综合档案室的建立

综合档案室的建立（精选十篇）

综合档案室的建立 篇1

一、建立学生综合素质档案是全面提升学生素质的需要

学生综合素质的内容包括道德品质、各种素养、学习能力、交流与合作、运动与健康、审美与表现等方面。为了对每一名学生负责, 让每一位家长放心, 使每一个学子健康成长和成才。建立中等职业学校学生综合素质档案, 实质上是展示其自身价值、努力过程、素质水平的一种凭证。这种凭证在学生间的“传播”, 无疑会激励着学生朝“前”发展, 使学生明了自己的发展情况, 并不断地了解自己的优势, 克服和改进不足之处, 使自己的能力和素质在三年的中职学生涯中不断提高。

二、建立学生综合素质档案是学校实施素质教育的需要

素质教育的主要内容是:面向全体学生, 全面提高学生的思想品德素质、文化智能素质、劳动技能素质、身心健康素质和艺术审美素质, 充分发挥学生特长, 发展学生个性, 促进学生生动活泼全面和谐发展。建立学生综合素质档案, 使学生在他个人档案材料收集整理过程中激活内驱动力, 自觉地参加丰富多彩的中专学习与实践, 这样就会有效地推行中等职业学校素质教育的实施。此外, 详尽、准确、真实的学生综合素质档案也是对学生评价的最原始的依据, 使学生工作能在公平、公正中进行。

三、建立学生综合素质档案是用人单位了解毕业生真实情况的需要

中专学校学生综合素质档案的建立, 其最终目的除了真实反应学生在学基本情况外, 还得为学生向用人单位展示学生的才能服务, 而用人单位是如何看中专生的综合素质的:

1.吃苦耐劳, 献身敬业。

用人单位很反感毕业生动不动就问条件, 提要求, 他们需要毕业生为他们做贡献、创财富, 并不是不考虑你的生活条件、报酬待遇, 只是有主有次的问题。

2.知识面广, 适应性强。

用人单位越来越重视学生的综合素质, 一专多能, 要求毕业生努力学好专业基础知识, 注意培养自己的特长。

3.外语和计算机成为必备的附加技能。

毕业生应该认识到:对外语和计算机的学习, 不仅是学校的要求, 也是社会的要求, 是现代复合性人才的内在要求。

4.良好的心理素质, 一定的社会工作经验。

很多用人单位看重党员、学生干部、三好学生。用人单位认为这些体现了一种社会责任心, 代表了一定的组织领导和协调能力。

由于用人单位与毕业生之间的“见面礼”——推荐表只提供部分成绩数值、学校笼统的鉴定和学生自我介绍等, 未能全面反映毕业生的真实情况。意大利著名档案学家埃·卡萨诺瓦在他的《档案学》中明确指出:“档案的保存适合于一个人所生而固有的需要, 这种需要虽然为无所者轻视, 但是永远不能把它压制下去。”由此可知, 中等职业学校学生工作发展的需要是我们建立学生综合素质档案的根本依据。从档案学的角度讲, 档案的作用与价值是由满足社会需要的程度决定的。建立学生综合素质档案可以使用人单位能清楚地了解学生在校的思想品德、科学文化、技能、心理素质等方面的情况, 做到知人善任, 用贤举能。

四、建立学生综合素质档案有助于为人事部门提供人才资源配置的信息和数据

人力资源管理要做到人尽其才, 才尽其用, 人事相宜, 最大限度地发挥人力资源的作用。当前, 全国就业政策相当宽松, 人才流动非常频繁, 中等职业学校毕业生就业方式绝大部分为合同性质。他们的人事档案绝大多数放在政府人事部门进行管理。“任何档案中都承载着一定的信息, 档案是一种重要的信息资源。”中专学生的人事档案为人事部门开发人才提供可靠、详实的信息和数据。人事部门可以通过使用中专生的人事档案, 能从中探索人才成长的规律, 更好地研究社会人才资源配置。现在, 由于国内多数企业在招聘中专学生的时候, 缺少科学的工作分析和人才测评手段, 使得工作职责、任务及岗位对人员的要求不清楚, 同时, 由于应聘者的应聘资料不能从其知识、技能、能力、个性等方面进行全面整体的展示, 使得企业对中专学生在招聘阶段就很难达到个人与岗位的匹配。而把人才招进来后, 好多企业又对其实行静态的管理, 忽视对现有人才的培训与开发, 使个人与岗位的不匹配问题持续存在。所以, 建立一份完整、真实、健全的自身综合素质档案, 为学生的就业服务, 显得尤其重要。

五、建立学生综合素质档案是实现档案自身价值的需要

今天, 随着学生档案管理、利用力度的加大, 用档案记载来评价毕业生已形成气候。档案的利用, 就像一些名作家、编剧、导演。它们从档案资料中寻到创作素材, 世界名作《悲惨世界》便是雨果从一份警察局档案中受到启发而创作的。然而, 遗憾的是, 社会大众在欣赏这些文艺作品并为其赞叹之余, 有谁知道作品中某些素材是源自深藏不露的档案库房呢?档案, 何时才能是“天下谁人不识君”, 那么就必须注重传播机制和传播途径, 在最大范围内开放利用档案。所以, 我们建立学生综合素质档案, 其最终目的了为了充分利用这份档案。

我国著名的档案学家吴宝康教授曾经说过, “档案必须利用, 通过利用来充分发挥其作用, 为社会服务, 并同社会的政治、经济、文化、科学、教育等各方面紧密的联系起来, 实现档案的自身价值。”学校可根据学生的基本情况, 将学生的个人信息资料储存在计算机中, 日常管理中可运用电脑进行学生个人信息的查询、统计、服务等, 用人单位来校考察学生时, 电脑将会及时为其提供或打印准确的个人信息资料, 从而减少了手工查阅档案的繁杂工序, 能大大提高工作效率, 并能更好地利用学生档案。

参考文献

[1]中华人民共和国职业教育法.1996年5月15日第八届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议通过, 1996年5月15日中华人民共和国主席令第69号公布, 自1996年9月1日起施行.

[2]吴宝康.档案学研究中的一些想法[M].档案学通讯, 1996, 3.

[3]知识经济需要知识和人才.中国档案, 1998, 6.

[4]公民道德建设实施纲要.2001-10-24.

综合档案室的建立 篇2

[关键词]档案管理 中等职业学校 综合素质档案

学生综合素质档案内容分为两大类，一类是学生人事档案，一类是素质拓展档案。这两项内容涉及学生在校期间各方面的记录。只有建立内容丰富，结构合理的综合素质档案，才能表现出学生的个性、才能、实力，既能表现出学生的智力水平又能反映出学生的非智力因素。对指导中职学生的成人、成才和劳动就业具有重要意义。

一、建立学生综合素质档案是全面提升学生素质的需要

学生综合素质的内容包括道德品质、各种素养、学习能力、交流与合作、运动与健康、审美与表现等方面。为了对每一名学生负责，让每一位家长放心，使每一个学子健康成长和成才。建立中等职业学校学生综合素质档案，实质上是展示其自身价值、努力过程、素质水平的一种凭证。这种凭证在学生间的“传播”，无疑会激励着学生朝“前”发展，使学生明了自己的发展情况，并不断地了解自己的优势，克服和改进不足之处，使自己的能力和素质在三年的中职学生涯中不断提高。

二、建立学生综合素质档案是学校实施素质教育的需要

素质教育的主要内容是：面向全体学生，全面提高学生的思想品德素质、文化智能素质、劳动技能素质、身心健康素质和艺术审美素质，充分发挥学生特长，发展学生个性，促进学生生动活泼全面和谐发展。建立学生综合素质档案，使学生在他个人档案材料收集整理过程中激活内驱动力，自觉地参加丰富多彩的中专学习与实践，这样就会有效地推行中等职业学校素质教育的实施。此外，详尽、准确、真实的学生综合素质档案也是对学生评价的最原始的依据，使学生工作能在公平、公正中进行。

