高校声像档案

高校声像档案（精选十篇）

高校声像档案 篇1

(一) 声像档案数量大, 种类多, 管理起来比较复杂

声像档案一般以磁性材料或感光材料作为载体, 这些载体对保管条件要求较高, 需要考虑温度、湿度等保管条件。目前大部分高校档案馆 (室) 不具备恒温、恒湿等管理条件, 因此要保证声像档案的长期保存, 需要对声像档案进行处理、备份等, 以备高校声像档案更好地被利用。

(二) 声像档案缺少行之有效的管理体制

一部分高校的声像设备使用处于混乱状态, 没有相应的声像设备使用标准、制度、使用要求。有的设备处于闲置状态, 有的设备没有人会操作, 很难起到作用;有的设备在个人手中长期存放, 不合理使用;有的设备使用人员不明确, 也不能有效地得到使用。

(三) 声像档案管理人员水平不一

一般情况下, 声像档案管理人员存在两种错误认识。一是大部分人不清楚什么是声像档案及归档保存的重要意义, 他们在各种会议、仪式、活动中形成的照片、视频、语音等, 拍摄、录制结束就完成工作了, 不会进行归档、保存。二是部分人认为保存声像档案不属于自己的工作, 保存声像档案存在随机性, 完全受个人意志决定。特别是当人员变动的时候, 造成大部分声像档案流失, 导致声像档案很难完整的归档、保存。

(四) 声像档案利用率小, 没有发挥其作用

一方面声像档案归档后, 很少被查询、使用。高校师生的日常生活、学习远离声像档案, 对档案的了解、认识也不够, 有的认为档案很神秘, 不知道如何利用。另一方面声像档案的管理人员主动服务意识不强, 只是提供日常的查借阅服务, 很少进行主动的宣传, 导致声像档案无法充分实现其使用价值。

二、高校声像档案的发展趋势

高校声像档案数字化是档案发展的必然趋势。随着社会的不断发展, 数字化已植入到声像档案的管理当中。

(一) 声像档案储存的基本设备已配备

我国的高校档案馆 (室) 已进入现代化发展的时期, 大部分已配备了计算机、扫描仪、数码照相机、摄像机等使用设备, 为高校声像档案数字化的发展提供了必备的基础设施。

(二) 声像档案数字化储存的方法比较多

随着计算机网络的快速发展, 数据库储存、网络储存已成为声像档案的主要存储方式, 数字化、网络化的管理方式已进入声像档案管理工作中。传统的声像档案, 要解决长时间保存的问题, 就必须让声像档案能够得到全方位的利用, 必须将声像档案数字化。

(三) 数字化便于声像档案的管理

声像档案数字化可以减少库房的压力, 占用的库房会减少, 节约了空间和资源;现在已经进入云时代了, 最终将其应用于数据库存储, 通过互联网络进行上传数据, 供更广泛的用户使用, 有利于声像档案的开发利用;声像档案除了收藏的价值以外, 还具有观赏和欣赏的价值, 实现声像档案的数字化管理, 有利于实现信息资源的共享。

声像档案的数字化有诸多好处:一是声像档案的数字化管理给查借阅带来了前所未有地便捷, 查询档案时不再需要经过繁杂的手续、流程, 通过网站就可以自行查找, 大大地提高了声像档案的使用效率;二是一些纸质档案, 由于存放时间较长, 损毁的风险比较大, 通过数字化处理以后, 可以减少对档案原件的磨损, 在较长的一段时间保证原档的完好性, 也便于提供利用。高校声像档案的管理工作正面临着革新, 打破尘封已久的声像档案, 进行数字化管理和利用。

三、高校声像档案管理的优化

(一) 高校声像档案管理部门要加强宣传力度

通过广泛的宣传, 使高校的各级管理部门意识到声像档案的重要性, 要使各院系、行政部门的学生、老师、领导都能够主动的从事声像档案的摄入工作, 提高高校声像档案的摄入量。高校重大的活动、会议、事项应该指定相应的工作人员进行拍摄、整理、存取, 并到档案馆进行归档、保存。通过大量的宣传, 使高校从下至上都知道声像档案的重要性, 才能使有价值的资料得到保存, 也只有这样的上下齐心才能避免声像档案的浪费, 提高声像档案的利用价值。

(二) 建立声像档案的管理制度

中国五千年的发展告诉我们, 没有制度不成方圆, 声像档案的管理依然如此, 只有任务明确、责任清晰, 才能使声像档案的归档、保存工作顺利进行。各单位要使声像档案从收集、保存、开发、利用、资源共享形成一整套的流程、体系, 通过体系的运转, 使声像档案的发展进入良性循环, 促进声像档案的发展;建立严格的考核制度是非常必要的, 通过考核制度, 避免一些声像资料变为私有财产, 杜绝一些珍贵声像档案的流失。

(三) 要做好声像档案的服务工作, 服务与管理是相互依存的

没有良好的服务, 别人就不会对声像档案工作产生认同感;没有良好的服务、给他人带来方便, 那么他人也不会主动的去搜集、整理有用的声像材料;没有热情、周到的服务, 也不会有丰富的声像档案馆藏。为了更好的服务, 要将声像档案管理变成一个信息集散、处理的中心, 提高声像档案的使用率, 充分发挥声像档案的价值。

(四) 加强对声像档案管理人员的培养

优秀的管理人才是声像档案发展的关键, 高校要重视人才的培养。可以定期组织各高校间的声像档案管理人员交流会, 相互取长补短, 交流管理经验, 借鉴管理方案, 将优秀的、实践过的声像档案案例在各自的学校进行横展, 这样能够快速促进声像档案的发展。高校可以聘请国内外优秀的声像档案管理人员进行讲课, 通过这种定向的、专业的培训, 快速提高档案管理人员的水平。

(五) 利用网络提高声像档案的利用率

随着信息化技术的不断发展, 网络已成为时代的主流, 可以将一些声像档案上传的校园的网络平台、微信平台、校园博客等主流的校园信息平台, 学生、老师可以通过这些平台获取所需的资料、视频、档案等, 声像档案管理人员也可以通过这些平台收集、摄取资料, 最终达到共赢的目的。

总之, 高校声像档案的管理、利用还存在诸多不足, 为适应时代的发展、发挥声像档案的作用, 高校档案工作者要提高管理水平、开创新的管理模式。声像档案的数字化已势不可挡, 声像档案工作者要吸取经验、总结反省, 把声像档案管理推到一个新的高度。

摘要：本文主要研究高校声像档案的利用及管理, 在论述管理现状、未来的发展趋势的基础上, 提出优化声像档案管理的方法。

关键词：高校,声像档案,管理优化

参考文献

[1]王朝霞.高校声像档案管理存在的问题及对策[J].陕西档案, 2012.

[2]张美芳, 马丹宁.声像档案数字化抢救中存储与长期保存策略的研究[J].数字与缩微影像, 2007.

声像档案管理 篇2

一、声像档案的归档范围

（一）本单位主要职能活动和重要工作成果的声像材料；

（二）领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的声像材料； •

（三）本单位组织或者参加的重要外事活动的声像材料；

（四）本单位重要工程建设、重大技术改造和技术引进中形成的声像材料； •

（五）本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的声像材料；

（六）本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的声像材料；

（七）其他具有保存价值的声像材料。

二、声像档案的归档要求

（一）属于归档范围的声像材料，形成部门和人员应当及时向本单位档案部门归档，不得私自保存或者据为已有；

（二）归档的声像材料必须是原版、原件，底片与照片影像应当一致；归档的声像材料必须图像清晰，声音清楚，底片不得磨损；

（三）对于需要永久、长期保存以录音带、录像带和磁带等磁性材料为载体的声像资料，立档单位应当将其制成光盘。光盘与录音带、录像带和磁带等同时归档，分别整理、编目、保管，并注明互相参见号；

（四）归档的数码照片必须按照规定格式和规格制作光盘保存； •

（五）归档的声像材料应当加以相应的文字说明；

（六）归档时应当填写归档清单一式两份，交接双方各留一份备查。

声像档案单件（卡带）

声像档案（录像带）: 光盘档案封面: 光盘档案内页和总说明 光盘档案案卷目录 注意事项： •归档时间：随时归档和年终归档； •保管期限分为：永久、长期和短期；

•声像档案要注重防磁（尤其是磁性载体）、防震、防潮、防日光及紫外线； •声像档案应当恒温、恒湿保存，在24小时内温度变化不得超过±3℃，相对湿度变化不得超过±5％；照片、底片存贮温度应当控制在2—21℃，相对湿度应当控制在20—50％之间；录音带、录像带、磁带、光盘的存贮温度应当控制在15—27℃，相对湿度应当控制在40—60％之间；

第二节

照片档案管理

一、照片档案的定义与分类

1、照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。

2、随着社会技术的跨越式发展，相片的形成方式也在不断地更新换代。从成像原理与载体上区分，相片档案可分为：传统照片档案与数码照片档案。

•传统照片档案即感光材料照片档案。感光材料是指见光后能发生各种化学反应的材料。譬如：银盐胶片和非银盐胶片。

•数码照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中形成的有保存价值的数码照片。

•数码照片是指用扫描仪扫描或数码相机直接拍摄获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的图片文件。

二、传统照片档案的管理

1、传统照片档案管理的基本原则 ①照片与底片应分别整理和存放； ②照片与文字说明要一同整理和存放；

2、底片档案的管理

作为档案保存的底片应力求原底片、原件。

值得注意的是，一般原底片是不能提供利用的，只作存档之用。冲洗照片一般通过翻版复制原底片的方式。此外，文字说明应包括事情、时间、地点、人物、背景等情况，应简单明确，避免重复。底片的分类与排列 根据各个单位存有底片档案的实际情况，可分为：黑白底片和彩色底片；原版底片和翻版底片；硬底片（玻璃片）和软底片（胶片）。如果底片类型单一，则可不分类。底片的排列应该按时间顺序来排，先年份再月份。

底片装袋与编号 底片保存应放入专用的底片袋。规格为：45mm*55mm。而且必须一张一袋，连张的底片要裁剪。底片编号由底片册号和张号组成，格式是¡°1-15¡±（表示第1本底片册中的第15张底片）。底片编号一般标注在底片袋的右上方和底片册内的¡°底片编号¡±。底片入册 严格按照一张底片一个袋，一个袋子入一个（芯页）格。

