浅谈医院流动人员人事档案管理的现状与对策

本人通过在中国档案管理培训班的学习和根据自己十余年的医院人事档案管理的实践, 就医院流动人员人事档案管理出现的一些新问题谈几点意见。

(1) 医院流动人员人事档案一般是指:①辞职或被辞退的医院专业技术人员和管理人员的人事档案。②解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案。③聘用合同试用期的专业技术人员和管理人员的人事档案。④调入、新分配的毕业生等专业技术人员和管理人员人事档案。⑤和医院脱管的流动人员的人事档案。统一管理他们的档案有利于医院统一掌握各类人才的总量、专业结构、分布情况, 制定科学的培养、吸引和使用规划。

(2) 流动人员的人事档案随着社会经济的发展, 医院卫生改革步伐的加大, 医院各类人员调动、辞职、离职、因私出国、临时聘用等迅速增加急需规范和有效的管理;另一方面, 人才交流服务机构的建立 (如各级人次交流服务中心的成立) 也为医院人事档案管理提供了良好的管理服务。

(3) 我国人事部1996年12月下发了《流动人员人事档案管理暂行规定》对流动人员人事档案管理的机构转递、收集、整理与利用、保管、监督与处罚都做出了具体的规定和说明。该规定指导和规范着各个卫生事业单位内部各类流动人员人事档案的管理, 使医院人事档案管理日趋完善, 使得一些医院人事“死档案”变成了“活”档案, 解决了一些人事档案管理的难题, 如长期离开医院与医院无聘用合同、因私出国长期不回等人事档案的管理以及与医院脱钩的人事档案转调人才交流服务中心等。虽然如此, 伴随着医疗卫生事业单位人事制度的不断改革, 医院流动人员的档案管理仍会出现一些新的问题。

1 医院流动人员人事档案管理出现的新问题

(1) 管理机构的设置混乱、分工不够明确。虽然中组部、人事部有关文件明确规定流动人员的档案管理, 但在实际工作中普遍存在多头管理或者服务机构只提供部分流动人员档案的管理服务, 出现医院流动人员人事档案部分管理不到位、资料收集困难、流动人员办理手续难等问题。

(2) 管理方式落后, 操作程序不规范。当前, 材料归档、整理档案任务繁重, 卫生事业单位人员流动加快, 对流动人员人事档案管理制度和目标不清、操作不规范、档案管理人手不足与管理水平落后的情况十分普遍, 难以适应高质高效服务的新要求。现在包括我单位在内的许多单位档案管理人员仍然是兼职管理, 不能专注做好工作造成归档整理不及时, 规范程度下降;另外档案管理薄弱、投入不足、设施落后, 导致档案管理工作处于被动应付难以提供高质量的服务。

(3) 档案的信息化管理水平低。有的单位对档案的作用缺乏足够的认识, 用人不规范、信息化管理水平低、致使各环节不能很好的衔接。这造成了考核、档案工资晋升、评定机制不健全;有的单位不注意平时材料的形成导致档案材料缺失, 给出国政审、职称评定、出具人事档案相关证明和办理流动手续工作带来一定的困难。

(4) 相关法规滞后且层次较低。法规相对于社会发展具有滞后性。随着经济建设和社会事业快速发展、改革不断深入, 流动人员档案管理也面临很多新情况、新问题。对于这些新问题政策性文件缺乏相应的规定。《流动人员档案管理暂行规定》亟待完善以更好地规范医院流动人员的人事档案管理。

(5) 档案移交不及时。已辞职、辞退、解除劳动合同等流动人员的人事档案, 有些没有及时移交当地人才服务中心;有些没有人事权的单位擅自保管流动人员人事档案, 造成部分流动人员的人事档案丢失、材料不齐全、手续不完备等情况出现。

(6) 档案的功能被弱化, 弃档、死档、自存档现象严重。出现上述现象的原因有人事档案作用逐步淡化, 医院在聘用专业技术人员时往往只是面试即可;人才流动日益频繁, 有的人受利益的诱惑, 不顾组织是否同意, 一走了之, 新用人单位还要在当地人事部门的帮助下为其重新建档;人事档案代理费普遍过高, 导致某些单位“弃档”;有些人员的档案没有交到单位管理而是自己保存。这就打破了“档随人走”、“人档一体”的人事档案管理的一贯格局。我单位属于专科医院人员流动性相对较大, 部分职工在高薪、高待遇的诱惑下“弃档走人”。从而造成了“人档分离”的现象。此外档案托管按有关规定要收取一定的服务费, 这也是造成部分流动人员弃档案的原因之一。

(7) 档案管理人员的业务水平有待提高。档案管理人员业务培训机制尚不健全、部分单位档案管理人员流动性较大、有的工作人员是兼职, 他们对人事档案管理业务不熟悉, 有待加大对档案管理人员的培训力度。

