建设工程档案管理研究与思考

2022-09-10

工程建设档案是以工程项目为单位, 在工程建设与管理过程中形成的具有保存价值的各种文字材料、图纸、图表等文件材料的总称。它客观地记录和反映了工程建设发展的全过程, 是城市建设、管理、维护的重要凭证和依据。建设和施工单位应该树立依法建立工程建设档案的意识, 认识到做好档案工作, 不仅只是为当前工作服务, 也是为建立工程质量责任终身制, 为历史负责的具体体现。所以, 按照《档案法》和《建设工程质量管理条例》的有关规定, 坚持对工程建设档案实行集中统一领导的原则, 保证工程档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用, 为竣工后的生产、运行、维修、改建服务。

1 工程建设档案工作存在的主要问题

1.1 对工程档案重视不够, 管理不到位

从事基建工作的管理人员、技术人员及相关单位的领导, 对档案工作的重要性认识不足, 档案法制观念淡薄, 存在着重建设、轻档案的思想, 只注重有形工程的建设, 忽视档案资料的管理, 没有把工程建设档案管理纳入工程建设管理规划之中, 更没有建立一套规范的工程建设档案管理制度和有效机制, 使档案管理不能与工程建设同步进行。造成一些工程项目资料一直散落在技术人员手里, 或滞留在施工单位没有及时移交而只能以复印件代替原件的现象时有发生;有的只对文件材料进行简单装订, 没有进行规范整理, 不是缺少建设前期的文件, 就是缺少施工方面的资料, 不符合工程建设档案的质量要求;有的参建单位虽然做到制度成文、成册, 但却形同虚设、无人问津, 更谈不上贯彻执行, 无法保障工程建设档案的完整齐全和管理规范。

1.2 建设工程项目施工程序繁多, 档案收集整理不规范

有些工程项目不是仅由一个施工单位独立完成, 往往由桩基、土建、水、电、市政工程等多家施工单位按施工先后顺序共同完成的, 相应的档案收集、整理工作也比较分散, 容易出现档案管理工作脱节的现象。有的施工单位对施工过程形成的各项记录填写不规范, 漏填现象较多;一些建筑材料的质量保证书、试验报告等残缺不全、内容失真;还有的施工单位没有按要求如实编制工程竣工图, 造成工程建设档案质量低下, 不能为工程建设提供可靠的查考利用依据。

1.3 工程档案接收程序运行不规范

建设单位工程档案取得认可文件后, 即可办理工程竣工验收备案, 而这时档案并没有真正进馆。工程竣工验收备案后, 建设工程已基本结束, 而工程档案按规定允许在以后3个月内移交进馆。这里面存在着三个问题:一是3个月前预验收的合格档案, 3个月后的变化并非还是合格, 是否再次审核。二是工程项目一旦获取档案认可文件后, 便占据主动地位, 档案部门难以制约项目建设单位, 对不配合者也只能被动地追要工程档案。三是在当前建筑市场管理模式下, 承建工程项目的建设、施工单位驻地不稳定, 流动性大, 一旦工程档案未能及时移交进馆离开了项目所在地就难以追回, 甚至会造成档案的漏失。

1.4 档案管理人员素质不高, 管理水平有待加强

档案管理人员对工程档案工作的重要性和艰巨性认识不足。档案管理人员由于自身业务学习不够, 不能准确把握国家标准和行业要求。虽然全国大部分地方都制定了整套管理规章制度, 建立了科学的收集工作机制, 但也有少数地区没有制定适合本地区可操作的规章办法, 致使档案接收时缺乏操作依据, 更有甚者是无机构管理, 无人员收集, 造成国家的资源流失。由于过去接收档案的范围划分过于粗放, 使城建档案馆接收资料爆满, 档案管理人员在审核、复核时力不从心, 最终还将导致档案的鉴定、销毁工作没有配套进行。

档案管理人员在收集工作中自觉性和主动性不够。当前, 在整个建筑行业中, 档案专业人员缺乏, 许多档案员都是由质安员来兼职, 相对专业的档案员、资料员来说, 他们对工程档案的建立、整理知识有限, 使工程档案与建设进度难以同步形成。这时城建档案馆工作人员又没有及时检查指导, 导致许多工程档案在收集的过程中产生了失真、遗漏等现象。特别是近几年来, 工程建设多、管理人员少, 有的城建档案管理部门没有积极主动搞好对外服务, 仍是等建设单位上门咨询、等资料入库。这种被动思维, 造成了大量工程档案没有按期移交入城建档案馆。