底片册内备考表 底片册册脊 底片档案案卷目录

3、照片档案的整理

•照片档案的整理包括照片的分类、排列、编号、装册、编写文字说明、编制卷内目录、填写照片册内容、编写照片档案案卷目录等工作环节。

•编写文字说明的六要素：

1、时间：事件、事物发生、变化的时间。•

2、地点：所拍照片的具体地点。

3、事由：照片所反映的事件、事物的情由。•

4、人物：主要人物的身份、姓名、位次。•

5、背景：对揭示照片主题有一定作用的背景。•

6、摄影者：拍摄单位和拍照人。

•每组照片前要对整组照片作总说明，即这组照片反映事件的时间、地点、经过、主要人物等总说明。每张相片还必须有分说明。

 照片组说明与分(张)说明

照片档案案卷目录 照片档案卷内目录(档案局)照片档案卷内目录(说明到张)

三、数码照片档案的管理

1、数码相片档案一般由数码图像、文字说明和EXIF信息（Exchangeable Image File 可交换图像文件）三部分组成。

2、EXIF信息是镶嵌在图像文件格式的一组拍摄或扫描参数，主要包括摄影或扫描时的光圈、焦距、分辨率、相机品牌型号、日期时间等各种与当时摄影或扫描条件相关的信息。介绍：数码相片EXIF信息的查看方式

3、数码照片的收集可以参照前述照片档案收集范围的要求，凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的数码照片均属收集范围。

4、数码照片形成后，由摄影者及时向档案室移交归档。

5、档案部门要完善数码照片档案收集制度，在收集、归档工作中坚持前端控制并参与指导，确保这一新型载体档案的完整与安全。

6、归档时要求数码照片、纸质照片（永久、长期保存的）、文字说明三者齐全并做到内容相符。目录数据库应著录照片题名、拍摄者、拍摄时间、文件位置（对应数码照片存放文件夹和文件名）四个项目，移交时要求全部著录。

8、数码相片的文字说明包括组文件夹的命名、组文件夹内的总说明和每张数码照片的分说明。

9、数码相片的存储：

①只读型、质量好、容量大的单片盒装DVD光盘； ②“一次性写入”，低速（一般用8X以下）；

③一式三套：一套封存保管；一套供查阅利用；一套异地保存。套别分别用字母A、B、C表示。

10、刻录内容： ①数码照片文件夹； ②数码照片目录文件； ③光盘说明文件。例如：市档案局2005年数码照片 套别：A 照片文件起止时间：20050112-20051228 保管期限：永久 照片张数：417 照片文件类型：JPEG 光盘类型：DVD-R 制作时间：20060215 制作软件：NERO6.1 制作设备：HP 2000e 制作人：文章

11、光盘整理。

可参照《电子文件归档与管理规范》

•归档时档案室要对数码照片的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署审核意见。

•对于重要的数码照片，还要注意及时登记读取设备软件环境和硬件环境的版本、数据类型、格式，以保证数码照片的真实性。

声像档案异质备份研究 篇3

关键词：声像档案异质备份档案安全

近年来，随着多媒体技术手段的不断进步与发展，声像档案越来越为人们所重视，声像档案的保管与安全问题亦日益凸显。全国档案事业发展“十二五”规划中，着重强调了档案安全体系建设的重要性。全面落实“以人为本”、“服务为先”、“安全第一”三大战略，加强声像档案安全是档案工作中面临的一项考验。异质备份是声像档案安全保管的一项重要措施，是新技术条件下确保档案安全的迫切需要。

一、声像档案异质备份的必要性

声像档案直观形象、活灵活现地反映客观事物，给人以强烈的真实感，是纸质档案所不能比拟的。作为一种特殊的社会资源，声像档案一旦损失，不可再生。因此在档案管理工作中，声像档案的保管、安全尤为重要，声像档案异质备份迫在眉睫。

（一）存储介质老化或损坏，影响声像档案质量

声像档案主要以磁性材料或感光材料为载体，以音像为主要反映方式。常见的声像档案介质包括：胶片、磁带、照片等，介质的老化、变质直接影响着声音、影像的质量。不适宜的库房温湿度、强烈长久的日照、尘土等威胁着声像档案的寿命。在调阅、利用的过程中，人为损坏及调阅时温湿度的反差也是一个不容忽视的因素。因此，声像档案的寿命往往达不到理论数值，随着时间的推移，声像档案的寿命逐渐缩减，异质备份的需求显而易见。

（二）数字技术给声像档案带来安全隐患

电子档案、数字化副本的形成，依赖于特定设备，具有易复制、易修改、易删除等特点。其存储依托于磁介质或光存取介质，受保管条件和客观环境的影响，信息存储较不稳定。一旦发生丢失、篡改、盗用等情况，档案价值会完全丧失，甚至无法补救。

因此，无论是传统声像档案的介质还是数字化方式，都不能保证档案实体、信息的安全，单一介质的备份不能满足声像档案资源长久存储的需求，异质备份势在必行。

二、声像档案异质备份的实施方式

声像档案的载体类型多种多样，在实际工作中，应根据声像档案载体类型的特点选择适宜的方式，以达到异质备份的目的。

（一）照片档案的异质备份照片档案的异质备份主要有三种方式。

1.照片档案转化为数字化副本2005年4月，国家档案局发布了纸质档案数字化技术规范（DA/T 31—2005），2010年12月北京市《档案数字化规范》地方标准发布，对照片档案的数字化工作进行了详细要求，使此项工作更加规范与完善。

（1）扫描。对于保存完整的底片，推荐采用胶片扫描的方式进行转化。135底片需要高精度的扫描仪来完成扫描，在操作过程中应注意运用软件提供的工具，调整色彩效果，以达到最佳的扫描质量，维持照片原状。

（2）翻拍。部分照片尺寸不规整，不能用扫描仪操作，这部分照片可通过翻拍技术实现照片至数字化副本的转换。翻拍时可使用专用翻拍机，也可以使用一般的单反相机。照片翻拍操作简便，但在操作中需注意白平衡的调节，以达到预期效果。

2.数码照片冲洗为实体照片数码照片转化为实体有两种方法：冲洗和打印。作为档案保存的照片宜用冲洗方式，色彩饱和度较高，清晰度较好，固色稳定。在实际工作中，冲洗后的照片与计算机中所显示的颜色往往有偏差，一是因为计算机中的看图软件色彩还原度有色差，二是与显示器的色彩有关。因此，建议使用显示器校色设备或软件，对色彩进行校正和调节，以保证照片冲洗质量。

3.数码照片转化为胶片胶片输出，即通过胶片输出仪将数码照片“打印”到胶片上。胶片输出时需要注意对机器定期校准，保证仪器处于正常且良好的工作状态。仪器设置及参数设定上的一点小问题，都会引起胶片的浪费和输出效率的降低，还会导致胶片色彩偏差、层次丢失等问题出现。因此操作前应做好准备工作，时时注意仪器的状态和设置，并定期维护保养。

（二）录音档案、录像档案的异质备份

1.录音带、录像带转化为数字化副本录音带、录像带的数字化即将模拟信号转为数字信号，通过视（音）频采集进行转化。录音、录像数字化过程中要严格进行质量控制管理。由于录音带、录像带的存放时间过久，磁带带基老化变质，部分磁带变脆、变硬，磁粉受潮脱落，致使在录音机、录像机中无法正常播放。这种情况下，应对录音带、录像带进行修复，以保证其正常播放，保证数字化工作质量。

2.数字录像输出为录像带现今数字摄录一体机的应用越来越广泛，但这类机型只通过存储卡对视频进行数字存储，在档案保管上来说并不安全，可输出录像带另存。通过i.link接口与录像机连接，将视频和音频信号以数字方式传送，直接输出录像带，达到异质备份的目的。另外，也可通过采集卡，将数字图像采集至计算机中，根据素材时长，整合输出为录像带加以保存。

面对声像档案载体类型多样、复杂的特点，我们在实际工作中应充分调研、科学决策，选择最为适宜的方式实现异质备份，达到优势互补的目的，为声像档案自动化、精细化管理提供必要条件，实现声像档案的安全保管、长期保存。

三、声像档案异质备份的保障条件

（一）预留存储空间

多种介质备份致使存储方式翻倍，表现在两方面：其一，档案库房需留足充分空间。档案管理人员需计算实体档案的预增量，提前预留库房存放位置，保障各类载体声像档案的有序存放。同时，应加以标识区分档案原件与备份件，方便日后调阅利用。其二，电子档案、数字化副本会占用大量的数字存储空间，尤其是视频、音频数字化后占用空间巨大，增量明显。需充分考虑磁带库的容量，并提前做好预算，购置、增加磁带，满足日益增长的信息存储需求。

（二）维护档案安全

由于异质备份工作量较大，一般单位多采用外包劳务方式进行。在劳务单位的选择上，应甄选具有保密资质的单位，且与其签订保密协议。在上岗前对劳务人员进行登记、培训，规定异质备份工作的内容、流程、责任等。同时，可在工作间配备监控探头，实时监督档案情况及工作状况。

在维护声像档案信息安全方面，需对内网与外网实施物理隔离，并适当封锁计算机的USB、光驱等输出端口，保护系统不受偶然或恶意因素遭到破坏、更改和信息泄露。严格防护保、证系统正常运行，信息服务不中断。

（三）资金、人力支持

在设备方面，胶片输出仪、翻拍机、照片扫描仪、高清采集卡、非编系统、录像机等技术处理设备及磁带库等存储设备，需要大量经费投入。在技术实施上，声像档案异质备份的专业性很强，操作过程复杂，技术要求较高。工作过程中，设备、操作方法、环境等因素都会影响声像档案异质备份质量，需专业技术人员才能高效完成。因此，在资金、专业技术人员的配备方面的消耗较大，需大量经费支持。

（四）政策法规、机制保障

近年来，档案界高度关注档案安全问题，在此环境下，应加快建立档案业内统一标准，针对不同载体，进行系统完善的研究，制定实施细则等，全面系统地对异质备份工作进行统筹、规范，确保异质备份工作的顺利开展。

四、结束语

高校声像档案数字化管理研究 篇4

一、当前声像档案管理状况

1.载体难以管理。声像档案数量巨大, 载体特殊而且种类繁多, 主要以电子照片 (底片) 、录音磁盘、录像带、数字光盘等不同载体, 这些载体管理条件要求高, 而且具有严格的管理要求, 需要恒温、去湿、防磁、防震及防止折叠等保管条件。当前很多高校档案室不具备恒温去湿、防磁等管理条件, 必须进行数字化管理;要维护声像档案数字化长期保存, 必须对声像档案进行数字化处理, 为声像档案原件储存备份的数字信息, 更好地利于高校声像档案的保护、管理和开发利用。

