基于工作流的高校固定资产管理系统初探

2022-09-11

1 工作流的概况

1.1 定义

工作流随着先进技术的发展不断进步, 它最早被探索于20世纪70年代, 初次践行领域为办公领域, 以往该技术受限于网络信息技术, 进而发展速度较缓, 技术应用范围相对较小。后来随着网络信息技术的不断升级和补充, 工作流技术渐渐完善, 办公领域在这一技术的带动下提高了工作效率, 并且员工的工作任务能够及时完成。

1.2 管理系统

工作流管理系统指的是软件系统, 能够完成理论定义、实践管理等操作, 确保工作流技术有序推进, 同时, 还能对工作流应用状态起到监测作用。这一系统具有功能差异性, 常见功能具体总结为三方面:第一, 成立阶段功能, 即针对待处理业务形式化显示, 参照相关规则设置合理的参数, 在此期间, 包括过程仿真功能, 借助此功能完成数据记录和数据分析等工作。第二, 实施阶段控制功能, 这一功能会借助IT工具, 并在其他员工的引导下完成模型和实际间的巧妙连接, 此阶段的核心组件即工作流引擎, 它主要发挥异构性作用。第三, 实施阶段交互功能, 其中交互主要指人机交互, 通过人机交互完成基本任务。

2 高校固定资产管理的必要性

高校固定资产包括较多内容, 如教学部门的各项设备、用品, 行政部门的房屋, 以及其他部门的用品。针对固定资产管理的过程中, 应首先进行资产划分, 然后定期检查、养护个别资产, 根据资产应用现状以及管理需要进行资产换新, 与此同时, 做好相应的记录, 并将记录的信息传递于上级领导。

管理高校固定资产, 不仅能够促进高校业务有序开展, 而且还能树立良好的高校形象, 高校教务人员以及部门管理人员能够共享部分固定资产, 即在先进技术以及数字信息的提示下提升固定资产的升职空间, 提高管理系统的安全性, 确保信息管理工作有序进行。

3 基本现状及常见问题

3.1 现状

现如今, 网络信息技术正以较快速度发展, 大多数高校应用这一技术实现了高效管理这一目标, 应用工作流技术充分发挥功能优势, 使其满足业务管理需要。目前, 我国高校教育事业持续进步, 高校间具有位置差异, 进而不同高校在管理固定资产的过程中存在不同, 但实际管理的过程中面临管理资金大量、资金类别不清、资产管理无序等现状, 面对固定资产管理的同一现状, 大部分高校尝试应用信息化管理软件, 借助先进软件进行固定资产分配, 实现固定资产目标化、程序化管理。

3.2 问题

首先, 固定资产管理者的工作流意识淡薄, 进而常用传统管理模式予以管理, 进而管理职责不够明确, 管理制度缺乏完善性, 这在一定程度上会浪费大量管理时间, 极易出现资产闲置现象, 不利于提高固定资产利用率。然后, 固定资产动态变化的信息未能及时传递, 这会间接影响各个管理环节的有序连接, 并且资产账目信息会失去准确性, 不利于后续的资产统计和资产共享, 进而会增加资产管理难度。最后, 固有资产管理期间常通过手动式完成, 这不仅增加了工作难度, 而且人工操作准确度相对较低, 不利于提高固定资产的应用价值。

4 系统设计与实现

4.1 设计

设计、开发高校固定资产管理系统, 应确保所设计的管理系统能对教育工作起到推动作用, 并且实际设计的过程中应坚持基本的设计原则, 如系统适用性, 即产品应具有人性化特点, 操作该系统的用户能够便捷化应用;系统平台独立性, 即所设计的系统无序借助其他软件就能起到技术有效应用这一作用;数据安全性, 即系统处理、控制的各项数据应具备权限。

4.2 实现

所设计的高校固定资产管理系统要想全面发挥应用价值, 应营造良好的硬件环境和软件环境, 构建适合的软硬件平台, 系统发挥功能作用的过程中, 还应辅助相应设备, 具体分析系统功能。做好系统设置方面、资产变动等方面的管理工作, 针对操作权限、报表设置、人员编码等具体设置, 以便提供管理便捷性, 同时还能避免其他非法分子切入管理系统, 影响管理系统的安全性和稳定性。此外, 针对财务信息仔细核对, 确保财务信息准确录入管理系统, 并且查询条件应以组合的形式确立, 确保查询信息的全面性, 以此优化固定资产管理效果。

5 结语

综上所述, 高校固定资产管理工作以工作流为基础, 探究管理系统的设计和实施, 充分发挥所设计管理系统的安全性和适用性, 这不仅能够提高固定资产的应用效率, 而且还能节约高校建设资金。此外, 工作流技术的应用范围也会逐渐扩大, 这对工作流技术灵活应用具有积极的促进作用, 有利于促进高校迈向新的发展台阶, 大大增强高校固定资产管理效率。

摘要：本文首先对工作流做了基本介绍, 然后分析了高校固定资产管理的必要性, 并针对管理现状以及常见问题进行具体阐述, 最后探究了系统的设计与实现。希望本文能为相关高校在固定资产管理方面提供有效参考, 增强优化管理效果, 充分发挥固定资产的应用价值。

关键词：工作流,高校,资产管理,管理系统