档案室建设规范

档案室建设规范（通用6篇）

篇1：档案室建设规范

单位档案室建设要求参考技术规范

一、档案室设施的基本含义

档案室设施是维护档案安全、保障档案提供利用所需硬件的总称。主要包括档案用房、档案柜架、温湿度控制、防潮、防火、防盗、防虫、防尘、防霉及计算机、网络、储存设备等。

二、档案室设施建设的基本原则

从本单位实际出发，最大限度地维护档案的完整与安全，方便档案的利用。维护档案的完整，一是指保持档案内容和形式的有机联系和完整；二是指保证档案材料不缺少、不遗漏、不分割。维护档案的安全，一是指不发生丢失、火灾、水浸、霉变、虫害、鼠害等损毁档案的事故；二是指防止档案内容泄密。方便档案的利用，一是指运用计算机等现代化管理手段，提高档案检索和利用的效率。二是指提供安全保密的档案阅览环境、复制档案的条件和设备等。

三、档案用房建筑

1.档案用房建筑设计要遵循安全保密、布局合理、科学适用的原则，新建办公楼时，档案用房要纳入计划，提出档案用房的建筑要求

2.档案用房要按照功能区分原则，力求达到功能合理，流程便捷。档案用房要实行“三分开”（档案业务工作室、档案库房和阅档室分开）。为了便于安全管理，档案业务工作室、档案库房和阅档室应设在同一楼层。

在档案库房面积应能容纳本机关形成的全部档案，并能容纳由本机关自行保管（不向档案馆移交）的全部档案。

3.档案库房以东或南朝向为宜，墙壁要具有隔热、防潮性能。在楼层安排上不用一楼、地下室和最高层。档案库房应集中布置，远离易燃、易爆场所，不能紧邻卫生间等潮湿、有污染源的部位。

4.档案库房要符合档案防护的基本要求，即防潮、防水、防火、防盗、防阳光照射、防紫外线照射、防高温、防尘、防污染和防有害生物(霉、虫、鼠)。

5.档案库房净高不应低于2.40m。当有梁和通风管道时，其局部净高不应低于2.20m。为防止溢水流入库房，室内比室外楼地面应高出20mm。当档案库房与其他用房同层布置且楼地面有高差时，应采用坡道连通。

6.档案库房门窗既要便于通风，又要便于密闭，门应具备防火防盗功能，密封性能好，且宜采用金属防盗门，库房门与地面的缝隙不应大于5mm；窗应为双层窗，开启窗应有密闭措施，设纱窗；当采用高窗时，墙的下部应增设通风口，通风口设金属网。档案库房不得采用跨层或跨间的通长窗。档案库房外门、外窗均应安装防盗网等安全防护措施。

7.档案库房地面应光洁、平整、耐磨，不易生尘，应有防潮措施。档案库房地面平均承重应为5KN/㎡以上，采用密集架时承重应不低于在12KN/㎡为宜。

8.档案库房墙体要求光洁、平整、不易生尘、坚固耐久，具有隔热、防潮、防尘、防火功能。

9.档案库内严禁设置明火设施，库房的电源开关应设于库房外，并应设有防止漏电的安全保护设置，控制导线和供电导线应用铜芯导线。配电线路宜采用穿金属管暗敷方式。空调设施应单独设置配电线路，并采用穿金属管保护。库房内不应设置消防以外的给水点，给、排水管道不应穿越库区。上下水立管不应安装在与档案库相邻的内墙上。

四、档案库房的安全防护

1.健全制度：档案库房管理制度，包含库房日常安全管理，定期安全检查，每天温湿度控制、保持整洁卫生、遵守保密规定等内容。档案员每月应对所保存的档案进行一次检查，每年对所保存的档案进行一次清点核对，并做好检查、清点记录，发现问题应及时汇报并采取相应的措施。

2.防高温、防潮：档案库房温度控制在14-24℃，每昼夜波动幅度不大于±2℃；相对湿度控制在45%-60%之间，每昼夜波动幅度不大于±5%。

库房内应配备温湿度仪，应配备空调、除湿机、加湿器等调温调湿设备。

当温湿度超过标准时必须采取措施使之符合要求，档案库房安装柜式或壁挂式空调为宜。

3.防日光直射和紫外线照射：采用人工照明时，宜选乳白色防爆灯罩的白炽灯。当采用荧光灯时，应有过滤紫外线和安全防火措施。窗户要安装防光窗帘，避免阳光直射档案。

4.防有害生物：档案库房应尽量将温湿度控制在标准范围，档案箱柜内应放置防虫、防霉药品，并及时更换。有条件的库房可配备臭氧发生器，净化库房空气。为防虫和防鼠，管道通过墙面或楼、地面处均应用不燃材料填塞密实。其他墙身孔洞也应采取防护措施。

5.防尘、防污染：档案库房及箱柜保持整洁、无灰尘，箱柜、地面要用吸尘器、拧干的抹布、拖把清洁。严禁将其他用品与档案一同存放。

6.防火：档案库房应配备消防器材，采用气体或干粉型，并定期检查更换。库房内严禁存放易燃易爆物品，严禁吸烟。库房内各类电器使用方法要规范，8小时以外、节假日或档案员外出都要切断电源。要安装防火报警器。要做好每日下班前的安全检查，确保万无一失。

7.防盗：档案库房、箱、柜门应及时上锁，钥匙由档案管理人员保管，非档案管理人员不得擅自进入库房。离开库房应及时关灯、关门、关窗。档案库房一般应安装防盗报警器。

五、档案室设施设备配置及装具质量

1.对于新建的档案库房应该安装质量符合国家标准、数量充足的档案并安装使用空调、去湿机、加湿器或专用的温湿度自控系统。

2.应配备档案专用、高配置的计算机、扫描仪、光盘刻录、网络和存储设备，可配备档案专用打印机及复印机、照相机、防磁柜、消毒柜等设备。

3.档案柜、或密集架架应适合放置A4、B5纸型、会计档案、基建图纸等各种类型档案，宜采用不燃烧材料或难燃烧材料制成。

4.档案柜、架排列的各部分尺寸应该达到以下要求：主通道净宽不应小于1.00m，两行间净宽不应小于0.80m，顶端部与墙的间隔不应小于0.60m。库房内柜、架应成行垂直于有窗的墙面，外墙采光窗宜与档案柜架间的通道相对应，当无窗时应与管道通风孔开口方向相对应。

5.卷皮(盒)的印制使用应符合国家档案局颁布的“无酸档案卷皮、卷盒用纸及纸箱”行业标准(DA/T24—2000)。为保证质量，档案卷皮(盒)应采用本区档案部门统一印制的档案卷皮(盒)。

篇2：档案室建设规范

城市建设档案著录规范 GB/T 50323—2001

关于发布国家标准

《城市建设档案著录规范》的通知

建标[2001]67号

根据建设部建标标[2000]25号的要求，由建设部会同有关部门共同制订的《城市建设档案著录规范》，经有关部门会审，批准为国家标准，编号为GB/T 50323—2001，自2001年7月1日起施行。

本标准由建设部负责管理，建设部城建档案工作办公室负责具体解释工作，建设部标准定额研究所组织中国建筑工业出版社出版发行。

中华人民共和国建设部 2001年3月5日

前 言

本标准是根据建设部建标标[2000]25号文的要求，由建设部城建档案工作办公室会同有关城建档案馆共同编制而成的。

在编制过程中，规范编制组天展了专题研究，进行了比较广泛的调查研究，总结了多年来城建档案著录工作的经验，参考中华人民共和国档案行业标准DA/T 18—1999《档案著录规则》，并以多种方式广泛征求了全国有关单位的意见，对主要问题进行了反复修改，最后经审定定稿。

本标准主要规定的内容有：城建档案著录的项目、符号、文字、信息来源，以及著录的格式要求。

本标准将来可能需要进行局部修订，有关局部修订的信息和条文内容将刊登在《工程建设标准化》杂志上。

为了提高规范质量，请各单位在执行本标准的过程中，注意总结经验，积累资料，随时将有关的意见和建设寄给建设部城建档案工作办公室，以供今后修订时参考。

本标准主编单位：建设部城建档案工作办公室。

本标准参编单位：南京市城建档案馆、北京市城建档案馆、广州市城建档案馆。

本标准主要起草人：王淑珍、姜中桥、周健民、郑向阳、欧阳志宏、杨晓明、胡士刚。总则

1.0.1 为建立健全全国统一的城建档案检索体系，提高全国城建档案的管理水平，充分发挥城建档案在城市建设中的作用，制定本规范。

1.0.2 本规范适用于各类城建档案的著录工作，不适宜用作城建档案目录的组织方法。1.0.3 城建档案著录除执行本规范外，尚应执行有关标准规范的规定。术语、符号

2.1 术 语

2.1.1 城建档案（urban construction archive）

在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的有价值的各种形成的历史记录。2.1.2 建设工程项目（construction project）

