档案的建立和管理

档案的建立和管理（精选十篇）

档案的建立和管理 篇1

关键词：档案建立,档案管理

在各单位中, 档案是历史记录的重要资料, 档案的建立和管理工作做得好坏直接体现上面政策的执行情况。档案管理工作搞得好的单位, 表现是档案管理工作能够做到经常化和规范化, 并被纳入到单位的目标考核当中, 档案的问题也直接为单位解决了产权、人事等相关问题。档案管理较差的单位的主要表现就是单位对于档案管理工作的重要性缺乏认识, 管理比较混乱, 只有在检查时才会突击一下, 不能做到经常性。

一、建档工作的几个基本原则

(一) 建以致用

档案的建立是资料日积月累的过程, 资料也是单位重要的财富, 如何建立和利用这就是档案工作的重要性。总结多年来的经验, 单位能够经常性地建立档案就可以为单位提供行之有效的管理数据, 就能够通过档案发现问题并及时解决问题, 进而让档案变成企业重要的参考数据。

(二) 档案汇总, 耗时费力, 不出成效

对于档案管理中的汇总工作, 很多地方和单位的做法就是逐级上报汇总, 表面上是上级对于情况的全面掌握, 每年都会有一个汇总情况。这种做法表现还是积极的, 但实践证明, 在档案管理中的档案汇总中也带来了一系列的问题。第一, 档案的汇总整理需要耗费大量的人力、物力和财力, 是复杂综合的一项工作。而投入这么多的成本做出来的汇总档案, 不一定能为单位提供有力的参考依据。第二, 在汇总数据的过程中, 数据的收集不可能做到面面俱到, 数据的不完整也会导致最终汇总档案数据的准确性, 直接影响到在用档案参考时的决策性和效果。第三, 汇总是一项额外的工作任务, 工作人员的积极性会受到一定的影响, 会带来一些倦怠导致的数据作假的情况。

(三) 档案资料的准确有效性

档案信息资料的搜集是一项科学规范有序的工作。经验所得, 在档案信息的搜集过程中, 一般信息包括人员的基本情况、单位的基本信息、工作流程的规范内容等, 这些信息的汇总资料如何进入档案中去, 是一项严谨的工作流程, 如果不分周期、不定范围地进行整理汇总, 那么最后就会带来庞大无用的数据。对于这些复杂资料的搜集整理, 涉及人员范围周期等问题, 要根据不同的时间段、不同的要求来确定数据搜集的范围和内容, 以保证档案资料的准确有效性。

对于一些繁杂的档案数据搜集, 特别是一些不定周期、周期短、数据需要进行综合平均的, 这些数据的整理宜以地区年周期为统计单位为好, 这样能够减少工作程序, 同时也能够保证在这个地区数据的准确性。

二、档案收集信息形式要有差异

档案信息管理工作中, 不同地区不同部门所承担的档案信息管理的范围任务, 以及所需要的资料是不同的, 存在极大的差异。所以在档案信息的收集工作中, 一定要根据实际情况出发, 不同的地区不同的部门采取不同的档案形式。在不同的工作特点和信息资料的形式中, 相同行业的信息采取相同的信息形式是可行的, 不同区域中同行业的信息形式还是要有所区别, 同行业中要有一套行业的基本档案信息形式, 各地区在其基础上进行相应的补充, 以确定本地区的信息形式和内容。各类信息的整合采集标准和形式, 在各地的管理部门中需要通过管理机构统一协调调配, 一定要采取灵活多变的信息形式, 通过不断的自我完善和管理搞好本地区本单位的档案建设工作。

三、档案的建立和管理

档案的建立工作是档案管理工作中的基础性工作, 也是其重要的工作环节。在档案的建立工作中, 需要解决好几个方面的问题。第一, 做好档案建立的相关配套工作。档案信息的建立也是各种数据汇集摸清的基础, 如何才能更真实清晰地表现各个单位的档案数据, 只有在做好基础性工作的基础上才能摸清底细, 这些都需要在建立档案之始就做好各项准备工作, 这是真实档案数据反映的基础。第二, 对于档案工作中的信息, 要做好复核、审查以及完善等工作。在工作中遇到各种问题要及时解决处理, 保证档案信息工作的质量和效率。第三, 档案建设中的技术性问题。在档案的建立中, 由于基层工作人员的整体工作能力和素质参差不齐, 那么在建档的过程中就会有质量好坏的区别, 为了保证档案的质量水平, 就需要在开始就做好工作人员的技术培训工作, 以及及时解决在工作中遇到的技术问题, 需要通过不同的手段确保信息档案建立技术的有效准确性, 以保证整体档案的质量。第四, 搞好档案建立管理中的培训工作。在档案的建立之初, 就要充分做好档案建立人员工作的培训工作, 要从思想上统一认识, 培训建档人员的方法和步骤, 充分保证工作人员在遇到问题能及时解决, 保证建档工作的顺利进行。

总之, 建立档案、管理档案和利用档案, 这是一套完成的工作流程, 是一个从实践到理论的过程, 也是从理论再到实践的过程。档案的建立和管理工作非一朝一夕之事, 是需要经常、规范地做好档案信息的管理工作, 保证信息来源的有效准确性。档案的建立管理和运用, 对于本地区本单位都是一项重要的工作, 也会在以后的工作过程中带来新的发展。

参考文献

[1]胡娟, 郭庆.档案管理现代关系研究[J].中南财经政法大学研究生学报, 2009 (04) .[1]胡娟, 郭庆.档案管理现代关系研究[J].中南财经政法大学研究生学报, 2009 (04) .

管理制度和档案建立与管理 篇2

第一节 管理规章制度

我公司是南充从事物业管理工作较早，管房面积较大的企业。从探索起步，逐渐自成一套行之有效的管理方法，在不断总结自管小区的经验基础上，建立起一套物业管理的规章制度。根据天合家园小区物业管理项目的特点和政府有关文件的规定以及我公司原有的管理制度、文件，制定了“天合家园小区管理制度汇编”。管理规章制度总体归纳为三大部分。即：

一、众约定部分

本部分主要是为居民提供指引，规范业主使用人的社区行为的共同约定（待成立管委会后经其审批后正式执行）。

二、人事管理体系文件

1、岗位职责：

本部分是根据服务中心人员配备、岗位设置的情况，规范企业管理行为，制定的规章制度。

2、考核制度：

考核制度是结合具体岗位职责，参照国家有关标准，从量到细化，全面衡量每个员工的工作状况和工作能力，是人事管理体系的重要组成部分。

3、管理运作制度：

三、质量保证体系文件

根据导入的ISO9002质量保证模式，按照该标准中19项要素的要求和服务中心的业务流程，逐项落实，构成的一套完整科学的质量保证体系文件。

四、各部分制度名称

一）、公众约定

1、天合家园小区业主公约；

2、天合家园小区楼宇使用及维护管理规定；

3、天合家园小区住宅装修管理规定；

4、天合家园小区治安管理规定；

5、天合家园小区绿化养护管理规定；

6、天合家园小区消防管理规定；

7、天合家园小区交通车辆、停车场管理规定；

8、天合家园小区供水、供电、供气管理规定；

9、天合家园小区公用天线和有线电视管理体制规定；

10、天合家园小区文体娱乐场所管理规定；

11、天合家园小区暂住人员管理规定；

12、天合家园小区非住人员管理规定；

13、天合家园小区饲养家畜、家禽及宠秀管理规定；

14、天合家园便民超市管理规定。

二）、人事管理体系文件

1）、岗位职责

1、物业管理服务中心经理职责；

2、工程技术部主任岗位职责；

3、维修工岗位职责；

4、社区文化部主任岗位职责；

5、社区文化部工作人员岗位职责；

6、电脑资料员岗位职责；

7、会计员岗位职责；

8、出纳员岗位职责；

9、环境清洁部主任岗位职责；

10、保洁员岗位职责；

11、绿化园艺工岗位职责；

12、安全交通部主任岗位职责；

13、保安队长岗位职责；

14、保安员岗位职责；

15、交通、车辆管理员岗位职责；

16、消防员岗位职责；

17、便民服务人员岗位职责；

18、采购员岗位职责；

19、仓管员岗位职责；20、信息中心值班调度工作人员岗位职责；

21、信息中心工作人员岗位职责。

2）、考核制度

1、员工工作考核及奖惩制度；

2、员工岗位责任年考核表；

3、员工岗位责任月考核成绩汇总表；

4、服务中心服务人员月考核表；

5、服务中心经理岗位月考核表；

6、会计员岗位月考核表；

7、经营管理部主任月考核表；

8、工程技术部主任月考核表；

9、维修工月考核表；

10、安全交通部主任月考核表；

11、保安员月考核表；

12、交通、车辆管理人员岗位月考核表；

13、车管负责人岗位月考核表；

14、环境清洁部主任岗位月考核表；

15、绿化园艺工岗位月考核表；

16、环境清洁部班长岗位月考核表；

17、保洁员岗位月考核表；

18、社区文化部主任岗位月考核表；

19、社区文化部人员岗位月考核表；20电脑资料员岗位月考核表；

21、出纳员岗位月考核表。3)、管理运作制度

1、员工守则；

2、管理人员文明服务准则；

3、员工办公制度；

4、服务中心考勤制度；

5、服务中心员工培训制度；

6、服务中心廉洁制度；

7、天合家园小区社会文化工作制度；

8、服务中心便民服务制度；

9、服务中心便民活动管理规定；

10、服务中心接待来访投诉定期回访工作制度；

11、服务中心器械设备管理制度；

12、服务中心水、电、机械设备维修、保养制度；

13、天合家园小区保安队奖罚规定；

14、天合家园小区保安队纪律规定；

15、天合家园小区保安队队容仪表规定；

16、天合家园小区保安队学习与训练制度；

17、服务中心员工宿舍管理制度；

18、服务中心文件档案管理制度；

19、服务中心财务管理制度；20、服务中心财务公开制度；

21、财务中心财务监督制度；

22、突发事件的处理程序。

第二节档案的建立和管理

在日新月异高速变化的现代社会中，信息已成为一种有价值的基础性资源。物业档案资料是物业信息的重要组成部分，也是物业管理中的基础工作，在日常管理中起着凭证和参考的作用。