三、建立学生综合素质档案是用人单位了解毕业生真实情况的需要

中专学校学生综合素质档案的建立，其最终目的除了真实反应学生在学基本情况外，还得为学生向用人单位展示学生的才能服务，而用人单位是如何看中专生的综合素质的：

1．吃苦耐劳，献身敬业。用人单位很反感毕业生动不动就问条件，提要求，他们需要毕业生为他们做贡献、创财富，并不是不考虑你的生活条件、报酬待遇，只是有主有次的问题。

2．知识面廣，适应性强。用人单位越来越重视学生的综合素质，一专多能，要求毕业生努力学好专业基础知识，注意培养自己的特长。

3．外语和计算机成为必备的附加技能。毕业生应该认识到：对外语和计算机的学习，不仅是学校的要求，也是社会的要求，是现代复合性人才的内在要求。

4．良好的心理素质，一定的社会工作经验。很多用人单位看重党员、学生干部、三好学生。用人单位认为这些体现了一种社会责任心，代表了一定的组织领导和协调能力。

由于用人单位与毕业生之间的“见面礼”——推荐表只提供部分成绩数值、学校笼统的鉴定和学生自我介绍等，未能全面反映毕业生的真实情况。意大利著名档案学家埃·卡萨诺瓦在他的《档案学》中明确指出：“档案的保存适合于一个人所生而固有的需要，这种需要虽然为无所者轻视，但是永远不能把它压制下去。”由此可知，中等职业学校学生工作发展的需要是我们建立学生综合素质档案的根本依据。从档案学的角度讲，档案的作用与价值是由满足社会需要的程度决定的。建立学生综合素质档案可以使用人单位能清楚地了解学生在校的思想品德、科学文化、技能、心理素质等方面的情况，做到知人善任，用贤举能。

四、建立学生综合素质档案有助于为人事部门提供人才资源配置的信息和数据

人力资源管理要做到人尽其才，才尽其用，人事相宜，最大限度地发挥人力资源的作用。当前，全国就业政策相当宽松，人才流动非常频繁，中等职业学校毕业生就业方式绝大部分为合同性质。他们的人事档案绝大多数放在政府人事部门进行管理。“任何档案中都承载着一定的信息，档案是一种重要的信息资源。”中专学生的人事档案为人事部门开发人才提供可靠、详实的信息和数据。人事部门可以通过使用中专生的人事档案，能从中探索人才成长的规律，更好地研究社会人才资源配置。现在，由于国内多数企业在招聘中专学生的时候，缺少科学的工作分析和人才测评手段，使得工作职责、任务及岗位对人员的要求不清楚，同时，由于应聘者的应聘资料不能从其知识、技能、能力、个性等方面进行全面整体的展示，使得企业对中专学生在招聘阶段就很难达到个人与岗位的匹配。而把人才招进来后，好多企业又对其实行静态的管理，忽视对现有人才的培训与开发，使个人与岗位的不匹配问题持续存在。所以，建立一份完整、真实、健全的自身综合素质档案，为学生的就业服务，显得尤其重要。

五、建立学生综合素质档案是实现档案自身价值的需要

今天，随着学生档案管理、利用力度的加大，用档案记载来评价毕业生已形成气候。档案的利用，就像一些名作家、编剧、导演。它们从档案资料中寻到创作素材，世界名作《悲惨世界》便是雨果从一份警察局档案中受到启发而创作的。然而，遗憾的是，社会大众在欣赏这些文艺作品并为其赞叹之余，有谁知道作品中某些素材是源自深藏不露的档案库房呢？档案，何时才能是“天下谁人不识君”，那么就必须注重传播机制和传播途径，在最大范围内开放利用档案。所以，我们建立学生综合素质档案，其最终目的了为了充分利用这份档案。

我国著名的档案学家吴宝康教授曾经说过，“档案必须利用，通过利用来充分发挥其作用，为社会服务，并同社会的政治、经济、文化、科学、教育等各方面紧密的联系起来，实现档案的自身价值。”学校可根据学生的基本情况，将学生的个人信息资料储存在计算机中，日常管理中可运用电脑进行学生个人信息的查询、统计、服务等，用人单位来校考察学生时，电脑将会及时为其提供或打印准确的个人信息资料，从而减少了手工查阅档案的繁杂工序，能大大提高工作效率，并能更好地利用学生档案。

参考文献：

［1］中华人民共和国职业教育法.1996年5月15日第八届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议通过，1996年5月15日中华人民共和国主席令第69号公布，自1996年9月1日起施行.

［2］吴宝康.档案学研究中的一些想法［M］.档案学通讯,1996，3.

［3］知识经济需要知识和人才.中国档案，1998，6.

［4］公民道德建设实施纲要.2001－10－24.

［5］中共中央国务院关于进一步加强和改进未成年人思想道德建设的若干意见.2004－2－26.

新建档案馆档案消毒系统的建立 篇3

关键词：档案馆,数据档案,档案信息,消毒系统

档案馆消毒系统的建立主要是为了提高档案管理的质量, 确保档案数据的安全而进行的。从宏观上分析, 档案馆的消毒系统应该隶属于保安系统, 需要建立相关的消毒设备、消毒专业控制管理室, 配备专业的消毒人员等。由于消毒系统才刚刚起步, 可借鉴的经验不足, 因此, 需要相关的探讨人员从实际出发, 进行不断的摸索与研究。

1 消毒系统建立的原则

1.1 科学原则。

目前的档案馆已经实现了信息化处理和半自动化管理, 因此, 消毒系统的建立也应该与主系统相互匹配, 充分利用专业的消毒工具和消毒设备, 建立起一个完善的消毒系统。

1.2 高效原则。

新型消毒系统需要各个管理部门密切配合, 相互沟通合作, 建立起一个严密完善的体系, 只有这样才能有效的提高消毒系统工作效率。

1.3 质量原则。

档案消毒设备的选择要认真进行调研, 根据本地区、本单位的实际情况, 选择技术先进、质量高的专业档案消毒设备, 保证档案消毒的质量。

1.4 安全原则。

消毒系统的建立主要是为了保障档案数据的安全, 因此在实施操作的过程中需要保障档案不受污染, 同时进行消毒作业的工作人员也需要进行系统的保护, 保证工作人员的生命安全。

2 消毒系统建立的具体方法

2.1 档案实时消毒。

档案信息的消毒工作应该贯穿档案管理的全过程, 首先在建立档案之初应该对投放进档案馆内的所有档案数据进行消毒;其次, 应该在临近信息搜索大厅的位置设置专门的消毒机构, 并配备专业的消毒设备和消毒人员。要想保证消毒工作的效果, 应该在档案区内设置通风口, 便于通风。消毒完毕后应该将消毒设备和消毒液等送回专业的存储空间, 避免消毒设备被污染, 影响消毒效果。

2.2 档案库房的消毒净化。

随着档案管理工作的进步和提高, 在档案室内都安装了相应的空调系统, 而这些空调系统的安装系统与空气净化系统相互连接, 但是缺乏专业的管理措施, 为了提高其净化能力, 需要建立一个专门的净化系统。

档案库房门的风淋装置是档案库房环境的卫士, 它消除了进入档案库房空气、人员、物品携带有害微生物和害虫的隐患。风淋室的结构采用发泡隔热彩色壁板及铝合金构件或不锈钢装备制成, 配置离心通风机及中效、高效空气过滤器。

档案库房空气净化、消毒系统是档案库房定期净化、消毒的综合系统, 它既可以库房环境的洁净, 也可对档案表面进行消毒。档案库房净化系统应该安装于库房通风管道的送风口。

2.3 新型载体档案的防霉抑霉。

新型载体档案的照片底片、磁带、光盘的片基都是聚酯塑料, 对空气尘埃具有一定的吸附作用, 容易生霉。各种新型载体档案的结构层和化学成分决定了其保管都是在低温、低湿环境中, 但有差异。这就要求我们在新馆建设的规划过程中, 应该设计独立于纸质档案库房的专门的新型载体档案库房, 做好新型载体档案的库房温、湿度控制和空气净化消毒。

2.4 专门档案消毒处理。

档案数据的消毒处理工作, 应该针对程度的严重与否而确立最终的处理办法。通常来说, 对于一些严重遭受到腐蚀发生霉变现象的档案数据, 应该接受专业人员的专业消毒处理, 具体有以下几种主要的办法。