2.有价值的声像不易归档。由于声像档案主要以人或以景为背景画面, 而且多为重要的会议或重要人物影像, 具有直观性、欣赏性和个人荣誉性, 有句名言:近水楼台先得月, 谁拍摄, 谁做主, 谁在景, 谁先挑, 因此有价值的声像档案归档率低, 容易失散在个人手中。

3.声像档案分类难。声像档案种类多, 并且新的档案载体层出不穷, 1994 年高校声像档案管理分类已达20 年, 声像档案管理分类方法已不能满足现代声像档案管理需求, 各高校声像档案管理部门各行其道, 造成检索利用声像档案困难, 开发利用信息滞后。

4.声像档案信息不易复制。声像档案因是特殊载体, 信息复制不如纸质材料, 一旦遭到破坏, 或图像不清晰, 或光盘不能打开, 重要档案信息容易丢失。

传统的声像档案是指以模拟信号为记录载体的录像、录音档案。随着信息技术的快速发展, 数字化、网络化、多媒体时代的到来, CD碟、磁带、胶卷照片等正逐步退出人们生活, 传统的模拟音像正逐渐被数字音像所取代, 传统声像档案不能适应数字化时代要求, 不能适应计算机技术、多媒体技术、网络技术、存储技术和压缩技术需求, 数字化已经成为媒体发展的一个趋势, 作为传统的模拟声像档案文献, 要解决长期保存问题, 要持久保存关键的瞬间, 让资源信息共享, 就必须将它们数字化[1]126。

二、高校声像档案数字化是必然趋势

随着改革的不断深入发展, 信息数字化渐渐深入到档案管理行列。高校声像档案管理工作面临着前所未有的更新, 将打破尘封多年声像档案, 进行信息数字化开发和利用。声像档案的收藏价值和利用价值必将有效实现, 更生动、翔实、完整、形象的声像档案信息能再现高校的发展历程。声像档案不仅是档案的一部分, 而且是我国文化宝库中更为灿烂的瑰宝。

1.设备已基本配置。全国高校档案馆、档案室在现代化发展的时代, 均已配备计算机, 数码照相机、扫描仪、压缩光盘, 网络设施, 为高校声像档案数字化管理提供了基础设施。

2.载体种类繁多。传统的声像档案主要是声和像, 其载体多为纸质照片和DVDCD磁盘, 是以模拟信号为记录载体的录音、录像档案。随着信息技术的快速发展, 数字化、网络化、多媒体管理方式正在逐渐进入档案管理工作;声像档案的管理手段多样化, 特别是随着计算机技术、多媒体技术、网络技术、存储技术和压缩技术的不断成熟, 数字化已经成为声像档案管理的发展趋势。作为传统的模拟声像档案, 要解决长期保存问题, 让声像档案信息资源全方位利用, 就必须将它们数字化[2]22。

3.数字化有利于声像档案管理。一是可减少库存量大的问题, 声像档案的种类繁多、数量大, 占用库房多, 实现数字化管理能节约库存量;二是有利于声像档案的复制和开发利用;三是声像档案除收藏价值外, 具有直观和欣赏价值, 实现数字化管理, 能实现声像档案资源再利用, 有利于实现信息资源共享。

三、声像档案数字化处理

声像档案信息数字化处理的设备主要有:计算机存储、输出设备;录像机、摄影机、扫描仪等翻拍设备;磁带播放器、声卡;视频采集卡;刻录机及其相关编辑软件等设备。这些设备可以根据声像档案的载体进行数字录入和输出, 对重要声像档案可以进行翻拍、拷贝, 备份存储信息, 有利于信息开发和利用。

1.音像、视频档案的数字化转换。音频数字化就是将模拟的声音波形 (连续信号) 转化为能够利用计算机进行处理的二进制文献。音频数字化转换方式很多, 常用的是windows内置录音机, 其次是软件的选用。视频档案的数字化是通过视频采集软件进行操作。将视频采集卡安装在电脑中, 同时将录像机与电脑相连, 利用视频采集卡, 将录像带信息采集到电脑硬盘中, 实现数字化转换。

2.数字化音视频文件的编辑。数字化声像档案, 是将音视频文件进行合理且按一定的程序进行编辑, 为了方便有效录入存储到计算机软件中, 进行数据处理、统计、归类。

四、数字化声像档案管理对策

数字化可以将音视频档案在数量、质量、真实、转存、输出等方面有了一定的保证, 但其所占用存储器空间大, 对声像数字化保存时间有一定的局限性。而且声像档案数字化技术要求高、利用方式和管理机制等方面的特殊性, 有效保存声像档案数字化管理面临着新的问题。因此我们不但要重视声像档案数字化建设, 更要重视声像档案数字化管理、维护和保护, 包括安全存储、合理管理和良好保存。在这些方面声像档案数字化管理还存在一些问题, 有待于进一步加强研究。

1.加强数字化管理和信息储备。系统陈旧是导致信息丢失的主要因素, 因此, 为了减少声像档案数据信息的丢失, 必须更新管理设备, 提高管理水平, 加强数字化管理和技术处理, 合理采用备份存储、拷贝备存、仿真、保护原载体等措施, 保证声像档案信息资源在新技术条件下优质保存、快速检索、有效利用。

2.提高仿真技术水平。仿真是延迟信息淘汰的一种重要方法, 通过仿真器进行仿真处理, 仿真处理技术的高低决定仿真效果。提高声像档案管理人员仿真技术, 有利于声像档案数字化管理水平提高, 延长声像档案使用寿命。

3.数据处理是数字化管理重要手段。声像档案数字化管理是将声像档案原质档案进行数据处理, 处理后进入数字化管理系统, 为保证声像档案的多方位利用和备份存储, 必须利用一个计算机系统去模拟另一个计算机系统的操作来保护声像档案数字化管理, 做到有备无患[3]85。

4.数据信息的读取和储存。数字化信息具有非人工直接识读性和对载体的依赖性。声像档案信息读取有着特殊的要求, 因此, 档案管理部门在做好声像档案管理同时, 要将声像档案读取、信息存储和数据处理作为工作重点。只有认真储存声像档案信息, 并获取信息, 才能更好地利用声像信息资源, 特别是保存价值和利用价值高的声像档案信息, 要重点管理和区别对待, 以免重要声像档案信息资源因管理不当丢失, 为国家和单位珍藏宝贵的文化资源财富。

5.数据的备存和转移。为保证存储的数字信息总能被系统正常读取和输出, 必须将重要的声像档案信息进行备份存储, 或进行转移, 即将声像数字信息从一种旧的硬件、软件配置向另一个新的软件、硬件配置转移, 这是在原信息格式或其他硬件、软件无法正常操作情况下, 定期改变数字信息格式, 为保证信息资源正常利用。使数字信息从原有的技术环境迁移到新的技术平台, 对保护数字信息具有重要意义[4]115。

总之, 数字化、网络化是当前社会发展改革的方向。在现代信息技术条件下, 随着高校声像档案日渐增多, 声像档案数字化管理已经成为档案界的重点研究课题。高校声像档案管理因其特殊性, 其管理难度大, 数字化管理将最大限度地保证有价值的声像档案能够有效管理, 优质保存, 充分利用, 以提高声像档案资源信息管理, 实现档案信息资源共享, 为高校发展提供快捷、便利的服务, 为丰富我国文化资源增色添彩。

摘要：信息时代, 数字化管理深入各个领域, 档案数字化正悄然地进入高校声像档案管理, 如何处理并有效保护声像档案数字化信息是亟待解决的问题。本文从高校声像档案管理的现状出发, 研究声像档案数字化管理对策。

关键词：声像档案,数字化,管理,研究

参考文献

[1]梁守英.高校照片档案的数字化管理[J].河池学院学报, 2006 (6) .

[2]钱万里.传统声像档案的数字化处理[J].档案与建设, 2007 (8) .

[3]程雪梅.数字资源长期保存技术之探讨[J].图书馆理论与实践, 2005 (5) .

声像档案验收归档要求 篇5

一、照片档案

1、照片可以使用胶片相机或数码相机拍摄，使用数码相机拍摄其影像不能进行后期加工，光学分辨率不得小于400万有效像素（其拍摄尺寸应设定为2400×1600以上）。用摄像机、手机拍摄的一律不能作为归档照片。

2、拍摄时要求曝光准确、画面清晰、主题鲜明准确。照片构图、场景、景物、物体镜头要有远景、中景和近景、重要工序、重要部位，隐蔽工程要求拍摄细部特征。对同一拍摄对象要求有不同角度，不同阶段的照片（原貌、基础、主体施工必须要有远景）。

3、归档照片要求冲印规格为5寸彩色或黑白光面照片（不能冲印布纹照片），并使用规定的《照片档案》相册进行整理。《照片档案》相册由总说明、卷内目录、照片及著录卡片、备考表组成，每张照片对应一张著录卡片，著录卡片包括照片档号、照片编号、摄影者、拍摄时间、拍摄地点、照片题名、文字说明。其中，照片档号不填写，照片编号和底片编号均为大流水号，照片题名应著录详细，并及时做好备份。题名的正确书写：单位（小区名称）＋（项目（栋、标段）＋部位（详细施工内容）。著录卡片要求电脑打印。

4、所有光学照片需附底片，如不能提供底片时需将照片扫描后刻录成光盘。照片扫描时分辨率要求达到600dpi（尺寸为3000×2082）。采用JPEG格式存储。

5、数码照片需附光盘，内容应与相册内容一致，照片排列顺序及编号应与《照片档案》相册相对应，每册《照片档案》对应一个光盘。

二、录像档案

1.录像档案资料应当使用DV摄像机或比DV摄像机拍摄效果更好的机器拍摄。摄像机水平线不少于520线。

2.正确使用白平衡，防止发生色偏。

3.镜头画面清晰平稳无明显晃动和抖动。镜头推、拉、摇画面均匀平滑。

4.图像场景、景物、物体镜头要有远景、中景和近景。地下隐蔽、重要工序、重要部位（拍摄细部特征）。5.原始素材像带记录时间不少于120分钟，像带上要按拍摄顺序著录时间、标题、内容、地点、拍摄人、编号。

★要求拍摄的每一卷素材带，必须编写“素材带案卷目录”

三、专题片制作

1、专题片要配解说词、字幕、背景音乐、解说（解说用标准普通话播音）、字幕、图像画面要同步准确，片长5—8分钟。

2、介质形式：应用标准DVD格式或MPEG-2格式光盘。

3、专题片编辑制作主题明确、内容真实、连贯简洁、影像清晰、镜头平稳。

4、要简明、系统、完整的介绍工程项目所在的地理位置(原址、原貌)、前期工作、重要工序、主体结构、施工工艺、竣工后外观、周围环境、建筑、设计等特色以及建设、施工、管理活动中的重大事宜。