根据物业管理的内容，考虑到在实际工作中工作的连贯性和区域性，便于查阅、参考。拟按各部门工作的内容，对档案资料进行建立、分类、排列：

1、综合办公室

可以分为上级文、服务中心内部发文、计划总结、人事档案、管理合同、抵押贷款合同、物业权属资料、物业保险合同、公司内部管理制度、服务中心主要活动音像记录等。人事档案按汉语拼音，或按姓氏笔画进行排列；管理合同、低压贷款合同、物业权属资料、物业保险合同按建筑分类，并作为永久档案保留、其余的按排列。对于物业保险，在保险处列一个清单，列名各个保险的有效期限，以便复审和续保。

2、工程技术部

建立工程图纸档案、设备档案、工程承包合同、工程招投标书或报价单、设备保养维修记录、设备运行记录、绿化养护技术资料等等。工程图纸、设备资料、绿化资料按空间位置，如门牌号码来排列。而工程合同、标书或报价单等按所涉及的物业归类，然后按年排列，因为这些档案资料提供的成本资料有时间性，用于新工程时必需考虑它的时间性。

3、经营管理部

建立市场调查资料档案、租赁合同、租赁申请表、客户迁入迁出核查表、广告促销资料、客户投诉处理记录等。市场调查资料、广告促销资料、客户投诉记录和来往信件等按年排列，租赁合同、租赁申请表可以按建筑、然后按单元排列，并且单列出一个租期到期日表，以方便了解哪些租约到期而应该续租或终止租约。而过期的租约单独放到一边，按租户的姓名字母顺序排列。客户投宿记录和来往信件等按建筑，然后按客户的姓名字母顺序排列，这一类的文件每年更新，旧的记录三年后可以销毁。

4、安全交通部

建立巡逻检查记录，门卫登记记录、停车场管理资料等档案。这些资料一般按各个建筑分类。

5、财务部

各类帐册、发票存根、支出凭证、预算报告、月度收支报告、年财务报表等等其它财务记录按各个建筑分类，以便按建筑单独核算。

二 物业档案资料的管理

（一）、档案资料的收集

档案资料的收集工作尽可能及时、完整、不遗漏。所谓完整、从空间上讲是指物业构成上的方方面面，从地下到楼顶，从主体到配套，从建筑物到环境，从时间上讲是自始至终，从物业的规划设计到售后服务的资料都必需齐全。及时、即要不失时机，做到“六时”：

1、物业接管时。此时是全面掌握房屋建筑、附属设备、公共设施、绿地绿化等物业基本情况的最佳时机。

2、楼宇入伙时。此时是全面掌握业主或使用人基本情况和物业使用情况的最佳时机。

3、上门访问时。通过主动上门访问，与业主或使用人进行对话和沟通，核对已有记录，注记变动情况。

4、接待投诉时。通过日常接待和处理投诉，掌握动态变化，修正原有记录。

5、维修更新时。此时应将维修更新后的物业变动情况注记在案。

6、检查评比时。此时应将已经建立的物业档案进一步整理完善，以备查考。

（二）、建立标准化的图、档、卡、册、表

为了避免服务中心在服务物业管理活动原始记录的随意性，必须建立起标准化的图、档、卡、册、表等。他们是物业档案资料常见的形式与内容相结合的产物、建立使用时要相对稳定、分类妥善管理。

1、图是指在实地查丈的基础上，对照1:300房地产分幅平面图，根据管理需要绘制的各类房屋平面图。包括房屋分栋平面图、房屋分户平面图、房屋分层分间平面图、产业概况平面图以及房屋竣工图、体内线路图、管道走向图、污井下水道位置图等

2、档是指在管理活动中形成的各类文字材料。由于其数量大、种类多、因此成为物业档案资料的主要成分。包括：房屋接管、变更、注销通知单和回报单，房屋接管验收记录，管理合同副本，房屋产权证副本，陪屋单，租赁凭证副本，租金测估计算表，分户过户报告，买卖过户通知单，交换过户通知单，增搭建处理记录，业主和用户来访记录以及各类统计资料表格等。

3、卡是指根据管理工作需要而制作的产业目录卡、设备保养卡、维修记录卡等。卡的特点是：内容浓缩、检索方便。

4、册是指为了提高管理效率而建立的房屋建筑设备手册（大手册）、房屋使用手册（小手册）、绿化管理手册、业主和使用人交费记录手册等。

5、表是指根据管理工作的需要而设立的各类表格。包括：房屋验收质量登记表、楼宇入伙进度表、居民情况登记表、房屋装修申请表、居民欠费情况表。

（三）、建立动态管理机制

由于物业档案资料管理具有动态性，因此必需建立动态管理机制。凡是管理程序的各个环节、都要要求有关人员进行及时性、经常性、完备性的动态注记。动态注记可分为以下两种：

1、随时动态。即结合日常管理业务随时进行的动态注记。例如，大手册、小手册中的各项内容，设备保养卡上的维修更新记录，文件袋内资料增减注记封面记录等。

档案的建立和管理 篇3

【关键词】优抚医院；优抚对象档案；管理

优抚医院作为国家为残疾军人和在服役期间患严重慢性病、精神疾病的复员退伍军人等优抚对象提供医疗和供养服务的优抚事业单位，在为这一特殊群体服务过程中形成具有保存价值的各种载体和形式的历史记录即为优抚对象档案，目前全国约有100所优抚医院，[1]但从整体上看，优抚对象档案管理水平还不平衡，笔者结合本单位工作实践，就优抚医院建立优抚对象档案的主要内容、现实意义、存在问题和改进措施等方面展开论述，以期促进优抚对象档案管理工作。

一、优抚医院建立优抚对象档案的主要内容

（一）个人信息档案。

优抚对象个人信息档案是针对长期供养的优抚对象记录其从入院到离院期间重要个人信息的档案材料，主要包括优抚对象的身份信息、入院、离院审批手续和死亡凭证。身份信息材料主要包括有效身份证明、户口簿、伤残人员证件、个人信息登记表等；入院材料主要包括民政部门批准的入院通知书、审查材料、优抚协议、入科通知书等；离院材料主要包括离院申请表、社工评估表、审批材料、离院记录单、财物交接单等；死亡凭证主要包括死亡证明、火化证、公安部门的销户证明等。

（二）病历档案。

优抚对象病历档案是针对住院优抚病人在诊断治疗、护理康复等过程中形成的资料总和，主要包括入院手续、住院病历、病程记录、医疗记录、护理记录、康复记录、各项检查单、治疗单、出院手续、死亡记录等。

（三）健康档案。

优抚对象健康档案主要指利用为优抚对象义务巡诊、健康体检、荣军轮养、伤残鉴定等时机建立的健康档案，主要包括个人基本信息、体检报告、重点人群健康管理记录和其他医疗卫生服务记录等。

（四）其它优抚业务档案。

其它优抚业务档案指优抚医院对优抚对象管理过程中形成的巡诊档案、护理档案、康复档案、健康教育档案等。这些档案除了常规的制度职责、计划总结、会议活动、培训学习等归档材料外，还要涉及以下内容：巡诊工作档案还包括患者随访登记册、来电来函登记册、医疗巡诊满意度调查表、巡诊质量考核标准等；护理档案还包括护理查房记录、质量控制资料、论文科研资料、人员技术档案等；康复档案还包括康复需求调查表、个团体康复方案、服务记录、评估结果等；健康教育工作档案还包括具体的活动记录、橱窗板报底稿、声像宣传记录、效果评价记录等。

二、优抚医院建立优抚对象档案的意义

（一）记录凭证作用。

优抚对象档案真实记录了优抚对象的生活、诊断、治疗、护理、康复等过程和优抚机构管理、服务工作的运营情况，客观反映了优抚工作的真实情况和社会优抚史的历史面貌，是国家对这一特殊群体政策关怀的体现。

（二）政治宣传作用。

优抚对象本身是爱国主义、革命英雄主义教育的活教材，做好优抚人员档案管理，充分发掘“红色资源”的潜能，有利于引导青少年增强爱国主义情怀，树立社会责任感，促进全社会的精神文明建设。