具有计划任务书和总体设计，经济上实行独立核算，行政上具有独立组织形式的基本建设项目。一个建设项目可以有多个单项工程，也可以只有一个单项工程。2.1.3 单项工程（single project）

在建设工程项目中，具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。

2.1.4 工程档案（project archive）

工程档案是在整个工程建设过程中，包括从立项、审批到竣工验收备案等一系列活动中直接形成的文字、图表、声像等各种形式的有价值的历史记录。2.1.5 案卷（file）

由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

2.1.6 城建档案著录（description of urban construction archive）

编制城建档案目录时，为提取城建档案信息，对城建档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

2.1.7 城建档案著录项目（item of description for urban construction archive）

揭示城建档案内容和形式特征的记录事项，分大项、小项和单元。大项主要包括题名与责任者、稿本与文种、密级与保管期限、时间、载体与数量、专业记载、附注与提要、排检与编号等八项。各大项下又分若干小项，小项下又分若干单元。2.1.8 条目（entry）

档案著录的结果，是反映工程（项目）、案卷、文件内容和形式特征的著录项目的组合。

2.1.9 著录格式（description form and format）

著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。2.1.10 档案目录（catalogue for archives）

按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。

2.2 符号

2.2.1 著录用符号

为了区分、识别各著录大项、小项或表达著录内容，著录时，必须使用一些特定的符号，这些特定的符号就是著录用符号。著录用各种符号及用途详见下表：

表2.2.1

著录用符号及用途

符号 用

途

.— 置于下列六大项之前：稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体与数量项、专业记载项、附注与提要项，用于区分各大项 ＝ 置于并列题名之前

： 置于下列著录小项之前：文件编号、工程地址、文种、保管期限、数量及单位、规格，以及各专业记载项之间，用于区分各著录小项 ／ 置于第一责任者之前

； 置于其他责任者之前，多个文件编号之间，用于区分同一著录小项的各著录单元 ＋ 置于每一个附件之前

［］ 置于下列著录内容的两端：自拟著录内容、文件编号中的、责任者略时的“等”字（）置于有关责任者的说明文字的两端，如责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职务或身份、外国责任者国别及姓名原文等

？ 置于不能确定的著录内容之前，一般与［］号配合使用

— 用于下列内容之间：日期起止，档号、电子文档号、缩微号、存放地址号的各层次之间 … 用于节略内容

□ 用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“□”表示

2.2.2 著录用符号使用说明

1．“．—”符号占两格，在回行时不应拆开。“[ ]”和“（）”左右两半各占一格，其他符号均占一格，前后不再空格。

2．如某个著录大项缺少第一个著录小项时，应将现在位于首位的小项原规定的著录符号改为“．—”。

3．不著录的大项、小项或单元，其著录符号应连同该项目一并省略。基本规定

3.1 著录级别与著录详简级次

3.1.1 依据著录对象的不同，可将档案著录划分为工程（项目）级、案卷级、文件级三级。1．工程（项目）级著录是对一个工程（项目）的所有档案的内容及形式特征进行分析、记录。

2．案卷级著录是一个案卷的档案内容和形式特征进行分析、记录。3．文件级著录是对一份文件的内容和形式特征进行分析、记录。3.1.2 著录详简级次指著录的详简程度，分为简要级次和详细级次。

1．条目仅著录必要项目的称简要级次。

必要项目包括：正题名、文件编号、工程（项目）地址、第一责任者、时间、专业记载、档号、缩微号、存放地址号、主题词。

2．条目除著录必要项目外，还著录部分或全部选择项目的称详细级次。

选择项目包括：并列题名、副题名及说明题名文字、其他责任者、附件、稿本与文种、密级、保管期限、载体与数量、附注、提要、档案馆代号、电子文档号。

3.2 著录文字要求

3.2.1 著录用文字必须规范化。

3.2.2 文件编号、时间项、载体与数量项、专业记载项、排检与编号项中的数字一律用阿拉伯数字。

3.2.3其他语种文字档案著录时必须依照其语种文字书写规则。

3.3著录信息源

3.3.1 著录信息来源于被著录的档案。

3.3.2 单份文件著录时，主要依据文头、文尾。

3.3.3 一个案卷著录时，主要依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等。3.3.4 被著录的档案信息不足时，参考其他有关的档案、资料。著录项目

4.1 著录项目划分

4.1.1 城建档案著录项目共分题名与责任者项、稿本项、密级与保管期限项、时间项、载体与数量项、专业记载项、附注与提要项、排检与编号项等八大项，每大项又分若干小项。详见下表：

表4.1.1 城建档案著录项目划分

序号 著录项目名称 大项 小项 题名与责任者 题名 文件编号

工程(项目)地址 责任者 附件 稿本与文种 稿本 文种 密级与保管期限 密级 保管期限 4 时间 载体与数量 载体类型 数量与单位 规格 专业记载 附注与提要 附注 提要 排检与编号 档号 档案馆代号 缩微号 存放地址号 电子文档号 主题词

4.1.2 著录小项下又可分为若干著录单元。如著录小项“题名”下，又可分为“正题名”与“并列题名”两个著录单元。

4.2著录项目细则

4.2.1题名与责任者项 1.题名

题名又称标题、题目，是直接表达档案中心内容、形式特征的名称。1）题名

正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目名称和案卷封面上的题目名称，工程（项目）级的题名指工程或项目的名称。正题名照原文著录。2）并列题名

以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名。必要时并列题名与正题名一并著录。其前加“=”号。

3）副题名及说明题名文字

副题名是解释或从属于正题名的另一题名。副题名照原文著录，正题名能够反映档案内容时，副题名不必著录。

说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的文字说明。副题名及说明题名文字前加“；”号。

2.文件编号

文件编号是文件制发机发、团体或个人编写的顺序号，包括发文字号、图号等，按照原文字和符号著录，其前加“：”号。对于一个工程来讲，其文件编号大致有以下几种： 1）建设工程项目立项批准文件号

建设工程项目立项批准文件号著录计划部门或主管部门批准该工程项目正式立项的文件编号。

2）建设工程规划许可证号

建设工程规划许或证号著录城市规划主管部门对该建设工程项目核发的建设工程规划许可证的编号。

3）建设工程用地规划许可证号 建设工程用地规划许可证号著录城市规划主管部门对该建设工程项目核发的建设工程用地规划许可证的编号。

4）建设工程用地许可证号

建设工程用地许可证号著录城市土地主管部门对该建设工程项目核发的土地使用证编号。5）工程设计（勘察）编号

工程设计（勘察）编号著录建筑设计（勘察）部门对该建设工程项目进行设计（勘察）的编号。

6）建设工程施工许可证号

建设工程施工许可证号著录建设行政主管部门对该建设工程项目核发的施工许可证编号。7）建设工程竣工验收备案登记号

建设工程竣工验收备案登记号是指建设工程竣工验收后，建设单位向建设行政主管部门报送备案材料时，建设行政主管部门赋予该工程的备案登记编号。8）工程所在地形图号

指工程所在的1：500地形图的分幅号。3．工程（项目）地址

工程（项目）地址指工程项目的建设地点或征地地址。本市工程著录区（县）、街道（乡、路）、门牌号（村、队）；外地工程著录省、市（县）、街道（路）名。其前加“：”号。案卷级和文件著录，不必著录此项。4．责任者

责任者指文件材料的形成单位或个人。1）第一责任者

第一责任者是指列于首位的责任者。著录时其前加“/”号。2）其他责任者

其他责任者是指除第一责任者以外的责任者，其前加“；”号。

3）工程（项目）级责任者著录顺序一般为：建设单位（立卷单位）、建设项目（或事由）批准单位、项目（或事由）申请或实施单位。如建设工程（项目）责任者著录顺序为：建设单位、立项批准单位、设计单位、施工单位、监理单位；建设工程（用地）规划管理档案项目级责任者著录顺序为：立卷单位、申请（用地）单位、批准单位（项目批准单位和用地批准单位）、设计单位（或被征地单位）。4）案卷级责任者一般只著编制单位。5．附件

是指文件正文后的附加材料，各附件题名前均冠以“+”号。4.2.2 稿本与文种项

1.稿本是指档案的文稿、文本和版本，依实际情况著录为正本、副本、草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、试行本、修订本、复印件等，其前加“．—”号。

2.文种是指文件种类的名称，依实际情况著录为命令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议纪要、协议书、任务书、施工图、竣工图、鉴定书等。文种前加“：”号。4.2.3 密级与保管期限项 1.密级

1）密级是指文件保密程度的等级，一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的。应著录新密级。密级前加“．—”号。