利用酒精消毒处理。75%浓度的酒精与细菌的渗透压相近, 可以在细菌表面蛋白未变性前逐渐不断地向菌体内部渗入, 使细菌所有蛋白脱水、变性凝固, 最终杀死细菌。

化学药物熏蒸消毒。化学药物熏蒸灭菌是在熏蒸箱内借助于一定的压力或温度将固态或液态的化学药物气化, 将药物气体渗透到档案中, 将档案中有害微生物杀灭。

3 做好档案消毒工作的措施

3.1 提高档案保护意识加强档案消毒管理。

做好档案数据的消毒工作, 首先要求相关的管理人员提高对这一问题的认识, 其次, 需要在现有的基础上进行方式方法的探索和研究, 以便最终确立起完善的消毒管理制度。

3.2 积极做好日常档案消毒工作。

档案数据的消毒工作的日常工作主要包括对专业业务人员的技能培训, 对业务能力和消毒技术技艺的提升。坚持档案接收进馆消毒, 严格把住“病从口入”关, 将档案有害微生物屏蔽于档案馆库房之外。积极做好各类档案利用调阅后的消毒, 防止人为致病菌携带与繁殖, 保证借阅者和档案管理人员的身体健康。做好档案库房的定期消毒, 保证库房空气的洁净和档案装具的无菌。

3.3 制定自然灾害档案抢救消毒预案。

我国的地形条件相对复杂, 地质灾害频发, 而且地质灾害的类型各异。例如在云南地区容易发生地震等地质灾害, 地震灾害发生后房屋倒塌, 次生灾害等将会严重的损坏信息档案;而在云南等地区的降雨量比较大, 极易发生滑坡以及泥石流等地质灾害, 档案数据将会被淹没, 造成数据流失。为此, 对这些自然灾害的防范, 应该在安全期内建立一整套的灾害预防系统, 能够对发生的灾害实行紧急救援, 保护信息档案数据不被损坏, 减少信息的缺损率。首先可以运用冷冻技术, 对发生灾害区域的档案实行冷冻处理, 减少霉变发生的概率或者延长时间;其次, 采用真空处理技术, 抽空档案储存内部的空气, 杜绝霉变现象发生的媒介;其三, 已经发生了霉变的档案需要进行及时的抢救处理, 通常采取酒精擦拭的做法。

3.4 正确使用消毒设备和方法。

功能强、质量好的档案消毒设备是做好档案安全消毒的物质基础。档案部门在选择购置消毒设备时, 首先, 应积极做好调研, 根据本单位的实际需求来选择所需要的消毒设备。例如如果需要杀虫消毒, 可选择真空充氮设备, 它适合用于一般接收档案时的消毒, 和局部档案受害虫侵害时的消毒。对于大面积, 甚至整个库房遭受害虫侵袭, 真空冲氮消毒机就难以发挥作用, 必须与杀灭害虫专业厂家联系, 做整个库房的药物喷洒害虫消毒。如果需要对档案有害微生物进行杀灭, 可选择臭氧型、紫外线型、环氧乙烷型、化学熏蒸型等消毒设备, 这些设备适合于独立档案实体的霉菌消毒。

3.5 建立有害微生物和害虫的检查机制。

新建档案馆的档案消毒系统承担着档案管理工作各个环节的档案消毒工作, 为了发挥好杀虫灭菌的作用, 必须建立检查机制。消毒检查包括对档案库房馆藏档案霉菌情况的检查, 对新接收档案的霉菌检查, 对消毒后质量的检查, 对档案消毒霉菌再生的检查, 并同步填写相关的工作记录。有条件的档案馆还可以建立实验室, 对档案进行微生物取样培养, 掌握档案中有害微生物和虫卵的滋生情况。

4 结论

教师业务档案的建立与管理初探 篇4

【关键词】教师业务档案建立管理

近几年来，随着中学教育改革的日益深入，学校在管理方面逐渐趋于科学化和规范化，教师业务档案的建立与管理作为高效管理工作的重要组成部分，也逐渐受到学校管理者的重视，教师业务档案是反映教师的学术水平、业务能力以及工作实绩的主要凭证，能够鲜明地反映教师的教学素质，体现学校的办学水平和教师队伍结构，做好教师业务档案的建立和管理工作，能够有效地防止学校档案资料的流逝，实现现代教育办学的科学化和规范化，深入教育体制改革。

一、教师业务档案有效建立与管理的重要意义

1、为评估教师的各项工作起到了参考性的作用

传统的学校教学模式中缺乏完善的教学管理体系，造成了教师的教学质量模糊不清的现象，人们常说“教师工作是一种良心工作”，其实际的意思就是教师在工作当中缺乏一个正确的评价标准，教师干多干少、能力高低没有做好有效地区分，这种制度的缺失使得教师缺乏上进的积极性，使教师的进取精神受到严重的挫伤，学校在对教师进行评价时往往只靠学生的印象和反映来评判，缺乏一个科学的评判标准，建立教师业务档案管理制度之后，就能使得学校对教师的评价有章可循，为学校评估教师的工作状况起到了很好的参考作用。

2、有利于形成良好的教师激励机制和竞争机制

对教师的业务档案进行及时地收录和管理，是形成教师激励机制和竞争机制的重要环节，因为教师的业务档案主要记载了教师在一定时期内的工作业绩、综合评估情况以及量化考核情况，通过对教师业务档案的评估审查，就能够对教师的业务水平高低、工作情况好坏、贡献大小作出～个功过分明的分析判断，使得教师的工作情况有据可查，也促进了教师激励机制的形成，能够极大地调动教师工作的积极性，激励教师在教学工作中不断地奋发上进，坚持学习新的业务技能，树立与时俱进的精神，不断进取，增强教师的整体教学能力和教学素质，推动我国师资队伍的建设。

3、为学校选拔人才干部提供了有力的依据

我国的传统教育体制中明显存在着人事档案不足的现象，使得学校在进行优秀人才选拔的时候缺乏有力的依据和信息支持，建立健全教师业务档案管理工作，健全了我国教育体系中人事档案的结构，为学校选拔干部和优秀教师提供了重要的信息依据，有利于学校合理调整师资结构，有效地提高了我国教师队伍的整体素质，促进我国的教育管理体制逐渐趋于规范化和科学化。

二、建立教师业务档案有效体制的措施

1、积极进行原始资料的搜集

对教师专业技术职务的评审工作是教师业务档案建立的基础，在对教师进行职务评审的过程中主要要用到教师的组织评审资料和教师本人的申报资料，这也是进行教师评审所需要的基本资料，这些基本资料能够较为全面地评定教师在某一阶段的教学技术水平，为教师评估提供有效的依据，另外，教师每年度的教学工作考核表也能及时地反映教师的教学动态情况，教师的学历证明也是评定教师技能的重要依据，教师在教育工作过程中所获得的各类荣誉证书以及学术成果也是评定教师业务水平的重要依据，在对教师进行评估时要求教师必须一并上交。

2、对教师资料进行整理和归档

在对教师进行技能及水平评估时，要随时收集教师的有关资料，管理部门应当对教师的各类资料进行及时地验收核实，并且要遵循一定的规范，做到不残缺、不错失，管理部门要对教师的业务档案做到定期的整理归档，以便更好地为教育教学评估工作服务。

3、加强对教师业务档案的利用和管理

教师业务档案具有一定的特殊性，既存在着一定的透明度，又要具有一定的保密性，教师业务档案的这种性质决定了其档案管理工作存在着一定的管理难度，在对教师业务档案进行管理的过程中，管理人员一定要灵活进行智能的操作，既要遵循一定的保密要求，又不能太过死板，保证教师档案管理工作的有效进行，保证档案的准确性和完整性。

结语：教师档案管理工作日趋完善是新时期教育发展的必然趋势，对教师业务档案进行有效地建立和管理，能够促进教师评价系统的完善和科学，对教师的教学工作起到很好的激励作用，教师在评价系统的激励之下，能够不断强化自己的各项技能，完善自己的业务素质和专业教学素质，提高教师的教学质量。伴随着新时期教师评价制度的日趋完善，教师业务档案的管理工作也必须引起学校相关领导的足够重视，对教师师德的评价、公开课的评价、教师与学生的谈话记录以及教育教学反思做好及时地记录和审核，加强对教师教学工作的激励，促进我国教师专业化的发展。

参考文献：

[1]李焰，加强教师业务档案管理，完善学校档案管理体系[J].龙岩师专学报，2002，(04).

[2]赵勇，浅谈中等学校教师业务档案的管理[J]，延安教育学院学报，2001，(03).