（三）教学科研作用。

通过对优抚对象档案的整合分析，可以进一步摸清优抚对象的健康状况，患者分布、疾病类型、家庭状况等，有效归纳这一群体的发病、心理和生活状态，对研究和探讨优抚对象康复治疗提供教学科研价值。

（四）指导促进作用。

优抚对象档案是优抚医院的重要信息资源，在优抚对象档案的管理过程中，可以洞察医院临床和管理等方面的不足，为领导决策提供可靠的信息依据，切实提升优抚对象医疗服务水平和科学管理水平。

（五）推动民生档案建设。

国家档案局印发了《关于加强民生档案工作的意见》，要求各级档案部门建立覆盖人民群众的档案资源体系，确保民生档案齐全完整；建立服务人民群众的档案利用体系，确保民生档案造福民生。[2]优抚医院汇聚了民政工作服务对象，是重要的涉民生部门，[3]建立科学完整的优抚档案有利于维护服务对象和服务机构的合法权益，对推动民生档案建设，构建和谐社会具有重要意义。

三、优抚对象档案管理中存在的问题

（一）重视不足、工作边缘化，基础研究薄弱。

优抚医院管理的优抚对象档案因服务群体相对较少，目前从民政系统、档案部门到优抚医院自身，对该档案的管理认识跟不上，重视不足，导致这一重要工作边缘化，大部分优抚医院未将优抚对象档案纳入工作计划和绩效考核范畴，优抚对象档案零散、随意地存放在各业务部门，无专门的管理人员。同时，优抚对象档案的基础理论研究极其薄弱，就期刊论文方面，笔者从中国知网只检索到4篇相关的研究论文，理论研究的落后，使得该档案的管理者对优抚对象档案的价值、管理特点、开发利用等认识模糊，对其系统建设缺乏清晰的思路和科学的规划，极大制约了优抚对象档案管理实践的发展。

（二）管理不规范，标准体系建设滞后。

国家民政部、档案局2010年印发的《伤残抚恤人员档案管理办法》和民政部2011年印发的《优抚医院管理办法》都只针对民政部门对伤残抚恤人员评残等工作中形成的档案进行规范，至于优抚对象进入优抚医院后的档案管理一直缺乏统一的规范。大多数优抚医院未建立优抚对象档案管理制度，没有相应的管理职责和流程，适用性标准建设的滞后导致优抚医院对优抚对象档案管理无章可循、各行其是，在归档范围、格式编写、保存方式、整理方法、目录格式等基本业务上都存在分歧，管理比较混乱。

（三）信息化管理水平落后，专业软件功能缺失。

目前，由民政系统开发应用的优抚信息管理系统，主要是为了加强优抚对象的数据采集和抚恤补助资金的管理，而针对优抚医院对优抚对象档案管理的专业软件开发还属空白，信息化建设的落后导致全国各优抚医院对该档案在管理结构层次上不统一，不协调，自管自用，实现不了整体功能的优化，开发利用水平低下。大多数优抚医院未实现优抚档案电子化管理，仅靠手工整理后，利用打印机打印目录，优抚档案无法为各项业务活动的健康发展提供有效的信息支持和数据保障。

四、加强优抚档案管理的对策措施

（一）转变思想观念，加强基础理论研究。

优抚对象档案是民政专业档案的重要组成部分，属于国家民生档案范畴，民政系统、档案部门和优抚医院要更新观念，充分认识该档案工作的重要性，梳理分析优抚对象档案在管理中存在的问题，加强对其价值意义、科学管理、标准规范、开发利用等方面的理论研究，夯实理论支撑。

（二）加强顶层设计，促进标准体系建设。

民政系统、档案部门要加强顶层设计，尽早出台适用于优抚医院对优抚对象档案管理的业务标准和技术规范，对其归档范围、格式编写、整理方法、保管期限基础业务明确规定。同时要认真考虑各归口优抚对象档案管理标准的一致与协调，并以标准体系作为标准化工作的重要指南，科学部署，加强监督指导。

（三）完善规章制度，建立健全工作机制。

优抚医院要将优抚对象档案管理工作纳入医院建设的总体规划、制度体系中，建立健全收集、整理、保管、鉴定、利用、保密、统计、销毁等制度。统筹规划、探索建立与医院行政管理、医疗护理、社工康复等运行管理相协调的工作组织和管理机制，科学制定优抚对象档案管理的工作流程，理顺各相关部门的关系，各负其责，有序合作，实现管理的整体性、制度化、高效性。同时，绩效考核是一种重要的鞭策工具，优抚医院要将优抚对象档案管理纳入绩效考核，明确规定领导、相关科室、档案员对优抚对象档案管理的职责任务，签订绩效目标考核责任书，实施质量控制。

（四）研发专业软件，提高信息化管理水平。

电子信息化管理是档案管理的必然趋势，民政部门、优抚医院要投入资金、人力，研发适用于优抚对象档案管理的专业软件系统，加快档案管理信息化建设。一要充分考虑优抚对象档案的特性和管理要求，软件系统除了具备信息采集、检索、统计功能外，还要与医院的诊疗服务、科研、宣传工作互联互动，实行电子文档一体化。二要充分考虑各民政口的优抚信息系统之间的协调、统一，既保证内容多元的各类优抚档案之间的相对独立，还要将原来多元的档案材料转变成综合性成果，为加强民政宏观管理创造条件。三要考虑对优抚对象档案资料所载的信息进行有效分析、加工与输出，形成一个与外界进行信息交换的动态开放系统，扩大优抚档案的利用范围，提高优抚档案的社会效益和经济效益。

参考文献：

[1]庞秀云.对提高优抚医院档案工作科学化水平的思考[J].山东档案，2012（2）：49.

[2]门鸿娟.对社会福利档案工作的认识[J].黑龙江档案，2011（1）：95.

[3]余伟.提升规范化管理 加强福利机构档案工作[J].2015（5）：35.

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浅谈档案的建立和管理 篇4

关键词：档案,建立,管理

在社会生活中档案是实践活动中形成的一种历史性记录, 同时也是人类一项非常宝贵的财富, 也是社会精神和物质生产得到发展的动力。 (1) 随着市场经济的不断发展, 能够及时获取到有用的信息, 已经成为影响单位工作能够顺利进行的关键环节。档案在各单位中都是非常重要的资料, 档案的建立与管理是对政策执行情况的直接体现。从检查中我们可以发现, 档案信息是单位能否将政策执行好的一项重要依据, 同时也是对历史的重要记录。如果一个单位档案工作做得规范化那么就说明这个单位的档案工作做得好, 单位通过对档案的充分利用, 可以将人事问题、产权纠纷、债权债务等问题进行有效的解决。但是如果一个单位档案工作搞得不好, 管理的比较混乱, 只有上面要求的时候才进行一次突击检查, 档案室中的文件不能立卷归档, 对于有用的资料不能进行有效的收集, 对于档案部门工作的认识不清晰, 就做不到经常性与规范性。

一、做好档案工作应该注意的基本原则

(一) 建以致用

在单位中档案资料是企业管理中最好的参谋, 能够做到充分利用是非常重要的, 如果一个企业能够做到充分的积极的利用档案资料, 就可以将档案内容进行及时的分析, 所得到的数据就可以为企业和政府提供非常有效的信息, 通过整理和分析档案资料可以在实际工作中及时的发现管理中的问题, 使问题得到有效的解决, 档案资料在这时会成为企业非常重要的参考资料。

(二) 在档案的整理中不搞逐级的汇总

传统的档案整理中, 一些地方通过逐级汇总的方式进行上报, 将档案进行汇总, 进而对于企业的全面情况进行掌握。但是经过多年的实践证明, 虽然这种做法的出发点非常好, 但是在实行的过程中带来了很多问题。首先, 在整理分析档案资料的过程中消耗了大量的人力和物力, 是一项非常繁重复杂的工作, 企业和政府在这项工作上耗费了大量的人力和物力, 但是却没有得到相应的回报。其次, 因为通过这种方法获得的数据不是很健全, 档案整理的也不规范, 反映出来的数据不准确, 最终汇总之后得到的数据存在较大的出入, 档案的利用效果受到了极大的影响。 (3) 最后, 档案的汇总的时候增加了额外的负担, 基层人员的积极性受到了严重的影响, 基层工作量在一定程度上得到了很大程度的加重。

(三) 资料收集的要“精”

多年来收集到的资料内容主要包括生产性的有害因素、工艺流程的基本情况、生产单位的基本情况等等。如果原始的数据通过流水账的形式归入档案中, 不定范围, 不分周期, 一定会为档案的整理与分析带来很多不必要的麻烦, 在收集和整理的过程中会涉及到周期和收集范围等问题。在确定周期的时候, 应该根据企业的不同需求, 对档案的内容和形式进行分析与确定, 使建档工作的良好效果得到有效的保证。对于一些检测周期短、监测数据多的自我监测机构, 相关的数据应该通过处理之后按照统一的标准进行归档, 上档周期一般来说可以定位每年一次。在周期与范围得到确定的基础上, 保证对历年的数据进行对比分析, 收集到的各种数据都要“精”, 尽量做到不遗漏、不重复, 每一个数据都应该反映出一定的情况, 将原始的数据进行一定的整理。