5、文字说明应包括:工程名称、建设单位、设计单位、监理、施工单位、开工、竣工日期、拍摄日期、拍摄者等。

四、声像档案管理、拍摄工作职责

建设工程声像档案的总责任单位是建设单位，各建设单位除做好自身应拍摄的工作外，还应在工程开工前明确施工、监理单位的拍摄工作任务，其具体职责如下：

1、建设单位：负责工程原貌、工程前期活动、重大事项（事故）、验收活动以及竣工后工程全貌的声像档案拍摄；负责对施工、监理单位声像档案的监督管理；负责声像档案的验收和向城建档案馆移交。

2、监理单位：负责拍摄施工质量监督过程：对建设工程施工质量检查监督；对建设工程施工资料检查监督；对施工单位原材料、配件、设备进场质量检查及见证监督；对工程见证项目和工程测量的核验；对施工过程中出现的质量问题、质量事故处理过程情况

3、施工单位：负责拍摄施工过程中的重要工序（如：基础、主体、隐蔽等）；负责拍摄施工中重大事项（事故）。

4、市城建档案馆：负责对声像档案编制内容、验收移交程序等进行交底和业务指导。

五、声像档案报送、验收程序

（一）、建设单位在建设工程开工前,要将声像档案的编制纳入工程竣工档案管理。根据实际情况,可自行编制,也可委托专业声像机构编制。建设单位要指定专人负责,依照声像档案的编制要求,根据工程施工进度制定声像档案的编制计划。

（二）、市城建档案馆负责指导监督全市建设工程声像档案工作，对建设单位声像档案工作进行不定期检查。

（三）、建设单位在组织工程竣工验收前，应督促施工单位将工程形成的纸质档案连同照片和录像档案素材带一并送市城建档案馆进行预验收。验收基本合格后，由市城建档案馆出具《建设工程档案初验认可证》，建设单位在取得《建设工程档案初验认可证》后,才能组织工程竣工验收。

声像档案管理思想的变革 篇6

一、前端控制和全程控制的思想

在大多数人看来，前端控制和全程控制思想是针对电子文件管理的特殊要求而言的。然而，无论是从复制编辑简单、更改不易察觉的特点还是从信息和载体可分离的特质上说，声像文件与电子文件均有很大的相似之处，因此声像文件的形成和归档同样容易超出传统约束机制，影响文件的真实性、完整性以及归档的质量，声像档案收集成为困扰各个档案室、档案馆的难题。早在1988年以声像档案等新型档案材料为中心议题的第十一届国际档案大会上，就有档案工作者指出声像档案的形成和收集与以移交为主要途径的传统档案收集有非常明显的差别，希望在档案的形成阶段就有一个档案保管计划，“从一开始就过问此事，以便按技术、经济、法律和历史标准接收到档案馆保存”。这完全可视作前端控制思想的发端，只是当时的声像档案规模和影响远不及如今的电子文件，才未能为众人所关注和认同。同样地，在声像档案的数字化趋势下，随着声像电子文件越来越多地产生，实施前端控制，变革传统收集归档方式的要求更加迫切了。

根据文件形成的特点，在文件形成的初始阶段即开始实施有利于实现档案管理目标的控制。例如。要求形成文件的载体格式达到一定的技术标准；在文件形成的时候即产生相关的著录信息，以免去归档后大量文件积累再逐份著录所需要的人力和时间等。后者对于声像档案非常耗时耗力的著录而言，尤其重要。

此外，新的技术环境也为前端控制提供了条件，尤其是文件产生与收集之间的时间缩短，较容易对文件进行必要的管理、核对和移交。拿数码照片来说，可在拍摄时录音，将所拍摄图像的基本要素用声音记录下来，便于后期整理。即使没有在拍摄时录音也没有太大影响，因为数字摄影无需胶片冲洗，缩短了照片形成的过程，加上数码相机内存有限，必须及时将内存转入电脑，故可以在将数码相机内存照片输入电脑时，即将相关的信息，如人物、事件内容、拍摄者等记录下来，免得像过去那样等积累了大批照片冲洗出来再整理时，已不能准确回忆照片的基本要素。

二、“简化整理、深入检索”思想

长期以来，我国档案整理的模式是细化整理并立卷，这一模式的优势体现在以下两方面：一是案卷的一个突出优点是可将零散的纸张组在一起，构成放大的保管单位，方便管理，有利于安全保密；二是过去主要依靠手工检索时，实体的整理和保管排架方式直接影响到查取信息的效果，因此需要实体的细化整理，按照各种逻辑联系分类组合，相应地建立多层实体目录来帮助提供更便捷的检索途径，提高检索效率，由此分细类直至组成一个个案卷。

然而，上述两方面优势在声像档案管理的实际中和新的技术背景下发生了变化：

首先，对于声像档案来说，除照片还有纸质文件的若干特征需要形成照片册这种“案卷”外，大多类型的声像档案本身就形成了特殊的天然的保管单位，如一卷(盒)录音(像)带、一盘电影胶片等类似案卷的单位，人为组立案卷的形式在这里失去了应有的意义。

其次，计算机技术的运用为声像档案检索提供了广阔的空间。只要建立了声像档案数据库，并给予合理的著录和标引，就可以实现多途径、多层次的检索利用。如果只是查看利用档案信息内容，一般都不会涉及档案实体的取用，当然如果要利用实体，可根据计算机上提供的库架编号来查取。同时，计算机检索也可避免依靠细化实体整理来检索的缺陷——例如，由于分类整理在每一层次必须是同一标准，故档案实体每次分类只能维系一种逻辑联系，势必割开了其他联系，而实际中往往又会出现一盘磁带内录有多个主题类目的信息或者交叉类目信息的情况，给传统模式的分类排架及检索造成一定困难。利用计算机则可以按照各种逻辑联系随时建立多个虚拟的档案类别，便于查检，同时也降低了实体整理的难度。

“简化整理、深入检索”是新背景下的档案管理趋势。新修订的《照片管理规范》(2003年)亦体现了这一点，如废除了底片的分类、案卷题名等内容，新拟“照片档案目录的编制”。分“目录的著录”、“目录的编制”两个条款，大大充实了编目的内容。对声像档案管理而言，档案实体只要保证基本的联系，排架时有利于安全保护并能合理利用空间，便于取放即可；而与实体整理简化相对应的，是对信息组织的更高要求，相关信息之间的内在联系必须能够得到恰当的揭示，这就要求提供更加全面和深入的检索信息。

三、以原始信息内容为主和便于保管和利用的思想

这是在载体汇合的趋势下声像档案管理必须所作的应对。面对层出不穷的载体形式，档案部门应当如何选择呢?文件形成的初始介质与最终的载体并不完全吻合。甚至其间涉及到多种载体，对于同一信息内容的文件，应当选择哪种载体归档呢?这些看似复杂的问题，实际上只要把握一个原则就可以了——以原始信息内容为主，便于保管和利用。

档案原始信息内容是档案管理的重点。因为对相当一部分声像载体来说，在保管寿命和所承载信息的可读性方面受到的限制都是它们难以避免的缺陷，在这种情况下，就有必要借助载体替代——用新的载体替代已经淘汰或老化的载体来延续档案原始信息的生命。另一方面，还要注意到载体的兼容性，以便根据管理和利用的不同需要选择在某些方面具备特定优势的载体。所以，档案部门应保持清醒头脑，明确自己的责任和使命，既要保存好档案原始信息内容，维护历史的真实面貌，也要发挥不同载体的优势使声像档案更有利于保管和利用。总之，应当充分利用技术发展给档案管理带来的便利而不是被纷繁的景象迷惑得分不清方向。

具体来说，对符合馆藏要求的档案原件载体，当然要予以保存，但可以随保管、利用需要的不同，复制成不同的载体。存储质量高、容量大、保存时间长的载体，利用便利的载体在这一过程中都大有用武之地，可以让它们在各自具有比较优势的功能上完成对其他载体的替代。

在声像档案的数字化趋势下，对声像电子文件的处理更能充分地体现这一思想。相比文字型的电子文件，声像电子文件的载体形式要丰富得多。这也是视听时代的一个重要标志和特色。数码摄影、录像，尽管采用的初始记录材料层出不穷，形态各异，如“记忆棒”、“记忆盘”等，但并非都适于作为档案保存，或是长期具备读取的条件(相应的硬件和软件)。这里需要注意的问题在于，初始采用何种载体往往并不重要，重要的是它们所记录下来的

数字化声像信息，这些载体上的信息一般都具备一个起码的条件，即都能在当时借助相应的设备、接口，通过计算机或其他设备来得到所记录声像信息的再现。所以对于档案管理而言，只需要将这些数字信息转制到一种或几种相对统一的便于长期读取和保存的标准载体格式和形式上，进行保存、传播和利用。数字化的声像记录与传统的模拟声像记录不同，后者由于每次在从模拟到模拟的复制转录中都可能会造成一定的信息蜕变，所以注重最初记录载体(实体)的原始性，而声像电子文件因为能够实现数字代码序列原封不动(无损)的转移和各种相关载体之间的传递，故而更有条件保证信息本身的原始性。

1990年代以后，国外声像档案界已在一定程度上达成共识，即如果要长期保存大量声像档案，那么就应该保存有档案价值的原始信息而非原始载体(原件)。如果将每一件声像档案都以其产生时的形式进行保管，对档案馆来说将是无法承受的负担。可见，保证声像档案原始信息内容的延续是声像档案管理的中心目标，这是由声像档案本身的发展趋势所决定的。

四、整体的效益观念

所谓效益即是以最少的投入获取最大的产出。树立正确的效益观念应当做到系统和辨证地评价投入与产出的比例。这要求从系统整体出发、从多方面、多角度长远地看待效益。

例如，声像档案的著录和标引如果过于简略，短期看是节省了不少人力、时间和资源，但是将来因为著录标引深度不够使检索难度加大不仅会耗费大量人力和时间，而且还影响了利用效果。