建立健全基层档案室工作 篇5

一、提高档案管理人员的自身素质和业务素质, 增强对档案的意识

提高档案管理人员的素质, 不仅要提高他们自身的业务素质和知识水平, 更着眼于政治素质和实际本领的提高, 加大教育培训的力度, 努力培养政治强、业务精、作风硬的档案工作人员, 作为档案工作者始终要加强政治学习, 增强党性党风修养和思想道德素质, 自觉服从党和政府对这个工作大局, 要解放思想、观念、勤于思考、坚定信心。提高适应岗位要求的实际本领, 珍惜档案工作岗位。要深入进行调查研究, 提高新时期对档案信息的认识和要求, 不断总结和探索, 提高管理水平。同时也要提高档案管理者对档案的意识和法制观念, 认识到档案的重要性和潜在价值, 必须意识到档案工作是全馆工作的基础之一, 是重要的信息资源。增强档案意识, 提高全员档案认知程度, 首先是加大对档案知识的宣传和档案业务的培训。比如不定期地制作有关档案作用和意义的宣传页, 发到各人员手中, 档案管理人员更多地参与到材料形成档案的整个过程中, 使档案管理人员对档案工作的了解, 使每个人员认识到:项目结题时, 如果没能按时整理归档科技资料, 那该项活动就不能算完结, 只有做好归档工作, 才算是有始有终。

二、健全管理制度

健全档案管理制度十分重要, 如建立收集制度, 保管利用制度、制度保管期限, 归档范围等规定, 并将这些制度和规定纳入单位岗位职责和考核办法之中, 在提高全提员工档案意识, 使他们积极主动归档配合档案部门工作的同时, 建工档案传递、登记制度、实行动态管理, 一是遗失及时查找补损, 确保材料完整。

因此在贯彻档案各项管理制度的基础上, 制定专职档案人员的工作职责以及借阅、保管、保密、利用和档案工作考核检查制度, 以严密的制度规范档案制作程序, 保证档案质量, 确保各种类别、各种载体的档案集中统一管理, 做到从立卷归档到保管统计, 从档案利用到鉴定销毁, 从档案移交到奖惩等每个环节都有据可依, 为规范、高效地开展档案管理工作奠定基础。

三、多渠道、多途径收集文件材料, 加强档案利用反馈信息的管理

档案管理的最终目的就是利用, 发挥它潜在的经济效益和社会效益。因此单位档案工作要多渠道、多途径地开发档案信息资源, 使档案为单位各项工作, 特别是提高管理水平和开发利用档案信息, 为单位内决策服务, 为档案利用者提供服务。收集利用反馈信息, 了解和研究档案的反馈信息, 可以了解档案信息发挥作用的情况, 总结经验教训, 提高档案利用率。

为从源头上保证档案室收藏资源, 应反复多次修改归档范围, 保管期限, 使之更加合理化, 同时档案的载体也实行多样化, 除纸质外还包含了照片、录音、录像、实物等。

四、实现新形势下档案管理现代化, 工作标准化

档案管理工作现代化不仅是先进设备的配置, 还包括管理技术和管理思想的现代化, 工作标准化。

新时期现代化的管理离不开现代化的设备, 但是工作标准化、规范化是实现现代化管理的前提。档案工作标准化规范化的内容包括案卷组织的方式、格式、分类规则、着录和索引规则, 文献编纂规则等。

这些标准化, 规范化的管理都离不开先进的技术, 尤其是现代化管理中计算机的技术, 光盘技术等先进技术的应用, 更少不了懂得先进技术的人才。只有先进的设备, 先进的技术, 懂得先进技术的人才和先进的思想并有机结合起来, 才能真正实现新时期档案管理的现代化。

五、加快数据准备, 推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程, 如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在着录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得着录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1、分清轻重缓急, 循序渐进

综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2、分级次着录, 省时省力

在着录过程中可以将案卷分为三个层次进行着录, 即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级着录, 对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级着录, 而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级着录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少着录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

综合档案室的建立 篇6

一、立足幼儿发展需要, 科学完善档案栏目

《幼儿园教育指导纲要 (试行) 》 (以下简称《纲要》) 的总则部分明确指出:“幼儿园教育应尊重幼儿的人格与权利, 尊重幼儿身心发展的规律和学习特点……关注个别差异, 促进每个幼儿富有个性的发展。”这就告诉我们, 教师必须根据不同幼儿个体的不同发展需要来实施教育, 以促进每个幼儿实现最适宜自己的方式去发展, 而幼儿个人档案恰恰能给教师提供很多具有参考价值的信息。对于我们这样一所新苏州幼儿占绝大多数的幼儿园, 市场上印制的那些“幼儿成长记录”已远远不能满足教育的实际需要, 只有针对本园幼儿的实际状况去设置档案栏目, 才能大大增强所收集信息资料的实用价值。

1. 按照不同年龄特点, 档案栏目有所区别。

不同年龄段幼儿的身心发展成熟度差异较大, 会表现出不同的行为和心理特征, 档案栏目的设置理所当然应该体现不同年龄段的特点。如小班的孩子刚从婴儿期进入幼儿期, 认知的直觉性特点十分突出, 思维须借助事物的具体形象或表象来进行;情绪容易受外界因素影响, 波动性较大;他们特别好动、爱模仿。我园在小班幼儿的档案中就设置了“边做边说 (唱) ” (鼓励幼儿用口头和肢体语言一同来表达想法) 、“快乐天使” (鼓励幼儿来园不哭闹、游戏中尽量保持积极的情绪) 等栏目;中班的孩子较小班的孩子注意力集中了, 已具有初步的情绪控制和交往能力, 规则意识逐步增强以及能用身体感官去探索事物等特征。我们就设置了“小帮手” (鼓励幼儿在幼儿园争做值日生、在家帮助家人收拾碗筷、折叠衣服等) 、“友好之星” (鼓励幼儿同伴交往中学会控制自己的情绪、不争吵) 等栏目。而大班孩子的个性特征较为明显, 如他们在活动中的自主性、主动性、目的性、计划性、自控性逐渐显现, 他们喜欢有挑战性的学习内容, 表现出好学、好问等。我们在档案中也相应地制定了“我是小主人” (教师、家长在放手、放权的情况下幼儿的生活、学习能力) 、“我的计划我做主” (培养幼儿制定计划并按计划行动的能力) 等栏目。这些栏目的设置让孩子们有了张扬自己的充足空间。

2. 根据群体结构变化, 档案内容相应调整。

随着新苏州幼儿的大量入园, 我园的生源结构有了很大的变化, 新招收的小班幼儿中有三分之二是来自五湖四海的外地孩子, 这些孩子中又有很大一部分是在老家由爷爷奶奶带大的, 不仅行为习惯较差, 而且最大的困难是各说各的方言, 给老师、同伴与他们的交流造成了较大的困难。在发现了这些情况后, 我园教师及时地调整了自己的教学重点, 同时也对档案内容作了相应的调整。例如把“边说边做 (唱) ”这个栏目改成了“会说普通话”, 鼓励幼儿到园要说普通话;在“学习不走样”这个栏目里又增设了小专栏“好习惯大家学”, 鼓励他们仿效好的榜样, 养成良好的卫生、行为习惯, 如此等等。根据孩子群体结构的变化, 相应地调整档案的栏目, 有利于促进幼儿按照教育要求去努力, 群体的教育成效体现得较为及时和明显。