二、档案形式的选择要适当

因为各地方部门和企业在档案管理工作中承担的管理任务、范围以及收集到的数据、资料等方面都存在比较大的差别, 所以在档案资料的收集中应该从各自的实际需要出发。经过多年的实践来看, 在档案工作中不能用统一的档案形式对不同层次的管理机构进行要求。应该根据各自的资料形式和特点进行补充与完善, 确定适合本身的档案内容和形式, 充分利用和保存有价值的档案资料。[3]地方管理机构因为承担的管理范围和承担任务不同, 所以建立的档案形式与企业机构相比应该更加灵活, 在本身基础上进行不断的完善, 将本单位的档案建设搞好。

三、档案建立与管理的重要性

从狭义上讲, 档案工作是档案馆与档案室围绕档案进行的一些业务性的工作, 通过科学的方法和原则对档案进行管理, 为社会中的各项事业进行服务, 档案工作是提高工作质量与工作效率的一项必要条件, 同时也是企业历史真实面貌得到维护的重要工作。

1.档案是对历史情况和过去工作的记录, 它可以为单位的工作提供可以考察的依据。档案信息是第一手的参考材料, 是历史的真凭实证。它是在人们的实践活动中形成的, 对于历史情况进行客观的记录, 是非常可靠的凭证。有一些资料甚至是当事人的亲笔手稿, 保留着历史的痕迹。

2.随着时代的发展, 我国的档案事业进入了一个新的发展时期, 档案工作逐渐走向了正轨, 在档案建立与管理中逐渐引用现代化的技术手段, 使各项工作得到扎实的推进, 在这一过程中档案发挥了重要的作用。

四、档案的建立与管理

在档案管理工作中档案的建立工作是一项非常基础的工作, (4) 同时也是非常重要的一个工作环节。在档案建立的过程中应该将以下几方面的问题解决好。

(一) 建立档案的配套性工作应该做好

建立档案信息是汇总各项数据的重要基础, 怎样才可以将各单位的档案数据真实的清晰的表现出来, 首先需要将基础性的工作做好, 各项工作的准备性工作应该在建立档案之前做好, 这是真实反映档案数据的重要基础。

(二) 审查、复核完善档案工作中的信息

对于档案工作中的各项信息, 要进行及时的审查、复核以及完善。对于档案工作中的遇到的各种问题, 不管问题有多么复杂, 都要进行及时的解决和处理, 是档案信息工作的效率和质量得到相应的保证。

(三) 搞好档案建设过程中的技术性问题

在建设档案的过程中, 因为基层工作人员的素质和工作能力参差不齐, 反映在建档的过程中就出现了不同的质量, 为了使档案的质量水平得到相应的保证, 就要将基层工作人员的相关技术培训做好, 在档案工作的过程中出现的各种问题应该得到及时的解决与处理, 档案信息的建立要保证其有效性与准确性, 档案的整体质量应该得到一定的保证。

(四) 在建设档案的过程中应该注重相关人员的培训工作

在建立档案之初, 应该将建立档案相关人员的培训工作充分的做好, 在思想上将意识统一起来。在方法和意识上对建档人员进行培训, 使工作人员在遇到问题的时候可以进行良好的解决, 使建档工作可以得到顺利的进行。

五、结论

总而言之, 档案在建立和管理中需要一套完整的工作流程, 它应该是从实践到理论, 再从理论到实践的过程。档案的建立与管理应该做到经常性与规范性, 经常对档案进行管理, 档案信息来源的有效性与准确性应该得到相应的保证。 (5) 档案的管理与运用是本地区单位中非常重要的工作, 档案管理人员应该大胆创新、解放思想, 用饱满的热情为档案的建立与管理工作作出应有的贡献。

注释

1申玉杰, 高璐璐, 俞守义.社区健康管理平台及电子健康档案的建立和管理应用[J].医学信息学杂志, 2011, (4) .

2李颖.广播影视人才档案的建立和管理[J].媒体时代, 2011, (7) .

3赵佳冬.浅谈档案的建立和管理[J].现代交际, 2011, (7) .

4张卓.开放大学教师开放性档案的建立和管理[J].北京广播电视大学学报, 2012, (4) .

档案的建立和管理 篇5

学生心理健康档案建立的必要性和管理

自从云南大学马加爵杀害四名同学后，又有广东大学蓝庆庞、北京大学安然、浙江大学周一超、郭力维强奸女生。教师，“传道、授业、解惑”的灵魂工程师，在传授学生以科学文化知识的同时，如何根据学生的心理状况，及时有效地给予心灵上的抚慰，帮助他们心情愉快地度过校园生活，是学校心理健康教育的目标，而有效地达到这一目标就必须建立和利用好学生的心理健康档案。

一、建立心理档案的必要性

1.有效地进行学生心理健康教育的需要。学校心理健康教育首先要从建立学生心理档案入手，通过为学生建立心理档案，能及时准确地掌握和了解全校学生的心理发展规律、特点及现状，为学校确立心理健康教育的具体目标、制订工作计划、选择合理的途径和方法提供依据，使心理健康教育工作具有针对性、有效性和前瞻性。同时可以动态地监测学生的心理变化情况，对有心理健康问题的学生可以早发现、早干预，采取相应的心理疏导，从而做到防患于未然，尽可能避免马加爵那样的悲剧发生。学生家长也可以通过查看孩子的心理档案，更好地了解其孩子的心理特点，及时发现其存在的心理困扰，与教师或辅导员一起制定辅导的计划，发挥学校和家庭的双重力量，使学生有一个良好的成长环境。这样有利于学校、社会、家庭相互配合形成合力。

2.学生了解自我、把握自我、完善自我、挖掘自我潜能的需要。心理档案的建立为学生自我教育创造了条件、找到了依据。学生通过心理档案了解了自己的心理状态，了解了自己的兴趣、能力和所处环境，知道了自己的长处和不足，不断地分析自我、评价自我，从而了解自我、调节自我，使自我意识的水平逐步提高，进而充分发挥自己的潜能，完善自我个性，预防心理疾病，形成良好的个性品质。

3.因材施教、提高教师教育教学质量及科学研究的需要。现代教育提倡因材施教，因人而异，充分发挥每个学生的个性特长。建立学生心理档案，能直接为教师提供学生目前的心理状况，了解每个学生的能力差异、个性特征、学习心理等，提出适合该学生心理特点的教育方法，减少以偏概全、盲目武断，做到因材施教、有的放矢，进而提升教育教学质量。建立学生心理档案还有助于教师加强学生心理的研究。通过学生心理档案，可以了解每一个学生的个体心理特征及心理健康状况，还能总结出学生群体在心理健康中存在的问题，如人际关系障碍、对新环境适应不良、缺乏自信等，以及他们在人格特征、气质类型、智力等级等方面的分布特点，为学校心理健康科学研究提供了大量客观的第一手材料，有利3.因材施教、提高教师教育教学质量及科学研究的需要。现代教育提倡因材施教，因人而异，充分发挥每个学生的个性特长。建立学生心理档案，能直接为教师提供学生目前的心理状况，了解每个学生的能力差异、个性特征、学习心理等，提出适合该学生心理特点的教育方法，减少以偏概全、盲目武断，做到因材施教、有的放矢，进而提升教育教学质量。建立学生心理档案还有助于教师加强学生心理的研究。通过学生心理档案，可以了解每一个学生的个体心理特征及心理健康状况，还能总结出学生群体在心理健康中存在的问题，如人际关系障碍、对新环境适应不良、缺乏自信等，以及他们在人格特征、气质类型、智力等级等方面的分布特点，为学校心理健康科学研究提供了大量客观的第一手材料，有利于学校心理健康教育工作的深入开展。4.教育改革和贯彻落实国家政策的需要。新时期下的教育出现了很多新的问题，我们要采取实事求是的态度，创造性地开展教育工作。目前，学生心理健康问题越来越突出，甚至有的学生走上了自杀、犯罪的道路。青少年心理健康问题受到高度重视，教育部发布了《中小学心理健康指导纲要》、《普通高等学校大学生心理健康教育工作实施纲要》和《中等职业学校学生心理健康教育指导纲要》文件，要求为学生建立心理档案，关心每一个学生的心理发展过程，用心理档案记录下每一个心理变化，采取相应的心理疏导策略。

二、学生心理档案的管理

1.确定心理健康档案的建档内容。学生心理档案的内容，应尽可能全面反映学生的心理特点，从而为学校教育提供可靠准确的信息。一般包括两大方面：一是学生基本情况，包括学生个人简介、身体状况、家庭生活情况、学校学生生活情况及对其有重大影响的事件等，这些能够帮助我们深入分析学生心理，正确查找学生问题根源；二是反映学生心理状况和心理特点的资料信息，包括性格类型及特征、智力水平、有无心理障碍、学习态度、职业爱好、心理咨询与辅导记录等，这些是我们有针对性地实施心理辅导的重要依据。

2.学生心理档案的收集方法。

(1)个人总结。

通过每学期的总结，启发学生进一步剖析自我，找出自己的优点、缺点，说出自己的兴趣、爱好、想法，并鼓励学生平时写心理日记，内心想什么就写什么，记录心理变化历程，从中了解学生的心理活动，引导学生衡量自己的心理健康水平。