2）密级按GB/T 7156—1987第四章文献保管等级代码表划分为六个级别。名称与代码如下表： 表4.2.3 文献保密登记代码

名 称 数字代码 汉语拼音代码 汉字代码 公开级 0 GK 公开 国内级 1 GN 国内 内部级 2 NB 内部 秘密级 3 MM 秘密 机密级 4 JM 机密 绝密级 5 UM 绝密

3）密级为“公开级”、“国内级”、“内部级”时，一般不必著录。

2.保管期限

1）保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般分为永久、长期、短期三种。保管期限前加“：”。

2）保管期限一般按案卷组成时所定保管期限著录，对已更改的。应著录新的保管期限。

4.2.4 时间项

1.对文件级著录，时间项著录文件形成时间。

一般文书（通知、报告、批复）的形成时间为发文时间；决

议、决定、规定为通过时间或发布时间；合同、协议书为签署时间；报表计划为编制时间；报表计划为编制时间；工程设计图纸为设计时间；工程竣工图为编制完成时间，如图上没有签注编制完成时间，则以工程竣工时间代替。

2.对案卷级著录，时间项著录案卷内文件起止时间。

一般案卷起止时间为卷内文件形成最早、最晚时间。起止时间著录中间用“—”相连，如：“1987．07．03—1988．12．14”。

3.对工程级著录，时间项录工程开、竣工时间或建设工程规 划许可证及建设用地规划许可证的批准时间。

4.著录时间时，年、月、日之间用“．”号相隔，如“1985 年12月10日”著录为“1985．12．10”。时间项前加“．—”。4.2.5 载体类型 1.载体类型

1）载体类型项著录档案载体的物质形态特征。其前加“．—”。

2）载体类型分为底图、缩微片、照片、底片、录音带、录像带、光盘、计算机磁盘、计算机磁带、电影胶片、唱片等。根据档案实际载体类型著录，除底图外，以纸为载体的档案一律不著录本项。2.数量及单位

数量用阿拉伯数字，单位用档案物质形态的统计单位，如“页”、“张”、“卷”、“袋”、“册”、“盒”等。著录时其前加“：”号。3.规格

规格指档案载体的尺寸及型号，著录时其前加“：”号，如“．—5页：16开”，“ ．—2张：A0”。

4.2.6 专业记载项

本项作为城建档案的专业特征记载项，著录于附注项前。根据著录对象不同分为房屋建筑工程专业记载项（含房屋建筑工程规划管理档案）、市政基础设施工程专业记载项（含市政基础设施规划管理档案）、城市管线工程专业记载项、建设工程用地规划管理专业记载项。本项对工程（项目）级档案是必要著录项目，案卷、文件级档案可不著录。各专业记载项之间加“：”。

1.房屋建筑工程专业记载项著录下列内容：

1）建筑面积，2）高度，3）层数，4）结构类型，5）开工时间，6）竣工时间，7）总用地面积，8）总建筑面积，9）幢数，10）工程预算，11）工程决算。2.市政基础设施工程专业记载项著录下列内容：

1）长度，2）宽度，3）高度，4）跨径，5）结构类型，6）孔数，7）级别，8）荷载，9）净空，10）开工时间，11）竣工时间，12）总用地面积，13）总建筑面积，14）总长度，15）工程预算，16）工程决算。

3.城市管线工程专业记载项著录下列内容：

1）长度，2）规格，3）材质，4）荷载，5）起点，6）止点，7）总长度，8）开工时间，9）竣工时间，10）工程预算，11）工程决算。

4.建设工程规划管理档案专业记载项著录下列内容：

1）建筑面积，2）幢数，3）层数，4）长度，5）宽度，6）高度，7）跨度，8）荷载，9）规格，10）级别，11）净空，12）结构类型，13）工程造价。5.建设工程用地规划管理档案专业记载项著录下列内容： 1）征拨分类，2）用地分类，3）原土地分类，4）用地面积。4.2.7 附注与提要项 1.附注

1）附注项著录各个项目中需要解释和补充的事项，依各项目的顺序著录，项目以外需要解释和补充的列在最后。

2）每一条附注均以“．—”分隔。如每一条附注都分段著录时，可省略该著录符号。2.提要 1）提要项是对档案内容的简介和评述，应力求反映其主题内容、重要数据（包括技术参数）。2）提要项在附注项之后另起一段空两个汉字位置著录，一般不超过200字。4.2.8 排检与编号项

排检与编号项是目录排检和档案馆（室）业务注记项。1.档号

档号是档案馆（室）在档案整理过程中对档案的编号。档号包括分类号、项目号、案卷号、件号或页号。档号置于条目左上角第一行。档号中各号之间用“—”号，占一个字节。1）工程（项目）级的档号由分类号、项目号组成。

2）案卷级的档号由分类号、项目号、案卷号组成。即工程（项目）档号+案卷号。

3）文件级的档号由分类号、项目号、案卷号、件号或页号组成。即案卷档号+件号或页号。件号或页号是指案卷内每一文件的顺序号或首页的编号。2.档案馆代号 档案馆（室）代号按照国家统一规定填写。置于条目右上角第一行。尚无代号的，暂时不填，但应留出位置，以备将来填写。3.缩微号

缩微号是档案馆（室）赋予档案缩微品的编号，著录于条目左上角第二行，与档案馆代码齐头。

4.电子文档号

电子文档号是档案馆、室管理电子文件的一组符号代码，著录于条目第二行的中间位置。5.存在地址号

存在地址号著录档案存放处的编号。一般包括库号、列（排）号、节（柜）号、层号，著录于条目右上角第二行。6.主题词

主题词是揭示档案内容的规范化的词或词组。

1）主题词按照DA/T19—1999《档案主题标引规则》、《中国档案主题词表》、《城建档案主题词表》等进行标引。

2）主题词著录于附注与提要项之后，另起一段齐头著录。

3）各级著录，一般著录4至6个主题词。各词之间空一个汉字位置，一个词或词组不得分两行书写。著录格式

5.0.1 著录格式按照其表现形式可分为表格式和段落符号式。5.0.2 表格著录格式

1.工程（项目）级条目表格著录格式

按照不同著录对象，工程（项目）级档案表格著录格式分为房屋建筑工程、市政基础设施工程、城市管线工程、建设工程规划管理项目、建设用地规划管理项目、通用工程项目六种。1）房屋建筑工程项目级表格著录格式（示例见附录A）； 2）市政基础设施工程项目级表格著录格式（示例见附录B）； 3）城市管线工程项目级表格著录格式（示例见附录C）；

4）建设工程规划管理档案项目级表格著录格式（示例见附录D）； 5）建设用地规划管理档案项目级表格著录格式（示例附录E）； 6）工程（项目）级通用表格著录格式（示例见附录F）。2.案卷级条目表格著录格式（示例见附录G）。3.3.文件级条目表格著录格式（示例见附录H）。5.0.3 段落符号式著录格式

段落符号式著录格式将著录项目划分为四个段落。第一段落中档号、缩微号分别置于条目左上角的第一、二行，档案馆代号、存放地址号分别置于右上角第一、二行，电子文档号置于第二行的中间位置。第二段落从第三行与档号齐头处依次著录题名与责任者项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体与数量项、专业记载项、附注项，回行时，齐头著录。第三段落另起一行空两格著录提要，回行时与一、二段落齐头。第四段落另起一行齐头著录主题词，各词之间空一格。

1.工程（项目）级段落符号式条目著录格式 档号 档案馆代号

缩微号 电子文档号 存放地址号

题名=并列题名；副题名及说明题名文字：立项批准文号；工程规划许可证号；工程用地规划许可证号；工程用地许可证号；工程设计（勘察）编号；工程施工许可证号；竣工验收备案登记号；地形图号：工程地址/第一责任者；其它责任者．一密级；保管期限．—工程开竣工日期．—载体类型：数量及单位：规格．—专业记载．—附注 提要 主题词

2.案卷级段落符号式条目著录格式 档号 档案馆代号 缩微号 电子文档号 存放地址号

正题名=并列题名；副题名及题名说明文字：

工程（项目）地址/编制单位．—密级：保管期限．—案卷内文件起止时间．—载体类型：数量及单位：规格．—附注 提要 主题词

3.文件级段落符号式条目著录格式 档号 档案馆代号

缩微号 电子文档号 存放地址号

正题名=并列题名；副题名及题名说明文字：

工程（项目）地址/编制单位．—密级：保管期限．—案卷内文件起止时间．—载体类型：数量及单位：规格．—附注 提要 主题词

5.0.4 段落符号式著录条目的形式为卡式时，卡片尺寸一般为12.5cm X 7.5cm，著录时卡片四周均应留1 cm空隙，如卡片正面著录不完，可接背面连续著录。

