试论OA系统在媒体行政办公中的应用

媒体行政办公网上办公自动化通过对各办公自动化要素的闭环整合, 实现了工作流、信息流、知识流和办公自动化系统的整合管理, 提供了一个科学、开放、先进的信息化办公平台, 实现办公自动化, 并实现了远程办公或是SOHO (在家办公) 。云南日报报业集团自2013年6月正式开始使用OA办公系统以来, 将行政工作人员从繁琐、无序、低效的工作方式中解放出来从事核心事务, 提高了集团行政办事效率和对信息的可控性, 降低了办公成本, 提高了执行力, 使集团行政管理更趋于完善。

一、OA办公系统的定义

OA系统的英文全称是Office Automation System, 意为办公自动化系统, 是建立在计算机局部网络基础上的一种分布式信息处理系统, 所以又称办公信息系统, 它是一种人机系统, 其核心设备是电子计算机系统或OA工作站, 包括信息采集、信息加工、信息传输和信息存取4个基本环节。

当前, OA系统较为广泛地运用于为国家党政机关提供无纸化的办公条件, 它利用先进的技术, 使人的各种办公业务活动逐步由各种设备, 各种人机信息系统来协助完成, 达到充分利用信息, 提高工作效率和工作质量, 提高生产率的目的, 是工作流思想与行政机关工作模式相结合的又一典型范例。它通过现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统或工作站来实现事务处理、信息管理和决策支持的综合自动化。而云南日报报业集团OA系统的主要功能有协同工作、工作流程、公文流转、公共信息、论坛管理、计划管理、关联项目、文档管理、车辆管理、在线消息、督办系统、短信平台、常用工具、人事管理、系统管理等。OA系统真正带来了行政办公的技术革命。

二、使用OA系统所需要的条件

(一) 专业的网络技术保障。OA平台基于分层、标准和构件等进行架构, 以领先的四层技术架构, 遵循J2EE标准、SOA标准、WFMC标准、W3C x Form标准、JSR168、WSRP等标准, 部署了大量构件、采用JAVA语言编写、以多维门户形式展现, 支持各种部署模式、各种操作系统、各种数据库和中间件, 并具备完备的配置体系、接口体系和插件体系, 从而支持未来的扩展空间。因此, 专业的网络技术保障是OA系统运行中必不可少的重要组成部分。

(二) 专业的技术人员。任何一个系统从开发到利用, 都必须有专业技术人员为其提供诸如设计、研发、培训、使用、维护等各类保障。因此, 高素质的专业技术人员是OA系统能正常运用的保障。

(三) 高素质的行政管理工作人员。由于办公自动化的系统 (OA系统) 是建立在计算机局部网络基础上的一种分布式信息处理系统, 对行政管理工作人员的自身能力和工作素养要求相对就要高些, 能熟练使用电脑并具备高素质的管理理念成为最基本的技能之一。

三、OA系统在媒体行政办公中的优势

(一) 简化办公流程。自从使用OA系统以来, 集团行政办公中诸如拟文、发文、办文、内部调动、差旅费报销、用车申请、印章使用、休假、会议通知、行政审批流程等等事项的办公效率相对于从前, 有了较大幅度的提高。避免了因相关工作人员不在办公室而出现的一次又一次无功而返、一天又一天的等待, 一回又一回的催问现象。通过信息传递, 特别是随着电脑软硬件的持续升级、WIFI无线网络的普及以及手机带宽的持续扩容, 通过手机、平板电脑实现随时随地的办公, 尤其是高层管理者, 通过移动终端实现对时间碎片的高效应用, 使得许多跨部门、跨级别的行政事务都可以在网络条件下实现正常运转, 即使出差在外也不需要等待当面批阅, 只要有网络环境就能在OA系统上办公, 简化了行政办公流程, 节约了时间, 提高了工作效率。

(二) 方便信息检索。在手工办公的情况下, 文档的检索存在非常大的难度。OA系统使集团各种文档实现了电子化, 通过电子文件柜的形式实现文档的保管, 按权限进行使用和共享, 调档迅速, 准确率高, 提高了利用效率。例如:集团网络中心为每一位集团员工都设置了一个ID号, 只要能过注册登录, 就可以自己上网看到符合身份权限范围内的集团公告、集团新闻, 以及集团讨论、集团调查等等集团内部信息, 对集团的基础情况和最新信息有所了解, 同时还能查询到自己需要的有价值的信息, 不需再像以前一样在查询有关信息时要到档案室、人事处借阅, 然后再进行复印, OA系统的使用有效地实现了资源共享, 增强了各部门、各科室、各位员工之间的沟通交流。

(三) 降低办公成本。以集团办公室为例, 作为下发文件的部门, 从来文拟办开始, 到文件的下发, 需要耗费大量的纸张和印刷材料。自从使用OA系统以来, 发文、收文、批阅等所有步骤完全通过无纸化办公来实现, 近一年的时间里, 纸张和印刷材料的使用率大幅度减少, 不但节省了能源, 降低了办公成本, 还提高了经济效率。

四、OA系统在使用中存在的问题和解决办法

(一) 相应的技术保障还有待提高。电源和网络是OA系统正常运行的基本保证, 因此, 分管集团电力和网络的两个相关部门, 应经常对电力设施和网络通讯进行保养维护, 一旦有断电和脱网的情况发生, 要在第一时间内启用备用源, 以保证OA系统的正常使用。此外, 还应加强网络安全管理, 防止遭到网络黑客攻击。同时, 由于OA系统中有些权限不是人人都有的, 建议员工不定期地更换自己的登录密码, 以确保OA系统在使用时的安全性和保密性。

(二) 要形成全员使用OA系统的意识。OA系统是根据使用单位的相关要求所设计的, 集团在使用OA系统之前, 对行政部门的工作人员进行了全员培训并进行了上岗考试, 但在实际使用当中, 并没有实现全员使用, 特别是对一些年龄大的员工, 由于对掌握电脑操作系统的能力有限, 因此对OA系统的使用并不是那样的得心应手, 这也阻碍了OA系统的推广普及。因此, 在实际工作中若要强化OA系统的使用意识, 可能还需要进行必要的制度强制, 以此推动OA办公系统的普及。

(三) 充分利用OA系统的功能。近一年来, 集团OA系统的使用较为顺利, 最大化地实现了无纸化办公, 但在实际使用当中, 有些功能还处于“沉睡”状态, 比如个人事务中的个人考勤项等等。在今后的工作中, 要加强此类功能的使用, 为集团行政管理部门的员工考核提供科学依据。

OA系统的应用, 使得传统的媒体行政办公模式必将被现代信息化的新型行政办公模式所取代。但任何一个系统都不可能是完美无缺的, 只有根据本单位现实工作的需要, 循序渐进地进行改进、升级和完善, 将系统的使用功能发挥到极致, 才能真正实现媒体现代信息化行政办公, 最大限度地提升组织的运行效率。