3. 认同幼儿个体差异, 全面反映成长痕迹。

幼儿的个性是千差万别的, 因此幼儿成长档案不仅应体现年龄层次的差异和群体结构的特征, 更应体现个性化的特点, 以利他们的健康成长。 (1) 关注幼儿生活习性, 引导幼儿逐步适应。我园的幼儿因为来自不同地域, 所以他们初入园时在生活习性上总存在着一些不适应的现象。我们在保持档案栏目的设置与《纲要》要求基本一致的基础上, 还根据各班孩子的特殊情况, 为每个幼儿自身的发展需要“度身定做”了档案的专栏。如:有个小女孩叫兰兰, 她来自新疆, 全家都信奉伊斯兰教, 所以凡是和猪肉有关的食物她一概不吃, 再加上许多蔬菜她也不爱吃, 因此营养严重不良, 长得又瘦又小。为此, 教师在和家长协商后, 每到幼儿园吃猪肉的时候就请家长送午饭。教师在兰兰的档案栏目里特设了“营养均衡身体棒”的小专栏, 既体现了对他们民族习俗的尊重, 又注重帮助她改正挑食的坏习惯。 (2) 针对幼儿发展偏差, 栏目设置呵护进步。由于家庭教育观念和行为的问题, 难免有的孩子在发展上也会存在一些必须纠正的偏差。此时教师多指责孩子, 无异于在责怪家长, 也就难以得到家长的支持和配合了。针对孩子存在的问题, 在栏目的设置上有所针对, 多多反映孩子的进步, 既能唤起家长的重视, 又能激励孩子继续努力。例如:涵涵的父母都是外地来苏的“高知”, 孩子非常聪明, 语言能力又强, 在班里小朋友都叫他“小博士” (父亲是博士) , 但由于家长比较忽视孩子良好行为习惯的培养, 涵涵有比较任性、骄横的缺点。教师加强了与家长的沟通, 以引起家庭教育的重视, 并在涵涵的档案的“好习惯大家学”这一栏目里特辟了一个小专栏“聪明的孩子不任性”。由于家长能不时看到孩子的转变和进步, 也逐步认识到了以往教育中的不足。 (3) 鼓励家长积极参与, 丰富幼儿档案素材。陈鹤琴先生曾经指出:“幼稚教育是一种很复杂的事情, 必定要家园两方面共同合作方能得到充分的功效。”因此, 幼儿成长档案除了幼儿园提供以外, 还应该包括在家的甚至在社会群体中的素材。这一部分能帮助教师看到幼儿其他方面的发展状况, 看到孩子成长的家庭氛围和家长与自己协同合作所付出的努力, 这就需要得到家长的支持和配合。为了鼓励家长的积极参与, 我园利用家长会、班级博客以及调查表上的附言等, 以不同的方式向家长宣传为孩子建立成长档案的目的和意义, 并以“金点子招募”的形式邀请家长参与到幼儿成长档案版面、栏目和内容的设计中来, 既让家长知晓了幼儿园在教育上正在进行的工作, 也让他们懂得了建立幼儿个人成长档案的重要意义。在建立的过程中, 每个月我园教师都会通过博客或短信向家长征集幼儿离园后的一些素材, 对于能提供音像等过程性材料的家长, 我们也会在幼儿个人档案里的“星爸、星妈”栏目里给他们贴上一颗五角星。由于家长的积极参与, 幼儿成长档案中的素材更加丰富多彩, 档案也成为了密切家园关系的无形纽带。

二、珍视幼儿点滴成就, 发挥档案积极作用

《纲要》在教育评价部分明确指出:“幼儿的行为表现和发展变化具有重要的评价意义, 教师应视之为重要的评价信息和改进工作的依据。”幼儿成长档案就记录了孩子成长、发展过程中的点点滴滴, 这些幼儿生活和成长的轨迹就是教师进行教育评价时的重要依据。因此, 教师不仅要建好还要用好幼儿成长档案, 以充分发挥档案辅助教育的功能。

1. 注重幼儿成长过程, 彰显亮点及时更新。

《指南》在实施原则中强调了应“支持和引导每个幼儿从原有水平向更高水平发展, 按照自身的速度和方式到达《指南》呈现的发展‘阶梯’”。这就告诉我们, 应多多关注幼儿的成长过程, 张扬他们各自的亮点。如:在整理晨晨的档案时, 教师发现他的画从胡乱涂鸦一步步地到眼前的涂色均匀、画面整洁, 这对于一个小班幼儿来说是十分可贵的。发现这个变化后, 教师把他的个人档案展示在班级门口的公共栏里, 让更多的孩子和家长看到他的进步, 同时鼓励他把在家里自己画的、比较喜欢的作品也拿到幼儿园来, 及时更新档案里的内容。这一做法, 让他对绘画兴趣大增的同时, 也激励了他争取其他方面进步的积极性。每个幼儿都有他自己独特的成长和发展方式, 他们不时会给成人带来一个个惊喜。也许这种惊喜很不起眼, 但对于具体的幼儿来说, 可能已是一个不小的突破。我们成人应该多多留意, 为他们留下各自美好的记忆。

2. 重视积累正确评价, 激励幼儿不断进取。

幼儿各方面的发展状态会随着年龄的增长发生阶段性的变化, 这就需要教师不断发现这一过程中他们新的亮点, 注重积累相应的素材, 再用这些材料去激励孩子继续努力。如:珍珍在小班、中班时就是个比较优秀的“学习型”孩子, 在她的档案里有许多令人夸奖的内容, 但也总能看见她哭鼻子的照片:摔跤哭了;没拿第一哭了;饭吃不下也会哭……可自从进入大班后, 这样的照片就越来越少了。原来, 珍珍参观小学后, 萌发了她做小学生的愿望, 她想做一个勇敢、坚强的孩子。教师充分肯定了她的想法和决心, 并把她一个个进步的镜头都拍了下来:手不小心被小朋友挤痛了, 她憋着硬是没让眼泪流下来;在看到班里其他小朋友的手工作品比自己做得更牢固, 更美观时, 她还能微笑着;她大口大口地吃着自己不是太爱吃的馒头……细心的老师将这一张张照片配上简短的文字, 放进了她的成长档案里。每当一次次翻开她档案时, 这无声的记录总能给大家讲述出一个孩子为了目标不断进取的故事, 她也更感到自信了。事实说明, 教师注重发挥档案的辅助功能对孩子进行正确的评价, 能收到激励孩子不断进取的教育效果。

3. 恰当运用档案素材, 形成家园教育合力。

虽然幼儿的成长档案只能记录孩子个人的成长轨迹, 但它是师幼、家长共同的辛劳成果和关注点, 教师要善于用好这笔财富, 引导家长用科学、有效的方法协助幼儿园共同促进孩子的全面发展。我园孩子大多来自不很发达的省份, 家长的文化层次大多不是很高, 他们就怕自己的孩子不如别人的, 因此往往把自家的孩子与别人家的作横向比较。针对家长这一较为普遍的倾向性问题, 我园利用每月的班级开放日, 请家长来园翻看孩子个人成长档案中孩子进步的历程, 并用一句话作出评价。那些平时因为生活、工作压力大而很少关注孩子的家长在看了档案后, 又惊又叹。“儿子, 你进步了!”“小蕊, 原来你那么能干啊!”一句句发自肺腑的话语表现了家长对孩子的充分肯定, 他们也学会了用纵向的眼光来评价孩子。我们教师也会把在档案里发现的问题请家长带回去一起协助教育, 如:彤彤的有些生活习惯不够文明, 老喜欢把一只脚翘在椅子上, 经教师反复提醒, 改变仍不大。彤彤爸爸看了档案里儿子的“不雅”照片和老师的“温馨提示”后, 忍不住笑了, 说自己在家里就是这样的, 所以孩子也学会了。在和家长取得一致意见后, 彤彤爸爸痛下决心以身作则, 改掉坏习惯。在他的积极配合下, 没过多久彤彤的小脚就再也没放到过小椅子上了。他还当起了班级的管理员, 每当看到这种现象时, 他也会对小伙伴说:“快把脚放下来, 小椅子会脏的。”

关于建立门诊病历档案的思考 篇7

1 门诊病案建设中的问题

1.1 首先要定义门诊病案的范畴。

当前绝大多数医院的门诊病案是一个狭义的范畴, 即只是“住院”病人的门诊病历, 而且这个门诊病历并不是病人就诊时的原始病历, 而是病人住院后医生根据门诊原始病历 (即俗称的门诊小病历) 重新书写的病历 (即俗称的门诊大病历) , 只是为住院病人复查或者复诊服务的。我们认为, 门诊病案应该是包括所有门诊就诊病人在内的广义病历范畴。当前全国除极个别医院外, 大多数医院对于非住院病人的门诊原始病历没有集中留存和管理, 而保存在病人自己手中。