附录A 房屋建筑工程（项目）级著录单

工程名称

工程地点

责任者 建设单位 文号项 立项批准文号

立项批准单位 规划许可证号

设计单位 用地规划许可证号

勘察单位 用地许可证号

监理单位 施工许可证号

专 业 记 载

单项工程名称 施工单位 建筑面积(m2)高度(m)层数 结构类型 开工时间 竣工时间 地下 地上

总用地面积 总建筑面积 幢数

工程造价 工程结算

档 案 状 况

总卷数 文字(卷)图纸 卷 底图(张)照片(张)底片(张)张

录音带(盒)录像带(盒)光盘(盘)计算机 磁带(盘)缩微片 盘 其它

磁盘(盘)张

保管期限 密级 进馆日期 移交单位

排 检 与 编 号 档号 缩微号

存放位置起始号

附注

附录B 市政基础设施工程（项目）级著录单

工程名称

工程地点

责任者 建设单位 文号项 立项批准文号

立项批准单位 规划许可证号

设计单位 用地规划许可证号

勘察单位 用地许可证号

监理单位 施工许可证号

专 业 记 载

单项工程名称 施工单位 结构类型 长度(m)宽度(m)高度(m)跨径 孔数 级别 荷载 净空

总用地面积 总建筑面积 总长度(m)

开工时间 竣工时间 工程造价 工程结算

档 案 状 况

总卷数 文字(卷)图纸 卷 底图(张)照片(张)底片(张)张

录音带(盒)录像带(盒)光盘(盘)计算机 磁带(盘)缩微片 盘 其它

磁盘(盘)张

保管期限 密级 进馆日期

移交单位

排 检 与 编 号 档号 缩微号

存放位置起始号

附注

附录C 城市管线工程（项目）级著录单

工程名称

工程地点 责任者 建设单位 文号项 立项批准文号

立项批准单位 规划许可证号

设计单位 用地规划许可证号

勘察单位 用地许可证号

监理单位 施工许可证号

专 业 记 载

单项工程名称 施工单位 地形图号 长度(m)规格 材质 荷载

起点 止点 总长度(m)

开工时间 竣工时间 工程造价 工程结算

档 案 状 况

总卷数 文字(卷)图纸 卷 底图(张)照片(张)底片(张)张

录音带(盒)录像带(盒)光盘(盘)计算机 磁带(盘)缩微片 盘 其它

磁盘(盘)张

保管期限 密级 进馆日期

移交单位

排 检 与 编 号 档号 缩微号

存放位置起始号

附注

附录D 建设工程规划管理档案项目级著录单

工程名称

工程地点

责任者 建设单位 文号项 立项批准文号

立项批准单位 规划许可证号

设计单位 用地规划许可证号

施工单位 用地许可证号

地形图号

专 业 记 载

建筑面积 幢数 长度 规格

高度 层数 宽度 级别

跨度 净空 荷载 申请时间 工程造价

批准时间 结构类型

档 案 状 况

文字(页)图纸(张)光盘 磁盘

保管期限 密级 进馆日期

移交单位

排 检 与 编 号 档号 缩微号

存放位置起始号

附注

附录E 建设用地规划管理档案项目级著录单

用地项目名称

征地位置

责任者 用地单位 文号项 立项批准文号

立项批准单位 规划许可证号

被征单位 用地规划许可证号

规划批准单位 用地许可证号

地形图号

专 业 记 载

用地分类 征拨分类

原土地分类 批准时间 用地面积

档 案 状 况

文字(页)图纸(张)光盘 磁盘

保管期限 密级 进馆日期

移交单位

排 检 与 编 号 档号 缩微号

存放位置起始号

附注

附录F 工程(项目)级通用著录单

工程名称

工程地点

责任者 文号项

专 业 记 载

档 案 状 况

总卷数 文字(卷)图纸 卷 底图(张)照片(张)底片(张)张

录音带(盒)录像带(盒)光盘(盘)计算机 磁带(盘)缩微片 盘 其它

磁盘(盘)张

保管期限 密级 进馆日期

移交单位

排 检 与 编 号 档号 缩微号

存放位置起始号

附注

附录G 工程(项目)案卷级通用著录单

档号 缩微号

存放地址 库列节(柜层)案卷题名

编制单位

载体类型 数量/单位 规格

卷内文件起始时间 卷内文件终止时间

保管期限 密级

主题词

附注

附录H 文件级通用著录单

档号 缩微号

存放处 库 列 节(柜)层 文件题名

责任者

文(图)号 文本

保管期限 密级

形成时间 载体类型

数量/单位 规格 提要

主题词

附注

附录J 本规范用词说明

1.为便于在执行本规范条文时区别对待，对要求严格程度不同的用词，说明如下： 1）表示很严格，非这样做不可的用词： 正面词采用“必须”； 反面词采用“严禁”。

1）表示严格，在正常情况下均应这样做的用词： 正面词采用“应”；

反面词采用“不应”或“不得”。

1）表示允许稍有选择，在条件许可时，首先应这样作的用词： 正面词采用“宜”； 反面词采用“不宜”。

表示有选择，在一定条件下可以这样做的，采用“可”。2.条文中指定按其他有关标准、规范执行时，写法为： “应符合······的规定”或“应按······执行”。

中华人民共和国国家标准

城市建设档案著录规范

GB/T 50323—2001

条 文 说 明

制 定 说 明

本标准是根据建设部建标标[2000]25号文的要求，由建设部城建档案工作办公室会同有关城建档案馆共同编制而成，2001年3月5日经建设部建标[2001]67号文批准实施。

在编制过程中，规范编制组开展了专题研究，进行了比较广泛的调查研究，总结了多年来城建档案著录工作的经验，参考中华人民共和国档案待业标准DA/T 18—1999《档案著录规则》，并以多种方式广泛征求了全国有关单位的意见，对主要问题进行了反复修改，最后经审定定稿。任何单位或个人在使用本标准时，如遇到不确切或含混不清之处，请立即通知建设部城建成档案工作办公室（地址：北京市海淀区三里河路9号，邮政编码：100835，电话：010—68393431，传真：010—68394444），以便进行调查或采取适当的措施。

建设部城建档案工作办公室

2001年2月

目 次总则…………………………………………………………….……….32 2 术语、符号…………………………………………………….……...33 3 基本规定……………………………………………………….………34 4 著录项目………………………………………………………….…..35 5 著录格式………………………………………………………….…..39总则

1.0.1 城建档案是城市建设的历史记录。城建档案管理是城市建设管理工作的重要组成部分。随着我国社会主义现代化建设事业的蓬勃发展和城市化水平的不断提高，城建档案的数量日益增加，其种类和载体形态日益丰富。对这些不断产生和纷繁复杂的档案资料的科学管理和有效利用，既是广大城建档案工作者的迫切愿望，也是社会主义现代化建设事业的迫切需要。近年来，各地城建档案部门在探索城建档案现代化管理方面作了大量努力，但由于缺乏全国统一的标准和规范，造成了大量低水平重复开发，严重影响了城建档案管理水平的提高。为了尽快规范城建档案管理工作，指导城建档案著录标引工作，提高城建档案现代化管理水平，建立健全全国统一的城建档案检索利用体系，真正实现资源共享，充分发挥城建档案在城市建设中的作用，特制定本规范。

1.0.2 本规范适用于各级各类城建档案管理部门对各个时期、各种载体的城建档案著录工作。本规范只规定了城建档案著录工作的内容、深度、范围等，不包含城建档案著录工作的组织方法，也不涉及城建档案的整理与分类要求。

1.0.3 城建档案著录除招待本规范外，尚应执行《 档案主题标引规则》（DA/T 19—1999）、《中国档案主题词表》、《城建档案主题词表》、《城建档案分类大纲》、《城建档案密级与保管期限表》等规范或文件的规定。术语、符号 2.1.4 工程档案

按照工程的建设过程，一个工程所形成的档案大致可分为四个方面：

1）工程准备阶段所形成的档案，包括工程开工前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等阶段形成的档案；

2）施工档案，指在工程施工过程中形成的档案； 3）竣工图，是真实反映建设工程施工结果的图样；

4）竣工验收档案，指在工程项目竣工验收活动中形成的档案。2.1.5 案卷

案卷是档案的基本保管单位，它是立卷工作的成果，形式上可以分为卷、册、袋、盒等。基 本 规 定

3.1.1 城建档案著录可以分为工程（项目）级、案卷级、文件级三级。其中，工程（项目级）著录是一个比较广泛的概念，它不仅指对一个建设工程档案的著录，还包括对围绕一个建设工程形成的规划管理档案、土地管理档案、建筑工程管理档案、工程勘测档案、工程设计档案等的著录，也包括对一个项目如：城建科研项目、环境保护项目档案的著录。总之，工程（项目）级著录是对一个工程或一个项目所形成的档案的著录，不管这个工程项目所形成的档案是一份、一卷，还是若干案卷。著 录 项 目