(2)调查分析。通过让学生回答、填写心理健康调查表，做心理测试题和让学生对一些问题发表真实看法，从中分析学生的内心世界，掌握学生的心理状态。

(3)日常行为观察。学生的心理状态在学习生活中会真实地表现出来。细心观察学生的日常生活，多观察学生的一举一动，记录好每一个细节情况，抓住学生的情绪变化，捕捉学生的敏感信息，了解过去的心灵创伤等。还可以设置情境，让学生在特定的场景中暴露自己的内心世界。

(4)作品分析。借助学校的各种评定和记录以及学生的作品来获取信息，如学生的学习心得、日记、周记、作文、自传、绘画、各种作业、试卷、手工艺制作等分析。

(5)心理测验。心理测验法是建立心理档案最主要和最为常用的方法，其关键是选择合适的测评工具进行测试。在规定的时间内，对学生进行测验，收集其学习能力、人际关系、自我认识、人性特征等信息。

3.整理建档。档案经过收集之后，重点在于整理。需要根据内容和来源渠道，进行科学、分门别类的整理，以班级为单位，按学号顺序为标准，将不同阶段收集的材料分类存档。对于其整理，不仅仅是把收集的数据集中起来，更重要的是使这些数据产生1+1＞2的效果，因此要及时对收集的数据进行分析整合，应该考虑到对这些数据进行什么样的“加工”，才能使利用者利用起来更直观、更方便。比如在整理学生心理测试量表的过程中，可以从纵横两方面来考虑：一方面，保证一定时期一个学生各类量表的连续性；另一方面，应该力争使其能够体现在同类量表中不同学生的比较，只有这样，才能更利于利用者全方位做好学生的心理健康工作。归档时，档案工作人员需要复查，详细检查全部档案，确保学生心理健康档案的齐全、完整。

4.保管。学生心理健康档案必须由档案员专人保管，要恪守档案的保密性原则。学生心理档案的内容有的是学生的隐私，有的带有暗示效应，有的涉及到人际关系，也有学生心理障碍和心理疾病的记录等，应妥善保管，不得随意向他人公布有些内容，规避学生个人隐私的泄漏。日常保管包括资料清洁整齐、排列有序、查找方便，也要注意资料安全措施的落实，避免资料的丢失和损毁，维护全部档案的完整性。

5.利用。建立学生心理档案的目的是促进学生心理发展和人格健全，维护学生的心理健康，提高学生的心理素质，提高学校教育教学效果，为此必须正确利用好学生心理档案。

(1)根据学生心理档案反映出来的不同年级学生的心理特征，进行分班、分组，选拔学生干部，制定教学计划和开展心理教育活动。依据档案，可以研究每个年级的学生在能力、人格、心理健康等方面的总体状况和特点，按照能力水平、人格特点等因素来进行分班编组。也可根据学生的个性特点进行有针对性的选拔学生干部的培养锻炼。同时可结合各年级或各班的实际情况和智力特点来制定年级教学计划或班级教学进度，做到有的放矢。对于学生存在的一些共性的心理问题，可以按班级为单位进行团体辅导，开展心理教育活动。

(2)依据学生心理档案，准确识别和确定心理危机预警对象。学校应该充分发挥心理健康档案的鉴别与筛选功能，把存在严重心理疾病、遭遇重大创伤事件以及有自杀意念和自杀行为等各类潜在或现实的心理危机干预对象正确识别出来，根据相关的心理预警指标对其心理危机的轻重程度及可能后果进行科学评估和判断，并在此基础上对他们采取相应的咨询、辅导、追踪、监控、干预措施，以对心理危机做出准确预测、有效防范和正确处理。

(3)根据学生心理档案反映的问题，提出具体的教育建议和培养策略，指导学生解决各种成长性与发展性的心理问题。学生心理档案的建立与完善为学校开展个性化、因教施教的心理健康教育创造了条件，学生心理档案记录着学生的智力、人格、心理健康、学习心理及职业能力等个性心理特征的描述和分析，借助学生心理档案，可针对学生不同的心理发展问题提出具体的教育建议和培养策略，提供个性化的教育与咨询服务，从而更有效地帮助学生解决各种成长性和发展性的问题。在个性化辅导中，可以针对学生某一方面的问题或多方面或全方位地开展辅导，这要视学生的实际情况而定。

档案的建立和管理 篇6

关键词： 德育档案 必要性 对策

德育工作是学校教育的首要任务，德育档案工作是德育工作的重要组成部分，是学校教育事业发展的关键。只有规范了德育档案管理工作，才能更好地促进德育工作，进而促进中职学校各方面工作的顺利开展。学校德育档案工作分为学校德育管理档案和学生德育档案两大类。学生德育档案指面向学生本人设立的档案，内容包括学生在校或实习期间的一系列行为记录、生活记录。笔者就中职学生德育档案建立的必要性谈一些体会。

一、学生德育档案建立的必要性

学生德育档案包括学生日常学习和生活中的优秀事迹、学生参加的各种社会公益活动和团队活动、学生所获得的各种奖励、学生的各种优秀劳动成果等，它是代表学生思想品德发展进步的资料。中等职业学校的学生是一个特殊的群体，他们绝大部分是没能考入高中的“差生”，因而心里普遍认为自己是“失败者”和“被遗弃者”，认为自己的前途很渺茫，但学生正处在生理、心理成长和世界观逐步形成的阶段，其可塑性很强。我们通过对学生的引导、教育并收集、整理、归纳资料，就可以得到反映学生个人特点的德育档案。随着高校的不断扩招，中等职业教育学校的毕业生就业形势日益严峻，许多中等职业教育学校把学生毕业后的就业作为首要的培养目标。这样，往往造成急于求成，重技能培养，而忽略了德育教育。德育档案得不到重视，致使档案材料收集不全面，不能全面准确地反映出中职学校学生在校期间的整体德育情况。

随着教育事业的发展，学生的综合素质、道德品质越来越受到高校和社会的重视，学生的德育档案发挥着越来越重要的作用。许多企业在学校招聘毕业生时，把学生的道德品质放在首位，他们认为知识技能放在岗位上可以继续培养和学习，但是道德品质低下是企业绝对不能接受的，和知识技能相比企业更愿意接纳有优良道德品质的人。

现实中大多数用人单位在录用毕业生时将学校提供的档案内容作为考核毕业生的主要参考依据。然而，许多中职学校学生档案管理仍沿用以前的老办法，收集的材料千篇一律，尤其是学生道德品质的表现如何，也仅仅以班主任评语作为参考。更有甚者，一些学校为了达到通过提高就业率来争夺生源的目的，也为了使自己的毕业生更快地找到工作，就在毕业档案上做文章，撤销处分、扩大表彰范围等。用人单位接收某学生后发现档案内容与实际表现不符，只好辞退已录用的毕业生，这不仅直接影响了用人单位的正常人才招聘计划，而且丧失了学校的诚信，损坏了学校的声誉，最终影响用人单位的正常工作开展和中职学生的就业。因此，笔者认为学生个人德育档案的建立尤为重要。

二、学生德育档案建立的对策

学生档案管理工作必须有专人负责，如果学校有综合档案室，那么可把学生档案归到综合档案室由学校专人负责统一管理。如果学校各科室分散管理德育档案，为保证学生德育档案的全面和质量，各科室一定要加强联动，实现各科室专人负责和信息及时沟通。

1.建立德育档案的收集制度

形成中职学校学生德育档案材料的方面很多，一是各类社会实践活动，例如纪念日主题教育活动、礼仪规范教育活动、社会实践教育活动、主题教育活动；新生进校以后，官兵对学生进行短期军训；“爱心助残”活动；每周升旗仪式。二是各种竞赛及各类证书复印件，如作文大赛、中华魂读书比赛。三是学生在上学期间所形成的学习生活表现，如迟到早退、仪表风貌、上课表现、乐于助人等。

2.强化师生德育档案意识，加大宣传力度

一是让大家认识到，学生德育档案是关系到中职学校进行素质教育、培养合格人才和促进中职毕业生就业的重要事情。每一位学生都应该做到填写认真、清楚书写、规范书写，符合档案标准要求。二是通过宣传提高师生对学生德育档案重要性的认识，关心、支持对学生德育档案建设工作。同时，让学生在学习和生活实践中取得优良的业绩，使自己的德育档案完美优秀。

总之，中职学校学生德育档案是学生综合素质的体现，对学生健康成长和成才起着重要作用。我们教学工作者一定要把德育档案建立好、管理好，使学生的德育评价更加真实、有据可依，有利于更好地促进教学工作。

参考文献：

[1]刘明明.学生德育成长档案袋的评价原则[J].西北职教,2008(9).

[2]曹叶.以德育为核心的高校档案工作研究[J].中国科技博览,2013(6).