1.2 病人的传统病案保存意识需要引导。

传统上病人认为门诊病历属于自己的东西, 理所应当保存在自己手中, 但由于病人对病历保存意识淡漠, 除了一些老病号和对病历资料比较重视的病人外, 大多数门诊病人就诊后, 或者扔掉, 或者丢失。导致病人再次就诊没有历史就诊的病历, 特别是一些慢性病病人, 医生无法掌握病人动态病史, 因此无法比较病人的病情变化, 只能根据病人的自述而重新诊断, 显然会影响诊断和治疗的效果。因此需要社会和医院来引导, 接受由医院来保存门诊病案的方式, 使其认识到医院保存门诊病案对病人是有利的。

1.3 医院需要提高对门诊病案重要性的认识。

当前医院对于门诊病案的重要性缺乏充分认识, 认为就是写写病人的诊断检查情况, 给病人有一个文字交代, 因此造成许多医院门诊医生书写门诊病历存在应付现象, 病历书写严重脱离文书规范, 十几个字二十几个字的门诊病历, 甚至直接不写门诊病历只给病人口头病情交代的情况经常可见。由于当前国家对门诊病历的格式还没有和住院病历一样制定统一的规范, 因此许多门诊医生按自己的习惯问诊, 导致问诊项目可多可少, 头疼问头, 脚疼问脚, 诊断简单, 书写简单等, 这些问题的存在, 不仅在病历书写形式上不规范, 更重要的是导致了门诊医生工作责任心不高, 诊断质量不高的严重后果。

1.4 医院留存和使用门诊病案需要计算机技术支持。

门诊病案的数量是很大的, 在理论

上, 书面病历的存放也是可行的, 但现实上, 无论从医院存放空间还是查找工作, 都存在很大压力, 很难行的通。所以必须应用门诊医生工作站的平台, 推广门诊就诊卡制度, 病人挂号提供给病人门诊就诊卡, 就诊卡有病人姓名、性别、年龄、住址、就诊编号、就诊科室等基本信息。医生把门诊病历写入计算机作为病人的在院诊断档案, 存储在计算机系统中, 病人再次就诊, 医生就可对应病人电子就诊卡直接调用获取病人的计算机门诊病历信息。为建立与病人的信任关系, 尊重病人的权利, 门诊医生在完成病人门诊病历后, 并要打印书面病历或者拷贝软盘给病人, 这样医院和患者各留一份, 以备以后就诊和查阅使用。

2 门诊病案的法律意义和促进建立医患和谐关系的意义

门诊病案不仅反映一个医院的管理水平, 赢得病人对医院的尊重和评价, 更有意义的是可以作为病人和医院双方的法律依据。随着社会的不断发展, 病人自主意识和自我保护意识增强, 门诊诊断治疗纠纷作为医疗纠纷的一个重要方面近几年不断出现, 从纠纷可能产生的原因看, 主要是门诊诊断和治疗争议。由于门诊病案记录了诊断和治疗的全过程, 所以, 一旦发生争议或纠纷, 问题解决的重要依据就应该是门诊病案。一旦门诊病案丢失, 病人和医院之间的门诊医疗纠纷, 双方都无证说辩。这里举一则例证, 某患者到医院就诊后, 因为治疗效果不佳且造成病情加重而和医院发生争议, 理由是医院不负责任, 检查项目不全, 导致诊断和治疗方案错误, 要求赔偿。医院请病人出示证据, 病人拿出病历后, 院方当即拒绝解决争议, 因为病历记载的姓名和实际病人不符, 病人解释是当时因为可以借用亲属的医保待遇而改成了亲属的姓名。但医院以病人姓名与病历不符为法律依据拒绝解决, 病人有口难辩, 因为从法律形式上病人已经失去凭证, 医院的拒绝是有法律根据的。我们且不议这个争议的事实是什么, 单从法律学的角度看, 假如病人姓名没有错, 那争议可能就是另外一种处理结果, 所以门诊病案的法律意义是显而易见的, 无论是对医院还是对病人都是重要的。因此, 从医院的角度, 必然加强门诊病案的管理, 促进门诊医生科学诊断和病历书写规范;从社会和病人的角度, 也必然提高了对就医行为严肃性的认识, 这对于建立医患双方的和谐关系, 促进社会文明和医疗法制的健全也有积极的意义, 由此可见, 在新的社会时期, 建立健全规范的门诊病案以及相关的制度是非常必要的。

3 门诊病案的医学价值

3.1 提高医院门诊质量管理的价值。从医

院门诊管理的角度, 长期以来, 医院对门诊医生的工作质量考核缺乏科学指标, 只能从服务态度, 处方检查、出勤情况等这些软指标来考核。门诊病历的建立, 为医院门诊医生的考核提供了重要依据, 仅可以考核医生的工作数量, 而且可以考核门诊医生的工作质量。通过对门病案的检查, 就可以反映出一个医生的诊断水平和工作质量。现在许多门诊医生存在着对诊断质量重视不够的现象, 问诊简单, 问诊项目不全, 检查项目不全, 问诊记录记录不全, 诊断缺少责任心, 甚至个别的医生会为经济利益而故意做出引导病人开药、检查、住院等医疗消费的诊断, 这样不利于医患和谐关系的建立, 同时, 也无益于医院整体诊断水平的提高。通过门诊病案的检查, 就可以很容易地发现医院门诊医生工作中的问题加以管理和克服, 提高医院的门诊质量和总体水平。

3.2 对医疗教学科研方面的价值。

建立门诊病案, 对医院的技术进步也具有重要的价值:门诊病案具有丰富的患者基本信息和病情信息, 对于提高医院的医疗、科研、教学水平也提供着丰富的资料资源。临床医生可以通过对大量门诊病案的查阅分析, 来研究和提高临床门诊诊断治疗和教学科研水平。我们知道, 现在医学科研大多数是以住院病人为研究对象或者作为研究资料的来源。对于流行病学调查、卫生学调查和诊断基础研究来说, 医学科研需要的不仅仅是住院病人的资料, 更重要的是分析广泛的病人资料。而流行病学调查、卫生学调查和诊断基础研究常常是通过调查问卷的形式来获取资料, 比较而言, 调查问卷获取的资料的确切性、针对性和可信度远远不如门诊病人的实际资料。通过对大量门诊病案的分析研究, 可以总结诊断学和治疗学上的经验和成果, 从而提高整个医院的诊断和治疗水平。

浅谈档案的建立和管理 篇8

关键词：档案建立,档案管理

在各单位中, 档案是历史记录的重要资料, 档案的建立和管理工作做得好坏直接体现上面政策的执行情况。档案管理工作搞得好的单位, 表现是档案管理工作能够做到经常化和规范化, 并被纳入到单位的目标考核当中, 档案的问题也直接为单位解决了产权、人事等相关问题。档案管理较差的单位的主要表现就是单位对于档案管理工作的重要性缺乏认识, 管理比较混乱, 只有在检查时才会突击一下, 不能做到经常性。

一、建档工作的几个基本原则

(一) 建以致用

档案的建立是资料日积月累的过程, 资料也是单位重要的财富, 如何建立和利用这就是档案工作的重要性。总结多年来的经验, 单位能够经常性地建立档案就可以为单位提供行之有效的管理数据, 就能够通过档案发现问题并及时解决问题, 进而让档案变成企业重要的参考数据。

(二) 档案汇总, 耗时费力, 不出成效

对于档案管理中的汇总工作, 很多地方和单位的做法就是逐级上报汇总, 表面上是上级对于情况的全面掌握, 每年都会有一个汇总情况。这种做法表现还是积极的, 但实践证明, 在档案管理中的档案汇总中也带来了一系列的问题。第一, 档案的汇总整理需要耗费大量的人力、物力和财力, 是复杂综合的一项工作。而投入这么多的成本做出来的汇总档案, 不一定能为单位提供有力的参考依据。第二, 在汇总数据的过程中, 数据的收集不可能做到面面俱到, 数据的不完整也会导致最终汇总档案数据的准确性, 直接影响到在用档案参考时的决策性和效果。第三, 汇总是一项额外的工作任务, 工作人员的积极性会受到一定的影响, 会带来一些倦怠导致的数据作假的情况。

(三) 档案资料的准确有效性

档案信息资料的搜集是一项科学规范有序的工作。经验所得, 在档案信息的搜集过程中, 一般信息包括人员的基本情况、单位的基本信息、工作流程的规范内容等, 这些信息的汇总资料如何进入档案中去, 是一项严谨的工作流程, 如果不分周期、不定范围地进行整理汇总, 那么最后就会带来庞大无用的数据。对于这些复杂资料的搜集整理, 涉及人员范围周期等问题, 要根据不同的时间段、不同的要求来确定数据搜集的范围和内容, 以保证档案资料的准确有效性。

