, 没有认识到建立完整的会计信息化档案管理标准的重要性, 缺少一个完善的会计信息化档案管理的规范制度, 使会计信息化档案管理的归档工作处于无序状态。

企业方面, 迫于管理成本压力, 对软件更新和硬件投入缺乏强有力的动力源泉, 使现有会计提供的信息不能及时有效地为单位决策和管理服务。没有把会计信息化档案管理纳入会计人员岗位责任制中, 也没有配备专人管理。

财务人员方面, 对信息化会计档案的重要性认识不到位, 对信息化会计档案的组成内容不甚清楚, 或者畏惧工作量的增加, 往往囿于传统的会计档案管理办法。信息化会计档案管理存在财会人员不愿干或不会干的情况。

5 结论

我国的会计电算化经过30多年的发展, 逐步迈入了管理型信息系统的发展阶段。但是, 当前我国的会计档案管理水平仍然相对滞后, 已然成为束缚我国会计信息化发展的瓶颈。本文通过对相关领域和我国有关政策标准的研究, 从信息化会计档案管理标准的角度提出传统档案电子化、强制引入账套管理、提交常用报表格式——XBRL三方面的建议, 以期对信息化会计档案管理的发展产生积极影响。

同时, 本文认为, 对于会计档案管理的规范化和标准化可以实现多方的数据备份保存, 这样有利于增强企业财务系统的容灾能力, 保证财务安全。

参考文献

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[3]白玉.电算化会计档案管理中存在的问题及相关对策[J].档案, 2009 (5) :58-59.