浅谈档案数字化外包的关键阶段

2023-02-13

1 引言

档案部门为了紧跟时代潮流, 向自动化、网络化、数字化的方向转变, 提高档案资源的利用效率, 考虑到自身的条件, 相应采取了档案外包的措施。而采取档案数字化的外包措施, 其安全问题直接关系到档案资源库以及原始档案的安全, 对这些问题进行分析有利于档案数字化工作的顺利开展。档案数字化外包主要可以分为三个阶段, 前期、中期和后期。在这三个阶段中又有相应的关键节点, 每个节点都需要档案部门和外包单位的协同合作, 保证外包工作安全、高效地进行。

2 前期准备阶段

这一阶段主要涉及外包单位以及档案馆自身对于外包工作的前期准备, 其完成质量高低直接关系到之后数字化过程的顺利与否。

2.1 选择外包公司

外包公司的选择直接关系到档案数字化的质量, 现在市场上的外包公司繁多, 要想找到合适的外包公司, 就需要对应标的外包公司进行调查、研究。档案部门可以通过对外包公司所提供的相关资料进行分析、调查。也可以通过实地调研来具体了解外包公司是否具有合法的生产许可证、工商营业执照等。调查之后, 档案馆可以制作一张《外包公司调查表》, 通过召开专家评审会议, 最终选择一家价格优、质量高、评价好的外包公司。外包公司确定之后, 还需要与其签订相关的合同与协议, 包括《质量保证协议书》《保密协议书》等, 通过文件的形式来保证后续档案数字化的质量与安全。

2.2 馆藏数字化范围

档案部门需要对馆藏进行选择, 确定自身需要数字化的档案范围。一方面, 它们可以根据国家标准《纸质档案数字化技术规范》中的价值性原则对本馆档案馆藏现状进行分析, 对需要数字化的档案进行整理、分类。另一方面, 档案馆可以根据自身在工作当中的现实情况, 通过利用率、保管期限等因素来确定数字化范围。

2.3 制定数字化相关流程

档案数字化业务流程是保证档案数字化工作顺利进行的重要工作, 虽然环节较多, 但要保证环环相扣。一般情况下, 档案数字化流程包括六大方面, 分别为档案整理、条目录入、档案扫描和图像处理、数据挂接、数据验收、数据备份。这六大环节的有序进行使得档案数字化工作能够顺利展开, 档案部门和外包公司在实际工作中要对各大环节可能出现的问题进行预测、时时监控, 及时采取有效措施解决问题, 保证档案数字化的质量和效率。

3 中期管理阶段

档案数字化的前期准备工作完成之后, 档案部门以及外包公司就要开始展开档案数字化的具体工作了, 我们必须紧盯这一阶段的各个环节, 保证各项工作都能够高效地进行。

3.1 人员管理

数字化具体过程中需要大量的操作和管理人员, 这些人员既有档案馆专门安排负责外包工作的人, 也有外包公司的管理人员以及专业技术人员。总体来说, 具有数量大、来源广的特点, 所以要有意识地对这些人员进行有效管理, 才能保证档案数字化工作的有序进行。首先, 档案馆在实际工作中可以安排专门人员进行解答档案数字化中的有关问题, 协调档案数字化工作。其次, 档案馆可以跟外包公司进行协商, 制定出详细的进度表, 将每一项工作落实到具体人员, 这样才能使档案数字化工作保质保量地完成, 出现问题也不至于产生相互推诿的现象。最后, 对于档案数字化的每一个工作人员都要求他们签订保密书, 以此来保证档案在数字化中的实体安全和信息安全。

3.2 保障档案安全

档案具有一定的机密性, 在数字化过程中会产生场所安全、实体安全、信息安全等各种各样的安全问题, 为了防止档案的丢失和泄露, 档案部门需要采取有效措施进行防治。首先, 档案部门需要跟外包公司签订《保密协议》, 从条文上保证档案的信息安全。其次, 档案部门需要安装摄像头等基础设施, 对数字化过程进行全程监控, 在基础设施上来保证档案的安全。最后, 档案部门需要对档案的出入库、交接、外包工作人员的出入、作息时间、工作注意事项等进行严格规定, 在实际工作中, 要求办理各种手续, 从而来保证档案的安全。

3.3 确保数字化流程顺利进行

档案在数字化过程中必须要按照流程顺利进行, 如果由于各种原因导致中断、暂停的情况, 势必会对实际工作产生很大影响。所以, 档案部门要与外包公司共同商定档案数字化的业务流程, 使各项工作得到有效衔接。在具体操作过程中, 档案馆应该密切注意各项工作的实际情况, 保证资金充足, 加强与外包公司的沟通, 减少不必要的麻烦, 保证数字化工作顺利进行。

4 后期交接与维护阶段

档案数字化工作完成以后, 外包公司就需要与档案部门进行工作对接, 档案部门也需要对这些数字化的档案进行严格验收, 具体可以采取全检或抽检的方式, 对扫描的质量与数量、硬件的满足情况、软件的运行情况等进行验收。从而检查档案数据的扫描方式、扫描色彩和格式、图像处理及质量检查、挂接的正确率、破损文件的托裱修复、移交数据的完整性等内容有没有达到中华人民共和国档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》的要求。

档案数字化工作完成验收后, 外包公司在一定期限内须提供定期和不定期的免费服务和技术支持, 对相关功能在档案管理人员实践磨合过程中产生的问题进行修改和完善, 对档案或系统的数据进行修改和备份。只有这样, 才能保证档案工作的顺利展开。

摘要：档案数字化是档案馆的一项重要工作, 而档案数字化外包已经成为档案馆进行档案数字化的一种工作模式, 外包质量的高低直接影响着档案数字化工作。本文以档案馆为主体, 将档案数字化外包工作划分为三大阶段:前期、中期、后期, 并对每一阶段中的关键环节进行了分析, 提出具体措施来保证档案数字化外包的质量。

关键词：档案数字化,档案外包,外包阶段