浅谈民办高校财务档案管理工作存在的问题及应对措施

2022-09-11

1 引言

近年来, 民办高校迅速发展起来, 在我国教育事业中占据着十分重要的地位。财务档案管理是民办高校会计核算过程中重要的、具有保存价值的文件, 能够将民办高校经营管理情况充分体现出来, 所以加强财务档案管理工作十分重要。在本文中, 笔者分析了当前民办高校财务档案管理中的问题, 并提出几点解决建议, 希望对促进民办高校教育事业的健康稳定发展起到一定借鉴作用。

2 现阶段民办高校财务档案管理中的主要问题

2.1 财务档案管理模式落后

一些民办高校中财务档案管理模式落后, 主要采取纸质文件的形式保存, 只重视到数量却忽视了质量, 尤其在工作量较大时, 一些管理人员难以做到按照规范严格审查装订凭证和归档工作, 甚至还会存在归档不及时的问题。所以, 在传统的财务档案管理模式中, 对财务档案的归档、检索以及管理工作都会产生一定影响, 效率不高。

2.2 财务档案管理制度不完善

财务管理制度是高校财务中至关重要的部分, 但是在当前一些民办高校中相应的管理制度还有待完善, 存在的问题主要体现在以下几点:1.一些民办高校不重视财务档案管理, 没有安排专门存放档案的地方, 因此混乱和丢失的情况经常发生;2.相关管理制度不完善, 缺少专业的财务档案管理查阅和使用制度, 极易存在随意查阅资料的情况;3.在档案资料销毁方面相对滞后且意识不足, 大量的超期存放档案会占据较大的空间, 影响管理效率。尤其是民办高校财务工作量不断增加, 导致以上这些问题逐渐突显出来。

2.3 缺少素质过硬的财务档案管理人员以及硬件设施

财务档案资料由财务人员暂存的现象普遍存在, 在一定的期限后再交到专门的管理部门整理并保存。在财务人员暂行管理期间, 极易发生缺少专职人员管理, 由财务人员兼管的问题, 造成分工不明确, 权责不清晰, 忽视对档案的收集和整理, 一旦出现问题相互推诿责任。同时在一些民办高校中缺少先进的管理手段, 与信息化脱节, 导致档案管理工作效率不高。还有一些高校, 因为办公条件的限制, 将财务档案存放在办公室内, 一方面安全性令人堪忧, 另一方面普通的办公室的不满足档案存储条件, 尤其在防水、防潮方面。由于缺少科学的存放方法和地方, 对财务档案资料的安全性和完整性产生不利影响。

2.4 财务档案电子化管理水平不高

由于受到经费以及管理人员的思想观念影响, 在一些民办高校中尚未实现电子化档案管理。尽管一些高校建立力电子账务系统, 但财务人员的工作主要集中在软件上, 缺少对纸质档案的影像化存储的重视程度。

3 提高民办高校财务档案管理水平的措施

民办高校已经成为我国教育事业中至关重要的部分, 必须快速解决财务档案管理中存在的问题, 推动民办高校的平稳发展。为此, 笔者提出以下解决建议:

3.1 民办高校应重视财务档案管理工作

要想实现高效的财务档案管理, 首先要提高管理人员对财务档案管理工作的重视, 只有从管理人员开始重视到档案管理工作的重要性, 才会对档案管理人员产生积极影响。民办高校应设立专门的管理人员, 并建立优秀的人才队伍, 制定有效的激励机制, 调动档案管理人员的积极性, 提高管理效率。同时高校可以定期组织培训活动, 帮助档案管理人员提升专业素养等。

3.2 不断完善财务档案管理制度

财务档案管理工作的顺利开展需要完善的管理制度, 可以起到一定监督作用。首先, 完善财务档案日常管理、查阅以及销毁制度, 并明确档案管理人员的职责, 了解工作流程;

通过完善的档案管理制度可以起到监督作用。首先, 民办高校应该加强财务档案日常管理、借阅等制度的不断完善;其次, 禁止一切损坏财务档案的行为, 比如随意堆放、复制或者销毁等;最后, 安排专门的监督人员, 定期对财务档案存放情况、损毁破坏行为的监管, 一旦发现问题及时处理或惩罚。

3.3 积极引进专业的档案管理人员

民办高校的快速发展, 相应的财务工作量不断增加, 为了确保财务档案资料的完整性, 需要积极引进专业的档案管理人员。作为一名优秀的档案管理人员必须做到认真、严禁、爱岗敬业、有责任意识以及职业道德素养。同时还需要会使用科学方法收集和分类整理财务档案资料以及相关软件的操作, 这样才能做好档案资料的保存和备份工作。

3.4 加快民办高校档案信息化管理建设

在信息化快速发展的时代背景下, 民办高校要想健康稳定地发展下去, 必须学会与时俱进, 积极引进先进的信息化管理技术, 并融入财务档案管理工作中, 对提高档案管理质量和效率起着十分重要的作用。比如, 民办高校可以加强档案管理软件的开发, 建立专门的信息化管理平台, 或者可以在财务软件中添加档案管理功能, 财务人员在做账过程中就可以实现对资料的保存。档案管理人员只需要搜索凭证编号、名称等信息就可以查阅相关资料。根据实际情况, 档案管理人员还可以授权给部门负责人, 构建财务信息平台, 实现档案资源的数字化共享, 为其他部门或者财务档案使用者提供了更多方便和快捷。

民办高校的迅速发展为我国教育事业的平稳发展发挥了至关重要的作用。由于经费有限以及其他因素影响, 使当前一些民办高校的财务档案管理工作中存在的问题逐渐显现出来, 如果不能及时有效解决必然会对日后的发展产生不利影响。随着信息化时代的到来, 民办高校开始利用信息技术将档案管理工作融合到一起, 并取得了显著的效果。通过信息技术可以构建一个专业的信息化平台, 有效地提高了财务档案管理效率。相信在日后的发展中, 民办高校的财务档案管理水平将会不断提高。

摘要：财务档案是反映民办高校经济业务的重要史证, 也是高校日常经营管理中的重要内容, 是促进民办高校健康长久发展的资源和信息保障。笔者结合当前民办高校财务档案管理工作存在的问题开展了研究, 提出几点解决建议。

关键词：民办高校,财务档案管理,措施