又如，现代技术提供的存储便利和高存储率可能会增大人们留存声像档案的任意性，造成数量的迅速增多，认为这只是较小的投入获得了较大产出。但是这样的想法却忽视了重要的一点——即使利用最成熟的检索技术，将数量很多的声像档案进行前处理转变为可检索的信息形式存入数据库，并按照特定需求获取它们仍然需要大量时间和人力物力。尤其是声像档案的处理非常耗时，必须实时地去听和看，以便分析其内容和功用。所以从整体和长远看，投入并非像人们开始想像得那么少，而且也会因为保存的档案量多质杂影响利用效果。故保存时的投入和利用时的产出之间的效益比仍然要通过鉴定来提高。而说到鉴定，同样需要全面评价效益问题，充分考虑档案的各种保管和管理费用，而不是仅仅考虑其存储和保存的便利与否。目前在很多单位，声像文件的收集是最突出的问题，鉴定则尚未提上日程，但是，随着时间的推移，鉴定的任务会越来越迫切，主要集中表现在两个阶段：一是归档鉴定，即筛选出真正具有保存和利用价值的声像文件归档；二是将传统文件进行数字化转存时的鉴定。一方面，数字化磁带库也有容量的限制，另一方面因为数字化转存很大程度上是为了提高档案的利用效率，原件大多依然保存，所以无选择地将一些利用率和价值不高的档案数字化转存显然是资源的浪费，反而降低了数字化存储应有的效益。

普通高校声像档案管理的探讨 篇7

关键词：高校,声像管理,建议

近年来, 随着现代科学技术的迅速发展, 现代教学设备、科研设备以及办公设备已不断涌入高校。因此, 在高校的教学、科研、管理等各项工作中, 产生了大量的照片、录音、录像、光盘和软盘等现代化特殊材料制成的档案资料, 它改变了人们对档案资料的载体、形式、特征等方面传统的认识, 给档案室的收集、整理、保管、鉴定、利用等方面带来了诸多的新问题, 增加了档案管理的难度, 同时对普通高校档案管理人员的业务素质提出了更高的要求。本文结合怀化学院声像档案资料管理的工作实践, 对声像档案管理进行初步探讨。要搞好声像档案的管理, 还需进一步加强学习, 在实践中不断加以总结, 使声像档案的管理工作跟上时代的发展步伐。

一、提高对声像档案重要性的认识, 促进对声像档案的管理

要搞好声像档案的管理工作, 首先必须解决一个重要的问题, 就是对声像档案重要性的认识。一是学校应制订一个切合实际的规章制度和年度考核体系, 强化规范管理, 保证声像档案的完整性。二是要加大对档案法规的宣传, 使学校教职员工充分认识到在教学科研和管理工作中产生的录音带、录像带、照片等是学校发展的历史见证, 需要归档保存、个人不能私自保存。让大家了解相关的知识, 增强全校教职工的档案意识, 提高声像档案的归档质量。[1]

第一, 声像档案是随着科技时代的进步而进入我们的生活, 以其鲜明的时代性客观地、直接地记录了学校教学、科研、管理等实践活动的全过程。它是学校档案的重要组成部分, 与传统的纸质档案有着相得益彰的和密不可分的联系, 如果割舍了它, 就无法保证档案的系统、完整与齐全。

第二, 声像档案以先进的现代化技术与方法, 快捷而及时地记录, 准确地反映学校不断发展的历史过程和不断更新的校园面貌。

第三, 声像档案以其声像结合、图文并茂的主体感给人以其生动直观的感觉, 能给人再现真实的历史面貌, 弥补了纸质档案形象上的不足。如经管系在外出实习、社会调查、营销活动、旅游、餐饮管理等各种活动中录制了大量的录像带和拍摄的相片, 这都是展示系部在教学活动中留下来的珍贵声像档案, 但是没有很好地开发利用。

第四, 声像档案在信息开发利用上, 它的作用是纸质档案无法替代的。如在领导决策、教学改革、科学研究、历史研究、校庆等重大活动。特别是宣传教育, 如展览馆、宣传窗 (栏) 等被广泛采用。有的甚至优于纸质档案, 如在凭证的作用上, 它的真实性、说服力、证据力度, 更是纸质档案无法比拟的。

第五, 声像档案的收集归档既丰富了学校档案馆的馆藏内容, 又增加了学校档案馆的档案载体, 并且给档案的管理水平提出了更高的要求, 促进学校档案管理工作的改革和发展。

只有认识了声像档案在档案中的地位和作用, 才能对它的管理引起重视。在重点高等院校早已有了比较科学的系统的管理方法, 但在普通高校中, 由于受财力、人力和物力等管理水平的影响, 声像档案还没有引起领导、档案管理者的重视, 没有得到像纸质档案同样的待遇, 还没有总结出切合实际的系统的管理方法, 存在着收集不齐全、管理不完善、不按要求及时整理归类现象, 致使学校声像档案残缺不全。

二、加强声像档案收集工作, 确保档案的完整

高校声像档案资料的收集工作主要包括两个方面的内容:一是高校在教学、科研、管理活动中所产生的反映校内各项活动的声像资料;二是从校外采购的各种声像资料。无论是校内的还是采购的声像资料, 都应进行标准化、规范化的管理。这两个方面的内容要从教务处、宣传部、各系部中去收集。学校要建立一套完整的计算机声像档案管理系统, 并定时督促各系部上交档案资料, 按时整理、加工并刻录成光盘。学校各部门及院系要建立相应的声像档案管理制度及职责, 使产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理, 做到有章可循, 防止分散流失, 杜绝归为己有;档案部门要加大对声像档案的监督指导力度, 并把其作为档案目标管理、年度检查的重点内容, 把有关法规和制度落到实处, 保证声像档案的收集和归档质量。[2]为下一步档案工作的开展提供了物质条件, 有了物质条件方能进行好档案的整理、鉴定、保管及利用。由于声像档案的复杂性和分散性给声像档案的收集工作增加了难度, 要搞好声像档案的管理工作, 必须做好以下几点:

(一) 把握好收集渠道。作为档案管理人员, 一定要了解熟悉本校声像档案收集的主要渠道。在普通高校中, 声像档案作为一种特殊载体形式的信息记录, 它的保存和利用价值是不言而喻的。就目前来讲, 声像资料主要还是集中在宣传部门, 这是由它的职能所决定的, 因为学校的大型庆祝活动、重要会议、上级领导视察、专家来校讲学、全校性的文体活动一般都由宣传部承担拍摄、录制工作。但随着人们宣传报道意识的加强, 随着摄影、摄像的日益普及, 现代化办公设备日益充实, 这些现代化设备已进入办公场所, 他们自己挤资金、添设备, 本部门开展的活动自己负责拍摄和录制。再加上办公条件大大改善, 各部门逐渐实现了计算机网络化。于是声像资料越来越多, 而纸质文件逐渐减少。由于长期以来, 人们对档案制成材料的意识不强, 以为只有纸质文件材料才需归档, 而忽视了其它载体材料的收集。这就给声像档案归档工作造成了一定的难度, 鉴于这种情况作为学校档案管理部门, 要深入了解各部门情况, 掌握声像资料形成的线索, 把住声像档案产生的主要渠道和关口, 有目的地进行收集, 同时要采取积极的措施, 确保声像档案资料收集工作的顺利进行。

(二) 建章立制, 规范行为。常言道:“没有规矩, 不成方圆。”所以, 必须建立相应的规章制度进行制约, 加强对声像档案资料归档的自觉性, 才能使收集工作走向有序化、规范化。一要根据声像资料的特点制订收集制度, 明确归档范围、归档时间、归档手续、归档要求。声像资料有动态记录、静态记录, 不要重动轻静, 要充分注意声像资料的效益。二要注意收集的全面, 不要重文艺活动、领导活动, 忽视教学科研等活动。三要明确职责, 将声像档案的收集归档工作列入到各部门的职责范围中去, 要指定档案员具体负责本部门的声像资料收集归档工作。四要在声像材料报销时, 可采取发票由档案员负责签字、验收把关的办法督促上交。[3]在收集时原则上应与纸质档案资料收集同步, 同等对待, 不能人为地将纸质档案和声像档案分割开来, 破坏了它们的有机联系。

(三) 档案管理人员自身素质不足是影响声像档案开发利用的关键因素。虽有管理制度的制约, 但依赖于制度还是不能保证声像档案资料收集齐全、完整, 还必须采取积极的措施配合。很多专门从事高校档案管理的人员原来并没接受档案专业培训, 或仅接受较短时间的档案专业培训, 对声像档案开发利用专业知识掌握不够, 对怎样去开发利用高校声像档案心中无数。[4]所以档案管理员一要经常关注学校的活动, 而且要置身于活动中去, 进行档案材料的收集;二要做到脚勤、耳勤、眼勤, 做到心中有数, 有目的收集;三要采取定时收集和随时收集相结合的办法, 如学校的大型庆祝活动、政治活动、文体活动、科研成果展览报告会、学术会等, 可采取随时收集的办法, 而正常的管理活动、教学活动、科研活动以及学生的社会实践活动, 可采取与纸质文件材料同时收集的办法。这样才能保证声像档案资料的收集齐全、系统和完整, 为下一步管理工作打下良好的物质基础。

三、搞好声像档案整理, 保持它的有机联系

档案整理归档工作, 不仅是提供利用的前提条件, 而且是整个档案工作的重要基础。如何搞好声像档案的整理归档工作, 这是声像档案管理中的一个核心问题。在整理归档工作中, 应抓住以下几点:

(一) 声像档案的归档。档案部门收集、征集及采访形成的声像档案, 应首先进行科学分类, 一般可按声像档案的形式不同分为录音资料、摄影资料、摄像资料和计算机可读资料等大类, 然后将需要入档的声像档案按年度分开, 每年度以声像档案反映的问题区分不同属类。如学校电视台、电台等媒体报道本单位而产生的录音、录像等声像档案;本单位制作的各类专题、资料片;本单位开展的各项活动;各类学术活动;上级领导的视察、检查;外事活动;各业务部门产生的声像档案等等。[5]

(二) 注意文件相互之间的联系。声像资料归档时, 由于按档案载体材料分类, 所以整理编目时要特别注意它们相互之间的联系。特别要注意与纸质档案的联系, 不能片面地、孤立地去进行, 每个内容都要搞清来龙去脉, 按他们自身形成的规律进行, 要最大限度地保持他们的历史联系。值得一提的是, 在整理归档编目时, 要以方便利用为原则, 要注意各种载体资料之间的相互联系。如同一个问题, 同一次重大活动, 既有纸质档案, 又有照片档案, 同时还有录像资料, 那么一定要在这三种资料目录备注栏内, 都得注明其它载体档案存放的室、卷号及页号, 以便查找和利用。

(三) 注意声像档案的质量。在收集整理时, 要对现有的资料逐一进行鉴别, 要注意去粗取精, 不要眉毛胡子一把抓。归类留存要有侧重点, 要挑选代表作、精品归类保存。特别是照片收集归类, 不要一个问题留十几张, 甚至几十张照片。同时注意照片资料要与底片一起归类, 并且要有文字说明, 对无底片的照片要采取补救措施, 以保证声像档案的质量。