对于一些繁杂的档案数据搜集, 特别是一些不定周期、周期短、数据需要进行综合平均的, 这些数据的整理宜以地区年周期为统计单位为好, 这样能够减少工作程序, 同时也能够保证在这个地区数据的准确性。

二、档案收集信息形式要有差异

档案信息管理工作中, 不同地区不同部门所承担的档案信息管理的范围任务, 以及所需要的资料是不同的, 存在极大的差异。所以在档案信息的收集工作中, 一定要根据实际情况出发, 不同的地区不同的部门采取不同的档案形式。在不同的工作特点和信息资料的形式中, 相同行业的信息采取相同的信息形式是可行的, 不同区域中同行业的信息形式还是要有所区别, 同行业中要有一套行业的基本档案信息形式, 各地区在其基础上进行相应的补充, 以确定本地区的信息形式和内容。各类信息的整合采集标准和形式, 在各地的管理部门中需要通过管理机构统一协调调配, 一定要采取灵活多变的信息形式, 通过不断的自我完善和管理搞好本地区本单位的档案建设工作。

三、档案的建立和管理

档案的建立工作是档案管理工作中的基础性工作, 也是其重要的工作环节。在档案的建立工作中, 需要解决好几个方面的问题。第一, 做好档案建立的相关配套工作。档案信息的建立也是各种数据汇集摸清的基础, 如何才能更真实清晰地表现各个单位的档案数据, 只有在做好基础性工作的基础上才能摸清底细, 这些都需要在建立档案之始就做好各项准备工作, 这是真实档案数据反映的基础。第二, 对于档案工作中的信息, 要做好复核、审查以及完善等工作。在工作中遇到各种问题要及时解决处理, 保证档案信息工作的质量和效率。第三, 档案建设中的技术性问题。在档案的建立中, 由于基层工作人员的整体工作能力和素质参差不齐, 那么在建档的过程中就会有质量好坏的区别, 为了保证档案的质量水平, 就需要在开始就做好工作人员的技术培训工作, 以及及时解决在工作中遇到的技术问题, 需要通过不同的手段确保信息档案建立技术的有效准确性, 以保证整体档案的质量。第四, 搞好档案建立管理中的培训工作。在档案的建立之初, 就要充分做好档案建立人员工作的培训工作, 要从思想上统一认识, 培训建档人员的方法和步骤, 充分保证工作人员在遇到问题能及时解决, 保证建档工作的顺利进行。

总之, 建立档案、管理档案和利用档案, 这是一套完成的工作流程, 是一个从实践到理论的过程, 也是从理论再到实践的过程。档案的建立和管理工作非一朝一夕之事, 是需要经常、规范地做好档案信息的管理工作, 保证信息来源的有效准确性。档案的建立管理和运用, 对于本地区本单位都是一项重要的工作, 也会在以后的工作过程中带来新的发展。

参考文献

[1]胡娟, 郭庆.档案管理现代关系研究[J].中南财经政法大学研究生学报, 2009 (04) .[1]胡娟, 郭庆.档案管理现代关系研究[J].中南财经政法大学研究生学报, 2009 (04) .

高校校友档案的建立与管理研究 篇9

关键词：校友档案 母校 校友

所谓校友档案，就是把高校的在校生和毕业生的各种信息资料，以及在校期间的各种业绩收集并整理成规范的档案信息。校友档案是学校办学质量的一种重要凭证，也是了解学生在校期间的各种信息的主要途径，是挖掘校友资源潜力的可靠依据。因此，校友档案的建立是百利而无一害的。

▲▲一、 高校校友档案收集的范围和途经

（一）高校校友档案收集的范围

1.未毕业学生信息资料的收集范围。第一，在校学生的照片资料，包括：学生毕业时候的合影照片，学生会的合影照片，团委干部的合影照片，获国家或省级表彰的学生照片，参加国家或省级比赛的活动照片，各种模范事迹的照片，社会实践活动的照片，运动会获奖成员的照片，大型文艺晚会表演人员的照片，科研活动有杰出贡献的人员的照片等等。第二，在校学生的业绩资料，包括：奖学金获奖名单，优秀学生获奖名单，优秀学生干部获奖名单，入党学生名单，奖学金获得者名单，英雄模范事迹名单，三好学生获得者名单，国家或省级奖项获奖名单，论文或科研成果名单，运动会，文化晚会，社会实践活动等各项活动的记录资料等等。

2.已毕业学生信息资料的收集范围。第一，毕业优秀学生的照片资料，包括：受国家或省级表彰的照片，国家或省级领导接见的照片，先进事迹报告会的照片，为母校演讲时的照片，参加国家或省级重大科研活动的照片等等。第二，毕业优秀学生的业绩资料，包括：在公司或企业担任重要领导干部的校友资料，获得国家或省级表彰的优秀校友的资料，在社会上有一定知名度的校友的资料，参加国家或省级重大科研项目的校友的资料等等。

（二）高校校友档案收集的途径

首先，学校成立专门的部门，招募专业的档案收集工作人员，收集校友的档案，招待前来归档的领导、老师、学生，对档案进行分类整理。同时，积极宣传校友档案，多讲解校友档案的深远意义，调动校友们的兴趣，积极主动的归档，促进校友档案的收集工作。其次，对于在校生的档案收集工作，以院系为单位，在在校学生中招募兼职档案收集员，收集和整理本院系在校学生的各种资料（个人信息、学籍档案、获奖情况等），然后将这些资料收入档案馆。最后，高校在几十年的发展过程中，人才辈出，校友遍布全国各地，如何准确的做好这些已毕业校友的档案收集工作呢？本文认为，应该利用多种途径结合多种方式灵活的收集。主要方法有：①通过学校的论坛、BBS、QQ群等联系各地校友，特别是著名的校友，从而开展档案的收集工作；②在校举行各种行业的研讨会，再邀请该专业的杰出校友参加研讨；③通过院系和班级组织的同学会，联系各地校友；④利用高校的校庆宣传档案收集工作，鼓励档案归档，让校友们了解校友档案。

▲▲二、高校校友档案的管理

（一）建立校友的专门网站

建立专属于校友的网站，为广大校友提供优质的服务，避免向传统的网站一样主要是文字和图片介绍的形式，应以互动为主要模块，比如BBS留言、联系我们等，在网站上公开部门负责人姓名、电话、邮箱等联系信息，针对各地校友的问询做出及时的回复，利用网站的资源与国外高校进行资源交流，从而提供详细全面的本校留学生的校友档案。在网站上积极宣传校友档案，制作宣传海报或宣传片，向来访者介绍校友档案的意义以及本校优秀校友的事迹。还应设计模块介绍校友档案的收集过程和注意事项，进一步发挥校友档案的资源潜力。

（二）开发校友信息资源管理系统

力主研发自己的校友信息资源管理系统，使归档过程更加科学便利，使档案信息网络化。档案收集员通过网络将收集到的校友信息传到档案馆的系统中，再由档案馆的工作人员验证，整理，编号，最后入库。这样整个工作过程都是在网络上完成的，实现了用电子版档案代替纸质版档案，是档案收集工作的进步和变革，具有深刻的历史意义。同时，校友们可以随时通过注册信息登录系统，查询自己的各种信息（入学成绩，各学期考试成绩，历年获奖学金情况，参加活动获表彰情况以及自己的照片等等），同样也可以查询其他校友的信息。只需要输入关键字，查询某届、某院系、某专业的学生，就可以查询校友信息。校友信息资源管理系统大大提高了工作的效率。

（三）组建专业团队，建立和完善校友工作机构

考虑到校友档案建设工作的长期性和重要性，建立专门的校友档案工作机构是非常有必要的。学校可以设立由分管领导负责的校友档案工作办公室，下设相关的科室，处理各种校友工作事务。除了建立校友档案总会外，还可以建立各种分会，分会要定期的向总会报告工作情况。除此之外，校友档案总会应该配备具有人力资源管理方面知识和信息搜索能力的工作人员，这些工作人员还要具有能调动广大师生配合校友工作积极性的能力。

总之，当前我国校友档案建设工作起点较晚，基础较弱，还处于初级阶段，各高校要结合自己学校的实际情况，吸收外国的成功经验，优化校友档案的整合和管理，以最大程度发挥校友资源为目标，从而推动学校各项事业的发展。可以说，校友资源是高校最宝贵的财富之一，校友们是对母校有着特殊感情的一个群体，学校可以利用校友资源为学生提供更多的实习和就业机会，因此，开发好校友资源对高校的发展有巨大的帮助。

参考文献：

[1] 王长生.民国第一校友会[J].史林漫步， 2011（8）：32.

