基于工作流的办公自动化系统研究

2022-09-11

随着技术进步的加快, 尤其是互联网的出现和普及, 全球化信息社会正逐步形成, 推进办公过程的自动化、网络化、电子化, 己是大势所趋。

1 办公自动化系统概述

办公自动化简称OA (Office Automatio n) , 是办公与管理自动化的简称, 办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学应用于传统的数据处理技术难以处理的、量非常大而结不明确的业务上的一项综合技术 (美国麻省理工学院M.c.季斯曼教授) [1]办公自动化发展的三个阶段。第一阶段 (60~70年代末期) , 单项办公事务处理阶段, 第二阶段 (80年代) , 综合信息处理阶段。第三阶段 (90年代以后) , 办公服务阶段[2,3]可以把办公自动化简化成是5C的组合, 这5C就是沟通 (Communication) 、协作 (Cooperation) 、控制 (Control) 、创造 (creat ion) 和方便 (convenience) 。由于各个企事业单位和政府机关的业务和职能各不相同, 因此对于办公自动化系统的需求也存在差异。但是一般而言, 各单位的办公自动化系统均以公文处理和日常事务管理为核心, 同时提供信息通讯与服务等多重功能。[4]因此, 办公自动化应包括以下几大功能。

(1) 具有跨平台的能力。

(2) 以电子邮件系统为基础。

(3) 处理大量的非结构化数据信息。

(4) 包含大量的工作流应用。

(5) 支持协同工作和移动办公。

(6) 完整的安全性功能[1,4]。

2 工作流技术

工作流是针对工作中具有固定程序的常规活动而提出的一个概念。通过将工作活动分解成定义良好的任务、角色、规则和过程来完成执行和监控, 达到提高生产组织水平和工作效率的目的。工作流管理系统是一个软件系统, 它完成工作流的定义和管理, 并按照在计算机中预先定义好的工作流逻辑推进工作流实例的执行, 工作流管理系统将现实世界中的业务过程转化成某种计算机化的形式表示, 并在此形式表示的驱动下完成工作流的执行和管理。它能提供以下3个方面的功能支持。

(1) 建造功能, 对工作流过程及其组成活动定义和建模, 完成实际的经营过程到计算机可处理的形式化定义的转化, 所得到的定义称为过程模型、过程模板、过程元数据或过程定义。

(2) 运行控制功能, 由工作流执行服务软件进行实例创建并控制其执行过程。工作流执行服务对使用工作流模型描述的过程进行初始化、调度和监控过程中每个活动的执行, 在需要人工介入的场合完成与计算机软件及操作人员的交互。

(3) 运行交互功能, 指在工作流运行中, WFMS与用户及外部应用程序工具交互的功能。

3 基于工作流的办公自动化系统研究

3.1 工作流管理系统的实施过程

在实际应用中, 工作流管理系统的实施非一次成型, 要经过多次反复与循环, 工作流模型需要不断进行改进。具体如图1所示。

(1) 通过对现有的业务流程、业务规则、管理规章等进行分析, 总结得到现有业务流程模型。

(2) 采用BPR (Business Process Reengine ering企业业务流程重组) 工具对现有的业务流程模型进行分析, 得到现有系统的工作流模型。

(3) (4) 对该工作流模型进行仿真, 找到存在的问题, 并结合具体需求, 对模型进行改进, 得到优化的业务过程的工作流模型。

(5) 将模型投入实际运行, 得到运行结果。

(6) 对运行结果进行分析, 发现存在的问题, 进一步改进工作流模型。

3.2 工作流的3R原则

按工作流管理的概念分析, 工作流遵循3R原则, 即:路由 (Route) 、规则 (Rules) 、任务 (Roles) 。

路由:定义对象及其传送所通过的路径。

规则:定义信息的路由及路由隶属。包括流向控制、条件与异常情况处理。

任务:定义工作流在面向某种状态、某种事物或某一工作组的具体操作。

在系统中, 需要根据不同的事务, 如查询、编辑、不同工作组间协同等产生与之相对的响应, 包括操作、视图和对象的隐现、变化、创建或消失等。这些变化均可以以3R原则为依据来约束, 从而建立以事务处理为目的的工作流, 对动态信息进行组织管理。[5]

3.3 运用工作流的优点

工作流是一种优化方法, 是一种对工作进行优化的思想和技术, 其主要的优越性表现在。

(1) 可以大大缩短主要业务过程的处理时间。

(2) 降低管理成本, 如避免不必要的和重复工作, 提高工作人员的工作效率。

(3) 改善工作质量。在客户服务中能够快速方便地访问所有相关数据和工作流程, 从而大大提高客户服务质量。

(4) 工作人员之间更好地均衡负荷。

(5) 通过在工作流模型中加入可预计故障的处理策略来提高系统的柔性。

(6) 在工作流的基础上改进控制策略, 降低响应的控制成本。

(7) 通过对已经完成工作流实例的分析, 找出存在的不足, 进而不断改进工作流程。

(8) 使工作内容更加丰富, 并且提高工作人员的业务能力, 减少工作人员进行单调乏味并且十分耗时的文档查找工作。

(9) 有利于提高软件的重用率、灵活性和适应能力。

(10) 工作流系统还可以提供系统日志功能。

(11) 协同工作的需要。

(12) 适应业务流程变化的需要。

4 结语

办公自动化系统的建设是一项长期工程, 要在全面规划的基础上统一设计, 分步实施。同时, 办公自动化系统的理论及相关的技术也在不断发展, 例如向办公决策系统发展, 以模型库、方法库为基础, 解决决策问题, 进一步发展到专家系统;人工智能技术在办公自动化系统中的应用等, 也需要进一步研究。总而言之, 我们要不断加强理论学习, 时刻关注信息技术的发展, 在理论知识的指导下, 将新的、先进的技术引入到办公自动化系统中, 在信息系统领域不断学习研究。

摘要：本文首先对办公自动化系统的定义、内涵、功能和开发平台进行了概述;然后介绍了工作流技术的相关概念和术语;最后分析了基于工作流的办公自动化系统, 即工作流管理系统的实施过程, 并对自动化办公系统的发展前景进行了展望。

关键词：办公自动化,工作流,工作流管理系统