总之, 声像档案是各单位原始的、真实的历史纪录, 是高校档案的一个重要组成部分, 并且具有形象、真实等特点, 因此加强高校声像档案资料管理对高校的教学科研水平的提高起着越来越重要的作用。

参考文献

[1].孔凡俊, 孔磊华.高校声像档案管理工作漫谈[J].档案学研究, 2005, 2:52～54

[2].孙晓琼.高校声像档案管理的现状及对策[J].档案管理, 2007, 11:160

[3].金莉丽.高校声像档案管理的问题及对策[J].兰台世界 (工作版) , 2006, 6:21～22

[4].龙丽旭.论高校声像档案的开发利用[J].兰台世界, 2006, 5:26～27

高校声像档案管理现状与改革设想 篇8

1 高校声像档案管理现状

1.1 重存储、轻利用

目前高校声像档案管理工作以《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》为主要依据,对学校的重大事件和教学活动的声像档案进行收集、整理和归档。由于高校管理层对高校声像档案重要性逐渐认识,高校声像档案从收集到存储都比较完善,基本不会出现对重要事件的漏采、声像资料存储不当造成的文件丢失或数据损毁的低级错误。对保存条件严格的原始档案照片、录音磁带、录像带的保存也具备相当的科学性;对原有载体如照片、录音磁带、录像带等的声像档案的数字化工作也在不同程度地进行开展,各高校高校数字档案馆的建设工程逐步展开。声像档案对播放浏览设备的条件越来越低,存储格式呈现兼容性、扩展性趋势,但在声像档案的利用方面出现短板,大部分声像档案真可谓“束之高阁”,一经归档便淹没于浩如烟海的资料库中,极少被利用,查询率过低,没有发挥出声像档案对教学活动、学校发展决策等方面的积极作用,对师生和社会的服务更是有限。

1.2 内容广、检索难

高校声像档案基本涵盖了高校发展的方方面面,可谓内容丰富,包括:上级领导来校视察活动;本校领导的出访、国际交流活动;本校专家学者参加的国内外重大学术活动;学校重大会议、学术交流和校方组织的活动;学校的教学活动等具有重大意义和保存价值的声像记录。声像档案的载体区别于纸媒档案分类,以事件、人物、主题、内容分类组卷,但在实际操作缺乏行之有效的分类标准,往往由档案管理人员的个人想法和工作习惯来进行分类,特别是重大活动往往涉及重要人物,更不容易归档,档案管理人员一旦出现工作变动,继任者又有新的分类习惯,都给用户造成了检索的困难。

声像文件的检索往往是通过文件名或者文件属性来进行查找,但有时真正查找和使用的是文件的某个片段甚至是几帧镜头而并非整个文件,这些详细的信息无法体现在文件名中,只能按文件逐一查看,耗费大量时间却无所得。由于档案管理的收集和归档有着明显的事件滞后性,在实际操作中,声像档案的文字说明经常出现遗漏,关键信息的不完善也加剧了档案检索的困难。

传统的声像档案管理方法还不能对检索率和使用率高的声像档案进行优先级别处理,用户使用完多半是物归原处,下一用户再使用时还需要重新查找,也影响了检索效率。

还有部分未完成数字化的录像、录音档案播放设备已经趋于淘汰,这些档案又无法在新设备上播放,不利于用户的查看,成为“鸡肋”档案,特别是很多优质的电教课程资源不能得到有效利用。

1.3 重技术、轻人资

由于高校对档案管理的重视和声像档案安全存储的客观要求,自20世纪80年代电化教学兴起时,实验教学片、关于校庆活动、毕业典礼、大型文艺晚会等教研活动的电视纪录片形成最早的高校声像档案起,各种具有显著时代意义的摄影、摄像及相应的播放和存储技术就应用于声像档案的管理之中,从磁带录像机、录音机、胶片照相机,到数码摄像机、照相机、数码录音笔,发展到现在的云相机、云摄像机;从录像带、录音磁带、照片到电脑光盘、移动硬盘、服务器、云存储平台,声像档案管理的历史可以说得上是人类声像记录技术发展的见证。各大高校为实现档案管理的现代化建设和提升档案管理水平也乐于将新技术、新手段运用于高校声像档案管理的尝试之中,当然,大多数的创新和尝试是有着积极意义的,也确实提升了声像档案的管理效率和水平。但不可回避的事实是,档案管理人员素质和能力的提升明显滞后,在信息时代,档案管理越来越需要具备档案管理专业素养和信息技术能力的复合型人才,声像档案的摄影、摄像,档案的数字化,传统载体档案的翻拍、修复,对新技术可持续发展方向的预判……无不是时代对声像档案管理人员的挑战与要求,而高校档案管理部门因为人才的引进和培养机制,管理人员的信息技术水平提高较慢,制约了档案管理的信息数字化进程。

1.4 多被动、少互动

档案管理部门相对独立,与基层部门除了有档案收集和查找上的业务联系外鲜有互动,档案管理部门不能深入领会基层部门组织和设计活动的意图所在,不了解基层部门有哪些具存档价值的一手资料,基层部门不了解声像档案拍摄和归档的具体细节要求,造成了档案收集上的信息不对称。加之高校档案管理者形成了一种被动性思维方式,用户来查找什么档案,就提供什么档案,你借我调,缺乏服务意识,久而久之,与用户失去了互动,不能了解师生真正的档案查询需求,在档案管理中难免会出现偏差。

声像档案的收集具有一定的滞后性,不可控因素极多,活动和事件的声像档案产生有着很大的即兴性,尽管有些重大活动之前组织部门会将活动计划报备,但拍摄者的拍摄水平、声像档案的质量却是不可控因素,特别是重大活动中出现多部门拍摄的情况,声像档案的收集依靠只能事后逐一联系各基层部门进行整理归档,在一手声像档案的产生和收集中都处于被动地位。

2 改革设想

2.1 建立声像档案收集机制

(1)理顺工作流程:在重大活动的策划初始即派员介入,一方面向活动组织部门提供以往类似活动的声像档案,为其提供借鉴,提高工作效率;一方面深入了解活动相关细节,掌握声像档案产生的关键点;在活动过程,全程参与拍摄并指定其他相关拍摄人,与其沟通声像档案的拍摄要求;活动结束后,及时做好收集、整理和归档工作。

(2)完善移交制度:通过制度来对声像档案的归档范围、声像档案的质量提出具体要求,运用《声像档案移交表格》等管理工具,为声像档案的基层部门的移交提供规范的工作指导。

(3)拓展声像档案收集渠道:建立广泛收集和重点收集的双线收集渠道。利用网络平台建立声像档案预收集机制,云存储技术、智能手机、手机自媒体APP都为广泛收集提供了有力的技术保证,使每位师生都可以随时随地通过手机拍摄声像文件并上传和共享于网络平台,成为声像档案的来源。并可以通过网络平台来对声像档案文件的格式、像素数、制式、文件大小进行限制,运用技术手段和人工筛选相结合的方式来对有保存价值的声像档案进行收集。重点收集主要是与基层部门的摄影摄像爱好者、校内相关学生社团等,展开良性互动,使他们成为高质量的声像档案来源。

2.2 完善声像档案检索系统

做好声像档案目录索引和档案文字说明工作是完善声像档案检索系统的基础,声像档案必须写清事由、时间、地点、人物、背景、拍摄者6要素,便于用户从文件标题和文件描述进行关键字检索。声像档案的数字化、管理平台的网络化是声像档案检索系统的技术保证。运用语言识别和人像识别技术来准确地检索音频档案,并通过完善音频档案中讲话人的讲话底稿、内容摘要、录音文稿等文字信息,来提高检索的准确性。运用智能图像识别技术,只需输入关键字即可检索到包含关键字物品的所有图片,极大地提高了检索的便捷程度。

另外,通过对管理平台的服务器磁盘阵列设置,根据声像档案利用率和检索率来调整近线数据流磁带库和离线数据流磁带库分布,使利用率和检索率高的声像档案能够被快速访问,解决了检索利用上的需求,也解决了数据库存储空间有效的矛盾。

2.3 实行多元化存储策略

多元化的存储策略包含两方面的含义,一方面是存储地点的多元化,对于存储要求严格的录音磁带、录像带等档案实物,可以大胆尝试与高校教育技术相关部门建立合作共建关系,将这部分声像档案独立归档成卷存储于教育技术部门具备恒温环境的资料室中,既为教育技术部门制作专题片、教学视频提供广泛的可编辑素材,也便于该部门的随时使用,又为声像档案提供了安全可靠的存储环境。多元化的存储策略的另一含义是存储载体的多元化,现阶段,大多数高校都建立了基于网络的声像档案管理系统用于数字化的声像档案的存储,由于技术的成熟,基本实现存储的安全性,资料丢失、损毁的几率极低,但仍然不可掉以轻心,每次大规模数据上传后都应做好网络服务器数据和本地磁盘的备份工作。

此外,除了在上述的档案收集、存储中注重档案管理部门与各基层部门的合作和互动,还要积极利用新生报到、校庆活动等场合和机会,来宣传档案管理数据平台,通过校内网策划和举办声像档案的主题展出,来提高声像档案使用率和促进应用层次的深化。

3 结语

在信息时代,声像档案的作用已不仅局限于是学校辉煌历史的客观见证,其在学校的招生宣传、引进师资、教学资源社会化等多方领域突显出优势。从声像档案的管理意识、管理手段到管理机制,从声像档案的收集、归档到开发、利用,还有很多值得深入思考和持续改进的环节,需要档案管理人员积极努力和大胆探索来持续提升声像档案的科学化管理水平。

摘要：高校声像档案作为高校档案的重要组成部分,用图片和图像生动形象地记录和再现了高校的教育活动和发展历程。在信息时代,声像档案的作用不仅局限于是学校辉煌历史的客观见证,其在学校的招生宣传、引进师资、教学资源社会化等多方领域突显出优势。从声像档案的管理意识、管理手段到管理机制,从声像档案的收集、归档到开发利用,都有很多值得深入思考和持续改进的环节。通过对高校声像档案管理现状的总结和分析,提出了在新时期、新技术下的高校声像档案管理改革设想。

关键词：高校声像档案管理,管理现状,改革设想

参考文献

[1]梁骁.高校声像档案数字化管理策略研究[J].传承,2016,01:112-113.

[2]周金铃.高校声像档案管理模式探讨[J].科技情报开发与经济,2014,4:120-121.