4.2.1 题名与责任者项 1.题名

工程档案一般只著录正题名。工程（项目）级著录中题名一般由建设单位+工程名称（或责任者+事由）构成；工程地质、水文地质、市政、公用工程名称（题名）一般由地址+工程（项目）名称构成，或由建设单位+工程（项目）名称构成，必要时增加时间项；测绘项目名称一般由年代+地址+等级+测量类型，或年代+地名+比例尺+测量类型构成。建设单位必须写全称或标准简称。一个工程项目的案卷的题名，其共性部分须保持统一性。同一工程项目的不同单项工程的题名，其共性部分也应统一。

原题名含意不清或无题名的，应重新拟写题名后现时著录。并加“[ ]”号。

单份文件的题名不能确切反映文件内容时，原题名照录，并根据文件内容另拟题名附后，加“[]”号。无题名的单份文件，依据内容拟写题名，并加“[]”号。2.文件编号

案卷级著录不必著录文件编号。4.责任者

团体责任者必须著录全称，并且应著其对外公开名称，如“南京新联机械厂”，而非此厂代号“九二四厂”。

历代政权机关团体责任者，著录时其前应冠以朝代或政权名称，并加“（）”号。如“（民国）总理陵园管理委员会”。

个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务，并加“（）”号。文件所署个人责任者为别名、笔名等时，均照原文著录，但应将其真实姓名附后，并加“（）”号。

外国责任者，应著录各历史时期易于识别的国别简称、统一的中文姓氏译名、姓氏原文和名的缩写，一般采用名在前，姓在后的顺序。国别、姓氏的原文和名的缩写均加“（）”号。未署责任者的文件，应著录根据其内容、形式特自考证出的责任者，并加“[]”号。经考证仍无结果时，以三个“ ”代之。著录为“”。

文件的责任堵塞有误，仍照原文著录，但应考证出真实责任者附后，并加“[]”号。经考证仍无结果时，以三个“ ”代之。著录为“”。5.附件

文件正文后有多个附件时，应逐一著录各附件题名，各附件题名前均冠以“+”号。4.2.4 时间项 著录时，年号应著录完整，如“1999年”，不应著录成“99”。个位数月、日前应加“0”，如“1999年1月1日”应著录为“1999．01．01”。

历史档案应著录原纪年，将换算好的相应公元纪年附后，并加“（）”号。例如：清乾隆十年九月二十六日著录为“清乾隆10．09．26（1745．10．21）”，又如：“民国二十七年九月十八日”著录为“民国27．9．18．（1938．09．18）”。没有形成时间或形成时间不清的文件，应根据其内容、形式、载体特征等证出形成时间著录，并加“[]”号；或著录文件上的其他时间（收文时间、审核时间、印发时间等），并在附注项中说明。如考证无结果，且无其他时间，则以三个“”代之，著录为“”。4.2.6 专业记载项

各专业记载项的含义如下：

1.工程预算：由施工单位对该工程所作的预计造价。以万元为单位，保留小数点后二位。2.工程决算：经有关方面审核后的工程造价决算。以万元为 单位，保留小数点后二位。

3.建筑面积：指各层建筑面积的总和，各层面积按水平横截

外墙周边计算。建设工程规划管理档案著录每个案件（项目）内核准的房屋建筑或市政设施总建筑面积。著录时以平方米为单位，取小数两位。

4.幢数：按一个建设项目实有建筑物的幢数著录，或按一项 建设工程规划管理档案中核准的建筑物幢数著录。

5.层数：按建筑物的实际层数著录，以0．00为界，著录地

上、地下层数。例：地上12层，地下1层著录为“：地上12地下1”。同一建筑物（项目）按最高层次著录。同一项目中包括层次不同的多幢建筑物时，按层数最低和最高的著录，其间加“—”号，例如：“：3—8层”。

6.结构类型：建筑物的结构类型，指砖混结构、内框架结构、钢筋混凝土结构、钢筋混凝土剪力墙结构、简体结构、剪办墙结构、部分框支剪力墙结构、砌块结构等。构筑物的结构类型，指桥涵的结构形式，如横断面型式、河道护砌型式等。7.长度、宽度、高度均以米为单位，著录到小数点后二位。地下建筑的高度按下地设施最低层地板的项标高著录（负值）。8.跨径：指桥梁主跨的长度，以米为单位，著录到小数点后 二位。

9.荷载：指设计荷载，是桥梁、涵洞、管线等承载能力。

10.规格：指桥梁、涵洞的孔洞数或指管线的直径和孔数等。直径以毫米为单位。多种规格可依次著录，规格之间用“；”号。11.级别：指道路的设计等级。

12.净空：指常年水位或地面至桥底部的空间距离或梁底的标高。以米为单位，著录到小数点后二位。

13.起点：著录管线工程的起始位置或地址。14.止点：著录管线工程的终止位置或地址。

15.材质：著录管线材料类型。多种材质可依次著录。材质之间用“；”号。

16.工程造价：指进行某项工程建设预期花费的各种费用，它由设备、工器具购置费、建筑安装工程费用和工程建设其它费用构成。

17.征拨分类：分征用和拨用、拍卖、转让，按实际情况著录。

18.用地分类：指征地用途分类。根据《城市用地分类与规划建设用地标准》（GBJ 137—90）的规定，分居住、公共设施、工业、仓储、对外交通、道路广场、市政公用、绿地、特殊用地。

19.原土地分类：指所征用土地原分类，根据《城市用地分类与规划建设用地标准》（GBJ 137—90）分菜地、水田、耕地、山林、非耕地、水面、城镇、其他。

20.用地面积：按批准用地面积，并以用地分类分别计。以平方米为单位，取两位小数。

4.2.8 排检与编号项 6．主题词

主题词对工程（项目）级著录为选择项。

案卷级的主题词除沿用工程（项目）级的主题词外，应着重反映案卷的基本内容，增加反映案卷内容部分的主题词。

同样，文件级的主题词除沿用案卷级的主题词外，应增加反映文件内容部分的主题词。著 录 格 式

5.0.2 表格式著录格式为机读目录的首选格式。1.工程（项目）级条目表格著录格式

1）房屋建筑工程档案工程（项目）级表格式著录单，适用于各类房屋建筑工程档案的工程（项目）级著录。

2）市政基础设施工程档案工程（项目）级表格式著录单，适用于道路、桥涵、堤坝、烟囱等构筑物工程档案的工程（项目）级著录。

3）城市管线工程档案工程（项目）级表格式著录单，适用于地下给水、排水、供气、供电、供热、电信、工业管线等的工程（项目）级著录。著录单“专业记载”项中，“地形图号”按4.2.1 题名与责任者项中“文件编号”的规定著录。

4）建设工程规划管理档案项目级表格适用于工程规划管理档案的项目级著录。5）建设用地规划管理档案项目级表格适用于建设用地规划管理档案的项目级著录。

6）工程（项目）级通用表格适用于城市规划、园林绿化、科学研究、环境保护等类，无法以建筑物工程、构筑特工程、城市管线工程、建设工程规划管理、建设用地规划管理的专业特征来著录的其他城建档案的著录。可根据各类专业档案的实际情况，确定不同的专业记载项。

篇3：高校名人档案规范化建设研究

一、高校名人档案的建设对象

高校名人的知名度其实是相对的,既有地域差异,又有领域差异,但高校名人档案却能真实地反映高校在这一特定时期人文、科技、教育实际情况,具有代表性,高校可根据这一特定发展时期,确定建档的对象与层次。一方面可按院士———教学名师———知名教授———有突出贡献的中青年专家———某学科带头人———学校历届党政领导———杰出校友等层次进行建档。另一方面,可选择性地将在某科研领域突出、国内外有一定影响的优秀人才列入建档范围。

二、高校名人档案的建设范围

高校档案馆在遴选完建档对象后,其名人档案的建设内容应以能客观、全面地反映其思想、经历、成果、典型事迹等为基本要求,其归档范围可根据不同的建档对象确定不同的归档范围,但要尽可能突出重点。建设范围大致可分为:反映名人生平的综述材料,如自传、自述、日记、书信、毕业证书等;反映名人职务活动的材料,如报告、演讲稿;反映名人从事教育科研成果的材料,如科研论文、著作、鉴定成果等;反映社会对名人研究评价的材料,如研究介绍材料、纪念性材料、回忆性材料等;反映名人身份荣誉的材料,如各类证书、证件、奖状、聘书等;反映名人生活、工作和社会活动的材料,如实物、音像等载体形式的材料[3]。档案馆人员可根据以上这些建档范围有针对性地开展档案收集工作。