（作者单位：阳泉市卫生学校）

家庭健康档案的建立和管理 篇7

家庭与居民健康息息相关, 全科医生在个体患者照顾中必须收集其家庭材料, 必须记录和考虑患者家庭的背景资料, 建立家庭健康档案。家庭健康档案是开展社区卫生服务所必需的居民健康档案的重要组成部分之一, 内容包括家庭的基本资料、家系图、家庭评估资料、家庭主要问题目录、问题描述和家庭各成员的健康记录, 体现了社区卫生服务以家庭为单位的照顾的全科医学的专业特色。家庭健康档案的有效利用, 是全科医生开展以家庭为单位的医疗、预防、保健、康复、计划生育和健康教育等服务工作的重要依据。为此, 笔者参考相关文献[1,2,3], 阐述建立和管理家庭健康档案的相关知识, 为社区卫生服务的开展提供可靠依据。

1 建立家庭健康档案的具体内容

1.1 家庭基本资料

家庭健康档案通常放在家庭档案的前面, 内容主要包括户主姓名、家庭住址、联系电话、居住面积、饮用水来源、采光情况、家庭经济状况和各家庭成员的基本资料 (姓名、性别、年龄、职业、教育程度、宗教信仰、主要健康问题等) , 一般以表格形式表示。

1.2 家系图

家系图即家族谱, 是一种历史性的、真实的和结构性的家族树状图谱, 用来表示家庭结构、家庭成员之间的关系、家庭健康史、家庭重要事件、家庭成员的疾病间有无遗传的联系等, 它可以十分简练地记录家庭的综合资料。通过家系图可以使全科医生迅速把握家庭成员的健康状况和家庭生活周期等家族基本材料, 有利于维护家庭内所有成员的健康。因为家系图的相对客观性, 综合性强, 简单明了, 是了解家庭客观资料的最佳工具, 一般被作为家庭的重要资料存在于家庭档案之中。

绘制的家系图一般由三代人组成。其中, 长辈在上, 晚辈在下;同辈中, 长者在左, 幼者在右;夫妻中, 男在左, 女在右。绘制时, 可以从最年轻的一代开始向上追溯, 也可以从中间开始上下展开, 一般是从家庭中首次就诊的患者这一代开始, 向上下延伸。在代表每一个人的符号旁边, 可再标上其年龄、出生或死亡日期、重大生活事件及其发生的时间、遗传病、慢性病等资料。从家系图一般可获得如下资料:家庭人数、家庭的外部结构类型、家庭生活周期、家庭关系、居住情况、遗传病的发生情况、家庭成员的基本资料。绘制家系图可以一次完成, 也可以在照顾患者的过程中逐渐完成。家系图一般可在10～15min内完成, 其内容可不断积累、修改, 在开展社区卫生服务过程中有较高的使用价值。

1.3 家庭评估资料

家庭评估资料包括家庭的内部结构和外部结构、家庭生活周期、家庭功能、家庭内外资源、家庭压力、家庭危机等。目前, 在社区卫生服务机构广泛使用的家庭评估方法和工具包括:家系图、家庭圈、家庭关怀度指数等。

家庭圈反映的是就诊者主观上对家庭关系的感性认识、情感倾向、家庭成员之间关系的亲密程度以及与社会网络的联系。这种主观看法一般只代表就诊者当前的认识, 会随着时间的推移而不断地发生变化, 尤其是在家庭生活周期的转变阶段或家庭成员出现严重疾病时, 因此, 需要不断进行修正。就诊者画完家庭圈后, 应该让其解释图的含义, 了解患者的的情感反应和可能存在的与家庭有关的心理和社会问题, 使全科医生了解其家庭情况。必要时, 全科医生还应比较同一家庭不同成员的家庭圈, 并与患者及其家庭成员一起分析, 发现成员之间缺少沟通的方面或彼此之间的不同期望, 并使之努力修正角色, 不断改善家庭功能。因此, 家庭圈可作为功能障碍家庭的出发点。

家庭关怀度指数量表是一种检测家庭功能的问卷, 可以反映家庭成员对家庭功能的主观满意度, 这种方法简单易行, 可在5min内完成, 一般用于全科医疗门诊的家庭功能筛检。由于其问题数量较少, 评分容易实现, 因此, 可以粗略、快速地评价家庭功能, 比较适宜社区卫生服务机构使用。该量表共分2部分:一是APGAR问卷, 是对家庭适应度 (A) 、合作度 (P) 、成熟度 (G) 、情感度 (A) 和亲密度 (R) 等5项家庭功能的整体满意度的测量, 通过此问卷, 可以了解粗略地家庭功能障碍的基本原因, 即哪一方面的家庭功能出现了问题;二是了解接受测量者与家庭成员的的个别关系。家庭关怀度指数量表可以帮助全科医生了解患者可能得到的家庭照顾或支持的程度, 但有时不能完全反映家庭功能的实际情况。

1.4 家庭主要问题目录及其描述

家庭主要问题目录及其描述主要记录家庭生活周期各阶段存在的或发生的重大生活压力事件和对家庭功能的评价结果。对家庭问题的诊断必须征得患者的知情同意, 对家庭问题的记录, 可以参考基层医疗国际分类 (ICPC) 中对社会问题的分类。对家庭问题的具体描述, 可以依次编号, 以问题/患者为导向的记录方式 (POMR) 中的SOAP方式加以描述。其中, S代表患者的主观治疗, O代表客观资料, A代表队健康问题的评估, P代表对问题的处理计划。

1.5 家庭健康指导计划

汇总以上各项家庭健康档案收集得到的信息, 分析家庭存在的主要健康问题, 提出综合而具体的家庭健康干预与指导计划, 包括解决问题的方案、措施和建议等。

1.6 家庭成员的健康记录

在家庭健康档案中, 每一名家庭成员应有一份自己的健康资料记录, 主要内容同个人健康档案。

2 家庭健康档案的建立

家庭健康档案有2种建立方式:一是为每一户建立一本家庭健康档案;二是结合全科医疗实践活动逐步把相应的家庭资料纳入到个人健康档案。

家庭健康档案要求在设计好的健康档案记录纸上适当、准确、真实的资料;要求记录的字迹清楚、问题描述完整、精确和真实, 符合逻辑性;资料的记录要保持动态连续性, 档案中的各类项目建立后, 必须能够被医务工作者读懂, 必须提高其利用率。

3 家庭健康档案的管理

家庭健康档案与个人健康档案一样, 应该保存于社区卫生服务机构内, 由专人保管, 每次使用后都应归回原位。健康档案所记录的内容可能涉及患者及其家庭的隐私, 所以, 必须强调档案资料管理的可靠性。为了妥善保管健康档案, 社区卫生服务机构必须设立专门的档案柜, 编制家庭健康档案号码, 并使家庭内所有成员的个人健康档案放在一起, 以方便查阅和利用。应该编制个人和家庭健康档案检索工具, 并形成电子文档, 以便于以最快的速度查找档案资料, 维护患者及其家庭的健康。同时, 家庭及其个人健康档案应实行电子化, 实现资源共享, 以便于该家庭由于搬迁等原因, 其他社区卫生服务机构直接可以看到其健康档案。健康档案的保存应与一般的档案资料区分开来, 但可借鉴其检索工具建立方法和手段。

社区卫生服务机构应按照卫生部制定的《健康档案基本构架与数据标准》的要求, 按照国家卫生信息化建设“统一标准”的基本原则, 使用统一的电子健康档案记录标准, 以发挥健康档案的作用。

参考文献

[1]吴春容.全科医学基础[M].北京:人民卫生出版社, 1998.

[2]梁万年, 郭爱民.全科医学基础[M].北京:人民卫生出版社, 2008.

档案的建立和管理 篇8

党中央、国务院高度重视农村卫生工作,将发展农村社区卫生服务作为深化卫生改革问题的重要举措,作为实现“人人享有卫生保健”目标的基础环节,把居民健康档案列为九类公共卫生服务项目之首[1],启动农村居民健康档案建设工作。

健康档案,指居民身心健康(正常的健康状况、亚健康的疾病预防健康保护促进和非健康的疾病治疗等)过程的规范和科学记录。是以居民个人健康为核心、贯穿整个生命过程、涵盖各种健康相关因素、实现信息多渠道动态收集、满足居民自身需要和健康管理的信息资源。健康档案记录的主要内容包括每个人的生活习惯、既往病史以及历次体检结果等,是一个动态连续且全面的记录过程,通过完整详细的健康记录,为每个人提供全方位的健康服务[2]。建立居民健康档案是社区进行健康诊断和管理的有效途径。系统全面的居民健康档案可以帮助社区卫生服务人员掌握所在社区居民群体和个体健康状况,了解社区居民主要的流行病学特征、为筛选高危人群和开展疾病管理采取有针对性的措施打下基础[3]。《中共中央、国务院关于深化卫生医药体制改革的意见》提出:以建立居民健康档案为重点,构建乡村和社区卫生信息网络平台。居民健康档案建立、管理和利用关系到人民群众最关心、最直接和最现实的利益问题。

滕州市自2009年开始农村居民的健康档案建立工作,通过近2年的工作,在健康档案的建立、利用和管理中发现一些问题和不足。

1 健康档案建管和利用的问题

1.1 健康档案的内容

健康档案的内容应科学、简洁,需要的内容一个也不能少,不需要的内容一个也不要多。

文字通俗、易懂,便于被调查者回答。例如“山东省居民健康档案”中有这样的问题:过去一年你是否参加体育锻炼或运动?(1)是;(2)否。这个问题对农村居民来说比较难回答,首先,这里所说的体育锻炼或运动具体包括什么不明确,其次,农村居民经常下地干农活或外出打工干些体力活算不算。