许多施工单位普通存在着档案管理人员缺少必要的专业技术培训, 业务素质偏低, 有些档案员甚至一直没有档案专业培训上岗证, 缺乏起码的专业知识, 无法胜任档案管理工作。

2 做好工程建设档案工作的措施

2.1 增强档案意识, 严格履行职责

提高有关领导对档案工作的认识, 纠正重建设、轻档案的思想, 无论是项目法人、工程技术人员、监理人员、管理人员, 还是档案管理者, 都要有组织、有计划地学习档案管理方面的法律法规, 并掌握相关的档案专业知识, 做到思想上统一认识、业务上统一标准、工作上统一要求, 充分认识工程建设档案管理的重要性, 做到上下结合、步调一致。

要把档案工作责任制层层落实到人, 增强搞好工程建设档案管理工作的自觉性、使命感和责任意识, 明确项目法人职责, 构建从上到下、分级负责、职责明确、科学严密的工程建设档案管理体系, 形成明确责任分工、群策群力、齐抓共管的工作格局。

在主体工程结束后, 各单位 (部门) 应将全部工程文件、图纸及相关资料收集齐全完整, 经系统整理后, 及时向建设单位档案部门归档。各单位 (部门) 档案人员应有高度的责任感和档案意识, 主动与建设单位档案人员和城建档案管理部门联系, 努力提高工程档案管理水平, 确保归档后的工程档案齐全、完整、准确、系统。

2.2 要强化工程建设档案的全过程管理。

在工程档案的管理中, 也要树立质量管理意识, 充分运用合同条款, 按照档案管理的有关规定, 实行全过程管理, 提高工程建设档案的编制质量。建设单位的领导要关心、重视和支持档案工作, 在与施工单位、设计单位、监理单位分别签订工程建设合同的同时, 应将档案材料的收集、整理、移交等工作的要求列入合同条款, 工程竣工后, 依据合同进行工程竣工档案的验收。

要将档案工作与经济效益挂钩, 以确保工程竣工档案的形成质量, 这样就能使工程技术人员重视档案的形成、积累和移交工作, 并落实责任, 提高他们认真编制档案的积极性和责任心。

项目设计单位要按照建设单位的合同、协议规定, 编制与工程建设实际情况相符的竣工图和竣工文件, 建设单位应当按照国家有关规定给予一定报酬。

2.3 发挥监理部门协调配合作用, 保障工程建设档案立卷归档质量

首先, 借助监理单位在施工现场跟踪监管的优势, 协调好施工单位与各参建单位的关系, 相互配合、各负其责地完成好成套工程建设档案归档前的各项细节工作。其次, 发挥监理部门的职能作用。经常督促参建单位及时形成、认真收集、规范整理各类工程文件, 并对其进行严格、系统的审核把关, 协助建设单位做好工程建设文件汇总与前期整理督办工作, 以保障工程建设档案的质量。

2.4 严格执行档案管理规定, 正确运用行政监督手段

城建档案管理部门要正确运用行政监督手段, 加强工程建设档案的行政管理和监督。城建档案管理部门要建立健全档案执法机制, 加大执法检查力度, 经常深入工程建设现场, 对城建档案法律、法规和本地城建档案管理部门具体要求的执行情况进行监督, 对建设单位、施工单位和监理单位的档案工作进行业务督促和检查。通过经常性的监督检查, 促进工程建设档案各项管理工作的落实。

2.5 加强部门间的联动管理, 把好工程备案关

档案部门要积极主动与相关部门沟通协商, 争取他们的支持和配合, 特别是请规划、建管等部门监督工程档案的收集工作, 做到每项建设工程备案时必须认真查验工程档案认可文件。否则, 一律不予办理备案手续, 也不申报各级优质工程以及人居环境奖等奖项的评选。对不按规定查验工程档案认可性文件的责任人员, 建设行政主管部门要及时批评教育, 责令其改正, 对屡屡不执行的要按有关规定调离工作岗位, 并追究当事人责任。