三、高校名人档案的建设方式方法

目前,名人档案材料多是个人珍藏,私人所有,高校档案馆在名人档案的征集过程中会有一定难度,笔者认为高校有必要在大学章程中明确学校档案资源体系建设的内容,积极做好档案宣传工作,提高其档案意识,督促列入归档对象的名人把有价值的档案材料捐赠给档案馆,并在制度上做出规定。高校名人的档案材料既是他本人的宝贵财富,也是属于国家的宝贵财富。高校名人档案收集人员应灵活运用方式方法,包括采用移交、捐赠、寄存、代保管等方式,尽可能地确保名人档案材料进馆。在实际工作中,有些名人不愿意交出原件,因为这些材料是他们非凡的生命历程的印证,非常珍贵,档案馆工作人员应对名人动之以情,晓之以理,同时也可根据教育部国家档案局第27号令(《高等学校档案管理办法》)第二十四条和第三十九条规定征集,即高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,应当按照规定及时归档,任何个人不得据为己有,对个人在其非职务活动中形成的重要材料,可通过征集和代为保管等形式进行归档。

四、高校名人档案的建设标准

高校档案馆应建立专门的名人档案资源库,为名人档案提供个性化信息服务,提高服务质量。同时探讨和确定将收集到的名人档案资料进行分类整理,确保名人档案材料能够脉络清晰地反映名人在教学、科研、社会活动中的历史面貌,并提出基于名人档案信息资源管理建设标准及规范化管理建设要求。一是充分发挥名人档案的宣传教育功能[4]33,激励广大师生员工循着名人的足迹奋勇前进;二是出版学校名人档案系列丛书,使名人的教学科研成果更好地服务于社会;三是促使名人档案与校史馆展览相结合,丰富校园内涵文化,并在大学生素质教育中发挥积极的育人作用。四是探索出高校名人档案建设的标准及规范模式。

总之,高校名人档案资源管理体系建设是高校档案馆的一项重要工作,高等学校非常有必要建立名人档案专柜,不仅可以丰富学校档案馆馆藏内容,提升馆藏水平,而且可以把“档案库”变成“思想库”[5]45,更好地为学校开展各种学术研究、编史修志工作提供重要素材,并对传承大学精神、激励后人、提高档案的公共服务能力具有十分重要意义。笔者以湖南农业档案馆名人档案建设工作为例,提出如下图所示的高校名人档案规范化建设体系并付诸实践,取得十分显著的效果,高校在建设自己的名人档案时可以此为参考,推动高校名人档案建设朝着专业化、特色化、和规范化方向发展。

参考文献

[1]贾文丽,高建广,曲绍燕.高校文化遗产抢救工程的实践与思考—以高校名人档案建设为视角.办公室业务,2014(6).

[2]欧阳慧芳.建立高校名人档案问题探讨[J].南方论刊,2013(7).

[3]曾淑珍.对名人档案征集工作的再认识[J].档案,2012(6).

[4]隋晓奇,祁疆.浅析名人档案的管理[J].黑龙江世界,2009(3).

篇4：高校档案工作规范化建设探索

一、把住归档资料入口关，努力夯实档案工作规范化建设的基础

归档资料是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发得怎样，不仅决定归档资料本身的质量，而且也影响到日后档案的质量，决定着档案工作规范化、标准化建设的整体水平。我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住归档资料工作的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

首先归档资料用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订，左边装订处要预留25mm左右的装订线。二要注意检查归档资料是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题和归档资料是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文和归档资料一致，有无日期等。三是归档资料字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等归档资料，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用，如用传真纸打印的必须进行复制。立卷归档的材料必须是原件，复印件原则上不得归档。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。五是移交档案时，交接双方应当面检查，按立卷归档要求进行验收，不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。移交档案材料时应填写档案移交清单，清单一式二份，经交接双方签字后各留一份备查。

二、统一收集管理案卷材料，不断丰富档案工作规范化标准化建设的内容

实践证明，案卷材料收集是否完整是决定和影响档案价值的重要因素。学校档案室是学校的内设机构，负责统一管理全校的党群类、行政类、教育教学类、基建类、声像类、设备类、荣誉类的所有档案。因此，要从加强档案室建设入手，不断建立健全学校档案管理制度和各类材料及时归档制度，及时收集、整理、保管和统计学校的全部档案，并对全校各部门的档案收集、归类整理、上交档案室等工作进行指导、检查和监督。

首先，所有学校档案必须集中统一管理，确保真实、完整、准确、系统和安全，便于日后档案的利用。学校各部门要加强对本部门档案资料的积累、归类、整理、上交工作的领导，兼职档案员要切实履行自己的工作职责，负责所在部门归档材料的收集、整理与上交工作。保证归档文件材料收集完整齐全，并按时移交到学校档案室。任何单位和个人不得把档案材料据为己有。如一项工作、一次活动由几个部门联合组织的，涉及多个部门的，文件材料由牵头主办的部门负责归档，其他科室协助提供相关材料。其次，要严格执行文件材料的形成单位立卷归档制度，坚持做到“三纳入”、“四同步”：即将立卷归档工作纳入学校及各部门的工作计划，纳入管理制度，纳入有关人员的工作职责范围；在布置、检查、总结、考核各项工作时，能将档案工作同步纳入。另外，任何单位和个人不得保存已办理完毕的文件材料，不得擅自销毁文件材料，确需销毁的要由档案室登记造册，经主管院长批准后由专人监销。干部、职工在调动离开原工作岗位时，要彻底清理文件、材料，及时办理文档材料的交接手续。同时，立卷单位应负责将材料收集齐全，核对准确，按文件的自然形成规律，系统整理，并在封面上填写档案名称，编写卷内目录，确定密级。根据档案的保存价值和档案保管期限的规定，准确划分保存期限。

三、实施“以我为主”的立卷归档原则，确保档案工作规范化标准化建设的顺利进行

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化乃至现代化的一个重要原则。

在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要致力解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是要明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

四、重视档案的开发利用，充分发挥档案工作规范化标准化建设的效应

加强学校档案工作规范化标准化建设的根本目的，就是充分利用档案为学校的教育教学和管理工作服务。为满足利用者的需求，就要通过各种方式向他们提供档案材料或相关的咨询服务。如利用学生的学籍档案及时为毕业生的就业、升学、应征入伍、执业考试、学历认证和入党等问题提供相关证明材料和高效的服务。利用学校的文书和教学档案为教师的教学经验积累和教师的考核、职称晋升等提供依据材料。特别是在学校办学水平评估、申报专项建设项目和接受上级检查等事关学校大局的重要活动中更应充分发挥档案室资料齐全准确的优势，及时为各项评估检查提供佐证材料。

要充分利用档案、发挥档案的作用，就要使死档案成为活档案，努力使档案为规范学校管理服务，为教育教学改革服务，为提高办学质量服务。当前，档案工作要适应经济建设和学校发展的需要，优化服务方式，积极主动为学校各级各部门和广大教工提供相关的档案材料。为此，有必要健全档案的检索工具，汇编各种能反映本校特色且有较高利用价值的《学校档案检索目录》等编研材料，利用电脑开发档案信息资源，为教育教学和管理工作提供实际服务，如可推行学校档案目录在本校校园网教学资源栏目上公布，方便教师备课查阅等。

篇5：建设工程档案的规范化管理探究

中国神华神东煤炭集团公司档案室

中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）05-000-02

摘 要 工程档案与工程质量之间有着密切的关系，两者相互依存，要把工程档案的质量视为工程质量管理同等重要来抓。本文阐述了建设工程档案在工程质量管理中的重要作用，分析档案规范化管理中应该注意的事项，并提出了建议。

关键词 建设工程 档案 规范化 管理

一、工程档案的重要性及其与工程质量的关系

一方面，从工程档案与工程质量的关系上看，工程档案与工程质量之间有着密切的关系，工程档案是工程质量的依据，工程质量离不开工程档案，二者相互依存。工程档案管理包含于工程质量管理之中，工程质量是对包含工程档案在内的监督管理。另一方面，从建设工程质量的形式来说，任何一个建设工程都有立项、可行性论证、勘察、设计、材料供应、施工、监理、验收的过程，每一个步骤和环节都有它的质量标准，其活动过程和内容都有真实的记录。其记录、竣工图经过整理、立卷、归档、形成建设工程档案，是反映工程内在质量的重要内容。而工程实物体的质量是反映工程技术人员的精心实施，其外表很直观，很容易被人们发现和重视，但工程建设项目档案的内在质量就不容易被人们简单地发现其质量缺陷，通常是在利用档案信息时发现与实际情况大不一致时，才能反映出它的缺陷所在。所以工程建设档案质量与工程施工质量同等重要，二者不能忽视某一个方面，缺一不可。