1.2 健康档案的建立与更新

首先面临的难题是入户难。长期以来,由于农村医疗和健康档案宣传普及不够,很多居民对医务人员的工作持抵触态度,上门调查时吃闭门羹是常事,“建档有什么用?”成为医务人员需要反复解释的问题。现在的居民还是有“没有病不管健康状况”的想法,特别是中、青年人觉得自己身体健康,认为建立档案没有必要,普遍态度冷淡,有些人甚至还有很强的抵触情绪。加上健康档案涉及一些个人隐私内容,很多人并不配合。这样的认识往往忽略了一个重要问题就是“健康”,不只是“有病”看医生,而是在健康的基础上针对个人的生活习惯做出相应的调整,使个人的机体代谢更加趋于完善。分析建档难、更新难的原因,一方面是因为居民对建立健康档案的重要性不理解,一些居民甚至觉得穿着白大褂上门医生“不吉利”而干脆拒之门外;另一方面也源于居民对档案中所涉部分问题的不理解,尤其是一些隐私性的问题。此外,社区医院人手不够也是建档难、更新难的重要因素。目前,大多数基层卫生服务机构人员配置偏少,除了日常的门诊工作外,还承担着预防保健、健康教育等任务。由于工作负担已经很重,对于健康档案的建立和更新,只能在被动为居民上门看病时进行,而非平时的登门入户。

档案的信息更新同样面临诸多困难。受多种因素制约,本应是动态管理的健康档案,由于得不到及时更新,常常成了压在柜底的“固定档”。当前,很多居民一般有病就去大医院,健康档案并没有充分发挥作用,除了前来就诊的病人与上门回访的慢性病病人档案更新率较高之外,其他人档案的更新率较低。同时,健康档案建立后需要定期回访,艰巨的回访工作量与基层卫生服务机构自身的条件不足同样是一对尖锐矛盾。而此项工作主要由村医来完成,一方面村医的工作能力和水平参差不齐;另一方面让其拿出大部分时间去做回访工作而影响了他的医疗活动,对他们说也是不情愿的。

1.3 健康档案的管理和利用

一是缺少信息化管理软件和硬件,导致健康档案不能及时更新与添加,只能反映当时农村居民健康状况,对一些疾病的追踪、随访等更新滞后。二是没有形成健康档案信息网络,造成信息不能共享。三是运行和维护成本高,健康档案建立与电脑输入时人力资本投入高,动态管理和维护运行成本高。四是人才的极端缺乏和结构不合理,乡村的健康档案管理人员综合素质和技术水平较低。没有形成与“新农合”系统对接。居民在享受医疗报销的同时,每次在村居委会卫生室、镇、街道办事处卫生院以及市级医疗机构的诊疗处方情况不能及时反映在档案里。

2 对策

2.1 健康档案的内容应结合实际

档案的内容设计要符合农村的情况,要通俗易懂,让广大农村居民易于理解和接受。

2.2 加强宣传

通过宣传和与居民的沟通,使居民对建立档案有一个更深层的了解,使居民能够欣然的接受,才能使建立健康档案工作顺利开展下去。

2.3 强化基层医疗人员的公共卫生服务意识

乡镇医院和村卫生室应将建立健康档案作为转变服务模式、深入开展公共卫生服务的一项基础工作,在相关业务部门的指导下,完成健康档案基础资料的采集工作,不断将工作产生的信息充实到居民档案中,实现对健康档案的动态管理。建立一套动态系统的好处是使原先的死病历、死档案成为活病历、活档案,随时更新,从而实现对一些慢性病防治的关口前移。

2.4 强化管理,用好健康档案

要把建立好的健康档案充分利用起来,变成有价值的东西,成为经常翻阅利用的内容[4]。健康档案可以帮助乡医了解服务对象,挖掘潜在需求,创造更高价值;帮助农村居民建立新的健康观念,使乡医真正成为农村健康知识的传播人,开展公共卫生服务的目的,使卫生服务更具有个性化、连续性、综合性和协调性。对涉及的个人隐私,应做好信息的保密工作。积极争取上级开发电子档案,配备设备并联网,以便资料共享。

健康档案的建立是需要很长的一段时间,这就需要居民的支持和配合,同时,基层医务人员也必须有崇高的敬业精神和一定的沟通能力,使健康档案不仅建好,还要变为活档,才能更好地为人民健康服务,从而推动农村的卫生工作发展。

参考文献

[1]中华人民共和国国务院.关于印发医药卫生体制改革近期重点实施方案.[国办发(2009)12号].

[2]鲍勇.社区卫生服务中社区诊断与健康档案管理工作的完善[J].中国全科医学,2005,8(17):1461.

[3]吴春容.全科医学基础[M].北京:人民卫生出版社,1999:276-277.

居民健康档案的建立与管理 篇9

一般来说, 居民健康档案是记录居民健康情况系统的文化, 包括了个人病患的记录、各年龄阶段的保健记录等等。好的健康档案是照顾病人的基础, 更是加深、扩大医生临床经验的工具, 受到广大医疗从业人员的认可。社区建立健康档案是开展社区服务基础工作的重要保障, 也是深入了解服务对象的主要方法, 同时还可取得第一手宝贵的社区科研资料。

二、居民健康档案的基本内容

健康档案是居民健康日记, 是个人健康资料所不可缺少的重要组成。社区卫生服务机构有别于医院的特征之一就是拥有完整的个人健康档案。而且, 健康档案可在一定程度上转变医生与患者的服务模式。一般而言, 民居健康档案包括了3个部分:个人、家庭、社区健康档案。仁寿县文林镇城东社区卫生服务中心建立居民健康档案包括了了以下信息内容:基本信息、病例病史、联系方法、体检情况等等。

(一) 个人健康档案内容。1.基本资料。包括居民的基本资料, 如年龄、职业等, 同时也对他们的健康行为有所记录, 例如是否存在吸烟、运动等习惯。同时还记录了临床方面的资料, 如是否有病史、过敏药物等等。2.健康问题的目录。档案的主要内容之一就是健康问题的目录。其记录的内容包括过去、现在及可能发生的影响, 可真实有效反映个休的检查结果。3.病情流程表。指的是居民的某个病情在一段时间内的检查、治疗情况的概括, 这是一个动态的、变化的指标性过程。4.问题的详细记录以及进展记录。此内容属于健康档案的灵魂, 是对患者每次的就诊情况进行详细描述与记录。包括治疗方法、服用的药服、过敏反应等。5.周期性的检查报告。主要是运用具体的表格形式, 针对不同的个体所设计出的专业性表格, 为预防疾病打下了良好的基础。6.住院记录和转院记录。记录了病人的住院情况以及转院的记录。主要目的在于运用各类资源, 为病人提供完善的医务和护理服务。

(二) 家庭健康档案的内容。家庭健康档案有别于个人健康档案。但也包括了个人的基本信息, 不过最重要的是还包括了家庭成员的内容, 包括是否有遗传病史、家人的饮食习惯、运动习惯、家人成员的健康情况等。

(三) 社区健康档案的内容。1.社区基本的资料。主要包括了社区的所处位置、卫生设备和条件等等。社区人口学特点, 例如社区总人数、出生率、生育观等等;社区文化、社会环境情况, 如社区居民教育水平、婚姻情况、家庭功能等等。2.社区卫生的服务情况。主要记录了社区卫生服务的门诊内容、门诊的接诊工作量、常见病处理方法等内容。3.社区的健康情况。主要是记录了所处的社区的一个健康问题分布, 包括疾病的严重度、人群的常见发病率、社区的残疾人数量、工作环境、居住条件、饮食环境等等。并且对威胁居民健康的问题进行进行分析、评估, 旨在最大限度预防疾病的发生。

三、居民健康档案的建立准则和方法

(一) 居民健康档案建立准则。健康档案的建立一直以来都是一项系统性的长期工作, 在档案构建的过程中, 应该遵守以下几点准则, 只有这样才能建立起完美的居民健康档案:

第一, 一步一步观察、分析, 慢慢建立起完善的居民健康档案。在建立居民档案的过程中, 有的问题是通过简单了解和短时间的观察即可得出结论。但仍有很多问题非常复杂, 需要长期的分析、研究、综合评定后才可作出全方位的判断。还有些隐私性强的工作只能在全科医生接触后才可真正了解。所以居民健康建立不要操之过急, 需要一步一步完善。

第二, 收集资料时一定要综合分析。在健康档案中, 其问题的记录是一项重点的内容。这些问题包括过去的、现在的, 以及未来可能影响到家庭、个人的健康问题。

第三, 动态性准则。当前的健康档案中, 所罗列的问题可能还无法完全包括影响到个人、家庭健康的所有资料。因此, 在运用的过程中, 一定要对一些无效的信息进行删除处理, 同时补充、更改有效信息, 不可因为工作量大而丢失了有效的信息记录。

第四, 准确性、客观性准则。健康档案资料一定要具有准确性和客观性, 要经得起时间的推敲, 具有反复使用的价值。

第五, 隐私性。居民健康档案或多或少包含了个人及家庭的隐私问题, 因此这些档案要做好保密的工作, 不要随意泄漏。同时一定要保障个人的仅利, 在使用的过程中还要做好严格的分级管理制度。