高校声像档案 篇9

声像档案 (audio-visual archives) 是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动形成的对国家和社会有保存价值的照片 (包括底片、反转片) 、影片 (正负片) 唱片、录音带、录像带等不同材料为载体, 以声像为主, 并辅以文字说明的历史记录。声像档案具有直观性、形象性, 能够生动地再现高校教学、科研、管理等方面的工作成果, 使利用者感同身受, 如临其境;同时声像档案易复制、易传输的特点, 能够为利用者提供更加快捷、高效的服务, 符合档案利用发展的趋势。

二、高校声像档案管理现状及存在的问题

近年来, 高校档案利用中, 对声像档案的利用需求愈强烈, 使得我们对声像档案是纸质档案的有效和必要补充感触愈深。在实际工作中, 声像档案利用需求的日益强烈与馆藏欠缺、管理不善的矛盾已经越来越突出。笔者认为, 当前声像档案管理的现状可总结为以下几点:

(一) 收集不齐全, 馆藏匮乏

传统社会条件下, 高校纸质档案馆藏数量远远大于声像档案, 声像档案在整个馆藏中只占到极小的一部分, 甚至与纸质档案相对应的声像档案材料有很大一部分也没有及时收集进馆, 因此声像档案馆藏捉襟见肘的现状就无可避免。收集是档案业务工作的第一个环节, 收集难、藏量少的状况直接影响后续各环节工作的顺利开展。

(二) 整理不规范, 保管条件受限

由声像档案自身的特点决定, 其整理方式及保管要求与纸质档案不尽相同, 虽然有国家标准如《照片档案管理规范》 (GB/T 11821-2002) 等的要求, 但在实际工作中, 没有按照相关要求规范整理及保管声像档案的现状比比皆是, 虽然我们不能否定各高校根据自身情况因地制宜的做法, 但在总体上, 声像档案的整理不规范 (如照片整理时无相关说明或说明材料不完整) 、保管条件不达标 (温湿度及“八防”、防磁的要求没有实现) 的现象却一直存在。

(三) 利用需求日益明显, 但利用效果难尽人意

声像档案收集、整理和保管的不尽人意, 直接导致声像档案的开发利用也很难达到期望的效果。在实际工作中, 尤其是每逢高校举行大型活动 (如校庆、召开党代会、教代会等) 时, 对声像档案特别是早期声像档案的利用需求急剧上升、骤而凸显, 但档案工作者却“囊中羞涩”、极为尴尬, 无力改变早期声像档案“用的没存、存的没用”的状况, 不能很好地满足利用者的利用需求, 发挥档案资源应有的优势和作用。

三、导致上述状况的原因分析

(一) 重视程度不够, 意识不强

传统条件下, 社会信息化发展速度跟今时今日远不能比, 高校档案工作的信息化程度自然也很低, 受当时社会条件所限, 在对声像档案的价值认识不到位的情况下, 一些高校对声像档案的收集不够重视, 档案部门在“收集难”的大环境下, 做好纸质档案的收集工作已属不易, 自然对声像档案的收集就显得难上加难了。况且, 声像档案的形成者对是否及如何归档认识模糊, 有的甚至认为是个人作品, 不应归档, 导致数量本就不多的声像档案散存于学校各业务部门和个人手中。

(二) 制度不健全, 管理不规范

由于思想认识不到位, 导致高校在实际工作中对声像档案的管理也很松散。一方面管理制度不健全, 使声像档案管理“无法可依”, 直接导致声像档案处于“无政府”状态、工作不能正常、规范开展;另一方面, 虽然建立有相关制度, 但并没有严格执行, 导致声像档案的管理极不规范, 具有相当的随意性。

(三) 整理或备份不及时, 造成数据缺失或损毁, 无法提供利用

高校声像档案中有些照片是业务部门超过归档时间很久甚至几年之后才进行归档的, 这虽然在一定程度上弥补了前期工作的一些不足, 但同时也造成一个不小的困扰:对照片的充分说明就变得困难重重, 除了尽全力找当事人和相关纸质材料印证外, 很难保证说明材料能够完整无缺、精准无误。还有一些保存于光盘中的声像材料由于没有按照规定及时备份或接收时验证数据的完好性, 出现了光盘损毁、数据打不开等情况, 直接导致声像档案资源的流失。

(四) 阅读设备更新换代, 导致数据无法识别, 声像档案变成“空壳”

声像档案是主要以磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式, 包括照片、录音带、录像带、影视片等专门载体的历史记录, 但由于磁性介质发展的日新月异, 其阅读设备也随之不断更新, 早期阅读设备如果没有相应地进行保存, 其结果就是, 随着信息技术的进步, 很多磁性载体的声像档案数据已经无法识别, 馆藏声像档案数量实际上仅仅成为了一个数字, 没有了任何利用的价值和意义。

(五) 前期利用需求不明显, 导致管理工作存在懈怠

声像档案的管理状况也与社会条件及信息化发展程度有关。在社会信息化未发展或发展之初, 声像档案产生的数量相对较少, 但与此同时, 声像档案的利用需求也不明显, 实际工作中馆藏量少、利用率极低的现状导致档案工作者对其管理也存在懈怠, 认为如果不及时整理也不会造成档案积压状况, 对利用者的影响也微乎其微。但现今社会条件下, 随着信息化发展程度的不断加深, 声像档案产生数量及利用需求都呈快速上升趋势, 规范有效地管理声像档案早已成为现实需要。

四、积极行动, 寻求应对措施

随着社会信息化程度的飞速发展, 声像档案管理中存在的问题仅用“值得关注”、“需引起注意”已经无济于事, 实行前端控制、从源头上抓好声像档案的收集, 规范整理工作, 积极开发利用已是当务之急。

(一) 原则

实施前端控制, 自产生之时就密切关注, 从源头上确保声像档案收集完整。所谓“前端控制”, 是根据文件生命周期理论和全程控制原则, 对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划, 统一要求, 把可以预先设定的监控功能和档案管理功能嵌入各业务系统, 对文件、档案工作的业务流程进行重组, 并在文件形成和维护阶段进行有效的监督, 从而实现对电子文件的超前控制和全程管理。在传统档案管理工作中, 文件在归档之后才由档案部门对其进行控制, 而之前的工作都是由业务部门进行控制。虽然前端控制是针对电子文件而言, 但现在社会条件下, 声像档案多数是以电子文件的形式生成的, 照片不仅仅能以感光介质存在, 也能以数码形式存在, 因此, 声像档案的收集管理方式和电子文件存在很大的相似性, 从声像档案形成之时就介入对其的影响和控制, 明确收集要求, 对于声像档案的完整归档有着积极的作用。

(二) 制度

建立健全管理制度, 并严格执行, 使声像档案管理有法可依, 真正落到实处。制度是确保管理工作正常有序开展的重要保障, 高校档案部门应建立健全声像档案管理制度, 从总体上提出宏观要求, 并加强各业务环节的管理, 使声像档案的收集、整理、保管及开发利用都能规范进行。收集归档制度, 要坚持上述全程管理、前端控制原则, 在现代信息技术条件下, 声像档案应区别于纸质档案一年一归的做法, 应进行网络即时归档;整理保管在遵循国家及有关档案行政管理部门规定的基础上, 可结合自身实际情况进行;开发利用要紧紧围绕高校中心工作及利用主体实际需求进行, 其中要确保声像档案信息资源的真实有效 (声像档案可复制、易改动的特性尤其需要确保其真实性) , 保护涉密信息。另一方面, 还要建立声像档案工作考核制度, 把其纳入各业务部门档案工作考核范畴之内, 可根据实际情况适当增加考核分值, 从宏观上促进各业务部门重视该项工作。

(三) 行动

主动出击, 拓宽收集渠道, 丰富馆藏资源, 为其他业务环节奠定基础。由上述种种历史及客观原因造成, 之前很多声像档案散存于各业务部门和个人手中, 高校档案部门一方面要通过多种途径, 主动联系这些部门和个人, 动之以情、晓之以理, 征集或适当有偿收集他们手中重要的声像档案资料;还可以对其翻拍、重新制作, 虽然这样收集到的材料并非原件, 但能确保记录本身的真实客观性也是退而求其次的一种选择, 在该项行动中, 要切实利用好高校大型活动 (如校史修订、校庆活动、评估迎检等) 举办的良好契机, 推动该项工作的有效开展。另一方面, 由于目前声像档案的利用主要集中在重要人物、毕业合影、校园风景、建筑物、重要活动及重大历史时刻记载等方面, 因此, 高校档案部门要随时关注校园网上发布的学校重大活动照片、视频新闻等, 对学校发生的事情做到心中有数, 在收集过程中也能敦促各相关部门注意相关声像档案材料的移交, 同时, 档案部门平时可收集校园网上具有保存价值的声像档案材料及相关网站或媒体对学校的报道。

(四) 设施

改善保管条件, 设立专门保管场所, 满足特殊载体保管要求, 确保声像档案安全、可识读。相对纸质档案而言, 声像档案的保管需要特殊的条件保证, 高校档案部门要根据不同载体种类声像档案的特点, 按照国家相关规定及自身相关制度, 分别进行保管, 设立专门场所, 不与纸质档案混同保管;磁性介质的声像档案还要注意其防磁要求, 使用专门的防磁装具进行保管。在硬件建设方面充分考虑和满足声像档案的保管要求, 才能最大限度保护声像档案载体不受损毁, 确保声像档案的信息内容安全、有效。

(五) 专门性

高校档案部门可设立专门机构或人员负责声像档案的收集、整理和开发利用。要建立岗位责任制, 明确职责范围, 从组织和人员上确保声像档案的有效管理。设立专门机构或专人负责声像档案的管理, 一方面表明了该项工作的特殊性和专门性, 另一方面也对档案人员的能力与素质提出了更高的要求。声像档案管理人员不仅要具备档案专业知识, 还需要学习计算机及信息学、历史学、法学等相关知识, 在专业性或专门性较强的高校, 还要主动了解和学习高校自身主体学科的相关知识 (如我校以体育学科为主, 档案工作人员主动学习体育学相关知识已成为必然要求) , 只有不断提高自身综合素质和业务能力, 把自身锻造为档案专业的复合型人才, 才能在信息化形势下做好声像档案的管理和开发利用。

参考文献

[1]李容.高校声像档案管理的现状及对策[J].产业与科技论坛, 2011 (10.6) :245-246.

[2]张晏如.高校声像档案管理存在的问题及对策[J].南阳师范学院学报, 2010 (11) :119-121.

[3]邢芳.论高校声像档案的管理[J].忻州师范学院学报, 2010 (2) :127-128.

[4]资蕙.高校照片档案服务工作的现状、问题与对策[J].兰台世界, 2009 (2) 下半月:40-41.