二、工程建设档案质量管理应注意事项

基本建设项目由于施工周期长，条件复杂，环境多变，工序繁多，档案形成的时间也相当长，档案管理容易忽视，档案质量的控制也比较困难。如果不能全面、准确、完整、系统地收集、整理和保存建设工程档案，将会给今后档案的利用带来不利影响。为了加强建设工程档案管理这个薄弱环节，消除由于管理不善形成的档案与施工不符、资料残缺等通病，必须在建设工程整个过程中加强档案质量管理。工程建设档案质量管理应注意事项主要有以下几点。

1.工程准备阶段的文件材料，由责任方按照实际反映情况，不能由任何个人和单位伪造，手续印章必须齐全。

2.工程监理单位要记录工程活动中发现的质量问题及其处理情况、措施、实施过程、处理后的检测结果和鉴证情况。

3.主要原材料构配件的合格证、检验报告应按国家“产品质量法”及相关技术标准核实是否一致，产品的种类、规格、批号出厂日期是否过期，国家规定复检的产品是否现场进行了复检。

4.施工现场的工程地质情况，地基地质与地质勘察的下卧持力层地质的强度是否一致，开挖后的情况记录。验基要对该工程地质情况简要描述。按规定该签章的个人和单位要完善手续。

三、工程档案的归档和验收

建设工程档案最关键的环节是工程竣工时档案的归档和验收。要严格按照《基本建设项目?n案资料管理暂行规定》、《基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表》的要求进行竣工档案验收。施工单位在工程竣工时要做好施工记录、检验记录、交工验收记录和签证等，整理好变更文件和按规定编制好竣工图。工程竣工验收前，由主管部门和建设单位组织检查

竣工图的质量。建设工程竣工档案质量标准总的要求是“完整、齐全、图物相符、规格统一、纸质优良。”竣工时档案检查是工程档案质量保证的关键，经过预检、中间检等跟踪管理，在征集建设工程竣工档案时有了一定的基础；但仍不能掉以轻心。要对前期收集、整理、验收的档案再次复查，最后在各单位会签的基础上正式验收归档。对结尾工程形成的档案材料和竣工验收中存在的需整改的遗留问题，在限期改正之后，及时给予检查验收，以保证建设工程档案竣工验收工作善始善终。

四、加强建设工程档案规范化管理的建议

1.规范建档，奠定基础。在建档过程中，要严格按规范在“全”、“准”、“严”上下功夫。“全”是指要尽可能使工程档案齐全完整，做到归档文件、归档门类、归档项目齐全，确保工程档案资料的归档率。“准”就是根据工程档案归档范围，分清归档界限，在规定时限内将应归档的文件材料全部归档，确保工程档案资料的完整率。“严”就是在工程档案组卷上，严把工程档案质量关，不合格的工程档案资料严禁进入工程档案室，对现有库房内不合格的工程档案资料，按照国标要求重新装订、整理、排架，实行微机打印卷皮，对不同门类、不同载体、不同保管期限的工程档案分别排列，统一编号，保证工程档案案卷合格率。同时，在工程档案形成过程中，项目档案管理人员要严格执行《工程竣工文件材料立卷归档管理办法》，制定归档范围及保管期限表，统一工程档案管理工作标准，尤其要做到工程档案资料与工程项目建设同步进行，尽可能保证工程项目档案的真实性、准确性、完整性，使公路工程档案管理工作逐步走向制度化、规范化。

2.把握关键，科学管理。为确保工程档案管理的科学性和安全性，笔者认为应该做好以下工作：一是抓工程档案归档时间。对已取得的资料，工程档案管理人员要及时同有关人员联系，做好交接手续，本着谁主管谁负责的原则，加强指导，尽快整理，及时立卷归档；二是严格库房管理，认真履行工程档案收进、移出手续。将工程档案收进移出情况详细记录在案，避免工程档案遗失，并按照规定编制室藏工程档案存放索引，橱俱设置存取工程档案标识，使各类工程档案一目了然。定期组织工程档案人员进行库房工程档案资料保管情况的排查，发现问题及时采取措施，认真做好工程档案室温湿度记录制度，确保库房保持适宜的温度和湿度，防止工程档案发生霉变；三是抓好工程档案基础工作。对工程档案的搜集、分类、打号、编目、装订工作要做到及时、准确、全面，达到规范化管理目标；针对工程建设项目涉及面广、牵扯单位多、档案管理人员素质参差不齐的实际，克服“等、靠、要”的思想，实行工程建设与档案管理同步进行，建立项目档案登记制度，做到每路一表，详细记录项目监督、检查、指导情况的全过程，实现工程档案全方位管理；四是明确竣工工程档案资料的编制要求。工程档案管理人员要深入工地开展调研，探索总结工程档案文件材料收集、整理、立卷、归档经验，明确工程档案的收集、整理、分类、编目规则、交接手续、归档套数以及音像、会计等类工程档案资料的整理标准，并对参建单位印章的刻制、单位名称的确定、公文用纸的标准作详细要求，从源头上保证工程档案案卷质量。

3.转变观念，提高档案利用价值。开发利用工程档案，既是工程档案自身价值的充分体现，又是提高全社会档案意识、促进档案事业健康发展的前提。首先，要在思想上改变过去忽视利用档案的观念，充分发挥主观能动性，切实做好利用工作。其次，在具体工作中要努力实现三个方面的转变：即：在服务方式上，从被动服务向走出去、请进来、主动提供工程档案的有效利用转变；在档案价值取向上，从重视文书档案向重视工程、科研等档案转变；在人的价值取向上，从提倡默默无闻向解放思想、开拓进取、有所作为转变。进一步增强档案人员的服务意识、参与意识和效益意识，而且要改过去长期以来工程档案人员只靠坐等上门查阅工程档案的方式，转变为深入基层和生产第一线，调查了解的方式，并结合所藏档案资料有针对性地提供工程档案。

五、结语

篇6：档案室建设规范

规范》的通知 穗档字［1993］16号

2010-05-13 来源：

市各有关委、办、局、总公司、直属单位，各区、县（市）档案局：

为了在我市各企业深入贯彻《档案法》和《国营企业档案管理暂行规定》，进一步加强我市企业档案工作，更好为发展社会主义市场经济服务。现将我局制定的《广州市企业档案工作业务建设规范》印发你们，请认真组织贯彻实施，实施中有何问题，请及时报告我局监督指导处。

广州市档案局一九九三年十一日一日

广州市企业档案工作业务建设规范

为加强我市企业档案工作，更好为企业生产经营服务，根据《中华人民共和国档案法》、《国营企业档案管理暂行规定》，制定本规范。

l 总则

1．l 企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业合法权益和经济利益，维护企业历史真实面貌的一项工作。

1．2 企业档案工作要坚持集中统一管理的原则，维护档案的完整和安全，便于企业各项工作的利用。

1．3 企业要把档案工作列入企业发展计划，纳入生产管理、技术管理和科研管理等各项管理程序。企业档案的管理体制

2．l 企业必须根据《档案法》规定，结合本企业的实际情况，设立企业档案部门，配备适应工作的专兼职人员，归口办公室管理。

2．2 企业档案部门对企业形成的各种门类和载体的档案实行综合管理，成为企业档案资料的贮存基地和利用中心。

2．3 企业档案工作人员享受专业技术职务待遇。

2．4 企业各部门、车间（分厂）应指定专人负责本部门档案资料积累、整理、归档工作，受企业档案部门监督、指导，形成企业档案工作网络。

2．5 企业档案部门在业务上受主管机关和上级档案管理机关的监督、指导。

2．６ 企业档案部门工作任务

2．６．l 认真贯彻党和国家有关档案工作方针、政策、法律、法规和上级档案部门的规定，并结合企业实际，提出贯彻意见。

2.６．２ 拟定企业档案工作计划和各项管理制度。

2．6．3 指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作。

2．6．4 负责收集、接收企业各部门形成的各种门类和载体的档案。

2．６．5 负责企业档案的整理、鉴定、保管、统计工作。

2．6．6 负责开发档案信息资源，编制检索工具和参考资料。

2．6．7 负责收集与本企业生产经营有关的信息资料。企业文件材料的形成与归档

3．1 企业文件材料形成与归档的要求

3．1．l 企业形成的各种文件，必须由各部门指定人员负责收集、积累、整理归档。

3．１．１．１ 产品试制定型、科研成果鉴定、设备开箱、基建工程竣工验收，企业有关部门应通知档案部门派人参加，验收登记技术文件材料，以保证档案的完整与齐全。

3．1．１．2 产品试制、投产、设备安装、基建工程竣工验收、科研成果鉴定后三个月内，应将形成的科技文件材料整理立卷后由经办部门（或项目）的负责人审定，向档案部门归档。