(二) 居民健康档案的建立方式。居民健康信息是一个动态彩信的过程。收集工作包括了一般的用户调查、日常医疗情况、保健及预防有机结合的方式来一起完成的仁寿县文林镇城东社区中心辖区5个居民委员会, 中心将50余人分成5个小组, 在居委会配合下各自负责一个社区开展入户调查。

第一, 每年集中1~2个月下社区上门建档, 采取2人一小组, 一人问询, 一人记录的方式;

第二, 与日常工作有机结合, 在居民到社区卫生服务机构来看病时就要适时的宣传有关健康档案的建立工作, 让居民可以最大限度配合工作的开展。

目前已建立居民健康档案51326份, 建档率99%, 筛查出高血压2152例, 糖尿病1132例, 65岁以上老年人4092, 孕产妇215人, 儿童3871人, 全部实行信息化网络监控管理。

四、健康档案的管理与利用

个别社区卫生服务机构将辛苦建立的健康档案如同保管文物一样“保管”着, 只是用于应付上级卫生行政部门的检查, 往往导致档案变成一堆无价值的“垃圾”或装饰品。没有让档案起到真正的作用, 无法让医生了解服务的对象, 更无法创造更高的价值, 实现开展社区卫生服务的目的, 更无法让档案具有的宝贵价值充分发挥。一般来说, 可采用以下方法进行:

第一, 相关的数据收集由卫生行政部门统一处理, 实现居民健康档案信息的共享, 为提升社区的服务质量打下良好的基础。

第二, 可参照住院病历的构建方式。可专门配备一个单独的档案室, 根据健康档案中的内容不同, 包括不同社区的居民, 把档案纸质材料分别摆放, 并安排专人负责特殊人群 (糖尿病、高血压、0~6岁儿童、65岁以上老年人、孕产妇) 的管理。同时还要注意的是, 居民健康档案的数据信息要由专人管理及录入, 也要配有专门进行维护, 做好相关的数据备份工作, 以此来保证数据信息的完整和安全。

第三, 根据有关的慢性病管理规范, 把慢性病管理和个人健康档案有机结合。所患有慢性病的患者标记好, 归入到慢性病管理的年度检查表和随机访问表中, 同时根据相关规范、要求, 完成相关表格的内容。

第四, 为了能让建立健康档案这一工作得以纵深推广, 城东卫生服务中心还在社区内定期开展社会公益的预防保健和健康教育宣传, 组织社区服务人员经常下社区义诊, 利用已掌握的信息, 电话通知特殊人群定期到中心听健康教育讲座 (每月15号高血压讲座, 19号糖尿病讲座) , 从而提高居民的自我保健意识。

五、存在的问题及改进措施

目前, 我社区居民建立城市居民健康档案建立率为95%, 档案管理比较规范, 利用率逐年增加, 为居民健康提供了可靠的凭证。但是, 居民健康档案建设工作仍有一些问题存在, 一是居民对健康档案的认识度不足, 甚至有的居民不愿意配合社区医生建立健康档案建档。二是相关部门之间协调配合不够, 甚至极少部门的部分领导还误认为, 建立健康档案是是卫生部门的事, 在配合协调上主动性还不够。三是医务人员业务能力有待进一步提升, 特别是建立居民健康档案的意识要加强。

加强居民档案管理应做到:1.加强对《档案法》, 等法规的学习, 学习居民健康档案管理相关规范;2.积极在卫生管理部门领导下, 认真接受档案行政管理部门的业务指导;3.把居民健康档案列入社区卫生部门的重要议事日程, 档案工作有足够经费, 有专职人员管理和提供档案;4.建立健全档案制度, 工作列入年度目标考核内容。

参考文献

[1]毛乾英.居民健康档案建立与管理存在的问题与措施[J].武警后勤学院学报:医学版, 2014 (5) 423-424.

[2]林湖兰.社区居民健康档案的建立与管理[J].求医问药:下半月刊, 2012 (4) 193-194.

建立家庭档案 服务和谐社会 篇10

1. 建立家庭档案有利于家庭和社会的稳定。

家庭档案是家庭集体教育的教材。家庭档案中的家谱、家史等, 其编纂者以当时社会的观点、立场, 真实地记人叙事, 反映了当时的社会制度、经济关系、伦理道德, 是当时家庭、社会面貌的记录。它可以使家庭每位成员直观、具体地了解姓氏历史、家庭演变发展史, 是对家庭成员进行爱国、爱家教育的好素材。家庭档案中的当家理财记录, 可以使家庭成员了解家庭收入、消费情况, 是勤俭节约、艰苦朴素作风教育的具体素材。家庭档案中阖家欢聚的照片、家庭成员生日录像、家庭大事记等, 有助于增加家庭亲情, 增加家庭幸福感和凝聚力。

家庭档案是家庭成员自我教育的教材。家庭档案中自己的毕业同学录、题词册等, 是学习生活的温馨回忆, 记载着学友的亲切嘱咐、热情鼓励。每当在生活中碰到烦恼, 在工作中遇到挫折的时候, 重新翻阅, 就会一扫心中的阴霾, 恢复活力和生气。家庭档案中的革新成果、职称证书、职务任命书、荣誉证书等, 直接反映了家庭成员工作中的业绩, 记载了一件件难以忘怀的故事, 是家庭成员知识与汗水的结晶。欣赏这些档案, 不仅能够体验到人生创业的艰难, 感受事业成功的喜悦, 感激前进道路上师长、领导、同事、朋友的培养、帮助和指导, 珍惜自己努力所得到的成果, 而且能为未竟之业发愤图强。

家庭档案是家庭成员互相教育特别是家长对孩子教育直观生动的教材。家庭中父亲、母亲成长的记录, 特别是成功业绩的记录, 本身对孩子就是一种示范, 就是一种引导, 可使孩子为之自豪。家庭中孩子成长的记录, 也是父母辛勤培育的见证。欣赏这些记录, 特别观看孩子学习、工作成果记录, 会令父母感到欣慰, 感到骄傲。

2. 建立家庭档案有利于社会档案意识的提高。

自从1988年1月《中华人民共和国档案法》实施后, 档案部门在正常业务的开展和执法工作实践中, 深切地感受到提高全社会公民档案意识的重要性。提高全社会的档案意识, 尤其是领导干部的档案意识, 是做好档案工作的前提和条件, 更是档案执法并保证执法有效的前提和条件。于是各级档案部门把宣传《档案法》, 呼吁提高全社会的档案意识作为自己的日常工作之一。尽管多年来, 档案工作者一直致力于提高社会各界的档案意识和档案工作的社会地位, 但收效并非尽如人意。通过家庭档案的建立, 人们对“档案”一词已不再陌生, 每个公民都自动自觉地收集、保管好各自的档案, 有效利用档案, 对提高全社会的档案意识, 起到了积极作用。如果是一个名人家庭, 或是家庭里出了一位有影响的人物, 那么家庭档案的作用也就更加显著, 影响更加深远。

3. 家庭档案有利于家庭权益的维护和社会的安定。

家庭成员作为社会人, 在各项社会活动中都应受到法律保护。各种证件、票据、合同等家庭档案是具有权威性的法律凭证, 在产权明晰、责任裁定等社会事务中对维护家庭成员的合法权益、避免不必要的纠纷等方面将起到重要的凭证作用。各个不同家庭都不同程度地存放一些产权证明、经济合同、地界划分, 农村中土地承包、宅基地审批手续, 日常往来借据、购物发票和信誉卡等具有法律效应的文件、材料等等, 这些都是家庭档案的重要内容。提供这些有力的证据, 对于处理各种经济纠纷、房屋使用权、土地之争等是十分有用的。

4. 建立家庭档案可以有效地服务家庭, 方便生活。

每个家庭都有一些需要保存的东西, 如各种票据、证件、医疗卡、保险单等有价值的材料、信息。如果放置无序, 管理不善, 在查找时, 常常会因一时找不到而耽误时间, 影响使用。随着科技的发展, 现代化水平的提高, 微机已经进入家庭, 如果有意识地将一些常用的学术资料、金融信息、证件号码等输入微机保管起来, 到需要时就会查找方便, 利用及时。

随着社会进步和科学技术的飞速发展, 人们的生活水平不断提高, 家用电器已经走进千家万户, 并不断升级换代, 成为生活中必不可少的伴侣。如果将有关的图纸、使用说明书、保修单等归档保存起来, 为日后正确使用和维护家电提供参考, 就可以减少家庭生活中的许多不便。同样道理, 如果我们收集和整理家庭卫生、保健等档案, 把每个家庭成员的健康状况及体检、用药等情况均记录在册, 就可以为日后预防和治疗疾病提供参考和依据。

5. 家庭档案是法定档案的重要组成部分。

家庭档案是社会信息资源的组成部分, 许许多多的家庭档案, 其作用和影响远远超出家庭范围, 为社会增加了广泛的有声有色的反映历史真实面目的资料, 使国家受益颇多。因此, 很多综合档案馆都在通过寄存、征集、捐赠、购买等形式, 从个人手中收集档案资料 (如家谱档案、人物档案等) , 用以丰富国家档案馆藏, 方便社会利用, 有利于国家档案资源多样化的建设。