2 加强医院流动人员人事档案管理的对策

为了保证医院流动人员人事档案管理的规范性和有效性、促进卫生事业单位人才的合理、有序的流动并结合自己从事的档案工作的体会, 特提出以下完善医院流动人员档案管理的建议。

(1) 明确档案管理机构的职责和分工。档案管理机构设置的混乱以及其职能的重叠, 不仅不利于档案管理工作的有效、有序进行, 而且档案管理机构过多会造成效率低下、人浮于事、占用过多的资源、不同部门间互相踢皮球等问题的出现。健全管理人事档案的机构, 要在条件具备的地方成立人才服务机构档案管理部门, 认真做好人员配置、经费来源、安全保密等方面的工作, 通过档案管理机构的规范化管理, 从而促进流动人员人事档案管理朝着科学化、高效化、制度化和规范化方向发展。

(2) 完善医院流动人员人事档案管理的政策法规。法律具有滞后性, 现行的人事档案管理法规是人事部于1996年发布的, 十几年过去了伴随人事档案管理过程中的新问题的出现, 该法规的有关规定已经不适应档案管理工作的需要。首先, 要完善现行的关于流动人员人事档案管理的法规。其次, 是加强对企事业单位人事档案管理的力度, 规范对人才中介机构的管理以便更好地实施流动人员人事档案管理的政策法规进而规范人事档案管理制度。

(3) 依法管理并应加强相关法规政策的宣传。医院的流动人员是卫生人力资源的重要部分, 我们应广泛宣传流动人员人事档案管理的政策规定, 增强档案管理人员的依法办事的意识, 切实履行《档案法》的“档案工作实行统一领导、分级管理”和“党管干部”、“党管人才”的原则和其他相关规定。坚持统一管理是实行人事档案管理的一个重要目的, 维护人事档案的真实性、严肃性, 是提供利用档案的前提。当用人单位需要时, 档案管理单位能出具该人员有关身份、党团组织关系、学历、经历、职称、政审情况等证明及关于人员能力、性格、工作作风、思想政治表现等方面的记述。

(4) 加强流动人事档案的信息化管理并且公示人事档案管理的相关文件。要不断丰富人事档案的内容, 提高人事档案的使用价值, 经常了解用人单位和人才对人事档案材料的新要求, 树立人事档案利用的服务意识, 变过去的“守摊式”服务为“开放式”服务, 重视研究人事档案用户的多方位需求, 有针对性地提供个性化服务。其中流动人员人事档案集中信息化管理, 可以改变以往抄、写、印效率低下的管理办法, 提高人事档案管理效率。

(5) 加强领导, 提高档案管理人员的素质。加强领导对流动人员人事档案管理的重视, 加强人事档案专业对着人员队伍的建设和培训, 提高人事档案管理业务能力。

(6) 强化管理, 杜绝虚假档案。档案是一个人的历史记录, 是全面了解、正确评价和使用人才的依据, 是人才流动的基础和保证。要提高流动人才的可信度就必须杜绝流动人员人事档案的虚假行为, 要做到遵纪守法、建立适合医院流动人员的人事档案管理制度并定期检查。禁止涂改、抽取、销毁或伪造流动人员人事档案资料的行为, 对违法违纪行为一经查实, 一定要严肃处理。

(7) 加强医院流动人员人事档案的转递管理。人事档案对于流动人员和用人单位都至关重要, 因此转递流动人员的档案应派专人送取, 不得交由流动人员自带。对流动人员自带的人事档案, 人才交流服务机构应不予以受理。

(8) 规范并公示收费标准, 增强服务意识。在办理档案托管时, 流动人员的档案管理应严格按收费标准执行, 符合国家和当地物价部门的有关规定。以服务为主、规范标准、不能以赢利为目的, 杜绝高额收费和自行定价等违规行为。

总之, 建立、管理和利用好流动人群个人档案已成为充分利用人力资源、消除人员流动中带来诸多问题的有效方式, 我们可以通过加强和规范医院流动人员的人事档案管理, 实现流动人员档案管理的目标, 促进相关人员的有序流动。

摘要：流动人员是改革开放和干部制度改革中出现的新情况, 流动人员的档案管理, 使人事档案管理体制面临新的局面;人事档案管理的传统理念面临新的考验;人事档案管理的传统方式面临新的挑战。流动人员的管理, 是人事管理从“单位人”的管理迈向对“社会人”管理的关键一步;流动人员人事档案的管理, 也要从单位档案管理的传统观念转变为社会档案管理的观念, 从档案管理体制、方法 、形式等方面进行彻底的改革与重塑。这也对医院人事档案管理工作提出了新的更高的要求。加强医院流动人员档案管理已成当务之急。医院流动人员人事档案, 一方面随着社会经济的发展, 医院卫生改革步伐的加大, 急需规范化管理;另一方面, 也为医院人事档案提供了良好的管理服务。

关键词：流动人员档案,问题,对策