3．１．1．3 各项管理工作中形成的文件材料，各部门应于翌年第一季度内整理立卷交档案部门归档。

3．１．１．4 企业形成的声像文件材料，由经办人员拟好说明（时间、地点、人物和内容）或解说词，定期交档案部门归档。

3．1．2 归档的文件必须完整、准确、归档率、完整率、准确率达到国家规定的要求。

3．1．3 技术文件、蓝图、底图应同时归档，行政管理文件应留存两份，一份连同底稿立卷归档，一份留作文件汇编作资料保存。

3．2 企业文件材料的归档范围：包括产品生产、设备仪器、技术管理、基建、科研、计划统计、物资供应、经营销售、劳动工资、财务管理、教育卫生、党务、行政、工会、共青团工作等方面的文字、图表、声像材料。

3．3 企业文件材料应在科学分类的基础上组合成案卷，案卷质量要求：

3．3．１ 分类必须清楚

3．3．1．１ 科技文件材料分别按产品、设备、基建、科研分大类。大类下再分一级属类，二级属类或三级属类。大类和一级属类，按市档案局制订的企业档案分类大纲的规定设置，二级、三级属类可根据企业现行文件形成情况自行拟定。

3．3．１．2 文书材料按行政管理、经营管理和党群工作分类。每类按——机构（或类别）——问题进行组合。

3．3．2 组合与编目必须系统条理

3．3．2．1 组成的案卷必须遵循文件材料的特点和形成规律，保持文件之间的有机联系，区分保存价值，便于保管和利用的原则。组合与编目必须系统、条理。

3．3．2．2 科技文件材料的组合：产品、设备按型号、基建按项目、科研按课题分类后按其部件、结构、阶段等分别组合。底图应按上述要求分类后平放，另行保存。

3．3．2．3 文书材料的组合：在文件分类后将同一问题、同一价值的若干文件按一定的形式组合起来。文件的具体组合方法按市档案局关于改革文书立卷方法的通知（穗档［1988」18号）规定执行。

3．3．2．4 卷内文件排列。对卷内文件应进行系统排列，文件的正件与定稿、主件与附件、请示与批复（批复在前、请示在后）、转发件与被转发件均应排列在一起，同一卷内有两个问题的文件，同一问题的文件应排列在一起。

3．3．2．5 填写备考表。备考表主要用于填写卷内文件需要加注说明的情况（如破损、修改、补充、完整等情况），立卷人、检查人员签署姓名、立卷时间。备考表附在卷末的封三内。

3．3．２．6 案卷的排列。根据企业档案的分类大纲依次排列，同一类别不同形式的案卷（照片、声像除外）应排在一起，同一问题的案卷可视重要程度、时间排列，技术性的文字在前，图表在后，保持案卷之间的联系。

3．3．２．7 拟写案卷题名，文书档案案卷题名一般由责任者、问题、名称组成；科技档案案卷题名一般由项目名称、问题、文件名称组成。案卷题名要求简明确切，概括地揭示卷内文件内容，一般不超过五十个字。

3．3．2．8 卷内文件编号，文书材料在右上角编页号，科技文字材料、图表、图样在右下角编写张（页）号，双面书写的正背面各编页号，背面对应正面编在左上角或左下角，照片与底片编案卷内的顺序号。

3．3．2．9 案卷装订，根据企业档案的实际，文书案卷用软封面装订，再把若干卷放入卷盒存放。属于科技案卷，图样是否装订，视情况而定，但科技文字材料必须装订，并用卷盒套装存放。凡归档的文件，在装订前均需去掉金属物，对破损的文件应裱糊修补，案卷装订采用一线三孔方法。

3．3．2．10 案卷封皮及其填写。采用国家标准的封面，视不同门类（载体），使用不同的封面。案卷封面的案卷题名必须用毛笔书写或机械打印，字迹工整。封面各种数码，统一用阿拉伯字填写。

3．3．3 企业的会计、声像、已故人员等其他门类档案应按大类进行单独立卷整理。会计档案一般按报表。帐簿、凭证、工资表分别编号整理、声像档案一般按录音、录

像、照片分别整理，录音录像材料可分别按形成时间顺序编号整理，照片可按“——问题”或“问题——”分类立卷整理；已故人员档案按干部、工人分别编号整理。4 企业档案的整理

4．l 企业各个部门和党、政、工、团组织在工作、生产、经营活动中形成的各种门类和载体的档案，是一个整体，作一个全宗保存，但发生下列变化时，要作适当调整。

4．1．1 一个企业划分为两个以上企业的，分出的企业应成立新的全宗。

4．1．2 兼并的企业，名称没有改变，职能不变或扩大、缩小的，全宗不变。但被兼并的企业的档案作单独全宗保管。

4．1．3 国有企业被承包、租赁的仍按原全宗不变，档案（含承包、租赁前后）由承包、租赁的法人代表负责收集、整理、保管，承包、租赁期间形成的档案不得分散或个人擅自保存。

4．1．4 国有企业与外商合资（合作）或租赁给外商的企业，档案由合资（合作）的中方负责，分厂、车间合资（合作）或租赁给外商的，其合资（合作）或租赁前的档案由原企业负责保存。凡与外商合资（合作）的企业，合同期满或终止合同的，其所有档案均由中方负责保存。

4．1．5 企业跨地区、跨行业组成横向联系的经济联合体（或企业集团）应成立新的全宗，与原企业的档案分别保存。联营期满或终止合同，档案的处理双方协商以一方为主保存，不得将档案分散。

4．2 企业档案的分类

4．2．1 制订档案分类方案，根据市档案局制发的企业档案分类大纲的要求，制定本企业档案分类作为档案分类的依据。

4．2．2 案卷的排列、编号。各门类、载体档案的案卷，分别单独排列和编号，箱柜和案卷的排列，从左到右，从上至下分类存放。排列方法每年要统一，前后一致。5 企业档案的保管

5．l 企业档案部门应设有专门库房，库房布局要合理、协调，存放档案要有示意图。

5．2 档案库房要有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防虫鼠、防有害气体等“八防”设施，注意温湿度控制，保证档案的安全。

5．3 企业档案要有统一规范的箱柜或密集架存放，统一用双门五层档案柜，每层规格400 x 800 x 300mm。密集架规格按国家规定。

5．4 企业档案部门应定期对档案保管的状况进行全面检查，并作记录，发现问题要及时向分管领导汇报，采取措施，保护档案的安全。

5．5 声像文件材料（照片、录音、录像、缩微、计算机磁带），要用特制的密封

盒、胶片页夹和影集的载具存放。企业档案的鉴定

6．l 企业档案部门要根据国家档案管理部门和专业主管机关的规定，制定档案保管期限表，定期对档案进行鉴定，判定档案的存毁。

6．2 档案的鉴定工作，由企业分管领导和有关部门组成的鉴定小组共同进行。

6．3 凡经鉴定，失去保存价值的档案，应由鉴定小组提出报告造具清册，经企业主管领导批准，报上级主管部门备案，由档案部门会同保密委员会（小组）指定二人监销，并在销毁清册签字。企业档案的统计

7．1 企业档案部门应建立档案的统计工作，如档案工作人员基本情况，档案接收、移出、鉴定、销毁、编研、检索利用以及库房设施的台帐等。

7．2 及时向上报送本企业档案工作情况统计。企业档案的利用

8．１ 企业档案部门要认真做好档案的收集，为开发档案信息资源，提供利用。

8．2 企业档案部门应围绕企业生产经营的需要，编制各种检索工具和参考资料，开发档案信息资源，提供信息服务，为企业获取经济效益和社会效益。

8．3 企业档案部门要根据档案著录规则（国家标准BG3792．5－85）①，对本企业档案进行文件级著录检索。

8．4 凡利用档案、资料都应办理利用手续，并填写《档案利用效果登记表》，及时收集反馈信息。企业档案的现代化管理

9．1 企业档案管理现代化是企业现代化管理的组成部分，要列入企业现代化管理的整体计划。

9．2 企业档案部门要应用现代化管理方法，逐步应用电子计算机等现代化管理手段。企业档案的移交

10．l 凡移交档案，必须有上级的规定，经企业分管负责人批准，移交档案，必须办理移交手续。移交清册一式两份，一份送交接收单位，一份自查。

10．2 企业破产或撤销后，除设备、基建档案等随同实物移交外，其余档案按上级规定办理移交。

10．3 企业档案工作人员调动工作，必须办理档案交接手续，才能调离。11 企业档案管理制度

11．１ 建立企业档案管理办法，作为企业档案业务建设的依据。

11．2 档案保管制度：包括档案的安全保护、库房管理制度。

11．3 档案保密制度：包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。

11．4 档案利用制度：包括利用范围、方式、要求、批准手续、效果登记和档案利用后的检查。

11．5 档案人员岗位责任制：包括人员职责、权限、任务和奖惩要求。11．6 图纸修改、补充制度：包括修改内容、要求、批准手续。此规范适用于国有企业，也适用于集体企业，三资企业也可参照执行。13 本规范自颁发之日起执行。

注：①本标准于1999年变更为：中华人民共和国档