[2] 康新荣.浅论高校校友资源的开发与管理[J].上海金融学院学报， 2012（3）： 69.

[3] 张向英.校友募捐：美国著名大学发展的重要资金来源[J].国际人才交流， 2012（2）： 30.

浅谈档案的建立和管理 篇10

关键词：档案,建立,管理

在社会生活中档案是实践活动中形成的一种历史性记录, 同时也是人类一项非常宝贵的财富, 也是社会精神和物质生产得到发展的动力。 (1) 随着市场经济的不断发展, 能够及时获取到有用的信息, 已经成为影响单位工作能够顺利进行的关键环节。档案在各单位中都是非常重要的资料, 档案的建立与管理是对政策执行情况的直接体现。从检查中我们可以发现, 档案信息是单位能否将政策执行好的一项重要依据, 同时也是对历史的重要记录。如果一个单位档案工作做得规范化那么就说明这个单位的档案工作做得好, 单位通过对档案的充分利用, 可以将人事问题、产权纠纷、债权债务等问题进行有效的解决。但是如果一个单位档案工作搞得不好, 管理的比较混乱, 只有上面要求的时候才进行一次突击检查, 档案室中的文件不能立卷归档, 对于有用的资料不能进行有效的收集, 对于档案部门工作的认识不清晰, 就做不到经常性与规范性。

一、做好档案工作应该注意的基本原则

(一) 建以致用

在单位中档案资料是企业管理中最好的参谋, 能够做到充分利用是非常重要的, 如果一个企业能够做到充分的积极的利用档案资料, 就可以将档案内容进行及时的分析, 所得到的数据就可以为企业和政府提供非常有效的信息, 通过整理和分析档案资料可以在实际工作中及时的发现管理中的问题, 使问题得到有效的解决, 档案资料在这时会成为企业非常重要的参考资料。

(二) 在档案的整理中不搞逐级的汇总

传统的档案整理中, 一些地方通过逐级汇总的方式进行上报, 将档案进行汇总, 进而对于企业的全面情况进行掌握。但是经过多年的实践证明, 虽然这种做法的出发点非常好, 但是在实行的过程中带来了很多问题。首先, 在整理分析档案资料的过程中消耗了大量的人力和物力, 是一项非常繁重复杂的工作, 企业和政府在这项工作上耗费了大量的人力和物力, 但是却没有得到相应的回报。其次, 因为通过这种方法获得的数据不是很健全, 档案整理的也不规范, 反映出来的数据不准确, 最终汇总之后得到的数据存在较大的出入, 档案的利用效果受到了极大的影响。 (3) 最后, 档案的汇总的时候增加了额外的负担, 基层人员的积极性受到了严重的影响, 基层工作量在一定程度上得到了很大程度的加重。

(三) 资料收集的要“精”

多年来收集到的资料内容主要包括生产性的有害因素、工艺流程的基本情况、生产单位的基本情况等等。如果原始的数据通过流水账的形式归入档案中, 不定范围, 不分周期, 一定会为档案的整理与分析带来很多不必要的麻烦, 在收集和整理的过程中会涉及到周期和收集范围等问题。在确定周期的时候, 应该根据企业的不同需求, 对档案的内容和形式进行分析与确定, 使建档工作的良好效果得到有效的保证。对于一些检测周期短、监测数据多的自我监测机构, 相关的数据应该通过处理之后按照统一的标准进行归档, 上档周期一般来说可以定位每年一次。在周期与范围得到确定的基础上, 保证对历年的数据进行对比分析, 收集到的各种数据都要“精”, 尽量做到不遗漏、不重复, 每一个数据都应该反映出一定的情况, 将原始的数据进行一定的整理。

二、档案形式的选择要适当

因为各地方部门和企业在档案管理工作中承担的管理任务、范围以及收集到的数据、资料等方面都存在比较大的差别, 所以在档案资料的收集中应该从各自的实际需要出发。经过多年的实践来看, 在档案工作中不能用统一的档案形式对不同层次的管理机构进行要求。应该根据各自的资料形式和特点进行补充与完善, 确定适合本身的档案内容和形式, 充分利用和保存有价值的档案资料。[3]地方管理机构因为承担的管理范围和承担任务不同, 所以建立的档案形式与企业机构相比应该更加灵活, 在本身基础上进行不断的完善, 将本单位的档案建设搞好。

三、档案建立与管理的重要性

从狭义上讲, 档案工作是档案馆与档案室围绕档案进行的一些业务性的工作, 通过科学的方法和原则对档案进行管理, 为社会中的各项事业进行服务, 档案工作是提高工作质量与工作效率的一项必要条件, 同时也是企业历史真实面貌得到维护的重要工作。

1.档案是对历史情况和过去工作的记录, 它可以为单位的工作提供可以考察的依据。档案信息是第一手的参考材料, 是历史的真凭实证。它是在人们的实践活动中形成的, 对于历史情况进行客观的记录, 是非常可靠的凭证。有一些资料甚至是当事人的亲笔手稿, 保留着历史的痕迹。

2.随着时代的发展, 我国的档案事业进入了一个新的发展时期, 档案工作逐渐走向了正轨, 在档案建立与管理中逐渐引用现代化的技术手段, 使各项工作得到扎实的推进, 在这一过程中档案发挥了重要的作用。

四、档案的建立与管理

在档案管理工作中档案的建立工作是一项非常基础的工作, (4) 同时也是非常重要的一个工作环节。在档案建立的过程中应该将以下几方面的问题解决好。

(一) 建立档案的配套性工作应该做好

建立档案信息是汇总各项数据的重要基础, 怎样才可以将各单位的档案数据真实的清晰的表现出来, 首先需要将基础性的工作做好, 各项工作的准备性工作应该在建立档案之前做好, 这是真实反映档案数据的重要基础。

(二) 审查、复核完善档案工作中的信息

对于档案工作中的各项信息, 要进行及时的审查、复核以及完善。对于档案工作中的遇到的各种问题, 不管问题有多么复杂, 都要进行及时的解决和处理, 是档案信息工作的效率和质量得到相应的保证。

(三) 搞好档案建设过程中的技术性问题

在建设档案的过程中, 因为基层工作人员的素质和工作能力参差不齐, 反映在建档的过程中就出现了不同的质量, 为了使档案的质量水平得到相应的保证, 就要将基层工作人员的相关技术培训做好, 在档案工作的过程中出现的各种问题应该得到及时的解决与处理, 档案信息的建立要保证其有效性与准确性, 档案的整体质量应该得到一定的保证。

(四) 在建设档案的过程中应该注重相关人员的培训工作

在建立档案之初, 应该将建立档案相关人员的培训工作充分的做好, 在思想上将意识统一起来。在方法和意识上对建档人员进行培训, 使工作人员在遇到问题的时候可以进行良好的解决, 使建档工作可以得到顺利的进行。

五、结论

总而言之, 档案在建立和管理中需要一套完整的工作流程, 它应该是从实践到理论, 再从理论到实践的过程。档案的建立与管理应该做到经常性与规范性, 经常对档案进行管理, 档案信息来源的有效性与准确性应该得到相应的保证。 (5) 档案的管理与运用是本地区单位中非常重要的工作, 档案管理人员应该大胆创新、解放思想, 用饱满的热情为档案的建立与管理工作作出应有的贡献。

注释

1申玉杰, 高璐璐, 俞守义.社区健康管理平台及电子健康档案的建立和管理应用[J].医学信息学杂志, 2011, (4) .

2李颖.广播影视人才档案的建立和管理[J].媒体时代, 2011, (7) .

3赵佳冬.浅谈档案的建立和管理[J].现代交际, 2011, (7) .

4张卓.开放大学教师开放性档案的建立和管理[J].北京广播电视大学学报, 2012, (4) .