浅谈声像档案管理 篇10

关键词：声像档案,管理制度,数字化存储,理人员意识

0 引言

随着科技的发展, 以声、光、磁为介质的声像档案的产生越来越普遍, 数量也越来越多。档案的原始记录性质, 赋予了档案重要的价值。我们要开发利用这些生动、形象的特殊载体档案信息资源, 首先就得保住它的完好性。现阶段, 声像档案保管部门环境条件较差、制度不健全, 管理人员意识薄弱等问题造成声像档案管理混乱, 直接影响了档案的完整及利用, 严重制约了档案工作的整体发展水平。因此, 采取有效措施, 加强声像档案管理工作刻不容缓。

1 声像档案的定义及其意义

声像档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的具有保存价值的资料或文献以照片、底片、影片、唱片、录音带、光盘等不同磁性材料或感光材料为存储载体, 以声音和录像为主要反映方式, 并辅以文字说明的历史记录。声像档案可以通过静止、动态的画面和真实的声音客观、直接、形象、生动地记录及再现过去发生的活动, 具有强烈的空间感和时间感;声像档案通过先进的科学技术和快速的传送手段, 把工作中具有重要意义、保存价值的事件以最直观的画面记录下来, 能够起到现实的查证和利用作用, 对历史研究具有重要的参考利用价值。具有信息记录密度高、信息传递准确逼真、信息受众覆盖面广等特点起到文字记录材料所起不到的作用和效果, 因此, 声像档案是开发社会各项档案信息资源的重要途径, 是档案的重要组成部分。

2 当前声像档案管理存在的问题

随着经济的发展, 社会办公条件得以改善, 在工作中摄像机、摄录机及数码相机等使用越来越广泛。随之产生大量的声像文件, 但是在对声像档案的实际管理中, 还存有以下问题:

1) 声像档案制度不健全或制度落实不到位

很多立档单位对声像档案管理工作没有制定健全的声像档案的收集、整理、利用制度及兼职档案员的岗位职责制度, 使声像档案管理资料的管理处于无章可循的自由形成、自由处理状态。很多声像档案存放在科室或个人内部保存, 不移交统一管理保存, 致使单位档案不齐全完整, 严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。同时立档单位没有制定档案使用的制约机制, 档案使用混乱, 久而久之容易丢失, 造成档案资料失去完整性。另外, 有的单位虽有制定相关制度, 但落实不到位, 使制度成了摆设, 没有发挥制度管理的应有作用。

2) 声像档案保管环境条件差

由于声像档案大都以感光材料、化学磁性材料为载体制成, 很容易受光、热、潮等外部因素的影响而发生劣变, 失去保存价值和利用价值。因此, 声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格, 需要具备防磁、防光和恒湿、恒温等条件的保管专柜。但是从目前情况来看, 很多立档单位未能严格按照要求配备专业的声像档案专柜, 而造成一些照片变黄退色, 底片粘连变质, 磁带受损、图像模糊不清、效果差等问题, 不利于声像档案的长久保存和利用。同时, 对多次使用和已污损的声像档案没有及时修整、复制并更换保管环境, 造成档案资料的更多流失。

3) 档案管理人员的保管意识薄弱

由于现行声像档案从收集到归档的机制不完善, 声像档案的归档工作很大程度上取决于管理人员保管意识的高低。一些声像档案长期存放在科室内部或个人, 也未做相应的记录说明, 导致时间过久后对大量的照片、磁带或电脑内照片、录音、录像, 不能整理出资料的来龙去脉, 给日后归档带来麻烦, 特别是随着人员变动和机构调整, 更容易造成声像档案的失控或流失。同时, 有的管理人员对部分因时间较长、利用率相对较低的磁带或录像带, 私自冲洗掉改录其他内容的现象较多。如事后发现又需用这些声像档案时而再进行补拍、补录, 因为它已经失去了资料的真实性和凝重的历史感。甚至会导致声像档案大量流失, 造成档案部门声像档案馆藏匮乏, 而且不能全面完整反映当时业务活动的原貌, 失去了声像档案的历史意义。

3 加强声像档案管理对策

1) 加大管理部门声像档案管理的投入, 提供档案资料数字化存储载体保管声像档案

立档单位可将现代管理理念和计算机技术相结合应用于声像档案管理, 通过先进设备进行资料数字化转换, 如:对录像资料进行计算机视频捕捉、采集及数码格式转换、制作、编辑、刻录成光盘;对照片、珍贵纸质档案材料等进行计算机扫描、修整、复原及数码格式转换。再将数字化档案资料综合集中存储, 避免纸质档案磨损问题, 方便档案存储, 避免因科室保管环境恶劣而导致档案资料的损坏和丢失。同时, 将档案资料数字化存储后, 档案管理部门可以通过网络系统建立一个专门保管声像档案的数据库, 设置程序实现档案资源共享和网络传播远程查询, 构建数字化档案馆, 方便档案资料利用和保存, 提高档案管理效率。将数字化声像档案保管可以通过两个途径实现:

(1) 刻录声像档案光盘保管:将数字化的声像档案分类编辑, 并刻录成图像光盘或VCD光盘, 减少重要声像档案的人为损害, 并且方便查阅;

(2) “硬盘式”声像档案保管:固态硬盘是由控制单元和存储单元 (FLASH芯片) 组成, 简单地说就是用固态电子存储芯片阵列而制成的硬盘。“硬盘式”声像档案保管就是将已经数字化的声像档案通过共享的办公信息管理系统即时传送到档案管理部门, 由档案管理人员将收到的原始声像档案通过技术手段改为“只读性”声像档案, 从而识别和保护声像档案的原始结构, 保证其可靠性。最后将声像档案存入硬盘, 并在其他计算机上进行备份, 实现声像档案“硬盘式”存储管理。而且以目前市场主流计算机硬盘技术参数来看, 硬盘体积并不比普通录像带大, 而且使用安全、寿命较长, 成本较低, 在保管上可以大大节省档案装具和库房空间, 可以充分发挥硬盘存储数字信息量巨大的优势, 从而降低保管成本。同时硬盘传输数据的速度非常快, 可以在网络上直接查找已公开的声像档案信息, 并能方便快捷地调用、复制和存储。

2) 改善档案保管环境

上面谈到将声像档案数字化存储管理, 但是如果立档单位不具备计算机和互联网技术, 则必须改善档案的保管环境。我们首先要对声像档案独立成卷, 使用声像柜或密闭铁柜单独存放。其次要建立符合声像保管条件的装具和符合声像档案保护条件的库房, 严格控制库房的温度和湿度, 保持适宜的温度 (即14℃~24℃) 和相对湿度 (即40%~60%) ;磁盘档案必须避开30奥斯特以上的磁场。以此保持库房恒温、恒湿、防磁、防潮、防尘、防磁、防光、防火、防蛀, 以免发生霉变及磁性消失。对正常保存的磁性载体档案, 可每10年复制一次并检查有无问题, 对录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施, 尽量延长声像档案的寿命。长期保存且不常用的录音带、录像带每隔3.5年重绕一次, 对使用频率高或已经污损的声像档案要及时复制、修补, 以免造成图像损失。最后接触保管档案时管理人员要戴清洁的手套, 以防汗渍污染底片。

3) 加大档案监督指导力度, 健全档案保管制度, 指导和规范档案保管程序

立档单位要加大对声像档案保管的监督指导力度, 并将其列入目标管理, 在实际工作中要敢抓、敢管, 加强检查, 对专业摄录人员及产生声像档案部门的档案管理跟不上的, 应在依法管理、建章立制上加强指导和监督。对于归档的音像成品, 要进行系统整理, 制定有效的配套措施, 按照分类方案科学规范地排列档案。要将照片、录音带、录像带、计算机软盘分别装盒, 垂直放置, 专橱保管。录音带、录像带可采取定期倒带检查等保护措施, 促使其逐步规范管理, 促进声像档案工作才能健康发展。同时要改变声像档案管理混乱的状况, 立档单位必须健全档案保管制度, 规范档案保管程序。对声像档案的日常保管、借阅和利用要作出明确规定, 加大规范化管理, 对平时形成的声像资料从收集、归档到移交制定一套完整、严格的规章制度。同时立档单位要制定声像档案的归档范围、收集制度、管理标准以及相关人员岗位职责, 加强与有关科室的人员沟通联系, 把分散在各部门和个人手中的档案材料以及散失在外的档案资料收集齐全进行存档。减少资料流失, 保证声像档案的完整、系统。另外档案管理部门针对声像档案流失严重的现状, 应立即通知档案行政管理部门派专人摄影录像并负责其他各类档案的收集归档工作, 以确保重档案资料得以及时、齐全地归档, 统一管理, 方便各方面利用。

4) 提高管理人员的保管意识

现代化声像档案管理工作, 迫切需要一大批既负责又精通档案业务的高层次管理人员。为此, 档案部门要坚持以人为本, 把档案人员的培训提高, 纳入专业技术人员培训的整体规划, 加强对在职人员的继续教育和培训, 更新知识结构, 提高业务水平, 同时立档单位要依照《档案法》和《著作权法》正确履行应尽的和享有的权利义务, 通过宣传教育, 切实端正档案管理人员的思想认识, 牢固树立起声像档案是档案不可分割整体的意识。另外, 立档单位在工作中还可以运用板报、展览、知识竞赛等多种形式, 强化声像档案重要性的宣传教育, 提高管理人员对声像档案的认识, 提高管理工作的热情, 自觉关心、支持、参与对声像档案的管理工作, 进而提高声像档案管理效率。

5) 做好声像档案的开发利用

档案管理人员同时应积极主动到科技人员和经营管理人员中去听反映、做参谋、跟踪咨询, 为他们积极提供有用的声像档案材料, 把有限的声像档案充分利用起来, 发挥它们的保管作用。档案人员还要积极参与公开展览、学术交流等各种社会活动, 利用各种声像材料, 服务于社会各类建设事业, 使声像档案真正发挥切实有效的作用。此外, 在声像档案的开发的利用上, 还要重视信息交流、合作。信息时代的特征就在于信息交流、合作, 资源共享。适合公开的声像档案完全可以拷贝、复制, 提供给用户。

4 结论

综上所述, 在信息技术时代, 照片、录像等不同载体的档案将会越来越多, 如不重视和解决声像档案管理利用上面临的问题, 势必会严重影响新时期档案工作的开展。因此希望有关部门尤其是档案管理部门要把声像档案当作一件大事来抓, 尽量避免和减少这部分档案的流失, 以保证档案内容的齐全和历史记录的完整。

参考文献

[1]王凤鸣.加强声像档案的管理[J].中国档案, 2005 (4) .

[2]孙晓琼.高校声像档案管理的现状及对策[J].黑龙江科技信息, 2007 (11) .